corporate volunteerin en drejebo om frivilli t arbejde i arbejdstiden Genoptrykt i forbindelse med Frivilli hedens da 2011

Transkript

1 corporate volunteerin en drejebo om frivilli t arbejde i arbejdstiden Genoptrykt i forbindelse med Frivilli hedens da 2011

2 Forord Karen Jespersen tidl. Velfærdsminister Der er en stigende interesse for at yde en frivillig indsats, både i erhvervslivet og blandt deres ansatte. Interessen udspringer af et ønske om at gøre en indsats, der både giver mening for den enkelte og gør en forskel for andre. Det er denne drejebog et meget håndgribeligt bevis på. I vores moderne velfærdssamfund står vi over for en række nye udfordringer som for eksempel ensomhed, manglende socialt netværk og negativ social arv. Der er også brug for bedre integration af mennesker med indvandrerbaggrund, så vi undgår øget opsplitning. Fælles for udfordringerne er, at de ikke altid løses ved at give borgeren flere penge. Derimod er der brug for at skabe nye sociale mønstre, der imødekommer udfordringerne. Det kræver, at vi tænker nyt, at vi får mobiliseret de rigtige ressourcer og kompetencer og kombineret dem på måder, der skaber ny social kapital. Vi skal gøre os klart, at vi ikke altid kan lovgive og regulere os til de bedste løsninger. Vi skal i stedet nedbryde barrierer og fremme dialogen og samarbejdet mellem det offentlige, virksomhederne og den frivillige verden. Corporate volunteering er en støtte til, at det kan ske. Corporate volunteering betyder, at virksomheder giver deres medarbejdere tid til at yde en frivillig indsats i arbejdstiden. Det er et nyt og spændende bud på, hvordan den enkelte kan tage et personligt ansvar for, at andre får det bedre. På den måde er frivilligt arbejde med til at skabe et engageret samfund med fællesskab og sammenhængskraft. Jeg håber derfor, at drejebogen vil inspirere andre virksomheder og deres ansatte til at yde en frivillig indsats til glæde for medarbejdere og borgere, der får gavn af dette arbejde.

3 Indlednin 1. Indlednin 1.1 By er på erfarin er Fordele for alle 2. Fordele for alle 2.1 Flere hænder o bedre ima e 3. De første overvejelser 3.1 I takt med værdierne 3.2 Ledelsen skal ta e ejerskab 3.3 Mere end ima epleje 3.4 Afstem forventnin er 3.5 Dialo med medarbejderne 4. Når I skal i an 4.1 Add-on-modellen 4.2 Den strate isk inte rerede model 4.3 Afsæt tid o pen e 4.4 Fastlæ antal frivilli e timer 4.5 Hvad brænder medarbejderne for? 5. Val af samarbejdspartnere 5.1 Den indledende dialo 5.2 Åbenhed om motiver 5.3 Samarbejdet i hverda en 5.4 Hvad rækker kræfterne til? 5.5 Udform en kontrakt 5.6 Synli e hjælpeor anisationer 6. Kom odt fra start 6.1 Præsentation skal overbevise 6.2 Find en passende form 6.3 Bru intranettet 6.4 Overvejelser om PR 7. Evaluerin o udviklin 7.1 Evaluerin blandt medarbejderne 7.2 Opføl nin blandt lederne 7.3 Vedli eholdelse o forbedrin 7.4 Corporate volunteerin på lan si t 7.5 Hold en fest De første overvejelser Når I skal i an Val af samarbejdspartnere Kom odt fra start Evaluerin o udviklin indhold

4 indlednin indlednin

5 1. Indlednin Erhvervslivet bliver i stigende grad mødt af forventninger om at udvise social ansvarlighed. Og enhver dansk virksomhed er i dag bevidst om begrebet Corporate Social Responsibility (CSR), fordi det spiller en rolle, når man rekrutterer nye medarbejdere, når man markedsfører sine produkter over for forbrugerne, når man søger nye samarbejdspartnere, og når man drøfter rammevilkår med politikerne. Den del af CSR, der går ud på at engagere sig i velgørende formål, har traditionelt handlet om at give en pose penge og ikke andet. Men de senere år har tendenserne fra blandt andet USA, Storbritannien og Tyskland peget i retning af mere konkrete sam-arbejdsrelationer mellem virksomheder og frivillige organisationer. Seneste skud på stammen er corporate volunteering, hvor den enkelte virksomhed engagerer sig i en sag ved at give medarbejderne mulighed for at udføre frivilligt arbejde i arbejdstiden. 1.1 By er på erfarin er Corporate volunteering imødekommer på den ene side virksomhedernes ønske om at tage socialt ansvar, og tilgodeser samtidig hjælpeorganisationernes behov for ekstra hænder til at udføre konkrete opgaver. Formålet med drejebogen her er at give en række bud på, hvordan I kommer i gang med corporate voluntee-ring i jeres virksomhed. Drejebogen er lavet på baggrund af erfaringer fra Skandia, der som en af de første virksomheder i Danmark har søsat et corporate volunteering-initiativ for alle medarbejdere. Med udgangspunkt i Skandias eksempel beskriver drejebogen hele processen med at indføre corporate volunteering. Lige fra de indledende, strategiske og værdimæssige overvejelser til de mere praktiske forhold omkring dialogen mellem ledelse, medarbejdere og hjælpeorganisationer og videre til, hvordan I kan evaluere initiativet og gøre det endnu bedre. Case Støtte til over 300 projekter Skandia er oprindeligt en svensk virksomhed, og det var i Sverige, virksomheden første gang engagerede sig i socialt arbejde. Det skete i 1987, hvor Idéer for Livet Fonden blev oprettet med det formål at yde støtte til ildsjæle, der har børn og unge som deres hjertesag. I 1998 etablerede Skandia sig som pensionsselskab i Danmark. Kort efter oprettede selskabet en dansk udgave af Idéer for Livet Fonden med et støtteformål svarende til det svenske forbillede. Siden 98 har Idéer for Livet Fonden støttet mere end 300 forskellige projekter. Alt lige fra lejrture for socialt udsatte børn til film om vold i familien og nye fodbolde til børn i indvandrermiljøer er blandt de mange gode initiativer, der undervejs har fået en hjælpende hånd. Du kan læse mere om fonden på ideer-for-livet.dk Ekstra materiale på ideer-for-livet.dk På hjemmesiden ideer-for-livet.dk finder du en række centrale dokumenter i forbindelse med Skandias corporate volunteering-arbejde. Du er også velkommen til at kontakte Skandia: Telefon: ideer.for.livet@skandia.dk

6 Case Skandias model for corporate volunteering Skandias corporate volunteering-projekt hedder Idéer for Livet Ambassadører. Oprindeligt blev projektet udtænkt og gennemført tilbage i 1996 af Skandia i Sverige, og det var med inspiration herfra, at Idéer for Livet Ambassadører blev lanceret i Danmark i februar 2007 som et samarbejde mellem Skandia og de fire hjælpeorganisationer: Red Barnet, Dansk Røde Kors, Kræftens Bekæmpelse og Børns Vilkår. Ved at melde sig som Idéer for Livet Ambassadør får Skandias medarbejdere fri to timer om måneden til at udføre frivilligt arbejde. De kan enten vælge at afvikle timerne løbende eller samle dem til to eller tre hele dage om året. Der er tre modeller for, hvordan Skandias medarbejdere kan arbejde frivilligt: 1 De kan engagere sig i en aktivitet via en af de fire hjælpeorganisationer. Eksempelvis som lektiehjælper, indsamlingskoordinator eller som medhjælper i en genbrugsbutik. 2 De kan selv byde ind med projekter, de brænder særlig stærkt for. Skandias projektledelse skal først godkende aktiviteten. Aktivitetens primære fokus må ikke være af politisk eller religiøs karakter, og den skal holde sig inden for Skandias kriterier for en frivillig aktivitet. 3 De kan tilmelde sig Skandias Standby Team, der løbende modtager ad hoc-opgaver fra hjælpeorganisationerne. På den måde behøver de frivillige ikke at binde sig til et bestemt projekt måned efter måned, men kan frit vælge nye opgaver hver gang. En Standby Team-opgave kan være at deltage i en landsindsamling for Kræftens Bekæmpelse eller pakke girokort for Red Barnet. Indtil nu (efterår 2011) har omkring 47 procent af Skandias 185 medarbejdere i Danmark meldt sig som Idéer for Livet Ambassadør, og hver måned kommer der nye til.

7 case : brug af kompetencer til at gøre en forskel

8 Stine Bjerre Herdel er uddannet journalist og er kommunikationskonsulent i Skandia. Hun hjælper LOKK med at synliggøre organisationens arbejde via nyhedsbreve og PR. Bru af kompetencer til at øre en forskel Stine Bjerre Herdel har valgt at bruge sine frivillige timer til at hjælpe LOKK, Landsorganisationen af Krisecentre for Kvinder. Her bruger hun sine kommunikationsfaglige evner til at gøre LOKKs arbejde mere synligt ved at hjælpe organisationen med nyhedsbrev og PR. Jeg valgte LOKK, fordi jeg for nogle år tilbage arbejdede som ekstern konsulent for dem. Det arbejde, de gør for at hjælpe voldsramte familier i Danmark, gjorde meget stort indtryk på mig dengang, og jeg lovede mig selv, at hvis jeg nogensinde fik tid og mulighed for det, ville jeg arbejde frivilligt for dem, fortæller Stine Bjerre Herdel, der til daglig arbejder som kommunikationskonsulent i Skandia. Hun valgte oprindelig Skandia som arbejdsplads, blandt andet på grund af muligheden for at lave frivilligt arbejde i arbejdstiden. Da jeg læste om Skandia i forbindelse med, at jeg ønskede at skifte job, tænkte jeg, at frivilligordningen var et helt fantastisk initiativ. Og det gjorde faktisk, at jeg gik målrettet efter at arbejde i Skandia frem for andre finansielle virksomheder, som havde lignende opslag ude på samme tid. Jeg synes, det er et frynsegode i mit arbejdsliv, at jeg kan vie noget af min tid til et projekt, der står mit hjerte nær. Ordningen giver mig mulighed for at passe mit job og min familie - og samtidig have mulighed for at gøre en forskel for nogen, der har det sværere end mig.

9 fordele for alle fordele for alle

10 Citat Medarbejderne stiller krav I dag stiller medarbejderne krav om et meningsfuldt og lystbetonet job på en arbejdsplads, man kan være stolt af. Blandt andet derfor er social ansvarlighed ved at blive et væsentligt konkurrenceog brandingparameter for virksomhederne. Tania Ellis, forfatter og foredragsholder 2. Fordele for alle Corporate volunteering er stadig nyt i Danmark, men til gengæld udbredt i en række andre lande. Erfaringer fra ikke mindst USA og Storbritannien viser, at der er mange gevinster at hente for både virksomheden, medarbejderne og samfundet. 1 For jer som virksomhed betyder samarbejdet med en eller flere hjælpeorganisationer, at I både tager et socialt ansvar og samtidig styrker virksomheden internt og eksternt. Skandia har i både Danmark og Sverige erfaret, at medarbejderne oplever det frivillige arbejde som et ekstra krydderi på arbejdslivet. De bliver gladere og mere motiverede. De får mulighed for at bruge deres kompetencer i nye, meningsfyldte sammenhænge, og de oplever et positivt og anderledes samvær med kolleger på tværs af afdelinger og stillingsbetegnelser. Alt sammen faktorer, der motiverer medarbej-derne til at tilmelde sig initiativer med udgangspunkt i corporate volunteering.

11 Citat Del af en trend Det, vi ser i Danmark nu, er to ting: En stat, der træder tilbage på nogle sociale områder, og en international trend, hvor verdens problemer opleves så store, at vi bliver opmærksomme på, at vi bør bidrage mere som samfundsborgere. Mette Morsing, professor ved Copenhagen Business School 2.1 Flere hænder o bedre ima e 1 Beskrevet i bl.a. rapporten Frivilligt arbejde for ansatte, udgivet i 2006 af Rådet for Frivilligt Socialt Arbejde. Også udadtil er der gevinster at hente for virksomheden. Det frivillige arbejde skaber synlighed og kan på den måde bidrage til at forbedre virksomhedens image og derved styrke evnen til at tiltrække nye medarbejdere. For hjælpeorganisationerne og dermed samfundet er den primære gevinst, at de får flere hænder at gøre godt med. Tilmed er de frivillige fra erhvervslivet en attraktiv gruppe, der råder over viden og kompetencer, som hjælpeorganisationerne kan bruge i blandt andet deres it-arbejde, økonomistyring og administration. For mange medarbejdere gælder, at når de først kommer i gang og bliver engagerede, så ender de med at lægge mange flere timer i det frivillige arbejde, udover hvad der er aftalt gennem virksomheden. Socialforskningsinstituttet undersøgte tilbage i 1995 danskernes forhold til frivilligt arbejde. Rapporten viste, at mange har masser af lyst til at yde en frivillig indsats, men de savner overblik over mulighederne for at komme i gang, foruden at det ofte kniber med tiden i en travl hverdag med job, børn og indkøb. Det er alt sammen udfordringer, som corporate volunteering kommer i møde ved at frigive arbejdstid og samtidig præsentere nogle konkrete aktiviteter, som medarbejderne let kan få adgang til.

12 78 procent svarede, at det frivillige arbejde i høj grad eller i nogen grad motiverer dem. 82 procent mente i høj grad eller i nogen grad, at initiativer som Idéer for Livet Ambassadører gør dem stolte af deres arbejdsplads. 84 procent svarede, at Idéer for Livet Ambassadører i høj grad eller i nogen grad gør dem glade. Næsten alle 94 procent svarede, at et initiativ som Idéer for Livet Ambassadører er med til at fremhæve Skandia som en socialt ansvarlig virksomhed. Case Glade, stolte o motiverede Efter et halvt års erfaringer med Idéer for Livet Ambassadører besluttede Skandia i sommeren 2007 at evaluere projektet. Resultatet viste samme mønster, som Skandia i Sverige nogle år tidligere havde oplevet. Medarbejderne er blevet både glade, stolte og mere motiverede af at deltage i frivilligt arbejde: Endnu flere, nemlig 96 procent, svarede, at de i høj grad vil anbefale andre at blive frivillige. Alt i alt havde 53 procent af medarbejderne ændret holdning til deres arbejdsplads, efter de havde deltaget i projektet vel at mærke i positiv retning. Du kan se hele evalueringen på ideer-for-livet.dk

13 case : et afbræk i hverda en

14 Et afbræk i hverda en En gang i mellem får Standby Teamet i Skandia opgaver med at pakke kuverter på vegne af hjælpeorganisationerne. For eksempel, når der skal sendes girokort eller andet materiale ud til medlemmer og bidragsydere. I eksemplet på billederne var det Børns Vilkår, der på en time fik pakket kuverter. Jeg er rigtig stolt af at være på en arbejdsplads, hvor det hele ikke kun handler om bundlinjen, men hvor man også prioriterer at gøre noget for andre mennesker, fortæller Charlotte Westh, leder af Lifelinelinjen i Skandia. Hun tilføjer: Jeg er forholdsvis ny i Skandia, og pakkeopgaven var det første frivillige arbejde, jeg var med til. Det var rigtig hyggeligt og samtidig for mig en god anledning til lære nogle af mine nye kolleger at kende. Også Lars Moberg Bjørnsen, jurist i Skandia, var med til at pakke kuverter. Jeg synes, sådan en opgave giver et godt og meningsfyldt afbræk i hverdagen, og man får et socialt fællesskab med sine kolleger ud over det traditionelle ved sommerfesten og julefrokosten, siger han. Ved en anden lejlighed var det hans juridiske baggrund, han kunne trække på i det frivillige arbejde, fordi Børns Vilkår havde brug for en fagperson til at gennemgå nogle kontrakter. Det er jo fint, at jeg også kan bidrage på dén måde. I det hele taget er det sociale arbejde i Skandia noget, jeg gerne nævner over for andre, når jeg fortæller dem om min arbejdsplads, siger Lars Moberg Bjørnsen.

15 de første overvejelser de første overvejelser

16 Citat Forankrin af ørende Vi er meget interesserede i ekstra hænder men også i stabilitet. Det er uheldigt, hvis samarbejdet falder bort, så snart virksomheden får travlt eller kommer i krise. Samarbejdet skal være en del af en virksomhedsstrategi og være godt forankret i hele organisationen. Særligt i den øverste ledelse. Lars Linderholm, projektleder i Dansk Røde Kors 3. De første overvejelser Drejebogen dykker fra nu af ned i en række mere konkrete overvejelser, jeres virksomhed bør afklare før opstart af et corporate volunteering-initiativ. Bogen fortæller om noget af det, I skal være særligt opmærksomme på og giver konkrete bud på, hvordan I kommer i gang. 3.1 I takt med værdierne Som det første skal I overveje, hvordan CSR og corporate volunteering hænger sammen med virksomhedens profil. Det er helt centralt, når I påtager jer et socialt ansvar, at der er overensstemmelse mellem CSR-idéerne og virksomhedens kultur, værdier og produkter. Uden fornuftig sammenhæng i tingene kan idéen om social ansvarlighed klinge falsk og i værste fald gøre mere skade end gavn for virksomhedens omdømme. CSR kan ikke bruges til at købe aflad, hvis virksomheden i en periode har eksempelvis miljøproblemer eller konflikter med medarbejderne. 3.2 Ledelsen skal ta e ejerskab Næste skridt er at få fastslået, om virksomhedens øverste ledelse vil arbejde for idéen om corporate volunteering. Ikke alene er det topledelsen, der indledningsvis skal beslutte at starte projektet op samme ledelse har også ansvaret for, at initiativet slår rodfæste i hele organisationen. Netop derfor skal de indledende overvejelser foregå på et strategisk niveau, hvor ledelsen blandt andet bør gennemgå en række spørgsmål som en slags tjekliste for, at projektet passer til virksomhedens værdier. Blandt de vigtigste spørgsmål er: Hvorfor ønsker vores virksomhed at udvise social ansvarlighed? Hvordan stemmer corporate volunteering overens med vores kultur og identitet? Hvordan passer corporate volunteering til vores forretningsmæssige og strategiske målsætninger? Hvad vil medarbejderne synes om corporate volunteering og vil de deltage? Hvilke værdier ønsker vi at knytte til virksomheden? Er ledelsen indstillet på at engagere sig i et projekt om corporate volunteering også på lang sigt? På den måde inkluderer de første overvejelser en dybdegående snak om virksomhedens værdier, kultur og identitet foruden nogle tanker om, hvor I gerne vil bevæge jer hen. Et projekt om corporate volunteering skal kunne passe ind i billedet af virksomheden også fremadrettet. Hvis virksomheden i forvejen er i gang med en intern værdiproces, kan et initiativ om corporate volunteering sagtens indgå i et sådant forandringsarbejde, hvor ledelse og medarbejdere i fællesskab forsøger at bevæge virksomheden et nyt sted hen.

17 Case Hvorfor Idéer for Livet Ambassadører? Skandias beslutning om at søsætte Idéer for Livet Ambassadører blev primært truffet på baggrund af et ønske om at påtage sig et socialt ansvar. Projektet lå i fin forlængelse af andre sociale tiltag, som Skandia tidligere har støttet via blandt andet Idéer for Livet Fonden, som virksomheden oprettede i 1998, og hvis formål er at støtte projekter til gavn for udsatte børn og unge i Danmark. 3.3 Mere end ima epleje Som næste opgave skal I gøre jer klart, hvorfor virksomheden overhovedet skal kaste sig ud i projektet. Det er vigtigt, at samarbejdet med hjælpeorganisationerne bunder i et reelt ønske om at tage et samfundsansvar. Projektet falder til jorden som et vakkelvornt korthus, hvis det alene handler om at skabe bedre image og formidle gode PR-historier eller tilfredsstille bestemte medarbejdergrupper. I samme øjeblik, der opstår vanskeligheder, vil de spinkle motiver skinne igennem og gøre projektet utroværdigt. Skandias hidtil mest kendte støtteprojekt var etableringen af Natteravnene det frivillige korps af forældre m.fl., der hjælper med at skabe tryghed i gaderne. En af Skandias kerneværdier er ansvar. Ansvar for medarbejderne, for kundernes sundhed og økonomi og ansvar over for samfundet. At udføre socialt arbejde er således afstemt med den måde, hvorpå Skandia selv opfatter sin identitet og sine strategiske mål. 3.4 Afstem forventnin er Ledelsen skal danne sig et klart billede af, hvilke forventninger og målsætninger der skal tillægges et projekt om corporate volunteering. For selv om social ansvarlighed bør være det bærende motiv, er det naturligvis helt legitimt endda direkte ønskeligt også at fokusere på andre mål. Spørgsmålet er blot hvilke? Skal projektet styrke medarbejdernes motivation og arbejdsglæde? Skal det bidrage til at tiltrække nye medarbejdere? Skal det bruges til at generere PR? Eller skal projektet nedtones og blot figurere internt som et personalegode på linje med frugtordninger og fitnessabonnementer?

18 3.5 Dialo med medarbejderne Sidste skridt, før I endeligt beslutter at gå i gang og før I kontakter hjælpeorganisationerne er at indlede en dialog med medarbejderne. Der er ikke den store forskel på at implementere corporate volunteering frem for andre udviklings- og forandringstiltag. For at blive en succes, kræver det grundig forberedelse og opbakning blandt medarbejderne. Derfor skal I afklare, hvad medarbejderne mener om, at virksomheden engagerer sig i socialt arbejde. Og I skal finde ud af, om de overhovedet ønsker at deltage som frivillige. Det kan gøres via spørgeskemaer over intranettet eller på et personalemøde, hvor I præsenterer idéerne bag projektet. Ved at inddrage medarbejderne så tidligt som muligt, forbedrer I chancerne for, at initiativet fra start får en solid forankring i hele organisationen. En hjertesa for Skandia Idéer for Livet Ambassadører har kørt i Skandia siden begyndelsen af Det adskiller sig fra vores tidligere projeter om socialt ansvar, fordi det henvender sig til vores egne medarbejdere som led i virksomhedens CSR-politik. To timer hver måned har medarbejderne mulighed for at holde fri i arbejdstiden mod til gengæld at yde et stykke frivilligt arbejde for eksempel i en sportsklub, en genbrugsbutik eller som indsamler ved et stort hjælpeprojekt. Vi har skabt Idéer for Livet Ambassadører, fordi vi gerne vil tage et medansvar for den sociale indsats i Danmark. Det er det primære. Men vi har også gjort det, fordi vi gerne vil skabe nogle gode og attraktive rammer for vores medarbejdere. Noget, de kan være stolte af. Og stolte er de. Det viser vores første evaluering af Idéer for Livet Ambassadører. I dag er 47 procent af medarbejderne aktive i det frivillige arbejde, og stadig flere kommer til. Corporate volunteering er blevet en hjertesag for Skandia. Charsten Christensen, adm. direktør i Skandia

19 når I skal i an når I skal i an

20 4. Når I skal i an Med de overordnede strategiske og værdimæssige linjer på plads er tiden inde til at se på den mere praktiske del. Det er nu, I skal sikre, at projektet kommer godt fra start. Corporate volunteering kan gribes an på mange måder. En afgørende beslutning er at finde ud af, hvor tæt en sammenhæng der skal være mellem virksomhedens profil og den frivillige indsats. Grundlæggende er der to modeller at vælge mellem: Add-on-modellen Den strategisk integrerede model 4.1 Add-on-modellen I add-on-modellen deltager jeres virksomhed i hjælpeprojekter uafhængigt af, hvad I ellers laver. Et dansk eksempel var TDC, der havde et projekt gående ud på at bygge legepladser. En idé, der ikke umiddelbart havde nogen relationer til TDC s profil og de ting, virksomheden beskæftiger sig med. 4.2 Den strate isk inte rerede model I den strategisk integrerede model udvælger virksomheden projekter og hjælpeorganisationer, hvor aktivi- teterne ligger i naturlig forlængelse af virksomhedens profil og kerneydelser. Et eksempel var Novo Nordisk, der har insulin som sit kerneprodukt og i den forbindelse lavede et projekt, hvor medarbejderne udviklede opskrifter til en kogebog for diabetesbørn. En fordel ved den strategisk integrerede model er, at projekterne kan tilføre virksomheden nye idéer til udvikling af produkter og serviceydelser. Det tæller også på plussiden, at medarbejderne kan bruge og i bedste fald udbygge deres faglige kompetencer på en ny måde.

21 Skal vi benytte add-on-modellen eller den strategisk integrerede model? Hvor mange timer får medarbejderne fri til at udføre frivilligt arbejde? Hvad er budgetrammen og niveauet for ressourceforbrug? Skal der udnævnes en særskilt projektleder, eller ligger projektet under HR-chefen? Gode spør smål Val af model, bud et o tema I har forinden fået svar på en række overordnede spørgsmål, for eksempel omkring virksomhedens baggrund for at kaste sig over socialt arbejde. I har også konstateret, at medarbejderne gerne vil være med. Nu kommer så den næste række af (mere specifikke) spørgsmål, som I også skal have svar på inden opstarten: Skal medarbejderne have mulighed for at engagere sig i et selvvalgt projekt? Er der særlige temaer, medarbejderne brænder for? Kan medarbejdere der allerede nu er frivillige fortsætte deres arbejde inden for virksomhedens corporate volunteering-rammer?

22 Citat En a ement ta er tid Meget frivilligt arbejde handler om relationer. Både indbyrdes blandt de frivillige, men også i forhold til dem, der modtager hjælpen. Og relationer tager tid at opbygge. Vil man som frivillig f.eks. gerne komme på et af vores asylcentre, er det vigtigt, at vi ser vedkommende igen. Lars Linderholm, projektleder i Dansk Røde Kors 4.3 Afsæt tid o pen e Corporate volunteering koster tid og penge, og det hører med til opstarten at tage stilling til, hvor stort et budget jeres virksomhed ønsker at afsætte. Som udgangspunkt er det en god idé at udpege en projektleder, der kan tage hånd om den daglige administration og koordinering, herunder varetage den løbende dialog med hjælpeorganisationerne. I mindre firmaer gælder det om at finde en person, der brænder for projektet og er villig til at bruge tid på det måske et par timer om ugen. I større virksomheder vil tidsforbruget typisk svare til en halvtidsstilling, og her kan løsningen være, at HR-chefen sætter tid af til projektledelsen, mens en HR-medarbejder tager sig af de daglige opgaver. Forvent, at der minimum vil gå tre-fire måneder, fra planlægningen af projektet går i gang, og til de første frivillige kommer i gang med aktiviteterne. 4.4 Fastlæ antal frivilli e timer Det er også en del af budgetovervejelserne at tage stilling til, hvor mange timer om måneden jeres medarbejdere får fri til at yde frivilligt arbejde. Ligesom I skal overveje, om medarbejderne kan få dækket transportudgifter til og fra aktiviteterne. Så er der spørgsmålet om, hvordan virksomheden skal registrere det frivillige arbejde. For det første skal der oprettes koder i kalenderne, så alle kan se, at en kollega udfører frivillige opgaver og ikke for eksempel er syg eller har en fridag. For det andet skal det aftales, hvordan opgaverne fordeles, når en af afdelingens medarbejdere er af sted. En mulighed er, at mellemlederne træder til, så den frivillige indsats ikke overbelaster de tilbageværende kolleger. Sidst, men ikke mindst er det vigtigt at starte projektet op i en hverdagsperiode og ikke lige oven i en større organisationsændring eller en tilsvarende situation, hvor spidsbelastningen kører i højeste gear. Der skal være rimelig tid og overskud. Hvis medarbejderne føler, at det frivillige arbejde blot er en ekstra byrde i en fortravlet hverdag, kan det aflive projektet nærmest før, det er begyndt.

23 4.5 Hvad brænder medarbejderne for? Når ledelsen har truffet beslutning om hovedtrækkene i projektet, er tiden igen inde til at tage medarbejderne med på råd. Det er en god idé at afholde et personalemøde eller foretage en mindre intern undersøgelse, hvor dialogen tager udgangspunkt i den valgte model (add-on eller den strategisk integrerede). I skal afklare, hvad medarbejderne brænder for. Er det børn og unge, er det miljøet, er det problemerne i den tredje verden, eller er det noget helt fjerde, der får dem op af stolene? I skal også definere rammerne for det frivillige arbejde. Overvej, om arbejdet skal foregå som et fælles projekt for hele virksomheden. Eksempler kunne være, at I går sammen om at bygge en legeplads, eller at I alle tilmelder jer som indsamlere for en hjælpeorganisation. Sidegevinsterne ved at gøre det på den måde er, dels at medarbejderne lærer hinanden at kende på tværs af virksomheden, dels at både medarbejdernes engagement og virksomhedens navn bliver knyttet til løsningen af en konkret opgave. Som alternativ kan det frivillige arbejde foregå individuelt. I så fald bliver virksomheden engageret i mange og vidt forskellige aktiviteter på en gang. Her er det en god idé at tage hensyn til medarbejdere, der i forvejen er tilknyttet frivilligt arbejde under én eller anden form. Sørg for, at de så vidt muligt kan fortsætte med det men nu inden for corporate volunteering-projektets rammer (hvis de har lyst vel at mærke).

24 Med afsæt i temaet fik Skandia etableret samarbejde med Dansk Røde Kors, Red Barnet, Børns Vilkår og Kræftens Bekæmpelse fire organisationer, der alle har aktiviteter med fokus på at forbedre tilværelsen for udsatte børn og unge. Skandia oprettede en ekstra deltidsstilling til en CSR-ansvarlig, der fik til opgave at koordinere dialogen med hjælpeorganisationerne og medarbejderne. Case Skandia val te add-on-modellen Da Skandia skulle fastlægge rammerne for sit corporate volunteering-projekt, faldt valget på add-on-modellen. Og på baggrund af en intern undersøgelse blev det besluttet, at projektet primært men langt fra udelukkende skulle have børn og unge som samlende tema. Rammerne for projektet blev, at medarbejderne hver måned kunne sløjfe to arbejdstimer på kontoret mod til gengæld at yde frivilligt arbejde et eller andet sted. For eksempel hos en af de fire hjælpeorganisationer, men det kunne også være i mange andre sammenhænge. Så var der spørgsmålet om dækning af transportudgifter. Alle Skandias cirka 200 medarbejdere i Danmark er ansat på hovedkontoret i København. Det blev besluttet at yde godtgørelse svarende til prisen på offentlig transport til og fra et frivilligt arbejdssted i en radius på op til 25 kilometer fra enten hjemmet eller Skandias kontor.

25 case : medhjælper i genbrugsbutik

26 Annette Boelsmand har valgt at bruge sine timer i Red Barnets genbrugsbutik på Østerbro. Her samler hun timerne for et kvartal af gangen. Medhjælper i enbru sbutik Til daglig er Annette Boelsmand ansat i Skandias ITafdeling, men hvert kvartal hjælper hun til i Red Barnets genbrugsbutik på Østerbro i København. For hende giver det mening af udføre denne type af frivilligt arbejde: Jeg er glad for at kunne hjælpe til og vide, at hjælpen bidrager til, at børn ude i verden får bedre muligheder for at få en uddannelse. Det frivillige arbejde skaber også stolthed: Jeg er glad for, at min arbejdsplads giver mig mulighed for at bidrage til at forbedre børns vilkår i verden. Samtidig er det også sjovt og afvekslende at lave noget helt andet, end det hverdagens trummerum, byder på. Når Annette står i genbrugsbutikken sammen med nogle af Red Barnets andre frivillige, oplever hun et meget stort engagement og sammenhold, som motiverer og inspirer hende. Genbrugsbutikken er en af de populære aktiviteter blandt Idéer for livet Ambassadørerne. Derfor er der oprettet et turnus-hold, så der hveranden tirsdag er en Skandia-medarbejder i genbrugsbutikken. Det vil sige, at Idéer for livet Ambassadørene samler sine timer for et kvartal af gangen.