Bilag 2: Kravspecifikation Kommunernes Ydelsessystem

Transkript

1 Bilag 2: Kravspecifikation Kommunernes Ydelsessystem

2 INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER Bilag 2 med underbilag indeholder Kundens konkrete krav til Løsningen. (Bilag 12 Optioner er også en del af Kravspecifikationen, men der er en særskilt instruktion til besvarelse af dette bilag). Tilbudsgiver skal ikke udfylde nærværende bilag. Tilbudsgivers eventuelle forbehold til bilag 2 anføres i forbeholdslisten og skrives ind med track changes i selve bilaget i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. Det bemærkes, at Kontrakten (forstået som Kontrakten uden bilag) og Driftskontrakten (forstået som bilag 7.2, 7.3 og 7.4) er at betragte som minimumskrav, jf. udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver skal derfor sikre, at eventuelle forbehold til bilag 2 ikke udgør et forbehold overfor Kontrakten. Om Kravspecifikationen Kravspecifikationen er inddelt i flere sektioner og indeholder minimumskrav og krav. Optioner beskrives i bilag 12, idet der dog også er en Option i bilag Krav kategori Minimumskrav (MK) Krav (K) Option (O) Beskrivelse Minimumskrav er et krav (se nedenfor), der uforbeholdent skal opfyldes af Tilbudsgiver. Opfyldes et Minimumskrav ikke, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning. Minimumskrav er forbeholdt de egenskaber i Løsningen, som er fundamentalt afgørende for, om Løsningen kan anvendes. Kategorien krav er KOMBITs krav til Løsningen, som Tilbudsgiver kan, men ikke skal opfylde. Kravsopfyldelse vil blive vurderet i henhold til tildelingskriteriet i udbudsbetingelserne. Alle Optioner angivet i kravspecifikationen er minimumsoptioner. Det betyder, at Leverandørens tilbud ikke vil være konditionsmæssigt, hvis ikke alle Optioner tilbydes. KOMBIT kan vælge at indfri Optionerne, men er ikke forpligtiget hertil. Uanset om udtrykket "skal" er brugt i beskrivelsen af et krav, skal det ikke opfattes som et minimumskrav. Det er således kun manglende opfyldelse af Krav anført som minimumskrav samt Optioner, der medfører ukonditionsmæssighed. Alle minimumskrav skal opfyldes. Opfyldes de ikke, vil tilbuddet ikke være konditionsmæssigt. Alle krav skal ikke opfyldes, for at KOMBIT kan tage Tilbudsgivers tilbud i betragtning. Kravene kan opfyldes af Leverandøren, og opfyldelsesgraden vil indgå som konkurrenceparameter ved tilbudsvurderingen. Opfyldes et krav ringe, vil tilbuddet score lavere på de relevante underkriterier til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudsbetingelserne. Bemærk, at minimumskrav ikke indgår i tilbudsvurderingen. Bemærk endvidere at Optioner skal tilbydes, og at graden af opfyldelse af Optionen indgår i tilbudsvurderingen. Side 2 af 257

3 Krav og kravkategorier i Kravspecifikationen Alle krav er i Kravspecifikationen angivet ved et unikt fortløbende nummer og et navn og vil være angivet i tabeller som den følgende (der også er at finde i afsnit 1.4 i nærværende dokument): Krav [#]: [Navn] Kategori: Beskrivelse: Type: Kravtabellen er opbygget som følger: Krav [#]: Angiver et fortløbende unikt nummer. [Navn]: Angiver kravets navn. Kategori: Angiver kravets kategori. Type: Angiver en typificering af krav i følgende områder: Funktionelt krav (Hvad Løsningen skal gøre). Ikke-funktionelt krav (Hvordan Løsningen skal opføre sig). Lov og politik (Krav relateret til Lovgivning) Beskrivelse: En beskrivelse af kravet. Angiver forklarende bemærkninger samt referencer til tilgrænsende krav. Besvarelse af Kravspecifikationen Leverandørens besvarelse af Kravspecifikationen skal ske gennem udfyldelsen af kravskemaet i underbilag 2.2, og Løsningsbeskrivelsen i underbilag 2.1. Vejledning til udfyldelse af kravskemaet findes nedenfor, mens vejledningen til udfyldelse af Løsningbeskrivelsen fremgår af underbilag 2.1 samt delvist nedenfor. Udfyldelse af kravskemaet Kravskemaet er de samlede minimumskrav, krav og Optioner fra Kravspecifikationen. Leverandøren skal i kravskemaet markere Løsningens opfyldelse af kravene. Dette gør Leverandøren ved for hvert krav (dog ikke minimumskrav) i kravskemaet svarende til nedenstående Tabel 1 at angive, i hvilket omfang det er opfyldt. Kravnummer Titel Kravkategori Helt opfyldt Delvist opfyldt Ikke opfyldt Kommentar Leverandørens reference til Løsningsbeskrivelsen 1 Titel K 3 Titel MK 4 Titel O Tabel 1: Kravskema Side 3 af 257

4 Følgende retningslinjer gælder ved udfyldelse af kravskemaet: 1. Kan tilbudsgiver og dennes Løsningsbeskrivelse imødekomme det pågældende krav, angives Helt opfyldt. 2. Kan tilbudsgiver og dennes Løsningsbeskrivelse delvis imødekomme det pågældende krav, angives Delvist opfyldt. Angives Delvist opfyldt, skal Leverandøren i kommentarfeltet specificere, hvorfor kravets opfyldelse kun er delvis. 3. Kan Leverandøren ikke imødekomme det pågældende krav, angives Ikke opfyldt. Angives Ikke opfyldt, er kommentarer ikke nødvendige. 4. Hvis Leverandøren i en kommentar foretager konkrete referencer, fx til bilag 2 eller et underbilag, skal referencen være konkret, specifik og nem at finde. 5. Det er ikke muligt at angive eller kommentere minimumskrav, og manglende opfyldelse af disse vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt jf. ovenfor og udbudsbetingelserne. Minimumskrav er derfor også markeret gråt og kan derfor ikke udfyldes. 6. Leverandøren må ikke ændre eller udfylde de med gråt markerede celler Udfyldelse af Løsningsbeskrivelsen Løsningsbeskrivelsen er tilbudsgivers beskrivelse af den tilbudte Løsning og en beskrivelse af, hvordan KOMBITs krav i Kravspecifikationen vil blive opfyldt. Løsningsbeskrivelsen skal udarbejdes som i underbilag 2.1. I Løsningsbeskrivelsen i underbilag 2.1 beskriver tilbudsgiver, hvordan tilbudsgiver imødekommer de specifikke krav, KOMBIT har angivet i Kravspecifikationen. Ønsker tilbudsgiver at vedlægge dokumenter til Løsningsbeskrivelsen, bør disse angives som underbilag med fortløbende nummerering, og der skal i Løsningsbeskrivelsen refereres til relevante underbilag. Referencen skal være konkret, afgrænset og nem at finde med sidetal og afsnitsnummer/overskrift. Er den ikke det, ignoreres referencen i tilbudsvurderingen. Særligt om Optioner Kravspecifikationen indeholder en række Optioner. Alle Optionerne er minimumsoptioner. Det betyder, at Leverandørens tilbud ikke vil være konditionsmæssigt, hvis ikke alle Optioner tilbydes. Dertil kommer, at selve opfyldelsen af Optionerne vil indgå som konkurrenceparametre i forhold til tilbudsvurderingen og i forhold til relevante underkriterier til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudsbetingelserne. Leverandøren behøver i henhold til ovenstående ikke at opfylde alle beskrevne elementer i en Option, for at Tilbudsgivers tilbud er konditionsmæssigt, da de vil indgå i tilbudsvurderingen. For Optioner gælder, at Leverandøren særskilt skal prisfastsætte hver enkel Option, der afgives tilbud på. Prisen skal omfatte omkostninger til alle elementer, der er nødvendige for pågældende Options anvendelighed for KOMBIT. Side 4 af 257

5 Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 7 Kravspecifikationens indhold... 7 Underbilag under nærværende bilag... 7 Ordliste... 8 Klassifikation af krav Anvendelse af informations- og begrebsmodel Lov og regelfortolkning Baggrund, vision og målsætninger Baggrund Vision og målsætninger Succeskriterier Målgrupper Introduktion til områdets begreber, Ydelser, processer og aktører Begreber Informationsmodel Ydelsesarter Processer Aktører Overordnede krav Funktionelle krav Opgaver og sager Behandling af ydelsessager Administration af Persons økonomi Tværgående funktionalitet Visninger Systemadministration Rapporter og udtræk Selvbetjening Krav til dataudveksling Ikke-funktionelle krav Offentlige strategier og generelle arkitekturprincipper Arkitektur Rammearkitekturens støttesystemer Integrationer Brugervenlighed og Look n Feel Lovkrav Side 5 af 257

6 Sikkerhed Referencer Revisionshistorik Side 6 af 257

7 1 Indledning Nærværende bilag 2 (Kravspecifikation) inklusive underbilag indeholder den samlede beskrivelse af kravene til Løsningen. Kravspecifikationens indhold Kravspecifikationen er struktureret i følgende afsnit: Nærværende kapitel 1 introducerer indholdet i kravspecifikationen og underbilag. Herudover beskrives den anvendte kravklassificering og bl.a., hvordan begrebsmodel og informationsmodel anvendes i kravspecifikationen. Kapitel 2 er et baggrundsafsnit, der kort introducerer KOMBITs og kommunernes behov for en fremtidig Løsning på kontanthjælpsområdet og tilgrænsende områder. Afsnittet tjener alene til det formål at give leverandøren formåls- og baggrundsviden i forhold til den Løsning, der skal leveres under Kontrakten. Kapitel 3 giver en kort introduktion til de forretningsprocesser, begreber, Ydelser og aktører, som løsningen skal understøtte, med henvisninger til mere detaljerede beskrivelser i relevante underbilag. Kapitel 4 indeholder nogle få overordnede krav, som er generelle for hele Løsningen, og derfor gælder på tværs af de understøttede forretningsprocesser og de efterfølgende kapitler. Kapitel 5 indeholder de funktionelle krav, som skal sikre, at Løsningen understøtter behandlingen af ydelsessagerne. Kapitlet er struktureret ud fra sagsbehandlingsprocessens hovedtrin. For hver af sagsbehandlingsprocessens hovedtrin er der udarbejdet en række generelle krav, som gælder på tværs af de Ydelser, som Løsningen understøtter. Hvor det er relevant, suppleres der med mere ydelsesspecifikke krav i underafsnit. Dertil kommer en række underafsnit med krav af mere tværgående karakter. Kapitel 6 indeholder ikke-funktionelle krav, herunder krav vedrørende brugervenlighed, sikkerhed, løsningsarkitektur, snitflader mv. Kapitel 7 indeholder referencer til dokumentation og anvenderkrav til Rammearkitekturens støttesystemer. Underbilag under nærværende bilag Under nærværende bilag 2 findes følgende underbilag: Underbilag 2.1: Løsningsbeskrivelse Underbilag 2.2: Kravskema Underbilag 2.3: Processer Underbilag 2.4: Begrebsmodel Underbilag 2.5: Informationsmodel Underbilag 2.6: Integrationer Underbilag 2.7: Lovgivning og beregningsregler Underbilag 2.8: Lovgivning Underbilag 2.9: Eksempler på rapporter Underbilag 2.10: Eksempler på skærmbilleder Underbilag 2.11: Kommunale personas Underbilag 2.12: Eksempler på breve Underbilag 2.13: Oversigt over Hændelser Underbilag 2.14: Underbilaget udgår. Underbilag 2.15: Oversigt over ydelsesarter Side 7 af 257

8 Underbilag 2.16: Ydelser og målgruppe- målgruppestatus Underbilag 2.17: Borger personas Underbilag 2.18: Persona brugerrejser selvbetjening Underbilag 2.19: Målepunkter og succeskriterier Underbilag 2.20: Eksempel på oplysninger i ydelsessag Underbilag 2.21: Oversigt over uforenelige Ydelser Underbilag 2.22: Kontering Underbilag 2.23: Minimumsoplysninger Underbilag 2.24: Kommunernes IT-Miljø Underbilag 2.25: Snitfladedokumentation Underbilag 2.26: Persona brugerrejse sagsbehandler Underbilag 2.27: Logning Underbilag 2.28: Filtrering af R75 oplysninger (udarbejdet som inspiration til Tilbudsgiver) Ordliste Ordlisten indeholder definitioner af termer, der anvendes i Kravspecifikationen. Når en term er defineret, vil den blive skrevet med stort begyndelsesbogstav. Bemærk, at der i underbilag 2.4 Begrebsmodel, fremgår en nærmere beskrivelse af forretningsmæssige begreber, samt at bilag 0 indeholder definitioner af termer benyttet i Kontrakten. Begreb Beskrivelse Adgangsstyring Støttesystemet Adgangsstyring, som er beskrevet i afsnit Alternativ Modtager Anden Ydelse/ Andre Ydelser Ansøger Besked En virksomhed, myndighed eller en anden person end bevillingsmodtageren, som modtager en udbetaling i en sag. Betalingen vedrører typisk en vare eller en tjeneste, som kommunen betaler for som led i sagsbehandlingen. Er i informationsmodellen (underbilag 2.5) repræsenteret som Ydelsesmodtager. Betegner Ydelsesarter, der kan udbetales gennem Løsningen, men som hovedregel ikke understøttes beregningsmæssigt ud over skatteberegning. Det er fx helbredstillæg, udvidet helbredstillæg og personlige tillæg efter pensionslovene samt forskellige løbende økonomiske Ydelser efter Lov om social service. En Ansøger er den Person, som ansøger om en forsørgelsesydelse eller enkeltydelse mv. Ansøgeren kan ansøge både via selvbetjeningsløsningen og via papir. En Besked er oplysninger, der fremsendes fra et afsendersystem til Løsningen via Beskedfordeleren (se afsnit ) eller via en direkte snitflade mellem afsendersystemet og Løsningen. En Besked oprettes på baggrund af en Hændelse, der er registreret i afsendersystemet. Se også Hændelse og Opgave. Beskedfordeler Støttesystemet Beskedfordeler, som er beskrevet i afsnit Bruger Det fælles datagrundlag (DFDG) En person hos KOMBIT, en kommune eller andre, der skal anvende Løsningens brugergrænseflader, se i øvrigt bilag 0. Se brugeraktører i afsnit I afsnit , 5.7 og 5.9 vil en Bruger typisk være en sagsbehandler I afsnit 5.6 vil en Bruger typisk være en administrator I afsnit 5.8 vil en Bruger typisk være en Person/Ansøger Det fælles datagrundlag er Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings database til lagring af oplysninger om den kommunale beskæftigelsesindsats. I bekendtgørelse nr af 23. december 2012 om det fælles datagrundlag og statistiske datavarehus fastsættes bestemmelser om, hvilke informationer, der skal indberettes til det fælles datagrundlag. Side 8 af 257

9 Dokumentfordeler Godtgørelse Hændelse Støttesystemet Dokumentfordeler, som er beskrevet i afsnit Støttesystemet omtales også som fordelingskomponenten. Jobcentret kan efter LAB 82 og 83 bevilge Godtgørelse af udgifter forbundet med aktivering. Godtgørelsen kan bl.a. dække udgifter til buskort eller arbejdstøj. En Hændelse kan være: 1) En begivenhed, der sker ude i verden som fx at en Person flytter, udvandrer, dør, bliver forælder etc. 2) En begivenhed, der registreres i en anden it-løsning, som er relevant for Løsningen. 3) En begivenhed, der indtræder i Løsningen forårsaget af en Bruger- eller systemhandling. Se også Besked og Opgave. Når en Person foretager en handling, der medfører en sanktion, beskrives dette som en forseelse og ikke som en hændelse. INL Lov om integration af udlændinge i Danmark (integrationsloven), lovbekendtgørelse nr. 871 af 06/07/2007 med følgende ændringslov i 2007: 523 i 2008: 108 og 1336 i 2010: 429 og 1540 i 2011: 1367 i 2012: 922, 928 og 1380 og i 2013: 493 med tilhørende bekendtgørelser og vejledninger. Jobcenterløsning It-løsning til understøttelse af sagsbehandlingen i Jobcentrene. Der findes pr. medio april 2014 tre Jobcenterløsninger: KMD Opera, Facit og WorkBase. Klassifikation Støttesystemet Klassifikation, som er beskrevet i afsnit KLE LAB LAB-målgruppe LAS Lovgivning Opgave KL Emnesystematik er en lovbaseret kommunal taksonomi (journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven (handlingsfacetterne) på den enkelte sag. Se evt. KLE Online: [Indhentet ] Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, lovbekendtgørelse nr. 415 af 24/4/2013 med følgende ændringslov i 2012: 1380 og følgende i 2013: 493, 790, 895, 1610, 1612 med tilhørende bekendtgørelser og vejledninger. En målgruppe af Personer, der behandles efter specifikke punkter i LAB. Lov om aktiv socialpolitik, lovbekendtgørelse nr. 190 af 24/02/2012 med følgende ændringslove i 2012: 153, 267, 326, 473, 476, 928, 1346, 1380, 1399 og følgende fra 2013: 493, 494, 894 og 1612 og i 2014: 166 og 336 med tilhørende bekendtgørelser og vejledninger. Når der henvises til Lovgivningen i Kravspecifikationen, menes herunder både Lovgivning, bekendtgørelser, vejledninger samt ankeafgørelser mv. der fastlægger gældende praksis på området, og som er nævnt i underbilag 2.8 vedrørende relevant Lovgivning. En Opgave er en notififikationg til brugeren omkring noget der skal løses. Opgaver kræver således, at Brugeren foretager en eller anden form for handling. Organisation Støttesystemet Organisation, som er beskrevet i afsnit Person Rammearkitekturen/Den Fælleskommunale Rammearkitektur En Person, som indgår i behandling af en sag i løsningen. Person 1 (primær part) og Person 2 (sekundær part) anvendes i sager, hvor Ansøgeren (Person 1) og dennes Ægtefælle (Person 2) begge er relevante for sagsbehandlingen, fx i sager vedr. kontanthjælp. De fælles rammer, KOMBIT på vegne af kommunerne sætter op for alle, der skal arbejde med kommunale processer og kommunal it. Det er populært sagt den spillebane og de spilleregler, der vil gælde for at være med til at levere it til kommunerne fremover. Rammearkitekturen er nærmere beskrevet i afsnit 6.3. Sags- og Dokumentindeks Sanktion SAPA Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks, som er beskrevet i afsnit En økonomisk konsekvens af Personens eller eventuelt Ægtefællens manglende medvirken i aktivering mv., som udgør forudsætningen for at blive bevilget en Ydelse., eksempelvis i form af nedsættelse af den bevilgede Ydelse. SAPA - Sagsoverblik/Partskontakt er en løsning, der giver sagsbehandlerne i en kommune et overblik over en borgers sager, journalnotater, dokumenter, bevillinger/ydelser og Hændelser på tværs af de fagssystemer, der anvendes i kommunen. Sagsbehandlerne kan tilgå fagsystemerne via SAPA. SAPA indkøbes af KOMBIT på vegne af kommunerne. Side 9 af 257

10 Serviceplatformen Søgnehelligdag Udbetaling Danmark Serviceplatformen er en integrationsplatform, der udstiller data og funktionalitet fra forskellige fag- og kildesystemer som services til brug for kommunernes it-løsninger.serviceplatformen er en del af Rammearkitekturen og yderligere information findes på Serviceplatformen er indkøbt af KOMBIT på vegne af kommunerne. En helligdag, som falder på en hverdag undtagen lørdag. Benyttes fx ved ledighedsydelse. Det er 1. nytårsdag, Skærtorsdag, Langfredag, 2. påskedag, Store bededag, Kristi himmelfartsdag, 2. pinsedag, juledag og 2. juledag. Grundlovsdag behandles på samme måde. Udbetaling Danmark (UDK) er en ny offentlig myndighed, der fra oktober 2012 begyndte at overtage en række opgaver fra kommunerne. Det er udbetaling af børneydelser, barselsdagpenge, pensioner og boligstøtte. Ydelse Ydelsesart Udbetaling Danmark blev dannet, da KL og regeringen i juni 2010 indgik en aftale om at samle dele af den objektive sagsbehandling i fem centre med virkning fra efteråret En Ydelse, som kan bevilges og udbetales i Løsningen. Se også Ydelsesart Ydelsesart er en specifik type af Ydelse. Det kan fx være kontanthjælp, revalideringsydelse osv. Se en oversigt over Ydelsesarter i underbilag Ydelsesindeks Støttesystemet Ydelsesindeks, som er beskrevet i afsnit Ydelsessats Ægtefælle Sats, der refererer til specifik paragraf, styk, punkt i loven, typisk Aktivloven (LAS). Kontanthjælpssats og Revalideringsydelsessats er eksempler på Ydelsessatser. Til hver sats svarer et beløb, som gælder for en periode af en specificeret længde. Beløbet fastsættes årligt i vejledning fra STAR. Den Person, som er gift med Ansøger. Hertil regnes også personer, der har indgået registreret partnerskab før medio Såfremt der er indgået separation eller skilsmisse, anses Personen for at være enlig. Tabel 2: Definitioner Klassifikation af krav Kravspecifikationen er inddelt i flere sektioner og indeholder minimumskrav og krav. Optioner beskrives i bilag 12, idet der dog også er en Option i bilag Krav kategori Minimumskrav (MK) Krav (K) Option (O) Beskrivelse Minimumskrav er et krav (se nedenfor), der uforbeholdent skal opfyldes af Tilbudsgiver. Opfyldes et Minimumskrav ikke, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning. Minimumskrav er forbeholdt de egenskaber i Løsningen, som er fundamentalt afgørende for, om Løsningen kan anvendes. Kategorien krav er KOMBITs krav til Løsningen, som Tilbudsgiver kan, men ikke skal opfylde. Kravsopfyldelse vil blive vurderet i henhold til tildelingskriteriet i udbudsbetingelserne. Alle Optioner angivet i kravspecifikationen er minimumsoptioner. Det betyder, at Leverandørens tilbud ikke vil være konditionsmæssigt, hvis ikke alle Optioner tilbydes. KOMBIT kan vælge at indfri Optionerne, men er ikke forpligtiget hertil. Uanset om udtrykket "skal" er brugt i beskrivelsen af et krav, skal det ikke opfattes som et minimumskrav. Det er således kun manglende opfyldelse af Krav anført som minimumskrav samt Optioner, der medfører ukonditionsmæssighed. Side 10 af 257

11 Alle minimumskrav skal opfyldes. Opfyldes de ikke, vil tilbuddet ikke være konditionsmæssigt. Alle krav skal ikke opfyldes, for at KOMBIT kan tage Tilbudsgivers tilbud i betragtning. Kravene kan opfyldes af Leverandøren, og opfyldelsesgraden vil indgå som konkurrenceparameter ved tilbudsvurderingen. Opfyldes et krav ringe, vil tilbuddet score lavere på de relevante underkriterier til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudsbetingelserne. Bemærk, at minimumskrav ikke indgår i tilbudsvurderingen. Bemærk endvidere at Optioner skal tilbydes, og at graden af opfyldelse af Optionen indgår i tilbudsvurderingen. Alle krav er i Kravspecifikationen angivet ved et unikt fortløbende nummer og et navn og vil være angivet i tabeller som den følgende: Krav [#]: [Navn] Kategori: Beskrivelse: Type: Kravtabellen er opbygget som følger: Krav [#]: Angiver et fortløbende unikt nummer. [Navn]: Angiver kravets navn. Kategori: Angiver kravets kategori. Type: Angiver en typificering af krav i følgende områder: Funktionelt krav (Hvad Løsningen skal gøre). Ikke-funktionelt krav (Hvordan Løsningen skal opføre sig). Lov og politik (Krav relateret til Lovgivning) Beskrivelse: En beskrivelse af kravet. Angiver forklarende bemærkninger samt referencer til tilgrænsende krav. Anvendelse af informations- og begrebsmodel Begrebsmodellen beskriver de forretningsmæssige begreber, der omfattes af projektet. Begrebsmodellen fremgår i sin helhed af underbilag 2.4 (Begrebsmodel) og introduceres i afsnit 3.1. Informationsmodellen beskriver informationer, der skal håndteres indenfor systemets rammer. Fra de enkelte krav relateres der i nogle tilfælde til informationsmodellens bestanddele (i bemærkningsfeltet), således at Leverandøren får et indblik i hvilken information, der skal håndteres i en given funktion. Informationsmodellen fremgår i sin helhed af underbilag 2.5 (Informationsmodel) i form af en række UML klassediagrammer, og introduceres i afsnit 3.2. Der henvises fra funktionelle krav i kapitel 5 til informationsmodellen på følgende måde: Som udgangspunkt henvises til navnet på en delmodel eller til en eller flere pakker 1, som indeholder de informationer, som er relevante for kravet. Delmodeller er navngivet så navnet 1 UML Packages Side 11 af 257

12 starter med KY-, fx KY-sag. En henvisning til en delmodel, kan eksempelvis se således ud: Se informationsmodellen (KY-sag) i underbilag 2.5 ) og en henvisning til en pakke kan se således ud: Se eventuelt informationsmodellen (Beregningsgrundlag) i underbilag 2.5. Denne henvisning vil som hovedregel være relevant for alle de Ydelser, hvor pakken indgår. Alternativt henvises til specifikke klasser, attributter eller relationer, hvor der er behov for mere specifikke henvisninger, fx Se informationsmodellen (Økonomisk effektueringsplan) i underbilag 2.5 Endelig er der ved visse krav, der retter sig mod specifikke Ydelser, henvisninger til den eller de ydelsesspecifikke modeller. Eksempelvis kan henvisningen gå til Beregningsgrundlag i Kontanthjælps-modellen, hvis der er tale om et krav, som kun vedrører uddannelseshjælp eller kontanthjælp: Se informationsmodellen (Beregningsgrundlag i KY-uddannelseshjælp eller kontanthjælp) i underbilag 2.5. Lov og regelfortolkning Løsningen skal understøtte et forretningsområde, som er reguleret af Lovgivning på flere niveauer, dels faglovgivningen, såsom Lov om aktiv socialpolitik (LAS) og Lov om en aktiv beskæftigelsespolitik (LAB), og dels mere generel Lovgivning såsom Persondataloven og Retssikkerhedsloven. Den faglovgivning som Løsningen skal understøtte fremgår af underbilag 2.8 (Lovgivning) og der er henvisninger til generel Lovgivning i afsnit 6.6. I underbilag 2.7 (Lovgivning og beregningsregler) er beskrevet eksempler på, hvordan Lovgivning og beregningsregler fortolkes for en række af de Ydelser, som Løsningen skal håndtere. I underbilag 2.20 (Eksempel på oplysninger i en ydelsessag) gives eksempler på oplysninger om et ægtepar i en fiktiv sag om uddannelseshjælp eller kontanthjælp. Eksemplerne er ikke udtømmende, men kan give Leverandøren en grundig indsigt i lov og regelfortolkning på området og det forventes, at Leverandøren orienterer sig i materialet. Leverandøren må forvente, at der, i forbindelse med udvikling af de dele af Løsningen som skal anvende Lovgivning og beregningsregler herunder beregne Ydelser, vil være et tæt samarbejde mellem Leverandøren og Kunden med inddragelse af relevante kommunale fagfolk med henblik på mere præcist at fastslå den måde, hvorpå Lovgivning og beregningsregler skal fortolkes, og hvilke resultater Løsningen skal komme frem til. Processen herfor er nærmere beskrevet i bilag 8. 2 Baggrund, vision og målsætninger Dette kapitel indeholder en introduktion til baggrunden, visionen og målene for Kommunernes Ydelsessystem. Yderligere information kan findes på Baggrund Formålet med nærværende kravspecifikation er at sikre etableringen af en moderne, fælleskommunal it-løsning til understøttelse af kommunernes behandling af sager om bevilling og udbetaling af en række Ydelser på kontanthjælpsområdet og tilgrænsende ydelsesområder 2 samt til understøttelse af kommunernes behandling af administrationssager. 2 Der er tale om understøttelse af kommunernes sagsbehandling på ydelses-området og ikke jobcenter-området. På jobcenter-området eksisterer der flere konkurrerende it-løsninger og området er således ikke omfattet af Udbudsplanen for monopolområderne. Side 12 af 257

13 De Ydelser, som er omfattet af Løsningen er nærmere beskrevet i afsnit 3.3 samt underbilag 2.15, og den faglovgivning, som regulerer bevilling og udbetaling af Ydelserne, er oplistet i underbilag 2.8. Konkurrenceudsættelsen og etableringen af Kommunernes Ydelsessystem er et af flere projekter, som gennemføres som led i den fælleskommunale udbudsplan (yderligere information kan findes på Planen er et centralt led i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, der blev vedtaget i november 2010, og som nu er under udmøntning. Figur 1: Oversigt over den fælleskommunale Udbudsplan I forbindelse med udbudsplanen agerer KOMBIT indkøbscentral, og udbyder og indkøber de nye fælleskommunale løsninger på vegne af landets 98 kommuner. Alle kommuner vil således anvende Kommunernes Ydelsessystem, og betaler for anvendelsen via et årligt driftsbidrag til KOM- BIT. Driftsbidraget anvendes til at finansiere behovsafdækning, udbudsomkostninger, markedsdialog, udfasning af eksisterende løsninger, informationskampagner og projektstyring, samt systemudvikling, implementering, videreudvikling, vedligehold, support og drift af Kommunernes Ydelsessystem Kommunernes nuværende løsninger Den nuværende it-understøttelse af kontanthjælpsområdet sker i dag via beregningsunderstøttelse (gennem it-systemerne KMD Aktiv og BIS-Y), mens den egentlige understøttelse af selve sagsbehandlingen eksempelvis foregår i KMD Sag eller andre ESDH-systemer. KMD Aktiv, der anvendes i størstedelen af landets kommuner, er mere end 10 år gammelt og baseret på 3270-teknologi, mens BIS-Y er et nyere system, der anvendes i en enkelt kommune. KMD Aktiv og KMD Sag er omfattet af transitionsaftalen indgået mellem KL og KMD A/S i forbindelse med salget af sidstnævnte, hvorfor bl.a. udfasning af systemerne (dataudtræk m.v.) er underlagt særlige betingelser. Yderligere information kan findes på [indhentet ] Side 13 af 257

14 KMD Aktiv er driftssikkert og kendetegnet ved korte svartider, men flere kommuner rapporterer, at der er behov for hurtigere og billigere tilretninger i et kommende system Desuden skal sagsbehandlerne foretage en række dobbeltopslag og andre manuelle funktioner, som ikke virker tidssvarende, ligesom systemet ikke giver mulighed for automatisering og borger-vendt selvbetjening. Analyser forud for udarbejdelsen af Kontrakten har vist, at mange kommuner efterspørger en effektivisering af sagsbehandlingen gennem en væsentlig højere grad af beslutningsstøtte, automatisering og selvbetjening. For at sikre kommunerne de fulde gevinster ved Kommunernes Ydelsessystem er det således centralt, at der som del af projektet sker en gentænkning af it-understøttelsen af området, således at der ikke alene etableres en 1-til-1-kopi af den eksisterende it-understøttelse på området. Vision og målsætninger Kontanthjælp, uddannelsesydelse og de øvrige beslægtede ydelsesområder er en central del af det danske velfærdssystem. De Ydelser, der vil blive beregnet og efterfølgende udbetalt på baggrund af det kommende ydelsessystem, vil i mange tilfælde udgøre eksistensgrundlaget for de modtagende borgere. Løsningen vil blive anvendt i alle 98 kommuner, og samlet set skal der udbetales Ydelser for ca. 25 mia. kr. årligt. Visionen for Løsningen er, at der etableres en moderne, brugervenlig sagsbehandlingsløsning, som ressourceeffektivt, tidssvarende og omkostningseffektivt understøtter den kommunale sagsbehandling på kontanthjælpsområdet og tilgrænsende ydelsesområder via beslutningsunderstøttelse, fuldautomatisering ( straight-through processing ) og sammenhæng til selvbetjening for borgere. Løsningen skal kunne understøtte behandlingen af mere end ansøgninger årligt og ca åbne sager svarende til ca beregninger og udbetalinger pr. måned. Det forventede antal samtidige Brugere, som Løsningen skal understøtte fremgår af afsnit Internt i kommunerne skal Løsningen bidrage til at muliggøre hurtigere oplæring af nye medarbejdere i Løsningen, fleksibelt samarbejde mellem faggrupper på tværs af faggrænser og organisatoriske enheder, samt skabe mulighed for en differentieret indsats over for borgerne. For borgerne skal Løsningen yderligere bidrage til øget med- og selvbetjening og øget adgang til egne oplysninger og kommunikation med kommunen. Kontrakten skal således bidrage til at sikre følgende kvalitative gevinster: Større understøttelse og kvalitetssikring af sagsbehandlingens enkelte skridt (strukturerede valg, vejledninger, genbrug af data, indhentning af oplysninger fra eksterne registre m.v.). Hurtig, let anvendelig og overbliksgivende sagsbehandlingsløsning for sagsbehandlere. Let anvendelig og overbliksgivende selvbetjeningsløsning for borgerne. Øget retssikkerhed og støtte til borgere gennem forbedret udveksling og visning af data. Udvidede tilpasningsmuligheder i it-understøttelsen i forbindelse med breve, Opgaver og proces-understøttelse. Side 14 af 257

15 Fuld lovmedholdelighed gennem fælleskommunal kontrol med leverandørens implementering af lovændringer m.v. Stabil drift, som tilgodeser kontanthjælpsområdets væsentlighed for mange borgere. Fleksibilitet i forhold til justeringer af takster og mindre lovændringer (det er forventningen at større lovændringer vil kræve udvikling hos leverandøren). Løsningen skal være baseret på en moderne teknologisk platform, som med løbende vedligeholdelse og videreudvikling giver gode muligheder for levetid på år. Teknologi, rettigheder og dokumentation skal have en sådan form, at Løsningen løbende kan bringes i gen-udbud af KOM- BIT på kommunernes vegne med henblik på optimering af udbytte og kvalitet, og reduktion i omkostninger. I forlængelse heraf er der formuleret seks målsætninger for etableringen af Kommunernes Ydelsessystem. For at Løsningen og Kontrakten i det hele taget kan betegnes som vellykket, skal Løsningen og Leverandørens øvrige leverancer understøtte målsætningerne og succeskriterierne for projektet. Prioritet # Målsætninger 1 A 1 B Understøtte korrekte og rettidige udbetalinger af Ydelser på kontanthjælpsområdet og tilgrænsende områder Sikre kommunerne min. 25 pct. lavere gennemsnitlige it-udgifter på kontanthjælpsområdet, samt afløfte kommunernes udbudspligt på området 2 C 2 D 3 E 3 F Sikre brugervenlig og effektiv it-understøttelse af de kommunale arbejdsgange på kontanthjælpsområdet og tilgrænsende områder gennem automatisering og beslutningsunderstøttelse Muliggøre bedre it-mæssig sammenhæng til tilgrænsende kommunale opgaver gennem åbne snitflader, datastandardisering mv. Bidrage til at skabe momentum for KL s indsats for regelforenkling på beskæftigelsesområdet Oparbejde erfaringer, som smidiggør gennemførslen af øvrige projekter i KOMBITs og KL s udbudsplan Tabel 3: Overblik over projektets målsætninger (prioriteret rækkefølge) Det bemærkes, at informationerne i dette afsnit ikke skal betragtes som krav til Leverandøren eller Løsningen, men som baggrundsinformation til Leverandøren. Succeskriterier Succeskriterierne for denne kontrakt understøtter målsætningerne for udbudsplanen. For at Løsningen og Kontrakten i det hele taget kan betegnes som vellykket, skal Løsningen og Leverandørens øvrige leverancer understøtte målsætningerne og succeskriterierne for projektet. Det forventes, at Leverandøren aktivt støtter KOMBIT i indfrielsen af målsætninger og succeskriterier herunder også målsætninger og succeskriterier, som Leverandøren har begrænset indflydelse på, jf. underbilag 2.19 Målepunkter og succeskriterier. Side 15 af 257

16 Målgrupper Løsningen vil primært blive anvendt af Ydelsescentret, der er den del af den kommunale forvaltning, der arbejder med udbetaling af økonomiske Ydelser på kontanthjælpsområdet. Sagsbehandlingen udføres i sammenhæng med jobcenterområdet, der varetager den opfølgningsmæssige opgave i forhold ydelsesmodtageren. Dertil kommer sagsbehandlere på tilgrænsende ydelsesområder, som anvender løsningen til udbetaling af Ydelser på de tilgrænsende områder. Selvbetjeningsløsningen vil primært blive benyttet til ansøgning om uddannelseshjælp eller kontanthjælp og til at understøtte en del af kontakten mellem sagsbehandler og Ansøger under sagsbehandlingen, fx ved behov for supplerende oplysninger. Brugerne af Løsningen forventes at være følgende, jf. afsnit 3.5 (Aktører): Person (ansøger om forsørgelsesydelse via selvbetjeningsløsning) Sagsbehandler (Ydelsescentret) Sagsbehandler (Jobcentret) Sagsbehandler (anden forvaltning) Kommunal administrator Central administrator Intern/ekstern revisor Kommunal mellemleder Kommunalt kontrolteam 3 Introduktion til områdets begreber, Ydelser, processer og aktører I dette kapitel beskrives de begreber, Ydelser, processer og aktører, som enten indgår i Løsningen eller som skal anvende Løsningen. Formålet med kapitlet er dels at give Leverandøren et grundlag for at forstå det forretningsmæssige domæne, som Løsningen skal understøtte og dels at stille krav til Leverandørens brug af de beskrevne begreber og processer, som udgangspunkt for den videre modellering og udvikling af Løsningens datamodel og brugergrænseflade. KOMBIT opfordrer leverandørerne til at sætte sig ind i de to eksempler på den kommende anvendelse af Løsningen: Underbilag 2.18 (Brugerrejse for KY selvbetjening) og bilag 2.26 (Brugerrejse for sagsbehandler). De to brugerrejser giver et indtryk af hvordan Løsningen skal kunne understøtte Ansøgere via selvbetjeningsløsningen og sagsbehandlerne i deres opgaver. Begrebsmodellen beskriver de forretningsbegreber, der er repræsenteret i domænet, og informationsmodellen viser de centrale informationer, som Løsningen indeholder. Processerne giver en sammenhængende fremstilling af aktiviteter for forskellige aktører og regler/forretningslogik udreder Løsningens Lovgivning og regelsæt. Begreber Begrebsmodellen skal bidrage til at forklare det forretningsområde, der skal it-understøttes. Ved design af Løsningen skal Leverandøren anvende begrebsmodellen som grundlag for udarbejdelse af bl.a. datamodel og konsistente brugergrænseflader, der anvender begreber, der er velkendte i forretningsområdet. Side 16 af 257

17 I underbilag 2.4 (Begrebsmodel) er begrebsmodellen med de centrale forretningsbegreber på et ikke-udtømmende niveau beskrevet. Kunden forstår centrale forretningsbegreber som begreber, der er elementære i al kommunikation inden for dette område. Krav# 1: Begrebsmodel Beskrivelse: Leverandøren skal anvende de udarbejdede begrebsmodeller og tilknyttede definitioner som grundlag for udarbejdelse af Løsningens logiske datamodel. - Se underbilag 2.4 Begrebsmodel. Informationsmodel Informationsmodellen viser Løsningens centrale informationer og deres attributter på et overordnet plan. De informationer, som anvendes i sagsbehandlingen er beskrevet på et ikke-udtømmende niveau i informationsmodellen i underbilag 2.5. Modellen er opdelt i et antal delmodeller, hvoraf nogle beskriver generelle begreber såsom Sag og Dokument, og andre beskriver de ydelsesspecifikke detaljer. Modellerne er udarbejdet, så de så vidt muligt følger et ensartet mønster med ensartede UML pakker i de enkelte delmodeller, såfremt UML pakken er relevant for den pågældende delmodel. Krav# 2: Informationsmodel Beskrivelse: Leverandøren skal anvende de udarbejdede informationsmodeller i Løsningen beskrevet i underbilag 2.5. som grundlag for udarbejdelse af Løsningens logiske datamodel. - Se underbilag 2.5 Informationsmodel. Ydelsesarter Løsningen skal anvendes til kommunernes behandling af sager om bevilling og udbetaling af en række Ydelser samt administrationssager. Disse introduceres kort nedenfor, og en samlet oversigt over de Ydelsesarter Løsningen skal understøtte fremgår af underbilag Forsørgelsesydelser er de løbende Ydelser efter Lov om aktiv socialpolitik: Uddannelseshjælp, kontanthjælp, revalideringsydelse, ressourceforløbsydelse og ledighedsydelse samt fleksløntilskud efter Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Fælles for forsørgelsesydelserne er, at de i vidt omfang skal understøttes med et beregningsmodul i Løsningen. Modulet skal også foretage beregning og træk af ATP og skat. Enkeltydelser er hjælp i særlige tilfælde efter Lov om aktiv socialpolitik kap. 10, og integrationslovens kap. 6. Det drejer sig om hjælp til rimeligt begrundede enkeltudgifter, hjælp til udsættelsestruede, hjælp til sygebehandling, hjælp til tandbehandling, hjælp til samværsudgifter, hjælp til forsørgelse af forældreløse børn og hjælp til flytning. Side 17 af 257

18 Andre Ydelser betegner Ydelsesarter, der kan udbetales gennem Løsningen, men som hovedregel ikke understøttes beregningsmæssigt ud over skatteberegning. Det er fx helbredstillæg, udvidet helbredstillæg og personlige tillæg efter pensionslovene samt forskellige løbende økonomiske Ydelser efter Lov om social service, fx merudgiftsydelse til børn med handicap, merudgifter til voksne og forskellige Ydelser til forældre med børn. Dertil kommer en række Ydelser efter Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, fx befordringsgodtgørelse efter 82 og Godtgørelse til udgifter ved aktivering efter 83, tilskud til mentorordning og lign. mv. Administrationssager er sager, hvor kommunen har truffet afgørelse om hel eller delvis administration af en ydelsesmodtagers økonomi efter LAS 90 eller har indgået en frivillig aftale med Personen. Dertil kommer et antal pensionister, hvor der efter pensionslovene er truffet beslutning om administration eller indgået frivillig aftale om administration af den pension, som beregnes og udbetales fra Udbetaling Danmark. Krav# 3: Understøttede Ydelsesarter Kategori: (MK) Type: Funktionelt Beskrivelse: Løsningen skal kunne håndtere behandlingen af de Ydelsesarter der er specificeret i underbilag Der er overordnet set tale om følgende Ydelsesarter: Uddannelseshjælp Kontanthjælp Særlig støtte LAS 34 Ledighedsydelse Revalideringsydelse Fleksløntilskud Ressourceforløbsydelse Enkeltydelser Andre Ydelser Administration af Persons økonomi - Se specifikation af Ydelsesarter i underbilag Processer I dette afsnit præsenteres de fremtidige processer (to be) hos Ydelsescentret, der fremover vil blive it-understøttede af Løsningen. Beskrivelsen af processerne har til formål at give en forretningsorienteret og sammenhængende præsentation af det fremtidige forløb af aktiviteter hos forskellige involverede aktører i forbindelse med behandlingen af ydelsessager. Dette skal sikre, at Leverandøren har forståelse for den forretningsmæssige virkelighed, som Løsningen skal anvendes i. De forretningsprocesser, som løsningen skal understøtte, er beskrevet i underbilag 2.3 med diagrammer og tilhørende procesbeskrivelser. Her er følgende processer beskrevet: Side 18 af 257

19 Processen vedr. uddannelseshjælp eller kontanthjælp (inkluderer særlig støtte). Processen vedr. ledighedsydelse. Processen vedr. revalideringsydelse. Processen vedr. ressourceforløbsydelse. Processen vedr. fleksløntilskud. Processen vedr. enkeltydelser. Processen vedr. udbetaling af Andre Ydelser. Processen vedr. administration af Persons økonomi. Krav# 4: Procesmodeller Beskrivelse: Leverandøren skal understøtte de otte udarbejdede procesmodeller i Løsningen beskrevet i underbilag 2.3. Se underbilag 2.3 Processer. Aktører Løsningen indgår i et samspil med en række forskellige brugeraktører og systemaktører. De forskellige aktører gennemgås i den følgende beskrivelse Kontekstdiagram Aktørerne i Løsningen er opdelt i: Brugeraktører, dvs. Brugere, som via brugergrænsefladen arbejder med Løsningen. Systemaktører, dvs. andre it-systemer eller services, som skal interagere med Løsningen. De forskellige brugeraktører er vist i nedenstående kontekstdiagram. Systemaktører, dvs. andre systemer der interagerer med Løsningen, er beskrevet i afsnit 6. Side 19 af 257

20 Person Ansøger om og modtager Ydelser Behandler ydelsessager Sagsbehandler (Ydelsescentret) Kommunalt kontrolteam Kontrollerer for socialt bedrageri Læser Sagsbehandler (Jobcentret) Kommunernes Ydelsessystem Kommunal mellemleder Udtrækker rapporter Læser Sagsbehandler (anden forvaltning) Kontrollerer kommunens sagsbehandling Administrerer centrale opsætninger Administrerer lokale opsætninger Intern/ekstern revisor Central administrator Kommunal administrator Figur 2: Kontekstdiagram brugeraktører Brugeraktører De forskellige brugeraktører er beskrevet herunder. Brugeraktører vil blive skrevet med stort begyndelsesbogstav i Kravspecifikationen. Brugeraktørerne angives i flg. kategorier: Primære brugere: Sagsbehandler (Ydelsescentret) Kommunal administrator Kommunal mellemleder Sekundære brugere: Sagsbehandler (Jobcentret) Sagsbehandler (Anden forvaltning) Central administrator Intern/ekstern revisor Kommunalt kontrolteam Tertiære brugere Digital Ansøger Tilknyttet Ansøger Navn Rolle Person En Person der søger om en Ydelse og/eller eventuelt også modtager en Ydelse (forsørgelsesydelse, enkeltydelse eller Andre Ydelser) i kommunen Kan desuden være under administration af kommunen. Side 20 af 257

21 Navn Ansvar Org. og geografisk placering Antal/Kapacitet Navn Rolle Ansvar Org. og geografisk placering Antal/Kapacitet Person Søger Ydelsen og skal levere en mængde dokumentation for at modtage denne Ydelse. Kan både søge Ydelser via selvbetjeningsløsningen eller via en papiransøgning. Er som udgangspunkt bosat i kommunen På landsplan var der i 2012 ca såkaldte helårsmodtagere af forsørgelsesydelser (svarende til ca berørte personer) på beskæftigelsesområdet. Hertil kommer personer, som modtager Ydelser på øvrige delområder. Sagsbehandler (Ydelsescentret) Sagsbehandleren er den primære aktør i forhold til brugen af systemet. Benytter systemet til at udføre sin primære arbejdsopgave, som er behandling af ansøgninger og udbetaling af forsørgelses- eller enkeltydelser. Sagsbehandleren foretager endvidere fordeling af Opgaver og sager. Benytter Løsningen til at behandle ansøgninger samt udbetale Ydelser. En mindre gruppe af sagsbehandlerne vil være superbrugere af Løsningen. Det forventes, at der uddannes 4 superbrugere pr. gennemsnitskommune ( indbyggere). Superbrugerne vil være supportberettigede Brugere med ret til at kontakte Leverandørens Service Desk jf. bilag 7 (Drift), hvis de ikke selv kan afhjælpe problemer i Løsningen. Ud over superbrugerne vil kommunens it-supportansvarlige også være supportberettigede Brugere. Vil som oftest være placeret i kommunens Ydelsescenter eller evt. borgerservice. Nogle kommuner vil have opgaven opdelt i to, således at en gruppe håndterer borgerkontakt og ansøgninger, mens en anden gruppe håndterer selve udbetalingerne (inkl. løbende sagsopfølgning). I større kommuner kan det være opdelt i mange forvaltninger. På landsplan eksisterer der ca personer (estimeret). Side 21 af 257

22 Navn Rolle Ansvar Org. og geografisk placering Antal/Kapacitet Sagsbehandler (Jobcenter) Der er et tæt samspil mellem jobcenter og Ydelsescentret. Således kan der også være situationer, hvor jobcentersagsbehandleren har brug for at kigge i en ydelsessag. Jobcentersagsbehandleren har ikke behov for at kunne arbejde i Løsningen men har behov for en læseadgang, så han/hun kan se, hvad der er sket i ydelsessagen. Benytter Løsningen til at slå ydelsessager op i forbindelse med behandling af en jobcentersag. Vil som oftest være placeret i kommunens jobcenter. Det vil være forskelligt i kommunerne, hvordan de vil give jobcentersagsbehandlerne adgang til ydelsessager, og adgangen vil ikke nødvendigvis ske via Løsningen. Det kan fx også ske via SAPA-løsningen. I det tilfælde vil Jobcentersagsbehandlerne ikke benytte Løsningen. På landsplan eksisterer der ca personer (estimeret). Navn Rolle Ansvar Org. og geografisk placering Antal/Kapacitet Navn Rolle Ansvar Org. og geografisk placering Antal/Kapacitet Sagsbehandler (anden forvaltning) En sagsbehandler i en anden del af forvaltningen, der er interesseret i at vide noget om en sag i Løsningen (læse sager). Adgangen til sagen vil som hovedregel ske via SAPA, og dermed vil Løsningen ikke blive direkte påvirket. Enkelte kommuner kan dog vælge at give specifikke medarbejdere adgang til Løsningen. Dette kunne fx være relevant i forbindelse med Andre Ydelser. Benytter Løsningen til at slå ydelsessager op i forbindelse med behandling af en sag i en anden forvaltning i kommunen. Andre forvaltninger i kommunen. Det forventes, at antallet af sagsbehandlere fra andre forvaltninger, der har direkte adgang til Løsningen, vil være på et lavt niveau. Estimeret 300 personer. Kommunal administrator En medarbejder i kommunen der har adgang til det kommunale administrationsmodul i Løsningen. Benytter Løsningen til at foretage de lokale konfigurationer, så de svarer til kommunens behov. Kan være placeret i Ydelsescentret, fx en erfaren Sagsbehandler. Kan også være placeret centralt, som fx en kommunal systemejer. På landsplan eksisterer der ca personer (estimeret). Side 22 af 257

23 Navn Central administrator Rolle Personen har adgang til det centrale administrationsmodul. Personen sørger for, at Løsningen er opsat og opdateret i forhold til nyeste Lovgivning (fx opdatering af satser), jf. i øvrigt de omfattede krav til systemadministration. Ansvar Benytter Løsningen til at foretage de centrale konfigurationer. Org. og geografisk placering eller KL. Alternativt kan rollen placeres hos en eller Kan være centralt placeret, eksempelvis hos KOMBIT flere nærmere udvalgte kommuner. Antal/Kapacitet 1-10 Navn Rolle Intern og ekstern revisor Der foretages intern og ekstern revision af Ydelsescentrets arbejde. Formålet med revisionen er at kontrollere korrekt/lovmedholdelig opgavehåndtering, -flow og dokumentation (herunder korrekt valg af refusionstype). Den interne revisor kan fx være en medarbejder fra økonomiafdelingen i en kommune. Den eksterne revisor er fra et uafhængigt revisionsfirma, der er udpeget af den kommunale tilsynsmyndighed jf. den kommunale styrelseslov Den eksterne revisor efterprøver ved revisionsbesøg i løbet af året, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis, samt om kommunen har hensigtsmæssige procedurer til at forebygge og afdække tilfælde af uberettiget modtagelse af Ydelser Ansvar Org. og geografisk placering Antal/Kapacitet Benytter Løsningen til at fremsøge sager, der skal foretages kontrol af. Kan være centralt placerede medarbejdere i Ydelsescentret (intern revisor). Eksterne revisionsfirmaer (ekstern revisor). I særlige tilfælde kan Rigsrevisionen også fungere som ekstern revisor. Intern kontrol: 1-10 i hver kommune (estimeret). Ekstern kontrol: 2-5 i hver kommune (estimeret). Side 23 af 257

24 Navn Kommunal mellemleder Rolle Kan være en teamleder i Ydelsescentret eller borgerservice, der har ansvaret for en gruppe af sagsbehandlere. Ansvar Benytter Løsningen til at udtrække forskellige typer af ledelsesinformation via rapporter i Løsningen. Org. og geografisk placering Vil typisk være placeret i Ydelsescentret. Antal/Kapacitet På landsplan eksisterer der Navn Rolle Ansvar Org. og geografisk placering Antal/Kapacitet Kommunalt kontrolteam Sagsbehandlere eller andre kommunale medarbejdere med erfaring fra området. Kontrollerer for socialt bedrageri i forbindelse med ydelsessager. Benytter Løsningen til at udsøge sager til kontrol. Vil typisk være placeret i ydelsescentret. På landsplan eksisterer der 1-4 i hver kommune (estimeret). De følgende to aktører er en uddybning af aktøren Person, som benyttes i selvbetjeningsafsnittet (jf. Afsnit 5.8) Navn Rolle Digital Ansøger En Digital Ansøger er en Person, der logger ind på selvbetjeningsløsningen med NemID for at ansøge om en Ydelse eller se oplysninger om sin sag. En Digital Ansøger kan udstede fuldmagt til en Tilknyttet Ansøger, Ansvar Org. og geografisk placering Antal/Kapacitet Navn Rolle En Digital Ansøger kan invitere Ægtefælle som Tilknyttet Ansøger til at godkende dokumentation. Se Person. Se Person. Ca om året (af dem der er berettigede til at modtage en løbende Ydelse indgår i tallet på helårspersoner (som er berørte personer), jf. brugeraktør Person ). Tilknyttet Ansøger En Tilknyttet Ansøger er en Person, som logger ind på selvbetjeningsløsningen i rollen som fuldmagtshaver eller inviteret Ægtefælle. Som fuldmagtshaver logger den Tilknyttede Ansøger på selvbetjeningsløsningen med fuldmagt og kan herefter udarbejde hele eller dele af en ansøgning på Side 24 af 257