Randers Kommune Business case DUBU

Transkript

1 Randers Kommune Business case DUBU Randers Kommune Business Case - DUBU

2 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING PROJEKTGRUNDLAG BAGGRUND OG UDGANGSPUNKT FOR PROJEKT IDE INKL. KVANTITATIVE N GLETAL KOMMUNENS FORRETNINGSGRUNDLAG KOMMUNENS KVALITATIVE GEVINSTER KOMMUNENS FORVENTEDE KONOMISKE GEVINSTER GEVINSTER FOR DE UDSATTE L SNINGENS BRUGERE PRIS, KOMMUNE ROI OG PENGESTR MSANALYSE F RSTE BETALING TEKNISKE ASPEKTER L SNINGEN INTEGRATIONER Omkostninger ifm. integration/snitflader UDDANNELSE DUBU ANVENDELSE METODE - ICS ESTIMERET PROJEKT TIDSPLAN SCENARIER BINDENDE TILSAGN FREMTIDIGE M DER KONKLUSION / INDSTILLING TIL DIREKTION/POLITISKE UDVALG...11 Randers Kommune Business Case - DUBU

3 1 INDLEDNING Indev rende dokument har til hensigt at understłtte kommunen i sit interne indstillingsarbejde ift. DUBU projektet vedr. Digitalisering af Udsatte Błrn og Unge. M lgruppen for dokumentet er kommunens direktion, błrne-/familiechefer, IT-chefer og łkonomichefer. Det er ambitionen med dokumentet, at kommunen med f midler kan konverterer dokumentet til sin egen business case, som vil kunne underbygge en indstilling om DUBU til direktion og/eller politiske udvalg. 2 PROJEKTGRUNDLAG 2.1 BAGGRUND OG UDGANGSPUNKT FOR PROJEKT IDE INKL. KVANTITATIVE N GLETAL Problem Sagsbehandlerne mangler et sagsbehandlingsv rktłj, som stłtter dem i dagligdagen ift. sagsbehandling og lovformlighed. Der mangler i dag et system, som sammenholder sagsbehandling, łkonomi, dokumenth ndtering og tilbud. Ledelsen mangler i dag et ledelsesv rktłj, som kan give dem rapporter og statistik p faktuelle aktiviteter og sammenholde udgifter. Systemet skal s ledes kunne anvendes som rapportgenerator og simuleringsv rktłj. Projektets overordnede form l Det overordnede m l med DUBU-lłsningen er at skabe bedre styring og sagsbehandling p omr det Udsatte błrn og unge. DUBU-lłsningen skal b de understłtte den enkelte sagsbehandlers arbejdsproces og behovet for at tilvejebringe ledelsesinformation i form af overblik og statistik p tv rs af de enkelte sager. Derudover słges der at f et łkonomisk overblik, p hhv. enkeltsager og p hele omr det. De overordnede m l er pr ciseret i fłlgende seks m ls tninger: Mere systematik i sagsbehandlingen Integration af łkonomiske og socialfaglige overvejelser Bedre matchning af behov og tilbud med stłtte af foranstaltningsvalget Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne Nemmere tv rg ende samarbejde mellem offentlige myndigheder Bedre ledelsesinformation til planl gning og styring af indsatsen Generelle nłgletal af interesse for kommunen Antal klienter indenfor Udsatte Błrn og Unge. Det vurderes at der er omkring [xxxx] p omr det for udsatte błrn og unge. (kommune specifikt) Randers Kommune Business Case - DUBU

4 [Antal] sagsbehandlere. (kommune specifikt) [Tidsforbrug] p h ndtering af sager. (kommune specifikt) 3 KOMMUNENS FORRETNINGSGRUNDLAG 3.1 KOMMUNENS KVALITATIVE GEVINSTER De overordnede m l for Systemet er pr ciseret i fłlgende seks m ls tninger: Mere systematik i sagsbehandlingen: Med Systemet f r kommunerne et redskab til at sikre, at borgere oplever f rre fejl, og at forvaltningsloven, serviceloven og andre love overholdes. Desuden understłtter brugen af den socialfaglige metode ICS bedre systematik og ensartethed i sagsbehandlingen. Integration af łkonomiske og socialfaglige overvejelser p et sagligt grundlag: Systemet vil sikre sagsbehandlerne et bedre overblik over de muligheder, der findes, og de łkonomiske konsekvenser af de valg, der tr ffes. Bedre matchning af behov og tilbud: Systemet understłtter en god afd kning af barnets eller den unges krav, og det bliver dermed nemmere at finde frem til de tilbud, der kan imłdekomme kravene. Det betyder, at der kan forventes f rre af de revisiteringer, som skyldes, at tilbuddet ikke i fłrste omgang matcher barnets krav. Det bliver desuden nemmere at registrere og dokumentere tilfredshed og m l opn else knyttet til den konkrete indsats Lettelse af administrative byrder for sagsbehandlerne: Systemet vil reducere den tid, sagsbehandlerne i dag bruger p rene administrative funktioner. Det giver mere tid til de dele af sagsbehandlingen, som ikke kan overlades til maskiner f.eks. undersłgelser, handleplaner, dialog og opfłlgning. Nemmere tv rg ende samarbejde mellem offentlige myndigheder: Systemet letter og hłjner kvaliteten i informationsudvekslingen mellem de offentlige myndigheder, fx overdragelse af sagsinformation fra kommune til kommune. Bedre ledelsesinformation til planl gning og styring af indsatsen: Systemet sikre en hłjere kvalitet i de informationer, der danner basis for ledelsesbeslutninger, og sikrer dermed et bedre grundlag for prioriteringer, kvalitetsudvikling og tilrettel ggelse af indsatsen. Lederne f r bedre redskaber til at sparre med sagsbehandlerne p et sagligt grundlag og bedre mulighed for hermed proaktivt at modvirke budgetoverskridelser. 3.2 KOMMUNENS FORVENTEDE KONOMISKE GEVINSTER Afh ngigt af hvor langt kommunerne er ift. implementering af lłsninger p omr det, vil tilbagebetalingstiden v re forskellig. Kilderne til de łkonomiske gevinster er identificeret og opdelt som fłlger. Sagsbehandleren Randers Kommune Business Case - DUBU

5 For et bedre overbliksbillede omkring foranstaltninger og łkonomi og opn r mulighed for at bedre kunne sammenholde forskellige foranstaltninger ift. tilbud/łkonomi og effekt og kan v lge de mest fordelagtige tilbud, uden afkald p effekten af foranstaltningen. Besparelse: (kommune specifikt) DUBU-systemet giver mulighed for en bedre stłtte af sagsbehandleren ift. opfłlgningsdatoer og bidrager til, at foranstaltninger ikke lłber l ngere end de oprindeligt var tilt nkt. Besparelse: (kommune specifikt) Administration DUBU systemet vil have statistikrapporter tilg ngelige ift. b de sagsbehandling og łkonomi. Dermed forventes en tidsbesparelse, hvor mange kommuner i dag laver rapporter som er tidsm ssigt meget kr vende. Denne besparelse henfłres s ledes specifikt til rapportering til ledelsesinformation, stat og andre interessenter. Besparelse: (kommune specifikt) Ledelsesniveau Ledelsen f r et bedre overblik over foranstaltninger og łkonomi og głr det muligt proaktivt at p virke sagsbehandlingen, tilbudsportefłljen og kulturen, samt sikre at de tilg ngelige foranstaltninger har den łnskede effekt og er łkonomisk mere attraktive. Besparelse: (kommune specifikt) 3.3 GEVINSTER FOR DE UDSATTE Hurtig og kvalitativ sagsbehandling, der sikrer at den udsatte modtager det rigtige tilbud fłrste gang. Rettidig opfłlgning og evaluering af indsatsen, sikrer at indsatsen justeres eller ophłre planm ssigt. Der er "ingen" der bliver tabt i systemet. Den Udsatte familie vil opleve en mere glidende overgang ved flytning fra en kommune til en anden, idet den udsatte let kan migreres over i tilflytterkommunens system, s fremt denne kommune ogs anvender DUBU-lłsningen 3.4 L SNINGENS BRUGERE Prim rt Sagsbehandlerne p Błrn og Ungeomr det Konsulenter/specialister Familiechefer / Błrn og Unge Chefer Sekund rt Randers Kommune Business Case - DUBU

6 konomichefer / Fagdirektłrer Kommunaldirektłren 3.5 PRIS, KOMMUNE ROI OG PENGESTR MSANALYSE. Besparelse Besparelserne ansl s konservativt til at v re 1% af udgifterne p DUBU omr det, i rapporten "Afrapportering: Indsatsomr det udsatte błrn og unge" 1, uafh ngigt af hvilket fłr scenarie som er tilf ldet. Se yderligere kommentarer omkring besparelsespotentialet defineret fra side Pris (Omkostninger) Kr. 8,50 pr. borger pr. r over en 5 rig periode for hhv. abonnement og drift af DUBUsystemet. Kommune - ROI beregning DUBU Scenarie1 Prispr. borger kr 8,50 Kommune navn Randers Indbygger tal Udgifter p DUBU omr det i kr. rligbesparelse v DUBU i % regnskab 1,00% af udgifterne p DUBU omr det Udgifter p DUBU omr det i kr. r 1 r 2 r 3 r 4 r 5 Etablering Abonnement Drift DUBU udgifter i alt Besparelse Pengestrłmme Ovenst ende beregning baserer sig p en 1% besparelse af regnskabet for udsatte błrn og unge. 1 Afrapportering: Indsatsomr det udsatte błrn og unge, udarbejde af Den Digital Taskforce Randers Kommune Business Case - DUBU

7 Scenarie2 Kommune navn Randers Indbygger tal Udgifter p DUBU omr det i kr. rligbesparelse v DUBU i % rligbesparelse v DUBU i kr regnskab 0,38% af udgifterne p DUBU omr det 0 svarende til besparelser i administration Udgifter p DUBU omr det i kr r 1 r 2 r 3 r 4 r 5 Etablering Abonnement Drift DUBU udgifter i alt Besparelse Pengestrłmme Ovenst ende beregning viser hvilken besparelsesprocent, der skal opn s af regnskabet, fłr at investeringen giver 0,- i r 5. r 1 skal betragtes som det r man f r stillet systemet til r dighed. Besparelsen er fłrst indsat i r 2, efter en vurdering om, at implementering af et nyt fag-system fłrst vil give den forventede gevinst efter 1 r. 3.6 F RSTE BETALING Fłrste betaling for DUBU-lłsningen forventes at v re i december 2011 og g lder for de fłrste 12 m neder systemet er i brug. Der er ingen begr nsning ift. antal brugere der kan kobles p DUBU-systemet. 4 TEKNISKE ASPEKTER 4.1 L SNINGEN DUBU-systemet bliver en central IT-lłsning, hvor den udvalgte leverandłr drifter og vedligeholder lłsningen og giver adgang til systemet via standard web-browsers. 4.2 INTEGRATIONER Nedenfor illustreres DUBU system landskabet, s godt som det kan lade sig głre i en udbudssituation. Randers Kommune Business Case - DUBU

8 *: Ring for yderligere information omkring hvilke specifikke systemer der understłttes OMKOSTNINGER IFM. INTEGRATION/SNITFLADER Ift. ovenst ende systemlandskab og integrationer, er der identificeret mulige omkostninger ved fłlgende integrationer. Integrationssystemer konomisystemer ESDH-systemer Omkostninger I prisen for DUBU systemet, inkluderes snitflader til de 3 mest udbredte łkonomisystemer. Ring for yderligere information. S fremt at man anvender et mindre udbredt łkonomisystem skal der her kalkuleres med udgifter til integration. DUBU-systemet integrerer med de ESDH systemer som efterlever Sags og dokument standarden. Projektet er i dialog med de 3 mest udbredte ESDH-systemer omkring dette for at sikre denne understłttelse i systemerne. Ring for yderligere information. S fremt at man anvender et ESDH-system som ikke lever op til denne standard, skal der kalkuleres med udgifter til integration. Randers Kommune Business Case - DUBU

9 CPR Abonnement/Transaktionsomkostninger ved tr k p CPR-data. Det estimeres at omkostninger andrager max. kr om ret pr. kommune. Blanketter DUBU-systemet l gger op til integration med blanket systemer via OIOXML standarden. S fremt man anvender et blanketsystem der ikke OIOXML kompatibelt, błr man indregne omkostninger til en alternativ blanketlłsning. Omkostningerne vurderes til at v re omkring 1 kr. pr. borger om ret. De kommunale systemer, som allerede lever op til de standarder for integration og dataudveksling, som er valgt i DUBU, vil kunne tilkobles uden investering i nyudvikling, men dog med nłdvendigt indsats til ops tning, konfiguration og test. 5 UDDANNELSE 5.1 DUBU ANVENDELSE Det er tanken, at den valgte leverandłr uddanner 3 superbrugere fra hver kommune. Efterfłlgende vil disse 3 superbrugere kunne uddanne kommunens andre brugere af DUBU systemet. Man skal yderligere p regne frav r for de medarbejdere som skal tr nes. Der vil v re mulighed for tilkłb af en ekstra uddannelsesdag. 5.2 METODE - ICS Kursuskataloget vil indeholde et 3 dages kursus i ICS, hvilket er gratis. Man skal dog p regne frav r for de medarbejdere som skal tr nes. Det vurderes at v re en fordel for kommunens sagsbehandlere, at man har v ret igennem et ICS tr ningsforlłb inden DUBU tages i brug. 6 ESTIMERET PROJEKT TIDSPLAN Tidsplanen er forelłbig og et overordnet estimat. Februar marts 2010 Hensigtserkl ring Januar april 2010 F rdiggłrelse af kravspecifikation og udbudsmateriale Ultimo marts primo maj 2010 Indrykning af udbudsbekendtgłrelse Primo maj primo august 2010 Pr kvalificering, tilbudsmateriale til leverandłr og modtagelse af tilbud September - oktober 2010 Bindende tilsagn fra kommuner Randers Kommune Business Case - DUBU

10 November 2010 Indg else af kontrakt November 2010 november 2011 Udvikling, test, uddannelse og implementering af fase 1 November 2011 ultimo 2013 Udvikling, test, uddannelse og implementering af łvrige faser Fra november 2011 Drift Fra november 2011 Evaluering 7 SCENARIER Emner Głre ingenting DUBU G i udbud selv* 2 Kvalitetsp virkning i sagsbehandlingen Ingen P virkning Stor p virkning Stor P virkning Gevinstpotentiale Ingen Stort Stort ved indfłrsel af systemet Procesoptimering og besparelser p adm. Ingen Besparelser Besparelser Omk. ved 0,- Inkl. i prisen Med udgangspunkt i udarbejdelse af en mindre kravspec. Kravspecifikation i ca. 1 million kr. kr. Omfang/indhold af - Omfangsrig og Mindre i omfang og kravspecifikation detaljeret detaljegrad ift. DUBU Omk. ved udbud og projektledelse 0,- Inkl. i prisen 1,1 rsv rk pr. r i 6 r Ca. 4,95 million kr. Projekttid/forsinkelse - Kort Usikkert F lles metoder/- - Ja I mindre grad standarder/ benhed Risiko for Ingen Ingen Stor udbudsproblemer Pris kr. /borger 0,- Kr. 8,50 Min. Kr. 18* 1 Vurderet rlig pris 0,- Kr ,- Kr ,- ved 5 rig afskrivning i kr.* 2 * 1 : kr. 5,95 millioner delt med borgere over 6 r. * 2 : For en gennemsnits stłrrelse kommune ( borgere) 8 BINDENDE TILSAGN Bindende tilsagn indhentes fra kommunerne i perioden fra medio juni 2010 til og med ultimo september Randers Kommune Business Case - DUBU

11 9 FREMTIDIGE M DER Fokus for młderne er: Generel status p DUBU, Forventet funktionalitet, Pris Bindende tilsagn Datoer 7. september Kłbenhavn - kl. 14:30 16:30 9. september Middelfart - kl. 13:30 15: september Rebild - kl. 13:30 15:30 Steder Kłbenhavn: KOMBIT - Islands Brygge, Halfdansgade 8, 2300 Kłbenhavn S Middelfart Kommune, Ejby R dhus, Anl gsvej 4, 5592 Ejby Rebild Kommune, Byr dssalen i Stłvring, Hobrovej 90 ovenp, 9530 Stłvring 10 KONKLUSION / INDSTILLING TIL DIREKTION/POLITISKE UDVALG "Kommunens egen konklusion og indstilling" Randers Kommune Business Case - DUBU

12 Kontaktpersoner Kontaktpersoner i KOMBIT Projektleder: Dorthe Andersen Telefon doa@kombit.dk Projektleder: Christina Knudsen Telefon chk@kombit.dk Forretningsudviklingschef: Poul Ditlev Christiansen Tel: pdc@kombit.dk Kontaktpersoner i kommuner Esbjerg Kommune: Svend Kviesgaard Sekretariatschef Błrn og Kultur Tel.: svkv@esbjergkommune.dk Frederiksberg Kommune: Merete Bonne Sektionsleder - Familieafdelingen - Błrneog Ungeomr det Tel.: mebo01@frederiksberg.dk Herning Kommune: Peter Mikael Andreasen, Afdelingsleder - Błrne- og Familier dgivningen Middelfart Kommune: Jonna Christoffersen Socialr dgiver - Familieafdelingen Tel.: jonna.christoffersen@middelfart.dk Randers Kommune Business Case - DUBU