Skab dit eget kommunikationssystem

Transkript

1 Skab dit eget kommunikationssystem Dette er et værktøj for dig, som vil have orden i og styr på din kommunikation blive mere effektiv i brugen af dine mulige kanaler skabe en helhed i din måde at kommunikere på Dette værktøj hjælper dig med at skabe et gennemtænkt system af møder, s, intranet og andre kontaktveje. Værktøjet er selvinstruerende, men det kan også bruges i samarbejde med andre ledere eller med støtte fra Kommunikationsafdelingen. Dette værktøj indeholder En beskrivelse af og et eksempel på, hvordan en leders kommunikationssystem ser ud. En vejledning i, hvordan du kan beskrive dit eget kommunikationssystem. Herunder et arbejdspapir, der indeholder 1. Målgruppestatus 2. Kommunikationssystem 3. Analyseværktøj 4. Handlingsplan PowerPoint-præsentation Sidst opdateret

2 Du har allerede et kommunikationssystem! Kommunikationssystemet er et af ledelsens vigtigste hjælpemidler. Alle ledere har et mere eller mindre gennemtænkt system for deres kommunikation i forbindelse med fx møder, medarbejdersamtaler og s, men jo mere gennemtænkt og bevidst lederen udnytter systemet, jo mere effektiv bliver kommunikationen. Et kommunikationssystem består af: De mennesker, du vil kommunikere med De kanaler, du bruger for at kommunikere et budskab Selve budskaberne Hvordan kan et kommunikationssystem se ud? For at du skal få en opfattelse af, hvordan en leders kommunikationssystem kan se ud, præsenteres her to eksempler på kommunikationssystemet, der er taget udenfor hospitalsverdenen. Det første system tilhører Lotte, 35 år, som er leder for tre skoler. Det andet system tilhører Karl, 55 år, som er salgschef i en mellemstor produktionsvirksomhed. Begge eksempler illustrerer de kommunikationskanaler, som bruges af Lotte og Karl, inden de bevidst begynder at arbejde med at udvikle systemet. Eksempel: Lottes kommunikationssystem Sidst opdateret

3 Lotte har et system, som i høj grad bygger på faste møder. I organisationen sidder Lotte med i en ledelsesgruppe, hvorfra hun formidler information - især til skolelederne, som hun mødes med hver anden uge. Hun deltager også i skolepersonalets afdelingsmøde med jævne mellemrum. Eksternt møder hun leverandører og forældregrupper. Lotte er ikke helt tilfreds med sit system. Hun synes, at det er for formelt. Eksempel: Karls kommunikationssystem Karl har flere uformelle møder med små, men vigtige grupper, medarbejdere og kunder. Han udnytter elektroniske medier med mange s. Mødet med virksomhedens produktionsafdeling er et eksempel på dialog på tværs. Karl er i det store hele tilfreds med sit system, men han tænker, at han kan gøre det bedre. Sidst opdateret

4 Eksempel: Lottes og Karls nye kommunikationssystem Lotte og Karl begyndte bevidst at udvikle deres kommunikationssystemer. Ingen af dem lavede nogle revolutionerende ændringer, men begyndte at udvikle det, de mente, der var mest behov for. Lotte havde tidligere erfaret, at hun skulle kommunikere lidt mere personligt og valgte at sende et par personlige elektroniske breve til sine medarbejdere, - et til sine nærmeste medarbejdere og et til alle medarbejderne. Brevene indeholdt Lottes opsummering og refleksioner over virksomheden og blev afsluttet med nyheder og andet, hun ville gøre opmærksom på. Nedenfor illustreres Lottes nye system. Sidst opdateret

5 Karl bestemte sig for at arbejde mere bevidst med medarbejdersamtalerne. Efter den årlige runde ville han lave en sammenfatning af samtalerne og bruge den som basis for en beskrivelse af, hvordan han tænkte sig de kommende års arbejde i afdelingen. For at højne erfaringsudveksling og læring mellem sælgerne og dem, der står for markedsføring, introducerede han et salgsakademi. Karls nye system illustreres nedenfor. Sidst opdateret

6 Sådan gør du! Dette værktøj hjælper dig med at udvikle dit kommunikationssystem i fire trin som vist i figuren nedenfor: Trin 1: Status over dine målgrupper og kanaler Du begynder med at skabe et billede af dit eget kommunikationssystem. Dette gør du ved at lave en status over dine målgrupper. Som støtte i dette arbejde kan du hente hjælp i skemaet nedenfor. Målgruppe/ personer Grad af vigtighed: 1) meget vigtig 2) mere eller 3) mindre vigtig Hvordan: Hvilke kanaler? Hvor meget? Hvor ofte? Kommunikationen fungerer godt eller mindre godt? Proceduren: 1) Start med at liste alle dine målgrupper eller de personer, som du har behov for at kommunikere med, i kolonnen til venstre. På den sidste side i dette dokument finder du en liste over forskellige målgrupper til inspiration. Den kan minde dig om målgrupper, du ikke selv har overvejet. 2) Udfyld kolonnen Grad af vigtighed. Ret i den indtil du føler dig tilfreds og gå altid ud fra vigtigheden i forhold til, at det skal virke i din virksomhed. Sidst opdateret

7 3) Notér i tredje kolonne, hvordan du kommunikerer med grupperne. Hvilke kanaler (måder at have kontakt på) bruger du? På sidste side i dette dokument finder du en liste over forskellige typer af møder, som er en ofte forekommende kanal. Den samme målgruppe kan nås på flere måder. Hver måde har sin række i skemaet. Det kan blive til mange rækker, men det giver alligevel et godt overblik. Notér også din vurdering af mængden og omfanget af informationer i din kommunikation med forskellige målgrupper. Sker kommunikationen for ofte, for sjældent eller passende? Du kan fx skrive ledelsesgruppen, hver anden uge, for ofte. 4) I kolonnen længst til højre vurderer du, hvor godt kommunikationen fungerer. Vurdér ud fra godt og mindre godt. Det kan meget vel blive sådan, at to forskellige måder, at kommunikere med samme målgrupper på, får forskellige vurderinger. Eksempel: Sådan udfyldte Lotte skemaet Målgruppe/ personer 1. Forældregrupper 2. Mine medarbejdere Grad af vigtighed: 1) meget vigtig 2) mere eller 3) mindre vigtig Meget Meget Hvordan: Hvilke kanaler? Hvor meget? Hvor ofte? To gange pr måned Passende Møder Hver anden uge Passende Kommunikationen fungerer godt eller mindre godt? Mindre godt (for lidt aktivitet) Fungerer godt Gå til arbejdspapiret og udfyld dit eget skema under 1. Målgruppestatus Trin 2: Tegn dit nuværende kommunikationssystem Nu skal du tegne dit eget kommunikationssystem. Nedenfor finder du en model, som du kan bruge til at tegne dit eget kommunikationssystem. 1) Placér dine meget vigtige målgrupper i den midterste cirkel, de vigtige i den mellemste cirkel og de mindre vigtige i den yderste cirkel. 2) Under linjen placerer du kommunikationssituationer som fx månedsmødet, medarbejder- og ugemøderne, som du har angivet fungerer mindre godt i den højre kolonne i skemaet ovenfor. Over linjen placerer du de kommunikationssituationer, som du har vurderet fungerer godt. Sidst opdateret

8 3) Du kan efter behov dele dine kommunikationssituationer op i interne og eksterne. Brug da venstre halvdel af modellen til interne og højre del til eksterne. Sidst opdateret

9 Eksempel: Sådan så Karls gamle kommunikationssystem ud Medarbejdersamtalen fungerede ikke så godt (fordi den ikke blev fulgt op), møderne med produktionsafdelingen var ofte for dårligt forberedte. Derudover fik møderne med samtlige sælgere et minus, eftersom de alle handlede om noget, som alle vidste i forvejen. Gå til arbejdspapiret og tegn dit eget kommunikationssystem under 2. Kommunikationssystem Sidst opdateret

10 Trin 3: Hvad kan og vil du forbedre? Kig nu på kortet over dit eget system. Er du tilfreds med det, kan du stoppe her. Hvis du ikke føler dig helt tilfreds, kan du stille dig følgende spørgsmål: Hvad kan du gøre ved de dele af systemet, som du oplever fungerer mindre godt? Med andre ord de dele der havnede under linjen i modellen? Tror du, at der findes andet, som du kan udvikle? Brug gerne analyseværktøjet nedenfor som inspiration. Du kan også gå direkte ind og arbejde i dit eget skema i arbejdspapiret under 2. Kommunikationssystem Svar på spørgsmålene i skemaet nedenfor og skriv dine tanker ned om, hvordan du kan forbedre de forskellige punkter i kolonnen Kommentar/tiltag. Forsøg at være så konkret som mulig, når du formulerer dine kommentarer og tiltag. Gå til arbejdspapiret og udfyld nedenstående forbedringsværktøj under 3. Analyseværktøj Sidst opdateret

11 Forbedringsskema JA NEJ Kommentar/tiltag Er der nogle målgrupper, som du ikke fik med på listen, men som er vigtige? Hvilke målgrupper under linjen vil og kan du gøre noget ved? Er der nogle tiltag, som du behøver hjælp til? Har du nogle gode kanaler til dialog? Har du for meget envejskommunikation/monolog og for lidt tovejskommunikation/dialog? Er der nogle kanaler/måder at kommunikere på, som du kan sløjfe helt eller delvist? Er der nogle typer af kanaler, som du ikke har nu, men som du gerne ville prøve? Hvilken eller hvilke? Har du en god mødestruktur? Er der noget af det, der hører ind under dit kommunikationsansvar, som du kan lægge over på en anden? Har du behov for at nå ud til alle dine medarbejdere? Hvis ja, gør du det? Er der noget kommunikation, som bør gå hurtigere? Hvordan kan du gøre det? Hvordan går det med din kommunikation opad i organisationen? Fungerer den? Hvis nej, hvad kan du gøre? Er der nogle af målgrupperne i dit kommunikationssystem, som har svært ved at blive hørt? Bruger du intranettet som en hjælp i din egen kommunikation? Hvordan? Har du behov for at blive mere synlig overfor dine medarbejdere? Hvis ja, hvordan? Er et problem? Hvis ja, hvilket? Kan du gøre noget ved det? Sidst opdateret

12 Trin 4: Dit nye kommunikationssystem Ved hjælp af analyseværktøjet ovenfor har du nu formuleret et antal forslag til tiltag. Gør nu følgende: 4) Gå alle dine kommentarer i listen igennem og sæt en ring om de tiltag, som du oplever, er vigtige at prioritere. 5) Tag nu billedet frem af dit nuværende kommunikationssystem. Bestem, hvad du vil gøre ved det, der fungerer mindre godt. Er de forandringer, du vil gøre, små, så kan du føre dem ind på billedet af dit nuværende system. Er det mere omfattende forandringer, så tegn billedet om og illustrér dit fremtidige kommunikationssystem. Der er en værdi i at tegne dit nuværende system og det system, du ønsker dig for at få et helhedsbillede. Hvis du ikke ønsker at tegne dem op, kan du gå direkte til handlingsplanen. 6) Lav en handlingsplan, hvor du skriver de ønskede tiltag ned, hvordan og hvornår de skal gennemføres. Handlingsplanen kan se ud, som vist nedenfor. Gå til arbejdspapiret under 4. Handlingsplan, for at lave din egen Tiltag Hvordan skal tiltaget gennemføres? Hvornår skal tiltaget gennemføres? Sidst opdateret

13 Eksempler på forskellig målgrupper i en organisation Interne målgrupper Medarbejdere Projektledere Forskere Ledere Ledelsen Specialister Vejledere Økonomiafdelingen IT-afdelingen Tillidsrepræsentant Personaleafdeling Eksterne målgrupper Patienter Brugere Pressen Omverdenen/nærmiljøet Samarbejdspartnere Leverandører Eksempel på forskellige typer af møder Afdelingsmøder Resultatmøder Debriefing-møder (Opsummering) Morgenkonference Dialogmøder Før- og eftermøder Ti minutters møder (garanteret uforstyrret tid for samtale mellem leder/medarbejder én gang hver anden uge) Stormøder Informationsmøder Beslutningsmøder Brainstormingmøder Problemløsningsmøder Brokkekvarteret Sidst opdateret