Rammeaftale vedrørende bygherrerådgivning til Arealudvikling Aarhus

Transkript

1 Rammeaftale vedrørende bygherrerådgivning til Arealudvikling Aarhus Sagsnr. 12/ mellem Aarhus Kommune v/arealudvikling Aarhus Pakhus 27 Nordhavnsgade Aarhus C v/kontaktperson Bente Lykke Sørensen (herefter benævnt Arealudvikling Aarhus ) og medundertegnede [indsæt firmanavn Indsæt firmaadresse Indsæt firma tlf. Indsæt firma Indsæt cvr.nr. Indsæt kontaktperson] (herefter benævnt rådgiveren ) er der indgået følgende aftale. Som underrådgivere anvendes: [indsæt firmanavn Indsæt firmaadresse Indsæt firma tlf. Indsæt firma Indsæt cvr.nr. Indsæt kontaktperson] 1. Rammeaftalens formål, omfang og varighed 1.1. Denne rammeaftale har til formål at beskrive de overordnede rammer for rådgiverens ydelser til Arealudvikling Aarhus. Aftalen omfatter bygherrerådgivningsydelser i forbindelse med udvikling og salg af kommunale arealer i Aarhus, herunder bistand i forbindelse med planlægning og udbud, udarbejdelse af teknisk udbudsgrundlag, tilbudsvurdering, indgåelse af salgsaftaler mv. Aftalen omfatter bistand i forbindelse med den løbende planlægning af arealer og udviklingsområder, herunder AREALUDVIKLING AARHUS Teknik og Miljø Aarhus Kommune Pakhus 27 Nordhavnsgade DK-8000 Aarhus C

2 bistand i forbindelse med tilvejebringelse af plangrundlag i form af eksempelvis dispositionsplaner, lokalplaner, trafikplaner mv. Alle opgaver under nærværende aftale igangsættes på bestilling af Arealudvikling Aarhus. Rammeaftalen løber i 4 år, men der kan frem til rammeaftalens udløb indgås kontrakter af længere varighed indenfor de enkelte delaftaleområder Rammeaftalen er opdelt i 3 delaftaler: Delaftale 1: De Bynære Havnearealer Delaftale 2: Ny by i Lisbjerg Delaftale 3: Godsbanen Nærværende rammeaftale vedrører delaftale [nr. xx] 1.3. Rammeaftalen er i forhold til rådgiveren ikke eksklusiv. Arealudvikling Aarhus er således berettiget til at antage en rådgiver, der ikke er indgået rammeaftale med, ligesom Arealudvikling Aarhus ikke er forpligtet til at aftage ydelser fra rådgiveren, og rådgiveren er ikke garanteret nogen minimumsomsætning. 2. Rådgiverens ydelser 2.1. Rådgiveren er i rammeaftalens løbetid forpligtet til at sikre, at rådgiverens tilbud overholdes herunder procesbeskrivelse, projektorganisation, samt plan for implementering Rådgiverens ydelser omfatter bistand til Arealudvikling Aarhus i forbindelse med udvikling og salg af arealer, herunder: Rådgivning i forbindelse med planlægning og gennemførelse af udbud Rådgivning i forbindelse med bedømmelse af udbud Udarbejdelse af tekniske bilag til udbudsmateriale og salgsaftaler Rådgivning i forbindelse med kontraktstyring Side 2 af 10

3 Rådgivning i forbindelse med dispositionsplaner og lokalplaner Rådgivning i forbindelse med budgetopfølgning Fastlægge omfang og styring af forundersøgelser 2.2. Rådgiverens ydelser er endvidere baseret de rådgivningsydelser, der kan rekvireres ved Danske Ark og FRI s ydelsesbeskrivelse for bygherrerådgivning, december Aftalegrundlaget er ABR 89 med de tilføjelser og fravigelser, der følger af nærværende aftale Rådgiverens ydelser skal omfatte de rådgivnings- og bistandsydelser, som er nødvendige i forbindelse med gennemførelsen af den konkrete opgave. Rådgiverens ydelser konkretiseres nærmere i forbindelse med bestilling af opgaver indenfor de enkelte delaftaler Rådgiveren skal udføre opgaver under rammeaftalen i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler. Det bemærkes, at rådgiveren ved henvisning til lovgrundlag er forpligtet til at sikre, at der henvises til gældende lovgivning, hvorfor rådgiveren løbende skal påse, om det anførte lovgrundlag er blevet ændret og/eller opdateret. 3. Tildeling af opgaver 3.1. I forbindelse med udførelsen af en konkret opgave under hver enkelt af de 3 delaftaler, kan tilbudsgiver blive givet mulighed for at komplettere sit tilbud Der vil herefter blive indgået aftale om udførelse af opgaven baseret på ordregivers aftaleseddel, jf. bilag Tid og dagbod 4.1. Tidsplan fastlægges af parterne i fællesskab ved indgåelse af aftale om udførelse af de enkelte opgaver på baggrund af oplæg fra Arealudvikling Aarhus Dagbod pr. dagbodudløsende fristoverskridelse angivet i tidsplanen udgør 2 promille pr. arbejdsdag, dog mindst kr. pr. arbejdsdag. Side 3 af 10

4 5. Økonomisk grundlag for opgavens løsning 5.1. Arealudvikling Aarhus fastsætter i forbindelse med indgåelse af aftale om en konkret opgave den økonomiske ramme for opgavens gennemførelse. Den økonomiske ramme dækker alle udgifter i forbindelse med projektets gennemførelse, herunder eventuelle udgifter til inventar og udstyr og samtlige honorarer og omkostninger, herunder rådgiverhonorarer. Rådgiveren er ansvarlig for overholdelse af opgavens budget i henhold til aftalesedlen Rådgiveren skal sikre sig forudgående skriftlig godkendelse hos Arealudvikling Aarhus af enhver ændring af den enkelte opgave, ethvert ekstraarbejde samt afholdelse af enhver uforudseelig udgift, inden arbejdet udføres Rådgiveren er forpligtet til tidligst muligt at fremlægge og inddrage Arealudvikling Aarhus ved væsentlige beslutninger om sagens økonomi. 6. Honorar og udlæg 6.1. For samtlige ydelser omfattet af nærværende rammeaftale og den udfyldte aftaleseddel, ydes der et honorar baseret på de timesatser, der fremgår af rådgiverens tilbud, jf. bilag 5. Honoraret reguleres i overensstemmelse med pkt. 5 i Danske Ark og FRI s standardforbehold af juni Honoraret beregnes efter medgået tid hos rådgiver til løsning af de enkelte opgaver. Til brug for honoreringen skal hver enkelt medarbejder omhyggeligt og løbende føre et timeregnskab med detaljeret angivelse af, hvad tiden er anvendt til. Arealudvikling Aarhus kan til enhver tid uden varsel kræve at se timeregnskaberne. Alle timepriser er i danske kroner. I timepriserne er inkluderet alle ved aftalens indgåelse gældende afgifter og gebyrer bortset fra moms. Der aftales en vejledende honorarramme baseret på rådgiverens estimat for tidsforbrug til opgavens udførelse. Rådgiveren forpligter sig til løbende at kontrollere rammens overholdelse, og til straks at underrette Arealudvikling Aarhus, såfremt rammen ikke kan overholdes på grund af forhold, som Side 4 af 10

5 rådgiveren ikke burde tage i betragtning, med henblik på straks at få afklaret nødvendige tiltag til rammens overholdelse, alternativt at få hævet rammen Udlæg refunderes med følgende afvigelser/tilføjelser, idet der aftales en vejledende budgetramme for udlæg i forbindelse med indgåelse af de enkelte aftaler: Udgifter til reproduktion af udbudsmateriale afholdes af rådgiveren. Udlæg for kørsel samt andre transport- og rejseudgifter refunderes ikke. Udgifter i forbindelse med CAD, projektweb, byggeweb og anden IT-anvendelse herunder anvendelse af digitalt udbud og digital aflevering - er indeholdt i det aftalte honorar. Udgifter til modelbygning og 3D-visualiseringer betales kun efter forudgående skriftlig aftale med Arealudvikling Aarhus. Rådgiveren er forpligtet til løbende at kontrollere, at rammen for udlæg overholdes og straks underrette Arealudvikling Aarhus, såfremt rammen ikke kan overholdes, således at de nødvendige tiltag for rammens overholdelse kan afklares Udlæg refunderes uden tillæg. 7. Udbetaling af honorar inklusive udlæg 7.1 Det i aftalesedlen anførte honorar og aftalte udlæg udbetales månedsvis bagud efter påkrav Begæring om udbetalinger skal fremsendes til Arealudvikling Aarhus som E-fakturering digitalt. EAN nr., sagsnavn, rekvisitionsnummer og projektlederens navn påføres fakturaen. Fakturaer på acontobeløb og aftalesedler/ekstrabetaling skal sendes særskilt. Arealudvikling Aarhus betaler ikke gebyr eller andre omkostninger forbundet med E-fakturering. Arealudvikling Aarhus betalingsfrist er 30 arbejdsdage efter modtagelsen af elektronisk faktura med de krævede oplysninger. Såfremt fakturaen er mangelfuld, rykkes betalingsfristen tilsvarende. Side 5 af 10

6 8. Aftalesedlens retsvirkninger 8.1. Den underskrevne aftaleseddel konstituerer en rådgivningsaftale i henhold til ABR 89. Såfremt der sideløbende er flere aftalesedler i kraft, vil der på samme tid således eksistere flere separate rådgivningsaftaler under rammeaftalen. 9. Standsning af opgaven 9.1. Arealudvikling Aarhus er berettiget til på ethvert tidspunkt at standse en opgave under rammeaftalen. Såfremt opgaven standses, har rådgiveren ret til honorar for de ydelser, der er erlagt på tidspunktet for opgavens standsning. Rådgiveren har under ingen omstændigheder krav på dækning af udgifter i anledning af opgavens standsning og/eller mistet fortjeneste ved ikke at fuldføre opgaven for de faser, der efterfølger den fase, hvori opgaven standses. Rådgiverens tabsbegrænsningspligt består uændret. 10. Opsigelsesadgang Arealudvikling Aarhus kan opsige rammeaftalen med 6 måneders varsel til den første i en måned Såfremt Arealudvikling Aarhus i forbindelse med en eventuel klagesag ved Klagenævnet for Udbud eller de almindelige domstole pålægges at annullere beslutningen om tildeling af rammeaftalen til rådgiveren, og/eller rammeaftalen erklæres for uden virkning, er Arealudvikling Aarhus berettiget til med 3 måneders varsel at opsige rammeaftalen i sin helhed En opsigelse af rammeaftalen indebærer ikke en automatisk opsigelse af aftalesedler indgået under rammeaftalen, idet disse aftalesedler fortsat står ved magt Rådgiveren kan ikke kræve erstatning, tabt dækningsbidrag eller andet tab dækket, som følge af rammeaftalens opsigelse, med mindre betingelserne i ABR 89, pkt. 8.4 er opfyldt. 11. Ansvar Rådgiverens ansvar reguleres i henhold til ABR 89 pkt. 6. Side 6 af 10

7 11.2. Eventuelle begrænsninger i ansvarsforholdet fastsættes i forbindelse med indgåelse af aftale om de enkelte opgaver Det forhold, at Arealudvikling Aarhus i samarbejde med rådgiveren normalt repræsenteres af medarbejdere med ekspertise inden for de aktuelle fagområder, fritager på intet tidspunkt rådgiveren for rådgiveransvaret. 12. Forsikring Rådgiveren er forpligtet til at tegne en løbende professionel ansvarsforsikring, som dækker rådgivning i rammeaftalens løbetid. Forsikringen skal omfatte alle rådgivningsområder omfattet af nærværende rammeaftale og aftalesedler. Rådgiveren afholder selv omkostninger ved tegning af denne forsikring. Den løbende ansvarsforsikring skal som minimum have en dækningssum for person- og tingskade på henholdsvis 12,5 mio. kr. og 5 mio. kr. Bygherrerådgiver skal på bygherrens anmodning dokumentere, hvilken forsikringsdækning, der gælder ved indgåelse af de enkelte aftaler, herunder give oplysning om størrelsen af en eventuel selvrisiko Rådgiverens økonomiske ansvar for personskader kan begrænses til 15 gange rådgiverens sluthonorar for den enkelte opgave, idet rådgiverens økonomiske ansvar dog ikke kan begrænses til et beløb mindre end 12,5 mio. kr. Rådgiverens økonomiske ansvar for tingskade kan begrænses til 15 gange rådgiverens sluthonorar for den enkelte opgave, idet rådgiverens økonomiske ansvar dog ikke kan begrænses til et beløb mindre end 5 mio. kr Rådgiveren skal på tidspunktet for rammeaftalens indgåelse fremsende kopi af forsikringspolice med vilkår samt dokumentation for præmiebetaling, som dokumenterer, at de i pkt stillede krav til forsikringsdækningen er opfyldt. Den fremsendte dokumentation udgør rammeaftalens bilag ILO-konventionen Rådgiveren forpligter sig til at sikre, at de ansatte, som rådgiveren og eventuelle underrådgivere beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er ugunstigere end de løn- og ansættelsesforhold, der er gældende på den egn, hvor arbejdet udføres, jf. ILO Konventionen nr. 94. Side 7 af 10

8 13.1. Arealudvikling Aarhus er på ethvert tidspunkt berettiget til at kræve dokumentation for, at rådgiveren overholder denne forpligtelse Overholder rådgiveren ikke forpligtelsen, og medfører dette et berettiget krav fra de ansatte, kan Arealudvikling Aarhus tilbageholde vederlag til rådgiveren med henblik på at tilgodese dette krav. 14. Nøglemedarbejdere og underrådgivere Rådgiveren skal til enhver tid råde over medarbejdere med de nødvendige tekniske kvalifikationer til at løse de opgaver, der er omfattet af rammeaftalen. Såfremt rådgiveren ved rammeaftalens indgåelse har baseret sit tilbud på anvendelse af konkrete underrådgivere, indgår underrådgiverens medarbejdere ved denne bedømmelse Såfremt rådgiveren ved rammeaftalens indgåelse har baseret sit tilbud på anvendelse af konkrete underrådgivere, må rådgiveren som udgangspunkt ikke udskifte underrådgiveren. Såfremt underrådgiveren bliver indisponibel på grund af forhold, som ikke kan lægges rådgiveren til last, eller såfremt der opstår uovervindelige uoverensstemmelser mellem rådgiveren og underrådgiveren, kan rådgiveren undtagelsesvist fremkomme med forslag til ny underrådgiver til Arealudvikling Aarhus forudgående godkendelse. Underrådgiveren skal i så fald besidde mindst de samme kompetencer, som den underrådgiver, der udskiftes. 15. Rettigheder Arealudvikling Aarhus erhverver ejendomsretten og ophavsretten og enhver anden rettighed til analyser, rapporter, dokumenter, programmel og øvrigt materiale, som rådgiveren udarbejder til Arealudvikling Aarhus på baggrund af rammeaftalen. Med ovenstående undtagelser gælder bestemmelserne om ophavsret i ABR 89, afsnit Rådgivers habilitet Rådgiveren garanterer, at denne ikke har påtaget sig eller vil påtage sig nogen opgave, som medfører, at der kan rejses tvivl om rådgiverens evne til fuldt ud at varetage Arealudvikling Aarhus interesser. Side 8 af 10

9 Rådgiveren garanterer endvidere, at rådgiver ikke anvender medarbejdere, underrådgivere og medarbejdere hos underrådgivere, som medfører, at der kan rejses tvivl om vedkommendes evne til fuldt ud at varetage Arealudvikling Aarhus interesser. Rådgiveren indestår samtidig for, at nærværende bestemmelse respekteres af rådgiverens medarbejdere samt ved indgåelse af aftaler med underrådgivere og disses medarbejdere. Nærværende bestemmelse omfatter alene den eller de delaftaler, rådgiveren har fået tildelt. Rådgiveren er derfor berettiget til at påtage sig opgaver omfattet af den eller d øvrige delaftaler. 17. Tvister Såfremt der opstår uoverensstemmelser mellem parterne i forbindelse med denne aftale, skal disse som udgangspunkt afklares dialogmæssigt på lavest mulige niveau i organisationen Eventuelle tvister, der ikke kan løses ved forhandling mellem parterne, afgøres i henhold til ABR Voldgiftsretten sættes altid i Aarhus Såfremt Arealudvikling Aarhus i anledning af rådgiverens løsning af opgaven bliver sagsøgt ved de almindelige domstole, kan Arealudvikling Aarhus, uanset ovennævnte bestemmelse, medinddrage rådgiveren under et sådant søgsmål. Rådgiveren skal på anfordring kunne dokumentere, at ovenstående bestemmelser ligeledes indgår i kontrakten med eventuelle underrådgivere. 18. Bilag Til rammeaftalen hører følgende bilag: Bilag 1: Danske Ark og FRI s standardforbehold af juni 2007 (indgår, men vedlægges ikke) Bilag 2: Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand, ABR 89 (indgår, men vedlægges ikke) Bilag 3: Danske Ark og FRI s ydelsesbeskrivelse for Side 9 af 10

10 bygherrerådgivning, december 2003 (indgår, men vedlægges ikke) Bilag 4: Aftaleseddel (skabelon) Bilag 5: Rådgiverens tilbud af xx.xx.xxxx Bilag 6 Forsikringsoplysninger 19. Underskrifter Dato: For Arealudvikling Aarhus: Bente Lykke Sørensen Dato: For rådgiveren: [XX] Side 10 af 10