REFERAT. 2. Opfølgning på grønne handlingspunkter fra sidste referat (5 min) Sikring af at opgaver holdes i spil/ikke bliver glemt, v/ban

Transkript

1 Møde d. 9. oktober 2015, kl Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Deltagere: Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Mette Qvist Jensen (MQJ), Søren Anker Andersen (SAA), Terkel Rørkær Sigh (TRS), Birgit Andersen (BAN). Gæst: Orla Hoppe (OH) Afbud: Solveig Sannem (SOS), Pia Behrens Gammelgaard (PBG), Sissel Johansen (SRJ), Theresa Albøge Laursen (TAL), Jens Gerner-Smidt (JGS), Thomas Nielsen (THNI). 1. Godkendelse af dagsorden (5 min) Tilføjes under Eventuelt: - Håndtering af administrative udmeldelser når opgaven bliver flyttet fra Optagelsen til fakulteterne, v/trs. - Dokumentationsfristen for bestået bacheloruddannelse og dermed udløb af den betingede indskrivning for vinteroptaget er fastsat til d. 7. marts 2016, v/lu. 2. Opfølgning på grønne handlingspunkter fra sidste referat (5 min) Sikring af at opgaver holdes i spil/ikke bliver glemt, v/ban Feedback vedr. brugerroller til Tina A. Bjerrum Der mangler feedback fra Arts (både Emdrup og Aarhus) og ASE, som hermed rykkes. Tina kan ikke komme videre med opgaven førend feedback er givet. Overflytning til anden intern uddannelse. Det viste sig også at være et opmærksomhedspunkt i analyseprojektet for Optagelsen, hvor Lone Urbak og Maia Jensen har båret opgaven videre. Dette har resulteret i STADS-ønsket til drøftelse i dag under punkt 4.3. Ændring af antal terminer fra 0 til 99. Bjarke Parner har foretaget ændringer af følgende bekendtgørelser: 146 Bekendtgørelse om suppleringsuddannelsen til den sundhedsfaglige kandidat 1389 Bekendtgørelse om universiteternes internationale uddannelsesforløb.

2 1187 Bekendtgørelse om masteruddannelser ved universiteterne Bekendtgørelse om bachelor- og kandidatuddannelser ved universiteterne Bekendtgørelse om fleksible forløb. 417 Bekendtgørelse om suppleringsudd. til de pædagogiske kandidatuddannelser 1056 Bekendtgørelse om videreuddannelsen i odontologisk praksis. 731 Bekendtgørelse om uddannelsen til professionsbachelor i tandpleje Bekendtgørelse om den erhvervsøkonomiske diplomuddannelse HD. 527 Bekendtgørelse om diplomingeniøruddannelsen. Efter regeltjek burde tingene være på plads. Er der flere bekendtgørelser, hvor der er behov for ændringer, så kontakt Bjarke direkte herom. 3. Opfølgningspunkter (25 min) 1. Revidering af tompladsforsiden, v/mar. Det enkelte fakultet/båndmedlem bedes indskrive deres specifikke tekst i nedenstående bilag forud for mødet og rundsende det til båndet. Bilag: Tompladsordningen version 2. EVU er i færd med at gennemgå og revidere EVU-hjemmesiderne herunder tompladsforsiden, med forventet idriftsættelse nytår UVA/EKA-båndet ønsker dog tompladsforsiden ændret nu, idet EVUmedarbejdere oplever løbende henvendelser/spørgsmål om tompladser. MAR+ BAN videreformidler til EVU, v/kirsten Largren, således at teksterne kan blive publiceret senest 1. november Orientering efter møde med Optagelsen afholdt d. 16. sep vedr. de studieadministrative fælles frister i samspillet mellem UVA/EKA og Optagelsen, herunder den videre proces, v/mar. Bilag: Ønsker om levering af oplysninger fra Optag om ansøgere til tilvalg, sidefag og kandidatuddannelser, v/saa. Mødet med Optagelsen kom omkring en række aspekter herunder: - Skal et overblik være datospecifikt eller friholdt for konkrete datoer? - Vi skal huske at inddrage EVU- og INT-båndet, men vi laver først en pilot på snitfladen mellem UVA/EKA-båndet og Optagelsen. - Optagelsen vil gerne kende mere til UVA/EKA-fristerne. - Vi skal genbruge allerede eksisterende materiale / info på hjemmesider mv og blot linke hertil. - Interessentviften for overblikket bør afklares. - Overblikket kan også danne baggrund for prioritering af indsatsområ- 2

3 der i snitfladen mellem UVA/EKA og Optagelsen. Fokus: Hvilke konkrete oplysninger skal udveksles hvornår? Et oprationelt overblik modsat det hidtidige mere systemvendte Fælles frister. BAN har udarbejdet et udkast til overblik over udveksling af informationer (se vedhæftet referatet). Det rummer følgende oplysninger /kolonner: - Frist for levering - Hvad skal leveres - Formål med levering/oplysningerne skal anvendes til - Detaljering af oplysninger - Bemærkninger - Hvem leverer - Hvem modtager Båndets umiddelbare respons var at overblikket ser fint ud samt at niveauet skal være så robust, at oplysningerne ikke skal rettes hvert år. SAA overfører oplysningerne fra bilaget Ønsker om levering af oplysninger fra Optag om ansøgere til tilvalg, sidefag og kandidatuddannelser herunder trimmer yderligere for eventuelle enslydende ønsker. 3. Forbedret tekst om afmelding - STADS Selvbetjeningens forside, v/saa. Bilag: Forside STADS selvbetjening 1, v/saa. SAA anbefaler forslag 3, dog medtaget afsnittet om tilmeldingskrav fra forslag 2. Der skal konsekvensrettes i teksten på mit.au.dk dog således at de, der stadigt gerne må afmelde sig, ikke bliver i tvivl herom. SAA justerer formuleringen og sender den til implementering og samtidigt til orientering i båndet. Ændringen skal implementeres inden d Drøftelsespunkter (75 min) 1. Anbefaling mht. over/underløb i 30/60 ECTS i tællerfunktionen, v/oh. Bilag: Anbefaling om over-underløb i tælleren F16, v/oh. Det forventes ikke at ret mange studerende oparbejder et overløb i efterårssemesteret 2015, ligesom det pt. ikke kan vurderes om de positive effekter af at slå overløbstælleren til overstiger de negative effekter. Derfor udskydes vurderingen vedr. eventuelt at slutte overløb til i STADS - til foråret Emnet sættes på pipeline til undersøgelse i februar Til den tid er der forventelig kommet klarhed om Fremdriftsreformens eventuelle tilpasning, ligesom der kan sættes bedre fo- 3

4 kus på detaljerne i problemstillingen omkring overløb. Overløb tæller på baggrund af undervisningstilmeldinger. Det typiske scenarie er at en studerende tager ekstra ECTS i et semester for at have plads til eksempelvis praktikophold i det efterfølgende semester. 2. Et ekstra info-punkt ikke ajourførte rammer: OH oplyste, at hvis rammer i STADS ikke er ajourte, kan registrering af resultater ikke falde på plads. Visse strukturelle ændringer i studieordninger kan medføre at en ramme ikke er ajourført. For indeværende er der 2053 studerende på åbne rammer, hvor rammen ikke er ajourført. Studiesystemer udsender en oversigt til UVA/EKA-båndet således at ajourføring af rammer kan foretages på hvert fakultet. Studiesystemer får indarbejdet en månedlig rutine for udsendelse af en samlet oversigt over ikke-ajourførte rammer. Oversigten sendes til UVA/EKA-båndet. 3. Udviklingsønske til STADS relateret til Optagelsen, v/oh. Bilag: Udviklingsønske til STADS, v/oh. Ønsket vedrører overflytning til anden intern uddannelse, som kort nævnt under punkt 2. Det er vigtigt at alle interessenter bliver hørt i forhold til udviklingsønsket, herunder SU, Statistik/indberetning samt diplomingeniørerne under ASE (er ASEs tidlige optagelsesdato et levn fra en udfaset systemunderstøttelse?). SAA efterlyser en robust løsning. Volume af problemet er jf. Maia Jensen ca. 300 studerende årligt. Et alternativ til udviklingsønsket er at Optag undlader at afmelde i forbindelse med optagelsen, og at fakulteterne manuelt afmelder eksamenstilmeldinger, for de studerende. Studiesystemer vil kunne levere et STADS-udtræk som grundlag for disse afmeldinger. MAR + BAN dribler opgaven videre, og OH kobles evt. på omkring STADS detailafklaring. 4. Eksamenstilmeldingsperiode (3. forsøg) en første drøftelse, v/saa. Som en konsekvens af Fremdriftsreformen forventes færre tilmeldinger i eksamenstilmeldingsperioderne. Der ønskes en drøftelse af længde og placering af de aktuelle fælles tilmeldingsperioder. Ønske: Kortere perioder, f.eks. én uge placeret 1-2 uger tidligere end nu. Bilag: Eksamenstilmeldingsperioder 2, v/saa. Optimalt ønsker båndet at fastholde fælles frister, idet forskellige frister giver signalforvirring for studerende der har fag på tværs af fakulteter. Modsat er det dog kun forventeligt få studerende, det berører. 4

5 HE: Uge 7 er grundet vinterferien ikke en god uge, ligesom der bør tilstræbes mundrette datointervaller som hidtil. BSS: Periodeforslagene ligger for tidligt for BSS-praksis, grundet at eksamensresultaterne fra reeksamen skal være de studerende i hænde inden tilmelding til de opsamlingseksamener som ligger samtidigt med de ordinære sommer- og vintereksamener. AR: Et problem hvis der bliver to typer eksamenstilmeldinger i samme tilmeldingsperiode, da de studerende så ikke kan skelne mellem disse. Dertil vanskeliggøres planlægningen hos AR af flere prøveformer kan komme i spil til samme fag. ST: Kvartersstrukturen er under udfasning hos ST i efteråret Følgende forslag blev drøftet til videre bearbejdning af SAA: Uge 8 i stedet for uge 7, samt uge 38 i stedet for uge Opfølgning på lynpejlingen om Uformel status på tilmelding til undervisning i efteråret i form af korte konkrete indlæg fra hvert fakultet. Alle bedes udfylde med kommentarer inden mødet, v/alle. Bilag: Erfaringsudveksling Fremdriftsreform UVAEKA bånd, v/trs. Punktet udsættes til næste møde da ikke alle havde udfyldt bilaget med kommentarer. 6. Tre gode grunde til at UVA/EKA-båndet eksisterer -> en drøftelse mhp. et revideret udkast til båndkommisorium, v/alle. Bilag: Båndkommisorium for UVA/EKA-båndet. Få evt. også insiration af de øvrige tværgående bånds kommissorier. Punktet udsættes til næste møde. 5. Orientering fra (10 min) 1. Studiesystemer, v/thni Herunder fortløbende orientering om udmøntning af Studiesystemers organisering. THNI var fraværende til mødet, derfor intet nyt. 2. SNUK-båndet, v/srj SRJ var fraværende til mødet, derfor intet nyt. 6. Eventuelt (5 min) 5

6 1. Alternativt tidspunkt for båndmødet d. 4. nov. 2015?, v/pbg. Den 2. nov. 2015, kl er præbooket og blev konfirmeret på mødet. 2. Båndets respons på forslag til STADS/EDDI-servicevinduer i 2016, v/mar Bilag: Servicevinduer 2016, udsendt pr. mail pr. 29. sep svarfrist d. 8. okt. 2015, v/thni. Båndet har godkendt de udmeldte datoer for beliggenhed af STADS/EDDI servicevinduerne De to servicevinduer d. 27/1 og d. 29/6 starter senere, forventelig først kl grundet fakulteternes arbejde med udskrivning af beviser til dimissionen. Båndet har ønsket starttidspunktet for servicevinduerne generelt flytttet fra kl. 15 til kl. 16, dvs. med start efter normal arbejdsdags ophør. Studiesystemer har bedt båndene tage dialogen om et generelt senere starttidspunkt på STADS/EDDI-servicevinduerne med de respektive uddannelseschefer. Uddannelsescheferne bakker op bag forslaget og ønsket er nu videresendt til vicedirektørniveauet. 3. Lone Urbak har udsendt mail om dokumentationsfristen for bestået bacheloruddannelse og dermed udløb af den betingede indskrivning for vinteroptaget fastsat til d. 7. marts Frist for respons herpå er d. 19. okt. 2015, hvorefter fristen bliver oplyst på Studieguiden. Der var ingen indvendinger til fristen. Der gives særskilt respons til LU fra hver afsnitsleder, hvis ikke allerede foretaget. 4. Drøftelse af TRS s mail pr. 8. okt om håndtering af administrative udmeldelser når opgaven bliver flyttet fra Optagelsen til fakulteterne. Fire individuelle SQL-træk - ud fra Søren Ankers moder SQL - eller en central løsning? BSS foretager SQL-trækket én gang ugentligt, efter en introduktion hertil fra SAA. Individuelle tilpasninger vil ske, så derfor individuel håndtering fremadrettet. Overdragelsen fra Optagelsen til fakulteterne er ikke gennemført for alle fakulteterne endnu. Punktet gendrøftes med Thomas Nielsen på næste møde, ud fra ønsket om at få SQL-trækket centralt fra. 7. Pipeline for båndmøder i efteråret 2015 (5 min) Gentænkning af punktet Orientering fra vedr. punktet Studiesyste- 6

7 mer, v/thni, v/mar. Identificering af konkrete punkter til drøftelse med Kristian Thorn på baggrund af udkast til revideret kommissorium, v/srj. Drøftelse af den videre praksis og systemunderstøttelse af specialer på AU forud for drøftelse i chefgruppen. Gæst: CKR. Afmelding af eksamen i forbindelse med orlov, v/mar Eksamenssnyd bortvisning genindskrivning, v/ujs Gæst: Kirstine Thaulund Eriksen fra UJS Besøg af Kristian Thorn i UVA/EKA-båndet. Konkrete drøftelsespunkter, eksempelvis båndets rådgivende rolle samt AUs kommandoveje herunder specifikt infoflow til/fra båndet. Dato skal aftales. Meritstatistik, v/mth. Meritstatistikken forventes udarbejdet hen over sommeren og offentliggjort i efteråret Inden offentliggørelse vil begge bånd blive hørt ift indhold. Tidlig vinter 2015/16. 7