ID Dato Spørgsmål Svar

Transkript

1 Kan det passe at bilag 1 mangler? Bilag 1 er nu lagt på Der efterspørges en blanket til brug for Oplysninger vedr. udbudsbekendtgørelsen afsnit III.2 Følgende dokument Skabelon - udvælgelseskriterier (egnethedsvurdering) er lagt på Hvilken netværksforbindelse ønsker Kunden, at leverandøren kobler sig op med? Er der krav om en darkfiber? Kundens krav til Leverandørens etablering og dimensionering af opkobling til Kundens netværk fremgår af Bilag 2 a-4 - Kundens it-miljø - Integration med Kundens netværk. Endvidere henvises til bilag 4.b Drift Service, K4b-5 og K4b Supplerende oplysninger fra Ordregiver: Udbudsbetingelserne, punkt 9: I forhold til de angivne intervaller for vægtning af underkriterier, jf. udbudsbetingelsernes punkt 9, oplyses det supplerende, at Aarhus Kommune i overensstemmelse med udbudsreglerne efter modtagelsen af tilbud, men inden afslutningen af tilbudsevalueringen, vil træffe beslutning om den endelige fastlæggelse af underkriteriernes vægtning (inden for det angivne spænd). Denne vægtning vil blive meddelt tilbudsgiverne i meddelelsen om resultatet af tilbudsevalueringen Supplerende oplysninger fra Ordregiver: Udbudsbetingelserne, punkt 8, MBU-optionen : I forhold til den i udbudsmaterialet beskrevne MBU-option oplyses det supplerende, at Ordregiver har fastlagt og defineret optionen ud fra Aarhus Kommunes ønsker til omfang, indhold og øvrige vilkår for optionen vedrørende overtagelse samt efterfølgende drift, support og vedligeholde af servere på pædagogisk netværk fra Aarhus Kommunes Magistratsafdeling for Børn og Unge (MBU).

2 Supplerende oplysninger fra Ordregiver: Bilag 12.a-1 - Specifikation af priser: I forhold til regnearket i bilag 12.a-1 er Ordregiver blevet opmærksom på, at nogle af de anvendte formler og beregninger håndterer visse priselementer uhensigtsmæssigt, idet der er risiko for, at nogle priselementer kommer til at vægte med en uforholdsmæssig stor vægt i den samlede tilbudstekniske pris. Ordregiver har derfor set sig nødsaget til at udarbejde en ny version af regnearket med filnavnet Ny_Bilag 12.a- 1 (2)- Specifikation af priser, hvor uhensigtsmæssighederne er rettet. Tilbudsgivere bedes være opmærksomme på, at det SKAL være den nye version af regnearket, der medsendes tilbuddet. I den nye version af regnearket med filnavnet Ny:Bilag 12.a-1 (2)- Specifikation af priser er der foretaget ændringer i følgende: - Fane 1: D8 - Fane 3: D9-D12 - Fane 9: Erstattet af ny fane - Fane 10: D22 og E På baggrund af at udbudsmaterialet først var tilgængeligt ca. 3 dage efter annonceringen samt grundet det faktum at vi er i en periode med mange helligdage/fridage vil jeg høre om det er muligt at få afleveringsfristen skubbet 1 uge? Udbudsbekendtgørelsen blev fremsendt til offentliggørelse den 15. maj 2014 (jf. udbudsbekendtgørelsens punkt VI.5), og udbudsmaterialet var tilgængeligt på udbuddets hjemmeside ( samme dag. Tilbudsfristen er fastsat i overensstemmelse med Udbudsdirektivets artikel 38. Aarhus Kommune ønsker ikke at imødekomme ønsket om at udskyde afleveringsfristen og fastholder, at tilbudsfristen er den 25. juni 2014, kl , lokal tid i Danmark.

3 Bilag 4a Driftskrav Der efterspørges backup i Bilag 4 (afsnit 2.3) men i Bilag 12-a-1 Specifikation af priser faneblad Driftsvederlag samt MBU Kunden forventer, at backup prisen er inkluderet i storagevederlaget. Dette omfatter det angivne storagevederlaget i Bilag 12-a-1 Specifikation af priser faneblad Driftsvederlag samt MBU option. option er der ingen steder at angive backup prisen. Skal backup prisen inkluderes i storage prisen? Bilag 4a Driftskrav Leverandøren skal i henhold til Bilag 4a (K4a 68) tilbyde servere med Microsoft SQL Server licens i Standard og Enterprise version, men i Bilag 12-a-1 Specifikation af priser faneblad Driftsvederlag samt MBU option efterspørges kun en MS SQL. Hvilken version efterspørges eller kommer der en ny version, som giver mulighed for at prissætte Microsoft SQL Standard og Enterprise? I Kontrakten side 30 afsnit 21.3 Driftsvederlag står der, at Driftsvederlaget opgøres månedligt og består af et fast vederlag og et variabelt vederlag pr. bruger. Definer venligst hvordan bruger skal forstås? Bør vederlaget udelukkende være pr. server? Bilag 4a Driftskrav K4a-2. Der kræves understøttelse af Ubunto version sandsynligvis Denne betegnelse mener Leverandøren er for upræcis. Leverandøren foreslår, at kravet tilrettes, så der stilles krav om en eller flere supporterede versioner af Ubunto. Leverandøren foreslår version 12 eller nyere, og at Ubunto version 8.04, i stedet flyttes til krav K4a-3. Der er en fejl i Kontrakten side 30 afsnit 21.3 Driftsvederlag, andet afsnit. Afsnittet ændres til følgende: Driftsvederlaget opgøres månedligt og består af et fast vederlag og et variabelt vederlag for henholdsvis services, storage og tilvalgsydelser. Driftsvederlagets priselementer, og vilkårene for fastsættelse heraf, fremgår af bilag 12.a-1. Der er en fejl i Bilag 4a, K4a-2. K4a-2 ændres til følgende: Leverandøren skal som del af sin IaaS-ydelse understøtte, levere licenser til og drive følgende operativsystemer (OS), og alle nyere versioner og releases af disse, for Kunden: Microsoft Server 2012 (64-bit) Microsoft Server 2008 (32-bit) Ubuntu Server Precise version 12 SUSE Linux Enterprise version 11 Der er en fejl i Bilag 4a, K4a-3. K4a-3 ændres til følgende:

4 Leverandøren skal tilbyde mulighed for: Microsoft Server 2003 (32-bit) Microsoft Server 2003 (64-bit) Windows Server 2000 Standard SP4 (32bit) Ubuntu Server Hardy 8.04 LTS (32bit) Ubuntu Server Jaunty 9.04 Standard (64bit) Ubuntu Server Lucid (64bit) Ubuntu Server Lucid LTS (64bit) Bilag 4a Driftskrav K4a-13. Kunden stiller krav om antivirusbeskyttelse af alle leverede servere. Leverandøren forventer dette kan blive et problem hen over kontraktperioden, hvis kravet omhandler alle operativsystemer (K4a-2 & K4a-3), da flere af operativsystemerne allerede er uden for support, og det derfor må forventes manglende support fra antivirus-producenterne. Leverandøren foreslår derfor, at kravet alene gælder operativsystemer nævnt i K4a-2. Bilag 4a Driftskrav K4a-66. Leverandøren ønsker at få uddybet hvad Kunden mener med Sikkerhedszoner. Menes der her forskellige Vlans, som er adskilt med firewall? som f.eks. DMZ og internt net? Bilag 4a Driftskrav og Bilag 12a-1 Specifikation af Priser K4a-68. Kunden kræver at Leverandøren leverer licens til MS SQL Standard og Enterprise. Men i Bilag 12a-1 skelnes ikke mellem Enterprise og Standard version, der er kun muligt at indtaste én pris. Leverandøren foreslår at Bilag 12a-1 udvides med mulighed for prissætning af både Standard og Enterprise version. Kunden ønsker som udgangspunkt antivirus på alle sine servere, hvis Leverandørens antivirusløsning understøtter de pågældende operativsystemer. Ordlyd i krav K4a-13 ændres derfor til følgende: K4a-13 Leverandøren skal levere og drive antivirus-beskyttelse sammen med alle leverede servere, såfremt de af Kunden påkrævede operativsystemer supporteres af Leverandørens antivirussystemer. Kundens forståelse af sikkerhedszoner er, at Kundens servere sikkerhedsmæssigt kan adskilles fra andre servere ud fra en defineret politik (både egne og i forhold til leverandørens andre kunder). Teknologi og tekniske principper for dette ønskes beskrevet af leverandøren i forhold til dennes sikkerhedspraksis og tekniske muligheder. DMZ, VLAN, VRF og lignende mekanismer til at håndhæve sikkerhedspolitikker kunne i den forbindelse indgå i Leverandørens inddeling i sikkerhedszoner.

5 Bilag 4a Driftskrav og Bilag 12a-1 Specifikation af Priser K4a-70. Kunden stiller krav til levering af filservice. Leverandøren kan ikke se mulighed for at prissætte denne service i Bilag 12a-1. Skyldes dette en forglemmelse eller ønsker Kunden kun en tilkendegivelse fra Leverandørens om mulighed for levering? Se Filtjeneste nederste på faneblad Driftsvederlag i Bilag 12-a-1 Specifikation af priser Bilag 12a-1 Specifikation af Priser I bilag 12a-1, fane Driftsvederlag under tilvalg. Der ønskes opgivet en pris for MS SQL pr. Server, Men MS SQL afregnes til Microsoft baseret på antal core i serveren. Leverandøren foreslår derfor at prisen angives pr. core. Bilag 4a Driftskrav K4a-29. Leverandøren opfatter, at krav omkring selvbetjeningsløsningen vedrører de operativsystemer specificeret i Krav K4a-2. Er dette korrekt? Bilag 12a-1 Specifikation af Priser Faneblad 4. Driftsvederlag: Hvordan skal Disaster Recovery optionen prissættes? Leverandøren foreslår en ændring i bilaget så Disaster Recovery option udfyldes efter samme metode som Service vederlag og Storage. Bilag 4b Drift Servicemål K4b-8. Da RTO vil være afhængig af datamængden som skal reetableres, foreslår Leverandøren at der fastsættes maksimum datamængder, som er indeholdt i kravet. Selvbetjeningsløsningen defineres ud fra flere krav og omfatter dermed ikke kun operativsystemer, men i forhold til K4a-29 som enkeltstående krav, så omfatter minimumskravet operativsystemerne listet i minimumskrav K4a-2. Såfremt Leverandøren også understøtter operativsystemerne listet i K4a-3, så vil det være en fordel, hvis disse også understøttes af selvbetjeningsløsningen, men dette er ikke ultimativt, da K4a.3 ikke er et minimumskrav Bilag 4b Drift Servicemål, afsnit 6 Retention er primært relevant ift. Kundens datapolitik og dermed revisi-

6 I afsnit 6 nævnes, nævnes forskellige retention tider for backup, f.eks. fil 3 år betyder det at alle data med en backupfrekvens på +2 gange i døgnet (RPO <12timer) skal gemmes og dermed akkumuleres i op til 3 år? on, hvorfor de angivne Retention-værdier skal sikre at Kundens data er tilgængelig fra backup i en vis periode. Kunden ønsker som udgangspunkt ikke at blande sig i Leverandørens backuppolitik på detaljeret niveau. Den angivne retention er derfor udelukkende for månedsbackup dvs. månedsbackup gemmes i den oplyste retentionperiode Bilag 4b Drift Servicemål, krav K4b-9 K4b-9, RTO ved katastrofeberedskab <24 timer; er det korrekt forstået, at dette krav refererer til at én given server kan genetableres på 24 timer og ikke, at samtlige servere på én gang skal genetableres på under 24 timer? Bilag 4b Drift Servicemål, afsnit 6 I Bilag 4b afsnit 6, oplyses servicemål for RTO på forskellige datatyper. Der er dog ikke oplyst for hvilke datamængder disse mål skal kunne opfyldes kan dette uddybes? Som udgangspunkt gælder servicemålene for tilgængelighed i en normalsituation. Hvis der indtræffer en katastrofe, så skal den enkelte server kunne genetableres indenfor 24 timer, ikke nødvendigvis alle servere på én gang. Hvis Disaster Recovery tilkøbsmuligheden er valgt, så skal en server kunne genetableres hurtigere Bilag 12a-1 Specifikation af Priser Tilbudsgiver vil gerne have oplyst om det er en korrekt, at det ikke skal være muligt at prissætte backup separat som kr. pr GB i bilag 12.a1? Hvis dette er korrekt vil tilbudsgiver gerne have oplyst på hvilke elementer omkostningen til backup ønskes placeret. Se svar på spørgsmål nr Bilag 4a Driftskrav I bilag 4a henvises der til bilag 2.a-1, som tilsyneladende ikke er at finde på Der er en henvisningsfejl i bilag 4.a Driftskrav, afsnit 1.1 Formål. Der indgår ikke et bilag 2.a-1 i udbudsmaterialet. I stedet henvises til Bilag 2.a-3-Kundens IT miljø Udstyr Bilag 2.a-4 Kundens it-miljø Integration med Kundens netværk Generelt indleder Aarhus Kommune hvert bilag med en vejledning Der er tale om en fejl. Tilbudsgiver anmodes om at foretage følgende tilføjelser:

7 i besvarelse, og standarden er, at der efter hvert afsnit indeholdende kravmatrice kommer et afsnit med leverandørens Løsningsbeskrivelse. I nogle tilfælde brydes denne struktur. Tilbudsgiver ønsker klarlagt om det er bevidst, at der ikke skal være en løsningsbeskrivelse fra Leverandøren, efter hver kravmatrice? Eksempelvis for bilag 2-a-4 Kundens It miljø - Integration med Kundens net. Her er der bedt om løsningsbeskrivelse i afsnit Leverandørens løsningsbeskrivelse men ingen i afsnit 3 vedrørende Kundens AD Setup. - Efter afsnit 3.1. AD Domain Controler i Bilag 2.a-4 Kundens itmiljø Integration med Kundens netværk tilføjes et nyt afsnit Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 7-1 dokumentation I Ordregivers vejledning står følgende: Vejledning til tilbudsgiver i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Dette bilag indeholder Leverandørens udkast til et dækkende katalog over løsningsbeskrivelser for incidents og problems. Tilbudsgiver ønsker en uddybning af hvad Ordregiver ønsker beskrevet her? Bilag 13 IT-sikkerhed I bilag 13 er felterne for angivelse af Helt, Delvist og ikke opfyldt samt Bemærkningsfeltet markeret med sort. Tilbudsgiver ønsker angivet om der er en hensigt hermed? Eller om vi bare skal fjerne den sorte markering? Dette gælder eksempelvis krav k4a1, k4a7, k4a9, k4a12 og k4a13. Kravnummereringen i dette bilag kunne ligeledes antyde en krav nummereringsfejl. Med et dækkende katalog over løsningsbeskrivelser menes løsningsbeskrivelser i forhold til Incidents og Problems. Der er en fejl i kravs nummereringen bilag 13, afsnit 3,i Bilag B Krav til databehandlere. Der står K4a. Der skal stå K13. K13-1, k13-7, k13-9, k13-12 og k13-13 er markeret med sort, da de vurderes, at være dækket af øvrige krav i udbudsmaterialet. I forhold til K13-1 er den blandt andet dækket af kravene i Bilag 2 a-4 - Kundens it-miljø - Integration med Kundens net fx K2.a-4-4 og K2.a-4-5. I forhold til K13-7 er den blandt andet dækket af kravene i Bilag 8 Rapportering fx K8-8 og K8-15.

8 K13-9 og K13-12 vurderes ikke at være aktuelle i nærværende udbud. I forhold til K13-13 er den blandt andet dækket af kravene i Bilag 4b - Drift - Servicemål og Bilag 5b - Support og Vedligehold Servicemål K14-20: Leverandøren skal tilbyde Microsoft Server licenser på Academic vilkår til de angivne servere i bilag Academic-licenser kan ikke leveres i et Cloud-miljø, dette skal være SPLA-licenser. Derfor spørger leverandøren om denne option skal leveres på SPLA-licenser eller Academic-licenser, som så placeres i et dedikeret miljø? Bilag 6 nævner Fujitsu som afgivende Leverandør - er det korrekt? Bilag 2-a-3 og Bilag 14-a-1 er tilsyneladende identiske, og Bilag 14-a-1 er ikke compliant med angivelser for MBU optionen i Ny- Bilag 12a1-2. Bør Bilag 14-a-1 ikke opdateres? Skal angivelser for CPU, RAM og Netkort i NyBilag 12a1-2 fanerne 4 og 6 forstås som tilkøbsmuligheder. Tilbudsgiver tolker umiddelbart at de angivne servertyper skal konfigureres med CPU, RAM og Netkort til at modsvare de opstillede krav i Bilag 4a, og at de separate angivelser for CPU, RAM og Netkort således er tilkøbsmuligheder. Ordregiver bedes oplyse om denne tolkning er korrekt. I bilag 4a,K4a-3 angives det at Leverandøren skal opgive priser for 3 ældre OS typer, og at der skal angives separat pris for transition af disse til Leverandørens miljø. NyBilag 12a1-2 giver ikke mulighed for at angive disse ekstra priser. Hvorledes og hvor ønsker Ordregiver at disse priser opgives? Kunden fastholder sit krav K14-20 om, at Leverandøren skal tilbyde Microsoft Server licenser på Academic vilkår til de angivne servere i bilag 14-1 Der er en henvisningsfejl i Bilag 6. Den afgivende Leverandør er Cabo.

9 Kontraktens pkt. 8.1 afsnit 3 henviser til afsnit 4 i bilag 3.a, som skal indeholde en detaljeret tidsplan. Der findes ikke et afsnit 4 i Bilag 3-a. Bør der ikke retteligt refereres til Bilag 3-a-1 Det er korrekt, at henvisningen i kontraktens punkt 8.1., 3. afsnit, sidste punktum, skulle have været til bilag 3.a-1. Den detaljerede tidsplan udarbejdes efter kontraktindgåelse, ud fra den tilbudte hovedtidsplan og kravene i bilag 3.a., og vil herefter indgå i bilag 3.a-1. Henvisningen vil blive rettet ved kontraktindgåelse Kontraktens pkt. 9 henviser til pkt. 8.1 Afklaringsfasen og pkt. 8.2 Implementeringsfasen. De respektive afsnit findes i hhv. afsnit 9.1 og 9.2. Det forekommer at være en generel henvisningsfejl igennem hele kontrakten efter afsnit 9. Ordregiver anmodes om at rette henvisningerne. Kontraktens krydshenvisninger er beklageligvis ikke blevet opdateret før offentliggørelsen. De korrekte henvisninger kommer frem, hvis dokumentet opdateres, f.eks. skrives ud eller ved anvendelse af funktionen vis udskrift. Ordregiver vil tilsikre, at krydshenvisningerne er opdateret i den version af kontrakten, der skrives under efter afslutningen af udbudsforretningen I NyBilag12a1-2 er i fanen 10. Bodsoversigt angivet maximumsboder for servicemål i Bilag 5b. Bør disse maximumsboder ikke også fremgå i Bilag 5b? I bilag 5b, afsnit 5.2 anvendes andelen (%) af overholdte tidsfrister pr. incidentprioritet som måleenhed for målopfyldelsen og dermed som grundlag for bodsberegningen i afsnit 5.3. Målemetoden er velegnet ved større mængder, men det forventes, at mængderne af incidents vil være stærkt begrænsede. Særligt prioritet 1 incidents vil forhåbentligt være sjældne, dvs. mindre end en pr. måleperiode (måned). Det vil sige, at en overskridelse af reaktionstiden straks vil resultere i en målopfyldelse på 0 %, uanset størrelsen af overskridelsen. Sammenholdt med afsnit 5.3 betyder det udløsning af en bod på Der er tale om en fejl. Maksimumboder for servicemål i Bilag 5.b vil blive indarbejdet i bilaget i forbindelse med kontraktindgåelse.

10 kr. ved en prioritet 1 overskridelse, hvilket formodes ikke at være hensigten. Er det muligt, at Ordregiver reviderer modellen? Det kan eksempelvis foreslås at måle størrelsen af overskridelsen og beregne en bod pr. overskridelse I Bilag 6 pkt fremgår følgende tekst: Det vil i praksis betyde, at Leverandøren etablerer Kundens IaaS-miljø og derefter foretager migrering af Kundens virtuelle servere og tilhørende data fra den nuværende leverandør. Vil Ordregiver venligst præcisere hvad begrebet tilhørende data dækker i forbindelse med transitionen? Bilag 5b: Hvor mange henholdsvist P1, P2, P3 og P4 fejl har der gennemsnitligt været pr. måned hos nuværende leverandør? Bilag 4b: Hvor mange servere har ikke kunnet leve op til en tilgængelighed på 99,9% på månedsbasis hos nuværende leverandør? I bilag 4b, afsnit står der Leverandøren måler sammenhængende nedetid. Hvordan skal sammenhængende forstås? Skal nedetid ikke også opgøres hvis tilgængeligheden ikke er sammenhængende? I samme sætning står der at det er pr. miljø, menes der ikke pr. server? I bilag 4b, K4b-5 angives det, at svartider måles for udvalgte transaktioner som fastlægges i afklaringsfasen. Leverandøren har ansvar for driftseffektiviteten på OS niveau. Det bedes præciseret, at der med transaktioner tilsvarende me-

11 nes transaktioner på OS niveau. Dette har afsmittende virkning for K Af bilag 8, afsnit 2.5 angives det, at vedligeholdelsesydelsen inkluderer forebyggende vedligeholdelse af applikationen. Hvad menes der med dette? Af bilag 8, K8-22 fremgår det, at rapporten skal indeholde: Oversigt over alle ændringer, herunder bestilte, planlagte, gennemførte, aflyste, fejlede samt emergency ændringer fordelt på type, jævnfør Bilag 11 - Ændringshåndtering Bilag 11 omhandler dog ændringer til de aftalte ydelser. Er der noget Tilbudsgiver overser? Der er en fejl i den fremhævede tekst fra bilag 8, K8-22. Teksten ændres til : Oversigt over alle ændringer, herunder bestilte, planlagte, gennemførte, aflyste, fejlede samt emergency ændringer Flere bilag I flere bilag fx Bilag 8 Rapportering (se afsnit Kundens overordnede krav til rapportering og Kundens generelle krav til rapportering i driftsfasen ) og Bilag 2.a-4 Kundens itmiljø Integration med Kundens netværk (se afsnit 3.1. AD Domain Controler ) har Kunden ikke angivet et afsnit til Leverandørens løsningsbeskrivelse. Er dette udtryk for at Kunden ikke ønsker en løsningsbeskrivelse til disse krav, eller er der tale om fejl? I så fald kan Leverandøren indsætte et afsnit efter kravene, fx efter afsnit Kundens overordnede krav til rapportering i Bilag 8 og navngivne dette Leverandørens løsningsbeskri- Der er tale om en fejl. Tilbudsgiver anmodes om at foretage følgende tilføjelser: - Efter afsnittene Kundens overordnede krav til rapportering i Bilag 8 Rapportering tilføjes et nyt afsnit Leverandørens løsningsbeskrivelse. - Efter afsnit Kundens generelle krav til rapportering i driftsfasen i Bilag 8 Rapportering tilføjes et nyt afsnit Leverandørens løsningsbeskrivelse. - Efter afsnit 3.1. AD Domain Controler i Bilag 2.a-4 Kundens itmiljø Integration med Kundens netværk tilføjes et nyt afsnit Leverandørens løsningsbeskrivelse.

12 velse? Hvis Kunden ikke ønsker dette, hvor ønsker Kunden så løsningsbeskrivelsen beskrevet? Bilag 13 IT-sikkerhed I Bilag 13 IT-sikkerhed er Kundens krav i afsnit 3 nummeret krav ID med 4a-n, som i Bilag 4a Driftskrav. Er det korrekt at Leverandøren opfatter dette som en fejl, og at ID i stedet skal være K13-n? Bilag 13 IT-sikkerhed I Bilag 13 IT-sikkerhed i K4a-2 beskriver Kunden et krav om kryptering af datakommunikationslinjer, men henviser til Bilag 2.a-4 hvor kryptering ikke beskrives. Ønsker Kunden kryptering på datakommunikationslinje baseret på MPLS, eller drejer kravet sig alene om kryptering af evt. VPN-forbindelser? Der er en fejl i kravs nummereringen bilag 13, afsnit 3,i Bilag B Krav til databehandlere. Der står K4a. Der skal stå K Bilag 13 IT-sikkerhed Under Vejledning til tilbudsgiver i forbindelse med udarbejdelse af tilbud skriver Kunden, at: Databehandleraftale Bilag A Bilag C Bilag D Ikke disse er mindstekrav og dermed ikke forudsættes udfyldes af Leverandøren ved afgivelse af tilbud. For at være sikker, er det korrekt forstået, at Bilag D Oversigt over tilknyttede medarbejdere ikke skal udfyldes nu, men først efter kontraktindgåelse? I Vejledningen til Bilag 13 IT-sikkerhed fremgår, at følgende afsnit i bilaget udgør et mindstekrav (MK). Databehandleraftale Bilag A Aarhus Kommunes IT-sikkerhedspolitik Bilag C Kvitteringsbilag Bilag D Oversigt over tilknyttede medarbejdere Disse dele af bilaget forudsættes ikke udfyldt af Tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbuddet. Det er korrekt, at Bilag D - Over ver tilknyttede medarbejdere først skal udfyldes efter kontraktindgåelse.

13 Bilag 13 IT-sikkerhed Kunden skriver i Vejledning til tilbudsgiver i forbindelse med udarbejdelse af tilbud i Bilag 13, Bilag B at Leverandøren for hvert krav skal angive om kravet enten er helt, delvist eller ikke opfyldt. Dog er nogle af felterne i Bilag B markeret helt med sort, se fx K4.a-1. Skal Leverandøren behandle disse felter som om normale hvide felter? Se svar spørgsmål nr Bilag 7 Dokumentation I bilag 7 Dokumentation er der ingen kravtype angivet ved K7-10. Hvad er kravtypen ved dette krav? Gælder det generelle oppetidskrav på 99,9% for både produktions- og test-servere? Hvor er hardware fysisk placeret i dag? Varsel for udlevering af backup, samt hvilket format skal backup leveres i? Er storage capacity angivelser aktuelt forbrug i GB, og ikke allokeret capacity? Må der migreres til andre virtualiseringsplatforme? MBU lister 2 applikationsservere, hvilke applikationer er der tale om? I Bilag 8 Rapportering s. 4 er der reference til et underbilag Bilag 8-1 skabelon for rapportering, men bilaget findes ikke i det materiale der fremgår af IT-udbuds siden er det en fejl at det er nævnt i Bilag 8, eller mangler bilaget i materialet? K7-10 i bilag 7 Dokumentation er et Krav. 000sappl01 = Denne server bruges til test af forskellige applikationer. Denne server bliver altså ikke brugt til nogen fast applikation. 000Sappl02 = EasyIQ IDM fra Systemtech Der er en henvisningsfejl i bilag 8, side 4. Følgende bilag indgår ikke i nærværende udbud: Bilag Rapportering - skabelon for rapportering

14 Under driftskrav er det defineret, at der skal kunne leveres forskellige klasser af henholdsvis servere og storage. Vi kan ikke finde specifikation af hvilke servere, der skal leve op til hvilke krav. Kan dette uddybes? Der henvises til Bilag 4.a Driftskrav, K4.a-21 og Driftskrav, K4.a Af bilag 2.a-4, krav K2.a-4-6 fremgår Leverandøren skal give Kunden og Kundens Netværksoperatør mulighed for at overvåge netværksudstyr i Leverandørens server-/datacenter, det indgår i forbindelserne til Kundens netværk. Dette drejer sig om meget udstyr, som indeholder netværkstrafik for mange andre kunder end Ordregiver! Principielt kunne der argumenteres for at det drejede sig om næsten alt netværksudstyr hos Leverandøren. Det foreslås derfor følgende formulering Leverandøren skal give Kunden og Kundens Netværksoperatør mulighed for at overvåge det netværksudstyr i Leverandørens server-/datacenter, hvor Kundens trafik termineres. Bilag 2.a-4, krav K2.a-4-7: Det er uklart for Tilbudsgiver hvad Ordregiver mener med dette Mindste Krav. Derfor ønskes en uddybning af Mindste Krav. Bilag 2.a-4 Krav K2.a-4-9: Nederst i krav henvises til Underbilag 2.a-4 Infrastruktur og designdokumentation for AD Hvor kan Ordregiver finde dette underbilag? Bilag 2.a-2: Tilbudsgiver tolker bilaget således at det alene er sager der fødes hos Kunden der skal synkroniseres. Kan Ordregiver bekræfte dette? Følgende dokument Underbilag 2.a-4 Infrastruktur og designdokumentation for AD er lagt på

15 Bilag 2.a-2: Ordregiver angiver at der idriftsættes et nyt, og endnu ikke kendt, ITSM system slutningen af Det er ikke muligt at beregne en integration til et system der ikke er kendt. Er Ordregiver villig til at acceptere at den eventuelle meromkostning der vil være til integration af det nye ikke kendte ITSM system afregnes på timebasis Bilag 4a, Krav 4a-70: Ordregiver beder om fuldt managed filservice, og angiver at de vægter positivt hvis Leverandøren kan drive Kundens DFS Miljø. Kan Ordregiver præcisere begrebet filservice og specificere Ordregivers DFS miljø? Bilag 5b, afsnit 8.1: Ordregiver angiver Servicemål for bestilling, skalering, og ændringer. Ved større bestillinger af kompliceret infrastruktur vil det være vanskeligt at leve op til disse Servicemål. Kan Ordregiver acceptere at disse servicemål afgrænses til at omhandle samtidig bestilling af ændring/skalering af mindre kvantiteter, f. eks. <3 Servere, <100GB storage, og netværkskonfigurationer som ikke kræver nyindkøb eller ny- eller omkonfigurering NyBilag 12a1-2, Fanen 4. Driftsvederlag: Det fremgår i Celle E14 af Kunden forventer at skulle anvende 4 netkort. Dette stemmer ikke overnes med det samlede serverantal. Kan Ordregiver præcisere meningen med 4 netkort her? Kontrakt afs. 7.3 og Bilag 5c: Ordregiver nævner Leverandørens initiativpligt flere steder i kontrakt og bilag. Det er uklart for Tilbudsgiver hvor omfattende denne initiativpligt er for Leverandøren, specielt i forhold til Kundens applikationers driftsafvikling og performance. Omfanget af en sådan initiativpligt vil have direkte

16 indflydelse på omkostningsniveauet, og dermed på den pris Kunden slutteligt skal betale. Kan Ordregiver, set i det lys, præcisere Leverandørens initiativpligt, for forhold som ikke har årsag i IaaS leverancen som Leverandøren har ansvar for, i forhold til f. eks. manglende performance på applikationer? NyBilag 12a1-2: NyBilag 12a1-2 regner ikke korrekt. I fanen 1. Samlet vederlag medregnes effektiviseringsprocenten for år 3 og 4 ikke. Dette betyder at arket ikke udviser den korrekte Tilbudtekniske sum. Vil Ordregiver opdatere arket og fremsende en rettet udgave? Kontraktens 21 (Benchmarking) Kan Ordregiver acceptere følgende ændringer i 21: Kunden er berettiget til at kræve benchmarking af driftsvederlaget, jf. punkt 20.3 og bilag 12.a-1, med henblik på at sikre, at Leverandørens vederlag er i overensstemmelse med markedsniveauet for tilsvarende ydelser. Derudover foretages der ikke benchmark for andre af de af Kontrakten omfattede ydelser og vederlag. En benchmarkingundersøgelse iværksættes ved, at Kunden fremsender Meddelelse til Leverandøren, hvori Leverandøren underrettes om benchmarkingundersøgelsens påbegyndelse. Meddelelsen kan tidligst fremsendes 24 måneder efter Overtagelsesdagen eller 12 måneder efter en eventu-

17 elt tidligere gennemført benchmarkingundersøgelse. Benchmarkingundersøgelsen gennemføres ved, at det månedlige driftsvederlag benchmarkes i forhold til et prisudviklingsindeks fra en anerkendt benchmarkingekspert. Benchmarkingeksperten udarbejder en plan, indeholdende beregningsmetoder, for gennemførelse af benchmarkingundersøgelsen. Det skal herunder sikres, at der alene sammenlignes med lignende ydelser (i omfang, volumen, servicel levels, risikoallokering mellem Kunden og Leverandøren samt aftalegrundlag), at der sammenlignes med minimum 3 tilsvarende leverandører, der kan levere det fulde omfang af sammenlignelige ydelser samt at der tilsikres en efter god benchmarking-skik fair og statistisk valid undersøgelse. Kunden er berettiget til at kræve, at der benyttes en benchmarkingekspert, som Kunden har indgået aftale med. Kunden er berettiget til at kræve, at der benyttes et prisudviklingsindeks fra en benchmarkingekspert, som Kunden har indgået aftale med. Denne benchmarkingekspert er på tidspunktet for Kontaktens ikrafttrædelse firmaet Zangenberg Analytics ApS. I tilfælde af at Kunden indgår en ny eller anden aftale om benchmarkingekspertise, vil Leverandøren blive informeret herom med 1 måneds varsel. Såfremt en Part ikke kan godkende benchmarkingekspertens udkast til plan for gennemførelse af benchmarkingundersøgelsen, skal dette meddeles skriftligt til benchmarkingeksperten og den anden Part senest 10 Arbejdsdage

18 efter modtagelse af udkastet. Meddelelsen skal indeholde Partens forslag til ændring af udkastet. Fremsættes der ikke forslag til Ændringer inden for denne frist, anses udkastet for godkendt uanset tidligere meddelelse. Når benchmarkingekspertens udkast til plan for gennemførelse af benchmarkingundersøgelsen kan anses for godkendt af begge Parter, gennemføres benchmarkingundersøgelsen i overensstemmelse med planen. Parterne er forpligtet til at samarbejde med benchmarkingeksperten og skal imødekomme benchmarkingekspertens anmodninger om adgang til og udlevering af materiale. Indsigelser mod den foreløbige benchmarkingrapport skal meddeles skriftligt til benchmarkingeksperten og den anden Part og senest 30 Dage efter modtagelsen af benchmarkingrapporten. Fastslår benchmarkingresultatet, at en eller flere af ydelserne i driftsvederlaget ikke leveres til en markedsmæssig pris, og hvor denne difference er større end 2510 %, skal Leverandøren, nedsætte sit vederlag med et beløb svarende til differencen i forhold til benchmarkingresultatet, ved næste fakturering eller inden en tidsfrist aftalt med Kunden, dog i ingen tilfælde senere end 31 måneder regnet fra gennemførelsen af benchmarkingundersøgelsen eller (såfremt der er gjort indsigelse jf. nedenfor) efter tidspunktet for afgørelsen af indsigelsen. En nedsættelsen kan dog maksimalt ske med 15%.. Sådanne nedsatte vederlag skal være gældende for resten af kontraktperioden eller frem til en eventuel ny nedsættelse af vederlag som følge af en senere benchmarkingundersøgelse.

19 Resultatet af den endelige benchmarkingrapport kan ikke føre til en stigning i vederlag, herunder driftsvederlaget, eller en reduktion af nogen ydelse eller noget serviceniveau, herunder Servicemål. Såfremt Leverandøren gør indsigelser mod en forudsætning indlagt i benchmarkingrapporten, og kræver benchmarkingrapporten ændret, skal Leverandøren - efter henvisning af spørgsmålet til samarbejdsorganisationen - i mangel af enighed, anmode om udmeldelse af en sagkyndig i henhold til Kontraktens 36.2 Omkostninger til benchmarkingundersøgelsen afholdes af Kunden. Parterne bærer hver især egne interne omkostninger til benchmarkingundersøgelsen. Om baggrunden for de ønskede ændringer kan oplyses, at der er tale om en relativt vidtgående benchmarkingklausul og at den nuværende formulering ikke tilsikrer en transparent og fair undersøgelse, herunder henset til at benchmarking skal foretages af Kundens faste benchmarkingrådgiver. Såfremt ændringsønskerne ikke kan imødekommes skal det alternativt foreslås at benchmarkingundersøgelsen foretages af en uvildig sagkyndig udmeldt af Voldgiftsinstitutet. Det vil dog under alle omstændigheder være væsentligt for Leverandørens risikoafdækning, at der sammenlignes med det fulde omfang af ydelser og at der er fastsat et maksimum for prisreguleringen Kontraktens 16.4 (Øvrige immaterielle rettigheder) Kan Ordregiver acceptere følgende ændring af 16.4: Kunden erhverver tidsubegrænset vederlagsfri brugsretsamtlige ejendomsrettigheder og immaterielle rettigheder til alle kundespecifikkeversioner af specifikationer, kunde-

20 specifikke parameteropsætninger og øvrige kundespecifikke indstillinger i Leverandørens driftsmiljø, i det omfang dette ikke relaterer til forretningshemmeligheder for Leverandøren eller opsætning af sådanne dele af infrastrukturen som leverandøren anvender til andre Kunder. Leverandøren må kun bruge dette til opfyldelsen af Kontrakten. For så vidt angår brugsret til manualer, hjælpeprogrammel, værktøjer og lignende, som Leverandøren måtte udarbejde eller udvikle for Kunden som led i opfyldelsen af Kontrakten, opnår Kunden en tidsubegrænset vederlagsfri brugsret. Det er en forudsætning for nærværende bestemmelsen i sin helhed, at Leverandøren har fået lejlighed til at slette de for Leverandøren fortrolige oplysninger eller forretningshemmeligheder. Leverandøren fjerner, efter påkrav, disse senest en uge efter Kundens påkrav og meddeler samtidig Kunden, hvilke oplysninger der er slettet. Kunden er således også efter kontraktophør berettiget til - uden yderligere vederlag herfor - at benytte det her nævnte til drift hos Kunden selv eller hos en af Kunden udpeget tredjemand. Nærværende 16 skal ikke ændrer det forhold, at parterne beholder alle immaterielle rettigheder som eksisterede inden indgåelse af denne Kontrakt. Leverandøren og Leverandørens aftaleparter beholder således alle rettigheder til deres ydelser, eget programmel og tredjeparters programmel samt andre leverancer fra Leverandøren under Kontrakten. Om baggrunden for ændringerne kan oplyses, at Ordregiver er tilstrækkeligt dækket ind med brugsrettigheder. Det går for vidt at tildele ejendomsret til indstillinger og opsætninger, som er så

21 tæt integreret og blandet med Leverandørens eksklusive rettigheder til eget produktionsapparat. Det er endvidere nødvendigt at Leverandøren kan undlade at udlevere forretningshemmeligheder, da disse oplysninger i så fald kunne tilgå konkurrenter Kontraktens 25.3 (omkostninger ved Audit) Kan Ordregiver acceptere følgende ændringer i andet afsnit: Alle omkostninger til udbedring og opfølgning af påpegede forhold afholdes af Leverandøren, ogherunder hvis der har været væsentlige mangler rimelige omkostninger som Kunden anvender til tredjemand. Ja, den foreslåede ændring i kontraktens punkt 25.3 imødekommes. Ændringen vil blive indarbejdet i kontrakten i forbindelse med kontraktindgåelse. Formuleringen skal sikre at Leverandøren alene kan tilpligtes at betale omkostninger til tredjepart, såfremt der har været væsentlige mangler (forstået som væsentlige mangler ved Leverandørens ydelser). Ændringsforslaget søger at tilnærme bestemmelsen almindelige markedsstandard Kontraktens 37.2 (Ordinær opsigelsesadgang) Kan Ordregiver acceptere at følgende punkt udgår: Kunden kan opsige Kontrakten med et skriftligt varsel på 6 måneder til udgangen af en måned. Kunden kan dog ikke afgive opsigelse før 12 måneder efter Kontraktens ikrafttræden uden betaling af godtgørelse. Kunden kan frit vælge at begrænse sin eventuelle opsigelse til en del af Kontrakten. Baggrunden er, at en opsigelse af en del af kontrakten kan umuliggøre eller dog væsentlig fordyre Leverandørens leverance af den tilbageværende del, idet leveranceapparatet er tilrettelagt og prisfastsættelsen foretaget, efter et samlet hele af leverancen

22 Kontrakten Kontraktens 37.4 (Opsigelse mod godtgørelse) Det bedes uddybet, hvad der menes med formuleringen i første afsnit, 2. punktum. Der bedes givet et eksempel som tager udgangspunkt i den tidligst mulige opsigelse fra Kundens side mod betaling af godtgørelse. Bilag 4b Servicemål drif I afsnit 3 Servicevinduer i Bilag 4b Servicemål drift, Tabel 1 står: Ordregiver ønsker ikke at eksemplificere. Bestemmelsen fastsætter, at der efter udløbet af de 6 måneder ikke længere skal betales driftsvederlag m.v., men at der ved en sådan tidlig opsigelse skal betales en godtgørelse til Leverandøren. Kontraktens punkt 37.4, første afsnit, præciseres dog med nedenstående, der erstatter det nuværende første afsnit: Kunden kan når som helst med 6 måneders skriftlig varsel opsige Kontrakten til tidligere ophør end anført i punkt Efter varslets udløb ophører Kundens forpligtelse til betaling af det løbende driftsvederlag, men Kunden skal ved sådant tidligt ophør betale en godtgørelse til Leverandøren, der beregnes ud fra det i bilag 12.a-1 angivne. Vinduestype Servicevindue Maksimal varighed Varsling udnyttelse af servicevindue Ingen forventning om påvirkning af SLA Kunden skal informeres 4 timer 1 kalenderuge forud for vinduet

23 Leverandøren forstår dette således, at der ikke kan foretages ændringshåndtering af længere varighed end 4 timer - også selvom ændringshåndteringen ikke har indflydelse på SLA. Er dette korrekt forstået? Hvis ja, vil Leverandøren foreslå at dette krav ændres, idet ændringshåndtering der ikke påvirker Service/SLA, bør kunne finde sted i en længere periode end 4 timer Spørgsmål/svar Hvornår kan Leverandøren forvente, at Kunden publicerer svar på alle spørgsmål/svar? Er der mulighed for at stille uddybende spørgsmål, til de svar Kunden giver efter 15. juni? Ordregiver bestræber sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende. Eventuelle ubesvarede spørgsmål vil blive besvaret kort tid efter den 15. juni Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelsernes punkt 6.2. og svaret på spørgsmål nr. 75. Det forudsættes, at der med spørgsmålet menes, om der efter den 15. juni kan stilles yderligere spørgsmål, f.eks. til svar, som Ordregiver tidligere måtte have offentliggjort. Som angivet i udbudsbetingelsernes punkt 6.2. vil spørgsmål stillet efter den 15. juni, kl , også vil blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret.