Vejledning - Forpligtende indkøbsaftaler Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler

Transkript

1 Vejledning - Forpligtende indkøbsaftaler Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler

2 Indholdsfortegnelse

3 1 Indledning Denne vejledning har til formål på en let og overskuelig måde at give dig overblik over de rettigheder og forpligtelser, som forpligtende rammeaftaler indeholder. SKI udbyder forpligtende rammeaftaler på vegne af de kunder, som tilslutter sig rammeaftalen. SKI udbyder kun rammeaftalen, såfremt tilslutningen til rammeaftalen er tilstrækkelig. For rammeaftale Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler forpligter SKI sig til at afholde udbuddet, såfremt de tilsluttede kommunale kunder tilsammen repræsenterer mere end 30 % af indbyggerne i Danmark. De forpligtende rammeaftaler er blevet til som et led i Finansministeriet og KL s aftale om kommunernes økonomi for 2012, om indgåelse af forpligtende og koordinerede rammeaftaler. De forpligtende rammeaftaler har derfor taget deres udgangspunkt i SKI s kommunale kunder. Kommunale kunder har bistået SKI med udarbejdelsen af udbuddene, og rammeaftalerne er derfor målrettet de kommunale kunder. SKI s øvrige kunder kan dog tillige tilslutte sig rammeaftalerne. Kunden vil herefter være bundet af samme forpligtelser som de kommunale kunder. Dog er der bestemmelser i rammeaftalerne, som alene gælder for de kommunale kunder. Det drejer sig om de bestemmelser, der vedrører opfølgningen på anvendelsen af rammeaftalen, nærmere bestemt de bestemmelser som angår KL s rolle ved opfølgningen på anvendelsen af rammeaftalen (se punkt i vejledningen). Statslige kunder kan kun tilslutte sig de forpligtende fælleskommunale indkøbsaftaler på områder, hvor Statens Indkøb ikke har tilsvarende aftaler eller har planer om at udbyde tilsvarende aftaler. Tilslutning til de forpligtende rammeaftaler sker forud for selve udbuddet af rammeaftalen via en tilslutningsaftale. Kunderne tilslutter sig således rammeaftalen før udbuddets gennemførelse. Kunderne er bundet af deres tilslutning, og kan ikke springe fra aftalen, såfremt de hellere vil anvende en anden forpligtende fælleskommunal aftale, eller egen rammeaftale for tilsvarende sortiment. Såfremt man er bundet af en eksisterende aftale, eller har behov for en længere aftaleimplementeringsperiode, er det muligt at tiltræde den forpligtende aftale på et senere selvvalgt tidspunkt. For at sikre at kunderne ikke kommer til at betale høje priser for varerne omfattet af rammeaftalen, har SKI i udbudsmaterialet taget forbehold for, at udbuddet kan aflyses, hvis det viser sig, at de tilbudte priser er for høje. Dette er nødvendigt for at sikre, at de tilsluttede kunder ikke bliver bundet af en for dyr aftale i den faste aftaleperiode. Beslutningen om at aflyse udbuddet træffes af styregruppen for forpligtende aftaler. De forpligtende rammeaftaler består af et treparts-forhold. Trepartsforholdet omfatter kunden, SKI og leverandøren. For at skabe en simpel og overskuelig rammeaftale er trepartsforholdet opdelt i tre forskellige aftaler, der hver især regulerer hvert sit forhold mellem de involverede parter. 1.1 Aftalestruktur Aftalen mellem SKI og leverandøren regulerer forholdet mellem SKI og leverandøren bl.a. vedr. leverandørens forpligtelser til at betale andel til SKI. Kunden er således ikke part i aftalen mellem SKI og leverandøren. Rammeaftalen mellem kunden og leverandøren, som er et bilag til aftalen, regulerer forholdet mellem kunden og leverandøren. SKI er således ikke part i rammeaftalen. Rammeaftalen indeholder leveringsvilkår vedr. den konkrete levering, misligholdelsesbeføjelser, samarbejdsmodel mv. (se punkt 3 i vejledningen).

4 Tilslutningsaftalen regulerer forholdet mellem SKI og kunden. Tilslutningsaftalen indeholder bestemmelser vedr. SKI s forpligtelser overfor kunden, herunder SKI s forpligtelse i forhold til drift af rammeaftalen, håndtering af prisregulering og substitution mv. Leverandøren er ikke part i tilslutningsaftalen. Tilslutningsaftalen er nærmere beskrevet i vejledningens punkt 2. 2 Tilslutning til forpligtende rammeaftaler Forud for offentliggørelse af udbuddet af rammeaftalen giver SKI kunderne mulighed for at tilslutte sig Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler ved udfyldelse, accept og signering af en tilslutningsaftale. Forud for udfyldelse, accept og signering af tilslutningsaftalen har kunden adgang til at gennemlæse og vurdere det samlede udbudsmateriale, som danner grundlaget for rammeaftalen. Der er kun adgang til at tilslutte sig rammeaftalen i den fastsatte tilslutningsperiode. Tilslutning kan således ikke ske senere end ved afslutningen af tilslutningsperioden. Kundens tilslutning sker på CVR-nr. niveau. For de kommunale kunder skal tilslutningen ske på kommunens CVR-nr. Det betyder, at samtlige kommunale institutioner i kommunen er omfattet af rammeaftalen, når kommunen tilslutter sig rammeaftalen. Underliggende institutioner med selvstændigt CVR-nr. (f.eks. selvejende kommunale institutioner) er ikke omfattet af den forpligtende rammeaftale, medmindre den underliggende institution er anført i tilslutningsaftalen med sit eget CVR-nr. I det følgende gennemgås indholdet af tilslutningsaftalen og herunder de forpligtigelser, som tilslutning til en forpligtende rammeaftale medfører for kunden. 2.1 Tilslutningsaftalens indhold Tilslutningsaftalen regulerer forholdet mellem SKI og kunden i forbindelse med SKI s gennemførelse af selve udbudsforretningen, kontraktindgåelsen og den efterfølgende drift af rammeaftalen Fuldmagt, generelt Kunden giver ved accept og signering af tilslutningsaftalen uigenkaldelig fuldmagt til SKI til, på vegne af kunden, at udbyde og indgå rammeaftalen med deraf følgende forpligtelse for kunden til at gøre brug af rammeaftalen, som er angivet nedenfor og i det samlede udkast til udbudsmateriale. Fuldmagten omfatter enhver beslutning og/eller vurdering i relation til udbuddet, herunder men ikke begrænset til SKI s besvarelse af spørgsmål og svar under tilbudsfasen, SKI s vurderinger af tilbudsgivernes egnethed, SKI s tilbudsevaluering og SKI s eventuelle annullation af udbuddet. Endvidere omfatter fuldmagten SKI's adgang til at foretage sådanne ændringer af rammeaftalen som følger af de beslutninger, der er truffet i forbindelse med udbuddet samt mindre rettelser i kontraktafklaringsfasen, som måtte foretages forud for rammeaftalens underskrift. Endelig omfatter fuldmagten SKI's adgang til at administrere rammeaftalen efterfølgende, herunder foretage ændringer af kontraktgrundlaget inden for de til enhver tid gældende udbudsretlige rammer Kundens forpligtelser Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler er en eneleverandør aftale. Anvendelse af rammeaftalen sker som direkte indkøb på selve rammeaftalen. Rammeaftalen indeholder en aftageforpligtelse for kunden til at anvende rammeaftalen i relation til de udbudte varer, når kundens indkøbsbehov kan opfyldes af rammeaftalens obligatoriske sortiment for de produktkategorier, som kunden har tilsluttet sig til, som er angivet i Bilag B.1 Tilbudsliste i rammeaftalen mellem kunden og leverandøren. Kunden forpligter sig ikke til at aftage varer i en bestemt mængde eller volumen i rammeaftalens varighed.

5 Det betyder, at kunden ved tilslutning til den forpligtende rammeaftale accepterer, at den tildelte leverandør er eneleverandør, og at kunden er forpligtet til at indkøbe sine varer og ydelser hos leverandøren på rammeaftalen, når kundens indkøbsbehov kan opfyldes af rammeaftalens sortiment for de produktkategorier, som kunden har tilsluttet sig til. For varer, som ikke er omfattet af den forpligtende rammeaftale, kan kunden frit indkøbe disse på anden vis under sædvanlig iagttagelse af udbuds- og annonceringsreglerne, herunder også anvende rammeaftalens frivillige sortiment eller SKI s frivillige rammeaftaler til brug for indkøbet. En nærmere beskrivelse af kundens forpligtelse af rammeaftalen fremgår af rammeaftalens punkt SKI s forpligtelser, generelt SKI forpligter sig til at gennemføre udbuddet af rammeaftalen samt afholde udgifterne ved gennemførelsen af udbuddet samt evt. klagesager, som måtte følge direkte af SKI s afholdelse af udbuddet. Desuden påtager SKI sig en rolle i forbindelse med sikring af de tilsluttede kunders overholdelse og opfyldelse af aftalen. SKI udarbejder hvert kvartal rapporter, hvoraf omfanget af forbruget på rammeaftalen for hver enkelt kunde fremgår. Rapporterne sendes til de respektive kunder på aftalen. Desuden fremsender SKI en samlet rapport hvert kvartal til KL indeholdende oplysninger om anvendelsen af aftalen. Rapporterne vil bygge på de indrapporteringer, som leverandøren sender til SKI. SKI følger på denne måde kundernes anvendelse af rammeaftalen. SKI kan, hvis det konstateres, at en kunde ikke anvender aftalen i det forventede omfang, tage initiativ til en dialog med kunden omkring den manglende anvendelse af rammeaftalen. KL er, for de kommunale kunder, berettiget til at bringe spørgsmålet om rammeaftalens anvendelse op på de faste møder mellem KL s direktion og kommunaldirektørerne og/eller KL formandskab og borgmestre. Det gælder naturligvis alene for de kommunale kunder. SKI forpligter sig til at stå for substitution af varer på aftalen. SKI foretager desuden prisregulering med bindende virkning for kunderne Ansvarsbegrænsning SKI er erstatningsansvarlig for kundernes tab ved brug af rammeaftalen, hvis tabet er forårsaget af SKI s overtrædelse af udbudsreglerne, og kunden er blevet gjort erstatningsansvarlig som følge af SKI s overtrædelse af udbudsreglerne. SKI kan ikke gøres erstatningsansvarlig for kundens eventuelle erstatningsansvar eller misligholdelse af sine forpligtelser iht. rammeaftalen. SKI s erstatningsansvar overfor leverandøren er således begrænset til SKI s egne forhold. Kunderne bærer selv ansvaret for egne fejl i forbindelse med rammeaftalens anvendelse. Dette omfatter bl.a. kundens ret til at anvende rammeaftalen på grund af bindinger fra andre aftaler, kundens manglende overholdelse af udbudsreglerne og vilkårene i rammeaftalen Tiltrædelsesdato Det er i tilslutningsaftalen kunden angiver en evt. senere tiltrædelsesdato end rammeaftalens forventede ikrafttrædelsesdato den 1. november Angives der ikke en specifik tiltrædelsesdato i tilslutningsaftalen, træder rammeaftalen derfor i kraft den 1. november 2013, eller tidligst muligt derefter, såfremt det bliver nødvendigt at udskyde ikrafttrædelsesdatoen. Kunden har ved tilslutning mulighed for at vælge, hvilke produktkategorier, kunden ønsker at tilslutte sig.

6 2.1.9 Varighed og opsigelse Tilslutningsaftalen løber fra underskrift af denne og indtil rammeaftalen ophører, uanset ophørsgrund. Tilslutningsaftalen er indtil ophør uopsigelig for såvel SKI som kunden Sortiment og kravspecifikation Beskrivelse af den forpligtende aftales obligatoriske sortiment findes i rammeaftalens Bilag B.1 mens aftalens frivillige sortiment fremgår af Bilag B.2. Kravene hertil fremgår af rammeaftalens Bilag A Kravspecifikation Forventet forbrug Ved tilslutning skal forventet forbrug angives. Det er vigtigt at angive det som påkrævet i tilslutningsaftalen. Den samlede forventede volumen for alle tilsluttede kunder anvendes overfor tilbudsgiverne, således at disse er bevidst om rammeaftalens størrelse (deres forventede omsætning, hvis de vinder). Herudover vil den samlede tilslutningsvolumen være udgangspunktet for beregning af SKI s endelige andel af den samlede forventede omsætning på aftalen (se vejledningens punkt 3.3.4). 2.2 Den praktiske fremgangsmåde ved tilslutning Tilslutningsaftalen samt det samlede udbudsmateriale, herunder udkast til rammeaftale, kravspecifikation, udbudsbetingelser mv., er tilgængeligt for kunderne i forbindelse med tilslutningsperioden. For at få adgang til udbudsmateriale samt foretage tilslutning til en forpligtende indkøbsaftale, skal du først tilmelde dig via menupunktet "Tilmelding". Du modtager herefter en mail om, at du har adgang til hjemmesiden hvor udbudsmateriale og tilslutningsaftaler til forpligtende indkøbsaftaler er tilgængelige. Det er muligt at tilmelde flere brugere fra den samme organisation. Der skal som minimum oprettes en bruger som er underskriftsberettiget, således at tilslutningsaftalen kan underskrives. Der kan tilmeldes flere brugere som er underskriftsberettigede, således at forskellige ansvarlige kan underskrive relevante tilslutningsaftaler. Materialet tilgås via gennem udbudssystemet Ethics. Tilslutningsaftalen skal signeres elektronisk i Ethics. Eventuelle spørgsmål i forbindelse med tilslutning gennem Ethics kan rettes til kundeservice@ski.dk eller tlf Datoen for den forventede offentliggørelse af udbudsmaterialet er den 24. maj Den resterende tidsplan for udbuddet fremgår af udbudsbetingelserne. 2.3 Kundens øvrige opmærksomhedspunkter Øvrige aftaler Såfremt kunden allerede har aftaler med eksklusiv leveringsret for den/de pågældende leverandør(er), skal kunden ved tilslutning og angivelse af tiltrædelsesdato sikre sig, at aftalerne ikke overlapper både mht. overlappende tidsperiode og overlappende sortiment. For i videst muligt omfang at tilgodese eventuelle andre aftaler kunden er forpligtet af, vil det være muligt at fravælge enkelte produktkategorier, eller vælge en senere tiltrædelsesdato for disse. Det fremgår af tilslutningsaftalen, hvilke produktkategorier det er muligt at fravælge eller tiltræde senere.

7 2.3.2 Selvejende institutioner og andre underliggende institutioner Underliggende institutioner med selvstændigt CVR-nr. (f.eks. selvejende institutioner) er ikke automatisk omfattet af en kundes tilslutning til en forpligtende aftale. Kunden skal derfor angive underliggende institutioner med eget CVR-nr. i tilslutningsaftalen, såfremt disse skal omfattes af den forpligtende aftale. Såfremt underliggende institutioner tilsluttes via kundens tilslutning, er det vigtigt, at institutionerne informeres herom 3 Rammeaftalen/Leveringsaftalen Forholdet mellem kunden og leverandøren reguleres af rammeaftalen. Kunden giver med accept og underskrift af tilslutningsaftalen SKI fuldmagt til, på vegne af kunden, at indgå en eneleverandøraftale med den tildelte leverandør på rammeaftalen. Rammeaftalen regulerer forholdet mellem kunden og leverandøren. Der er tale om en eneleverandøraftale, som medfører, at den tildelte leverandør er den eneste leverandør på rammeaftalen. SKI indgår på vegne af de tilsluttede kunder en separat rammeaftale for hver tilsluttet kunde med den tildelte leverandør. Kundernes enkeltstående rammeaftaler er ikke indbyrdes afhængige og hver enkelt kunde hæfter alene for sine egen forhold overfor leverandøren. 3.1 Kundens bestilling Kunden handler direkte på selve rammeaftalen, dvs. kunden skal ikke efterfølgende foretage en fornyet tildeling eller indgå leveringsaftale med leverandøren. De konkrete vilkår for levering m.v. er reguleret i rammeaftalen. 3.2 Parternes forpligtelser På rammeaftalen har kunden sædvanlige misligholdelsesbeføjelser i forhold til leverandørens manglende levering mv. Dvs. kundens beføjelser omfatter afhjælpning, forholdsmæssigt afslag, ophævelse mv. Leverandøren har adgang til at ophæve rammeaftalen med den misligholdende kunde, såfremt kunden ikke betaler det aftalte vederlag eller ikke overholder sin aftageforpligtelse. Leverandøren kan alene ophæve rammeaftalen med virkning for den misligholdende kunde Kundens erstatningsansvar Kunden hæfter kun for egne forhold, og kan således alene gøres erstatningsansvarlig for egne forhold Samarbejdet mellem leverandør og kunde Der er i rammeaftalen fastsat bestemmelser omkring samarbejdet mellem leverandør og kunde samt om SKI s opfølgning på kundens anvendelse af rammeaftalen. Endvidere spiller KL i forhold til de kommunale kunder en rolle ved opfølgningen. Det er hensigten med bestemmelserne at sikre overholdelse og anvendelse af rammeaftalen i videst mulige udstrækning. Kunden og leverandøren er forpligtede til i rammeaftalens varighed at afholde status- og driftsmøder. Formålet med møderne er at sikre, at parterne i fællesskab forsøger at løse de eventuelle udfordringer, som parterne oplever i samarbejdet. Møderne kan f.eks. omhandle kundens anvendelse af rammeaftalen (herunder eventuelle indkøb udenfor rammeaftalen), leverandørens salg af produkter der ligger udenfor rammeaftalens sortiment, mv. For de kommunale kunder gælder, at såfremt leverandøren kan sandsynliggøre, at en kommunal kunde gentagne gange væsentligt overtræder sin aftageforpligtelse, og kunden ikke har taget de nødvendige skridt til fremadrettet at sikre overholdelse af rammeaftalen, kan leverandøren rette henvendelse til KL. KL kan, hvis leverandørens henvendelse er berettiget, rette henvendelse til kommunaldirektøren i den pågældende kommune og henlede opmærksomheden på forudsætningerne for tilslutningen til

8 rammeaftalen, samt bede dem sikre, at deres aftageforpligtelse overfor leverandøren bringes i orden SKI s opfølgning på kundens anvendelse af rammeaftalen SKI følger op på kundernes anvendelse af rammeaftalen. Det sker ved udarbejdelse af kvartalsvise rapporter til hver af kunderne på rammeaftalen. Rapporterne sendes til de personer kunden har angivet i tilslutningsaftalen. Rapporterne vil vise kundens faktiske forbrug på rammeaftalen. Desuden vil kundens forventede forbrug pr. kvartal fremgå af rapporterne. Endvidere fremsender SKI kvartalsvise rapporter til KL over de samlede kommunale kunders forbrug på rammeaftalen. Rapporterne udarbejdes på baggrund af leverandørens indrapporteringer til SKI og den forventede volumen, som kunderne har angivet i tilslutningsaftalen. SKI kan på baggrund af de kvartalsvise rapporter indlede dialog med kunden, såfremt kunden har et væsentlig lavere forbrug end forventet. Hvis de kommunale kunders samlede forbrug på rammeaftalen er væsentligt lavere end forventet, kan KL bringe dette op på de faste møder mellem KL s direktion og kommunaldirektørerne og/eller mellem KL s formandskab og borgmestrene. 3.3 Ikrafttrædelse, varighed, opsigelse og økonomi Ikrafttrædelse af rammeaftalen Rammeaftalen forventes at træde i kraft d. 1. november Dog kan kunden vælge at lade rammeaftalen træde i kraft på et senere tidspunkt, såfremt kunden f.eks. afventer en allerede indgået aftales ophør. Rammeaftalen træder således ikke nødvendigvis i kraft samtidig for alle kunder. Hvis kunden ønsker, at rammeaftalen skal træde i kraft på et nærmere defineret tidspunkt, skal kunden ved indgåelse af tilslutningsaftalen angive en specifik tiltrædelsesdato, fra hvilken kunden forpligter sig til at anvende rammeaftalen. Såfremt kunden ikke har angivet en specifik tiltrædelsesdato i tilslutningsaftalen, vil kundens rammeaftale træde i kraft den 1. november 2013, eller tidligst muligt derefter, såfremt det bliver nødvendigt at udskyde ikrafttrædelsesdatoen. Hvis kunden har behov for en særlig implementeringsperiode, inden rammeaftalen træder i kraft for kunden, er det vigtigt at angive en tiltrædelsesdato, der tager højde for dette Varighed Rammeaftalen har en fast varighed på 4 år uden mulighed for forlængelse via optioner. Varigheden beregnes fra det tidligst mulige ikrafttrædelsestidspunkt (forventeligt d. 1. november 2013), uanset om kunden har angivet en senere tiltrædelsesdato Opsigelse Rammeaftalen kan af kunden opsiges med 6 måneders varsel efter de første 18 måneder, dvs. kunden er bundet af rammeaftalen de første 2 år. Dog kan kunden eller leverandøren med virkning for fremtiden uden varsel skriftligt ophæve rammeaftalen, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse fra den anden parts side. Endvidere kan kunden opsige rammeaftalen med en måneds varsel, hvis kunden ophører med at eksistere.

9 Endelig er der adgang til at opsige rammeaftalen, såfremt Klagenævnet for Udbud eller domstolene finder at rammeaftalen strider mod præceptive regler, eller i øvrigt at rammeaftalen rammes af sanktionerne annullering og uden virkning Økonomi Leverandøren skal til SKI betale en andel af den samlede fakturerede omsætning på rammeaftalen. Styregruppen for forpligtende indkøbsaftaler har besluttet, at økonomien omkring forpligtende indkøbsaftaler skal følge et hvile i sig selv koncept. Andelen som opkræves af leverandøren fastsættes på baggrund af den forventede omsætning på rammeaftalen, sammenholdt med SKI s omkostninger til at gennemføre udbud og efterfølgende aftaledrift. Den endelige andel til SKI fastsættes endeligt inden offentliggørelse af udbudsmaterialet, når den samlede tilslutningsvolumen er opgjort. Hvis den samlede tilslutningsvolumen er højere end forventet, vil den endelige andel til SKI blive lavere. Omvendt vil andelen til SKI blive højere, hvis den samlede forventede tilslutningsvolumen er lavere end forventet. 4. Overblik over dokumenter i udbudsmaterialet Nedenstående viser et overblik over alle dokumenter i udbudsmaterialet som er tilgængeligt via tilslutningssiden for forpligtende indkøbsaftaler. 4.1 Dokumenter Aftalen Aftalen regulerer forholdet mellem SKI og leverandøren, mens rammeaftalen, som er et bilag til aftalen, regulerer forholdet mellem kunden og leverandøren i forhold til konkrete leverancer samt parternes forhold i Rammeaftalens varighed. Strukturen på dokumenterne er som følger: Aftale mellem SKI og Leverandøren Bilag I Kundeliste Bilag II Rapportering til SKI Bilag III Substitution og prisregulering Bilag IV E-katalog og E-handel Bilag V CSR Bilag VI Rammeaftale mellem Kunden og Leverandøren o o Bilag A Kravspecifikation Bilag B Tilbudslisten Bilag B1: Obligatorisk sortiment Bilag B2: Frivillige sortiment Øvrige udbudsdokumenter (til brug for det endelige udbud) Udbudsbetingelser Udbudsbetingelser Spørgeskemaer, erklæringer og tilbudslister (udfyldes af tilbudsgiver) Spørgsmål vedr. egnethed, enkeltstående virksomhed Spørgsmål vedr. egnethed, konsortium Bekræftelse ang. anden enheds formåen Tro- og loveerklæring Bilag B.1 - Tilbudsliste