Opret postkasser i Digital Post

Transkript

1 Opret postkasser i Digital Post Denne vejledning beskriver trinvis, hvordan du opretter postkasser i Digital Post. Yderligere beskrives, hvordan du opretter dybe links til postkasser i Digital Post fra eksterne hjemmesider, og hvordan kontakthierarkierne for borgere og virksomheder kan opsplittes Version: 6 Udarbejdet: juli 2013 Udarbejdet af: Digitaliseringsstyrelsen Vejledningen ligger på: Post/Kom-godt-i-gang/Loesninger-og-teknik/Digitalpost/Vejledninger

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning og læsevejledning Målgruppe for vejledningen Yderligere hjælp Administrationsportalen og rettigheder Administrator og Superadministratorrollen Administrationsportalen Opret en postkasse Trin et Postkasse Trin to Levering Trin tre Emner Trin fire Felter Trin fem Nøgleord Trin seks Godkendelse Opret mappe Opret ny sikker -adresse Dybe link i Digital Post Opsplit kontakthierarkierne til borgere og virksomheder Sådan ser det ud i praksis Postkasser på borger.dk Brug af dybe links meddelelse fra Digital Post i Outlook...34 S i d e 2

3 1. Indledning og læsevejledning Denne vejledning giver en trin for trin-gennemgang af, hvordan du opretter postkasser til dit myndigheds-kontakthierarki i Digital Post. Vejledningen er opdelt i følgende afsnit: Administrationsportalen og rettigheder: beskriver den portal hvor du opretter postkasser og hvile rettigheder du skal have for at gøre det. Opret en postkasse: giver en trin for trin vejledning i oprettelse af en postkasse. Opret mappe: beskriver hvordan du opretter mapper du kan gemme postkasser i. Opret ny sikker -adresse: beskriver hvordan du opretter en sikker adresse i Digital Post, du kan knytte til postkasser. Dybe link i Digital Post: beskriver hvordan du opretter links til postkasser fra eksterne hjemmesider. Opsplit kontakthierarkierne til borgere og virksomheder: beskriver hvordan du deler kontakthierarkiet op i ét målrettet virksomhed og ét målrettet borgere. Sådan ser det ud i praksis: viser eksempler på hvordan tingende ser ud for borgere, virksomheder og medarbejdere Målgruppe for vejledningen Vejledningen er målrettet administratorer eller superadministratorer, der har ansvaret for at vedligeholde myndighedens kontakthierarki på borger.dk og virk.dk Yderligere hjælp Der finde vejledninger direkte i administrationsportalen, som du med fordel kan benytte dig af. Yderligere har Digitaliseringsstyrelsen oprettet en række vejledninger, som du finder på Se særligt: Brugerstyring i Digital Post Sådan skriver myndigheder til Digital Post Søg efter sendt digital post Vejledning til brug af dybe link i Digital Post Direkte link: S i d e 3

4 2. Administrationsportalen og rettigheder Det sted du opretter postkasser, og administrerer de øvrige dele af Digital Post, hedder Administrationsportalen. Før du kan logge på Administrationsportalen, skal du have rettigheder til det Administrator og Superadministratorrollen Administrationen af postkasser varetages af rollen Administrator eller Superadministrator. Du kan læse mere om de forskellige roller og rettigheder i Administrationsportalen i vejledningen: Brugerstyring i Digital Post Du kan finde en henvisning til hvor denne vejledning ligger i afsnit: Administrationsportalen Du finder Administrationsportalen her: Du logger på Administrationsportalen og møder her en velkomstside. Dette er vist i figur 1. Figur 1. Når du står på velkomstsiden, går du ind i det faneblad, der hedder Kontaktmuligheder og kommer her ind i den del af Administrationsportalen, der benyttes, når du skal oprette postkasser. Dette er vist i figur 2. S i d e 4

5 Figur 2. Som det fremgår af figur 2 finder du under Kontaktmuligheder linket: Vis postkasser. Klik på dette link. Figur 3. Under Postkasser klikker du på Opret postkasse. Herefter åbner en ny side, Ny postkasse, som er den første side i det forløb, hvor du kan tilføje en ny postkasse til dit myndighedskontakthierarki. Bemærk dog at hvis din myndighed har slået Virksomhedskontakthierarki til, så vil du skulle vælge om postkassen skal vises på borger.dk eller på virk.dk. Se afsnit: 7. S i d e 5

6 3. Opret en postkasse Når du skal oprette en postkasse skal du gennem følgende trin: 1. Postkasse 2. Levering 3. Emner 4. Felter 5. Nøgleord 6. Godkendelse 3.1. Trin et Postkasse Figur 4. S i d e 6

7 Det første du skal gøre er at definere postkassens navn og placering. I figur 4 er der indrammet otte områder. Disse forklares ét for ét nedenfor. Rød markering i figur 4: I feltet Postkassens navn, skiver du det navn, som borgerne og virksomhederne 1 (herefter forkortet til borgere ) vil se, når de ønsker at skrive til din myndighed. Derfor bør navnet være så sigende som muligt. I dette tilfælde er navnet på postkassen Flytning. Det er vigtigt at understrege, at postkasser (eller måske mere præcist postkassenavne) i Digital Post er helt abstrakte begreber, som ikke i sig selv er systemer til at modtage post. De skal snarere opfattes som den måde, din myndighed ønsker at præsentere det eller de systemer, I ønsker at modtage post i. Til to postkasser, f.eks. Flytning og Vielse, kan det altså godt være samme sikre -adresse der modtager posten fra begge postkasser. Dette er sikkert ret uforståeligt ved første gennemlæsning, men det bliver mere klart, når du har læst hele denne vejledning igennem. Grøn markering: I feltet Beskrivelse kan du knytte en beskrivelse til postkassen, som kan give borgerne en mere udførlig beskrivelses af, hvornår man bør skrive til den pågældende postkasse. Beskrivelsestekster vises i den samlede oversigt over mapper og postkasser, og kommer kun frem, hvis brugeren aktivt klikker på Læs mere. Man kan ikke lægge et link ind i en hjælpetekst. Det anbefales, at man arbejder grundigt med at formulere disse hjælpetekster. I figur 23 er det illustreret, hvordan en hjælpetekst ser ud i Digital Post. Lilla markering: I feltet Vejledning har du mulighed for at indsætte en vejledning, som bliver vist for borgere eller virksomheder, der ønsker at skrive til den postkasse, som teksten er knyttet til. Vejledningstekster kommer altid frem, når brugergrænsefladen til en postkasse åbnes. Modsat beskrivelsestekster kan man godt lægge link ind i vejledningstekster. Ønsker du at sætte et link ind i en vejledningstekst, skal det skrives på formen: [link="url"]vist TEKST[/link] Tekst skrevet med BLÅ KAPITALER og kursiv skal erstattes med URL og vist tekst til linket. Dette eksempel er taget fra Næstved Kommune og er knyttet til postkassen Flytning : Bemærk! Hvis du ønsker at melde flytning, skal du bruge vores selvbetjeningsløsning. Den vil sikre, at du afleverer alle de oplysninger, vi skal bruge for at gennemføre din flytteanmodning. Klik på dette link for at gå til vejledning om flytning og selvbetjeningsløsningen: [link=" flytning digi- 1 Borgere og virksomheder betegnes konsekvent slutbrugerne i Administrationsportalen. S i d e 7

8 talt[/link] Det anbefales, at man arbejder grundigt med at formulere disse hjælpetekster, da de kan sikre, at borgerne henvises til rette kanal. I figur 24 er det illustreret, hvordan ovenstående vejledningstekst fra Næstved Kommune ser ud i Digital Post. Blå markering i figur 4: I feltet Vælg mappe til placering af postkassen kan du vælge en mappe til den pågældende postkasse. Mapperne virker på samme måde som en fold-udmenu på en webside. I figur 25 er det illustreret, hvordan en mappestruktur kan se ud i Digital Post. Du behøver ikke at lægge en postkasse i en mappe. I valgmenuen i dette eksempel vil postkassen blive lagt i roden, hvis du vælger [Frederiksberg Kommune]. Dette er defaultindstillingen, så hvis du ønsker at lægge postkassen her, behøver du ikke at gøre noget. [Frederiksberg Kommune] er ikke en rigtig mappe (derfor markeret med [ ] ), idet slutbrugeren ikke skal folde Frederiksberg Kommune ud for at komme til de postkasser, der er lagt her. Postkasserne vil være lagt direkte under Skriv til [myndighed xx]. I figur 26 er det illustreret, hvordan dette ser ud i Digital Post, med Digitaliseringsstyrelsen som eksempel. Hvis du vil gemme en postkasse i en mappe, vælger du mappen i valgmenuen. I dette eksempel er den valgte mappe Flytning, byg og bolig. Orange markering i figur 4: Når du opretter den første postkasse, vil der ikke være nogen mapper at vælge imellem. Det er kun administratorer og superadministratorer i din myndighed, der kan oprette de mapper, som din myndighed ønsker at benytte (hvis I ønsker at benytte nogen). Hvis du ønsker at oprette en mappe, klikker du på knappen Opret ny mappe. Da oprettelse af mapper er et sidespring i forhold til opgaven at oprette en postkasse, beskrives oprettelsen af mapper i et særskilt afsnit 4. Gul markering i figur 4: I feltet Aktiveringsdato skriver du den dato, hvor du ønsker at denne postkasse skal aktiveres. Vælges dags dato, aktiveres postkassen øjeblikkelig så snart den er oprettet. Hvis en postkasse er synlig for borgerne (for en beskrivelse af synlige og usynlige postkasser - se punkt 3 i beskrivelsen af Indstillinger nedenfor), vil aktiveringsdatoen betyde, at postkassen kan ses og benyttes fra denne dato. Postkasser, der er usynlige, vil kunne benyttes fra denne dato, men vil ikke kunne ses af borgerne. Brun markering i figur 4: I dette felt kan man knytte en kode til den enkelte postkasse. Denne kode kan benyttes ved systemkald fra tredjepartssystemer. Det er muligt at hente en kopi af alle postkasser via systemkald. En sådan kopi kan anvendes i tredjepartssystemer, der har behov for at kunne medsende postkasse-id er. Sådanne systemer er typisk Fjernprint systemer (output management), eller sikker systemer med add-on funktionalitet til forsendelse til Digital Post. I Digital Post terminologi kaldes sådanne systemer afsendersystemer. S i d e 8

9 Imidlertid kan det være en ulempe at få vist samtlige postkasser. Nogen gange er det nyttigt at kunne forkorte listen, da det ikke er sikkert, at alle postkasser er relevant i alle afsendersystemer. Med andre ord: vise en delmængde der kan bestå af én eller flere postkasser. Det er her, at den eksterne kode kommer ind i billedet. Ved at opmærke en given postkasse med en kode, vil tredjepartssystemer kunne trække netop denne postkasse (og andre postkasser der er opmærket på samme måde) ud af den totale mængde af postkasser. Eksempel: Den fiktive kommune Bredsund Kommune har oprettet tre postkasser. Postkasse A, Postkasse B og Postkasse C. Disse postkasser er nyttige for borgerne, hvis de vil skrive til Bredsund Kommune via Digital Post. Bredsund Kommune har et system til håndtering af flytninger FLYTTESYSTEMET. Sagsbehandlerne i Bredsunds Folkeregister sender mange breve fra dette system, og leverandøren af IT-FIRMAET har derfor indbygget et output management i systemet. Dette output management system tillader, at sagsbehandlerne medsender en returpostkasse, når de skriver til Digital Post og IT-FIRAMET har udnyttet muligheden for at hente alle tre postkasser via systemkald til Digital Post. De har også opbygget systemet, så kunden kan opgive en kode, som sikrer, at kun de postkasser, der har tilknyttet denne kode, vil blive vist for sagsbehandlerne. Bredsund Kommune ønsker kun, at brugerne af FLYTTESYSTEMET skal kunne vælge Postkasse A. Bredsund Kommune og IT-FIRMAET aftaler nu, at Postkasse A opmærkes med FLYTNING (dette kunne være en hvilken som helst kombination af karakterer), og at Output Management i FLYTTESYSTEMET herefter kun viser postkasser, der er opmærket med FLYTNING. Skulle Bredsund Kommune i fremtiden ønske at skifte Postkasse A ud med f.eks. postkasse C kan de nøjes med at gå ind i Administrationsmodulet og fjerne FLYT- NING fra Postkasse A og tilføje FLYTNING til postkasse C. Fordelen ved dette er at vedligeholdelse af postkasserne kan koncentreres til Administrationsportalen. Man behøver altså ikke tilpasse noget i tredjepartssystemet, hvis man ønsker at tilføje eller fjerne en postkasse fra listen (eller listerne) i dette system fordi alle tilretninger kan ske ved enten at tilføje eller fjerne en kode på en given postkasse. Turkis markering i figur 4: I området Indstillinger skal du tage stilling til tre indstillinger: 1. Skal postkassen bruges som standard til modtagelse af post, hvor slutbrugerne henvender sig direkte? 2. Skal en kopi af alt modtaget post i postkassen gemmes? 3. Skal postkassen være synlig for slutbrugerne? Denne postkasse skal bruges som standard til modtagelse af post, hvor slutbrugerne henvender sig direkte: Indstillingen benyttes til at fortælle Digital Post, at denne postkasse skal indsættes som svarpostkasse, hvis en borger modtager en besked via Digital Post, hvor der mulighed for at svare, men hvor der ikke er angivet nogen specifik svarpost- S i d e 9

10 kasse. Det anbefales, at myndighedens sikre hoved- -adresse anvendes. Evt. kan man oprette en skjult postkasse til dette formål. Gem kopi af alt modtaget post i postkassen: Denne indstilling sikrer, at der gemmes en skyggekopi af al post der sendes til postkassen. Det er gratis at gemme en sådan kopi. Kopierne kan bruges, hvis myndigheden vil fremsøge en forsendelse, og det anbefales derfor, at man gemmer en kopi. Se vejledningen: Søg efter sendt digitalt post Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. Postkassen skal være synlig for slutbrugerne: Når du opretter postkassen, skal du tage stilling til, om postkassen skal være synlig for borgerne eller ej. Hvis postkassen skal være synlig skal du sætte flueben ved Postkassen skal være synlig for slutbrugerne. Der kan være en række grunde til, at det kan være praktisk at arbejde med usynlige postkasser. En grund kunne være, at en myndighed f.eks. af kanalstrategiske årsager kun ønsker, at borgerne skal kunne skrive til én postkasse ved uopfordrede henvendelser, men at myndigheden, ved svar på en henvendelse, gerne vil kunne sætte en direkte svaradresseadresse ind i svaret. Eksempel: Den fiktive kommune Bredsund Kommune ønsker kun at have én synlig postkasse i Digital Post Skriv til Bredsund Kommune, men hvis en borger f.eks. skriver omkring flytning, ønsker man, at Folkeregister skal kunne indsætte en direkte postadresse Folkeregister i svaret, som borgerne ved yderligere henvender kan benytte. For at dette kan lade sig gøre, skal postkassen Folkeregister være oprettet i Administrationsportalen. Det anbefales, at der mindst oprettes skjulte postkasser svarende til alle de sikre -adresser, som myndigheden opretter i Administrationsportalen. Du er nu færdig med siden Postkasse, og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste> Du kommer nu ind på siden Levering Trin to Levering På siden Levering skal du bestemme hvilket afhentningssystem, der skal knyttes til den postkasse, du er ved at oprette. Dette er vist i figur 5. S i d e 10

11 Figur 5. Digital Post er ikke et mailsystem. Det betyder, at den enkelte myndighed selv kan bestemme hvilket system, der skal modtage post sendt til den enkelte postkasse. Det er således muligt, at vælge om det skal være sikker adresser, eller andre systemer der modtager posten. Et eksempel på et system, der kunne modtage post, er f.eks. myndighedens ESDH system. Ønsker man at overføre digital post til systemer, der ikke er systemer, vil man typisk oprettet systemet under Afhentningssystemer i figur 5. Her vil vi dog nøjes med at fokusere på brugen af sikre postkasser, som leveringsmetode, da det her og nu er den foretrukne leveringsmetode. Bemærk! For ikke at forvirre begreberne postkasse og sikker postkasse benytter Administrationsportalen konsekvent begrebet adresse og ikke -postkasse. Det vil vi også gøre i det følgende. I figur 5 er der indrammet to områder. Disse forklares ét for ét nedenfor. Rød markering i figur 5: Som allerede nævnt er postkasser i Digital Post abstrakte begreber, der ikke i sig selv er fysiske postkasser. Betydningen af det bliver mere klart nu, for under -adresse skal du nu vælge den sikre adresse, du ønsker skal modtage S i d e 11

12 posten fra en borger. I dette eksempel fra Frederiksberg Kommune er der oprettet en række sikre adresser. Du kan frit vælge, fra denne liste, hvilken sikker adresse borgeren sender til ved valg af den postkasse, du er ved at oprette. Den enkelte myndighed skal selv oprette de sikre adresser, der skal kunne modtage post via Digital Post. Første gang du opretter en postkasse, skal du derfor oprette mindst én sikker adresse. Dette gør du ved at klikker på linket Opret ny adresse. Da oprettelse af nye adresser er et sidespring i forhold til opgaven at oprette en postkasse, beskrives oprettelsen af sikre adresser i et særskilt afsnit: 5. Grøn markering i figur 5: I området Indstillinger, skal du tage stilling til to ting: 1. Vores postsystem returnerer en kvittering ved modtagelse af post fra denne postkasse. 2. Indsæt automatisk en dialogtråd i en. Vores postsystem returnerer en kvittering ved modtagelse af post fra denne postkasse: Hvis din myndigheds modtagersystem sender en kvittering for modtagelse ved kommunikation til denne postkasse, skal du sætte flueben her. Bemærk dog to ting: Hvis der er tale om en kvittering, der sendes ukrypteret og uden de nødvendige metadata (DKAL metadatafil eller dialogtråd), vil mailen afvises, hvis den sendes til Digital Post. Se også afsnit: 5. Ud over denne rent tekniske barriere er det også vigtigt at huske, at alle forsendelser til Digital Post har en pris, og det gælder også for kvitteringer. Der er altså en økonomisk overvejelse ved at sende kvitteringer. Indsæt automatisk en dialogtråd i en: En dialogtråd hjælper med at styre et svar fra din myndighed hen til den borger, der har sendt postbeskeden. Den hjælper også til at binde relaterede postforsendelser sammen i Digital Post. Dialogtråden følger altid med i den såkaldte DKALmetadatafil, men hvis du sætter flueben her, vil den også blive skrevet med tekst i selve bodyteksten i mailen. Hvis Dkalmetadatafilen skulle gå tabt ved et evt. retursvar (f.eks. som følge af at sagsbehandlerne benytter standard retursvar knappen i Outlook, som jo ikke lader vedlagte filer følge med over i svarmailen) vil Digital Post kunne returnere svaret til rette modtager ud fra dialogtråden i selve mailteksten. Det anbefales derfor på det kraftigste, at du altid sætter kryds i dette afkrydsningsfelt, med mindre din myndighed har taget et eksplicit valg om ikke at medsende dialogtråd i klartekst. I figur 31 er det illustreret, hvordan en sendt fra Digital Post ser ud i Outlook, herunder hvordan ovenstående virker i praksis. Du er nu færdig med siden Levering, og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste> Du kommer nu ind på siden Emner. S i d e 12

13 3.3. Trin tre Emner Figur 6. Til alle postkasser kan du oprette et uendeligt antal emner eller emneord for at være mere præcis. Det er vigtigt at understrege, at emner er en mulighed, men ikke et krav. Du kan altså godt gå videre fra denne side uden at oprette emner. I figur 27 er det illustreret, hvordan en brevskabelon uden emner ser ud i Digital Post. Emner er en mulighed for at lave en yderligere sortering (end postkasser) af post, der sendes via digital post. Emner vælges i selve den brevskabelon, som borgerne/virksomhederne skriver beskeden i, på samme måde som hvis der var knyttet emner til en mailskabelon i f.eks. Outlook. I figur 28 er det illustreret, hvordan en udfoldet emne-valgliste ser ud i Digital Post. Figur 6 viser et øjebliksbillede, hvor der ikke er oprette nogen emner. I feltet Opret emne / Navn på emne skriver du navnet på det emne, du ønsker at oprette, og du opretter det ved at klikke på knappen Opret emne. S i d e 13

14 Figur 7. Figur 7 viser status efter du har oprettet Testemne. Under Oprettede emner ser du det emner, der allerede er oprettet. Lige under listen over kan du sætte flueben ved Slutbrugeren skal vælge et ovenstående emne ved henvendelse til denne postkasse. Sætter du flueben her, vil emner være et tvangsfelt i den brevskabelon, borgerne får adgang til, når de vælger postkassen. Borgeren vil altså ikke kunne sende en mail til postkassen, uden at have valgt et emne fra valglisten. I figur 28 er det illustreret, hvordan en tvangs emne-valgliste er markeret i Digital Post. Hvis du ønsker at tilføje flere emner, opretter du blot et nyt. Du fortsætter, indtil du har oprettet de emner, du ønsker at knytte til den pågældende postkasse. Du er nu færdig med siden Emner og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste > Du kommer nu ind på siden Felter. S i d e 14

15 3.4. Trin fire Felter Figur 8. Felter er fritekst indtastningsfelter, som du kan knytte til postkasser eller emner. Du kan knytte op til to felter til hvert emne/postkasse. Dette er en mulighed, men ikke et krav. Du kan altså godt oprette postkasser eller emner, som ikke har felter tilknyttet. I figur 8 er første skridt i tilføjelsen af et felt til et emne vist. Her er der oprettet et emne testemne. Rød markering i figur 8: Hvis du vil knytte feltet til selve postkassen vælger du [Standard emne]. Et standard emne er ikke et rigtigt emne og er usynligt for borgerne. Det oprettes alene af systemtekniske grunde. Når du knytter feltet til selve postkassen vil det altid være synligt, uanset valg af emne. Du kan også benytte denne løsning, hvis du vil knytte et felt til en postkasse, som ikke benytter emner. I figur 24 er det illustreret, hvordan et fritekstfelt (her kontakttelefon ) knyttet direkte til en postkasse ser ud. Grøn markering i figur 8: Hvis du vil knytte feltet til et emne, vælger du det emne, du vil knytte feltet til her testemne. Feltet vil nu kun blive vist hvis det pågældende emne vælges. Dette giver dig mulighed for at differentiere, hvilke felter der vises alt efter, hvilket område der er valgt. I figur 29 er det illustreret, hvordan fritekstfelter ser ud, når det er knyttet til et givent emne. Nedenfor gennemgås, hvordan man opretter et felt, der er knyttet til et emne, men proceduren er den samme, hvis man vil knytte feltet direkte til postkassen. Først vælger du det S i d e 15

16 emne, du ønsker at knytte et eller flere felter til (her er Testemne valgt). Når du har valgt emnet, ændres skærmbilledet, så du kan oprette det ønskede felt. Dette er vist i figur 9. Figur 9. Rød markering i figur 9: I området Emner til indtastningsfelter kan du se det emne, du har valgt at knytte felter til. Grøn markering i figur 9: I feltet Navn skriver du den tekst, som borgerne vil se ud for feltet. I dette eksempel vil borgerne altså se Kontakttelefon. Blå markering i figur 9: Feltet ESDH-kode vil være skjult for borgerne. I feltet kan du angive en fast kode, som er knyttet til indtastningsfeltet. Dette kan være nyttigt, fordi indtastningsfelter jo er fritekstfelter, og derfor kun egnede til automatisering i begrænset omfang (borgeren kan taste forkert). Værdien ved feltet er således, at indholdet her altid er det samme indhold, uanset hvad borgeren måtte taste ind i indtastningsfeltet. ESDH-kode feltet kan rumme f.eks. et KLE eller FORM-koder, men man kan også benytte et selvopfundet navn. Det kan være lidt misvisende, at der står ESDH-kode, for feltet kan også benyttes til andet end direkte ESDH-integration. Hvis man f.eks. har et automatisk maildistributionssystem S i d e 16

17 (input management), vil feltet kunne bruges i forbindelse med denne distribution. Feltet kan dog også benyttes til f.eks. straks-journalisering i forbindelse med integration til et ESDH-system deraf navnet. Orange markering i figur 9: I afkrydsningsfeltet Slutbrugeren skal altid medtage indtastningsfeltet i sin meddelelse, kan man gøre indtastningsfeltet til et tvangsfelt. Borgeren vil altså ikke kunne sende sin meddelelse uden at have udfyldt feltet. Du er nu færdig med siden Felter og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste >. Du kommer nu ind på siden Nøgleord Trin fem Nøgleord Figur 10. I trin fem Nøgleord kan du tilknytte nøgleord til et emne, som f.eks. vil kunne bruges til straks-journalisering ved integration til din myndigheds ESDH-system. Disse nøgleord kunne f.eks. være KLE eller FORM koder. Der er næppe tvivl om, at hvis dette er relevant for jer, så vil det være som led i et projekt, og der vil være konsulentstøtte på til at hjælpe med at få udfyldt disse oplysninger korrekt. I først omgang skal du bare springe denne side over, med mindre at du har fået andre instruktioner. Du vil altid senere kunne vende tilbage og lave de nødvendige opsætninger. Du er nu færdig med siden Nøgleord og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste> Du kommer nu ind på siden Godkendelse. S i d e 17

18 3.6. Trin seks Godkendelse Figur 11. Du er nu nået til sidste trin i oprettelsen af postkassen. Som du kan se i figur 11, får du et kortfattet resume af det, du har oprettet. Hvis du ønsker at rette noget, kan du gå tilbage i trinene ved at benytte < Tilbage knappen. Hvis du er tilfreds med det oprettede, trykker du på Godkend-knappen, og så er postkassen oprettet. Du vil altid senere kunne rette i den/de oprettede postkasser (din myndighed kan f.eks. ønske at benytte et andet afhentningssystem eller sende til en anden sikker adresse). Du vil nu kunne se den oprettede postkasse i en liste over mapper og postkasser. S i d e 18

19 4. Opret mappe Hvis du ønsker at oprette en mappe klikker du på knappen Opret ny mappe, som du finder i trin ét (Postkasse- se afsnit: 1) i oprettelsen af en postkasse. En lille dialogboks Opret mappe kommer nu frem. Denne er vist i figur 12. Figur 12. I Opret mappe kan du oprette mappen, ved at skrive dens navn i feltet Navn. I dette eksempel hedder den mappe, der ønskes oprettet, Økonomi. I feltet Beskrivelse kan du knytte en beskrivelse til mappen. Denne beskrivelse er kun til intern brug og bliver ikke vist for borgerne. Endelig kan du vælge, hvor du vil placere mappen, i valg-listen Placering. Som det fremgår, er denne menu helt den samme som menuen Vælg mappe til placering af postkassen. Det betyder, at hvis du vælger [Næstved Kommune], vil mappen Økonomi blive lagt på samme niveau, som de øvrige mapper. Vælger du f.eks. Byråd og politik vil den blive lagt under denne mappe, som illustreret her: Byråd og politik Økonomi Du kan altså oprette lige så mange mapper og undermapper, som du ønsker. Når du er tilfreds, opretter du mappen ved at klikke på knappen OK. S i d e 19

20 Figur 13. Figur 13 viser, at mappen Økonomi er oprettet, og du vil nu kunne postkasser til den. Hvis du ønsker at oprette flere mapper med det samme, kan du godt gøre det. Du gentager bare ovennævnte procedure, indtil du har de mapper du ønsker. S i d e 20

21 5. Opret ny sikker -adresse Der er to måder, du kan oprette en ny sikker adresse. 1. Du kan gøre det ved at gå ind på -adresser og trykke på knappen Opret e- mail-adresse, som vist i figur Du kan gøre det i trin to levering (se afsnit 3.2), når du er ved at oprette en postkasse. Her gør du det ved at klikke på linket Opret ny -adresse. Dette er vist i figur 5. Figur 14. Nedenfor tager vi udgangspunkt i figur 14, men proceduren er nøjagtig samme for selve oprettelsen af -adressen uanset indgangssiden. Du klikker på knappen Opret ny -adresse. En lille dialogboks Opret adresse kommer nu frem som illustreret i figur 15. S i d e 21

22 Figur 15. Rød markering i figur 15: For at oprette en sikker -adresse, skal du knytte et såkaldt offentligt certifikat eller en offentlig nøgle til den sikre -adresse, du navngiver i feltet -adresse. Det vil føre for vidt at beskrive principperne for sikker forsendelse af post via PKI (Public Key Infrastructure), som er den teknologi, der benyttes her. Hvis du vil vide mere om PKI, kan du søge på enten PKI eller Public Key Infrastructure på nettet, og så vil du finde adskillige artikler om emnet. Her er det nok at sige, at det certifikat, du uploader til Digital Post, fungerer som en nøgle, som Digital Post låser borgerens besked med (hvad man kalder at kryptere). Kun den modtager med den sikre -adresse, har en matchende privat nøgle, og kan derefter låse beskeden op (hvad man kalder at dekryptere). Før du kan knytte et certifikat, til den sikre -adresse du er ved at oprettet, skal du selvsagt finde det. Det certifikat der skal anvendes, finder du hos Nets på denne hjemmeside: S i d e 22

23 Figur 16. Nets vedligeholder en oversigt over alle offentlige certifikater i den samlede NemIDløsning. Brugerinterfacet til denne database er vist i figur 16. I feltet -adresse skriver du navnet på den sikre -adresse, hvis offentlige nøgle-certifikat, du ønsker at finde: her sikkerpost@hedensted.dk. Du kan downloade certifikatet til en mappe på et drev ved at klikke på Hent certifikat, markeret med rød markering i figur 16. Herfra uploades certifikatet til Digital Post. Rød markering i figur 15: Du finder det relevant certifikat i den mappe, du har gemt det i, og herfra uploades certifikatet til Digital Post via Vælg fil -knappen. Certifikatet er allerede i korrekt base 64-format, så du behøver ikke at gøre noget ved dette. S i d e 23

24 Grøn markering i figur 15: I feltet -adresse, skriver du den -adresse, du ønsker at meddelelsen skal sendes til. Hvis vi går ud fra det eksempel, der er benyttet ovenfor, ville det være sikkerpost@hedensted.dk. Blå markering i figur 15: Det anbefales, at du altid sætter flueben i feltet Automatisk generering af svartitel. Denne indstilling benyttes, hvis en sagsbehandler svarer på en henvendelse til denne postkasse, men ikke får skrevet en meningsfuld titel i emnelinjen i retursvaret. Dette er illustreret i figur 17. Figur 17. I illustrationen i figur 17 har en sagsbehandler i Næstved Kommune modtaget en meddelelse i Outlook sendt til postkassen Byggesager. Emnelinjen i den modtagne mail består af følgende elementer: Postkassenavn Byggesager + kode [AutoTitel=22 ] + Borgerens emnetitel Tilbygning af carport. Sagsbehandleren i Næstved kommune svarer via Outlook. Hvis sagsbehandlerne blot lader den tekst stå, som stod i emnelinjen, da mailen blev modtaget, vil Digital Post fjerne denne og indsætte en mere sigende svartitel, som vises for borgeren. Skifter sagsbehandleren teksten i emnelinjen ud med sin egen svartitel, lader Digital Post denne stå. For en illustration af hvordan en meddelelse fra Digital Post ser ud i Outlook, se figur 31. Lilla markering i figur 15: i felterne i denne sektion opgiver du en kontaktperson og e- mailadresse. Overvej at oprette en fællespostkasse og et fællesnummer, da personkontaktdata let forældes. S i d e 24

25 6. Dybe link i Digital Post Dybe links er en måde, hvor din myndighed kan linke fra en hjemmeside direkte til en given postkasse (eller andre dele af Digital Post) på borger.dk. Man kan altså styre en borger direkte ind på den postkasse, man ønsker de skal benytte. Den letteste måde at finde de dybe link, der linker til en given postkasser, er ved at finde linket i Administrationsportalen. Sådan gør du: Gå ind i Administrationsportalen med administrator eller super administrator rettigheder. Find fanebladet "Kontaktmuligheder" og gå ind på oversigten "Postkasser". Find den postkasse du ønsker at etablere et dybt link til og klik på "Info" ude til højre. Du får nu adgang til en informationsside: "Postkasse information" og kan herfra kopiere det relevante link. Figur 18. Du kan finde de dybe link, din myndighed kan anvende under postkassens information som illustreret i figur 18 med rød markering i figur 18. Som det ses er det på nuværende tidspunkt kun muligt at oprette dybe links til borgerrettede postkasser. Du kan også konstruere linket fra bunden. Hvordan du gør det, er vist i vejledningen: S i d e 25

26 Vejledning til brug af dybe link i digital post Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. Ud over link til postkasser viser denne vejledning også, hvordan du opretter: Link til et bestemt dokument. Link til en myndigheds postkasse med valgt emne. Link til en adressebog. Link til en myndigheds tilmeldingsgrupper. Link til kategorier - Kommune, Stat, Region og Øvrige. S i d e 26

27 7. Opsplit kontakthierarkierne til borgere og virksomheder Figur 19. Da Digital Post blev lanceret, var det kun muligt at oprettet ét kontakthierarki rettet mod både borgere og virksomheder. Figur 19 illustrerer dette. Til højre, markeret med blå, vises Købehavn Kommunes kontakthierarki på Virk.dk. Til venstre det tilsvarende hierarki på borger.dk. Imidlertid er det nu muligt at opsplitte disse hierarkier, så man laver ét hierarki, der er skræddersyet virksomheder og ét, der er skræddersyet borger. Dette gøres ved at aktivere Virksomhedskontakthierarki. S i d e 27

28 Figur 20. Du får muligheden for at oprette flere kontakthierarkier til under Kontaktmuligheder / Flere kontakthierarkier, som vist med gul markering i figur 20. Siden er nærmest selvforklarende. Man skal primært være klar over, at i det øjeblik at flere kontakthierarkier er aktiveret, så nedlægges det nuværende hierarki på Virk.dk, og man skal oprette et nyt. Det er derfor meget vigtigt, at have det nye hierarki til Virk.dk klar, når man aktiver virksomhedskontakthierarki. Imidlertid kan virksomhedskontakthierarkiet godt opbygges, før det aktiveres, og det kan derfor anbefales, at man opbygger dette i god tid før aktiveringsdatoen. Figur 21. I figur 21 er et eksempel på aktivering af virksomhedskontakt hierarkiet vist. S i d e 28

29 Figur 22. I det øjeblik, at I har indsat en dato for en fremtidig aktivering af virksomhedshierarkiet, også selv om det ikke er aktiveret endnu, vil det blive muligt at oprette postkasser der alene vil blive vist på Virk.dk. Når din myndighed derefter skal oprette en ny postkasse, der er rettet mod virksomheder, skal I vælge Erhverv som målgruppe, som illustreret i figur 22. S i d e 29

30 8. Sådan ser det ud i praksis Dette afsnit viser, hvordan de forskellige opsætninger vi har gennemgået ovenfor ser ud i praksis Postkasser på borger.dk I dette afsnit kan du se en række eksempler på, hvordan opsætningen af et postkassehierarki kan se ud på borger.dk. Figur 23. I figur 23 er en beskrivelse til postkassen E-journal vist. Beskrivelsen kommer frem, hvis man klikker på læs mere. Figur 24. S i d e 30

31 Figur 24 viser et eksempel på brug af en vejledning i en postkasse. Vejledningen er her en kombination af vejledning og et link til den kontaktkanal, som Næstved Kommune ønsker, at borgerne skal benytte ved meddelelse om flytning. Figur 24 viser også et eksempel på brug af fritekstfelter. Her er fritekstfeltet brugt til, at brugeren kan indtaste et kontakttelefonnummer. Der kan maksimalt være to felter, og i dette eksempel er der altså kun ét. Figur 25. I figur 25 kan du se den mappestruktur, som Bornholms Regionskommune har oprettet. Mappen Erhverv er foldet ud og viser de postkasser der ligger her. Figur 26. S i d e 31

32 Figur 26 viser en postkasse, der er lagt i roden på kontakthierarkiet. I dette tilfælde er der tale om postkassen: Digitaliseringsstyrelsen. Figur 27. Figur 27 viser en postskabelon, som den ser ud uden brug af vejledningstekst (se figur 24), emner (se figur 28) og fritekstfelter (se figur 24). Hermed ligner skabelonen meget f.eks. en Hotmail skabelon. Den eneste afvigelse er, at man ikke frit kan taste en modtageradresse ind, men er tvunget til at vælge prædefinerede postkasser. Figur 28. Figur 28 illustrerer brugen af emner her i Favrskov Kommune. Som det ses muliggør emner, at meddelelsen får påført yderligere metadata. Disse kan bruges ved intern forde- S i d e 32

33 ling af posten og evt. ved straks-sagsoprettelse. Den lille røde stjerne * ud for Emne viser, at der her er tale om en obligatorisk emneliste, hvor man skal vælge ét af emnerne for at få lov til at sende mailen. Figur 29. Figur 29 illustrerer, at fritekstfeltet kan knyttes til emner. Rød markering i figur 29: Under Emne er emnet emne 1 valgt Grøn markering i figur 29: De felter, der er knyttet til emnet emne 1, er blevet synlige. Der kan maksimalt være to felter. Den lille røde stjerne * ud for feltnavnene viser, at disse felter skal udfyldes, før meddelelsen kan sendes Brug af dybe links Et eksempel på brug af dybe links kan findes på Næstved Kommunes hjemmeside. Her er en række dybe links til postkasser i Digital Post lagt ind under sigende navne f.eks. Barsel. For at gøre tydelig opmærksom på, at der her er tale om sikker kommunikation, er alle dybe links markeret med et lille lås-ikon. S i d e 33

34 Figur meddelelse fra Digital Post i Outlook Figur 31. Figur 31 viser en meddelelse sendt fra Digital Post til en sikker adresse i Næstved Kommune - Skriv til Næstved Kommune. Rød markering i figur 31: Dkalmetadatafilen. I denne fil er der lagret en række metadata i xml, Digital Post benytter disse metadata; dels at styre et evt. retursvar til rette modtager og dels, hvilken postkasse ID og evt. emneid, som skal følge med svaret. Grøn markering i figur 31: DKAL dialogtråden skrevet ud med tekst i brødteksten på mailen. S i d e 34