Teknik og Planudvalget

Transkript

1 Teknik og Planudvalget Besparelsesanalyser

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 TPU-01-A Driftsmæssige besparelser på veje og grønne områder...3 Analyseområde...4 TPU-01-B Salg af materielgård og udbud af driftsopgaver på park- og vejområdet...7 Analyseområde...9 2

3 Besparelsesforslag: Driftsmæssige besparelser på veje og grønne områder Kommissorienummer Acadre-sagsnummer Overblik over maksimalt besparelsespotentiale de enkelte år TPU-01-A Driftsmæssige besparelser på veje og grønne områder Budgetår Indtægter - = merindtægter + = mindreindtægter Udgifter + = merudg. - = mindreudg. Netto Overblik over maksimale konsekvenser i antal kommunalt ansatte beskæftigede for de enkelte år Total reduktion i Budgetår antal årsværk Mulig ikrafttrædelsesdato 1. januar

4 Analyseområde I henhold til kommissoriet er følgende områder blevet analyseret: - vinterberedskab - asfaltarbejder - fejeopgaver - græsslåning - papiropsamling - oprensning af vejbrønde - vognmand (lastbilkørsel) - salg af materielgården samt herudover: - ukrudtsbrænding - brovedligeholdelse Salg af materielgården beskrives i særskilt notat: TPU-01-B. Hver opgave er gennemgået hvad angår serviceniveau og pris ved fremmed versus egen udførsel, samt for egne opgaver organiseringen. Serviceniveauet er grundet forudgående besparelser på en række områder så lavt, at der dels ikke umiddelbart skønnes potentiale for besparelser, dels i givet fald vil medføre uforholdsvis store géner for borgere og brugere. Det gør sig gældende for: - Vinterberedskab. Serviceniveauet blev justeret til et minimum i år I samme år udførtes 62 prc. af opgaven af fremmede entreprenører. - Asfaltarbejder. Jf. sidste års besparelser er budgettet i forvejen på et minimum. Der konstateres mange skader på vejene, som følge af de sidste 2 hårde vintre. Der er iværksat ekstern vurdering af skadeomfang. Større opgaver er udbudt i partnerskabskontrakt. Alene små ad hoc lappeopgaver fortages af eget personale, hvor hurtig reaktion er afgørende for såvel trafiksikkerhed som skadernes omfang og omkostninger hertil. - Græsslåning. Vejkanter, grøfter, kanter m.m. slås få gange årligt. - Papiropsamling. Der opsamles løs papir 3-4 gange langs de store veje, samt stort affald efter behov. - Oprensning af vejbrønde. Der udestår oprensning efter mange års manglende vedligeholdelse, jf. særbevilling kr årligt. Vognmand (lastbilkørsel). Egen lastbil benyttes ca tm. årligt, og er et omdrejningspunkt i alle opgavetyper: indsamlingsordninger, vinterbekæmpelse, materialekørsel etc. 4

5 Forslag til fremtidig service/ ydelse Fejning Fejning udføres 3 gange årligt, på veje og stier. Omkostningerne herved udgør ca kr./årligt. Fejningerne kan indstilles helt eller nedjusteres fra 3 til 2 gange årligt. Ved nedjustering skønnes nettobesparelsen at udgøre ca kr. Her medregnes besparelsespotentiale kr. Ukrudtsbrænding Der ukrudtbrændes for nuværende på udvalgte veje og fortove, for ca kr. Ukrudtsbrændingen kan indstilles. Besparelsespotentiale kr. Brovedligeholdelse Brovedligeholdelse omfatter lettere reparationsarbejder og løbende drift af broer og tunneler. Budgettet er p.t. på kr. Vedligeholdelsen kan indstilles. Der bør dog fortsat henstå midler til løbende kvalificeret tilsyn af fagspecialister. Besparelsespotentiale kr. Konsekvenser ved fremtidig service/ydelse (fordele/ulemper) Fejning En sænkning af serviceniveauet vil modsvares delvist af øgede udgifter til resterende fejninger og/eller øgede udgifter til oprensning af vejbrønde. Der vil formentlig komme yderligere borgerklager og evt. rejst yderligere sagsanlæg i forbindelse med uheld. Sammenligning med andre kommuner - Detaljeret beskrivelse af - besparelsespotentialet i årene 2012, 2013, 2014 og 2015 Detaljeret angivelse af - konsekvenser i antal kommunalt beskæftigede årsværk i årene 2012, 2013, 2014 og 2015 Ukrudtsbrænding Alt andet lige vil det medføre øget ukrudt og tidligere nedbrydning af belægningerne. Brovedligeholdelse Indstilling af vedligeholdelse vil medføre øget nedslidning og øge fremtidige behov for anlægsmidler til egentlige broreparationer. 5

6 Mulighed for flere niveauer/alternativer af besparelsen Sammenhænge med andre besparelsesforslag Beskrevet ovenfor. Kommissorium TPU-01-B. Ovenstående forslag kan ikke kombineres med forlag TPU-01-B om salg af materielgården. Dialog/høring Bilag Kommissoriet. 6

7 Besparelsesforslag: Salg af materielgård og udbud af driftsopgaver på park- og vejområdet Kommissoriumnummer TPU-01-B Salg af materielgård og udbud af driftsopgaver på park- og vejområdet Acadresagsnummer 11/9687 Overblik over maksimalt besparelsespotentiale de enkelte år I forbindelse med vedtagelse af udbudsstrategien besluttede byrådet, at kommunen skal afgive kontrolbud ved udbud. Ved et salg af materielgården vil det ikke være muligt. Udbud af materielgården med alt hvad dertil hører af opgaver og personale er en kompliceret og omfangsrig opgave. Opgaven kan ikke udføres inden for de nuværende administrative ressourcer. Inddragelse af eksterne konsulenter vil være nødvendigt. Udbud kan gennemføres efter flere modeller. En mulighed er at udbyde alle driftsopgaver i en eller flere pakker samt sælge den frigivne bygning og materiel. Et alternativ til salg kunne være et samlet udbud af driftsopgaverne hvor materielgården og maskiner stilles til rådighed for entreprenøren. Generelt vil et opdelt udbud, hvor der er flere muligheder for at afgive bud være en fordel i forhold til vurdering af den bedste model. En vurdering af hvilken model der vil være økonomiske mest fordelagtig for kommunen, forudsætter mere dybdegående analyser af området. Denne foreløbige analyse bygger på kvalificerede skøn og bør om ønskeligt suppleres med analyser, som det vil være nødvendigt at afsætte midler til. Budgetår Indtægter - = merindtægter + = mindreindtægter Udgifter + = merudg. - = mindreudg. Netto 2012? ? 2013? ? 2014? ? 7

8 2015? ? Etableringsfase: Omkostninger til forberedelse og gennemførsel af udbud skønnes til kr. (ca. 1 % af kontraktsummen) afhængig af i hvilket omfang kommunen selv bidrager i forhold til analysearbejdet. Udgifter i forbindelse med virksomhedsoverdragelse (feriepenge, og andre personalemæssige følgeomkostninger) jf. virksomhedsoverdragelsesloven, skønnes til kr. Engangsindtægt på salg af materielgården er ikke prissat. En eventuel salgspris afhænger af bygningernes stand, konjunkturer, lokale udbud af erhvervsejendomme m.m. Salgspris bør vurderes af eksterne ejendomsmæglere. Driftsfase Maksimum løbende årlig driftsbesparelse er skønnet til 7,5 % af den budgetterede omsætning på ikke allerede udbudte opgaver. Udbudsprocenten i 2010 var/er på 52 % (vinterberedskab 62 %., øvrig virksomhed 49 %). Løbende tilsyn og administration skønnes at udgøre årligt kr. Overblik over maksimale konsekvenser i antal kommunalt ansatte beskæftigede for de enkelte år Total reduktion i Budgetår antal årsværk 2012? Opgjort som antal ansatte 2011, ekskl. lærling samt medarbejder i beskyttet ordning. Udgifter i overgangsfasen medfører at der ikke kan forventes en besparelse i Mulig ikrafttrædelsesdato 1. januar Forudsætter forudgående afdækning og beskrivelse af opgaveområdet, udarbejdelse, gennemførsel og afslutning af udbud, herunder høringer, forhandlinger m.m., med personalet, faglige organisationer, vindende entreprenør m.fl. 8

9 Analyseområde Analysen omfatter Park & Vejs drift af veje, grønne områder, institutioner m.m., eksklusive renovationsområdet (taktsfinansieret). I forvejen udføres eller leveres 52 % (2010) af ydelserne af fremmede entreprenører. Forslag til fremtidig service/ ydelse Konsekvenser ved fremtidig service/ydelse (fordele/ulemper) I 2008 blev den udendørs vedligeholdelse af arealer ved en del af kommunens ejendomme udbudt i licitation, med kontrolbud fra Park & Vej. Kontrolbuddet var lavest, hvorfor licitationen blev aflyst og opgaven overdraget Park & Vej. Denne foreløbige analyse tager udgangspunkt i uændret serviceniveau. Ved en dybdegående analyse af området vil der kunne indtænkes et andet serviceniveau, herunder om det er muligt, at lægge andre snit og tænke anderledes. Konsekvenserne afhænger meget af udbudsmaterialet (beskrivelsen af omfang og kvalitet), af vindende entreprenørs indstilling til arbejdet og af dialogen mellem entreprenøren og Allerød Kommune. I forbindelse med udbud må såvel den kortsigtede som langsigtede drift og udvikling iagttages. Der skal således ud over de almindelige løbede driftsopgaver tages stilling til særlige periodiske opgaver som f.eks. foryngelsesbeskæring af beplantning, supplerende plantningsarbejder (indplantning). Endvidere skal der tages stilling til håndteringen af borgerhenvendelser, der delvist håndteres af Park & Vej. En fordel er at få fastsat og beskrevet plejeniveau for de enkelte opgaver. Omvendt kan det være en ulempe at beskrivelserne bliver for stramme, således at udførsel sker alene sker fordi det står i kontrakten, selv om det ikke er hensigtsmæssigt. Fleksibiliteten i forhold til eventuelle ønsker om omprioriteringer bliver mindre. Som alternativ til en detaljeret beskrivelse af opgaverne kan udbuddet gennemføres som et funktionsudbud, hvor der lægges vægt på kravene til de funktionelle egenskaber ved den færdige ydelse/leverance. Herved sikres større fleksibilitet i forhold til opgaverne. Sammenligning med andre kommuner I analyserne vil fordele og ulemper ved forskellige udbudsformer blive beskrevet nærmere. Der er meget forskellige erfaringer fra kommuner, der har udbudt entreprenørgårde. 9

10 Flere steder har kommunernes entreprenørgårde vundet opgaverne på både pris og kvalitet. Andre steder meldes om pæne prisbesparelser. Muligvis beroende på forskelle i, hvad der medtages i evalueringen: indgår omkostninger til udbud, kontrol m.m., i prissammenligningen, er der klarhed over den langsigtede udvikling, er området kortlagt og beskrevet i et rimeligt niveau, etc. Det er svært at sammenligne faktuelt med andre kommuner, idet der er store variationer i serviceniveauer, konteringspraksis etc. Flere forskellige nøgletalsprojekter har belyst disse vanskeligheder for branchen som helhed, uden at finde en endelig løsning. Detaljeret beskrivelse af besparelsespotentialet i årene 2012, 2013, 2014 og 2015 Detaljeret angivelse af konsekvenser i antal kommunalt beskæftigede årsværk i årene 2012, 2013, 2014 og 2015 Mulighed for flere niveauer/alternativer af besparelsen Typisk arbejdes der ved overvejelser om udbud af denne type opgaver ud fra et forventet besparelsespotentiale på mellem 5 og 10 prc. (hvorfor der i denne analyse tages udgangspunkt i 7,5 prc.). Aftrædelser: År 2012, afhænger af nærmere tidsplan og forhandlinger. År : 25 markfolk, 1 administrativ medarbejder samt 1 chef (virksomhedsoverdragelse). Udbud og salg af materielgården kan ikke udføres i flere niveauer, idet der hvis visse opgaver forbliver kommunale driftsopgaver skal være en vis volumen i opgaveportefølgen for at være gennemførlig og rentabel. En mulighed er at pulje driftsopgaverne på park og vejområdet med drift og vedligeholdelse af kommunale bygninger under et og udbyde det hele som en samlet opgave. Sammenhænge med andre besparelsesforslag Dialog/høring Bilag Alternativt kan nuværende praksis med driftsoptimering ved kontrol af rentabiliteten af de enkelte opgave-løsninger og følgende udbud eller hjemtagning af opgaver ud fra, hvad der samlet set er økonomisk er mest fordelagtigt. TPU-01-A, jf. ovenstående. MED-udvalg, Faglige organisationer Kommissoriet 10