Instruks om afstemninger af statusposter Sektion 6.2

Transkript

1 Der skal løbende foretages afstemning og opfølgning på statuskonti (artskonti fra 8000 til 9999 også nogle artskonti som 11XX, 2990 og 7110) for at sikre, at aktiver og passiver er rigtigt opgjort. Det sker f.eks. ved at kontrollere, at kontoudtog fra banken stemmer med enhedens bogføring. I det følgende beskrives først overordnet hvordan og hvornår, der skal ske afstemning, samt den krævede dokumentation. I vedlagte skema gennemgås alle statuskonti, og hvordan og hvor tit de skal afstemmes mm. Hvordan Der skelnes imellem afstemninger og specifikationer: Afstemning til eksterne konti Anvendes bl.a. ved bank og leverandørers kontoudtog. Afstemning foregår ved at sammenholde bogføringen i XAL med eksterne bilag, f.eks. kontoudtog. D.v.s. 2 særskilte opgørelser, som skal give samme beløb/balancere. (Blanket 6-2-A) Afstemning til egne registreringer Afstemning til egne registreringer er afstemning af kassen, hvor saldoen i XAL skal afstemmes til den fysiske optælling af kassen. Herudover er det afstemning af undersystemer (særligt system fx i XAL eller registreringer i regneark). Saldo for undersystemet skal stemme med bogføringen i finansen i XAL. Desuden skal undersystemets saldo specificeres på kunder, cpr.nr., værdipapirer eller lignende, så det tydeligt fremgår, hvordan saldoen i XAL fremkommer. En specifikation er en saldo, som viser alle enkeltposteringer. Eksempelvis skal saldoen på 7110 Midlertidig konto, Interimskonto. På kontoen kan der midlertidigt bogføres beløb, der ikke umiddelbart kan placeres med det samme. (Blanket 6.2.B bruges med til de enkelte poster.) Hvornår Afstemning/specifikation skal foretages til udgangen af en måned, et kvartal eller år. Hvor ofte de enkelte konti skal afstemmes/specificeres fremgår af vedlagte oversigt. Der er mulighed for at bogføre i gammel måned indtil den 10. i den efterfølgende måned i henhold til de af DcR udsendte "lukkedatoer", d.v.s. der først kan afstemmes efter denne dato. Perioden fra den 1. til den 10. i den nye måned bruges til at få så meget af bogføringen vedr. gammel måned på plads som muligt. Herved bliver afstemningsarbejdet minimeret. 2. juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 1 af 12

2 Når afstemningerne er udarbejdet skal de underskrives af den, der har foretaget afstemningerne, og af en fra ledelsen. Ved lederens underskrifter accepterer lederen afstemningerne. For centraliserede enheder, hvor DcR er bogholder for enhededen De underskrevne afstemninger/specifikationer skal sendes til Intern Revision (ITR), mailadresse eller på fax nr De skal sendes senest den 17. efter lukningen af den foregående måned. ITR skriver til enhederne, når der er til afstemninger/specifikationer. Af brevet eller en vedlagt XAL-udskrift vil det for hver konto fremgå, hvad enhederne skal gøre. Hvis enhederne har spørgsmål, kan ITR kontaktes. Dokumentation Afstemning Der anvendes Afstemningsskemaer og opfølgningsark (se sektion 9.1.) eller egen blanket, XAL-udskrift samt eksternt materiale som dokumentation. Bemærkninger vedr. efterfølgende rettelser skal påføres. Afstemning til undersystem For afstemninger til undersystemer skal foreligge afstemning til XAL-saldo i finansen. Der skal derudover foreligge specifikation af undersystemets saldo. Der anvendes Opfølgningsark (se sektion 9.1) eller egen blanket. Bemærkninger til de enkelte poster skal påføres. Aftalegrundlag Når f.eks. afgivne eller modtagne deposita, modtagne forskningsmidler eller gaver optræder første gang på artskonto 9118 (og forventes at optræde igennem længere tid), skal kopi af aftalegrundlaget sendes til ITR. Regnskab og redegørelser For fonde og legater skal der jf. vedtægter og fundatser udarbejdes regnskaber. Disse udarbejdes af DcR. For øvrige forvaltede midler jf. sektion 3.7. skal der i ultimoperioden udarbejdes en redegørelse. 2. juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 2 af 12

3 For eksternt finansierede projekter er det desuden ofte et krav, at der udarbejdes et regnskab efter projektets gennemførelse. Dette skal fremsendes ved projektets afslutning eller senest i ultimoperioden det år projektet afsluttes. Ultimoperioden Ultimoperioden er en ekstra periode til regnskabsåret. Der er specielle forhold i ultimoperioden, hvor der kan laves rettelser og efterposteringer til regnskabet. Terminerne for ultimoperioden fastlægges af DcR i Årsafslutningsplanen. Alle posteringer på likvider, (kasse og bank) skal være bogført i perioden december, som lukkes for bogføring jf. Årsafslutningsplanen fra DcR. Alle statuskonti (artskonti ) skal dokumenteres i forhold til saldoen i ultimoperioden. Det er altså ikke nok at fremsende dokumentation til december måned, hvis der er posteret i ultimoperioden. Der må ikke være åbne poster for disse konti, når ultimo lukker: 2990, 7110, , 9051, 9146, XAL Kreditorsystem Det skal ved hver måneds udløb så vidt muligt sikres, at alle bilag er blevet godkendt i godkendelseskladden. I ultimoperioden skal alle bilag vedrørende gammelt regnskabsår være godkendt eller slettes, inden der lukkes for bogføring i gammelt år. IRIS Kreditorsystem I ultimo perioden skal alle bilag vedrørende gammelt regnskabsår være godkendt, inden der lukkes for bogføring i gammelt år. 2. juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 3 af 12

4 Artskonti Tekst Metode Termin Dokumentation Bemærkninger 11xx Løn Bruttolønliste mod XAL 2990 Indtægter tilbageholdt via lønsystemet Bruttolønlister med Spørgsmål mv. kontaktes lønservice. Se sektion 6.1 Poster udlignes inden for en måned. Skal nulstilles i ultimo. Nulstilles løbende Interimskonto med Poster udlignes inden for én måned.skal nulstilles i ultimo. Nulstilles løbende. 81xx 82xx Anlægsudlån (kun DcR og IAAN (PBF)) Øvrige udlån (Kun DcR og APNN (ESU)) eller afstemning til subsystem eller afstemning til subsystem Afstemning til subsystem Afstemning til subsystem Se sektion 2.1 Se sektion xx Aktier (kun NSN og DcR) Ultimo, ajourføres ved ændring Aktiebreve, udskrift af aktiebog Aktiebreve m.v. opbevares hos DcR. Se sektion xx Reservation til imødegåelse af tab (kun IANN (INI)) Beregning af reservation forklares Beregning af reservation Særlige forhold gør sig gældende, der henvises til aftaler med DcR. Se sektion xx Anlægsudlån (kun DcR og IAAN (INI)) eller afstemning til sub-system Afstemning til subsystem Se sektion juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 4 af 12

5 88xx Restanceudlån (kun DcR og IAAN (INI)) eller afstemning til subsystem Afstemning til subsystem Fejlkontering på gruppens artskonti. Fejlbogføring af renter og afdrag. Se sektion , 9012, 9013 (evt. med spec.) Kassen Kasse 2 Kasse 3 Afstemning (opgøres løbende) Fysisk kasseoptælling Kontospecifikation Kopi af kasse-rapport. Udgifts-/indtægtsbilag skal bogføres løbende og senest den udgang af måneden. Kassedifferencer skal bogføres på artskonto 5610 spec. 79. Bogføringsperiode 1/1 31/12. Det er ikke tilladt at bogføre i ultimoperioden og 9013 kun efter aftale med DcR Grønlands- Banken Akiliutkonto/Mastercard Debit Bank Nordik (kun AKA) Andre banker Andre banker 2 (kun DGP) Afstemning pr. sidste dag i måneden Bankafstemning vedlagt kopi af sidste bankkontoudtog Bevægelser i banken bogføres løbende og senest udgang af måneden. Bogføringsperiode 1/1 31/12. Det er ikke tilladt at bogføre i ultimoperioden. I f.m. årsafslutning, se sektion Giro Afstemning pr. sidste dag i måneden Giroafstemning vedlagt kopi af sidste girokontoudtog. Som ved bank (artskonto 9021 og 9041). I f.m. årsafslutning, se sektion juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 5 af 12

6 907x Aftaleplacering Afstemning pr. sidste dag i kvartalen. Kvartalsvis Aftaleplacering Aftalebrev mv. opbevares hos DcR. Se sektion Debitor samlekonto, Rejsende Systemkonto i XAL Forfaldsfordelt saldoliste med bemærkning om, hvornår der er rykket Kreditsaldo skal undersøges. Behandling af rejseafregning og forskud se sektion (evt. med spec.) Kvartalsvis ved ændring af deposita 9110 Deposita Redegørelse for anvendelse. Aftalegrundlag/Dokumentation fremsendes Rejseforskud Bemærkninger om løntræk m.v. Kontoen anvendes til deposita som sikkerhed for eksempelvis lejemål. Kontoen lukkes og spærres pr. 31/ Lønmellemregning med ekst. enheder (kun Løn og USF) Afstemning med udskrifter fra subsystem Nulstilles inden for én måned Pengeforsyning Årligt Årsopgørelse Saldo skal svare til indskud i banken Afgivne forudbetalinger vedr. forsikringssager (kun efter aftale med DcR) Opfølgningsark med kontoudtog og dokumentation af forsikringer Se sektion juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 6 af 12

7 9116 Debitorsamlekonto 9117 Overtagne inkassosager (kun AKA) 9118 Eksternt betalte projekter 9119 Periodisering af indtægter (kun AKA, Erhvervsdep. og DcR) Systemkonto i XAL Forfaldsfordelt saldoliste med bemærkning om, hvornår der er rykket Balance opdelt på spec. og i1, hvoraf fremgår at det stemmer til 9116 Kontoudtog med Evt. udskrift fra budget / realiseret. TS-almen, dog ultimo m/ bemærk. om sagsudvikling Kvartalsvis eller ved ændring Supplerende Status på konto ultimo f.eks. udskrift Timesag TS almen Kopi af aftalegrundlag eller til specifikation Rykkerprocedure beskrevet i sektion 3.2- Gamle poster skal afskrives inden for 6 måneder og sendes til incasso. Kreditsaldo skal undersøges. Kontoen anvendes kun som versur for poster, hvor regnskabsmæssig afskrivning er foretaget, men hvor juridisk krav opretholdes. Kontoen anvendes til udlæg for eksternt finansierede projekter. Se sektion 3.7 og 3.8 Må ikke anvendes til alm. regningstilgodehavender (brug 9116) og alm. indbetalinger foretaget i nyt finansår. Anvendes f.eks. til poster som burde have været afregnet i henhold til finansloven Skatter og afgifter (kun AKA) 9122 Konjunkturudligningsfond (kun AKA) Opgørelse kommuneafregning Kommuneudligning Kontoudtog med bemærkning Årligt Årligt Supplerende i henhold til bekendtgørelse Kontoudtog med bemærkning Manglende afregning kommuner. Manglende afstemning til kommuneudligningsordning. 2. juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 7 af 12

8 A+B skatter (kun AKA) BS-lånesystem INI Kontoudtog med bemærkning Systemkonto XAL Kvartalvis Kontoudtog med bemærkning BS-lånesystem ikke det samme som i finans. Saldo i alt de 2 konti =0 Se i 86XX ESU-lånesystem Samlekonto Systemkonto XAL Lånesystem XAL balanceudskrift ESU-lånesystem ikke det samme som i finans. Saldo i alt de 2 konti =0 Se i 82XX BSU-lånesystem Samlekonto Systemkonto XAL Lånesystem XAL balanceudskrift BSU-lånesystem ikke det samme som i finans. Saldo i alt de 2 konti =0 Se i 81XX 9146 Intern mellemregning, debitormodulet Systemkonto XAL Debitorsystem XAL Forfaldsfordelt (1 mdr.) Finansafstemning Udlignes inden for én måned. Skal være nulstillet ultimo Kommunemellemregning med Se sektion Kommunemellemregning, debitormodulet Afstemmes og rykkes af DcR Debitor XAL mod Finansafstemning Debitorsystem ikke lig med finans 2. juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 8 af 12

9 917x Mellemregning nettostyrede virksomheder (kun Lønkontoret og DcR) Afstemning med virksomheder / kvartalsvis Afstemning med bemærkning og kopi af ekstern specifikation eller bekræftelse fra virksomheden Trækningsrettigheder 9178 Mellemregning KNR (kun Lønkontoret og DcR) Afstemning med virksomheder / kvartalsvis Afstemning med bemærkning og kopi af ekstern specifikation eller bekræftelse fra virksomheden Lønspecifikation Trækningsrettigheder 9180 Mellemregning fonde Indtægtsdækket virksomhed (Kun Råstof) Obligationer 9311 Portefølgekonto (lig 9514) med Status på de enkelte aktiviteter Kvartalvis Kontoudtog med. Fordelt på år og selskab Afstemning Kvartalsvis Kopi af regnearksspecifikation og depotoversigt. Afstemning Finans XAL Bankkontoudtog. Max. saldo på kontoen i 1 måned. Se sektion juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 9 af 12

10 Modtagne sikkerhedsstillelser Afstemning Ved ændring, dog min. kvartalsvis Afstemning med kopi af bankkontoudtog og aftalegrundlag Ved reel bogføring noteres oplysning om, hvornår sikkerhedsstillelsen ophæves/bortfalder Time/sag anlæg Anlægsfonden ESU bevilling og forbrug (kun ESU) Kreditorsystem Systemkonti XAL Systemkonti XAL Kvartalsvis Finans/subsystem Systemkonto XAL afstemmes til kreditorsystemet Kreditorsystem (enhederne) Rejse mellemregningskonto (Kun Patientkontoret DIH) 9621 Skyldige lønomkostninger (kun Lønkontoret, GR og DcR) Systemkonto XAL Afstemning til leverandørs konto-udtog, fakturaer m.v. Afstemning pr. sidste dag i måneden Afstemning med. Eksternt kontoudtog med Kreditor kontoudtog afstemmes med kreditor i XAL. Kreditkort mellemregning. Nulstilles løbende. Kun iflg. aftale med DcR. Bruges kun i ultimo. 2. juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 10 af 12

11 Underskrevet resultatpapir 9622 Skyldig løn - overenskomster Mellemregningskonto 9630 (Kun AKA) 9640 Hensættelser ESKAT og XAL Kvartalsvis Ultimo, løbende redegørelse ved forbrug af hensættelser Ultimo, løbende redegørelse ved forbrug af hensættelser med aftalegrundlag og værdiansættelsesvurderinger med aftalegrundlag og værdiansættelsesvurderinger Kontoen skal nulstilles i nyt regnskabsår. Indbetalinger til 85 og 5 medtages via bank og debitor. Skal behandles individuelt, reguleres som regel i fm. årsafslutningen. Hensættelser kan kun ske i fl. aftale med DcR Hensættelser der har driftsvirkning Ultimo, løbende redegørelse ved forbrug af hensættelser Må kun anvendes for de hovedkonti, hvori der via finansloven gives tilladelse i tekstanmærkning.. Nulstilles i nytår. Se sektion Fiskerifinansieringspulje (Kun APNN) Ultimo, løbende redegørelse ved forbrug af hensættelser med Skal behandles individuelt opgøres i forbindelse med årsafslutningen Er under afvikling. 2. juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 11 af 12

12 9650 Periodisering af udgifter og indtægter 9660 Garantitilbageholdelser ved anlæg Månedligt. med om begrundelse samt kopi af bilag. til anlægsprojektnummer Kvartalsvis med Anvendes normalt kun i ultimoperioden. Konto skal være nulstillet ved udgang af 1. kvartal. Se sektion 7,1. Se sektion 2.1 og xx Finansiel gæld Afstemning Kvartalsvis Afstemning med kopi af kreditforeningsudtog og låneaftaler Manglende bogføring af terminsydelser BSU dummy med Manglende opfølgning af gamle poster (over 1 måned). Skal nulstilles i ultimo Fordringshavere af inkassosager (Kun AKA) 9892 Eventual forpligtigelser passiv 9910 Balancekonto (Kun DcR) Kvartalsvis med Årligt Skal nulstilles i primo. 2. juli 2012 Regnskabshåndbogen Side 12 af 12