Mødedato / sted: 13. august 2013 / Gribvand Spildevand A/S, Holtvej 18c, Græsted kl. 16:00-19:00

Transkript

1 Gribvand Spildevand A/S Bestyrelse 21. august 2013 Referat af Bestyrelsesmøde d. 13. august 2013 Mødedato / sted: 13. august 2013 / Gribvand Spildevand A/S, Holtvej 18c, Græsted kl. 16:00-19:00 Mødedeltagere: Flemming Møller (FM) Mogens Pedersen (MP) Bo Jul Nielsen (BJN) Birgit Roswall (BR) Parmo Nielsen (PN) - observatør Henning Holm (HH) - observatør Mette Therkildsen (MT) direktør Torben Dam, Deloitte, deltog under pkt. 8. Referent : Mette Therkildsen Referatet er udarbejdet i forhold til fremsendt dagsorden. Dagsorden for mødet 1 Placering af nyt renseanlæg (se området) 2 Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 30. maj Meddelelser fra formanden 4 Forelæggelse af eventuelle indførsler i revisionsprotokollen og stillingstagen hertil. 5 Orientering fra ledelsen om selskabets virksomhed i den forløbne periode kvartalsrapport Status på strategi implementering 3 Status forbrugervalg 6 Balancen og likviditetsoversigt for perioden 1. januar 30. juni 2013 til orientering 7 Drift- og anlægsstrategi til orientering 8 Finansieringsstrategi til drøftelse 9 Takstprocessen 2014 til drøftelse 10 Status for implementering af forbruger informationsstrategi 11 Intern overvågning Q Kommunikation 13 Fastsættelse af mødedato for næste bestyrelsesmøde 14 Eventuelt

2 1. Placering af nyt renseanlæg Bestyrelsen startede med at besigtige området ved Højelt. HH gennemgik kort planen for området, herunder placering af bygninger, bassiner mv. Endvidere at renseanlægget og den nye genbrugsstation vil søges koordineret i forhold til uddannelsesfaciliteter for børn og unge samt mandskabsfaciliteter i form af toiletter mv. Der er allerede etableret et godt samarbejde herom med Gribskov Kommune. BR forespurgte til dræn på området og hvorvidt dræn kan komme i berøring med spildevandet. HH forklarede, at der er tale om et lukket system. Bestyrelsen anbefalede, at selskabet kommunikere dette, da der kan være borgere, der har samme bekymring. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøder d. 30. maj Referatet blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 3. Meddelelser fra formanden FTS har 25 års jubilæum d. 2. september kl på Helsinge renseanlæg. MT sender en kalenderbookning til bestyrelsen. D. 5. september afholder GVS borgermøde i Gribskovhallen i Græsted, hvor selskabet orienterer om strategien og det at drive spildevandsforretning. Kandidaterne til forbrugervalget får lejlighed til at præsentere dem selv og ligeledes kan kunder brevstemme. MT sender en kalenderbooking til bestyrelsen. 4. Forelæggelse af eventuelle indførsler i revisionsprotokollen og stillingtagen hertil MT orienterede kort om at SKAT har henvendt sig vedr. dokumentation. Materialeindkaldelserne ligner det Deloitte har set på andre forsyninger, hvor der kører en række sager vedrørende forsyningsselskaber stiftet i SKAT er nu nået til vandforsyningsselskaber stiftet i 2010, herunder GVS. Temaet er fastsættelsen af de skattemæssige indgangsværdier. De skattemæssige indgangsværdier skal fastsættes til handelsværdier. Værdiansættelse sker efter Deloittes opfattelse mest korrekt ud fra en vurdering af kostpris og genanskaffelsessummer, som sket hos GV og GVS, hvor der er taget udgangspunkt i POLKA-værdierne. SKAT mener at der skal anvendes en indkomstbaseret metode (DCF model) til værdiansættelse til trods for at forsyningsvirksomheder er underlagt en omkostningsbaseret taksfastsættelse og et hvile-i-sig-selv-princip. SKATs værdiansættelse princip vil give værdier, der er meget betydeligt under de selvangivne værdier for GV og GVS. SKATs materialeindkaldelse er omfattende. Materialet skal indsendes senest 26. august GV og GVS har anmodet SKAT om udsættelse til 30. september 2013.

3 5. Orientering fra ledelsen om selskabets virksomhed i den forløbne periode. MT orienterede kort om status for prisloft 2012 og 2013, hvor selskabet har modtaget supplerende spørgsmål. Disse skal besvares senest d. 19. august. Efter afholdelse af bestyrelsesmødet har Forsyningssekretariatet meddelt, at prisloft 2014 er forsinket. Ny dato er ikke modtaget. Betalingsvedtægten skal ændres. Arbejdet er igangsat og revideret betalingsvedtægt bliver forelagt bestyrelsen til godkendelse på bestyrelsesmødet d. 1. oktober. Processen i forbindelse med forbrugervalg forløber planmæssigt. De kommende uger annonceres borgermødet, hvor kandidaterne præsenteres. Stemmeseddel er udarbejdet. Under anlæg nævnte MT, at 50 mio. kr. medgår til strategien (centralisering af spildevandsrensning og uvedkommende vand). Nedlægning Kagerup, Ledningstraceer og nyt slamanlæg ved Helsinge er hovedaktiviteterne. Følsomheden er størst i forhold til ledningstraceerne. Der ud over arbejder selskabet på at fjerne uvedkommende vand fokus på målinger og TV-inspektioner. Afskære Stokkebro dræn, Indsats Stokkebro og Dronningmølle centrale bydel. Nyt slamanlæg ved Højelt er indklaget for Miljø- og Naturklagenævnet. Kloakering af landsbyerne Mårum Tinghuse er igangsat. Udbud i næste uge. Valby, Højelt og Laugø er under planlægning. Renovering af pumpestationer følger planen Registrering af regnvandsbassiner, spildevandsbassiner og overløbsbygværker. På den baggrund vil der blive udarbejdet en fortløbende drift og vedligeholdelsesplan. Sandet, her er der afslutningsevent d. 14. august. I Kundeservice er restancerne på 4,8 mio. kr. Data vedr. målerskift er modtaget fra de fleste vandværker. Antallet af interne registreringer er øget væsentligt. Udbud tømningsordning er igangsat. Præ-kvalifikation er overstået. Der ud over er der fokus på spuling, el-arbejde og GIS Bestyrelsen tog ledelsens beretning til efterretning. 6. Balance og likviditetsoversigt for perioden 1. januar 30. juni 2013 til orientering MT udleverede ny balance til bestyrelsen. Omsætningen er i 2013 budgetteret til , fordelt på: Fast bidrag , tømningsordning (den del, der indregnes i prisloftet), Vejbidrag og variabelt bidrag på

4 Realiseret, i alt (fast og variabelt bidrag), det svarer til kr. i fast bidrag og i variabelt bidrag. Budget er på kr. En afgivelse på ca kr. Vedrørende tømningsordningen er opkrævningen af transport hos borgerne sat under omkostningerne til tømningsordningen. Den samlede opkrævning overfor borgerne er pr på TDKK ( ), hvor omkostningerne er på TDKK 1.435, hvilket giver et negativt resultat på TDKK -112 ( ). Der er anvendt 5,8 mio. kr. mindre i driftsomkostninger til dato. Bestyrelsen tog punktet til efterretning. 7. Drift- og anlægsstrategi til orientering MT indledte kort med at nævne, at anlægsstrategien er forankret i spildevandsplanen, der er under godkendelse. Herunder ny renseanlægsstruktur. Følgende elementer af drift og anlæg er eller er undervejs: Tilstandsrapport på alle pumpestationer er udarbejdet. Renovering af pumper i 2012 og 2013 fortsætter i 2014, dog mere moderat. Kortlægning af regnvand- og spildevandsbassiner samt bygværker er klar i løbet af efteråret. Den vil blive ledsaget af en drift- og vedligeholdelsesplan for de næste 3 år. Ledninger renoveres systematisk (TV inspektioner, vurdering og renovering) Ca ledningsprojekter er indrapporteret. Disse vil blive gennemgået og en samlet plan udarbejdet. I forhold til den daglige drift vil følgende aktiviteter blive igangsat: Udenfor arbejdstid, vil alle telefoner kører ind over det centrale telefonanlæg. Formålet er, at få alle uvedkommende opkald sorteret fra gennem talebesked til kunden. Registrering af alle opkald til vagten vil blive udbygget. Formålet er at fjerne kald. Få bedre overblik over områder mv. der giver problemer og målrette indsatsen. Bestyrelsen tog punktet til efterretning og FM supplerede med at sige, at dette er et område som bestyrelsen finder meget vigtigt og ønsker at blive holdt orienteret om, fremadrettet. 8. Finansieringsstrategi til drøftelse FM bød Torben Dam (TD) velkommen. TD gennemgik kort notatet Deloitte havde udarbejdet til bestyrelsesmødet og understregede følgende: Den nuværende portefølje af fastforrentede lån med en gennemsnitlig rente på 3,039% ser meget fornuftig ud. Renten er lavere i dag, men det vil ikke kunne

5 svare sig for selskabet, at indløse disse, på omkostningerne hertil er for store. TD s anbefaling var at fastholde den eksisterende låneportefølje TD anbefalede, at selskabet fremadrettet i forbindelse med lånoptagning følger en proces, hvor Kommunekredit og et par banker forespørges i forhold til at optage lånet med såvel fast som med variabel rente. Kommunekredit vil traditionen tro stille den laveste rente. Efterfølgende, eventuelt via Deloitte, bede banker afdække den variable rente gennem en tilsvarende SWAP. Dvs. at den variable rente ombyttes til en fast rente. TD s forventning er p.t., at selskabet kan spare 0,2% i rente. Bestyrelsen tog punktet til efterretning og bad ledelsen om, i forbindelse kommende låntagninger, at medtage dette. 9. Takstprocessen 2014 til drøftelse I samarbejde med Deloitte er indtægtsgrundlaget beregnet til mio. kr. i Da PL 2012 og 2013 ikke er afgjort kan der ske ændringer til estimatet. (Der verserer stadigvæk klagesager omkring disse). Ved et prisloft på 92,2 mio. kr. kan den variable del af taksten beregnes til 41,58 m3 ex. Moms. ved fuld udnyttelse af prisloftet Fra 2014 indføres en degressiv trappemodel, hvor større forbrugere skal have rabat. GVS har kunder i intervallet m3., men ingen over m3. Baseret på et udtræk fra KMD er der 210 kunder, der i 2014 skal have rabat (4%). MT understregede, at udtrækket skal kvalitetssikres og derfor er dette foreløbige tal. (ca m3). Ved udnyttelse af prisloftet bliver taksen 40,16 for de erhvervskunder, der afleder mere end 500 m3 og 41,83 for resten. Endeligt prisloft afventes. Bestyrelsen understregede, at det er vigtigt, at selskabet er i stand til at gennemføre de aftalte restruktureringer samt renoveringer af ledninger, bassiner og pumper. 10. Status for implementering af forbruger informationsstrategi Siden forbrugerinformationsstrategien blev vedtaget af bestyrelsen primo november 2012 har selskabet gennemført en række aktiviteter med det formål at synliggøre selskabet. Herunder: Tunnel-event No-Dig Prisen Dygtige unge SSTT Prisen Forbrugervalg

6 Ny app Indvielse af Sandet Selskabet deltager endvidere i Gribskov Kommunes borgermøde om Kommuneplan, spildevandsplan og varmeplan d. 19. august og afholder selv borgermøde 5. september Der ud over er gruppeinterviews med kunder og grundejerforeninger under forberedelse. Formålet er at få input til supplerende selvbetjening via selskabets hjemmeside samt input til de områder, der generelt er vigtige for kunderne. Selskabet overvejer ligeledes at deltage på Kulturnat 2014, hvor det i så fald vil være muligt at besøge Helsinge renseanlæg. Bestyrelsen tog punktet til efterretning. 11. Intern overvågning til orientering MT gennemgik kort orienteringen for Q2 2013, herunder de aktuelle udbud der pågår samt er under planlægning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. Kommunikation Det blev besluttet, at ledelsen orienterer om beslutningerne truffet på bestyrelsesmødet. 13. Fastsættelse af mødedato for næste bestyrelsesmøde Næste bestyrelsesmøde afholdes d. 1. oktober med start kl. 16:00 på Helsinge renseanlæg 14. Eventuelt Ingen bemærkninger. Godkendt d. 1. oktober 2013 Flemming Møller Bo Jul Nielsen Birgit Roswall Mogens Pedersen