AB Nymindegaard Indkaldelse til Ordinær Generalforsamling

Transkript

1 Indkaldelse til Ordinær Generalforsamling AB Nymindegaard 2013 Tirsdag d. 19. marts 2013 kl Sted: Krypten, Ved Kildevældskirken 2, 2100 København Ø

2 Nymindegaard den 4. marts 2013 Indkaldelse til ordinær generalforsamling Tirsdag den 19. marts 2013 kl i Krypten i Kildevældskirken Dagsorden: Velkomst ved formanden 1. Valg af dirigent 2. Valg af stemmeudvalg 3. Bestyrelsens årsberetning året Regnskab 5. Punkter til behandling på generalforsamlingen 6. Indkomne forslag til generalforsamlingen 7. Godkendelse af budget 8. Valg til bestyrelsen 9. Valg af ekstern revisor (statsautoriseret) 10. Valg af revisorsuppleant (blandt andelshaverne) 11. Eventuelt Afslutning på generalforsamling og debat Bestyrelsen består af: Næstformand Jesper Nielsen, Bestyrelsesmedlemmer Brian Håkansson, Kim Eriksen, kasserer Kåre Gade Petersen og formand Cathrine Matarese. Denne indkaldelse er adgangsgivende til foreningens ordinære generalforsamling. Alle foreningens medlemmer, disses ægtefæller / samlevere har adgang til generalforsamlingen. Side 2

3 Hver andel repræsenterer én stemme Forslag til generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 11. marts 2013 kl , jf. 16 stk. 2. Husk, at forslagsstilleren skal være til stede på generalforsamlingen, ellers bortfalder forslaget. Forslag skal afleveres i sin fulde ordlyd. AKTIVITETSKALENDER 2013: Sommerfest: lørdag den 31. august 2013 Halloween: tirsdag d. 29. oktober 2013 Juletræ, gløgg og æbleskiver: søndag den 1. dec Fastelavn: søndag den 2. marts 2014 Side 3

4 1. Valg af dirigent Bestyrelsen foreslår Theo Jandausch, bolignummer Valg af stemmeudvalg 3. Bestyrelsens årsberetning året 2012 Kære andelshavere i AB Nymindegaard 2012 s arbejde bærer præg af, at vi som bestyrelse ønsker at inddrage og involvere forenings andelshavere mere i beslutninger, arrangementer og indflydelse. Vi tilstræber, at efterleve de ønsker der kommer fra andelshavere, i det omfang, det er muligt, indenfor foreningens vedtægter, husorden, servitutter og økonomi. Vi modtager løbende henvendelser fra engagerede andelshavere om forslag til forbedringer, fornyelser eller andet, som vi forsøger at efterleve. Og samtidig er det vigtigt for os, at vi forvalter foreningens penge bedst muligt og træffe beslutninger, som er til glæde for alle andelshavere, samtidig med, at vi gerne vil bibeholde og værne om andelstanken. Bestyrelsen oplever, at AB Nymindegaard er et godt sted at være og et godt sted at bo, og det arbejder vi fortsat på, at vi alle sammen synes. Vi hører ofte, når andelshavere vælger at sælge deres andel, at de gør det af andre årsager end, at de er blevet trætte og kede af at være i AB Nymindegaard, hvilket er et fint incitament til at vejre den generelle opfattelse af at være andelshaver i AB Nymindegaard. Bestyrelsens årsberetning vil være inddelt i tre hovedafsnit. Det første vil omhandle AB Nymindegaards klimaskærm, herunder tagudvalgets arbejde, det andet afsnit vil omhandle de opgaver, som bestyrelsen har løst i det forgangne år og slutteligt en redegørelse af AB Nymindegaards økonomiske status. Klimaskærm Taget Siden vores sidste ekstraordinær generalforsamling har der i AB Nymindegaard været nedsat et tagudvalg. Tagudvalget har arbejdet mod de to forslag der fremlægges på generalforsamlingen i år. De har udarbejdet et spørgeskema, hvor alle andelshavere har haft mulighed for at tilkendegive om de ønskede tagterrasser i foreningen og af hvilken kvalitet eller ikke ønskede tagterrasser samt hvor mange kroner den enkelte andelshaver var villig til at stige i husleje som følge af nye tagterrasser. På baggrund af den undersøgelse har tagudvalget og bestyrelsen samarbejdet med Jahn og Partner 1 om at skrive en ansøgning til Center for ByDesign, hvor vi ansøger om offentlige midler til udskiftning af taget og energibesparende tiltag 2. 1 Der blev indhentet tilbud samt afholdt samtaler med i alt otte rådgivende firmaer. 2 Se punkterne i afsnittet Tilstandsrapport Side 4

5 Eventuelle tagterrasser er ikke inkluderet i det støtteberettigede beløb. Skulle vi være så heldige at modtage støttemidler, vil støttebeløbet udgøre 33 % af de samlede omkostninger, som er kr. I forbindelse med ansøgning om offentlige midler fra Center for Bydesign til udskiftning af taget i AB Nymindegaard har tagudvalget og bestyrelsen fået udarbejdet en tilstandsrapport samt en langsigtet vedligeholdelsesplan. Tilstandsrapport Jahn og Partners tilstandsrapport konkluderer, Generelt må ejendommen betegnes som værende i god stand, hvad angår dens primære bygningsdele, dvs. bærende fundamenter, ydervægge, murede skillerum, etageadskillelser, trapper og bærende elementer i tagkonstruktionen m.v. Der er dog nogle fugtproblemer / fugtindtrængning i taget som forårsager at der konstateres vandskader på loftbrædder. Hvad angår de sekundære bygningsdele er standen generelt god, dog er tagbeklædningen af tegl med tilhørende inddækninger i middel til dårlig stand. Vinduerne mod gård- og gadesiden er i middel stand og fremstår rimeligt vedligeholdt. Hvad angår overflader er hovedtrapper generelt i god stand, bitrapper er noget mere præget af slidtage. De tekniske installationer er for så vidt angår el og varme godt vedligeholdte og fungerer tilfredsstillende. Vand og afløb er delvist renoveret i køkkener, mens installationen er af ældre dato i badeværelser. Som helhed kan det konkluderes, at ejendommens stand og funktion er tilfredsstillende, når man tager dens alder, den tids byggeskik og materialevalg i betragtning. For at bevare denne standard, bør der dog snarest iværksættes følgende arbejder: - Udskiftning af taget - Efterisolering af mansardetage - Efterisolering af tekniske installationer, herunder i varmecentralen. - Udskiftning af cirkulationspumpe til energirigtig type. (Fra Jahn og Partners tilstandsrapport) Det er en spændende proces, som vi bevæger os ud i. Bestyrelsen anbefaler, at generalforsamlingen vil støtte op omkring den ansøgning der er indsendt til Center for Bydesign, således at vi opnår støtte til udskiftning af vores tag. Side 5

6 Vinduerne mod gården I 2012 har vi fået malet og udskiftet tætningslister på vinduerne mod gården i Otto Mallings Gade og Bechgaardsgade. Vinduerne i Lange-Müllers Gade og Nygårdsvej mod gården vil blive malet og få udskiftet tætningslister i Gasgrill Efter initiativ fra en andelshaver, indkøbte AB Nymindegaard to gasgrill til forenings andelshavere. Bestyrelsen besluttede ligeledes at benyttelse af grillene skulle være gratis for alle. Røgalarmer Alle opgange har fået opsat røgalarmer på både hoved- og køkkentrapper. Det har medført, at den enkelte andelshaver gerne skulle føle sig mere tryg og bedre kan høre hvis der skulle opstå røg/brand i ejendommen. Legepladsen Der er over foråret blevet udskiftet grus og sand i sandkassen, så foreningens børn trygt og sikkert kan lege på legepladsen. Det er planen, at dette arbejde gentages hvert 3. år af hensyn til sikkerheden. Bestyrelsens arbejde 2012 har båret præg af meget få handler i AB Nymindegaard. Der har været 7 handler over det sidste år. Kontrakter mellem AB Nymindegaard og anden part Bestyrelsen har brugt en del tid på at få et overblik over de eksisterende aftaler der er indgået mellem AB Nymindegaard og anden part. Det være sig vores serviceaftaler med Elektrolux, som yder service på foreningens vaskemaskiner og tørretumblere, det er Relacom og serviceaftalen vedr. foreningens dørtelefoner, det er FabIts arbejde og overvågning af foreningens Internet, det er ABC Rengørings kontrakt vedr. trappevask. Vi holder løbende øje med, at de aftaler, der er indgået eller indgås i fremtiden er til gavn for foreningens andelshavere til så fordelagtig en pris, og med så fordelagtigt en service som muligt. Det afspejler sig i alle aftaler vi indgår, som fx maling af vinduerne mod gården, hvor bestyrelsen indhentede tre tilbud, og derudfra valgte dem, der kunne tilbyde den billigste pris til den kvalitet, som foreningen ønskede. Nyt forsikringsselskab Vi har ligeledes valgt at skifte forsikringsselskab fra Købstædernes Forsikring til Alm. Brand, fordi vi kunne spare ca kr. årligt og fortsat være omfattet af den samme dækning. Vi har anmeldt én skade i 2012 og det var en større vandskadesag på Nygårdsvej, som var forårsaget af en tilstoppet faldstamme. Bogføring Vi valgte i sommeren 2012 at opsige samarbejdet med foreningens daværende sekretær Jette Aagaard og i stedet indlede et samarbejde med Numerus, som er vores nuværende eksterne bogføringsselskab. De bogfører for foreningen og forbruger i snit en dag om måneden. Der er en billigere løsning end at have en sekretær ansat en dag om ugen. Vi er meget tilfredse med Numerus arbejde og vores samarbejde. Side 6

7 Nye telte Bestyrelsen har i år indkøbt nye telte til gårdfesten, da de gamle gik i stykker under det kraftige blæsevejr sidste år. Mailadresser Da aftalen om, at alle andelshavere i AB Nymindegaard skulle have en mailadresse gennem for ca. 12 år siden, var det en god idé. Desværre var der i 2012 meget få der brugte mail gennem andelsforeningen og grundet det store udbud af gratis -adresser på Internettet, valgte vi at nedlægge tilbuddet. Få andelshavere har ønsket at få videresendt post fra de gamle adresser til nyoprettet adresser. Reduceret vaskeripriser Bestyrelsen har ændret vaskepriserne. Ved nærmere gennemregninger, er vi kommet frem til, at prisen var for høj. Vi ønsker, at vaskerierne er så udgiftsneutrale som muligt. Vi håber meget, at det kan være et incitament til, at flere vil gøre brug af vaskerierne i fremtiden. Hjemmeside Vi havde som mål på sidste general forsamling, at AB Nymindegaard skulle have sin egen hjemmeside. Vi har ikke haft tid til at søsætte dette projekt i 2012, men forventer at etablering af en ny hjemmeside vil ske i Der er en stigende interesse for en hjemmeside, især i forbindelse med handler og læsning af referater fra bestyrelsesmøder. Fælles arrangementer i gården Vi oplever meget stor tilslutning til fælles arrangementerne i gården, såsom Fastelavn, Sommerfesten, Juletræstænding og Halloween. Det er en dejlig oplevelse at deltage i så vellykkede arrangementer arrangeret af foreningens engagerede andelshavere. Tusind tak for jeres initiativ og engagement. Økonomi Låneomlægning På sidste generalforsamling fik bestyrelsen fuldmagt til at omlægge foreningens lån. For små 8 år siden samlede boligforeningen en række små lån, til ét større lån, da renten dengang var rigtig gunstig. Man optog et 36,1 mio kr. stort lån, som blev taget som et 30-årigt lån på 4 % med 10 års afdragsfrihed. Denne afdragsfrihed valgte man at bruge de første 10 år. Selvom vi ikke havde afdrag på vores lån, så har andelsforeningen hvert år hensat til det nye tag. Dette gjorde, at vi havde opsparet ca. 5,5 mio. kroner, som stod til 0 % i rente. Vores lån ville således om 2 år gå fra at være uden afdrag til at skulle afdrages over de resterende 20 år, hvilket ville medføre en stigning på ca. 7,5 kr. pr. m 2 pr. måned i huslejestigning. Dette sammenholdt med, at vi ved, at der kommer et større tagprojekt. I løbet af året har vi fået rådgivning gennem Finanshuset i Fredensborg, ligesom vi har haft kontakt med en del banker og realkreditinstitutter. Side 7

8 Resultatet blev, at vi pr har omlagt vores lån til et nyt 30-årigt lån, 3 % - nu med afdrag. Vi valgte at nedbringe vores kontantbeholdning til 0 kr., samtidig med at vi har lavet en 2 millioner stor kassekredit på 3,5 i rente, for at have en kapitalreserve. Derfor kunne vi nøjes med at konvertere til en nyt 3% 30-årigt lån med afdrag, på 30,5 millioner kroner. Vores samlede låneomkostninger er steget med ca kr. årligt, samtidig med at vi nu afdrager med kr. om året, og dette beløb vil løbende vokse som gælden afdrages. Vi mener derfor i bestyrelsen, at vi har rustet os bedst muligt mod de nye omkostninger, som vi ved, der vil komme i forbindelse med tagprojektet. Mål for 2013/2014 Bestyrelsen ønsker at revidere foreningens vedtægter. Som det forholder sig med foreningens nuværende vedtægter løber vi oftere ind i, at de desværre ikke er tidssvarende og præcist formuleret i forhold til, at vi er en selvadministrerende andelsboligforening. Derfor vil arbejdet blive, at vedtægterne revideres og fornyes i samarbejde med foreningens advokat Carsten Jeberg fra Adlex Advokaterne. Vi forventer endeligt svar fra Center for Bydesign til efteråret 2013 og dermed den ansøgning, som vi har sendt af sted til godkendelse af støttemidler til udskiftning af forenings tag. Vi håber naturligvis, at vi er kvalificeret til støttemidler, således at vi kan forbedre energiforbruget i AB Nymindegaard. Der ligger fortsat et stort stykke arbejde i tagudvalget. Når vi får svar fra Center for Bydesign vil der blive indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling hvor generalforsamlingen skal godkende det videre arbejde. Bestyrelsen vil fortsætte med åbne bestyrelsesmøder og større informationsmængde, således at den enkelte andelshaver har et indblik i hvad der arbejdes med og besluttes i bestyrelsen samt har mulighed for fortsat at indgive ønsker om fornyelser, forbedringer samt nyindkøb. Den kommende bestyrelse vil arbejde mod at implementere og effektivisere endnu flere arbejdsgange. Et vemodigt farvel Efter 15 år i bestyrelsen har Brian Håkansson valgt at give plads til friske og nye kræfter. Det er naturligvis med stor ærgrelse, at Brian vælger at udtræde af bestyrelsen. Brian har gennem årene opbygget et nært og personligt forhold til foreningens andelshavere og vil være savnet i det daglige bestyrelsesarbejde. Vel mødt Bestyrelsen 2013 Side 8

9 4. Regnskab Se vedlagte årsrapport fra Beierholm 5. Punkter til behandling på generalforsamlingen 5a Vedtægtsændringer Bestyrelsen fremsætter ændringer i følgende vedtægter til afstemning 7 Forpligtelser og ansvar stk. 1 En andelshaver modtager sin lejlighed nyistandsat i lyse og neutrale farver og er forpligtet til at aflevere denne i samme stand ved fraflytning. Installationer i lejligheden, jf. 7, stk. 2, overtages i fuld forsvarlig stand og skal afleveres i samme stand ved fraflytning. Loft- og kælderrum modtages tømte og rengjorte og skal afleveres i samme stand ved fraflytning. Bestyrelsen foreslår følgende ændring i ordlyden: Stk. 1 Installationer i lejligheden, jf. 7, stk. 2, overtages lovlige og skal afleveres lovlige ved fraflytning. Loft- og kælderrum modtages tømte og rengjorte og skal afleveres i samme stand ved fraflytning. stk. 5 Ved fraflytning af en lejlighed kan bestyrelsen, om den finder det nødvendigt, kræve udført indvendige vedligeholdelsesarbejder af de under a), b) og c) nævnte installationer, samt kræve udført kvalificeret reparation og maling af vinduer, træværk, vægge og lofter. Såfremt den nødvendige istandsættelse foretages af køber, fastsætter bestyrelsen et skønsmæssigt beløb som efter, istandsættelsen udbetales til køber som kompensation for dennes arbejde/udgifter. Bestyrelsen foreslår følgende ændring i ordlyden: Stk. 5 Ved fraflytning af en lejlighed kan bestyrelsen, om den finder det nødvendigt, kræve udført indvendige vedligeholdelsesarbejder af de under a), b) og c) nævnte installationer, samt kræve udført kvalificeret reparation og maling af vinduer, træværk, radiatorer, vægge og lofter. Den nødvendige istandsættelse foretages af køber. Bestyrelsen fastsætter et skønsmæssigt beløb som efter istandsættelsen udbetales til køber, som kompensation for dennes arbejde/udgifter. Beløbet fratrækkes købssummen, inden handlen gennemføres. Side 9

10 5b Tagprojekt med tagterrasser Bestyrelsen fremsætter følgende forslag vedr. ansøgning om støttemidler gennem Center for Bydesign til afstemning. Bestyrelsen stiller i samarbejde med Tagudvalget forslag om at udskifte ejendommens tag og i samme forbindelse etablere tagterrasser på ejendommen. Forslaget indebærer en række energibesparende tiltag, og er af Peter Jahn & Partnere beskrevet i ansøgning til Center for Bydesign. Ansøgning er opslået i porten. Den samlede entreprisesum er kr. 32,870 mio., hvortil der er søgt om tilskud hos Center for Bydesign. Konsekvenserne for boligafgifterne for de enkelte andelshavere fremgår af Bilag A. Det skal bemærkes, at de i Bilag A foretagne beregninger er lavet under den forudsætning, at der modtages byfornyelsesstøtte. Såfremt der ikke opnås støtte bortfalder forslaget automatisk, og vil blive genfremsat i tilrettet form på en senere generalforsamling. Med vedtagelsen af dette forslag giver generalforsamlingen samtidig bestyrelsen og Tagudvalget fuldmagt til at optage de nødvendige lån, samt til at indgå alle nødvendige kontrakter med rådgivere og entreprenører samt foretage alle andre beslutninger som er nødvendige for projektets gennemførelse. Bestyrelsen/tagudvalget stiller forslag om, at der alene optages fastforrentede lån med afdrag. Vedtagelsen af tagterrasserne er principiel. Den nærmere udformning og beliggenhed vil først blive besluttet på et senere tidspunkt, og de udkast som Peter Jahn & Partnere fremlægger på generalforsamlingen er alene vejledende. Det er dog nødvendigt at generalforsamlingen tager stilling til om der ønskes tagterrasser eller ej, da arbejdet i bekræftende fald skal foretages samtidig med tagudskiftningen, ligesom arbejdet skal projekteres, bringes i udbud m.v. 5c Tagprojekt uden tagterrasser Godkendes punkt 5b frafalder bestyrelsen dette punkt Bestyrelsen stiller i samarbejde med Tagudvalget forslag om at udskifte ejendommens tag. Forslaget indebærer en række energibesparende tiltag, og er af Peter Jahn & Partnere beskrevet i ansøgning til Center for Bydesign. Ansøgning er opslået i porten. Den samlede entreprisesum er kr. 27,835 mio. Konsekvenserne for boligafgifterne for de enkelte andelshavere fremgår af Bilag A. Det skal bemærkes, at de i Bilag A foretagne beregninger er lavet under den forudsætning, at der modtages byfornyelsesstøtte. Såfremt der ikke opnås støtte bortfalder forslaget automatisk, og vil blive genfremsat i tilrettet form på en senere generalforsamling. Med vedtagelsen af dette af dette forslag giver generalforsamlingen samtidig bestyrelsen og Tagudvalget fuldmagt til at optage de nødvendige lån, samt til at indgå alle nødvendige kontrakter med rådgivere og entreprenører samt foretage alle andre beslutninger som er nødvendige for projektets gennemførelse. Bestyrelsen/tagudvalget stiller forslag om, at der alene optages fastforrentede lån med afdrag. Side 10

11 6. Indkomne forslag til generalforsamlingen Der er ikke modtaget forslag fra andelshaverne inden udsendelse af indkaldelsen. Se vedtægterne for retningslinjer. 7. Godkendelse af budget for 2013 Der er flere af vores omkostninger, som vi i dag opkræves for pr. andel. Bestyrelsen har derfor i år valgt at anskue budgettet på en ny måde og derfor er følgende poster anskuet pr. andel: Internet, kabel TV, renovation, vand og dele af administrationsposten. Alle øvrige omkostninger er anskuet pr. m 2, og derfor findes der to kolonner i årets budget. Budgettet kan ses i bilag B I huslejeindtægterne er der indregnet en stigning på 1 kr. pr. m 2 pr. måned i forhold til sidste år. 8. Valg til bestyrelsen 8a Valg af Kasserer Kåre Gade Petersen, bolignummer 176, modtager genvalg. 8b Valg af to bestyrelsesmedlemmer Jesper Nielsen, bolignummer 26, modtager genvalg Brian Håkansson, bolignummer 99, modtager ikke genvalg. 8c Valg af to suppleanter 9. Valg af ekstern revisor Genvalg af revisionsfirmaet Beierholm. 10. Valg af revisorsuppleant 11. Eventuelt Side 11

12 Bilag A Økonomi vedr. tagudskiftning Økonomi vedr. tagudskiftning Forslag 5b Forslag 5c m. tagterrasse u. tagterrasse Omkostninger Anslået tilskud (33% af forslag 2) Omkostninger for andelsforeningen Hensatte midler til ombygning fra tidligere år Anslået værdistigning (anslået af valuar) Ændring i værdi af andelsboligforeningen Ændring i andelskronen pr. m Ved udregning af lånebehov er der taget udgangspunkt i et 3% 30-årigt fastforrentet lån med afdrag (beregnet pr ). Det vil naturligvis være, de til den tid lånemuligheder, der afgører den reelle omkostning Lånebehov Månedlig omkostning i 30 år Omkostning pr. måned pr. m 2 8,39 6,61 Regneeksempel for en lejlighed på 75 m 2 Ændring i andelskronen pr. m Omkostning pr. måned pr. m Side 12

13 Bilag B: Budget 2013 I N D T Æ G T E R Budget 2013 Resultat Resultat Driftsindtægter pr m 2 pr andel Husleje pr m Husleje pr. andel Rykkergebyrer Fremleje Kælderleje Antenneindtægter A-conto varme Vaskeriindtægter Salgsaftale DRIFTSINDTÆGTER IALT Andre Indtægter Renteindtægter Udbytte ANDRE INDTÆGTER IALT INDTÆGTER IALT U D G I F T E R Drift af Ejendom Varmemester Trappevask Dagrenovation Antenneudgifter Varmeudgifter Telefoncentral og Internet DRIFT AF EJENDOM IALT Administration Kontorholdsudgifter Dataløn Bestyrelseshonorarer Bogføring Revision, Regnskabsmæssig ass Beboerarrangementer Omdeling PBS gebyrer Konsulentbistand Advokatomkostninger Uforudsete udgifter på løbende drift ADMINISTRATION IALT Side 13

14 Budget 2013 Resultat Resultat Skatter og Afgifter pr m 2 pr andel Ejendomsskatter Forsikring El Vand SKATTER OG AFGIFTER IALT Vedligeholdelse af ejendom Maler Murer Tømrer og Snedker VVS Glarmester El-Arbejde Vaskerier Gade- og fortovsarbejder Gartner & Gård Diverse Småarbejder VEDLIGEHOLDELSE AF EJENDOM IALT Andre udgifter Prioritetsrenter Afdrag Hensættelser Omkostn. ifm. Låneomlægning ANDRE UDGIFTER IALT UDGIFTER IALT (OVERSKUD)/UNDERSKUD Månedlige omkostninger pr m Husleje 28,79 34,86 34,86 A conto varme 9,00 9,00 9,00 Månedlige omkostninger pr. andel Kabel TV (407 til 1. juli herefter 126) Internet/telefon Administration Dagrenovation Vand Side 14