UDKAST til: Kompetencefordelingsplan for Økonomiudvalget

Transkript

1 UDKAST til: Kompetencefordelingsplan for Udarbejdet af: Fællessekretariatet/EPO Dato: Sagsid.:8347 Version nr.: 4 EKSEMPEL: Udkast til kompetencefordelingsplan for

2 Introduktion Baggrund for kompetencefordelingsplan I forlængelse af evalueringen af den politiske styreform og organisering er udarbejdelsen af kompetencefordelingsplaner i Faaborg-Midtfyn Kommune opprioriteret. Kompetenceudviklingsplanen er udviklet på baggrund af de udmeldinger der er kommet i forbindelse med evalueringen af styreform og organisation omkring det fremtidige samarbejde mellem det politiske niveau og administrationen. Formål med kompetencefordelingsplan Formålet med udarbejdelse af Kompetencefordelingsplanerne er, at ansvars- og rollefordelingen mellem henholdsvis kommunalbestyrelsen, økonomiudvalg, de stående udvalg og administrationen er afklaret og gennemskuelig. Kompetencefordelingsplanen skal være med til at belyse de politiske udvalgs muligheder for at sætte dagsordenen og vise retning på de områder, hvor politikerne har mulighed for at prioritere. Kompetencefordelingsplanen skal samtidig beskrive, hvilke områder udvalgene i dag er med til at præge og udvikle gennem politiskformulerede indsatser. Planen skal ydermere sætte fokus på opgavefordelingen mellem det politiske niveau og administrationen og være med til at klarlægge ansvarsforholdet mellem niveauerne. Formålet er, at rollefordelingen mellem det politiske niveau og administration bliver klart og her igennem være med til at fremme samarbejdet mellem de to niveauer. Når der i det følgende refereres til administrationen er det direktionen der har det ledelsesmæssige ansvar for opgavens varetagelse. Kompetencefordelingsplanen vil ligeledes give udvalgene mulighed for at definere på hvilke områder man vil være politikkontrollerende, dvs. på hvilke områder man ønsker at foretage opfølgning og evaluering afledt direkte af en defineret. Indhold i kompetencefordelingsplan Der vil foreligge en samlet kompetencefordelingsplan for Faaborg-Midtfyn Kommune indeholdende den generelle rammesættende kompetencefordelingsplan efterfulgt af kompetencefordelingsplanerne for økonomiudvalget samt samtlige de stående udvalg. Planen tager afsæt i de opgaver det politiske niveau arbejder med i dag afledt af enten gældende lovgivning eller den i kommunen valgte styreform og principperne herfor samt områder defineret af udvalgene. Kompetencefordelingsplanen er inddelt således: 1: Den rammesættende kompetencefordeling 2: Den politikformulerende kompetencefordeling 3: Den politikkontrollerende kompetencefordeling 4: Ændringer i kompetencefordelingen 1: Den rammesættende del af kompetencefordelingsplanen beskriver hvorledes de forskellige organisatoriske niveauer skal agere i forhold til disse generelle områder. 2

3 2: Den politikformulerende del behandler områder, hvor udvalget af kommunalbestyrelsen er tildelt ansvaret for at udarbejde forslag til politik / forslag til revision af den gældende politik. Oversigten vedligeholdes af udvalgssekretæren i forhold til beslutninger om at supplere listen med nye politikområder, ligesom udvalgets sekretær efter aftale med udvalget sikrer udarbejdelsen af planer for revision af / formulering af nye politikker. 3: Den politikkontrollerende del behandler de elementer, som indgår i udvalgets politikkontrollerende funktion. Oversigten består dels af nogle faste politikområder og dels af nogle elementer, som følger af udvalgets egen planlægning af det politikformulerende arbejde. Udvalgets arbejdsredskaber i det politikkontrollerende arbejde er blandt andre: dialogmøder med borgere / brugere mv. afholdelse af temamøder / konferencer. modtagelse af årsrapporter mv. bestilling af faglige redegørelser for udmøntningen af politikkerne. gennemførsel af evalueringer mv. redegørelse for og principdrøftelse af enkeltsager. Oversigten over elementerne i det planlagte politikkontrollerende arbejde vedligeholdes af udvalgssekretæren, der også sikrer udarbejdelsen af planerne. 4: Ændringer i kompetencefordelingen behandler hvorledes det for et overliggende niveau er muligt at uddelegere eller flytte en kompetence til underliggende organisatorisk niveau, f.eks. fra Kommunalbestyrelse til ØU, fra udvalg til administration. Der tages højde for, at dokumentet er et dynamisk arbejdsdokument, og at dokumentet skal justeres hvis kompetencerne flyttes mellem niveauerne. Baggrunden for dette punkt i kompetencefordelingsplanen er at sikre, at kompetencen placeres på det mest hensigtsmæssige niveau og derved tilstræber en ikke nødvendig involvering i sager der kan administreres fra andet mere nærliggende niveau. Her kan som eksempel henvises til en række af de funktioner udvalgene i dag varetager med hensyn til behandlinger af enkeltsager, såsom bevillinger til en række aktiviteter og afgørelser. Et eksempel kunne for teknik- og miljøudvalget være: O = Orienteres * = note med særlig ansvars- eller rollebeskrivelse Kommunalbestyrelsen Udvalget Administrationen Taxabevilling (eksempel) Uddelegeret kompetence placering, godkendt i kommunalbestyrelsen den dd.mm.år O B 3

4 Opdatering af kompetencefordelingsplan Kompetencefordelingsplanen skal ikke betragtes som en statisk oversigt eller en facitliste for opgave-, ansvars- og rollefordelingen, men som en plan der er med til definere rammerne for samarbejdet mellem politiker og administration. Kompetencefordelingsplanen giver rum til, at politikerne og udvalgene kan definere områder som de ønsker at arbejde yderligere med og som de mener eventuelt vil kræve at blive politikformuleret dette betyder, at hvis man som udvalg finder et område som man ønsker at sætte ind på, er der mulighed for dette. Planen vil være et dynamisk elektronisk dokument som vil kræve en halvårlig/årlig opdatering, hvor de tilføjelser omkring nye politikformulerede områder samt områder der eventuelt kræver politisk opfølgning bliver tilføjet. Ny lovgivning vil ligeledes indebære ændringer i kompetencefordelingsplanen. 4

5 Rammesættende kompetencefordelingsplan Kompetencefordelingsplanens generelle del beskriver hvorledes de forskellige organisatoriske niveauer skal agere i forhold til disse generelle områder. O = Orienteres * = note med særlig ansvars- eller rollebeskrivelse Kommunalbestyrelsen Udvalget Administrationen A. Finansiel og økonomisk styring. 1. Principper for økonomistyring B I 2. Kasse- og regnskabsregulativ B I I 3. Bilag til kasse- og regnskabsregulativet B 4. Spilleregler for Decentral Ledelse og Central Styring B I I 5. Finansiel strategi (formue- og gældspleje) O B I B. Budget. 1. Årsbudget og budget for overslagsår B I * I 2. Budgetprocedure B I 3. Anlægsbevillinger B I I I 4. Tillægsbevillinger til driftsbudget B I O I 5. Tillægsbevillinger til rådighedsbeløb (anlæg) B I I I 6. Budgetopfølgninger efter 1., 2. og 3. kvartal. B I O I 7. Månedlig økonomioversigt O I 8. Budgetomplaceringer inden for bevillingsniveauet B 9. Genåbning af budget B I O I 10. Forvaltningsrevision B I 5

6 O = Orienteres * = note med særlig ansvars- eller rollebeskrivelse Kommunalbestyrelsen Udvalget Administrationen 11. Fastsættelse af procent vedr. overførsel mellem budgetår B I I C. Regnskab 1. Tidsplan for regnskabsaflæggelse B I 2. Oversendelse af regnskab til revision B I I 3. Behandling og godkendelse af regnskab og revisionsberetning B I I 4. Orientering af udvalgene omkring regnskabsresultat O I D. Indgåelse samt genåbning af aftale 1. Fagchefens aftale med institutionerne B I 2. Direktionens aftale med fag-/stabschefer B I 3. Koncernmål gældende for alle B I I E. Umiddelbar forvaltning inden for driftsbevillinger B F. Nedlæggelse og oprettelse af aftaleområder B I I I G. Ansvar for politikernes dialog 1. Dialog mellem politiker og administration B I 2. Dialog mellem politiker og borger B I 6

7 O = Orienteres * = note med særlig ansvars- eller rollebeskrivelse Kommunalbestyrelsen Udvalget Administrationen H. Personaleledelse Der henvises til Kompetenceplan godkendt af kommunalbestyrelsen den 15. april 2008 samt Spilleregler for Decentral Ledelse og Central Styring, som dog skal justeres i forhold til kompetencefordelingsplan af 15. april (se bilag 1, vedhæftet kompetencefordelingsplanen) Administrationen enten sekretær for udvalget eller fagchef orienterer løbende det respektive udvalg om status for personalesituationen i området, såsom sygefravær og vakante lederstillinger m.v. I. Organisatoriske anliggender 1. Organisatoriske justeringer B I O I J. Udviklingsstrategi B I I I * For at sikre en afdækning af de politiske og faglige udfordringer inden for udvalgsområderne skal udvalgene gennem dialog med fagchef og eventuelt aftaleholdere involveres i den indledende proces omkring udarbejdelsen af det kommende anlægs- og driftsbudget. Udvalgene har ansvaret for, at budgetramme og mål er afstemt. Udgangspunktet for udvalgene er, at service- og kvalitetsmålene samt de gældende politikker kan rummes indenfor det af kommunalbestyrelsen besluttede budget. 7

8 Den politikformulerende kompetencefordelingsplan for økonomiudvalget Denne del behandler de politikområder, hvor udvalget af kommunalbestyrelsen er tildelt ansvaret for at udarbejde forslag til politik / forslag til revision af den gældende politik. Oversigten vedligeholdes af udvalgssekretæren i forhold til beslutninger om at supplere listen med nye politikområder, ligesom udvalgets sekretær efter aftale med udvalget sikrer udarbejdelsen af planer for revision af / formulering af nye politikker. O = Orienteres * = note med særlig ansvars- eller rollebeskrivelse Kommunalbestyrelsen si Udvalget l Administrationen 1. Strategi for kommunens informationsvirksomhed over for borgerne B I I I 2. Kommuneplan B I I 3. Lokalplaner B I I I 4. Kommuneplantillæg B I I 5. Servicestrategi B I I 6. Politik for internationale relationer B I I 7. IT-sikkerhedspolitik B I I 8. It-strategi B I I 9. Politik for brug og vedligehold af kommunale bygninger og ejendomme B I I 10. Politik for forsikring B I I 11. Politik for kommunikation B I I 12. Politik for turisme B I I 13. Erhvervspolitik B I I 14. Politik for leasing (som på sigt kan indbygges i den finansielle strategi, se den rammesættende del af kompetencefordelingsplan, pkt. A5) b B I I e u dv a g t r 8

9 O = Orienteres * = note med særlig ansvars- eller rollebeskrivelse 15. Lokalsamfundspolitik B I I 16. Politik for indkøb og udbud B I I 17. Udviklingsstrategi B I I 18. Politik for evaluering og bench-marking B I I 19. Politik for udviklingssamarbejder B I I 20. Politik for kommunal markedsføring B I I 21. Politik for agenda 21 B I I 22. Politik for køb, salg, leje og pantsætning af kommunal ejendom B I I 23. Politik for borgerserviceopgaver B I I 24. Politik for beredskab B I I 25. Politik for færgefart B I I 26. Politik for støttet boligbyggeri og samarbejde m. almene boligselskaber Og private udlejere B I I 27. Strategi for administrationens servicering af politikerne B I I 28. Kommunalbestyrelsens kvalitetskontrakt (jf. ny lovgivning) B I I 29. Politik for jordforsyning B I I I 30. Sponsorering af reklameaftale B I I I 9

10 Den politikkontrollerende kompetencefordelingsplan for økonomiudvalget Denne del behandler de elementer, som indgår i udvalgets politikkontrollerende funktion. Oversigten består dels af nogle faste politikområder og dels af nogle elementer, som følger af udvalgets egen planlægning af det politikformulerende arbejde. Udvalgets arbejdsredskaber i det politikkontrollerende arbejde er blandt andre: dialogmøder med borgere / brugere mv. afholdelse af temamøder / konferencer. modtagelse af årsrapporter mv. bestilling af faglige redegørelser for udmøntningen af politikkerne. gennemførsel af evalueringer mv. redegørelse for og principdrøftelse af enkeltsager. Oversigten over elementerne i det planlagte politikkontrollerende arbejde vedligeholdes af udvalgssekretæren, der også sikrer udarbejdelsen af planerne. O = Orienteres * = note med særlig ansvars- eller rollebeskrivelse Kommunalbestyrelsen Udvalget Administrationen 1. Statusrapport på kommunalbestyrelsens kvalitetskontrakt B I I 2. Orientering om niveauet for sygefravær O I 3. Orientering om status på Trivsel blandt medarbejderne (på baggrund af trivselsrapport) O I I 4. Evaluering af MED-aftale O O B 5. Tilskud til den eksterne udviklingspulje projekter over kr. B I I 6. Tilskud til den eksterne udviklingspulje projekter under kr. B I 7. Sponsorater B I I 8. Køb og salg af jord og fast ejendom B I I 10

11 Ændringer i kompetencefordelingen I det følgende vil der være mulighed for at indarbejde uddelegeringer og flytninger af kompetencer mellem niveauerne, f.eks. fra Kommunalbestyrelse til ØU, fra udvalg til administration. Der tages højde for, at dokumentet er et dynamisk arbejdsdokument, og at dokumentet skal justeres hvis kompetencerne flyttes mellem niveauerne. O = Orienteres * = note med særlig ansvars- eller rollebeskrivelse Kommunalbestyrelsen Udvalget Administrationen Opgave/emne Opgave/emne Opgave/emne Opgave/emne Opgave/emne Opgave/emne Opgave/emne Beskrivelse af uddelegeret kompetence placering, godkendt i kommunalbestyrelsen den dd.mm.år Beskrivelse af uddelegeret kompetence placering, godkendt i kommunalbestyrelsen den dd.mm.år Beskrivelse af uddelegeret kompetence placering, godkendt i kommunalbestyrelsen den dd.mm.år Beskrivelse af uddelegeret kompetence placering, godkendt i kommunalbestyrelsen den dd.mm.år Beskrivelse af uddelegeret kompetence placering, godkendt i kommunalbestyrelsen den dd.mm.år Beskrivelse af uddelegeret kompetence placering, godkendt i kommunalbestyrelsen den dd.mm.år Beskrivelse af uddelegeret kompetence placering, godkendt i kommunalbestyrelsen den dd.mm.år 11

12 Bilag 1: Kompetenceplan for HR 81 Personaleadministration ADM. DIREK UDV. ØKU KB Personaleadministration 2 Jobnet/- register, personale B 3 Overførsel af personale I B 4 Ligestilling / ligebehandling / redegørelse efter ligestillingslovens 5a I I B Stillinger i kommunen, klassificering 1 Direktør (forvaltningschef ) (niveau 2) Kom. direk. 2 Fag- og stabschefer (niveau 3) B 3 Aftaleholdere, decentrale (niveau 4) B 4 Øvrigt personale (niveau 5) B Stillingsopslag og udvælgelse 1 Kommunaldirektør (niveau 1) I B 2 Direktør (forvaltningschef) (niveau 2) I B 3 Fag- og stabeschefer (niveau 3) B 4 Aftaleholdere, decentrale (niveau 4) B 5 Øvrigt personale (niveau 5) B Ansættelse 1 Kommunaldirektør (niveau 1) I B 2 Direktør (forvaltningschef) (niveau 2) I B 3 Fag- og stabschefer (niveau 3) B 4 Aftaleholdere, decentrale (niveau 4) B 5 Øvrigt personale (niveau 5) B Personaleudvikling 1 Beslutning om nye politikker, samt justering af I B eksisterende 2 Personaleudvikling B 3 Lederudvikling B Introduktion af nye medarbejdere B Jobrotation (såvel intern som ekstern) 1 Kommunaldirektør (niveau 1) B 2 Direktør (forvaltningschef) (niveau 2) I B 3 Fag- og stabschefer (niveau 3) B 4 Aftaleholdere, decentrale (niveau 4) B 5 Øvrigt personale (niveau 5) B Administrative lære- og praktikpladser 1 I almindelighed (daglig administration) B 2 Oprettelse og godkendelse af praktikpladser (antal) I B 3 Uddannelsesforløb og planer B Frikøb af medarbejdere B Hjemmearbejde STÅ. 12

13 81 Personaleadministration ADM. DIREK 1 Lokalaftale B 2 Individuelle aftaler B STÅ. UDV. ØKU KB Arbejdstid 2 Arbejdstidsaftaler for administrationen B 3 Øvrige arbejdstidsaftaler B 4 Åbningstider/telefontider i administrationsbygningerne B Arbejdskonflikter: 1 Arbejdskonflikter i almindelighed B O O O Tjenesterejser for ansatte 2 Retningslinier for ydelse af rejse- og befordringsgodtgørelse I B Økonomiske ydelser til folkevalgte 2 Vederlag, honorar og pension B 3 Erstatning for tabt arbejdsfortjeneste B Løn 2 Dispensation fra uddannelseskrav B Personalepleje/-velfærd 2 Personalepleje, nye ordninger og justering af eksisterende (markering af mærkedage, jubilæum mv.) I B Tjenestemandslån 1 Godkendelse af låneinstitutter, jf. tjm.regulativ I B Lønforskud, jf. tjm.regulativ B Telefon og datalinier 2 Retningsliner for telefongodtgørelse I B Pension 2 Administration vedr. private pensionsordninger - principbeslutning B Bibeskæftigelse B Ferier og fridage B Sygdom og fravær B Arbejdsskader/tilskadekomst B Tjenestefrihed og orlov 2 Retningslinier for tjenestefrihed med løn I B Personalelegitimation B Beklædning, uniformer B 13

14 81 Personaleadministration ADM. DIREK UDV. ØKU KB Sundhedsfremmende foranstaltninger for personalet B 1 Retningslinier I B Disciplinære foranstaltninger 1 Kommunaldirektør (niveau 1) I B 2 Direktør (forvaltningschef) (niveau 2) I B 3 Fag- og stabschefer (niveau 3) I B O 4 Aftaleholdere, decentrale (niveau 4) B O 5 Øvrigt personale (niveau 5) B Afsked Ansøgt afsked: 1 Kommunaldirektør (niveau 1) B O 2 Direktør (forvaltningschef) (niveau 2) B O 3 Fag- og stabschefer (niveau 3) B O 4 Aftaleholdere, decentrale (niveau 4) B 5 Øvrigt personale (niveau 5) B Uansøgt afsked: 6 Kommunaldirektør (niveau 1) I B 7 Direktør (forvaltningschef) (niveau 2) I B 8 Fag- og stabschefer (niveau 3) I I B 9 Aftaleholdere, decentrale (niveau 4) I B O 10 Øvrigt personale (niveau 5) B Seniorordninger, i ht. rammeaftalen 2 Indgåelse af aftale vedr. tilkøb af pensionsalder f.s.v.a. tjenestemænd I B Samarbejds- /MED-udvalg, tillidsrepræsentanter 2 MED-organisation, indgåelse af aftale B 3 Godkendelse af tillidshverv (TR, SIR, MED-rep.) B Uddannelse af personale 2 Finansiering via evt. centralt afsat pulje I B Arbejdsmiljø 2 Arbejdspladsvurdering B STÅ. 14