Aftale for Direktionen

Transkript

1 Aftale 2009 for Direktionen

2 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING DEN POLITISKE RAMME DEN FAGLIGE RAMME EGEN RAMME DEN ADMINISTRATIVE RAMME DEN ØKONOMISKE RAMME... 6 BILAG 1 SIKKER DRIFT OG BUDGETOVERHOLDELSE... 7 BILAG 2 VIDEREUDVIKLING AF RAMMERNE FOR ØKONOMIUDVALGETS ARBEJDSFORM OG SAMSPIL MED DIREKTIONEN... 9 BILAG 3 - LEDERUDVIKLING BILAG 4 KOMPETENCEUDVIKLING AF MEDARBEJDERE BILAG 5 MÅLRETTET REKRUTTERINGSSTRATEGI BILAG 6 NEDBRINGE SYGEFRAVÆRET BILAG 7 KERNEYDELSENS VÆRDI FOR BORGEREN... 15

3 1.0 Indledning 1.1 Aftalens parter og løbetid Ved indgåelsen af aftalen forpligter direktionen sig til målrettet at arbejde for at opfylde aftalens indhold. Direktionen er ansvarlig for at leve op til aftalens indhold samt at opfylde de vedtagne målsætninger og indsatsområder. Dette skal ske inden for de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Centrale Styring samt den tildelte budgetramme. Aftalen gælder fra til Borgmester Bo Andersen Kommunaldirektør Benny Balsgaard Direktionen 1.2 Aftaleområdets kerneydelse Direktionens har - med kommunalbestyrelsens samlede godkendelse af de 100 aftaler ansvaret for at aftaleholderne lever op til de i aftalerne formulerede mål og rammer. Herudover er direktionens centrale opgaver: at understøtte de politiske processer i kommunalbestyrelsen og udvalgene at formulere og gennemføre strategier for, hvordan politiske visioner og mål realiseres at varetage kommunes interesser i forhold til eksterne parter at udvikle en værdibaseret ledelses- og organisationskultur at udvikle dialogbaseret aftalestyring som rammen for decentral ledelse og central styring at være ledernes leder at varetage overordnet projektkoordinering for centrale og/eller tværgående projekter at sikre solid økonomistyring og arbejde for budgetoverholdelse 2.0 Den politiske ramme 2.1 Politiske visioner og målsætninger Økonomiudvalget ønsker at direktionen i 2009 skal have særlig fokus på: Sikker drift, herunder overholdelse af budget og kvalitetsstandarder i alle afdelinger i organisationen samt synliggørelse af sammenhæng mellem politiske mål og økonomi (bilag 1) Videreudvikling af rammerne for økonomiudvalgets arbejdsform og samspil med direktion (bilag 2) 3

4 Ledelsesudvikling, herunder fokus på fælles korpsånd og fælles forståelse af organisationsformen (bilag 3) Kompetenceudvikling af medarbejderne, herunder udvikling af et koncept for organisationens arbejde med kompetenceafklaring, uddannelsesplaner, karriereveje mv. (bilag 4 og 5) 2.2 Politiske indsatsområder Jf. afsnit Den faglige ramme Den faglige ramme formuleres for alle aftaleholdere af nærmest overordnede chef. For direktionens vedkommende er det borgmesteren. Der henvises til de fælles politiske målsætninger og indsatser i afsnit 2 som ramme for direktionens arbejde. 4.0 Egen ramme 4.1 Direktionens egne mål Direktionen har via udarbejdelsen af Direktionens strateginotat 2009 vedtaget en række områderder, som i 2009 vil få særlig fokus. Nogle af de valgte temaer, er temaer som økonomiudvalget har valgt som politiske mål og indsatser for 2009 jf. afsnit 2.1. Direktionens egne mål kan samles under 3 overordnede emner, som hvert understøttes af en række indsatser jf. afsnit 4.2 Styrkelse af Faaborg-Midtfyn Kommune som organisation Styrkelse af medarbejderne kommunens råvare Udvikling og optimering af serviceområderne 4.2 Direktionens egne indsatsområder Direktionen ønsker at der i 2009 skal gennemføres en særlig indsats inden for: Kommunikation Branding Digitalisering ESDH Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Politisk målformulering Udbudsstrategi Kerneydelsens værdi for borgeren (koncernmål) Opfølgning på evalueringen af politisk styreform og organisationsmodel Digitalisering 4

5 Ressourcetildelings- og ressourcestyringsmodeller Effektiviseringspotentialer Styrkelse af controllerfunktionen i Økonomi-staben Proces for budget Rekruttering Trivselsundersøgelse Kompetenceudvikling Ledelsesværdier Sygefravær fastholdelse (koncernmål) Ledelsesudvikling Ledervurderinger Pladser på specialinstitutioner Skoleområdet Sygedagpenge - knæk kurven Klimaudvalg Alle indsatser udmøntes gennem aftalerne med fag- og stabscheferne. 5.0 Den administrative ramme 5.1 Direktionens koncernmål Direktionen har besluttet at hele organisationen i 2009 fortsat skal have fokus på følgende emner som koncernmål: Kerneydelsens værdi for borgeren Medarbejdersundhed nedbringe arbejdsrelateret sygefravær Direktionen vurderer, at netop disse koncernmål samlet set bedst bidrager til at understøtte en fortsat stabilisering af driften. Direktionen har i aftalerne med EPO-staben og HR-staben forpligtet disse to stabe til at varetage det koordinerende ansvar for at udmønte, understøtte og følge op på hvert af de to koncernmål i løbet af 2009 overfor organisationens øvrige aftaleholdere. 5.2 Spilleregler for aftalestyring Aftaleholderen er omfattet af de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Central Styring. Spillereglerne beskriver de generelle rammer og vilkår for økonomisk styring, personalemæssige krav, bygningsmæssige forhold, IKT-anskaffelser osv. Spillereglerne inkluderes ikke i aftalen, men findes på kommunens hjemmeside under Dialogbaseret Aftalestyring. 5.3 Gældende politikker, regulativer mv. på koncernniveau Der henvises til Styrelsesvedtægten, Kasse- og regnskabsregulativet (herunder ledelsestilsyn), Personalepolitikken, koncept for Dialogbaseret Aftalestyring, Indkøbspolitikken, IKT-arkitektur og den fælles designmanual. 5

6 6.0 Den økonomiske ramme 6.1 Driftsbudget for Direktionen Direktionen er overordnet ansvarlig for det samlede budget for Faaborg-Midtfyn Kommune. Direktionen forventes derfor at iværksætte de fornødne tiltag til sikring af at de bevilligede budgetrammer overholdes og bruges til de afsatte formål. Jvf. styrelsesvedtægtens 24, stk. 7 om, at direktionen sikrer, at der gribes ind i aftaler, hvis forudsætningerne ændres, i forbindelse med misligholdelse eller hvor det budgetmæssige grundlag overskrides. Direktionens samlede driftsbudget i 2009 er budgetlagt med netto: kr. fordelt på følgende hovedposter: - Eget driftsbudget: kr. - Løn vedrørende fag- og stabschefer: kr. - Udviklingspulje*: kr. For en yderligere beskrivelse af forudsætninger lagt til grund for budgettet henvises til budgetbemærkningerne til Budget For en præcisering af de generelle aftaleforhold henvises til de generelle spilleregler vedrørende aftalestyring samt Faaborg-Midtfyn Kommunes kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. * Det oplyste beløb er fratrukket kr., som er overført til 3. partsaftalen. 6

7 Bilag 1 Sikker drift og budgetoverholdelse Emne Fagudvalg Fagsekretariat Hvem Aftaleholderen Politiske målsætninger Politisk indsatsområde 2009 Sikker drift og budgetoverholdelse Økonomiudvalget Direktionen Direktionen Politisk Økonomiudvalget ønsker, at der i 2009 sættes særlig fokus på at samtlige aftaleholdere overholder de vedtagne budgetter, herunder skaber sikker drift. Delmål A) at eventuelle uafviselige tillægsbevillinger til driften finansieres ved tilsvarende driftsbesparelser, således at servicerammen overholdes. Forslag til bevillingerne forelægges Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelsen til godkendelse. B) at den samlede anlægsramme i oprindelig budget 2009 overholdes C) at der sker en opbygning af likvid beholdning, svarende til det budgetterede beløb i 2009 D) at der sigtes efter sikker drift hos samtlige aftaleholdere, således at der maksimalt overføres underskud til 2010 svarende til 4 procent af budgetrammen for 2009 Succeskriterier A) at der ikke gives tillægsbevillinger finansieres via kassebeholdningen i 2009 (det forudsættes, at der samlet sker en overførsel af opsparede midler fra 2009 til 2010 svarende til overførslen fra 2008 til 2009, således at overførelserne mellem årene er neutrale i f.t. servicerammeoverholdelse) B) at der kan konstateres en opbygning af likvid beholdning i 2009, svarende til det budgetterede i vedtaget budget for 2009 C) at ingen aftaleholdere har et regnskab for 2009 der viser et underskud på mere end 4 procent Overordnet handleplan Administration Direktionen sætter særlig fokus på målsætningen via Lederforumsmøder, således at målet er klart og forstået af samtlige aftaleholdere. Der orienteres kvartalsvis om resultatopfølgning i Lederforum Mål- og resultatopfølgning Direktionen behandler månedsvis budgetopfølgningerne udfærdiget af Økonomistaben. Ved de kvartalsvise opfølgninger (hvor der kan være ansøgninger om tillægsbevillinger) afgiver direktionen en anbefaling i forhold til de enkelte ansøgninger samt i forhold til finansiering via tilsvarende besparelser, således at der ikke fremlægges ufinansierede tillægsbevillinger til politisk behandling. Der sker kvartalsvis en tilbagemelding fra samtlige aftaleholdere om forventet årsresultat, således at det kan sikres, at servicerammen overholdes, og at der sigtes efter sikker drift hos samtlige aftaleholdere. 7

8 Økonomi Opfølgningerne foretages af økonomistaben der afsættes ikke ekstra midler hertil. 2008: 2009: 2010: 2011: Resultatkrav Se ovenfor under overordnet handleplan 8

9 Bilag 2 Videreudvikling af rammerne for økonomiudvalgets arbejdsform og samspil med direktionen Emne Fagudvalg Fagsekretariat - Hvem Aftaleholderen Politiske målsætninger Politisk indsatsområde 2009 Videreudvikling af rammerne for økonomiudvalgets arbejdsform og samspil med direktion Økonomiudvalget Direktionen Direktionen Politisk Økonomiudvalget ønsker at der i 2009 sættes særlig fokus på at udvikle værktøjer, der kan videreudvikle rammerne for økonomiudvalgets arbejdsform og samspil med direktionen. Delmål Økonomiudvalgets delmål er, at udvalget sammen med direktion (i løbet af 1. kvartal 2009) fastlægger hvad der konkret ønskes styrket samt hvordan det i fællesskab løses og føres ud i livet. Succeskriterier Fælles enighed om en fremtidens arbejds- og samspilsform mellem økonomiudvalg og direktion Overordnet handleplan Administration I løbet af 1. kvartal fastlægges hvad der konkret ønskes styrkes, hvorefter der udformes en mere konkret handlingsplan. Mål- og resultatopfølgning I december 2009 evalueres den nye arbejds- og samspilsform Økonomi : 2010: 2011: 2012: Resultatkrav Se succeskriterier 9

10 Bilag 3 - Lederudvikling Emne Fagudvalg Fagsekretariat/stab Hvem Aftaleholderen Politiske målsætninger Politisk indsatsområde 2009 Lederudvikling Økonomiudvalget Direktion Direktionen Politisk Der etableres et lederudviklingsforløb for samtlige aftaleholdere i Faaborg-Midtfyn Kommune med fokus på bl.a. korpsånd og fælles forståelse af den politiske og administrative organisation i Faaborg-Midtfyn Kommune. Delmål Lederudviklingsforløbet igangsættes i løbet af 2009 Succeskriterier Der er igangsat minimum 2 hold lederudviklingsforløb i 2009 Overordnet handleplan Administration HR-staben vil udbyde lederudviklingsforløbet, når man kender de endelige betingelser for opnåelse af trepartsmidler. Det er en forudsætning, at forløbet kan certificeres efter gældende regler, og at forløbet derudover tager udgangspunkt i Faaborg-Midtfyn Kommunes konkrete ledelsesudfordringer i organisationen. Lederudviklingsforløbet vil både bestå af generelle ledelsesmoduler, men i lige så høj grad vil forløbet være centreret om de udfordringer, som lederen i Faaborg-Midtfyn Kommunes organisation står overfor og de krav, der stilles i forhold til at lede i en værdibaseret organisation samtidige med, at der er fokus på både det store og det lille fællesskab. Mål- og resultatopfølgning Det konstateres, hvorvidt der er igangsat minimum 2 hold lederudviklingsforløb i Økonomi Der er afsat 2,5 mio. kr. 2009: 2,5 mio. 2010: 2011: 2012: Resultatkrav At samtlige aftaleholdere har gennemført et certificeret lederudviklingsforløb i perioden 2009/10, og at der løbende udbydes udviklingsforløb til nyansatte ledere. 10

11 Bilag 4 kompetenceudvikling af medarbejdere Emne Fagudvalg Fagsekretariat Hvem Aftaleholderen Politiske målsætninger Politisk indsatsområde 2009 Kompetenceudvikling af medarbejderne Økonomiudvalget HR-staben Direktion Direktion Politisk Målrettet kompetenceudvikling af medarbejderne i Faaborg-Midtfyn Kommune. Delmål HR-staben afdækker Faaborg-Midtfyn Kommunes kompetenceudviklingsbehov ved udsendelse af spørgeskema til Lederforum. På baggrund af kortlægningen iværksættes der kompetenceudviklingsaktiviteter. Der nedsættes særlige beslutningsfora til fordeling af trepartsmidler til kompetenceudvikling. Der afholdes MUS for alle medarbejdere enten individuelt eller i grupper som danner grundlag for den videre udviklingsplan. Derudover vil direktionen drøfte definition af karrierebegrebet i Faaborg-Midtfyn Kommune. Denne drøftelse skal danne grundlag for særlige udviklingsmuligheder, som tilbydes mellemledere eller specialister. Succeskriterier Det overordnede kompetenceudviklingsbehov i Faaborg-Midtfyn Kommune kan kortlægges på baggrund af Lederforums tilbagemeldinger, og der iværksættes kompetenceudviklingsaktiviteter. Karrierebegrebet defineres af direktionen på baggrund af et oplæg fra HR. På baggrund af definitionen tilbydes mellemledere og specialister særlige udviklingsmuligheder. Der tilbydes kompetenceudvikling til samtlige medarbejdere, jf. både Aftale om Kompetenceplan og Protokollat vedrørende udmøntning af trepartsmidler til kompetenceudvikling. De særlige beslutningsfora til fordeling af trepartsmidler får lavet en strategi og udmøntet puljemidlerne. Overordnet handleplan Administration Det overordnede kompetenceudviklingsbehov fremlægges i de nedsatte beslutningsfora vedr. kompetenceudvikling m.h.p. igangsætning af overordnede kompetenceudviklingsaktiviteter. Det overordnede kompetenceudviklingsbehov drøftes i det enkelte aftaleområdes MED-udvalg. Det skal bemærkes, at den enkelte aftaleholder fortsat har pligten til at gennemføre MUS og herunder lægge en uddannelsesplan for den enkelte medarbejder. Der udarbejdes særlige udviklingstiltag m.h.p. karriereudvikling. Mål- og resultatopfølgning Der følges op på, hvorvidt kompetenceudviklingsbehovene er opfyldt med de igangsatte tiltag. Der aflægges regnskab i forhold til forbrug af trepartsmidler til komeptenceudvikling. Det konstateres, hvorvidt direktionen har defineret et karrierebegreb. Det konstateres, hvorvidt der er igangsat særlige forløb i forhold til Faaborg-Midtfyn Kommunes 11

12 Karriereveje. Økonomi Der er afsat trepartsmidler til indsatsen f.s.v.a. den ekstraordinære kompetenceudvikling, der bliver fordelt via de nedsatte beslutningsfora. 2009: : ,- 2010: ,- 2011: ,- 2012: ,- Resultatkrav At midlerne fra trepartsaftalen er anvendt til målrettet kompetenceudvikling, og at dette kan konstateres senest den 30. juni

13 Bilag 5 Målrettet rekrutteringsstrategi Emne Fagudvalg Fagsekretariat/stab Hvem Aftaleholderen Politiske målsætninger Politisk indsatsområde 2009 Målrettet rekrutteringsstrategi - kompetenceafklaring Økonomiudvalget Direktion Direktionen Udarbejdelse af en målrettet rekrutteringsstrategi. Delmål Politisk HR-staben afdækker Faaborg-Midtfyn Kommunes rekrutteringsbehov m.h.p. at udarbejde en målrettet rekrutteringsstrategi indenfor udvalgte områder. Succeskriterier Der er skabt et overblik over hvilke aftaleområder, der står overfor rekrutteringsvanskeligheder indenfor de nærmeste 5 år. Overordnet handleplan Administration HR-staben afdækker, hvilke aftaleområder, der har rekrutteringsvanskeligheder eller kan forudse sådanne på baggrund af alderssammensætning og uddannelsesniveau sammenholdt med de politiske visioner for området. Mål- og resultatopfølgning Der er foretaget en afdækning af rekrutteringsbehovet. Økonomi Der er ikke afsat midler til projektet!!!! 2009: 2010: 2011: 2012: Resultatkrav At der kan udarbejdes en målrettet rekrutteringsstrategi for udvalgte områder for perioden

14 Bilag 6 Nedbringe sygefraværet Emne Koordinerende enhed HR Hvem Koncern målsætning Koncern indsatsområde 2009 Nedbringe sygefraværet Alle aftaleholdere Reducering af sygefraværet med 5 % i forhold til 2008 ved målrettet fokus på dialog og aktiviteter, der kan nedbringe sygefraværet. Delmål Fokus på og dialog om sygefravær: aftaleholderne medtager sygefravær som et punkt på de 4 årlige møder i MED-udvalget. Referat fra punkt om sygefravær indberettes til intranettet til inspiration for andre aftaleområder samt til sparring med HR-staben i forhold til reducering af sygefravær. Der iværksættes indsatser for nedbringelse af sygefraværet i det enkelte aftaleområde Derudover skal datagrundlaget kvalificeres bla. ved supplerende vejledning i anvendelse af indberetningssystemerne. Succeskriterier At der på hvert aftaleområde opleves en konstruktiv dialog om sygefravær At hvert aftaleområde iværksætter tiltag, der kan understøtte trivslen og reducere sygefraværet At aftaleholderen bruger vejledningen for håndtering af sygefravær Overordnet handleplan HR-staben rådgiver lederne løbende med tiltag i forhold til drøftelserne i MED-regi. HR-staben yder en opsøgende indsats i håndtering af sygefravær i forhold til de enkelte aftaleholdere. HR-staben vil foretage bench-marking med andre sammenlignelige kommuner Sygefravær indgår i MUS-samtalen Mål- og resultatopfølgning Referat fra dialogen i MED-udvalget vedr. sygefraværet er tilgængeligt i intranettet. Sygefraværet på alle aftaleområder vil blive fulgt nøje for at vurdere effekten af indsatsen Der skal skabes sammenhæng mellem trivselsmålinger, arbejdet med sygefravær samt APV. Aftaleholderne modtager fraværsstatistik hvert kvartal. Der skal sikres korrekt registering af sygefravær ved løbende opfølgning og vejledning af aftaleholderne. Økonomi Eventuelle tiltag til reducering af sygefraværet afholdes indenfor aftaleområdets eget budget. 2009: 2010: 2011: 2012: Resultatkrav 14

15 Bilag 7 Kerneydelsens værdi for borgeren Emne Koncern indsatsområde 2009 Koordinerende enhed EPO-staben Hvem Koncern målsætning Kerneydelsens værdi for borgeren Alle aftaleholdere i Faaborg Midtfyn Kommune Det er koncernes målsætning, at borgeren får størst mulig værdi af de kommunale kerneydelser, og direktionen har besluttet, at koncernmålet bliver videreført fra Fokus bliver på den gode historie. Målsætningen for direktionen er, at alle aftaleholdere gennemfører et projekt og formidler den gode historie i projektet ud i organisationen og evt. eksternt. Direktionen lægger vægt på, at aftaleholderne har frie rammer i forhold til, hvordan koncernmålet bliver gennemført i praksis. Rammerne er: Aftaleholderen kan frit vælge temaet og omfanget for projektet, når blot det indeholder et klart fokus på værdien for borgeren. Det behøver ikke være et nyt projekt. Formidlingen af projektet internt kan ske i forskellige sammenhænge f.eks. på lederforum, en artikel i indblik, på et brugerbestyrelsesmøde, på egen eller kommunens hjemmeside mv. Formidlingen af projektet eksternt kan være rettet imod aviserne i form af en pressemeddelelse, man kan fortælle historien i fagligt forum, i fagblade mv. Formidlingen skal have vægt på den gode historie i en anerkendende tone Sammen med formidlingen sker der en afrapportering til direktionen, så direktionen får adgang til de gode historier, der bliver fortalt - afrapporteringen sker til kommunaldirektør Benny Balsgaard. Inden formidlingen af projektet kan det være en hjælp at tage stilling til en række forskellige perspektiver f.eks.: Et borgerorienteret perspektiv værdien for borgeren Et medarbejderorienteret perspektiv værdien for medarbejderne Et tværfagligt perspektiv værdi for samarbejde og læringen mellem forskellige grupper og forskellige aftaleholdere Et perspektiv som attraktiv arbejdsplads værdi med henblik på rekruttering og fastholdelse Et perspektiv som markedsføring eller brand værdi i forhold til omtale af institution og kommunen som helhed Et formidlingsperspektiv værdien af den kreative udformning af formilingen eller kreativ brug af teknik M.fl. Delmål Der sker i højere grad formidling af det gode arbejde, som kommunen præsterer både internt og eksternt Der bliver i højere grad anledning til at lære af andres tilgange og ideer i arbejdet med kerneydelsens værdi for borgeren Medarbejdere i kommunen kan fortælle gode historier fra andre fagområder og andre sammenhænge Der bliver skabt en fælles bevidsthed om betydningen af den gode historie i forhold til arbejdsmiljø og kultur på arbejdspladsen Succeskriterier 15

16 Indsatsen med at skabe en positiv og anerkendende kultur hos medarbejderne i kommunen bliver synlig Aftaleholdere bruger andres historier som inspiration til projekter 80 % af aftaleholderne gennemfører formidling af projekt via en god historie Der er en bred variation af typer af projekter i forhold til at gennemføre koncernmålet Der er en bred variation af typer formidling i forhold til at gennemføre koncernmålet Overordnet handleplan Koncernmålet går i gang fra januar. Aftaleholderne bestemmer selv, hvornår de vil gennemføre projektet, men det skal være sådan, at selve formidlingen og afrapporteringen til direktionen sker inden 1. december. Projektlederen fra EPO modtager løbende afrapportering, der bliver samlet til beretning på direktionens møder. Projektlederen står også til rådighed for evt. spørgsmål og som inspirator i forhold til valg af projekt og formidling. Fællessekretariatet udvikler i løbet af 2009 forskellige kommunikative værktøjer til at understøtte indsatsen, og fællessekretariatet hjælper gerne med inspiration og rådgivning til formidlingen af projekterne. I december bliver den bedste historie kåret af direktionen/lederforum, og aftaleholderen får en opmærksomhed fra direktionen bliver udmeldt senere. Mål- og resultatopfølgning I december 2009 gør projektlederen op, hvor mange aftaleholdere, der har formidlet en god historie. Der bliver gjort status i september Økonomi Ingen Resultatkrav Hver aftaleholder vælger et projekt, som de formidler som en god historie med fokus på kerneydelsens værdi for borgeren. 16