Mødedato. :

Transkript

1 LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE CAE Dato... : Ref.... : Cbs Mødedato. : Administrativ styregruppemøde Liv i Lundtofte - spor 1 Deltagere: Formand for styregruppen Ulla Agerskov, Bjarne Holm Markussen, Christian Rønn Østeraas, Erik Pedersen, Lene Hjorth, Sidsel Poulsen, Christine Brockenhuus-Schack (projektleder) Afbud: Pernille Holmgaard Punkt Beskrivelse Indstilling Beslutning 1. Dagsorden: se nedenstående At dagsorden godkendes. Godkendt. 2. Historik af Liv i Lundtofte Christian Østeraas orienterer om status se hertil også KMB møde referat den Beslutningskommissorium Se hertil bilag Beslutningskommissorium. 4. Forankring af Spor 1 og Spor 2 Direktionen har besluttet at spor 1 er forankret i projektgruppen ved CAE, og at spor 2 er forankret i CMP. At orientering tages til efterretning. At beslutningskommissorium godkendes hos den adm. styregruppe og den præsenteres for den politiske styregruppe. At orientering tages til efterretning. Godkendt. SG godkender beslutningskommissorium, men den skal indarbejdes i PID`en. Projektlederen. Godkendt. 1

2 Spor 1 omhandler udvikling af Lundtofte Skole til et lokalt uddannelses- og kulturcenter. Spor 2 indeholder byudviklingen af Lundtofteområdet med inddragelse af de kommunale ejendomme i området, og er forankret i CMP. 5. Godkendelse af PID Gennemgang af PID. At PID godkendes. PID principgodkendes med følgende ændringer som projektgruppen indarbejder og fremsender til godkendelse til det næste administrative styregruppemøde. Til pkt. 2 Formål og mål SG beslutter at der arbejdes videre med skolens profil og følgende indsatsområder. 1. Naturvidenskabelig profil med Skylab DTU som inspiration 2. Musik profil fælles scene etc. 3. Idrætsfaciliteter trænger som minimum til et løft CUP udarbejder i samarbejde med skolen et oplæg til skolens profil. Politikerne tager den endelige beslutning mht. skolens profil. SG beslutter, at den fremtidige ungdomssko- 2

3 lestruktur foreløbig ikke indgår i projektet. Til pkt. 4. Organisering af projektet SG foreslår, at den politiske styregruppe evt. udvides med Mette Schmidt Olsen, næstformand SSU. Ulla Agerskov undersøger og melder tilbage til SG. SG foreslår, at den politiske styregruppe evt. udvides med en repræsentant fra erhvervslivet. Ulla Agerskov og Bjarne Holm Markussen udarbejder en liste med mulige repræsentanter fra erhvervslivet og forelægger denne borgmesteren til udpegelse. SG beslutter, at følgegruppen valgfrit udvides med andre skoleledere som kommer til at gennemgå lignende projekter. (Hummeltofte, Virum og Fuglesanggårdskolen). Projektgruppen kontakter skoleledere om dette tilbud. 3

4 SG beslutter, at en af arbejdsgrupperne udvides med nogle forældrerepræsentanter. Lene Hjorth kontakter potentielle forældre om dette tilbud. Til pkt. 5. Økonomi Påbud Der besluttes, at påbuddet indarbejdes i projektet som en del af rådgiver og entrepriseopgaven. Det er besluttet at udgifterne indtil videre skal bæres af projektet. Børneinstitutioner SG beslutter at bede den eksterne rådgiver om at undersøge et scenarie hvor de tre lokale børneinstitutioner, som er i en bygningsmæssig meget dårlig stand, overflyttes til SFO/indskolingsbygningen, som i det scenarie så flytter over på hovedbygningen. SG bemærker, at dette scenarie ikke kan uføres indenfor den økonomiske ramme. SG beslutter at salg/opsigelse af ejendommene ikke indgår i budgettet. Tom grund over for skolen 4

5 SG beslutter at mulighed for salg (obs. restriktioner) skal undersøges nærmere, men at det foreløbig ikke indgår i budgettet. Projektgruppen Til pkt. 7. tids- og procesplan SG beslutter, at det skal indarbejdes i PID`en, at et nybyggeri eller en tilbygning kan være lokalplanpligtigt. Udarbejdelse af en lokalplan varer ca. 1 år. SG beslutter, at CMP v. Søren Suhr kontaktes vedr. en kontaktperson i forhold til myndighedsgodkendelser. Projektgruppen. 6. Det videre arbejde med spor 2 og snitflader mellem spor 1 og spor 2. Afgrænsning af spor 1 og spor 2 defineres. Spor 1 forholder sig helt konkret til Lundtofte Skole som et lokalt uddannelses- og kulturcenter, inkl. de funktioner som flyttes over. CAE har det praktiske ansvar for dermed evt. forbundet salg af tomme ejendomme, men koordineres i samarbejde med CMP mht. afklaring af, hvad grundene fremover skal Projektgruppen indstiller til, at CMP igangsætter projektet omkring spor 2 og vender tilbage med en tids.- og procesplan. Der nedsættes en separat politisk styregruppemøde for spor 2. SG beslutter, at CMP igangsætter projektet omkring spor 2 og udarbejder en PID til spor 2. Bo Helstrup Vilberg er projektleder for spor 2. Trine Schreiner Tybjerg repræsenterer fremover CMP i den admin. styregruppe. SG beslutter, at det som udgangspunkt er den samme politiske styregruppe for spor 1 og spor 2. 5

6 bruges til. Evt. flytninger af kommunale funktioner fra en ejendom til en anden ejendom, behandles ligeledes af CAE, efter behov i samarbejde med CMP. CMP har ansvaret for udvikling af grunde der er bleven til rådighed som følge af spor 1, og overgår dermed til spor 2. På overdragelsesmødet af spor 2 til CMP den 2. december 2015, aftales en opdeling af de 2 mio. kroner, som er frigivet til igangsættelse af byggeprojektet og byudviklingsprojektet. SG beslutter at de 2 mio. kroner som udgangspunkt deles mellem spor 1 og spor 2. En mere præcis aftale indgås på overdragelsesmødet onsdag den 2. december SG beslutter at snitflader mellem spor 1 og spor 2 defineres nærmere på mødet den 2. december Der tages stilling til, hvorvidt spor 1 og spor 2 skal have den samme politiske styregruppe. Der er frigivet 2 mio. kroner til igangsættelse af projektet Liv i Lundtofte. Der skal tages stilling til hvordan de 2 mio. fordeles mellem CAE (spor 1) og CMP (spor 2). 7. Projektets omfang spor 1 Der tages stilling til projektets omfang med det mål, at beskrive alle funktioner som skal indgå i en analyse og skitseforslag af en ekstern rådgiver. Følgende funktioner er besluttet fremover at være placeret i det nye uddannelses og kulturcenter: Projektgruppen anbefaler at få belyst mulighederne for at flytte både gruppeordningen og SFO`en samt indskolingen. Muligheder hvad pedelboligen fremover kan bruges til, anbefales ligeledes at få SG beslutter at bilag 5, som viser et kortudsnit mht. afgrænsning af spor 1 og spor 2, har været et midlertidigt arbejdspapir, og kan dermed revideres eller forkastes af CMP. SG beslutter, at få undersøgt mulighederne for at flytte både gruppeordningen og SFO en samt indskolingen over på selve skolen, vel vidende, at dette vil gå udover de økonomiske rammer der indtil nu er afsat til projektet.

7 Foreningen (Lundtofte Skolestræde 6) Lundtofte Medborgerhusets venner med diverse aktiviteter, keramikværkstedet og salen. Endvidere skal Lundtofte Skole huse et mikrobibliotek og skolens klub. Der er ikke endnu taget stilling til, hvorvidt Lundtofte Skole fremover skal huse gruppeordningen (børn med særlige behov), som på nuværende tidspunkt er placeret på Nøjsomhedsvej 11. Der skal tages stilling til hvorvidt styregrupperne ønsker at få belyst muligheden for at flytte SFO en og indskolingen fra deres separate bygning over på skolen. Dette ville frigøre ejendommen til, for eksempel, at huse børneinstitutionerne som er placeret på henholsvis Nøjsomhedsvej 28 og 30. Begge er i en byggeteknisk meget dårlig stand. En flytning af SFO en og indskolingen til selve skolen, ville betyde en væsentlig udvidelse af projektet. Der skal tages stilling til, hvad belyst nærmer. 7

8 pedelboligen skal bruges til. 8. S. Willumsensvej 12 og 12B. Indvandrer kulturhuset og motorcykelklubben Spurvene flytter ikke over til Lundtofte Skole. S. Willumsensvej 12 og 12 B udtages fra Liv i Lundtofte projektet og behandles som et separat projekt. 9. Økonomi og finansiering Se PID. Drøftelse af ejendomme som evt. kan sælges eller frigøre lejemål. Finansieringen hænger sammen med projektets omfang. Der foreligger omfattende påbud fra Arbejdstilsynet med hensyn til indeklimaet samt en opfølgende indeklimarapport. Skolen er ikke tilgængelig. Der mangler en elevator som kan forbinde etagerne med hinanden. Der lægges en separat sag op til politisk behandling om den fremtidige anvendelse af ejendommene på S Willumsensvej 12 og 12B. Alle potentielle ejendomme iht. bilag Kommunale bygninger, der har indgået/indgår i arbejdet (undtagen S. Willumsensvej 12 og 12 B) tages til overvejelse mht. salg. Budgettet skal også tage højde for indeklima påbuddet og elevatoren. SG beslutter at anbefale, at Indvandrerkulturhuset placeret på S. Willumsensvej 12, udgår af projektet spor 1. SG beslutter at anbefale, at Spurvene (MC klubben), placeret på S. Willumsensvej 12 B fortsat indgår i projektet spor 1, men ikke flyttes over på skolen. Spurvene har vist interesse at blive placeret i den hvide længe. SG beslutter, at det skal undersøges hvorvidt Lokale og Anlægsfonden ville kunne være interesseret i projektet. Projektgruppen. 10. Tidsplan Se bilag: Tidsplan Tidsplanen godkendes. SG godkender tidsplanen i dens helhed, men den skal konkretiseres/justeres hen ad vejen. Der skal indarbejdes en møderække for den admin. styregruppe og den politiske styregruppe henover foråret

9 Projektgruppen. 10. Kommunikation Se PID borgermøde, evt. workshops, kommunens hjemmeside og nyhedsbreve. 11. Næste møde Næste møde til administrativ og til politisk styregruppe aftales. Der er sendt forespørgelse til Tina Bremholm der finder datoer til de næste møder i samarbejde med projektlederen og borgmesterens sekretær (for det politiske styregruppemøde). Der er lagt op til, at det næste adm. styregruppemøde afholdes i slutningen af januar. 12. Valg af rådgiver En ekstern rådgiver skal vælges til den 1. fase af projektet, som skal resultere i et idéoplæg og et byggeprogram. Idéoplægget skal indeholde alle væsentlige aspekter som arealoptimering, multianvendelige rum, byggetekniske og installationstekniske aspekter. Der er indledningsvis kontaktet Oplæg til kommunikationsstrategi følges. Der laves en plan for udsendelse af nyhedsbreve og information på kommunens hjemmeside i samarbejde med Jacob Holm. Til godkendelse. Projektgruppen foreslår at invitere 4 til 5 udvalgte rådgiver til dialogsamtaler. Herefter skal opgaven beskrives nærmere af CAE og resultere i indhentning af tilbud, for således at indlede samarbejdet for fase 1 med en rådgiver. SG godkender oplæg til kommunikationsstrategien. SG ønsker den politiske styregruppe og den administrative styregruppe fremrykket i forhold til tidsplanen. Efter mødet: Det næste politiske styregruppemøde er indkaldt til den 28. januar SG godkender processen for valg af rådgiver. SG beslutter at projektgruppen fremsender en liste med alle rådgiver som er bleven kontaktet indtil videre, samt de fire rådgivere projektgruppen foreslår at indkalde til en dialogsamtale. Der lægges meget vægt på, at de udvalgte rådgiver også har omsat projekter som indeholder arealoptimering mm. Der lægges lige- 9

10 12 rådgiver. ledes vægt på, at rådgiveren favner bredt og har de rette kompetencer til alle af faser af projektet. Til det næste administrative styregruppemøde foreligger projektgruppen et konkret forslag til en ekstern rådgiver. Projektgruppen Bilag (blev fremsendt til den ): Bilag 1, Sagsfremstilling til KMB 25. juni 2015 Bilag 2, PID for Liv i Lundtofte spor 1 med dato fra den Bilag 3, Tids- og procesplan Bilag 4, Beslutningskommisorium Bilag 5, Afgrænsning af projektet, spor 1 og spor 2 Bilag 5, Kommunale bygninger der indgår og har indgået i projektet Bilag 8, Sagsfremstilling om fremtidig anvendelse af ejendommene på S. Willumsensvej 12 og 12B Referat sendes til mødedeltager, Pernille Holmgaard, Trine Schreiner Tybjerg, Bo Helstrup Vilberg, Inger Dreyer og Lisbet van de Louw. 10