1. Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne. 2. Hver ret gennemfører mindst et projekt med det formål at forbedre kvaliteten.

Transkript

1 Handlingsplan

2 Danmarks Domstole har for 2010 fastsat følgende indsatsområder: 1. Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne. 2. Hver ret gennemfører mindst et projekt med det formål at forbedre kvaliteten. Retten i Næstved lægger afgørende vægt på højeste service overfor borgere og rettens samarbejdspartnere samt korte afgørelsestider og en høj kvalitet i rettens afgørelser. Retten skal være en attraktiv arbejdsplads med engagerede medarbejdere, der tager et ansvar. Der lægges vægt på trivsel, medindflydelse og synlig ledelse på alle niveauer. Der skal udvises åbenhed, god information og kommunikation, forandringsparathed, effektivitet samt loyalitet både fra medarbejderne og ledelsen. 1. Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne Retten i Næstved flyttede den 19. januar 2009 ind i nye lokaler i den tidligere Gardehusarkaserne i Næstved. Renoveringen af bygningen var først tilendebragt den 1. maj 2009, hvor retten overtog de sidste lokaler til fogedretten. Det meget lange indflytningsforløb har desværre betydet, at retten efter første halvår havde en væsentlig større bunke af verserende sager end i januar Bunken var forøget fra 3,2 % til 5,3 % af et års indkomne sager. Samtidigt er antallet af modtagne sager i 2009 blevet forøget fra til sager. Endvidere har to af rettens dommere har været langtidssygemeldt i 2009, uden det har været muligt at få konstitueret afløsere eller på anden måde få tilført hjælp. Derfor har det alene været muligt i andet halvår 2009 at formindske bunken til 4,5 %. Dette har kunnet lade sig gøre, fordi retten i sommeren 2009 fik en del af de midler, som folketinget bevilligede til bekæmpelse af bunkerne ved domstolene. Der blev for disse midler ansat 5 kontorfunktionærer og 1 dommerfuldmægtig. Ved udgangen af 2009 udgjorde fogedsagerne antalsmæssigt halvdelen af bunken og bunken af domsmandssager udgør næsten 60 % af det antal domsmandssager som retten modtager på et år. Som følge af ovennævnte vil det ikke fuldt ud være muligt for retten i 2010 at nå de mål som Danmarks Domstole har sat for sagsbehandlingstiderne i Den 18. januar 2010 blev der konstitueret en dommer til kompensation for den dommer, der fortsat er sygemeldt, og retten har endvidere på deltid ansat en tidligere dommer som dommerfuldmægtig. På denne baggrund er det rettens opfattelse, at det vil være muligt i 2010 at nedbringe bunken af verserende sager yderligere, herunder bunken af verserende domsmandssager. Det er endvidere målet ved en helt ekstraordinær indsat fra alle ansatte ved embedet, inden 1. september 2010, at nedbringe bunken af verserende fogedsager til et acceptabelt niveau. Dette vil betyde, at andre sager - med undtagelse af domsmandssager og hastende sager - i denne periode vil blive nedprioriteret. Når bunken af verserende sager i fogedretten er nedbragt i efteråret 2010, skal der påbegyndes et LEAN projekt i fogedretten, som gøre det muligt at fastholde den nedbragte bunkes størrelse. Ovennævnte kan blive vanskeliggjort af et nyt it-system til fogedsager, som retten fik i januar Fogedsystemet har endnu ikke opnået samme effektivitet som det gamle system. Med virkning fra 1. marts 2010 har retten indført nye stævningsmandsdistrikter, som væsentligt forbedrer muligheden for hurtigt at finde den rette stævningsmand. Der har været afholdt to møder med stævningsmændene for at få distrikterne inddelt mere hensigtsmæssigt. Retten har foreslået Domstolsstyrelsen at der, som en del af it-systemerne, etableres et modul, som kan automatisere udvælgelsen af stævningsmænd også på tværs af retskredsene. Det har resulteret i et pilotprojekt ved retten i Næstved med henblik på digitalisering af kommunikationen med stævningsmændene. Dette projekt vil utvivlsomt nedbringe den tid, det tager at forkynde i den enkelte sag. 2

3 2. Hver ret gennemfører mindst et projekt med det formål at forbedre kvaliteten. Retten har i begyndelsen af februar 2010 gennemført et tredags dommerseminar med fokus på at gøre samarbejdet mellem dommere endnu bedre og at forbedre tilrettelæggelsen af arbejdet i retsafdelingen. Dette seminar vil i løbet af 2010 bl.a. danne grundlag for en øget fokusering på at opretholde og videreudvikle det LEAN projektet, som blev gennemført i retsafdelingen i Der er i løbet af 2010 reserveret dage til kvalitetsudvikling i alle afdelinger. For alle juristerne er der eksempelvis i marts 2010 planlagt en kvalitetsudviklingsdag sammen med statsforvaltningen, psykologer, advokater og familiestyrelsen om samværssager. I august 2010 er der ved at blive planlagt en kvalitetsudviklingsdag sammen med anklagemyndigheden med fokus på bl.a. retsledelse. Det er endvidere på baggrund af den i slutningen af 2009 gennemførte brugerundersøgelse planlagt at forbedre brugernes oplevelse af rettens telefonbetjening ligesom det er planen at forbedre rettens hjemmeside. Der er vedrørende begge projekter nedsat arbejdsgrupper, som arbejder med opgaverne. De enkelte afdelinger har følgende konkrete handlingsplaner for 2010: Retsafdelingen Sagsbehandlingstider Vi vil arbejde på at nedbringe sagsbehandlingstiderne på alle sagsområder. Særligt vil vi sikre, at voldssager, voldtægtssager og våbenlovssager afgøres inden 37 dage ved fortsat at reservere tid til hastesager. Vores mål er fortsat at kunne oprette og samtidig beramme straffesager ved modtagelse af disse. Ved aflysninger af sager berammes der straks en anden sag i den ledige tid. Vores fristliste er ajour, og sådan skal den forblive i Hvis en sag skal udsættes, er vores målsætning så vidt muligt at omberamme sagen i retsmødet. Kvalitet Afdelingen vil i 2010 fortsat sætte fokus på at højne den faglige kvalitet. Dette sker blandt andet ved følgende: Der afholdes ca. hver 6. uge kvalitetsudviklingsdage. Der afsættes både dage til dommergruppen, hele juristgruppen og til kontorpersonalet. De til afdelingen tilknyttede jurister tilbydes i løbet af 2010 fornøden opgradering i civilsystemet. Der udfærdiges fortsat oversigt over berigtigelser af domme. Kontorpersonalet skriver fortsat rets- og dombøger i straffesagerne og foretager stavekontrol mv. i alle sager, inden sagerne lægges til juristen. Kontorpersonalet laver udkast til retsbøger, breve, salærfastsættelse mv., inden sagen lægges til juristen. Vi arbejder fortsat på at kvalitetssikre det produkt, som vi er fælles om at lave. Vi satte i 2009 gang i et Lean-projekt og et bunkebekæmpelsesprojekt. I 2010 vil vi fortsat arbejde med at optimere og kvalitetssikre vores sagsgange. På mange arbejdsområder og sagsgange er arbejdet med udarbejdelse af drejebog/ arbejdsbeskrivelser påbegyndt, og dette arbejde skal fortsættes og systematiseres i

4 En udviklende arbejdsplads Det er vores mål, at flest mulige medarbejdere skal kunne mest muligt. Vi fortsætter derfor i 2010 med oplæringen af medarbejdere. Dette sker primært ved sidemandsoplæring. Nye medarbejdere, der har haft passende oplæring i civil eller strafferet, støttes i kursustilmelding i disse fagområder. Embedets IT-ansvarlige forestår endvidere intern undervisning i sagssystemerne. Endelig er det afgørende for vores trivsel, at vi har det godt og tager hånd om hinanden. Vi fortsætter med sociale arrangementer. Fogedretten Sagsbehandlingstider Fogedretten arbejder på at nedbringe sagsbehandlingstiderne på alle sagsområder. LEAN projekt til bekæmpelse af bunkerne skal gennemgås igen. Fristlisterne i fogedsystemet skal anvendes. Ved sagernes modtagelse skal der være fokus på, at de påberåbte dokumenter er vedlagt, og at sagerne fordeles rigtigt til videre ekspedition. Dette skal nedbringe antallet af tilfælde, hvor der bliver tvivl om, hvilke dokumenter vi har modtaget, ligesom der herved kan undgås tilfælde, hvor hastende sager kommer til at ligge for længe uekspederede. Alle sager skal løbende oprettes og berammes i en arbejdsgang, således at der med det samme kommunikeres et sagsnummer og en berammelsesdato ud til parterne. Herved undgås en del henvendelser fra rekvirenten. På tvangsauktionsområdet lægges der vægt på, at sagerne løbende sagsbehandles og at alle ledige tider bliver anvendt, når der falder sager bort. Det er nødvendigt med meget stram tidsudnyttelse. Kvalitet Så længe der opstår løbende bunker afsættes der en berammelsesfri uge hver 3. måned, som anvendes til at nødlidende opgaver kan bringes ajour. Der afholdes et kursus i brugen af korrekte koder i auktionssystemet. Der skal oplæres yderligere kontorpersonale til behandling af tvangsauktioner. Det har stor betydning, at der hos størstedelen af personalet er et bredt funderet kvalifikationsgrundlag. Bl.a. skal kontorpersonalet opkvalificeres til at tage en større del af de mange forskelligartede opgaver, som i dag behandles af jurister. Fogedretten afholder 1-2 gang om året en kvalitetsudviklingsdag, hvor der kan tages særlige opgaver op til drøftelse eller vidensdeling. Der afholdes morgenmøde en gang om måneden af ca. 1½ times varighed. Skifteretten Sagsbehandlingstider Dødsboer Handling Evt. yderligere beskrivelse Frist 4

5 Udsende telefonbrev Udsende blanketter efter telefonmøde Førstegangsskifte (møde) Tage begæring (anmodning) til følge Sende afgiftsberegning Giver mulighed for afholdelse af telefonmøde i stedet for et skiftemøde Ved telefonmødet aftales, hvordan boet skal behandles Møde i Skifteretten, hvor der ikke afholdes telefonmøde 2-3 uger efter dødsfaldet Samme dag eller dagen efter telefonmødet Senest 4 uger efter dødsfaldet Senest 1 uge efter modtagelsen Senest 2 uger efter modtagelse af godkendelse fra SKAT Insolvens Handling Evt. yderligere beskrivelse Frist Berammelse af gældssaneringer Berammes med det samme de modtages Møde afholdes indenfor 3 5 uger Afholdelse af konkursbegæring Der kan være forsinkelser både ved kassen og ved, at indkaldelserne skal via stævningsmænd. Tilstræbes afholdt indenfor 3 dage som loven foreskriver, men i hvert fald indenfor 1-2 uger Berammelse af tvangsopløsninger Berammes straks de oprettes Møde afholdes indenfor 1 måned Berammelse af høringssager fra Civilstyrelsen Berammes straks de oprettes Møde afholdes indenfor 1 måned Berammelse af ægtefælleskifter Indenfor 4 6 uger I 2009 gennemførte skifteretten et bunkebekæmpelsesprojekt, og vi har gennem længere tid overholdt sagsbehandlingstiderne. Vores mål for 2010 er at fortsætte hermed. Kvalitet Vision I 2009 vedtog skifteretten følgende vision: Skifteretten i Næstved er en professionel og driftssikker afdeling. Vi tilbyder god behandling og god betjening - og har i vores tilgang til arbejdet fokus på vore brugere og kvalitet. Vores arbejde er karakteriseret ved fælles sager, gode og veltrimmede processer, som sikrer ensartet behandling af vore brugere. Gennem denne ambition hjælper og udvikler vi hinanden som kolleger. Skifteretten er en rummelig afdeling med plads til alle. Skifteretten er en talentfabrik: vi tilbyder og kræver udvikling af hinanden. Vi tager ansvar og skaber en sund afdeling med glade og tilfredse medarbejdere. 5

6 Det er vores mål at leve op til denne vision. I skifteretten har vi valgt, at kvalitet skal måles på de kompetencer, medarbejderne besidder. Grundlag/udgangspunkt Et spørgeskema, indeholdende samtlige kompetencer i skifteretten. For hver kompetence markeres, om man har ingen, lav, mellem eller høj viden. Alle medarbejder udfyldte skemaet i september Mål - At der ikke er nogen som har ingen viden - At der for hver kompetence er mindst 2-3 medarbejdere (evt. flere på centrale områder) der har høj viden. Arbejdet mod målet Eksempelvis via kvalitetsdage (med sidemandsoplæring og intern undervisning) fokuseres på områder, hvor der er ingen viden, samt hvor der mangler medarbejdere med høj viden. Andre arbejdsmetoder vil også blive overvejet. Målemetode I efteråret 2010 gennemføres spørgeskemaundersøgelsen en gang til, og data sammenlignes. Øvrig kompetenceudvikling Derudover ønsker skifteretten at udvikle sine kompetencer ved at tilbyde hjælp til andre afdelinger naturligvis i det omfang det bliver muligt i forhold til en tilfredsstillende løsning af egne opgaver. Domstolsservice Sagsbehandlingstider Gennemløbstiden for et betalingspåkrav skal være under 2 måneder. Der skal i gennemsnit oprettes 40 betalingspåkrav om dagen for at opfylde målet. Kvalitet Det skal sikres, at der er højeste kvalitet i løsning af alle opgaver på følgende måde: 1. Processen for oprettelse af betalingspåkrav opdeles i nedenstående dele: a) værneting b) sagens parter c) kravets opgørelse d) sagsfremstilling e) retsafgifter f) salærer g) forkyndelse h) 2. påtegning i) indsigelse j) genoptagelse 6

7 k) berammelse af fogedsag l) afvisning pga. insolvens/henvisning Ovennævnte dele vil blive gennemgået på det første afdelingsmøde i hver måned (1. tirsdag fra kl. 8-9). Medarbejderne skiftes til at gennemgå de nævnte emner. 2. Afdelingen fik Ny Foged midt i januar måned Ny Foged skal være et fast punkt på dagsordenen på hvert afdelingsmøde med henblik på drøftelse af arbejdsgange m.v. Der skal efterfølgende laves dokumentation af det aftalte inden næste afdelingsmøde. 3. Den 1. onsdag i hvert kvartal fra kl. 8 9 vil juristerne, der er tilknyttet afdelingen, gennemgå kendelser, lovændringer, diverse juridiske problemer mv. der har været i det forløbne kvartal. 4. Medarbejderne skal på skift gennemse hinandens oprettede betalingspåkrav, inden de lægges til underskrift af 1. påtegning hos juristen. Gennemsynet skal være periodisk, således at der bliver foretaget gennemsyn 1 uge månedligt. Plan udarbejdes. Dette kan give medarbejderne større erfaring som sparringspartnere og synliggøre de juridiske problemer, som afdelingens tilknyttede jurister kan gennemgå (pkt. 3). Kompetenceudvikling På det tredje afdelingsmøde i hver måned drøftes medarbejdernes kompetenceudvikling. Alle medarbejdere skal kunne nedennævnte arbejdsopgaver: 1. reception 2. info-skærm 3. afskrivning af forkyndelser 4. journalisering af eksterne forkyndelser 5. arkivering af sluttede sager 6. forgæves forkyndelser 7. arkivering af 2. påtegninger, juristfogedbøger og fogedbøger 8. udskrifter af testamenter 9. berammelse af fogedsager 10. rettelse af korrigerede betalingspåkrav 11. oprettelse af nye betalingspåkrav påtegninger 13. ekspedition af 1. påtegninger 14. daglig post 15. notarforretninger Er der punkter, som en medarbejder ikke kan, skal der laves fast aftale om oplæring. 7

8 Administrationen Kassen/administrationen: Der udarbejdes vejledning med checkliste til månedsafslutning. Der er sket ændringer til månedsafslutningen som skal lægges ind i den eksisterende checkliste, så månedsafslutningen laves korrekt. Arbejdet vil være løbende at beskrive månedsafslutningen og efterprøve, om det virker. Præsidentsekretariatet: Projektet med stævningsmændene skal forankres, og der skal nedsættes en arbejdsgruppe, som skal følge rettens deltagelse i pilotprojektet med digital kommunikation med stævningsmændene. Der skal arbejdes på at forbedre rettens hjemmeside, ligesom en arbejdsgruppe skal komme med forslag til forbedring af telefonbetjeningen. Servicemedarbejdere: Der udarbejdes en samlet oversigt til brug ved f.eks. tilkald af håndværkere, så alle informationer er let tilgængelige. Der skal endvidere udarbejdes manualer, som alle kan bruge i forbindelse med, at elevator, glasdør osv. ikke virker. (hvad kan vi selv gøre, hvem skal tilkaldes osv.) 8