Egebjerg Kommune Økonomiudvalget Referat

Transkript

1 Egebjerg Kommune Økonomiudvalget Referat Dato: Mandag, den 07. marts 2005 Starttidspunkt for møde: Kl Sluttidspunkt for møde: Kl Mødested: Udvalgsværelse II Udsendelsesdato: Afbud fra: Fraværende: Mødedeltagere: Birger Jensen Arne Ebsen, Birger Jensen, Christian Ulrich, Finn Olsen, Mogens Johansen

2 Indholdsfortegnelse Til efterretning for åbne døre 31. Til efterretning Puljen vedr. udgifter i forb. med Kommunalreformen. 32. Til orientering Lånedispensation. 33. Til efterretning Boligselskabets BSB regnskab for 2003/2004. Til behandling for åbne døre 34. Kursus ansøgning om deltagelse i KL s sociale temamøde. 35. Møde ang. overenskomstfornyelsen pr Kommunalreform 37. Tillægsbevilling til drift og rådighedsbeløb Udbygning af bibliotek ved Stenstrup skole. 39. Forslag til regionplan 2005 Fyn i forandring et område i vækst. 40. Støtte til renovering af 10 ungdomsboliger i Kollegiet Toften. 41. Seniorkollektivet Højmarken Godkendelse af bygherre efter konkurrence. 42. Kollegiet Toften, godkendelse af regnskab for 2003/ Kollegiet Plantagen, godkendelse af regnskab for 2003/2004. Til behandling for lukkede døre 44. Fast ejendom 45. Ejendomshandel 46. Ejendomshandel 47. Eventuelt 48. Information til pressen.

3 Til efterretning for åbne døre 31. Til efterretning Puljen vedr. udgifter i forb. med kommunalreformen. J.nr.: Sagsid.: 04/ /5988 Initialer: ssm Åben sag Til efterretning fremsendes Oversigt over afholdte udgifter i forbindelse med kommunalreformen. Bilag - Status for puljens anvendelse - sag nr. 04/3393 dok 05/92 Til efterretning. 32. Til orientering - Lånedispensation J.nr.: Sagsid.: 04/ /6044 Initialer: svl Åben sag Egebjerg kommune ansøgte i oktober 2004 om supplerende lånedispensation i 2005 på 3,4 mio. kr. i forbindelse med ombygning af plejehjem. Endvidere har Egebjerg kommune den 4. januar søgt om overførsel fra 2004 til 2005 af uudnyttet lånedispensation på 1,3 mio. kr. til byggemodning 0,5 mio. kr. og daginstitutionsstruktur renoveringer (0,8 mio. kr.) Indenrigs- og sundhedsministeriet har i skrivelse af 14. februar meddelt, at den tidligere bevilgede lånedispensation på kr til folkeskolebyggeri, bevilget fra den ordinære lånepulje, kan anvendes til ombygning af plejehjemmet. For så vidt angår de resterende 2,8 mio. kr. i Egebjerg kommunes ansøgning, har ministeriet opfattet dette som en supplerende ansøgning til den ordinære lånepulje for Ministeriet forventer at besvare ansøgningen i løbet af marts måned Indenrigs- og sundhedsministeriet imødekommer Egebjerg kommunes ansøgning om overførsel fra 2004 til 2005 af den ikke udnyttede lånedispensation på 1,3 mio. kr. Til efterretning.

4 33 Til efterretning - Boligselskabets BSB' regnskab for 2003/2004 J.nr.: K07 Sagsid.: 04/ Initialer: ers Åben sag Boligselskabet BSB har ved brev af 3. februar 2005 sendt regnskabet for perioden 1. juli 2003 til 30. juni 2004 samt bestyrelsens årsberetning og revisionsprotokol. Forretningsførerorganisationen er hjemmehørende i Københavns Kommune og det er her deres regnskab bliver godkendt, men regnskabet sendes til orientering for de kommuner, hvor BSB har boliger som de administrerer. Som det tidligere orienteret om har der været planer om at BSB ville fusionere med Administrationsgruppen Danmarks Boligselskab og Dansk Boligselskab. Disse forhandlinger er nu afsluttet og der er dannet et nyt selskab ved navn DOMEA. Indstilling: Til efterretning Bilag. - Årsregnskab lb. nr Orientering om det nye selskab, lb. nr Til efterretning.

5 Til behandling for åbne døre 34. Kursus ansøgning om deltagelse i KL s sociale temamøde J.nr.: Sagsid.: Initialer: bb Åben sag Socialudvalget ansøger om deltagelse i KL s sociale temamøde - Borgeren i centrum. Årsmødet afholdes den maj 2005 i Aalborg Kongres & Kultur Center. Pris pr. deltager incl. overnatning kr. Der ansøges om kr. Program for temamøde 2005 ligger i sagen. Godkendt. 35. Møde om overenskomstfornyelsen pr J.nr.: Sagsid.: 04/ /6373 Initialer: bip Åben sag KL s Løn- og personaleudvalg indbyder til politisk orienteringsmøde om overenskomstfornyelsen pr på Hotel Nyborg Strand den 08. marts 2005 kl Deltagergebyr er ikke oplyst. Indbydelse ligger i sagen dok. 05/5884 Ingen deltagelse.

6 36. Kommunalreform J.nr.: Sagsid.: 04/ /5980 Initialer: ssm Åben sag Status herunder evt. møder i Økonomiudvalget. Desuden en drøftelse af høringssvar vedr. oplæg til administrativ grundmodel for den ny kommune. Der henvises til den fælles hjemmeside hvor de indtil nu indkomne høringssvar offentliggøres inden ugens udgang. Den politiske styregruppe skal behandle sagen umiddelbart efter Økonomiudvalgets møde og Kommunalbestyrelsen behandler sagen den 16. marts Drøftedes. Økonomiudvalget anbefaler kombinationsmodellen og understreger betydningen af, at den videre detaljering tager afsæt i de vedtagne visioner, holdninger, etiske spilleregler og bærende hensyn. 37. Tillægsbevilling til drift og rådighedsbeløb 2005 J.nr.: Sagsid.: 04/2599 dok 05/5794 Initialer: svl Åben sag Økonomiafdelingen fremsender ansøgninger om overførsler af ikke forbrugte drifts, anlægsbeløb samt låneoptagelser fra 2004 til 2005 jfr. kasse- og regnskabsregulativets bilag 4.5, idet bemærkes at tilsvarende beløb er sparet i I højre kolonne er anført overførslerne fra 2003 til Drift Kommunaldirektøren Social- og arbejdsmarkedschefen Hjemmeplejechefen Skole- og kulturchefen Børne- og ungechefen Dagplejechefen Teknisk chef Økonomiudvalget i alt Teknik- og miljøafdelingen Teknik- og miljøudvalget i alt

7 Skole- og kulturafdelingen, kontraktområde Skole, og kultur, ikke kontraktområde Kirkeby skole Bymarkskolen Stenstrup skole Vester Skerninge Skole Egebjerg bibliotek Egebjerg Musikskole Fritidsafdelingen og ungdomsskolen Børne- og ungeafdelingen Daginstitutioner Fælles Dagplejeformidlingen Troldehøj Filippahuset Mariehønen Kirkeby Børnehus Bulderby Søvang Børne- og kulturudvalget i alt Social- og arbejdsmarkedsafdelingen Hjemmeplejen, total Handicap og psykiatri Socialudvalget i alt Drift i alt Anlæg Salg af beboelsesejendomme Salg af Bøgehaven Salg af Reginahaven Salg af Bulderby Økonomiudvalget i alt Rådighedsbeløb Grundsalg og byggemodning Byggemodning Seniorbofællesskab Byggemodning Sømarken 3. etape Byggemodning del af boligområde ved Vestervangen Stamvej på Teglbakken Erhvervsområde Smedegårdsvej Vandforsyning, renov/udskift. Ledninger Rådighedsbeløb byggestyring og tilsyn Tilslutningsbidrag Rådighedsbeløb renov. Af ekst. Kloakledninger Renovering af ekst. pumpestationer Rådighedsbeløb byggestyring og tilsyn samtl. anlæg

8 Renovering af ekst. kloakledninger Off. Kloakering (det åbne land) Kloakering fra Ballen til Ringsgård Renovering af ekst. Kloakledninger Kloakering byggemodning Sømarken 3. etape Forrenseanlæg Ringsgård Rådighedsbeløb byggestyring og tilsyn Rådighedsbeløb småanlæg Rådighedsbeløb trafikforbedringer Trafiksanering Cykelsti, Stenstrup - Stenstrup Syd Teknik- og miljøudvalget i alt Vedligeholdelse folkeskolerne Daginstitutioner Tilbygning Kirkeby Børnehus Tilbygning til Søvang Børne og kulturudvalget i alt Anlæg i alt Lån Byggemodning i nord Daginstitutioner Kloakforsyningen Vandforsyning Låneoptagelse i alt Samlede overførsler Drift Anlæg Låneoptagelse Netto overførsler 2004 til Økonomiafdelingens bemærkninger. På alle kontraktområder søges overførsel af netto restbevillingerne idet dog bemærkes, at der på dagpleje og daginstitutioner ikke overføres restbevillinger vedrørende forældrebetaling, idet forældrebetalingen ikke indgår i kontrakterne. Der har i 2004 været mindre indtægter, blandt andet som følge af ledige pladser i dagplejen.. Hertil kommer at flere forældre har været berettiget til hel eller delvis friplads, set i forhold til hvad der var forudsat ved budgetlægningen. at der i overførslerne på dagplejen ikke er medtaget en besparelse på løn til dagplejere som følge af, at der ikke har været børn til pladserne.

9 at besparelsen på visitationspuljen til daginstitutionerne ca. kr ikke overføres at der i musikskolens overførsler ikke medtages en mindreindtægt fra statstilskud, idet der er tale om for høj budgettering. De store overførsler på hjemmeplejen skyldes blandt andet udsættelse af vedligeholdelse og større udskiftninger på de to plejehjem, til efter ombygningen. På Stenstrup plejehjem er der endvidere afsat til brandalarmeringssystem, der også udsættes til efter ombygningen. En besparelse på lønpuljer ligger som en bufferpulje til perioder med ekstraordinære belastninger. at der på administrationsbygningen er tilført et beløb på kr til renovering af kantinen, beløbet er finansieret ved at cheferne på rådhuset i deres overførsler har afleveret hver kr fra deres kontraktområde. at der overføres låneoptagelse til finansiering af anlægsoverførsler på forsyningsområdet, byggemodning i nord samt daginstitutionsrenoveringer. Samlet medfører bevillingerne et træk på kassen i 2005 på kr I forbindelse med budgetlægningen for 2005 blev der i den forventede likviditet ved udgangen af 2004 taget højde for overførsler fra på 9,3 mio. kr. Direktionens bemærkninger: På driftssiden er de samlede ansøgninger om overførsler på 8.4 mio. kr. Det er et fald i forhold til 2003/2004 på 3.4 mio. kr. eller svarende til godt 30%. Som tidligere beskrevet, svarer denne udvikling helt til de erfaringer man har gjort i Skanderborg Kommune. På den baggrund skal det derfor anbefales, at tillægsbevillingen godkendes. Direktionens bemærkning af : Efter udsendelsen af denne dagsorden har Økonomiafdeling, Direktion og Dagplejechef drøftet den beregnede overførsel af ikke forbrugte beløb på dagplejechefens område. På den baggrund må det konstateres, at det ansøgte overførselsbeløb retteligt bør være kr større end anført ovenfor. Direktionen skal på den baggrund indstille, at tillægsbevillingen godkendes og at dagplejeformidlingen får overført kr i stedet for kr Indstilles til Kommunalbestyrelsens beslutning.

10 38. Udbygning af bibliotek ved Stenstrup skole. J.nr.: Sagsid. 04/ Initialer: elh Åben sag Kommunalbestyrelsen besluttede, ved vedtagelse af budget 2005, at der skal ske en udbygning af bibliotek ved Stenstrup skole. Den samlede sum for udbygning udgør 1,8 mill. kr. Projektet skal inden påbegyndelse godkendes af Indenrigsministeriet. Der ønskes en drøftelse af visioner for et kommende bibliotek ved Stenstrup skole. Efter oplæg fra ledende bibliotekar Jens Chr. Horn Andersen og skolebibliotekskonsulent Lars Damm Jensen nedsættes 2 grupper. - Grupperne har 30 min. til at drøfte en vision for et kommende kombibibliotek ved Stenstrup skole. - Grupperne skal lægge til grund og derfor ikke diskutere at der indtil videre vil være 2 edb-systemer (folkebib. og skolebib.) - Visionerne skal indeholde synspunkter på en fremtidssikret model, der kan indpasses i den nye storkommune. Efter gruppedrøftelserne fremlægges gruppens resultat. Udvalget tager herefter stilling til, hvilken bibliotekstype udvalget ønsker at lægge til grund for ansøgningen til Indenrigsministeriet. Reglerne om, at Indenrigsministeriet skal godkende anlægsbevilliger på mere end 1 mill. kr. skyldes, at ministeriet kun vil acceptere større anlæg som vurderes at passe i en ny kommunestruktur. På den baggrund kan det ikke udelukkes, at ministeriet vil have forskellig holdning til, om det er et Folkebibliotek eller Kombibibliotek. Følgende er indbudt til mødet: Skoleinspektør Anette Hüttel, skolebibliotekar Ingrid Balle, Viceinspektør Steen Grønning, Skolebibliotekskonsulent Lars Damm Jensen og ledende bibliotekar Jens Chr. Horn Andersen, bibliotekar Per Stavnsbjerg og fuldmægtig Hanne Jørgensen. Børne- og Kulturudvalgets beslutning den Oplæg fra de 2 arbejdsgrupper sammenskrives og danner grundlag for ansøgning til Indenrigsministeriet. Der er fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet modtaget godkendelse på anlægsprojektet på i alt kr.

11 Arbejdsgruppernes visioner for et kommende bibliotek ved Stenstrup skole, der blev lagt til grundlag for ansøgningen til Indenrigs- og Sundhedsministeriet, er følgende: Det er planen med udbygningen, at der åbnes mulighed for et samarbejdende bibliotekssystem, der: - giver et lokalt forankret læringsmiljø, videns- og kulturcenter. - skal give mulighed for at tilbyde et fristed og værested for alle aldersgrupper med udstillinger og arrangementer. Det skal samtidig være et vigtigt mødested for børnene i modtageklassen og de voksne indvandrere der er i lokalområdet. - skal give mulighed for fællesarrangementer og en god udnyttelse af fælles faciliteter og materialesamlingerne og dermed give en synergieffekt. - kan danne center for borgerservice for den nordlige del af kommunen. Samtidig kan skolebibliotek og folkebibliotek i de fælles åbningstider udvide samarbejdet, og det giver også mulighed for at bibliotekerne kan supplere hinandens åbningstider og dermed frembringe en bedre service, såvel for skolen som for de øvrige borgere i området. - er en fremtidssikret model, der kan indpasse i den nye storkommune (Egebjerg Gudme og Svendborg), idet det på sigt har mulighed for at udvikle sig til et kombibibliotek men her afventes nærmere aftale med de kommuner der vil indgå i den kommende kommune. Der ønskes en drøftelse af anlægsprojektet, og samtidig foreslås det : - at der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af 2 rep. fra biblioteket og 2 rep. fra Stenstrup skole. - at der udarbejdes forslag til skitse af Teknik- og miljøafdelingen. - at skitseforslaget fremlægges for Børne- og kulturudvalget den 25. januar Ledende bibliotekar Jens Chr. Horn Andersen deltager i mødet kl Børne- og Kulturudvalgets beslutning den Indstillingen følges. Arbejdsgruppen nedsættes. Den nedsatte arbejdsgruppe har udarbejdet forslag til skitse til folkebibliotek ved Stenstrup Skole. Arbejdsgruppen har diskuteret flere forskellige muligheder for placering af biblioteksbygningen og efter en inspirationstur til biblioteker i Aarhus og omegn er de nået frem til vedlagte skitseforslag. Placeringen: målet har været at knytte skolens pædagogiske servicecenter og biblioteket sammen, således at de to institutioner kan arbejde tæt sammen og udvikle bibliotekerne. Dette gøres ved at etablere en glasgang mellem de to bygninger, som både kan tjene som indgang fra skolen til folkebiblioteket, men også kan bruges som et opholdsrum med borde og stole og måske til udstillinger. Biblioteksbygningen er lagt således, at den ikke skygger og tager lys fra det

12 pædagogiske servicecenter og heller ikke fjerner lyskilden til det klasseværelse, som ligger i kælderen af Stenstrup skole. Men i stedet ligger længere over mod kirkegården. Biblioteksbygningen vil komme til at ligge mod nord ud mod skolevej og er således let synlig og tilgængelig for lånere, som kommer udefra. Bygningen forslås bygget efter ridehal/kostaslprincippet. (således som udvalget tidligere er blevet præsenteret for med billeder fra Egå kombibibliotek i et plan. Konstruktionen vil bestå af standardelementer af jern, beklædt med stålplader vekslende med træbeklædning af lærk. Bygningen vil maksimalt kunne blive på 200 m2. Indgangen tænkes placeret i højre side af bygningen ud mod Skolevej, hvor der i forlængelse af indgangen tænkes placeret toiletter og kontor. Vi forestiller os biblioteksrummet indrettet med høj rejsning og med åben kip, med gavlen i nord helt i glas. Der vil også blive et bånd af vinduer oppe under taget og ovenlysvinduer. Bilag - Skitser dok Skoleleder Anette Hüttel og Biblioteksleder Jens Chr. Horn Andersen er indbudt til mødet. Kl Indstilling: Det anbefales at der arbejdes videre med skitseforslaget og at anlægsbevillingen søges frigivet. Børne- og Kulturudvalgets beslutning den Anbefalingen følges. Økonomiafdelingens bemærkninger: Der søges om en anlægsbevilling på 1.8 mill. kr. til udbygning af bibliotek ved Stenstrup Skole. Det svarer til det beløb der er afsat i investeringsoversigten for Det har derfor ingen indflydelse på kassen. Oversendes til næste møde, hvor kulturudvalgsformand, kulturchef og biblioteker inviteres.

13 39. Forslag til regionplan Fyn i forandring et område i vækst J.nr.: P17 Sagsid.: 05/7 607 Initialer: ers Åben sag Fyns amt har fremsendt forslag til Regionplan i høring i 8 uger frem til den 15. marts Forslaget kan i sin helhed ses på Fyns Amts hjemmeside på adressen På mødet vil Økonomiudvalget få en trykt udgave. Teknik og Miljøafdelingen har endnu ikke haft lejlighed til at sætte sig ind i planen, og en behandling skal afvente. På grund af den kommende kommunesammenlægning vil en stor del af de emner, som Fyns Amt hidtil har behandlet i forbindelse med regionplanarbejdet overgå til kommunerne, og på den baggrund ønskes en foreløbig drøftelse af, hvordan vi skal behandle denne Regionplan i høringsperioden. Yderligere kan vi oplyse, at Teknik og Miljøafdelingen er blevet kontaktet af Svendborg Kommune med henblik på en møderække for at koordinere kommunernes arbejde med regionplanen. Den administrative Ledergruppe har også besluttet, at forarbejde til kommuneplan for den nye storkommune skal være en af de store opgaver der skal prioriteres højt. Med de nye opgaver der ligger foran kommunerne efter 2007, vil det være naturligt, at vi allerede nu i fællesskab ser på regionplanen. Indstilling: Til drøftelse Økonomiudvalgets beslutning den Udskudt. Notat: Ved Temamødet vil Teknisk Chef Erik Stoumann. orientere om forslaget. Kommunalbestyrelsen Temamøde beslutning den Drøftedes. På temadagen var der enighed om at sagen igen skulle behandles på et temamøde i marts inden Kommunalbestyrelsen den 15. marts skal behandle Egebjerg Kommunes svar til Fyns Amt. Der var også enighed om at sagen oversendes til Økonomiudvalget og Teknik og Miljøudvalget til behandling af de områder der ligger inden for disses udvalgs kompetenceområder. Økonomiudvalget har som planlægningsudvalg følgende områder at varetage: Regional udvikling og 4 fynske visioner 1. Udlæg af rammer for byudvikling 2. Ferie og fritid 3. Agenda 21 Direktion og Teknik og Miljøafdelingen vil på mødet lægge op til bemærkninger på punkt 1 og 2

14 Økonomiudvalgets beslutning den Drøftedes. Oversendes til 2. behandling. Det var særlig i Stenstrup Syd og Kirkeby, der var uafklarede spørgsmål om arealudlæg til erhverv og boliger. Teknik og Miljøafdelingen har haft drøftelser med 3 lodsejere vedr. boligområder og 2 vedr. areal til erhverv. En af disse kan først give svar sidst på ugen, og afdelingen vil til møde have et oplæg til rammer på baggrund af dette, ligesom vil have indarbejdet rammer for et ekstra boligområde i Vester Skerninge, som det blev ønsket på sidste møde. Regionplanforslaget diskuteres på temamøde den i Kommunalbestyrelsen. 40. Ansøgning om støtte til renovering af 10 ungdomsboliger i Kollegiet Toften J.nr.: Ø52 Sagsid.: Gl. j.rn / Initialer: ers Åben sag Ved brev af 9. september 2002 har Kollegiet Toften anmodet om støtte til renovering af ovennævnte boliger. Støtten kan gives efter Lov om almene boliger 100 og udmyntes i ydelsesbidrag til stat og kommune samt sikkerhedsstillelse. Ved de årlige behandling af institutionens budget er det klart at der bør ske en renovering af boligerne. Boligernes stand står knap nok mål med boligudgiften. Det er særlig varmeudgifterne der er store i forhold til de øvrige ungdomsboliger. I 1998 blev der gennemført et projekt med et nyt fyr og vindfang samt nye hoveddøre efter samme støtteregler. Det projekt der nu søges om omfatter efterisolering og et ventilationsanlæg primært til udsugning fra køkken og bad, se vedlagte brev (dok ) De samlede udgifter er beregnet til kr. Teknik- og Miljøafdelingen har ved Nykredit fået beregnet et låneforløb på et lån over 30 år. Med det nugældende renteniveau vil det betyde en årlig merudgift for lejerne på kr., for staten på kr. og for Egebjerg Kommune på kr. Beløbet skal fordeles på 10 lejligheder. Sikkerhedsstillelsen kan endnu ikke beregnes med sikkerhed, men vil ligge på lån ud over 65 % af hovedstolen, og nogle af de gamle statslån vil stå bagerst.

15 Indstilling: Der drøftes om det er et projekt der skal arbejdes videre med inden en egentlig støttesag forberedes..bilag ligger i sagen. - Brev af 9. september 2002 med bilag (dok ) Økonomiudvalgets beslutning den Fraværende: Christian Ulrich Teknik- og Miljøafdelingen anmodes om at arbejde videre med sagen. Torkil Christensen tager forbehold. Kollegiet Toften v/ Den Frie Lærerskole har nu besluttet at gennemføre ovennævnte projekt underforudsætning af at der kan opnås tilsagn om støtte. Ved brev af 28. maj har de ansøgt om støtte og vedlagt et udfyldt skema A. Projektet er det samme som blev principielt vurderet i december og udgifterne er ændret. Hvis Kommunalbestyrelsen vil meddele støtte til projektet skal der indhentes tilbud og sagen skal behandles på ny ud fra de indkomne nye priser. Hvis Kommunalbestyrelsen godkender skema A nu er Egebjerg Kommune bundet til at fremme sagen yderligere på betingelse af at økonomien er uændret. Der er bestilt en ny beregning af beboernes, statens og kommunens udgifter som konsekvens af renoveringsprojektet. Med den udvikling der har været på renten siden december 2002 vil den ikke vise et dårligere resultat. Den vil forhåbentlig foreligge ved behandlingen. Indstilling: Ved godkendelse af de årlige budgetter og regnskaber for driften af Toften har det været klart at der er et misforhold mellem de samlede boligudgifterne i forhold til boligernes stand. Huslejen er rimelig lav, men varmeudgiften høj. På den baggrund indstiller Teknik & Miljøafdelingen til Økonomiudvalget at sagen indstilles til Kommunalbestyrelsens endelige godkendelse. Økonomiudvalgs beslutning den Indstilles til Kommunalbestyrelsens godkendelse. Birger Jensen og Christian Ulrich tager forbehold. Kommunalbestyrelsens beslutning den Fraværende: Ove Engstrøm Godkendt med 9 stemmer for. Imod stemte 7 (Steen Gundertofte, Hanne Staff, Mie Bendrup, Birger Jensen, Jens Himmelstrup, Jane Kierans, Christian Ulrich). Arbejdet har nu været udbudt i licitation og efter en mindre sparerunde har skolen sendt et udfyldt skema B der overholder den samlede udgiftsramme på kr. Besparelserne er almindelige termoruder i stedet for energiruder, kr. og analog elmåler i stedet for digital elmåler. Der er afsat et beløb, kr. eller ca. 14 % til uforudseelig udgifter. Det er større end normalt, men fornuftigt da der kan komme overraskelser ved rør- og isoleringsarbejder imellem husene.

16 Indstilling: Skema B med en samlet anskaffelsessum på kr. godkendes, og renoveringsprojektet igangsættes. Bilag: ligger i sagen - Kollegie Toften/renovering, skema B (121568) Økonomiudvalgets beslutning den Godkendt. Byggeriet er nu afsluttet og ved brev af 2. februar 2005 har forretningsfører v/ Den Frie Lærerskole fremsendt skema C og revisionsberetning med påtegning revisor. Teknik og Miljøafdelingen har ved hjælp af checkskema gennemgået sagen og indberettet denne i BOSSINF-systemet. Regnskabet er forsinket med 2 dage i forhold til kravet om 6 måneder fra byggeriets afslutning. Kravet er indført som et incitament til af få afsluttet sagerne, og kommunen som tilsynsmyndighed kan selv afgøre om der skal ses bort fra dette krav. Som begrundelse for at sagen er blevet forsinket er, at der i efteråret blev brugt megen tid til omdannelse af de selvejende ungdomsboliger til en almen boligorganisation. Der var en hel del møder i bestyrelsen for kollegierne, og der var stor usikkerhed for hvordan denne skal skulle gennemføres. Teknik og Miljøafdelingen var stærkt involveret i denne omdannelse, og vil medgive, at der var stor usikkerhed om omdannelsen. Vi var begge parter ikke godt nok inde i proceduren for omdannelse, men også den hjælp vi kunne få fra ministeriet var i begyndelsen medvirkende til, at sagen var ved at køre af sporet. Derfor var der ikke opmærksomhed om denne sags tidsfrister. Sagen er nu afsluttet, og boligerne har fået et tiltrængt løft, der vil være til glæde for beboerne. Ved godkendelse af driftsbudgettet for 2003/04 kan der allerede spores en forbedring i økonomien, selv om besparelsen først vil slå igennem i næste driftsår. Regnskabet overholder den ved skema B godkendte anskaffelsessum, og bortset fra nævnte forsinkelse på 2 dage, er sagen i orden. Indstilling: Skema C godkendes Bilag - Skema C med revisorbemærkning, lb. nr Checkskema, lb.nr Godkendt.

17 41. Seniorkollektivet Højmarken, godkendelse af bygherre efter konkurrence. J.nr.: Ø52 Sagsid.: 04/ Initialer: ers Åben sag Kommunalbestyrelsen har ved budgetlægningen tilkendegivet at støtte opførelse at nævnte seniorkollektiv som almene familieboliger ved afsætning af 7 % af en forventet anskaffelsessum på 16, 7 mill. kr. Seniorkollektivet har igennem godt et år fundet sammen om deres grundlag for at bygge og bo sammen, og i forsommeren godkendte Økonomiudvalget at de valgte en boligorganisation der skal overtage bebyggelsen og stå for driften frem over. Der blev også tilknyttet en arkitekt, der for egen regning og risiko har hjulpet kollektivet med at udforme deres ønsker til bebyggelsen. Jævnfør lov om almene boliger er det Kommunalbestyrelsen der på vegne af kommune og staten godkender projektet gennem de forskellige faser fra planlægning til fuldførelse. Ved en ændring af loven i 2002 er der nu krav o, at opgaven som bygherre skal ud i åben konkurrence, og det er Kommunalbestyrelsen der skal godkende bygherren. Teknik og Miljøafdelingen har nu haft projektet i konkurrence på en digital konkurrenceportal som KL har lagt ud på nettet. Denne mulighed har været en stor hjælp for os, og uden de store udgifter. Teknik og Miljøafdelingen har betalt 5000 kr. for adgang til portalen. Tilbudene skal være inde den 4. februar og til mødet vil Teknik og Miljøafdelingen have oversigt over de bydende og en indstilling klar. I udbudet, der vedlægges, er der fastsat udvælgelseskriterier. Når bygherren er fundet kan den traditionelle støttesag med godkendelse af skema A, B og c igangsættes. Indstilling: Vil forelægge på mødet../. Konkurrencegrundlag, lb. nr.2392 Økonomiudvalgets beslutning den : Udbud annulleret. Sagen behandles på ny den på Økonomiudvalgets møde. Indstillingsnotat af 07. marts (udleveret på Økonomiudvalgets møde ) Ved fristens udløb den 7. marts kl. 10 var der kun kommet eet tilbud på bygherreopgaven. Tilbudet er fra Den selvejende almene ældreboligorganisation c/o OK Bolig A/S.

18 OK bolig har tilbud at være bygherre for et honorar på 0 kr. Udregnet efter reglerne fro støttet boligbyggeri, kan der beregnes et honorar på kr. samt et honorar til bestyrelsen på kr. eller samlet kr. Det er udgifter der normalt er plads til inden for rammerne, og derfor kan der enten forventes en besparelse i forhold til den samlede ramme, eller der kan fås flere mursten. Grunden til der ikke kræves et honorar kan være at de er meget interesseret i at få driftsherreopgaven i fremtiden, d. v. s. at udleje byggeriet, men det beror til dels også på at gruppen sammen med konsulenten for seniorfællesskabet allerede har gjort en stor del af det arbejde der ellers skulle klares af den valgte bygherre. Der skal derfor være plads til Ole Bangs honorar på ca kr. inden for de samlede omkostninger. Indstilling: Den selvejende almene ældreboligorganisation c/o OK Bolig A/S antages som bygherre. Godkendt. 42. Kollegiet Toften, godkendelse af regnskab for 2003/2004 J.nr.: Ø52 Sagsid.: 04/ Initialer: ers Åben sag Bestyrelsen for Toften har ved brev af 31. januar 2005 bedt om godkendelse af årsregnskabet for perioden 1. august 2003 til 31. juli Selvejende ungdomsboliger opført med statsstøtte er undergivet offentlig tilsyn der varetages af kommunalbestyrelsen. Hovedvægten i det regnskabsmæssige tilsyn består i: at påse at institutionens budget- og regnskabsmateriale indsendes rettidigt at påse at den årlige fastsættelse af huslejen foretages i overensstemmelse med gældende bestemmelser at påse at institutionens drift er i overensstemmelse med gældende bestemmelser at foretage en kritisk gennemgang af institutionens drift og økonomi og vurdere om den drives økonomisk forsvarligt i overensstemmelse med gældende regler og vedtægternes formålsparagraf at konti i pengeinstitutter er oprettet i institutionens navn.

19 Ejendommen har gennemgået en omfattende renovering der blev igangsat i april 2004, og de forventede besparelser på varme- og elforbrug er ikke slået fuldt igennem, men vil først vise sig fuldt ud ved næste års regnskab. Der har dog allerede været en nedgang i udgifterne. Regnskabet balancere med et overskud på 161 kr. men det er lykkedes at henlægge kr. mere end forudsat i budgetoplægget. Indstilling: Regnskabet godkendes på det foreliggende grundlag, idet ovennævnte punkter ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. Bilag - Regnskab, beretning, revisorpåtegning og checkskema - lb. nr Teknik og Miljøafdelingens checkskema - lb. nr Godkendt. 43. Kollegiet Plantagen, godkendelse af regnskab 2003/04 J.nr.: S55 Sagsid.: 04/ Initialer: ers Åben sag Bestyrelsen for Plantagen har ved brev af 31. januar 2005 bedt om godkendelse af årsregnskabet for perioden 1. august 2003 til 31. juli Selvejende ungdomsboliger opført med statsstøtte er undergivet offentlig tilsyn der varetages af kommunalbestyrelsen. Hovedvægten i det regnskabsmæssige tilsyn består i: at påse at institutionens budget- og regnskabsmateriale indsendes rettidigt at påse at den årlige fastsættelse af huslejen foretages i overensstemmelse med gældende bestemmelser at påse at institutionens drift er i overensstemmelse med gældende bestemmelser at foretage en kritisk gennemgang af institutionens drift og økonomi og vurdere om den drives økonomisk forsvarligt i overensstemmelse med gældende regler og vedtægternes formålsparagraf at konti i pengeinstitutter er oprettet i institutionens navn.

20 Regnskabet balancerer med et overskud på 612 kr. Indstilling: Regnskabet godkendes på det foreliggende grundlag idet ovennævnte punkter ikke giver anledning til bemærkninger. Bilag - Regnskab, beretning, revisorpåtegning og checkskema - lb. nr Teknik og Miljøafdelingens checkskema - lb. nr Godkendt.

21 Til behandling for lukkede døre 44. Ejendom J.nr.: Sagsid.:04/18355 Initialer: svl Lukket sag. 45. Ejendomshandel J.nr.: Sagsid.: 04/ Initialer: ers Lukket sag 46. Ejendomshandel J.nr.: G10 Sagsid.: 04/ Initialer: ers Lukket sag 47. Eventuelt. : Intet.

22 48. Information til pressen. : Alt, undtagen lukkede punkter.