Egebjerg Kommune. Økonomiudvalg. Referat

Transkript

1 Egebjerg Kommune Økonomiudvalg Referat Dato: Den 04-august-2003 Starttidspunkt for møde: Kl Sluttidspunkt for møde: Kl Mødested: Udvalgsværelse II Udsendelsesdato: Afbud fra: Fraværende: Ingen. Mødedeltagere: Arne Ebsen, Birger Jensen, Christian Ulrich, Finn Olsen, Mogens Johansen åben.

2 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Indholdsfortegnelse Til efterretning - for åbne døre Kursus - Den Kommunale Højskole Til efterretning - Kommuneforeningens Strategi- og arbejdsgrundlag Til orientering - Sekretariatsbetjening af skatteankenævnene i Fyns Amt Til orientering - Konvertering af obligationslån pr. december termin Til behandling - for åbne døre Budget Foreløbig prognose Salg af plejehjem Anlægsbevilling til byggemodning 10 parcelhusgrunde og 2 storparceller i 3. etape i Sømarken i Ollerup Anlægsbevilling til kloakering af 10 parcelhusgrunde og 2 storparceller i 3. etape i Sømarken i Ollerup Folkeoplysningsudvalget - svar til Tilsynsrådet Sydfyns Elforsyning Ledelsespolitik - temamøde Projektsekretariat - justering af den administrative struktur. Budgetemne IT struktur i Egebjerg Kommune. Budgetemne Rådhusbutik filial i Stenstrup - budgetforlig. Biblioteksinitiativer. Budgetemne Til behandling - for lukkede døre Lukket sag: Alkoholbevilling Personsag: Personalesag Eventuelt Information til pressen 189 Bilagsliste åben.

3 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side 175 Til efterretning - for åbne døre 180. Kursus - Den Kommunale Højskole J.nr.: I00 Sagsid.: 6729 Initialer: kid Åben sag Den Kommunale Højskole i Grenå tilbyder at afholde 2-dages kursus tilrettelagt på et tidspunkt og sted efter kommunalbestyrelsens valg under overskriften: Samarbejdet i Kommunalbestyrelsen. Deltagerkredsen er borgmester, kommunalbestyrelsesmedlemmer og forvaltningschefer fra kommunen. Pris for kurset: ,- kr. plus timeafregning mm for forberedelses- og planlægningsmøder../. Vedlagt: - Indbydelse dok. nr Ingen deltagelse Til efterretning - Kommuneforeningens Strategi- og arbejdsgrundlag J.nr.: I00 Sagsid.: Initialer: kid Åben sag Kommuneforeningen i Fyns Amt sender Strategi- og arbejdsgrundlag , således som vedtaget af Kommuneforeningens bestyrelse i møde den 2. maj Strategigrundlaget tager afsæt i, at de fynske kommuner er foreningens udgangspunkt. På den baggrund er formuleret bestyrelsens målsætninger og succeskriterier for det politiske arbejde i perioden og for Kommuneforeningen som regional repræsentant for KL../. Vedlagt: - Kommuneforeningen i Fyns Amt strategi (dok )

4 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side 176 Til efterretning Til orientering - Sekretariatsbetjening af skatteankenævnene i Fyns Amt J.nr.: Sagsid.: Initialer: kid Åben sag Borgmesteren har på Kommunalbestyrelsens vegne godkendt nedenstående sag: I overensstemmelse med foreliggende korrespondance tiltræder Egebjerg Kommune, at Egebjerg Kommunes skatteankenævn fra den 1. september 2003 sekretariatsbetjenes af et 60- fællesskab mellem Odense Kommune og Svendborg Kommune med hovedkontor i Odense og en filial i Svendborg../. Vedlagt: - Fællesbrev af fra borgmestrene i Odense og Svendborg Kommuner (dok ) - Notat udarbejdet Egebjerg Kommunes skatteafdeling af (dok ) - Egebjerg Kommunes brev til borgmestrene i Odense og Svendborg Kommuner (dok ) Indstilles.

5 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side Til orientering - Konvertering af obligationslån pr. december termin 2003 J.nr.: Sagsid.: Initialer: svl Åben sag Borgmesteren har på Kommunalbestyrelsens vegne godkendt nedenstående sag: Som følge af den meget lave rente har Kommunekredit den 25. juni fremsendt forslag til konvertering af 9 obligationslån med en samlet restgæld på lånene har alle en restløbetid på under 10 år. Konverteringen sker pr. december termin 2003 til et fast forrentet aftalelån for 8 af lånene, for et lån sker konverteringen til et nyt obligationslån, sidstnævte lån vedrører den selvejende institution Søvang. Bestyrelsen for Søvang har den 9. juli 2003, fremsendt deres godkendelse af konverteringen. En forudsætning for at konverteringen kan ske pr. december termin er, at lånene opsiges senest den 11. august 2003, som følge heraf har borgmesteren den 4. juli besluttet at opsige lånene, og renten er herefter fastsat den 7. juli Konverteringen medfører en samlet besparelse i restløbetiden på ca kr. jfr. vedlagte oversigt fra økonomiafdelingen udfærdiget på baggrund af KommuneKredits forslag af 25. juni Besparelsen vil dog blive lidt større, idet de renter der nu er aftalt ligger på et lidt lavere niveau. Besparelserne får virkning fra budget Økonomiafdelingen indstiller at økonomiudvalget overfor kommunalbestyrelsen anbefaler borgmesterbeslutningen godkendt../. Vedlagt: - økonomiafdelingens oversigt (dok 99973) Indstilles.

6 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side 178 Til behandling - for åbne døre 184. Budget Foreløbig prognose. J.nr.: Ø02 Sagsid.: 86021/ Initialer: ssm Åben sag Der gives en orientering om prognosen for kommunens økonomi i 2004 med henblik på en foreløbig drøftelse i Økonomiudvalget. Drøftedes Salg af plejehjem J.nr.: P16 Sagsid.: Initialer: mah Åben sag I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for år 2003, fik vi til opgave at undersøge konsekvenserne af salg af plejehjem. Hjemmeplejen har med stor hjælp fra teknik og miljøafdelingen arbejdet med dette. Befolkningsprognosen der er opgjort til år 2010 viser at der er en stigning i antallet af over 65 årige på 7.3 % i Egebjerg Kommune. Det er befolkningen fra år der stiger mest (9.3%), så det må forventes at stigningsprocenten efter 2010 bliver endnu større, og det viste tallene også i år 2001, hvor prognosen var 13 år frem i tiden. Det kan oplyses, at indtil 2010 stiger kommunens samlede befolkning med 1,8 %, så andelen af ældre bliver større og større. For at imødegå de øgede udgifter, det stigende pleje/omsorgsbehov vil medføre, er det nødvendigt at støtte ældre menneskers mulighed for egenomsorg. Som vi tidligere har gjort opmærksom på, ser vi at nogle af indsatsområderne bør være flere demens pladser, ældreboliger tæt ved plejehjemmene samt tidssvarende plejeboliger. Boligændringer og nybygning vil ikke gøre det alene, men vil være et godt skridt i den rigtige retning i forhold til at imødegå udviklingen.

7 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side 179 Indstilling: Hvis der efter gennemgang af nærværende notat er et ønske om at bruge denne finansieringsmulighed for at ombygge Stenstrup Plejehjem med demensenhed og samtidig etablere flere ældreboliger ved de 2 plejehjem skal der udarbejdes et forprojekt der kan danne grundlag for en mere præsis beregning. Teknik- og Miljøafdelingen kan påtage sig at gennemføre et sådant forprojekt med hjælp fra eksterne rådgivere, f. eks. Kommunernes Revisions ved deres anlægsafdelinger og et arkitektfirma eller en student. Et forprojekt kan være grundlaget for udarbejdelse af et udbudsmateriale til rådgiverydelser da projektet er så omfattende at honoraret vil over terskelværdien for tjenesteydelser. En forudsætning for at vi kan gennemføre forprojektet er at der frigives et beløb på ca kr. til formålet. Hvis projektet opgives er pengene tabt, men hvis det gennemføres er der inden for projektets økonomi plads til denne udgift, da den vil være en del af omkostningerne. 1. version af oplæg til omdannelse af Stenstrup Plejehjem til plejeboliger og opførelse af 24 nye ældreboliger(beslutningsgrundlag) dok.nr Socialudvalgs beslutning den Oversendes til 2. behandling således at der gives mulighed for drøftelser i de politiske grupper. Desuden forsøges planlagt et temamøde i den samlede kommunalbestyrelse den 4. juni Kommunalbestyrelsen "Dialogmøde"s beslutning den Fraværende: Torben Frost, Jane Kierans Gennemgang af de fremsendte oplæg (dok ) v/erik Stoumann. Der gøres opmærksom på, at alle beregninger er anslåede og ikke de endelige tal. Der gøres opmærksom på, at hvis der vælges en løsning, hvor et boligselskab skal stå for driften, så skal de almindelige udbudsregler følges. Såfremt Kommunalbestyrelsen ønsker at arbejde videre med disse planer, opfordrer administrationen til, at der frigives midler til ekstern ekspertbistand til den endelige projektering. 2. behandling socialudvalget d Vedlagt den reviderede udgave af bilagsmaterialet Indstilling: At der frigives kr. fra kommunens udviklingspulje. Beløbet skal anvendes til yderligere bearbejdelse af det foreliggende materiale, samt danne baggrund for et beslutningsgrundlag for den videre proces. Bilag: 3. version - notat - bilagsmateriale til salg af plejehjem (96993)

8 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side 180 Eriks Stoumann deltager i behandlingen af dette punkt. Socialudvalgs beslutning den Socialudvalget ansøger om frigivelse af kr. fra kommunens udviklingspulje. Beløbet skal anvendes til yderligere bearbejdelse af det foreliggende materiale, herunder undersøge muligheden af en mindre omfattende ombygning af Stenstrup Plejehjem. Erik Stoumann deltager i behandling af punktet. Godkendt, at der frigives kr fra udviklingspuljen Anlægsbevilling til byggemodning 10 parcelhusgrunde og 2 storparceller i 3. etape i Sømarken i Ollerup J.nr.: S05 Sagsid.: Initialer: ers Åben sag Projektering af området er klar og arbejdet er udsendt i licitation, og vi regner med at starte byggemodningen senest 1. september. Byggemodningen omfatter veje og stier, gadelys, el, naturgas, fællesantenne og vand og den samlede pris er opgjort til kr. excl. moms. Prisen er overslagspriser på baggrund af tidligere projekter. Indstilling: Der søges frigivelse af kr. til udførelse af byggemodningen. Beløbet finansieres af rådighedsbeløb til byggemodning på kr. Restbeløbet på kr. finansieres af salgsindtægter for resten af Der er ikke skrevet slutseddel for disse indtægter, men der er løbende henvendelser om grunde. Yderligere kan oplyses at der er en køber til de 2 storparceller så snart byggemodningen er afsluttet. Skemaer eftersendes eller udleveres på mødet på grund af ferie Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den Formanden for Teknik og Miljøudvalget indstiller som en formandsbeslutning at der frigives kr , der finansieres af rådighedsbeløb til byggemodning og salgsindtægter.

9 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side 181 Indstilles Anlægsbevilling til kloakering af 10 parcelhusgrunde og 2 storparceller i 3. etape i Sømarken i Ollerup J.nr.: S05 Sagsid.: Initialer: ers Åben sag Projektering af området er klar og arbejdet er udsendt i licitation, og vi regner med at starte arbejdet senest 1. september. Kloakering udføres af Egebjerg Kommunes Kloakforsyning og udgifterne afholdes af brugerkassen Prisen er overslagspriser på baggrund af tidligere projekter. Udgifterne kan opgøres som: Anlægsudgifter Projektering 8 % Byggestyring 4 ½ % af kr. Samlede udgifter kr kr kr kr. Indstilling: Der søges frigivelse af kr. til udførelse kloakering af byggemodningen. Beløbet finansieres af rådighedsbeløb til kloakering af nye boligområder samt ikke budgetterede indtægter for tilslutningsbidrag. Skemaer eftersendes eller udleveres på mødet på grund af ferie. Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den Formanden for Teknik & Miljøudvalget indstiller som en formandsbeslutning af der frigives kr. der finansieres af ekstra indtægter fra tilslutningsbidrag. Indstilles.

10 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side Folkeoplysningsudvalget - svar til Tilsynsrådet J.nr.: K02 Sagsid.: 53223/ Initialer: ssm Åben sag Kommunalbestyrelsen besluttede på sit møde den at opfordre Kurt Sorknæs og Jørn Hansen til at genindtræde i Folkeoplysningsudvalget. Ved breve af har de pågældende afslået denne opfordring (dok og 98058). Ved brev af har Egebjerg givet et foreløbigt svar til Tilsynsrådet. Det indstilles, at sagen sættes på Kommunalbestyrelsens møde den med en anbefaling af, at Kommunalbestyrelsen meddeler Tilsynsrådet, at kommunalbestyrelsen tager de pågældendes beslutninger til efterretning og at kommunalbestyrelsen beklager, såfremt dens tidligere trufne beslutning i sagerne nr. 147 og 148 fra mødet den ikke fuldt ud lever op til reglerne for udtræden af Folkeoplysningsudvalget. Indstilles. Arne Ebsen (T) kan ikke godkende indstillingen og opfordrer Tilsynsrådet til at sikre, at reglerne om borgerligt ombud efterleves Sydfyns Elforsyning J.nr.: S55 Sagsid.: Initialer: kid Åben sag Sydfyns Elforsyning fremsender i henhold til elforsyningens vedtægter 13 årsregnskab for 2002 til Kommunalbestyrelsens godkendelse. Årsregnskabet er godkendt i Sydfyns Elforsynings repræsentantskab - enstemmigt - den 10. april /. Uddrag af årsregnskab vedlagt (side 9-26) dok

11 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side 183 Øvrige bilag ligger i sagen. Økonomiudvalgs beslutning den Oversendes til 2. behandling. Økonomiudvalgs beslutning den Borgmester undersøger årsagerne til stigningen i administrations udgifterne../. Vedlagt Redegørelse om administrationsomkostninger (dok ) Indstilles. Arne Ebsen (T) tager forbehold Ledelsespolitik - temamøde J.nr.: Sagsid.: Initialer: ssm Åben sag På mødet i Kommunalbestyrelsen den drøftedes kommunens ledelsespolitik. Der blev givet udtryk for ønsket om et temamøde om sagen. I temamødet skulle også kommunens ledergruppe deltage. På denne baggrund er der fastsat temamøde den Det indstilles, at Økonomiudvalget drøfter afviklingen af temamødet. Drøftedes.

12 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side Projektsekretariat - justering af den administrative struktur. Budgetemne. J.nr.: A21 Sagsid.: 24082/ Initialer: ssm Åben sag Ved gennemførelse af den nuværende administrative struktur blev der oprettet et Projektsekretariat med Martin Andersen som leder. Martin Andersen havde og har samtidig funktionen som fritidschef, herunder leder af Ungdomsskolen. Formålet med Projektsekretariatet var at sætte større fokus på udviklingsinitiativer på tværs af kommunen. Sekretariatet skulle således blandt andet yde praktisk konsulentbistand til større eller mindre projekter i kommunen herunder også yde bistand til at søge extern medfinansiering til diverse projekter. Sekretariatet har kun haft begrænset succes, idet det især har vist sig, at kombinationen af udviklingsprojekter, fritidsområdet og Ungdomsskolen er en for stor mundfuld. Af den grund bør Projektsekretariatets virksomhed revurderes som led i den løbende justering af den administrative struktur. Parallelt med disse erfaringer er det blevet stadig mere klart, at kommunen har et efterslæb på uddannelsesområdet. Ledere og medarbejdere har et stort og løbende behov for videreuddannelse. Her tænkes ikke i første række på faglige kurser, som i rimeligt omfang tilbydes. Der tænkes mere på egentlig lederuddannelse og kompetenceudvikling i øvrigt de såkaldte bløde kurser, eksempelvis: Personlig udvikling, kommunikation, værdiarbejde, projektarbejde, ledelsesværktøjer, uddannelse af personalerepræsentanter. Også Egebjerg kommune får i stigende omfang rekrutteringsproblemer. Dette stiller særlige krav til de tilbageblevne medarbejdere om at kunne løfte opgaverne i den kommunale sektor opgaver, som bliver stadigt mere komplicerede. Hertil kommer den konkurrence, som ledere og medarbejdere udsættes for i tilfælde af en kommunalreform. Dette pålægger kommunen et særligt ansvar, således at vore medarbejdere så vidt muligt kan stå sig i denne konkurrence. Endelig stiller kommunens ledelsespolitik særlige krav til vore ledere blandt andet for at kunne tænke og handle på tværs af kommunens forskellige driftsområder. Med ovenstående argumenter, anbefaler direktionen, at det overvejes at styrke Projektsekretariatet pr således:

13 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side Martin Andersen løses fra sine opgaver inden for Ungdomsskolen 2. Der udnævnes ny Ungdomsskoleleder 3. Ungdomsskolen og Ældrerådet overføres til Skole- og Kulturafdelingen, således at Fritidsafdelingen nedlægges 4. Martin Andersen overflyttes til chef for Udviklingssekretariatet således at Projektsekretariatet omdøbes 5. Udviklingssekretariatets hovedopgaver vil være: Kompetenceudvikling for medarbejdere og ledere i kommunen Fundraising Procesansvarlig for større projekter i kommunen Konsulent for ledelses- og uddannelsesmæssige tiltag for institutioner og rådhusafdelinger Sparringspartner for direktionen Fritidsområdet Sekretær for SSP-udvalget (udviklingsopgave) 6. Der tilføres 10 sekretærtimer til fordeling mellem Udviklingssekretariatet og Skole- og Kulturafdelingen 7. Strukturjusteringen giver en årlig merudgift, svarende til ca kr., heraf ca til lønninger og ca til uddannelsesinitiativer. Det bemærkes, at uddannelsesinitiativer ofte vil kunne medfinansieres fra extern side, hvorfor de ikke er udtryk for den samlede uddannelsesmæssige indsats i kommunen 8. Merudgiften finansieres via den forøgelse af udviklingspuljen på 0.5 mio kr., som er planlagt for De resterende kr. af den planlagte forøgelse af udviklingspuljen supplerer de midler, der i praksis anvendes til afviklingsinitiativer (fratrædelsesordninger, senioraftaler osv.) 10. Nyder forslaget fremme, kan det indgå i budgetforhandlingerne. Det indstilles, at Økonomiudvalget anmoder Hovedudvalget om en udtalelse om ovenstående. Oversendes til 2. behandling.

14 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side IT struktur i Egebjerg Kommune. Budgetemne. J.nr.: Sagsid.: Initialer: ssm Åben sag Kommunens anvendelse af IT er under stadig udvikling både i form af politikeres og ansattes anvendelse af IT og som følge af borgernes forventninger til elektronisk borgerbetjening. Det er derfor naturligt at gøre en status over IT-strukturen samt over de udfordringer, der ligger lige foran os med henblik på en behovsvordering. Direktionen har udarbejdet vedlagte notat af (dok ). Det anbefales, at Økonomiudvalget anmoder Hovedudvalget om en udtalelse, og at ITstrukturen gøres til et budgetemne i forbindelse med de forestående budgetdrøftelser. Bilag: IT struktur oplæg (101109) Godkendt. Samarbejdsmuligheder med andre kommuner undersøges fortsat Rådhusbutik filial i Stenstrup - budgetforlig. Biblioteksinitiativer. Budgetemne. J.nr.: Sagsid.: Initialer: ssm Åben sag I budgetforlig 2003 blev der enighed om at undersøge mulighederne for at åbne en filial af Rådhusbutikken i biblioteket i Stenstrup. Der blev efterfølgende søgt tilskud fra Landistriktspuljen til projektet, og kommunen fik bevilget kr Rådhusbutikken og direktionen har nøje overvejet projektet og finder, at det er vanskeligt at gennemføre på indeværende tidspunkt. Afgørende for denne vurdering er, at presset på Råd-

15 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side 187 husbutikken fortsat er stigende, idet butikken foretager flere og flere ekspeditioner hvilket også stemmer godt med idéen bag butikken. På denne baggrund er det imidlertid meget vanskeligt at skulle afgive en medarbejder til Stenstrup uden, at servicen i selve butikken reduceres. I denne forbindelse er lagt vægt på, at en filial for at kunne være et reelt servicetilbud bør være bemandet min. et par eftermiddage om ugen. I andre sammenhænge er der politisk truffet beslutning om at overveje forskellige initiativer inden for biblioteksområdet: I budgetforlig 2003 lægges op til en styrkelse af biblioteksfunktionen i Stenstrup. I skolestrukturbeslutningen lægges op til overvejelser om Kombi-biblioteker (sammenlægning af folke- og skolebibliotek). I lyset af disse overvejelser, har rådhusbutikken, biblioteket og direktionen som et alternativ til filialtanken overvejet følgende: Det undersøges, om der i biblioteksregi kan etableres 1. et ubemandet rådhuskontor med elektronisk borgerbetjening, understøttet af bibliotekspersonalet 2. et foreningssekretariat med faciliteter til blandt andet regnskabsføring, producering af foreningsblade, plakater, foreningshjemmesider 3. en netcafé, hvor børn/unge understøttet af bibliotekspersonalet kan gøre brug af interenet mv. Endvidere overvejes mulighederne for 4. et kombi-bibliotek i Stenstrup. Det vurderes, at det bevilgede tilskud fra Landistriktspuljen på kr vil kunne anvendes til at indkøbe det fornødne programmel mv. vedr. initiativerne 1, 2 og 3. Særligt vedr. kombi-bibliotek bemærkes, at det udover de indholdsmæssige fordele/ulemper skal vurderes, hvor et bibliotek i givet fald kan etableres. Stenstrup skole har i forvejen pladsmangel, hvorfor det ikke er umiddelbart realistisk, at biblioteket kan placeres på skolen. Derfor bør også følgende mulighed undersøges: Aktiviteterne under 1-4 etableres i Bøgehaven, som ligger i umiddelbar tilknytning til Stenstrup skole og med udgang til Stationsvej. Skolebiblioteket indflytter i kombi-biblioteket i Bøgehaven og frigiver derfor kvadratmeter til et eller flere klasselokaler og skolens udbygning gøres dermed mindre bekostelig. Den eksisterende biblioteksbygning i Stenstrup afhændes. Om en sådan løsning hænger økonomisk sammen salg af Bøgehaven indgår jo i finansieringen af den ny daginstitutionsstruktur vides ikke. Men mulighederne for at gå på tværs af kommunens områder burde undersøges. På baggrund af ovenstående indstilles det, at Rådhusfilialen i Stenstrup i hvert fald indtil videre skrinlægges

16 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side 188 at de ovenfor beskrevne aktiviteter (1-4) undersøges og at hele sagen indgår i budgetdrøftelserne for Det bemærkes, at ovenstående ikke har været behandlet i Børne- og Kulturudvalget, idet sagen er startet som en rådhusbutik-filial sag. Udvalget er positiv over for at arbejde videre med projektet. Sagen oversendes til Børne- og Kulturudvalget.

17 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side Lukket sag: Alkoholbevilling Til behandling - for lukkede døre 195. Personsag: Personalesag 196. Eventuelt. J.nr.: Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Intet Information til pressen J.nr.: Sagsid.: Initialer: bip Åben sag Alle, undtagen de lukkede.

18 Økonomiudvalg, mandag den 04-august-2003 Side i