REFERAT fra BESTYRELSESMØDE i Kongelig Dansk Aeroklub

Transkript

1 REFERAT fra BESTYRELSESMØDE i Kongelig Dansk Aeroklub Onsdag den 10. april 2013, kl KDA-huset, Roskilde Fremmødt: Afbud: Referent: Helge Hald, formand (HH) Søren Pedersen (SP) Per Wistisen (PW) Paul Harrison (PH) Regnar Petersen (RP) Palle J. Christensen (PC) Lisette Bertelsen (LSB) Ingen Anders Madsen (AM) Referat i forhold til den udsendte dagsorden: Ad 1 Ad 2 Referater a. Notat af FU-møde (forretningsudvalgsmøde) den 26. marts 2013 Notatet blev godkendt. b. Referat af bestyrelsesmøde 9.februar 2013 Referatet blev endeligt godkendt og underskrevet. Referatet er publiceret på hjemmesiden og fordelt. Økonomi a) Balance Balancen er tidligere udsendt til bestyrelsen, og blev kort gennemgået. Resultatet pr. 31. marts er et underskud på kr , men der er en række forhold, der skal tages hensyn til. Der er i årets første kvartal betalt ca. 97 tkr. til FAI og Europe Air Sports samt Friluftsrådet for kontingent der dækker hele året. Denne omkostning er ikke periodiseret. Der har været væsentligt større udgifter til service fra Aeropartner i februar måned end forventet, da generalsekretæren var fraværende på grund af sygdom, og der i februar skulle forberedes repræsentantskabsmøde i DHPU. Via samarbejdsaftalen, der er ophørt pr. 1. marts 2013, var det KDA, der som sekretariat skulle udføre dette arbejde. Det er besluttet at Aeropartner kun i helt ekstraordinære situationer må udføre opgaver for KDA. Udgiften til fremmed assistance er på nuværende tidspunkt overskredet med mere end 400%. AM undersøger, evt. med hjælp af forsikringsmægler, om alle relevante forsikringsdækninger er til stede. AM undersøger tillige hvad en bestyrelsesansvarsforsikring koster. Royalty-aftalen med Aeropartner, omhandlende royalty til KDA for salg af KDA s produkter gøres færdig snarest muligt. b) Årsrapport for 2012 Den interne såvel som den eksterne revisor har gennemgået regnskabet, og udkast til årsrapporten blev efter mindre redaktionelle ændringer godkendt af bestyrelsen. Københavns Lufthavne A/S, som udlejer grunden til KDA, har accepteret en forlængelse af lejekontrakten på grunden, så kontrakten nu gælder i 20 år. En erhvervsejendomsmægler har vurderet bygningen til at kunne indbringe et markant højere BESTYRELSESMØDE-v2 Side 1 af 5

2 beløb ved salg. AM er nu i tvivl om dette beløb, da undersøgelser af priser på andre erhvervsejendomme i området viser at de koster mindre. Imidlertid blev det besluttet at ejendommen bogføres til værdien, som den offentlige ejendomsvurdering udviser, kr c) Revisionsprotokollat vedr. årsrapporten Revisors udkast til revisionsprotokollat, som gennemgået og taget til efterretning. d) Likviditetsbudget 2013 Blev gennemgået og er p.t. ikke kritisk. Kontingentindbetalinger fra medlemsorganisationerne indløber over kommende uger. e) Beskrivelse af bogføringsrutiner Der er udarbejdet en procedurebeskrivelse for hele regnskabsområdet. Procedurebeskrivelsen, som vil indgå i driftshåndbogen, blev godkendt med få ændringer. f) Procedure for udmeldelse af direkte medlemmer Det blev foreslået, at direkte medlemmer automatisk udmeldes, hvis ikke kontingentet er betalt senest 30 dage efter forfald. Antallet af direkte medlemmer er efterhånden begrænset og vurderes til at ligge omkring 100 medlemmer. Forslaget blev vedtaget. g) Opkrævningstermin for direkte medlemmer Det blev foreslået, at kontingentopkrævning for direkte medlemmer foretages fra 1. månedsskifte efter indmeldelsestidspunktet og resten af det pågældende år, således at årskontingentet fra indmeldelsestidspunktet udgøres af 1/12 dele. F.eks. vil en indmeldelse i maj resultere i en opkrævning fra 1. juni på 7/12 af årskontingentet. Ved det førstkommende årsskifte opkræves efterfølgende kontingent for et helt år. Forslaget blev vedtaget. Ad 3 Udvalgene a. Uddannelsesudvalg i. Status på ATO-håndbog AM redegjorde for status på ATO håndbogen, som er færdig og sendt til Trafikstyrelsen (TRS) den og nu afventer godkendelse. TRS og flere medlemsorganisationer har rost håndbogen. TRS har fulgt med i processen med at udvikle håndbogen og deltaget i flere møder med arbejdsgruppen. På trods af anden normal praksis og indgåede aftaler med TRS, har DMU på det seneste uretmæssigt fjernet KDA s logo samt notat om copyright og kopieret ATO-håndbogen og udgivet den som en DMU publikation. Der var i bestyrelsen markant stor utilfredshed med at DMU, på trods af KDA s aftale med TRS, som DMU var gjort bekendt med, og ganske imod den etik man burde kunne forvente af en medlemsorganisation, har kopieret håndbogen og fjernet alle KDA s logoer og copyright angivelser fra håndbogen og udgivet den som DMU s egen frembringelse. Det er ganske simpelt uantageligt, og i bestyrelsen vil vi drage vore konklusioner ud fra denne handling. Copyright på ATO-håndbog Se ovenstående punkt. b. Kommunikationsudvalg i. Status på ny hjemmeside På nyligt møde (via Skype) i kommunikationsudvalget blev status på den nye hjemmeside, som er i arbejde, drøftet. Hjemmesiden er under udvikling BESTYRELSESMØDE-v2 Side 2 af 5

3 og skal bl.a. have mulighed for RSS feed, så link fra andre hjemmesider automatisk opdateres. I løbet af de næste par måneder forventes hjemmesiden at kunne tages i brug. Det blev drøftet, om vi skal deltage i EKRK s jubilæum i Roskilde Lufthavn den 5. maj, men fristen til forberedelse er desværre for kort og KDA s PRmateriale kræver en opdatering, hvis vi skal fremstå pænt og ordentligt. Derimod blev det besluttet, at kommunikationsudvalget ser på muligheden for at udstille på Airshow 2013 i Roskilde Lufthavn ultimo august måned. Opgaven ligger nu i kommunikationsudvalget. Forslag til roadshow klubvis/regionsvis SP forklarede om tidligere succes med at komme ud i klubberne og fortælle om KDA s arbejde, som altid blev vel modtaget, og klart viste et behov for information direkte fra KDA til medlemmerne. Desværre når information om KDA s opgaver og resultater sjældent ud til de enkelte personer / medlemmer i klubberne, hvorfor den goodwill, som KDA fortjener ikke altid er til stede. Kommunikationsudvalget skal se på mulighederne for at KDA gennemfører en række regionsmøder. Det nye tiltag med bulletiner bliver rost af modtagerne og betragtes som et godt og nyttigt initiativ fra KDA. c. Miljøudvalg i. Orientering om løbende sager Flere sager er p.t. til behandling hos Natur- og miljøklagenævnet: Freerslev flyveplads, Fyns Svæveflyveklub og Hjarnø Flyveplads. Derudover er sagerne om Holstebro flyveplads, Slaglille svæveflyveplads og Horsens (Rårup) flyveplads stadig i arbejde. SP forklarede om nye tiltag i Friluftsrådet, og nævnte især de nye muligheder for forskellige fritids- og friluftsaktiviteter, der måske kunne være på den tidligere flyvestation Værløse. Det er Friluftsrådets vurdering at mulighederne for at anvende den tidligere flyvestation til fritidsaktiviteter aldrig har været bedre. SP og AM ser på den tidligere plan og opdaterer denne, hvorefter bestyrelsen orienteres. Naturvejlederen på Stevns har meddelt til KDA at vandrefalken igen er tilbage på Stevns for at yngle. Nyheden kan ses på KDA s, Friluftsrådets og andres hjemmeside. d. Luftrumsudvalg i. Møde angående DHPU s anmodning om større flyvehøjder. PC bemærkede indledningsvis den store betydning Jan Schmeltz Pedersen (JSP) i udvalget har i forhold til TRS, og forklarede derudover om aktiviteterne i luftrumsudvalget, som for nylig har deltaget i DHPU s forhandlinger med TRS om større flyvehøjde til paraglidere og hangglidere. JSP har deltaget i ATC Global 2013 i Amsterdam og forsket i problematikkerne omkring UAS og UAV. Jan har udarbejdet en rapport om udfordringerne i området. Rapporten kan fås ved henvendelse til KDA s sekretariat. e. Sportsudvalg i. Orientering om VM MDK RP forklarer at der er 30 lande tilmeldt til det kommende verdensmesterskab i F3K, som er håndstartede og fjernstyrede modelsvævefly. Forberedelserne går planmæssigt og det ser ud til at der stadig mangler en håndfuld hjælpere til afvikling af arrangementet. FAI s retningslinjer for afholdelse af BESTYRELSESMØDE-v2 Side 3 af 5

4 arrangementer skal følges. RP undersøger, hvad der konkret forventes af KDA i FAI s retningslinjer for verdensmesterskaber. Orientering om kvinde VM i svæveflyvning DSvU har endnu ikke informeret KDA nærmere om konkurrencen, som skal finde sted på Svæveflyvecenter Arnborg i KDA forventer at høre nærmere, idet FAI s bestemmelser om VM er formodes på et eller andet plan at involvere FAI s lokale repræsentanter. Generelt opfordres medlemsorganisationerne til at markere tilhørsforholdene til KDA og FAI ved enhver national og international konkurrence. Ad 4 Ad 5 Ad 6 Medlemsorganisationer a. Deltagelse i organisationernes repræsentantskabsmøde Henlagt til senere møde b. DHPU samarbejdsaftalen ikke fornyet AM rykker for den endelige aftale med DHPU. DHPU s formand har forklaret, at så længe deres økonomiske situation i forhold til DIF er uafklaret, bliver DHPU s sekretariat i KDA-huset med Aeropartner som serviceleverandør. Trafikstyrelsen a. Emner til behandling på unionsmødet den 16. april 2013 Den færdige dagsorden fremgår af bilag til mødet og er tidligere fordelt. De enkelte punkter på dagsordenen til unionsmødet blev ikke drøftet. b. KDA indgår i en følgegruppe vedr. internationale bestemmelser for afmærkning af vindmøller. I gruppen og arbejdet indgår SP og HH. Første møde er 15. april d.å. c. DSvU s ansøgning om dispensation fra BL 9-6 overdraget til KDA at få konsensus mellem DULFU og DSvU HH har haft kontakt med de to formænd, som er indstillet på at afholde et møde om emnet. Det er næppe muligt at få afholdt dette møde før medio maj. LSB er skeptisk omkring anvendelsen af UL motorfly i DSvU regí. Udenlandske organisationer a. FAI i. World Air Games 2015 (WAG) Medlemsorganisationernes formænd spørges om holdningen til WAG på det kommende formandsmøde. Der er en mulighed for, at dette kan afholdes i DK, hvis medlemsorganisationerne kan stille med den fornødne manpower. Det vil blive et emne på et kommende formandsmøde for organisationernes formænd. FAI-Formandmøde i Hong Kong KDA har fravalgt deltagelse p.g.a. omkostningerne, som ikke synes at stå i et rimeligt forhold til det meget korte møde på kun nogle få timer. i Generalforsamling FAI i Kuala Lumpur, oktober 2013 KDA vil være repræsenteret ved AM. Om formanden deltager afgøres senere. For at sikre kontinuitet og erfaringsopsamling er det vigtigt at mindst én deltager fra Danmark er til stede ved konferencen. b. EAS i. EAS 25. generalforsamling Den 25. generalforsamling i EAS fandt sted i København i sidste måned. KDA s involvering i forberedelserne og den afholdte middag samt bustur i København for ledsagere fik stor ros fra både EAS og fra deltagerne. Separat referat fra EAS følger BESTYRELSESMØDE-v2 Side 4 af 5

5 c. EAS 26. generalforsamling Finder sted i Istanbul i marts Danmark skal som vanligt være repræsenteret. For nuværende er det hensigten, at formanden samt generalsekretæren deltager. d. NCM NCM-mødet på Island i september 2013 Om KDA deltager i mødet afhænger af den konkrete dagsorden, som imødeses senere. Ad 7 Eventuelt a. Det blev besluttet at afholde formandsmøde 2. maj kl AM finder lokale. b. PH gør opmærksom på, at DMU er utilfredse med den fastsatte km-takst for kørsel i KDA-regí, som DMU mener er for høj, og har krævet dette indført i referatet fra dette bestyrelsesmøde.. Bestyrelsen noterede sig DMU s synspunkt, men agter i øvrigt ikke at foretage sig yderligere på den baggrund. AM kontrollerer og ajourfører afregningsformularen på hjemmesiden. c. AM undersøger hvornår jordtanken til olie skal tømmes, lukkes og/eller fjernes ifølge gældende regler. Roskilde den 10. april 2013 Anders Madsen Referent Godkendt den / 2012 Helge Hald Per Wistisen Søren Pedersen Paul Harrison Regnar Petersen Palle J. Christensen Lisette Bertelsen BESTYRELSESMØDE-v2 Side 5 af 5