Referat Afdelingsmøde afdeling 35

Transkript

1 Referat Afdelingsmøde afdeling 35 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 35 Sted: Fælleshuset, Skovbrynet Dato: Den 28. januar 2014, kl Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: 63 beboere Irene Sneistrup Olsen, formand Michael Juhl Hasselstrøm, bestyrelsesmedlem Anne Kathrine Pedersen, hovedbestyrelsesnæstformand Helle Friis Jensen, driftschef Egon Høyem, ejendomsfunktionær Per Raahede, ejendomsfunktionær Pernille Esmark, inspektør 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2014/ Orientering om afdelingens årsregnskab 2012/ Indkomne forslag A. Stillingtagen til at holde én indekat v/louise Junge, Rønnen 5 B. Tilladelse til at holde én hund v/irene Sneistrup Olsen, Bøgen 5, st. Forslag 5.C bortfalder, hvis forslag 5.B. ikke vedtages C. Stillingtagen til pasning af en hund på ubestemt tid, dog skal pasningen anmeldes til ØsterBO, såfremt det drejer sig om mere end én dag. Der kan max. passes hund 14 dage på et år, såfremt man i forvejen selv holder hund. v/irene Sneistrup Olsen, Bøgen 5, st. D. Stillingtagen til udvidelse af haver v/ole Jørgensen, Hylden Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af formand: På valg er: Irene Sneistrup Olsen modtager genvalg B. Valg af bestyrelsesmedlemmer På valg er: Margit Virkelyst C. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Pernille Esmark Anne Kathrine Pedersen blev valgt som dirigent. Anne Kathrine Pedersen takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. 1

2 Pkt. 2: Irene Sneistrup Olsen fremlagde beretningen. Beretningen er vedlagt. Der var følgende kommentarer til beretningen: Billardbordet vil ikke blive fjernet, før det er vedtaget på et nyt afdelingsmøde. Nicki Pedersen meldte sig som ansvarlig for billardrummet. Der opfordres til, at flere frivillige melder sig til en vagt engang imellem, således at det måske bliver muligt at have åbent en aften om måneden eller lignende, hvor Skovbrynets unge beboere (og naturligvis også andre) kan komme og være sammen og bruge billardrummet. Litzzia Højer meldte sig til at være ansvarlig for en eventuel hjertestarter. Bestyrelsens beretning blev godkendt. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af inspektør Pernille Esmark. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået. Pkt. 5: 5.A. Stillingtagen til at holde én indekat 45 stemte for 64 stemte imod 1 stemte blankt Forslaget faldt, og det er således ikke tilladt at holde kat. 5.B. Tilladelse til at holde én hund 58 stemte for 53 stemte imod 1 stemte blankt Forslaget blev vedtaget, og det er således tilladt at holde én hund. Retningslinjerne for at holde hund er således: Beboeren indgår en skriftlig aftale med ØsterBO Der må kun anskaffes én hund Hunden må ikke løbe frit omkring på ejendommens friarealer, legepladser, gade- og fortovsarealer, trapper, gange eller andre fælleslokaliteter Hunden skal udenfor boligen altid bære halsbånd, der er forsynet med et skilt, som angiver ejerens navn og adresse Hunden skal holdes på en sådan måde, at det ikke er til gene for naboer og øvrige beboere Der henvises i øvrigt til politivedtægternes bestemmelser og forsikringsforhold 2

3 I tilfælde af berettiget klage over den pågældende hund, vil tilladelsen umiddelbart blive ophævet Hvis tilladelsen til hund tilbagekaldes som følge af berettigede klager, er boligtageren forpligtet til straks at sørge for, at hunden fjernes fra ejendommen. Såfremt boligtageren ikke efterkommer påbud om at fjerne hunden, betragtes dette som misligholdelse af lejekontrakten. Derfor kan ØsterBO i dette tilfælde opsige eller ophæve lejemålet med øjeblikkelig virkning. Der opkræves gebyr for ekspeditionen og administration af kæledyrstilladelsen. Et par beboere satte spørgsmålstegn ved, hvorvidt der kunne stemmes om én kat alene eller én hund alene, når der i vedtægterne står husdyrhold. Det er således, at når forslaget er stillet til enten én kat, én hund eller andet, er det kun det, der stemmes om og ikke husdyrhold generelt. Forslagene er således behandlet korrekt med gyldig afstemning. 5.C. Stillingtagen til pasning af en hund på ubestemt tid, dog skal pasningen anmeldes til ØsterBO, såfremt det drejer sig om mere end én dag. Der kan max. passes hund 14 dage på et år, såfremt man i forvejen selv holder hund. 34 stemte for 16 stemte imod Forslaget blev således vedtaget. 5.D. Stillingtagen til udvidelse af haver Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Kontakt ØsterBO, såfremt der er ønske om udvidelse af have. Pkt. 6: 6A: Irene Sneistrup Olsen blev genvalgt 6B: Christian Rømer blev valgt 6C: 1. suppleant: Nicki Pedersen 2. suppleant: Inger Jensen Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand Irene Sneistrup Olsen, Bøgen 5, st. bestyrelsesmedlem Michael Juhl Hassenstrøm, Bøgen 14, st. bestyrelsesmedlem Christian Rømer, Hylden suppleant Nicki Pedersen, Kastanien 16, 2.tv. 2. suppleant Inger Jensen, Bøgen 29 3

4 Pkt. 7 Der var følgende bemærkninger under eventuelt: Affaldssortering Larm fra flasker mm der smides i containere kan være til stor gene for de nærmeste naboer til containergården, så der henstilles til, at alle udviser det hensyn og kun benytter pladsen i dagtimerne. Iagttages det, at der er udefra kommende, der roder i containergården, opfordres der til at give besked til inspektør eller drift, og så må vi i fællesskab finde en løsning for det. Tilladelse til at holde hund Såfremt det på et senere møde vedtages, at der ikke længere må holdes hund i afdelingen, skal de lejere, der har anskaffet sig en hund i perioden, hvor det var tilladt, ikke skille sig af med hunden. Men de må naturligvis ikke anskaffe sig en ny. Der var et forslag om opsætning af hundeskraldespande. Det arbejder bestyrelsen videre med. Lys i opgange Bestyrelse og inspektør undersøger muligheder og økonomi for etablering af bevægelsessensorer i opgangene. Tagrenovering Nogle steder er beplantning omkring blokkene blevet beskadiget. Reetablering udføres i foråret. Biler i området Der henstilles til at køre ordentligt, så der tages hensyn til de bløde trafikanter. Og at parkering kun sker i afmærkede båse, så det er muligt at komme til med barnevogne og fejemaskine mm. I ønskes alle et rigtig godt nytår, og vi glæder os til et godt samarbejde i Ref.: Pernille Esmark 4

5 Årsberetning Afd. 35, Skovbrynet Ved det ordinære afdelingsmøde den , valgtes til bestyrelsen Formand : Hardy Hansen (Formandsarbejde/kontakt til Østerbo Central) Best.medl.: Lone Reenberg (Sekretær) Best.medl.: Jan Moisen (Arbejde med Activus) Best.medl.: Simone Brandstrup (Arbejde med Activus) Best.medl.: Irene Sneistrup Olsen (Opsyn med vaskerier samt div. forfaldende) 1. suppl.: Michael Juel Hasselstrøm 2. suppl.: Birthe Mouridsen Ved første bestyrelsesmøde 21/2-13 konstituerede vi os som vist foroven. Vi har i mange omgange diskuteret parkeringsforholdene. Der har i bestyrelsen været stor uenighed om P-vagter, og det endte med en afstemning ang. dette. Resultatet blev 3 mod P-vagter og 1 for. Derfor har vi ikke diskuteret det mere. Det er umuligt at tildele hver lejer en P-plads tæt på egen bolig. Det afstedkommer derfor mange uhensigtsmæssige parkeringer på bl.a. fortove så beboere med rollator og barnevogne har svært ved at komme frem. Snerydningsmaskinerne generes også ganske meget. Der findes faktisk p-pladser nok til de som har bil, de ligger bare ikke lige uden for ens egen gadedør. Der arbejdes på at etablere ca. 10 p-pladser ved indgangen til Skovbrynet. Der mærkes med Kun forbeholdt beboere i Skovbrynet Det har været MEGET svært at få gang i Activus. De to medl. afd. bestyrelsen som havde ansvaret er udtrådt af bestyrelsen af private årsager. Sct.Hans festen blev derfor aflyst og Activus sat på standby. De to suppleanter Michael og Birthe blev indkaldt. Vi tror det vil være en god ide at lave en fælles aktivitetsforening for beboerne i Skovbrynet og Juulsbjergparken. Der har været store problemer med hundene fra Juulsbjergparken. Vores gårdmænd har brugt rigtig meget tid på at samle hundeaffald op, hvilket ikke er OK. Det bedrede sig da vi fik sat skiltene op, samt talt med deres bestyrelse. Der har været en underskriftindsamling angående ønsker om forbedringer af, eller etablering af, nye legepladser, samt en protest mod flytningen af babygyngen. 36 beboere havde skrevet under. Best. efterlyste forældre, som havde lyst og overskud til at arbejde med projektet. Der meldte sig 5 meget entusiastiske unge mennesker som gik i gang. De fem som havde meldt sig dannede en legepladsgruppe som har udarbejdet et foreløbigt forslag til ny legeplads. Desværre er der blevet en vis afmatning i gruppen. De forslag gruppen er nået frem til, er afleveret til bestyrelsen. Vi ser på det sammen med personale fra Østerbo. Best. har haft et møde med Juulsbjergparkens best. De var meget interesseret i at deltage med både planlægning og resurser. Der er p.t. ikke taget nogen beslutninger om det videre forløb. 5

6 22/5-13 havde vi den årlige markvandring, hvor vi bl.a. besluttede at beskære den høje beplantning bag alle rækkerne som vender mod børnehaven. Frugttræerne mellem haverne må gerne fældes, dog skal Østerbo kontaktes først. I stedet for skaterbanen nede ved bålpladsen er der etableret en gyngelegeplads med både babygynge og almindelig gynge. To Bord/bænksæt er placeret i området. Der har været forslag fremme om en hjertestarter, men best. har opgivet det, da der skal være en ansvarlig som også skal sørge for at der bliver uddannet beboere. Det kan vi desværre ikke påtage os. I midten af juni trak Hardy sig som formand af personlige grunde. I august måned trak Birthe Mouridsen sig. Også dette på grund af personlige grunde. Tilbage var vi tre. Michael, Lone og undertegnede. Vi vedtog at fortsætte som en kollektiv bestyrelse frem til et ekstraordinært afdelingsmøde med nyt formandsvalg samt suppleanter på programmet. Det ekstraordinære afdelingsmøde blev afholdt 25 sept., hvor der skulle vælges ny formand, 2 suppleanter samt forslag til kun tre bestyrelsesmedlemmer. Dette fordi det havde vist sig at være meget svært at få best. medl. til at engagere sig i Activus. Tre medl. i bestyrelsen er iflg. vedtægterne tilladt. Jeg(Irene) blev valgt til formand, Margit Virkelyst som 1. suppleant og Birthe Basse som 2. suppleant. Tre medlemmer i afd. best. blev vedtaget. Hvis der er beboere, som har nogle gode ideer til arrangementer, kan de henvende sig til et af bestyrelsesmedlemmerne, som vil sørge for plads og økonomi til det respektive. De aktiviteter, som Activus traditionelt holdt, var Sct. Hans festen, Sommerfest, Loppemarked(børneloppemarked) fastelavn og julebanko. Vi håber, der er nogle ildsjæle som melder sig! Afd.best. har vedtaget, at Pernille Esmark og Egon Høyem så vidt muligt deltager i vores møder for at lette kommunikationen mellem os og Østerbo. Vi kan dog holde møder uden tilstedeværelse af Østerbo personale. Angående billardrummet har der siden april 2013 kun været tre bookninger, og afd.best. har derfor besluttet, at nedlægge billardfunktionen og bruge rummet som et mindre festlokale. De faciliteter der kræves vil blive installeret. Det har vist sig at være umuligt at afhænde bordet til en fornuftig pris. Omkostningerne for afhentning til et auktionslokale vil langt overstige prisen, vi kan få for bordet. Vi vil derfor give det til en velgørende institution, som kan få det gratis mod afhentning. I begyndelsen af oktober havde afd. best. et møde, hvor Jane Clausen (Renoveringsansvarlig i Skovbrynet) og Pernille Esmark(Inspektør), deltog. Jane gennemgik renoveringsplanen, samt redegjorde for kravspecifikation og beslutningsproces. Bestyrelsen undrede sig meget over ikke at være blevet orienteret eller spurgt i løbet af processen. Opfattelsen fra ØsterBOs side var, at dette ikke havde været nødvendigt, da Egon 6

7 Høyem, vores ejendomsfunktionær, havde deltaget i de respektive møder og at han var med i alle byggemøder der ville blive mens renoveringen foregår. Bestyrelsen tog dette til efterretning! I løbet af oktober meddelte Lone Reenberg at hun flyttede og derfor udtrådte af bestyrelsen! 1. suppleant Margit Virkelyst blev indkaldt! I begyndelsen af november blev der plantet nye bøgehække på Bøgen Mellem husene blev der opsat 2 moduler flethegn mellem terrasserne så beboerne kan være nogenlunde ugenerte indtil hækken er vokset op. 7/11-13 Havde vi et fællesmøde med afd. best. for Juulsbjergparken. De var meget interesserede i et godt naboskab og ville meget gerne deltage i fællesaktiviteter med både fysisk tilstedeværelse og økonomi. For at have et godt udgangspunkt for det fremtidige samarbejde tilbød vi, at de måtte låne billardrummet til deres afd. best. møder. 28 Nov. holdt vi et møde med Pernille hvor budgettet blev gennemgået. Der blev flyttet nogle penge til legepladsrenoveringen. Bestyrelsen havde nogle spørgsmål ang. ejendomsfunktionærerne der er placeret i Skovbrynet og deres arbejde i Juulsbjergparken? Til det var svaret, at alle Østerbos ejendomsfunktionærer i princippet var ansat i alle afd. af fleksibilitetsog omkostningshensyn. Best. fastholdt at vi ønskede, i det mindste, et par faste funktionærer af hensyn til beboerkendskabet. Det ser ud til at fungere. Der registreres dog centralt hvor mange timer der bruges i andre afdelinger end Skovbrynets. Dette kan ikke umiddelbart ses i regnskabet! Den 28 nov. var der et ekstraordinært afd.møde med hensyn til stillingtagen til udskiftninger/huslejestigninger af køkkener og bad, handicapvenlige køkkener, samt orientering ang. tagrenoveringen. Der var bl.a. en forespørgsel om en evt. tvangsudskiftning ang. både køkken og bad. Det afvistes af Jane Clausen. Det var kun lejerens ønske der var gældende. Generelt: Arbejder udført i regnskabsåret 2012/ Udskiftning af fuger i murværk - Udskiftning af vekslere for varmt brugsvand - Diverse servicearbejder Arbejder udført i regnskabsåret 2013/ Udskiftning af fuger i murværk (Udføres i forbindelse med tagrenoveringen) - Udskiftning af elastiske fuger omkring vinduer og døre (Udføres i forbindelse med tagrenoveringen) - Udskiftning af vandmålere, til målere som kan fjernaflæses. Dette for at kontrollere evt. lækager med vandspild til følge. - Udskiftning af vekslere for varmt brugsvand. - Videre udskiftning af hækplanter. - Diverse servicearbejder Vi vil til slut takke vores gårdmænd for et ualmindeligt godt samarbejde. Uanset hvor travlt de har, ikke mindst med Juulsbjergparken, så kommer de meget hurtigt når vi har brug det. Mange tak! Også tak til vores inspektør Pernille Esmark for et godt samarbejde i løbet af året. Margit, Michael og Irene 7