Undersøgelse af opgaver med stambogsføring af heste i foreningen - Version 2

Transkript

1 Undersøgelse af opgaver med stambogsføring af heste i foreningen - Version 2 Baggrund I DI arbejde har der gennem flere år været en diskussion om foreningen skulle overtage større eller mindre dele af stambogsføringen fra LH primært med det formål selv at tjene penge på hesteregistreringen. Denne undersøgelse er aktualiseret af ønsket om at finde midler til ansættelse af en generalsekretær. Som en mindre, men betydeligt argument ligger dog også, at det er vanskeligt at opretholde den dobbelte registrering af heste i DI s og LH s EDB-systemer. Det bemærkes, at der kun er tale om at omfordele en del af det praktiske arbejde, tilknytningen til LH er ikke på spil. En sådan registrering giver et stort ansvar og kræver en så professionel håndtering, som kan være vanskelig at leve op til i en lille forening. Der er mange penge og arbejde involveret, og en succes kræver meget omhyggelig forberedelse og skal være velovervejet og sikkert planlagt, ellers kan det blive ligeså dyrt for foreningen. Det er en forudsætning, at der skal være en klar økonomisk fordel ved opgaven før den effektueres i praksis, og at den valgte løsning skal være fremtidssikret. En effektuering i praksis omfatter mere end registrering. Den omfatter foruden ansættelse af kompetent personale til registrering, også udvidelse af sekretariatet (kontorlokaler) og et endnu større krav til ledelse af foreningen. Problemstillingen blev behandlet på visionsseminaret i 2005, og bestyrelsen har herefter nedsat et udvalg, der skal vurdere og beskrive opgaven i detaljer. Undersøgelsen foretages i løbet vinteren 2005/06, med planlagt resultatfremlæggelse i februar/foråret Der er afsat kr til studietur på budgettet til stambogskontorer mv. Udvalget der har bestået af Morten Häggquist, Annette Knudsen og Susie Mielby (formand) har fremlagt en version 1-undersøgelse for bestyrelsen i april 2006, og en version 2-undersøgelse i maj Gruppen betragter herefter sit arbejde færdiggjort. 1

2 Registreringsopgaven i DI Registreringsopgaven i forbindelse med stambogsføringen i DI omfatter følgende elementer I. Hingste 1. administration af hingste 2. håndtering af EU-hingste II. Bedækninger 1. indberetninger af bedækninger 2. håndtering af udenlandske bedækninger 3. håndtering af moderlivsimporter III. Føl 1. følregistreringer 2. chipmærkning/farvekoder 3. hestepas (inkl vurdering af hestekontingent) IV. Andet papirarbejde 1. håndtering af importerede heste 2. ejerskifte 3. reudstedelser af stamtavle/hestepas 4. henvendelser fra andre FEIF- lande (flytning i WF og oprettelse af gamle heste i WF (dette vil naturligt ebbe ud)) 5. dispensationer V. kåringer Registreringsopgaverne skal fremover søges baseret på Worldfengur. Arbejdsgang med henblik på løsning af opgaven 1. Fagligt overblik Der er lavet en indledende faglig beskrivelse (Version 1) af hver registreringsopgave, så godt det nu er muligt. Med denne oversigt i hånden ønskes foretages studietur til udvalgte kontorer, hvor der er erfaring i registrering af heste, fx LH, Dansk Varmblod og Island. Formålet med disse besøg er at bruge den indledende oversigt til at indhøste kendte erfaringer fra andre, herunder også få indblik i deres dimensionering. LH er besøgt den 8. maj Af resultatet er fremkommet følgende resultater (i vilkårlig rækkefølge): Stordrift er en fordel LH kan ikke tilbyde en overgangsordning til DIs egenregistrering LHs forretningsudvalg skal tage stilling til chipsmærkning, hvis DI overtager Der er uklarhed om håndtering af hingstelisten i dag Man må ikke forskelsbehandle medlemmer og ikke-medlemmer prismæssigt 2

3 Efter LH svarer deres priser svarer til omkostningerne ved opgaven DI har 1/3 af LHs hesteregistrering, der er i dag ansat 5 faste +2-3 vikarer til 7000 heste DI har, modsat andre hesteracer der tidligere har ønsket at overtage opgaven selv, et stambogsføringssystem at gøre det med LH ser det som en alternativ mulighed at bruge Worldfengur, men vil hellere forbedre arbejdsgangen i eget system. Der mangler dog efter DIs synspunkt en del synkronisering her, hvis samarbejdet skal udbygges. Hvis DI overtager stambogsføringen skal det formentlig godkendes af Fødevareministeriet LH har ikke elektronisk indberetning pga mgl digital signatur En del af de kr, der betales til hingstelisten, går til landsbladet hest, som hingsteejerne modtager gratis. Her er en besparelsesmulighed på 360 kr pr hingsteejer, hvis DI overtager selv. Der er en del EU-regler og bekendtgørelser, der skal følges, fx kommer der krav om at afkom efter ikke godkendte hingste skal stambogføres (i Sverige løses problemet ved at tage 6000 SEK for sådan et papir). Der skal laves hestepas på alle heste fremover, også på uorganiseret avl (hvornår kravet kommer vides ikke) LH har en aftale om, at sagsbehandlingstiden er på max. 14 dage. Det er vigtigt at der ligger dokumentation for de papirer, der behandles. LH vil udlevere alle registreringsdata, hvis DI vælger egen løsning LH vil gerne være med til at drøfte, hvordan man kan være til gavn for DI LH er enig med DI i at brugerens slutoplevelse er vigtig DI betaler i dag 2500 kr for medlemskabet af LH og 18 kr pr føl for at medlemmerne kan få konsulenthjælp (ofte ringer folk dog til Sekretariatet i stedet) Der er i dag 7 avlforbund, som ikke har hesteregistrering ved LH Kvalitetssikringsplan og rutiner er vigtige. I oversigten er de indhøstede oplysninger fra mødet med LH indarbejdet (Version 2 beskrivelse) 2. Økonomisk overblik Der er lavet et overblik over hvad der betales for hver opgave i dag, hvad den nye opgave vil koste med relevant mandskab (timeløn/ antal timer). Hertil kommer overhead (der ganges fx med 1,16 for hver mandtime) 3. Prioritering og tidsplan Der skal foretages en prioritering af opgaverne og laves en tidsplan. Efter mødet med LH, må det forventes at DI i givet fald vil skulle overtage alle opgaver på én gang. Prioriteringen af opgaver og tidsplanen laves efterfølgende og skal tage udgangspunkt i denne situation. 3

4 4. Anbefalinger Udvalgets samlede anbefalinger og kommentarer den samlede løsning af opgaverne omfatter dette notat, vedlagte bilag og en økonomioversigt. Det er undervejs aftalt, at DI-A leverer en oversigt over faglige og politiske fordele og ulemper, som skal inddrages i bestyrelsens endelige beslutningsgrundlag. Det er udvalgets opfattelse, at det teknisk kan lade sig gøre at overtage opgaven. Det er udvalgets opfattelse, at der ved selve opgavens udførelse vil være et lille overskud på selve registreringsopgaven (der regnes på den sikre side). Det er dog vigtigt at bemærke, at disse overslag forudsætter, at der ikke kommer flere opgaver til, eller inddrages uvedkommende indkøb (Worldfengur til alle medlemmer). Til sådanne skal der foreligge en særskilt vurdering. Det er tillige udvalgets opfattelse, at der vil være basis for at etablere en væsentlig indtægt på registreringsopgaven, når der sammenlignes med fx svenske priser. Og som alle der køber islandsk hest bidrager til. Før endelig beslutning, skal der ske en afklaring med Fødevareminister om stambogsføring og medlems differentiering De udestående opgaver omfatter (huskeliste), når/hvis beslutning om overtagelse foreligger Fornyelse af aftale med LH Plan for årets gang (mandskab/opgaveløsning) Ansættelse af relevant personale Indretning af kontorplads Etablering af plan og rutiner for arbejdsgange og kvalitetskontrol Evt besøg i andre lande der udfører stambogsføring/ bruger Worldfengur 4

5 BILAG Disposition for gennemgang af opgaver Elementer der kan indgå i det faglige overblik over opgaver: Registreringen af opgaver dækker blandt andet en belysning af følgende elementer: OPGAVE: Nuværende løsning: Nuværende opgaveomfang (tid pr enhed, samlet tid): Nuværende problemer: Forslag til ny løsning: Nyt opgaveomfang (tid pr enhed, samlet tid): Forudsete nye problemer: Forudsætninger for at forslaget kan indføres (andre opgaver): Uddannelse mandskab: Sikkerhed: Hvor skal opgaven løses / hvor meget plads kræves / programmer og sofwarebehov : Kommentar: 5

6 OPGAVE I: Bedækningstilladelser 1. Danske hingste Nuværende løsning: Håndteres af DI og LH i dag : Ansøgning om bedækningstilladelse fra hingsteejer(di) Udstedelse af tilladelse til hingsteejer(di) Besked til LH Optagelse på hingsteliste(lh) Økonomi: bedækningstilladelse: 7000,- x 25 hingste = ca kr pr år (DI) Hingsteliste: 385,- x ca. 200 = 77000,- excl. Moms (LH) pr år Nuværende opgaveomfang ( tid pr enhed, samlet tid) Nuværende problemer: For dårlig ajourføring og for langsom administration. Der er uklarhed om roller og ansvar ved hingstelisten, derfor slettes hingste uden tilladelse ofte ikke Forslag til ny løsning: Håndteres allerede af DI i dag Nyt opgaveomfang: Korrespondance ejer bedækningstilladelse fra hingsteejer Godkendelse af afstamning og DNA mv Kopi arkiver mv Besked til LH Hingstelisten sættes på hjemmesiden med billede, afstamning og kåring. Skøn ca. 3 timer pr hingst x 25 x 185kr/t = kr OH til husleje, ledelse, telefon mv 1.16 x kr = kr kr Opgaven er sæsonpræget og ligger hovedsagelig efter kåringerne (maj-juni) Kommentar: Det bør overvejes om der skal være en fast afgift (som ved LH). Administrationen af hingstelisten skal forbedres i forhold til i dag, det bliver nemmere, hvis der kun er en headmaster 6

7 2. Håndtering af EU-hingste Nuværende løsning: Håndteres af LH Nuværende opgaveomfang ( tid pr enhed, samlet tid) Nuværende problemer: Forslag til ny løsning: Overtages af DI 7

8 Opgave II: Bedækninger 1. Indberetninger af bedækninger Nuværende løsning: Håndteres af LH Oplæg / trykning / bedækningskvitteringer Håndtering ift hingsteejer Håndtering ift hoppejer Håndtering af ejerskifter Håndtering af adresseændringer Udsendelse respons hingsteejer Udsendelse hændelsesrapport hoppeejer Udføres i perioden juni september af HK Økonomi: 2000 a 215 kr = kr 200 a 375 kr = kr xx a 575 kr = x kr Nuværende opgaveomfang (tid pr enhed, samlet tid): Opgaven er koncentreret fra maj oktober. Nuværende problemer: Det er svært at få data over i Worldfengur, AK bruger i dag ca 3 uger til konvertering af data fra LH. Forslag til ny løsning: Håndteres fremover af DI selv Nyt opgaveomfang (tid pr enhed, samlet tid): Udfærdigelse af indberetningsskema hingsteejer Administration hingsteejer (300 x 1 x 185 kr) Indberetning WF (2000 x 0,1time x 185) Indberetning WF bøvl (200 x 1 x 185 ) Udsendelse breve (efter anmodning betales oveni) Udsendelse af opkrævninger 2200 x 5 Overflytning data LH OH (ledelse, husleje, telefon mv) 1.16 x129, kr kr kr kr 0 kr kr 500 kr kr kr 8

9 Kommentar: Indtastning kan ske fra oktober og frem til foråret. 2. Håndtering af udenlandske bedækninger/moderlivsimport Nuværende løsning: Håndteres af LH Korrespondance hesteejer DNA-kontrol Økonomi: Nuværende opgaveomfang ( tid pr enhed, samlet tid) Nuværende problemer: Forslag til ny løsning: Registrering skal følge løsningen af registrering af de øvrige bedækninger 9

10 OPGAVE III: Føl Følregistreringer/chips,farve/hestepas Nuværende løsning: Håndteres af LH (reg. i WF håndteres af DI) Modtagelse af følindberetninger Udstedelse af rapport til ejeren Reg. af føllet i excel Håndtering af chipsmærker Reg. af chips/farver i excel Udstedelse af hestepas og ejercertifikat Udsendelse af do. til følejeren Økonomi: Hestepas: 1600,- x 192,- = kr + moms Chipsmærkning: (Hviler formentlig i sig selv) Nuværende opgaveomfang ( tid pr enhed, samlet tid) Nuværende problemer: Som det er nu skal føldata eksporteres over i Worldfengur. Det er tidsrøvende for AK, som skønsmæssigt bruger 3 uger årligt svarende til 90 timer på omformatering. Forslag til ny løsning: Det foreslås at DI overtager dataarbejdet og udstedelse af hestepas, og chip administreres af LH eller dyrlæge. Der kan opnås arbejdsbesparelse ved at DI samtidig har registreringen af bedækninger. Nyt opgaveomfang (tid pr enhed, samlet tid): Generelle oplysninger + ejerforhold Følpas + udsendelse Problemheste 10 % af 30 min Korrespondance ejere +LH (7%) 1600 heste a 35 min a 185 kr/t Porto til udsendelse Materiale hestepas 1600 á 8kr = 10 minutter = 20 minutter = 3 minutter = 2 minutter = kr = kr = kr OH (ledelse, telefon, husleje) 1.16 x kr = kr = kr = kr Opgaven udføres i maj-oktober 10

11 Kommentar: Ved selv at sørge for denne registrering af føldata får DI mulighed for at skaffe sig yderligere indtægter på % mere pr individ, således at DI kan få indtægter fra alle hesteejere (se strukturudvalgets rapport om økonomi fra 2004, hvor strukturudvalget foreslår en afgift på 100 kr pr individ = indtægt på kr), og især de hesteejere, der i dag ikke er medlemmer af DI og således bidrager til foreningens aktiviteter Ved at overtage funktionen opnås samtidig yderligere mulighed for kontakt til de medlemmer der ikke er i DI, og dermed yderligere kontingent-indtægter. 11

12 OPGAVE IV: Andet papirarbejde 1. Håndtering af importerede heste Nuværende løsning: Håndteres af LH Ejerskifte Reg. hos LH Økonomi: 285,- + moms pr hest Nuværende opgaveomfang ( tid pr enhed, samlet tid) Nuværende problemer: Forslag til ny løsning: Det må forventes, at denne opgave går ud på sigt, da alle andre lande er i Worldfengur 2. Ejerskifte og udstedelse af ejercertifikater Nuværende løsning: Håndteres af LH (ejerskifte i WF håndteres af DI) Ejerskifte Udstedelse af ejercertifikater Økonomi: ejerskifte: 162,50 x 150 = kr Ejercertifikater: Nuværende opgaveomfang (tid pr enhed, samlet tid) Nuværende problemer: Forslag til ny løsning: Håndteres fremover af DI selv Nyt opgaveomfang (tid pr enhed, samlet tid): Generelle oplysninger + ejerforhold = 5 minutter 12

13 Problemheste Korrespondance ejere = 1 minutter = 3 minutter 150 heste a 8 min a 185 kr/t = kr Porto til udsendelse 6kr * 150 = 900 kr OH (ledelse, telefon, husleje) 1.16 x kr = kr = kr = kr Opgaven udføres hele året Kommentar: DI og medlemmerne har en del bøvl med at ejerskifter skal meddeles to steder i dag både til LH og DI. Ved selv at sørge for denne registrering får DI mulighed for at skaffe sig yderligere indtægter på % pr individ, således at DI kan få indtægter fra alle hesteejere (se strukturudvalgets rapport om økonomi fra 2004), og især de hesteejere, der i dag ikke er medlemmer af DI og således bidrager til foreningens aktiviteter Ved at overtage funktionen opnås samtidig yderligere mulighed for kontakt til de medlemmer der ikke er i DI, og dermed yderligere kontingent-indtægter. 3. Reudstedelser af stamtavle, hestepas mv Nuværende løsning: Håndteres af LH ( ejerskifte i WF håndteres af DI) Ejerskifte Udstedelse af stamtavle, hestepas, ejercertifikater Økonomi: ejerskifte: 1000 x 20 = kr Nuværende opgaveomfang (tid pr enhed, samlet tid) Opgaven omfatter Stamtavle, Hestepas og ejercertifikater: Nuværende problemer: Forslag til ny løsning: Håndteres fremover af DI selv 13

14 Nyt opgaveomfang (tid pr enhed, samlet tid): Generelle oplysninger + ejerforhold = 5 minutter Følpas + udsendelse = 20 minutter Problemheste 10 % a 20 min = 2 minutter Korrespondance ejere = 5 minutter 20 heste a 32 min a 185 kr/t = kr Porto til udsendelse = 400 kr Materiale hestepas 20 á 8kr = 160 kr OH (ledelse, telefon, husleje) 1.16 x kr = kr = kr = kr Opgaven udføres hele året Kommentar: Ved selv at sørge for denne registrering får DI mulighed for at skaffe sig yderligere indtægter på % pr individ, således at DI kan få indtægter fra alle hesteejere (se strukturudvalgets rapport om økonomi fra 2004), og især de hesteejere, der i dag ikke er medlemmer af DI og således bidrager til foreningens aktiviteter Ved at overtage funktionen opnås samtidig yderligere mulighed for kontakt til de medlemmer der ikke er i DI, og dermed yderligere kontingent-indtægter. 4. Henvendelser fra andre FEIF-lande (WF-reg.) Nuværende løsning: Håndteres af DI Export Reg. af gamle heste i WF Nuværende opgaveomfang (tid pr enhed, samlet tid): 3-5 t/uge 5. Dispensationssager Nuværende løsning: Håndteres af DI 14

15 Nuværende opgaveomfang (tid pr enhed, samlet tid): Korrespondance med ejer Afstamningskontrol Udstedelse af nye papirer Skal følge håndteringen af den øvrige registrering af data 15

16 OPGAVE V: Kåringer Nuværende løsning: Håndteres af DI Ekstra bemanding til klargøring udgør i dag: ca ,- Der er udarbejdet en kåringsmanual. EKSTRA OPGAVE: WF-abonnement Nuværende løsning: Håndteres af DI Nuværende opgaveomfang ( tid pr enhed, samlet tid): 16

17 Kommentar til ALLE OPGAVER: Forudsete nye problemer: Sygdom Forudsætninger for at forslaget kan indføres (andre opgaver): Der skal laves aftale med Worldfengur, så der ikke skabes ekstra regning pga øget brug Der skal laves aftale med LH, om ændres samarbejde. Der skal sikres person, der kan stå for overordnet ledelse Uddannelse mandskab: Studentermedhjælp eller HK. Generelt er de personlige egenskaber vigtige (omhyggelighed, flair for dataarbejde). Der må desuden påregnes en del ledelse, hvis der opgaven skal løses af HK eller studentermedhjælp. Sikkerhed: Der skal sikres kvalitetskontrol og personuafhængighed Hvor skal opgaven løses / hvor meget plads kræves / programmer og sofwarebehov : Der skal skabes ny arbejdsplads (aht sikkerhed DI regnskab og sammenfald i spidsbelastning). Kræver licens til Worldfengur. Kommentar: Der er ikke beregnet økonomi for ledelse, telefon, husleje, software og øvrigt kontorhold, da det normalt dækkes af OH, som er indeholdt i de anførte overslag. Der er overalt regnet med 185 kr/t inkl pension. Timelønnen kan variere afhængig af hvem man får ansat. Som udgangspunkt må regnes med at jo billigere ansættelsen er, jo mere ledelseskraft må der påregnes. Moms kommer overalt oveni. Der skal ses særskilt på dette område. Det bemærkes, at der er en del opgaver, som udføres af frivillige i dag (fx kåringer), og der som en (naturlig) følge vil skulle foretages af et sekretariat. 17