Annoncering. Anskaffelse af boligadministrationssystem til brug i RandersBolig.

Transkript

1 20. juni 2012 Annoncering Anskaffelse af boligadministrationssystem til brug i RandersBolig. I medfør af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15a-15d annonceres følgende: Beskrivelse af opgaven På vegne af RandersBolig (ordregiver) ønsker DAB at modtage tilbud på anskaffelse af boligadministrationssystem til brug i RandersBolig, Marsvej 1, 8960 Randers SØ. Boligadministrationssystemet skal være et standardsystem og skal omfatte alle gængse funktioner, til understøttelse af drift af en almen boligorganisation, herunder udlejning, økonomi, ejendomsstyring, drift- og vedligeholdelse, boligansøgning, kreditor- og debitorstyring, bestyrelsesadministration m.m. Krav Kravene til boligadministrationssystemet er: Lovgivning Systemet skal overholde lovgivningens krav til udlejning, drift og vedligeholdelse af almene boliger. Systemet skal i øvrigt overholde gældende lovgivning, herunder også persondataloven og bogføringsloven. Overordnet funktionsbeskrivelse: Systemet skal være et standardsystem, som anvendes i mange almene boligorganisationer. Såfremt standardsystemet et modulopbygget og løsningen ikke omfatter alle moduler, skal tilbudsgiver tydeligt angive hvilke moduler løsningen ikke omfatter. Systemet skal omfatte de funktioner, til understøttelse af drift af en almen boligorganisation, herunder udlejning, økonomistyring (budget, regnskab, kassefunktion, bogføring, forbrugsregnskab), ejendomsstyring, drift- og vedligeholdelse, boligansøgning, kreditor- og debitorstyring, bestyrelsesadministration m.m. som man retteligt kan forvente af et moderne standardsystem til en almen boligorganisation. DAB Finsensvej Frederiksberg Telefon: Internet: dabbolig.dk dab@dabbolig.dk Beboerservice: man ons tors fre 10-13

2 Systemet skal have et centralt interessentregister, således at dobbelt registrering af interessenter (lejere, ansøgere, kreditorer, bestyrelser) undgås. Systemet skal kunne håndtere elektroniske rekvisitioner og tilhørende elektronisk godkendelse af kreditorfakturaer. Alt output fra systemet skal automatisk lagres digitalt, således at papirarkiver undgås. Alle kørsler i systemet skal kunne afvikles i realtid inden for normal arbejdstid uden at dette påvirker øvrig brug af systemet. Design og brugertilgang Systemet skal have en grafisk grænseflade og skal være intuitivt let anvendeligt. Al tekst i systemet og tilhørende beskrivelser skal være på dansk. Systemet skal kunne anvende standardiserede udtræksværktøjer (f.eks. Crystal Report) til rapportering. Sikkerhed Systemet skal levere fuld historik på alle indtastede data i form af logfiler. Systemet skal kunne adgangsbegrænses på brugerniveau, således at den enkelte bruger kun har adgang til de funktioner og selskab/afdelinger, som medarbejderen er godkendt til. Systemet skal være adgangsbeskyttet med AD-adgang, således at brugeres adgangskoder ikke skal vedligeholdes flere steder. Integration Systemet skal stille webservices til rådighed, så den eksisterende internetløsning kan: Opnotere ansøgere til boliger i flere selskaber og afdelinger på én gang (fællesopnotering). Ændre på allerede foretagne opnoteringer. Registrere betalinger på opnoteringer. Stille data til rådighed for bestyrelser, herunder regnskabsoplysninger (kontokort, råbalance o.l.), bilag, budget, lister over lejere, ind- og fraflyttere. Systemet skal kunne modtage/afsende data til/fra eksterne systemer: Lønsystem. EDI-oplysninger fra kreditforeninger. KMD. Pengeinstitutter. NETS (betalingstransaktioner og BS+). Landsbyggefonden (LBF). Vaskerisystemer. Side 2

3 Platform Der skal ikke leveres hardware som en del af løsningen. Da ordregiver ønsker at anvende eksisterende standardsoftwarelicenser og eksisterende hardwareplatform i størst mulig udstrækning, skal systemet: være integreret med Microsoft Office pakken nyeste version. være baseret på Microsoft server platform. databasemæssigt være baseret på Microsoft SQL-server. kunne afvikles på en Citrix platform i administrationen i RandersBolig. Kunne afvikles på en web-platform på ejendomskontorerne. Konvertering fra nuværende boligadministrationssystem Tilbudsgiver skal forestå den fulde analyse og konvertering fra det nuværende boligadministrationssystem KTP Webbolig version 1.8. I forbindelse med konvertering af data og overgang til nyt system, må der maksimalt skulle lukkes ned for systemerne i et døgn på hverdage. Projektledelse Tilbudsgiver skal udarbejde projektplan. Tilbudsgiver skal forestå projektledelsen af projektet. Uddannelse Tilbudsgiver skal forestå uddannelse af medarbejdere hos RandersBolig. Uddannelse skal være tilendebragt inden driftstart. Support- og vedligeholdelse Tilbuddet skal omfatte support og vedligeholdelse af systemet i 48 måneder fra overtagelsesdatoen. Vedligeholdelsesaftalen skal i denne periode være uopsigelig fra tilbudsgivers side. Tilbudsgiver skal inden for serviceaftalen kontinuerligt udvikle systemet, således at det lever op til lovgivningens krav. Tilbudsgiver skal inden for serviceaftalen kontinuerligt udvikle systemet, således at det kan håndtere nødvendige ændringer forårsaget af krav fra myndigheder, Landsbyggefonden (LBF) og penge- og realkreditinstitutter. RandersBolig skal have mulighed for at deltage i erfaringsudveksling med andre af tilbudsgivers kunder. Tilbudsgiver skal aktivt understøtte erfaringssamarbejdet. Tidsplan Systemet skal være fuldt driftsklar 1. oktober Omfang Systemet skal anvendes af: 38 medarbejdere i administrationen på Marsvej 1 i Randers. 25 ejendomskontorer med 60 medarbejdere fordelt rundt omkring i Randers. Side 3

4 Ca. 250 bestyrelsesmedlemmer på internetplatform. Et ubegrænset antal af ansøgere på internetplatform Øvrige forhold Tilbudsgiver skal kunne præstere referencer til andre kunder inden for den almene sektor. Spørgsmål Spørgsmål vedrørende udbuddet kan skriftligt rettes til udviklingschef Jan Juul Lorenzen, senest onsdag den 26. juni 2012, kl Spørgsmål og svar i anonymiseret form gøres tilgængelig på Udbud.dk senest fredag den 28. juni 2012 kl Frist for modtagelse af tilbud Seneste frist for modtagelse af tilbud er mandag den 3. juli 2012, kl Adresse for modtagelse af tilbud Sendes pr. til udviklingschef Jan Juul Lorenzen, jlo@dabbolig.dk Tildelingskriterium og underkriterier for tildeling af opgaven Aftalen vil blive tildelt på grundlag af kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. DAB vil i den forbindelse lægge nedenstående underkriterier til grund, med den angivne vægtning: Kravsopfyldelse 50 procent Pris 50 procent Ad Kravsopfyldelse : Ved vurdering af underkriteriet vil DAB lægge vægt på graden af tilbudsgivers opfyldelse af kravene jf. ovenfor. Der vil blive lagt særligt vægt på tilbudsgivers evne til at levere et standardsystem, som er i drift i mange almene boligadministrationer og hvor der ikke skal ske udvikling i forhold til de angivne krav. Endvidere vil der blive lagt særligt vægt på tilbudsgivers erfaring med implementering af systemet i tilsvarende almene boligorganisationer. Slutteligt vil der blive lagt særligt vægt på tilbudsgivers evne til at implementere systemet til fuld drift seneste den 1. oktober Ad Pris : Ved vurdering af underkriteriet vil DAB lægge vægt på at den angivne pris inkludere alle omkostninger forbundet med anskaffelse, projektstyring, konvertering, uddannelse og vedligeholdelse i 48 måneder fra overtagelsesdagen. Side 4

5 Kontaktoplysninger DAB Finsensvej 33 DK-2000 Frederiksberg Att.: Udviklingschef Jan Juul Lorenzen, Side 5