Uddannelsesrådet Referat 20. juni 2018

Transkript

1 Uddannelsesrådet Referat 20. juni 2018

2 Uddannelsesrådet Sagsnr. 18/34428 LIO Tid: Onsdag den 20. juni 2018 kl til Sted: Deltagere: Afbud: Rektors mødelokale Bjarne Graabech Sørensen (prorektor, formand), Lars Grassmé Binderup (prodekan HUM), Poul Nielsen (prodekan NAT), Henning Andersen (uddannelsesdirektør TEK), Annette Lund (studiechef SUND), Ole Friis (prodekan SAMF) Merete Munk (uddannelseschef SUND) Deltagere i øvrigt: Jakob Ousager (Leder af Facilitering og Forskeruddannelse, SUND), Stinne Hørup Hansen (punkt 2 og punkt 3), Stefan Knudsen (punkt 4), Dorthe Majlund Sørensen (punkt 5), Vibeke Høy Worm (punkt 7) Sekretær: Lisbeth Oksvang Hansen (Studieservice) Indhold 1 Velkommen, opfølgning fra sidste møde samt generel orientering Kvalitetsmåling i forbindelse med nyt bevillingssystem SDU s grænseværdier for VIP/DVIP og STÅ/VIP Minimumskrav ved søgning af udlandsophold Afslutning af projektet ODIN Procesplan for prækvalifikation af nye uddannelser (2019-I) Orientering om optag Evaluering af Uddannelsesrådets arbejde Mødeplan for Uddannelsesrådet Eventuelt

3 1 Velkommen, opfølgning fra sidste møde samt generel orientering Sagsindhold: a. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. b. Formanden orienterer i. Der bliver arbejdet med nye modeller for Studenterhuset og arbejdet er stadig i proces. Styrelsen for Studievalg og Fyns Studievalg er også aktører i processen. ii. Der er afholdt et opstartsmøde i interessentkredsen for den tværfakultære kandidatuddannelse i Data Analytics (Data Sciences) og pt. bliver der indhentet forslag til specialiseringer på uddannelsen. iii. Ministeriets svar på Rigsrevisionens undersøgelse vedr. udbud af fuldtidsuddannelser understøtter universiteternes holdning til undersøgelsen. iv. UFM laver en undersøgelse af forskningsbaserede uddannelser. Metoden til undersøgelsen er endnu uafklaret. v. Testdagene 2019 forventes pga. helligdage at blive afholdt den 6. og 7. april. vi. Lovforslaget fra regeringen omkring UUU anbefalingerne er udskudt pga. ministerskiftet. Forventningen er konkrete forslag til ændringer. c. Orientering fra medlemmerne i. SAMF orienterede om sager vedr. eksamenssnyd. Der ses nye måder at snyde på og der er nu faldet afgørelser i de første af sagerne. Afgørelserne har været permanent bortvisning (ved gengangere) og bortvisning i 1 år (for første gangs snydere). Der bliver i Uddannelsesrådet efterspurgt en erfaringsudveksling om både hvordan snyd opdages, og strafmålingen. 2

4 2 Kvalitetsmåling i forbindelse med nyt bevillingssystem Sag: Uddannelses- og Forskningsministeriets kvalitetsmåling i forbindelse med nyt bevillingssystem v/ Studiechef Annette Lund og afdelingsleder Analyse- og kvalitet Stinne Hørup Hansen Bilag: 2.1 Notat om Uddannelses- og Forskningsministeriets kvalitetsmåling 2.2 Bilag til Notat om Uddannelses- og Forskningsministeriets kvalitetsmåling (skematisk sammenligning af kvalitetsmålingen og relevante SDU undersøgelser) 2.3 Information udsendt af Uddannelses- og Forskningsministeriets (tilgængelig i særlig mappe på SharePoint) Sagsindhold: Som en del af det nye bevillingssystem gennemfører Uddannelses- og Forskningsministeriet (UFM) i efteråret 2018 en kvalitetsmåling på alle videregående uddannelser. SDU skal derfor træffe beslutning om, hvordan vi ønsker at indgå i denne kvalitetsmåling. Uddannelses- og Forskningsministeriets kvalitetsmåling består af to undersøgelser: En studenterundersøgelse. En dimittendundersøgelse. Undersøgelserne gennemføres på alle videregående uddannelsesinstitutioner, og uddannelsesinstitutionerne har mulighed for at gøre en række tilvalg til undersøgelserne. Nedenfor følger en kort beskrivelse af disse valgmuligheder sammen med SAK KVAL s anbefaling. Uddannelsesrådet bedes drøfte disse valg, med henblik på at Uddannelsesrådets beslutning fremsendes til direktionen, der træffer endelig beslutning om, hvordan SDU indgår i kvalitetsmålingen. I bilag 2.1 Notat om Uddannelses- og Forskningsministeriets kvalitetsmåling er der en mere dybdegående beskrivelse af kvalitetsmålingen og dens gennemførsel. Derudover er der en vurdering af sammenhængen mellem kvalitetsmålingen og SDU s egne undersøgelser. Notatet er suppleret af en skematisk sammenligning i bilag 2.2 af kvalitetsmålingen og relevante SDU-undersøgelser. Det materiale, UFM har fremsendt d. 23. maj 2018 og d. 7. juni 2019, er tilgængelig i en mappe på Uddannelsesrådets SharePoint-side. Materialet inkluderer også mails, som UFM tidligere har fremsendt om kvalitetsmålingen til SDU. Studenterundersøgelsen Studenterundersøgelsen består af op til tre elementer: Kvalitetsmålingsspørgsmål Uddannelseszoomspørgsmål og Evt. institutionsspecifikke tilkøbte spørgsmål. 3

5 Kvalitetsmålingsspørgsmålene udsendes som udgangspunkt kun til en stikprøve (ca respondenter), og det er denne stikprøveundersøgelse, der udgør grundlaget for fastsættelsen af SDU s bevilling. De to andre dele udsendes til alle studerende på SDU. I forbindelse med studenterundersøgelsen har SDU følgende muligheder: SDU kan vælge at indgå i et samarbejde omkring indsamling af data ifm. studenterundersøgelsen, hvormed hele studenterundersøgelsen (inkl. kvalitetsmålingsspørgsmålene) udsendes til alle studerende. SDU kan tilkøbe institutionsspecifikke spørgsmål, der udsendes til samtlige studerende. Dimittendundersøgelsen Dimittendundersøgelsen består af op til tre elementer: Kvalitetsmålingsspørgsmål Uddannelseszoomspørgsmål Evt. institutionsspecifikke tilkøbte spørgsmål. Alle tre dele udsendes til alle dimittender. I forbindelse med dimittendundersøgelsen har SDU mulighed for følgende: SDU kan tilkøbe institutionsspecifikke spørgsmål. SDU skal senest d. 28. juni 2018 tilkendegive, om vi ønsker at benytte os af ovenstående muligheder. Uddannelses- og Forskningsministeriet har meddelt, at fristen for at indgå i et tættere samarbejde omkring indsamlingen til studenterundersøgelsen forventes at udskydes til medio august, men det er ved dagsordenens udarbejdelse ikke meddelt endeligt. SAK KVAL s anbefaling ift. kvalitetsmålingen SAK KVAL har på et møde d. 4. juni 2018 drøftet ovenstående valgmuligheder, og SAK KVAL indstiller følgende: Valgmulighed 1. SDU indgår i et samarbejde omkring indsamling ifm. studenterundersøgelsen (hvormed hele studenterundersøgelsen udsendes til alle studerende) SAK KVAL s anbefaling SAK KVAL ser en række fordele og ulemper ved denne mulighed. Fordelen ved at indgå i indsamlingen er, at SDU derved får resultater fra hele kvalitetsmålingen på udbudsniveau. Derved vil det, i modsætning til ved en stikprøveundersøgelse, være muligt at kunne give et kvalificeret bud på, hvor SDU skal sætte ind ift. kvalitetsmålingens samlede resultatet. Samtidig vil det være muligt for uddannelserne og fakulteterne at anvende resultaterne ift. det øvrige arbejde med udvikling af uddannelser. Det forventes ikke, at dette er muligt, såfremt kvalitetsmålingsspørgsmålene i studenterundersøgelsen kun gennemføres som stikprøveundersøgelse. Derudover er bevillingsreformen indgået af alle Folketingets partier, og derfor må det forventes, at den vil bestå i en længere periode og vil blive rammesættende for alle videregående uddannelsesinstitutioner. Ved at gennemføre hele studenterundersøgelsen blandt alle SDU s studerende, vil det sandsynligvis være nemmere at følge og reagere på udviklingen ift. studenterundersøgelsen, og hvordan kvalitetsmålingen præcist influerer på SDU s bevilling. 4

6 SAK KVAL ser dog også en række vigtige forbehold ved at gennemføre hele studenterundersøgelsen blandt alle studerende. For det første gennemføres undersøgelsen samtidig med flere fakulteters undervisningsevalueringer, og da det ikke vurderes, at kvalitetsmålingen kan erstatte SDU s egne undersøgelser, vil den kunne være til gene for mange studerende. Endvidere er der flere ubesvarede spørgsmål forbundet med studenterundersøgelsen. Fx vides det ikke, hvad udbudsniveau dækker over (om der opdeles på campusser, uddannelsesspecialiseringer osv.), og hvilken form data har, herunder hvornår de modtages, og om de er tilgængelige ved små uddannelser. SDU tilkøber spørgsmål til studenterundersøgelsen SAK KVAL anbefaler ikke denne mulighed. Denne mulighed anbefales ikke, da kvalitetsmålingen ikke umiddelbart kan erstatte SDU s egne undersøgelser ved tilkøb af spørgsmål. SDU tilkøber spørgsmål til dimittendundersøgelsen SAK KVAL anbefaler ikke denne mulighed. Det skyldes, at alle fakulteter har gennemført eller gennemfører dimittendundersøgelser i 2017 eller Endvidere er det ikke afklaret, om det er muligt at få data på små årgange, og hvordan behovet for uddannelsesspecifikke undersøgelser er. SAK KVAL anbefaler dog, at muligheden for tilkøb af spørgsmål genovervejes i 2020, da SAK KVAL ser muligheder for, at kvalitetsmålingens dimittendundersøgelse kan udnyttes til at erstatte eller supplere fakulteternes egne dimittendundersøgelser. Indstilling: Det indstilles, at Uddannelsesrådet Drøfter og træffer beslutning om, hvordan Uddannelses- og Forskningsministeriets kvalitetsmåling skal indgå i SDU s arbejde med uddannelseskvalitet og dermed også institutionsakkrediteringen. Drøfter og træffer beslutning om, hvorvidt SDU skal deltage i indsamlingen til studenterundersøgelsen, hvormed hele studenterundersøgelsen gennemføres blandt alle SDU s studerende i stedet for som stikprøveundersøgelse. Tiltræder SAK KVAL s anbefaling om, at der ikke tilkøbes spørgsmål til studenterundersøgelsen. Tiltræder SAK KVAL s anbefaling om, at der ikke tilkøbes spørgsmål til dimittendundersøgelsen. Sagsbehandler: Afdelingsleder Stinne Hørup Hansen Analyse & Kvalitet Studieservice 5

7 Referat: Uddannelsesrådets anbefaling indgår i sagsbehandlingen på direktionsmødet den 28. juni. Der kommer ikke en endelig beslutning i direktionen den 28. juni, da deadline for tilbagemelding til ministeriet er udskudt til august og der er et ønske om, at benytte tiden indtil da til at kvalificere beslutningen. Afdelingsleder for Analyse og Kvalitet Stinne Hørup Hansen orienterede om emnet og redegjorde for den seneste information fra styrelsen, som er blevet eftersendt til Uddannelsesrådet. Der er ikke nogen oplagte valg i sagen, da alle valg potentielt vil kunne kaste negative resultater af sig. Af ulemper blev nævnt, at SDU mister muligheden for at agere hurtigt, da vi ikke ved, hvornår vi kan få adgang til data. En anden ulempe er ejerskab til data samt en frygt for at data vil blive brugt tik en ny rangordning af universiteterne. Ydermere kan SDU ende i en situation, hvor vores egne undersøgelser viser ét og UFMs et andet. HUM lagde vægt på vigtigheden af en god svarprocent og oplevede Zooms svarprocenter som ikke-acceptabel. Hvis data fra UFMs undersøgelse ikke kan behandles på samme grundige måde, som vi er vant til med SDU data, vil det blive oplevet som et stort tilbageskridt. SAMF gjorde opmærksom på, at andre undersøgelser (fx undervisningsevalueringer) vil komme til at køre sideløbende med UFMs undersøgelse. Det forhold kan påvirke svarprocenten. Udfordringen kan for flere af vores små uddannelser blive, at datagrundlaget er så småt, at vi ikke får adgang til data. Studiechefens opfattelse var, at SDU ikke får ejerskab til data eller adgang til data på områder med under 5 respondenter. SUND opfordrede til at SDU søger den indflydelse, der er mulig. TEK var tilhænger af en fælles beslutning blandt universiteterne. Prorektors opfattelse er, at der er forskellige holdning blandt universiteterne. Studiechefen overvejede, om det kan være en fordel at lægge undersøgelseslandskabet om og bruge UFMs kvalitetsmålingen aktivt i kvalitetssystemet. Dels vil det gælde for alle uddannelsesinstitutioner og samtidig har AI og DCUM godkendt undersøgelserne og dermed taget ansvar for, at det er tilstrækkeligt i forhold til en genakkreditering. Drøftelsen gav indtryk af mange forskellige holdninger omkring fordele og ulemper, men overvejende var stemningen i Uddannelsesrådet til, at SDU deltager i indsamlingen til studenterundersøgelsen, så vi får data på udbudsniveau. Uddannelsesrådet tiltrådte SAK KVAL s anbefaling om, at der ikke tilkøbes spørgsmål til studenterundersøgelsen. Uddannelsesrådet tiltrådte SAK KVAL s anbefaling om, at der ikke tilkøbes spørgsmål til dimittendundersøgelsen 6

8 3 SDU s grænseværdier for VIP/DVIP og STÅ/VIP Sag: SDU s grænseværdier for VIP/DVIP og STÅ/VIP v/ Studiechef Annette Lund og afdelingsleder Analyse og Kvalitet Stinne Hørup Hansen Bilag: 3.1 Notat om SDU s nøgletal for uddannelseskvalitet på heltidsuddannelser 3.2 Akkrediteringsinstitutionens notat om sammenligningsgrundlag til brug ved bl.a. akkreditering af eksisterende universitetsuddannelser (pdf) september 2017 Sagsindhold: For at Uddannelsesberetning 2018 kan udarbejdes skal Uddannelsesrådet have fastsat indikatorer for forskningsdækning gennem VIP/DVIP og STÅ/VIP grænseværdier. I Uddannelsesberetningen vil grænseværdierne danne beslutningsgrundlag for, om uddannelsernes nøgletal for forskningsdækning skal markeres med en grøn, gul eller rød lampe. Uddannelser med rødt nøgletal i forskningsdækning bliver indstillet til nærmere drøftelse i Uddannelsesrådet. I Notat om SDU s nøgletal for uddannelseskvalitet på heltidsuddannelser, er der ved revideringen af kvalitetssystemet, ved grænseværdi for hhv. VIP/DVIP og STÅ/VIP tilføjet sætningerne kursiveret herunder: VIP/DVIP ratio: Grøn: Ratio landsgennemsnittet for hovedområdet. Gul: Ratio max 33 % lavere end landsgennemsnittet for hovedområdet. Rød: Ratio mere end 33 % under landsgennemsnittet for hovedområdet. Dog har en uddannelse ikke en utilfredsstillende VIP/DVIP-ratio, såfremt den placerer sig under en værdi fastsat af Uddannelsesrådet. STÅ/VIP-ratio: STÅ/VIP-ratioen er utilfredsstillende, såfremt den er 50% højere end fakultetsgennemsnittet. Dog har en uddannelse ikke en utilfredsstillende STÅ/VIP-ratio, såfremt den placerer sig under en værdi fastsat af Uddannelsesrådet. Denne værdi angiver et absolut niveau for ratioen, hvorunder forskningsdækningen anses for tilfredsstillende. Essensen er, at Uddannelsesrådet skal fastsætte en værdi for VIP/DVIP og STÅ/VIP, der fungerer som en art nedre/øvre grænse, uanset hvordan VIP/DVIP placerer sig ift. landsgennemsnittet og STÅ/VIP placerer sig ift. fakultetsgennemsnittet. Grænserne skal betragtes som indikationer, da fagområderne har meget forskellige randvilkår. Et udspil som grundlag for drøftelserne er, at grænsen skal findes indenfor nedenstående intervaller: VIP/DVIP: 3-4 7

9 STÅ/VIP: Indstilling: Det indstilles, at Uddannelsesrådet Drøfter og træffer beslutning om, grænseværdier for VIP/DVIP og STÅ/VIP. Sagsbehandler: Afdelingsleder Stinne Hørup Hansen Analyse & Kvalitet Studieservice Referat: Afdelingsleder for Analyse og Kvalitet Stinne Hørup Hansen orienterede kort om emnet. HUM understregede at det ikke er et spørgsmål om at afskaffe den nuværende brug af lamperne for uddannelser under grænseværdierne. Behovet for en nedre grænseværdi er aktuelt, da der er fakulteter, hvor gennemsnittet for STÅ/VIP bør ligge lavere end andre, og hvor der ikke er oplagte muligheder og grunde til at ændre den nuværende ratio. Argumentationen for de foreslåede nedre grænseværdier er følgende: STÅ/VIP er sat ud fra en general betragtning om, hvad vi erfaringsmæssigt betragter som en god holdstørrelse. VIP/DVIP - baggrunden for foreslåede værdier er overvejelser om, hvornår der generelt ses en acceptabel dækning af fastansatte til en uddannelse samtidig med, at der gennem DVIP kommer input ude fra. Uddannelsesrådet besluttede, at værdierne 25 for STÅ/VIP og 3 for VIP/DVIP vil blive brugt i den igangværende Uddannelsesberetning. Herefter vil værdierne blive evalueret. 8

10 4 Minimumskrav ved søgning af udlandsophold Sag: Minimumskrav ved søgning af udlandsophold v/ afdelingsleder SDU International Stefan Knudsen Bilag: 4.1 Liste over tildelte pladser med karaktergennemsnit Sagsindhold: Uddannelsesrådet behandlede på sit møde d. 22. maj 2018 en indstilling om indførelse af minimumskrav til studerende, der har søgt udvekslingspladser. På mødet blev det tilkendegivet, at der bør være en nedre grænse, mens beslutningen om, hvorvidt denne grænse skulle være et karakterkrav eller et krav til antal beståede ECTS blev udsat til nærmere overvejelse. SDU International har efterfølgende gennemgået de seneste to ansøgningsrunder for udgående studerende. I bilag 4.1, findes en oversigt over tildelte pladser i f.t. karaktergennemsnit. Heraf fremgår det, at en beslutning om et minimumskrav i karaktergennemsnit, ville have resulteret i følgende resultater: Minimumskrav (karakterer) Konsekvens 2,0 1 studerende ville ikke have fået plads 3,0 8 studerende ville ikke have fået plads 4,0 32 studerende ville ikke have fået plads Det er vigtigt at finde en model, hvor ansøgere, så vidt muligt, kan vurderes på ansøgningstidspunktet og ikke først ved efterfølgende eksamensperioder. Forholdet er vigtigt, idet de studerende i henhold til processen for udlandsophold vil kunne have søgt om optagelse på det udenlandske samarbejdsuniversitet, ligesom det vil gøre sagsbehandlingen væsentligt tungere at skulle følge op efterfølgende. Indførelsen af et krav til antal beståede ECTS på ansøgningstidspunktet, er sammenlignet med et karaktersnit væsentligt vanskeligere at administrere. Indførelsen af et krav til antal beståede ECTS giver følgende udfordringer Stillingtagen til hvordan dispensationer skal vurderes i sagsbehandlingen. Risiko for at der opbygges et ekstra studieaktivitetskrav, som kører sideløbende med SDUs generelle, akkumulerede studieaktivitetskrav på 45 ECTS bestået per år (eller hvilke krav, de enkelte studier evt. måtte stille). SDU Internationals behov for at vurdere ansøgere halvårligt, hvorimod det generelle fremdriftskrav stilles årligt. En anden mulighed kan være, at der indføres et minimumskrav på fx 30 ECTS bestået på universitetsniveau. Det vil sige, at den studerende min. skal være på 2. semester af bachelorstudiet for at kunne ansøge om en udvekslingsplads. Gennemgangen af de seneste ansøgningsrunder viser, at 5 studerende (alle fra Humaniora) ikke ville 9

11 have indfriet dette krav på ansøgningstidspunktet. Alle 5 studerende ville dog have haft mulighed for at søge i det efterfølgende semester og dermed stadig komme af sted på deres dedikerede semester, om end udvekslingsmulighederne ville have været mere begrænsede. På baggrund af gennemgangen af de tildelte pladser, er det endvidere SDU Internationals opfattelse, at de studerende, som har et gennemsnit på over 4,0 også overholder fremdriftskravene. Det bør i den sammenhæng nævnes, at den studerendes gennemsnit er en beregnet score, hvor også ikke-beståede talkarakterer medregnes, og hvor resultatet udeblevet omregnes til værdien -3. Dvs. hvis den studerende ikke har bestået alle eksaminer, vil den studerendes gennemsnit også være lavere. Det vil under alle omstændigheder fortsat være en forudsætning for tildeling af en plads, at den studerende efterfølgende opnår en forhåndsgodkendelse af sit studienævn. Fakulteterne har mulighed for at stille egne ECTS-bestå krav i forbindelse med meritafgørelsen, så længe dette krav fremgår tydeligt for den studerende (fx studieordning, hjemmeside). Indstilling: Det indstilles, at Uddannelsesrådet Træffer beslutning om indførelse af minimumskrav baseret på karakter på mellem 2,0 og 4,0 for tildeling af udvekslingspladser. Drøfter indførelse af krav til antal beståede ECTS og herunder træffer beslutning om, hvorvidt alle studerende på ansøgningstidspunktet skal have bestået min. 30 ECTS universitetsfag. Sagsbehandler: Stefan Knudsen Afdelingsleder SDU International, Studieservice Referat: Afdelingslederen for SDU International Stefan Knudsen redegjorde for emnet og den undersøgelse, der er lavet siden emnet blev drøftet på sidste møde i Uddannelsesrådet d. 22. maj. TEK mente at ideen med kvalitetskrav (her karaktergennemsnit) er god, så dem med højest gennemsnit kan vælge først blandt udvekslingspladserne. Hvis det er SDU s holdning, at alle studerende skal til udlandet, så er det en dårlig ide, at fratage de studerende muligheden ved at indføre krav om et mindste karaktergennemsnit. En mulighed kunne være en kombination af et mindstekrav til beståede ECTS og prioritering af de med højeste karakterer. SAMF var tilhænger af et mindstekrav til beståede ECTS. Det er ofte først på 5. semester, at der er plads til at de studerende kan tage af sted. Hvis SDU s strategi er, at alle skal ud, så sender det et forkert signal at indføre et karakterkrav. NAT støttede også forslaget om et mindstekrav til beståede ECTS. Oplevelsen på NAT er, at det tidligst er på 3. år, at de studerende søger udvekslingspladser. 10

12 HUM støttede et mindstekrav til antal beståede ECTS og understregede, at der godt kan være en pædagogisk baggrund for at studerende søger et udvekslingsophold meget tidligt på uddannelsen. Uddannelsesrådet besluttede at indføre et krav om mindst 30 beståede ECTS på tidspunktet for ansøgning om udvekslingsplads. Og et minimumskrav for karaktergennemsnit på 2,0. Kravene er SDUs minimumskrav, som kan skærpes lokalt. 11

13 5 Afslutning af projektet ODIN Sag: Afslutning af projektet ODIN v/ Prorektor Bjarne Graabech Sørensen Bilag: 5.1 Statusrapport fase Overdragelsesforretning ODIN med bilaget Overdragelse af ODIN til Registrering & Legalitet og IT- Service 5.2a Overdragelse af ODIN til Registrering & Legalitet og IT- Service 5.3 Projektafslutningsrapport med bilaget Indsendte udviklingsønsker pr. 6.juni a Indsendte udviklingsønsker pr. 6. juni 2018 Sagsindhold: Til styregruppens orientering afslutter projektejer Bjarne Graabech Sørensen projekt ODIN d. 30. juni 2018, og systemet ODIN overgår derfor til driftsorganisationen den 1. juli Registrering & Legalitet i Studieservice er systemejer, mens IT-Service er ansvarlig for drift, vedligehold og udvikling. Til styregruppens orientering har projektleder udarbejdet: a) Statusrapport for fase 5 b) Overdragelsesforretning ODIN med bilaget Overdragelse af ODIN til Registrering & Legalitet og IT- Service c) Projektafslutningsrapport med bilaget Indsendte udviklingsønsker pr. 6.juni 2018 Indstilling: Det indstilles, at Uddannelsesrådet: Tager projektleders statusrapport for fase 5 til efterretning. Tager projektejers beslutning om projektafslutning samt projektleders afslutningsdokumenter i den forbindelse til efterretning. Sagsbehandler: Dorthe Majlund Sørensen Specialkonsulent, projektleder Studieservice Referat: Prorektor fremhævede projektet som en succeshistorie, da der ved projektets startet ikke var udpræget enighed om emnet. Men projektet beviser, at det er muligt at finde fælles grund for udvikling af digitale løsninger. 12

14 Projektleder orienterede om arbejdet i projektet. Udestående tilpasningsbehov og -videreudviklingsønsker er overdraget til driftsorganisationen (Registrering og Legalitet i Studieservice). Samtlige medlemmer af Uddannelsesrådet udtrykte tilfredshed med projektet. Men samtidig var der også en fælles bekymring fra fakulteterne omkring håndtering af de fortsatte udviklingsønsker. Studiechefen redegjorde for, hvordan tilpasninger af systemet vil kunne ske i en driftsorganisation samt den rolle som senior advisory board skal udfylde. Prorektor bad om en status på driften af ODIN på et Uddannelsesrådsmøde i efteråret. Uddannelsesrådet tog projektleders statusrapport for fase 5, projektejers beslutning om projektafslutning samt projektleders afslutningsdokumenter i den forbindelse til efterretning. 13

15 6 Procesplan for prækvalifikation af nye uddannelser (2019-I) Sag: Procesplan for prækvalifikation af nye uddannelser (runde 2019-I) Godkendelse af procesplan v/ Studiechef Annette Lund Bilag: 6.1 Prækvalifikation procesplan 2019-I Udkast 6.2 Prækvalifikation procesplan 2019-I Udkast Alternativ Sagsindhold: Med baggrund i SDU s principper for udvikling af nye uddannelser skal Uddannelsesrådet to gange årligt godkende en procesplan for behandling af fakulteternes forslag til nye uddannelser. Godkendelsen omfatter også skabeloner og vejledninger til brug for udarbejdelse af forslag til ansøgninger om prækvalifikation. Procesplan for intern godkendelse af nye uddannelsesforslag Procesplanen for runde 2019-I følger samme skabelon som foregående procesplan. Da der i 2019 først er bestyrelsesmøde i april, efter ansøgningsfristen til Uddannelses- og forskningsministeriet, er der indarbejdet en orientering til bestyrelsen i december 2018 om de forventede ansøgninger til forhåndsgodkendelse i bestyrelsen. Denne fremgangsmåde blev ligeledes anvendt ifm. den foregående procesplan. Der er udarbejdet to forslag til procesplan, da placeringen af direktionsmøder januar 2019 gør, at der er meget kort frist mellem enten Uddannelsesrådets andenbehandling og fakulteternes fremsendelse af revideret 2. US (bilag 6.1), eller Direktionens andenbehandling og UFM s ansøgningsfrist (bilag 6.2). Kort frist mellem Uddannelsesrådets andenbehandling og fakulteternes fremsendelse af revideret 2. US I udkastet til procesplan (bilag 6.1) er direktionens andenbehandling den 17. januar For at kompensere for den korte frist for indsendelse af revideret 2. US, er der indarbejdet en skriftlig høring i Uddannelsesrådet i december. Denne fremgangsmåde blev ligeledes anvendt ifm. procesplanen for runde 2018-I. Kort frist mellem Direktionens andenbehandling og UFM s ansøgningsfrist I det alternative udkast til procesplan (bilag 6.2) er direktionens andenbehandling den 24. januar Den senere dato gør dog, at der dels er kortere tid for fakulteterne til at indarbejde eventuelle bemærkninger fra direktionen, og at der er kortere tid til at indhente bestyrelsesformandens godkendelse inden ansøgningen indsendes til UFM. Det bemærkes, at datoerne for direktionsmøder i januar 2019 først behandles på direktionsmødet den 28. juni 2018, hvorfor der ift. procesplanen skal tages forbehold for den endelige godkendelse af disse datoer. Datoerne er dog forhåndsgodkendt på et K-møde. Skabelon for uddannelsesansøgning og vejledning til prækvalifikationsprocessen på SDU 14

16 Den 24. januar 2018 godkendt Uddannelsesrådet en revideret skabelon for uddannelsesansøgning, samt en vejledning til prækvalifikationsprocessen på SDU. Siden har Styrelsen for Forskning og Uddannelse meddelt, at ansøgningsfristen for efterårets prækvalifikationsansøgninger fremadrettet bliver rykket fra d. 1. oktober til d. 15. september. SDU har desuden foretaget en revidering af principperne for udvikling af nye uddannelser. Som følge af dette, foretages der en konsekvensrettelse af skabelonen for uddannelsesansøgning, samt af vejledningen til prækvalifikationsprocessen, så den nye ansøgningsfrist erstatter den foregående, og at linket til principperne opdateres. Indstilling: Det indstilles, at Uddannelsesrådet: Godkender én af de to foreslåede procesplaner. Tager til efterretning, at der er foretaget en konsekvensrettelse af skabelonen for uddannelsesansøgning, samt af vejledningen til prækvalifikationsprocessen på SDU. Sagsbehandler: Vikki Michelle Thygesen AC-fuldmægtig Studieservice, Analyse & Kvalitet Referat: Uddannelsesrådet godkendte procesplanen Procesplan 2019-I Udkast Alternativ (bilag 6.2) ud fra et ønske om at undgå at skulle belaste medarbejdere med en kort deadline mellem 18. december og 2. januar. Uddannelsesrådet tog til efterretning, at der er foretaget en konsekvensrettelse af skabelonen for uddannelsesansøgning, samt af vejledningen til prækvalifikationsprocessen på SDU. 15

17 7 Orientering om optag 2018 Sag: Orientering om optag 2018 v/ Vibeke Høy Worm Sagsindhold: Afdelingslederen fra Optag giver på mødet en kort status på optag Indstilling: Det indstilles, 1. at Uddannelsesrådet tager orienteringen til efterretning. Sagsbehandler: Vibeke Høy Worm Afdelingsleder Studieservice, Optag Referat: Kandidatoptaget blev afsluttet 4 dage før tid. Der er behov for kontaktpersoner på fakulteterne i juli måned, da der potentielt skal træffes beslutninger vedr. antal pladser samt ledige pladser. TEK og SAMF melder de respektive Uddannelsesrådsmedlemmer ind som kontaktpersoner. Vibeke skriver til fakulteterne med relevante datoer og øvrige kontaktpersoner. Uddannelsesrådet tog orienteringen til efterretning. 16

18 8 Evaluering af Uddannelsesrådets arbejde Sag: Evaluering af Uddannelsesrådets arbejde v/ Prorektor Bjarne Graabech Sørensen Bilag: 8.1 Evaluering af Uddannelsesrådets arbejde Selvevaluering af SAK-ADM Selvevaluering SAK-KVAL 2018 (eftersendes) 8.4 Fordeling af ansvarsområder Uddannelsesrådet Sagsfremstilling Uddannelsesrådet blev nedsat i januar 2013 ud fra målet om at strategiske temaer og overordnede forhold i relation til uddannelser skulle sikres bedre koordinering på tværs af opgave- og hovedområder. Uddannelsesrådets arbejde foregår i henhold til gældende kommissorium, og rådet fungerer som styregruppe for udvalgte områder. Jf. Uddannelsesrådets forretningsorden 7 skal rådet årligt evaluere sit arbejde, hvorfor der lægges op til, at Uddannelsesrådets medlemmer drøfter og evaluerer arbejdet i rådet i 2015, samt drøfter på hvilke måder arbejdet potentielt kunne forbedres. Drøftelsen kan tage udgangspunkt i emnerne i bilag 8.1 omhandlende 1. Rammer 2. Arbejdsgrundlag 3. Samarbejde 4. Dagsorden og referat Til understøttelsen af drøftelsen om punkt 3 Samarbejde er der udført evalueringer i SAK-ADM (bilag 8.2) og SAK-KVAL (bilag 8.3 eftersendes). Her er gruppernes samarbejde med Uddannelsesrådet også behandlet. Ansvarsområder Som del af evalueringen af Uddannelsesrådets arbejde, er det relevant at drøfte medlemmernes ansvarsområde (bilag 8.4), da disse ikke er revideret siden NAT fik ny repræsentant i Uddannelsesrådet. Samtidig kan Uddannelsesrådet også drøfte, om det er relevant tilføje eller slette ansvarsområder. Derudover opfordres Uddannelsesrådet til at drøfte eventuelle ønsker ift. rådets fremtidige virke. Indstilling Det indstilles, at Uddannelsesrådet Med udgangspunkt i bilag 8.1, 8.2 og 8.3 drøfter og evaluerer rådets arbejde det seneste år. Med udgangspunkt i bilag 8.4 drøfter og evaluerer medlemmer af Uddannelsesrådets ansvarsområder. Sagsbehandler: 17

19 Specialkonsulent Lisbeth Oksvang Hansen Analyse og Kvalitet Studieservice Referat: Uddannelsesrådet drøftede emnerne i bilag 8.1. Studiechefen observerede, at møderne i Uddannelsesrådet bygger på viden og lysten til at dele viden og det er vigtigt, at vi dyrker de fælles tværfaglige emner. Det blev aftalt, at der på mødet i august bliver udarbejdet et oplæg til medlemmernes ansvarsområder, som bliver drøftet på mødet. Studieservice genfremsender tidligere mail om ansvarsområder med henblik på at alle melder tilbage om interesseområder og de tidligere skitserede områder med behov for et UR-medlems bevågenhed og støtte. SAMF bemærkede at mængden af mødemateriale (bilag) er enorm og det vil være rart, hvis der blev arbejdet på at nedbringe det. Prorektor forslog indførslen af A og B materiale. Hvor A materiale er det vigtigste og selve beslutningsgrundlaget. Det er forventningen, at alle medlemmerne læser A materialet. B materiale er baggrundsviden og af orienterende karakter, som kan være til gavn for medarbejdere i organisationen, som har behov for detailviden. Det blev af medlemmerne pointeret, at det er afgørende for rådets arbejde, at indstillingerne er tydelige, og at de bygger på forarbejde i relevante fora.. 18

20 9 Mødeplan for Uddannelsesrådet 2019 Sag: Mødeplan for Uddannelsesrådet 2019 v/ Prorektor Bjarne Lund Bilag: 9.1 Uddannelsesrådets mødeplan 2019 udkast Sagsindhold: Der er blevet udarbejdet udkast til mødeplan for Uddannelsesrådet i Alle datoer er lagt i medlemmernes kalendere via mødeindkaldelser fra Kvalitet mailbox. Uddannelsesrådet bedes drøfter eventuelle uhensigtsmæssigheder eller ændringsforslag til udkastet. Sagsbehandler: Specialkonsulent Lisbeth Oksvang Hansen Analyse og Kvalitet Studieservice Referat: Uddannelsesrådet godkendte mødeplanen for

21 10 Eventuelt i. SAMF der er fokus på frafald i Esbjerg og derfor et ønske om at gennemføre en fokusgruppeundersøgelse med interview af studerende. Der har tidligere været en drøftelse i Uddannelsesrådet vedr. brug af egne studerende i undersøgelser. Bekymringen er begrundet i, at de medarbejdere, som skal have de studerende til eksamen, ikke også bør være udførende i en undersøgelse af egne studerende. Studiechefen og SAMF finder bilateral ud af om og hvordan ønsket kan imødekommes med udgangspunkt i ovenstående bekymring. ii. iii. Der er modtaget en forespørgsel fra AAU om at dele optagstal for udvalgte uddannelser. Anmodningen imødekommes for så vidt SDU kan modtage samme information fra AAU. Prorektor ønskede god sommer til alle og tak for indsatsen i år. Samtidig ønskes en god bacheloroptagelse hen over sommeren, så vi alle kan byde vores nye studerende velkomne til studiestart 1. september. 20