EDI. Microsoft Dynamics NAV 2009 Rollebaseret. Side 1. Copyright: Naddon version

Transkript

1 EDI Microsoft Dynamics NAV 2009 Rollebaseret Side 1

2 Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf [email protected] Udgivelsesdato Side 2

3 Indhold 1. Indledning... 5 Generelt... 5 Forudsætninger... 5 Skærmbilleder... 5 Naddon produkter Generelt... 6 Naddon EDI - Introduktion for brugeren... 6 Naddon EDI - Introduktion for udvikleren... 7 Naddon EDI - Udvekslingsdiagram... 8 Naddon EDI - Ordbog og terminologi... 9 Naddon EDI - Hovedmenuen Naddon EDI - Rollecenter Om EDI Opsætning EDI Opsætning Rammen Generelt Rammen Nummerering Rammen Mapning Rammen Eksterne programmer Rammen FTP / Menuen Handlinger Eksterne programmer FTP Servere adresser Mapning Generelt om mapning i Naddon EDI Kundenr. og Leverandørnr. - Mapning Finans-/varenr. mapning pr. kunde/leverandør Finanskontonr. og varenr. mapning Udveksling Udvekslingsoversigt Menuen Handlinger Menuen Rapporter Udvekslingsoversigt øverste del Udvekslingsoversigt Log Udvekslingsoversigt Filer/Dokumenter Side 3

4 Knappen Handlinger Aftale på rammen Filer og Dokumenter Knappen Handlinger Fil på rammen Filer og Dokumenter Knappen Handlinger Dokument på rammen Filer og Dokumenter poster Udvekslingsaftale Udvekslingsaftale Rammen Generelt Rammen Objekter Rammen Filer Rammen Indgående Rammen Udgående Rammen Mapning Rammen Notificering Rammerne Log & Filer/Dokumenter Aftale kunder/leverandører Udvekslingsaftale oversigt Udvekslingsdokument Udvekslingsdokument Rammen Generelt Rammen Fakturering Rammen Levering Rammen Udveksling Udvekslingsdokument - linjer Udvekslingskvittering Generelt om kvittering for udveksling Udvekslingskvittering Rammen Generelt Udvekslingskvittering - linjer Udvekslingskvittering - log Side 4

5 1. Indledning Generelt Naddon EDI er en funktionalitetsudvidelse til Microsoft Dynamics NAV og er en integration mellem Microsoft Dynamics NAV og Electronic Data Interchange (EDI). Naddon EDI integrerer virksomhedens elektroniske udvekslinger af købs- og salgsdokumenter (ordrer, fakturaer, kreditnotaer og lignende) mellem leverandører og kunder. Kursusmaterialet gennemgår - udover opsætning - de forskellige dokumenter og hvordan skærmbillederne skal læses: Forudsætninger For at benytte EDI forudsættes adgang til Microsoft Dynamics NAV samt standard windows funktionalitet. Typisk udveksles dokumenter i EDIFACT og XML formater. Det forudsættes at læseren af dette kursusmateriale er øvet Microsoft Dynamics NAV. Skærmbilleder Under hvert skærmbillede er menustien angivet. Fra Microsoft Dynamics NAV vil man via knappen Hjælp (F1) kunne se de respektive kapitler i dette kursushæfte, såfremt webhjælp er slået til (se kapitel 2). Naddon produkter På hjemmesiden kan du læse om dette og øvrige produkter i Naddon serien. Side 5

6 2. Generelt Naddon EDI - Introduktion for brugeren Naddon EDI modulet giver brugeren følgende muligheder/fordele: 1. Alle ind-/udlæsninger af salgs-/købsdokumenter kan samles under én brugerflade 2. Dokumenter kan indlæses i kladdeform selvom der evt. mangler opsætning/mapning af stamdata (eks. kunde/lev.nr. og finans/varenr.). Herved undgår man at skulle genindlæse (og evt. redigere) filerne, hvis der bare er tale om manglende opsætning. NAVI PARTNER KURSUS 3. Indlæste dokumenter vises i et billede, der er opbygget med hoved/linier ligesom standard dokumenter (ordrer, fakturaer ), hvilket gør dem meget tilgængeligt og genkendelige. 4. Indlæste dokumenter bliver valideret (de mest grundlæggende felter) inden de kan overføres til standard dokumenter. 5. Indlæste dokumenter kan redigeres/rettes i vid udstrækning inden de overføres til standard dokumenter. 6. Avanceret logning (log-poster og fil-/dokumentposter) af ind-/udlæsninger giver den nødvendige historik og dokumentation til at spore ind-/udlæste filer og dokumenter. 7. Gen-ind/udlæsning af filer og dokumenter styres på simpel og overskuelig måde inde fra programmet. Det er f.eks. ikke nødvendigt at flytte rundt på filer i stifinderen for at få dem genindlæst. 8. Mulighed for automatisk udveksling af filer til/fra FTP og SFTP server(e). Udvekslingen af filer via FTP/SFTP foregår som en integreret del af udvekslingskørslen i Naddon EDI inklusiv logning / fejlhåndtering. Herved undgår man at skulle køre et eksternt program (den traditionelle løsning) for at overføre til/fra FTP/SFTP servere. 9. Mulighed for automatisk afsendelse af filer via Stor overskuelighed på alle niveauer, der gør det nemt at se/finde/rette de fejl (typisk manglende mapning) der måtte være på indlæste dokumenter. Efterhånden som fejlene udbedres afspejles det på overliggende niveauer. 11. Selvom Naddon EDI er lavet med hovedvægt på udveksling af dokumenter, så kan andre typer af udvekslinger (f.eks. stamdata, prislister o.l.) også integreres med Naddon EDI for at opnå en samlet/ens brugerflade og få fordelen af den indbyggede log og fil-historik. Side 6

7 Naddon EDI - Introduktion for udvikleren Naddon EDI modulet giver udvikleren af import/eksport funktioner følgende fordele: 1. Med relativt få tilretninger i et ind-/udlæsningsobjekt får man automatisk al funktionalitet som logning, mapning, fejlhåndtering og filhåndtering (på OS-niveau) foræret af Naddon EDI modulet. 2. Selvom Naddon EDI er lavet med hovedvægt på udveksling af dokumenter, så kan andre typer af udvekslinger (f.eks. stamdata, prislister o.l.) også integreres med Naddon EDI for at opnå en samlet/ens brugerflade og få fordelen af den indbyggede log og fil-historik. 3. Naddon EDI modulet er lavet så lidt styrende som muligt. Det vil sige, at når først Naddon EDI modulet har kaldt et ind-/udlæsningsobjektet (typisk en rapport), så er det helt op til udvikleren af denne rapport at afgøre i hvor høj grad objektet skal gøre brug af de funktioner der ligger i Naddon EDI modulet. 4. Naddon EDI modulet er lavet relativt åbent. Det vil sige at koden flere steder er delt op i mange del-funktioner, som kan kaldes efter behov. Hvis for eksempel en overordnet funktion ikke lige gør helt som man har brug for, så skulle det være relativt enkelt at lave sin egen funktion, der kalder de samme del-funktioner med de(n) variation(er) der er behov for. 5. Naddon EDI modulet indeholder et ekstra lag mellem standard dokument-tabellerne og ind- /udlæsningsobjektet. Det ekstra lag består et udvekslingsdokument (hoved-/linietabeller) og tilhørende funktionalitet. Når man udvikler et ind-/udlæsningsobjekt skal man kun lave kode op mod disse tabeller selvom man f.eks. både vil udlæse bogførte fakturaer og kreditnotaer. 6. Som udgangspunkt skal en indlæsning kun udfylde (uden kald af validate) de felter på udvekslingsdokumentet, der måtte være tilgængelig i filen. Valideringen foregår først efterfølgende og håndteres automatisk af Naddon EDI modulet. 7. Hvis man som udvikler ønsker at udvide/ændre den indgående valideringen og/eller overførsel, har man mulighed for at gøre dette fuldt eller delvist helt uden at rette i Naddon EDI modulet. På udvekslingsaftalen angiver man sit special-udviklede validerings-/overførselsobjekt. De(t) objekt(er) kan så evt. kalde de del-funktioner der ligger i EDI standard-valideringen der er genanvendelige. 8. Naddon EDI modulet gør at de fleste almindelige ind-/udlæsninger af dokumenter kan laves med relativt lidt kode ude i selve ind-/udlæsningsobjektet. Ideen er at objektet i videst muligt omfang kun skal håndtere de ting der er fil/kunde/leverandør specifikke. 9. Det er hensigten at man som udvikler, i vid udstrækning, skal kunne tilføje nye ind-/udlæsninger uden at skulle rette i Naddon EDI modulets objekter. 10. Naddon EDI modulet er relativt enkelt at kode-implementere, idet der kun er lavet rettelser i hovedmenuen og tilføjet nogle felter/nøgler på salgs- og købsdokument tabellerne. 1. Der er i skrivende stund lavet versioner af Naddon EDI til 4.00 SP3, 5.00, 5.00 SP1, 2009 og 2009 SP1 (classic og RTC). 2. I Naddon EDI modulet skal betegnelsen EDI opfattes som en hel generel betegnelse for udveksling af salgs- og købsdokumenter. Det skal ikke forstås som værende en begrænsning/fokusering på EDIFACT-filformatet. Side 7

8 Naddon EDI - Udvekslingsdiagram Nedenstående diagram viser overordnet, hvordan Naddon EDI udveksler dokumenter. Salgstilbud Salgsordre Mapning 1 OIOXML Faktura- /Kreditnota indlæsningsobjekt. Salgsfaktura Salgskreditnota Bogført salgsleverance Bogført salgsfaktura Bogført salgskreditnota Købsrekvisition Udvekslingsdokument 1 Logning Fil og dokument poster HANCOM Faktura- /Kreditnota udlæsningsobjekt. Andre Kunde- /Leverandør-/Filspecifikke ind-/udlæsningsobjekter. Købsordre Købsfaktura Købskreditnota (Ekstern) filudveksling. Bogført købsmodtagelse Bogført købsfaktura Bogført købskreditnota FTP / SFTP Server Figur 2.1 Diagram Til venstre er der alle de forskellige dokumenttyper, der kan udveksles med standard Naddon EDI. Til højre er der nogle eksempler på udvekslingsobjekter, der enten udlæser til eller indlæser fra et eller andet filformat. Der er lavet nogle standard udvekslingsobjekter til Naddon EDI, men en af grundidéerne i modulet er at man kan udvikle andre efter behov. Kernen af Naddon EDI er uafhængig af filformatet. I midten er der så kernefunktionen i selve Naddon EDI, nemlig at skabe bindeled mellem de mange forskellige dokumenttyper og de mange forskellige filformater. Udvekslingsdokumentet er Naddon EDI s repræsentation af et hvilket som helst ind/udgående dokument. Alle dokumenter ryger gennem et udvekslingsdokument under en udveksling. Mapningen sørger for at konvertere mellem interne og eksterne numre. Loggen opfanger status og fejl under en udveksling. Fil og dokumentposter dannes som historik og til sporingsformål. Side 8

9 Nederst til højre ses den sekundære udveksling af filer (til/fra FTP/ ), som også kan varetages af Naddon EDI. Med sekundær udveksling menes der den fysiske overførsel af filer mellem virksomheden og EDI samhandelspartneren, hvorimod den primære udveksling (i forrige afsnit benævnt som kernefunktionen Naddon EDI) i hovedtræk består i konverteringen mellem interne og eksterne data og dataformater. Naddon EDI - Ordbog og terminologi Ord / begreb Uddybning EDI (EDIFACT / HANCOM) EDI er en forkortelse af Electronic Data Interchange. (Dansk : Elektronisk Data Udveksling) Ifølge Dansk Standard er definitionen på EDI: "Elektronisk overførsel af strukturerede data i aftalte meddelelsesstandarder fra et IT-system til et andet ITsystem." Der findes et utal af disse datastrukturer (filformater) i mere eller mindre standardiserede former. Et af de mere velkendte er EDIFACT-filformatet. Misvisende er det at dette filformat kaldes EDI-filformatet, da det er et filformat ligesom alle andre filformater og derfor ikke mere EDI end et hvilket som helst andet filformat. En mere korrekt betegnelse for dette filformat er EDIFACT eller HANCOM filformatet. (HANCOM er baseret på EDIFACT og er det mest anvendte i Danmark). I Naddon EDI skal begrebet EDI forstås som den generelle DS definition, da Naddon EDI ikke er låst fast på EDIFACTfilformatet, men er åbent for alle formater. Når det er sagt skal det også siges at EDIFACT/HANCOM filformatet er det filformat der pt. anvendes af de fleste Naddon EDI brugere. Men der er f.eks. også lavet udveksling i OIOXML-filformatet til Naddon EDI modulet. Og der som sagt åbent for at der kan laves integration til mange andre filformater. Mapning Udveksling Mapning er konverteringen/oversættelsen mellem interne og eksterne numre. Det kan i Naddon EDI være kunde- /leverandør-/finans- eller varenumre. Hvis man f.eks. skal udlæse en salgsfaktura til en kunde, så skal de interne varenumre på fakturaen konverteres til et eksterne nummer i filen som kunden kan bruge (typisk et EAN nummer). En udveksling i Naddon EDI dækker over en udveksling af data i databasen til/fra et eksternt medie (typisk en fil). En udveksling kan dække over en kørsel af en til flere Side 9

10 udvekslingsaftaler. Hver gang der igangsættes en udveksling i Naddon EDI tildeles denne et unikt fortløbende nummer (et udvekslingsnr.). Alle de dokumenter, der måtte indgå i udvekslingen bliver stemplet med dette nummer. Udvekslingsaftale Udvekslingsdokument På en udvekslingsaftale defineres hvilke data der skal udveksles, hvor de skal udveksles og for hvilke(n) debitor(er) / leverandør(er) aftalen gælder. En udvekslingsaftale kan køres, hvorved den faktiske ind-/udlæsning foretages. Ét udvekslingsdokument repræsenterer ét rigtigt dokument (f.eks. en salgsfaktura eller en købsordre). Under en udgående udveksling bliver alle dokumenter (uanset type) overført til et udvekslingsdokument, som så udlæses af udvekslingsobjektet. Dette er ikke noget brugeren mærker til. Under en indgående udveksling derimod, bruges udvekslingsdokumentet som en kladde, hvor de indlæste dokumenter havner i første omgang. Hvis der er fejl på dokumentet kan brugeren se/rettet i udvekslingsdokumentet inden det overføres til et rigtigt dokument. FTP og SFTP FTP står for File Transfer Protocol og er den oftest anvendte metode til at overføre filer via internettet. Typisk vil VANS leverandører og/eller EDI samhandelspartnere have en FTPserver, hvor man kan overføre filer til (uploade) og/eller hente fra (downloade). SFTP eller sftp er en udbygning af FTP, hvor S et står for Secure. Denne type overførsel er mere sikker (krypteret), men kan kun anvendes, hvis VANS leverandøren/ samhandels-partneren understøtter det. Side 10

11 Naddon EDI - Hovedmenuen Figur 2.2 Menu Menupunkt Bemærkning Udvekslingsaftaler På en udvekslingsaftale defineres hvordan udveksling af data skal foregå. Om det er en ind eller udlæsning, hvilket filformat der anvendes, hvor filerne placeres, mapning mellem interne/eksterne værdier, hvem der udveksles data med og meget mere. En udvekslingsaftale kan køres, Side 11

12 hvorved den faktiske ind-/udlæsning foretages. Udvekslingsdokumenter Udvekslingskvitteringer Udvekslinger Arkiverede udvekslingsdokumenter Alle Salg/køb bilag Logposter Et udvekslingsdokument er et kladde-dokument, der repræsenterer ét salgs-/købsdokument (eks. en købsfaktura). I nogle tilfælde sender modtageren af en EDI-fil en kvitteringsfil tilbage. En kvitteringsfil kan ind/udlæses med Naddon EDI. En udvekslingskvittering indeholder informationer om hvorvidt filen og evt. de enkelte dokumenter i filen er indlæst/valideret korrekt af modtageren eller om de er blevet afvist og eventuelt hvorfor. Én udveksling er en registrering af en faktisk foretaget indog/eller udlæsning af data. Én udveksling er én kørsel af én eller flere udvekslingsaftaler. Man kan vælge at indlæste udvekslingsdokumenter skal arkiveres (i stedet for at slettes) når de overføres til et rigtige salgs/købs-dokument. Et oversigtsvindue med alle salg/køb bilag. Loggen i hovedmenuen viser alle log-poster i Naddon EDI modulet på tværs af udvekslinger/aftaler/dokumenter. poster s der sendes fra Naddon EDI registreres som en E- mailpost. poster indeholder også eventuelle i kø. EDI Opsætning Eksterne programmer FTP Servere adresser Om EDI Mapning Generel opsætning af Naddon EDI Opsætning af eksterne programmer der kaldes fra Naddon EDI. Opsætning af FTP og SFTP servere til fil-udveksling Opsætning af adresser til fil-afsendelse Generel information om Naddon EDI (versioner/kontaktoplysninger m.m) Opsætning af mapning (oversætning/konvertering) mellem interne og eksterne debitor-,leverandør-,finans- og varenumre. Se hjælpen til de enkelte menupunkter for en mere detaljeret beskrivelse. Side 12

13 Naddon EDI - Rollecenter Naddon EDI opretter automatisk en EDI rolle-profil med rollecenter tilknyttet. Rollecenteret er tiltænkt brugere af Naddon EDI, hvis primære opgave er at behandle de daglige/løbende EDI udvekslinger/dokumenter. For mere avanceret anvendelse og opsætning af EDI vil det typisk være en bruger med en rolle-profil som IT Administrator (rollecenter 9028) der vil være aktuel. Figur 2.3 Rollecenter Flere menupunkter i rollecenterets startside er de samme som i den generelle EDI hovedmenu og beskrivelsen til disse punkter findes derfor under beskrivelsen af EDI hovedmenuen. Herunder er kun beskrevet de menupunkter der er specielle for EDI rollecenteret. Menupunkt Bemærkning Seneste udvekslinger Seneste udvekslinger Viser en oversigt med de seneste udvekslinger. Tidshorisonten tilbage i tid beregnes ud fra dags dato og feltet Seneste udvekslinger datoformel i EDI opsætningen. Samme som Seneste udvekslinger men yderligere Side 13

14 kritiske Indgående udv. dokumenter Indgående udv. dokumenter - kritiske afgrænset til at kun at vise dem der er kritiske. Viser en oversigt med alle indgående udvekslingsdokumenter, der ligger klar til behandling. Viser en oversigt med alle indgående kritiske udvekslingsdokumenter, der ligger klar til behandling. Menupunktet er som udgangspunkt ikke vist, men kan tilføjes pr. bruger ved at tilpasse aktiviteter. Advarsel: Beregningen af antal kritiske dokumenter er relativ performance-krævende, så menupunktet/køindikatoren bør kun tilføjes, hvis man normalt har relativt få udvekslingsdokumenter liggende (kritiske eller ej). Indgående kvitteringer Indgående kvitteringer - kritiske Viser en oversigt med alle indgående udvekslingskvitteringer. Viser en oversigt med alle indgående kritiske udvekslingskvitteringer. Menupunktet er som udgangspunkt ikke vist, men kan tilføjes pr. bruger ved at tilpasse aktiviteter. Advarsel: Beregningen af antal kritiske kvitteringer er relativ performance-krævende, så menupunktet/køindikatoren bør kun tilføjes, hvis man normalt har relativt få udvekslingskvitteringer liggende (kritiske eller ej). Under rollecenterets Handlinger og under Aktiviteter/Udveksling findes menupunktet Ny udveksling, der åbner en oversigt over alle udvekslingsaftaler, hvorfra man kan starte en ny udveksling for en eller flere aftaler. Se hjælpen under de enkelte menupunkter for en mere detaljeret beskrivelse. Side 14

15 Om EDI Vinduet Om EDI viser generel information om Naddon EDI. Figur 2.4 (Afdelinger Opsætning Programosætning EDI Generelt Om EDI eller (Afdelinger EDI Opsltning Om EDI) Felt Beskrivelse Naddon EDI version Naddon EDI versionsliste Naddon EDI data version Naddon EDI versionen Naddon EDI objekt versionsliste (evt. landespecifik) Naddon EDI dataversionen. Når Naddon EDI opdateres til en nyere version, vil modulet om nødvendigt automatisk lave en opdatering af relevante opsætningsdata o.l.. Dataversionen kan ikke forventes at følge Naddon EDI versionen, da ikke alle Naddon EDI opdateringer kræver en dataopdatering. Naddon Core version Naddon Core versionsliste Naddon Core version. Naddon Core er nogle generell/fælles/kerne funktioner, de anvendes af Naddon produkter. Naddon Core objekt versionsliste (evt. landespecifik) Side 15

16 Base version Base versionsliste Base build C/SIDE version C/AL basis-versionen (også kaldet database-versionen) C/AL basis- objekt-versionslisten (evt. landespecifik) Det underliggende buildnr. der angives af base versionen. Programmets C/SIDE version. Side 16

17 3. Opsætning EDI Opsætning EDI opsætningen er den helt overordnede opsætning af Naddon EDI modulet. Rammen Generelt Figur 3.1 (Afdelinger EDI Opsætning EDI opsætning) Felt Beskrivelse Vores afsender/modtager kode Den kode der entydigt identificerer dit firma overfor alle de andre EDI-partnere. Typisk angives der her et EAN-lokationsnummeret der er et 13-cifret nummer. GS1 Danmark varetager tildelingen af EAN-lokationsnumre, således at der på verdensplan ikke findes 2 virksomheder med samme EAN-lokationsnummer. EAN-lokationsnummeret anvendes bl.a. ved udveksling i EDIFACT-filformater. Der kan oprettes flere numre i den rullemenu, der hører til feltet. Det er for at tillade indlæsning af EDI filer med andre modtagernumre. Eksempelvis hvis man på et kædehovedkontor ønsker at indlæse EDI filer for alle butikkerne, som har hver deres EAN-lokationsnr. Ved udlæsning anvendes som udgangspunkt altid det EANlokationsnr. der står angivet i EDI-opsætningen. Side 17

18 Under aftestning Nogle filformater (eks. EDIFACT 1- formater) understøtter at man kan indikere overfor modtageren at filen er en testfil. De standard udvekslingsobjekter der er lavet til Naddon EDI til EDIFACT 1- formater tager højde for dette felt. Feltet Under aftestning findes flere steder i systemet på forskellige niveauer: 1. EDI Opsætningen Her kan angives helt overordnet om Naddon EDI er under aftestning. 2. Udvekslingsaftalen Her kan angives overordnet for aftalen om udvekslinger til alle de tilknyttede kunder/leverandører er under aftestning. Hvis feltet på EDI opsætningen er vinget af er det underordnet hvad der står på aftalen. 3. Aftale kunde/leverandører Her kan angives for den enkelte kunde/leverandør om udvekslinger på aftalen er under aftestning. Hvis feltet på EDI opsætningen eller aftalen er vinget af er det underordnet hvad der står på den enkelte kunde/leverandør. Slet ej overførte udvekslingsdokumenter v/sletning af udvekslingspost Under en indlæsning af dokumenter, bliver disse oprettet som udvekslingsdokumenter, indtil de enten overføres til et rigtigt dokument eller bliver slettet. For hvert dokument der oprettes bliver der også oprettet en udvekslingspost, som bl.a. kan ses på aftalen i under rammen Filer og dokumenter. Hvis man sletter en udvekslingspost vil det ofte, men ikke nødvendigvis altid, være mest logisk også at slette det tilhørende udvekslingsdokument, hvis altså det ikke allerede er blevet overført/slettet. I Naddon EDI kan man derfor i dette felt vælge følgende: 1. Spørg først Hvis der findes et tilhørende udvekslingsdokument, spørges der altid først om dette skal slettes. 2. Ja Udvekslingsdokumentet slettes konsekvent altid. 3. Nej Udvekslingsdokumentet slettes konsekvent aldrig. Indgående udvekslingsdokumenter efter overførsel Seneste udvekslingsnr. datoformel Når et indgående udvekslingsdokument er valideret og bliver overført til et rigtigt dokument (eks. en købsfaktura) kan man her vælge om udvekslingsdokumentet skal slettes eller arkiveres. I EDI Rollecenteret er posterne/datagrundlaget for nogle af køerne (papirstakkene - eks. Seneste udvekslinger) begrænset på datoen tilbage i tid. Skæringsdatoen beregnes ud fra dags dato og denne Side 18

19 datoformel. Aktivér Webhjælp Dette felt skal vinges af før det er muligt at anvende webhjælp. Årsagen er at man skal acceptere at Naddon registrerer nogle informationer for hvert kald til webhjælp. Hvilke informationer det drejer sig om kan man se i det vindue, hvor man skal bekræfte aktiveringen. EDI Rolle (opsætning) Automatisk rolleopdatering (opsætning) EDI Rolle (bruger) Automatisk rolleopdatering (bruger) Den rolle (brugeradgang/sikkerhed) der indeholder rettighederne (adgang til Naddon EDI objekter) der er nødvendige for at kunne bruge og administrerer Naddon EDI. Naddon EDI opretter som udgangspunkt en særskilt rolle til dette formål og de relevante brugere skal så have tildelt denne rolle. Hvis den automatiske rolle-opdatering er slået til vil Naddon EDI løbende opdatere rollen med de nødvendige rettigheder hver gang Naddon EDI opdateres til en nyere version. Alternativt kan man til en hver tid bruge funktionen Opdatér EDI rolle (opsætning) under Handlinger til at opdatere rollen. Den rolle (brugeradgang/sikkerhed) der indeholder rettighederne (adgang til Naddon EDI objekter) der er nødvendige for at kunne bruge (men ikke administrere) Naddon EDI. Naddon EDI opretter som udgangspunkt en særskilt rolle til dette formål og de relevante brugere skal så have tildelt denne rolle. Hvis den automatiske rolle-opdatering er slået til vil Naddon EDI løbende opdatere rollen med de nødvendige rettigheder hver gang Naddon EDI opdateres til en nyere version. Alternativt kan man til en hver tid bruge funktionen Opdatér EDI rolle (bruger) under Handlinger til at opdatere rollen. Side 19

20 Rammen Nummerering Figur 3.2 (Afdelinger EDI Opsætning EDI opsætning) Felt Beskrivelse Udveksling nummerserie Udvekslingsaftale nummerserie Udvekslingsdok. nummerserie Kvittering nummerserie Global nummerserie Hver udveksling bliver tildelt et unikt fortløbende nummer, som trækkes fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Hvis man undlader at angive et nummer, når man opretter en ny udvekslingsaftale, trækkes der et nummer fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Hvert udvekslingsdokument bliver tildelt et unikt fortløbende nummer, som trækkes fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Hver udvekslingskvittering bliver tildelt et unikt fortløbende nummer, som trækkes fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Denne nummerserie anvendes af Naddon EDI og kan anvendes af udvekslingsobjekter til at udtrække et unikt nummer på tværs af alle udvekslinger/aftaler/objekter o.l. F.eks. anvender HANCOM 1 udlæsningen denne nummerserie til at generere et unikt meddelelsesnummer. Naddon EDI opretter automatisk en Side 20

21 nummerserie første gang modulet tages i brug. Udvekslingsnr. på gamle dok. I vinduet, hvor man tilknytter kunder/leverandører til en udgående aftale, kan man af performance-hensyn køre en kørsel, der markerer alle gamle dokumenter som værende udvekslet. Det udvekslingsnummer som angives her, er det der bliver sat på alle de gamle dokumenter. Se hjælpen til vinduet, hvor man tilknytter kunder/leverandører til en aftale for yderligere information. Rammen Mapning Figur 3.3 (Afdelinger EDI Opsætning EDI opsætning) Felt Beskrivelse Autom. mapning af kunde/lev.nr. Autom. mapning af fin./varenr. Når man på et udvekslingsdokument udfylder enten det interne eller eksterne kunde/leverandørnummer manuelt (fordi der ikke findes en mapning 1 til dette), kan Naddon EDI automatisk oprette en mapning 1 mellem det interne og eksterne nummer i standard Naddon EDI mapningstabellen. Når man på et udvekslingsdokument udfylder enten det interne eller eksterne finans-/varenummer manuelt (fordi der ikke findes en mapning 1 til dette), kan Naddon EDI automatisk oprette en mapning 1 mellem det interne og eksterne nummer i standard Side 21

22 Naddon EDI mapningstabellen. Advar ved EANcheckcifferfejl Hvis dette felt er vinget af, vil der de steder i Naddon EDI, hvor man angiver et EAN-nummer, blive foretaget en checkcifferkontrol. Rammen Eksterne programmer Figur 3.4 (Afdelinger EDI Opsætning EDI opsætning) Felt Beskrivelse Standard åbn filmappe program Standard vis fil program Standard redigér fil program Vis Statusrapport program Det program der anvendes til åbning af filmappe (hvis man f.eks. ønsker at se, hvilke filer der ligger i en folder). Naddon EDI er fra start automatisk sat op til at anvende Windows stifinderen. Det program der som standard (med mindre noget andet er angivet på udvekslingsaftalen) anvendes til at vise indholdet af en fil. Naddon EDI er fra start automatisk sat op til at anvende Windows Open (svarer til at man dobbeltklikker på filen). Det program der som standard (med mindre noget andet er angivet på udvekslingsaftalen) anvendes til at vise indholdet af en fil. Naddon EDI er fra start automatisk sat op til at anvende Windows Open (svarer til at man dobbeltklikker på filen) Det program der anvendes til visning af en Naddon EDI statusrapport. Statusrapporten er et XML dokument og Naddon Side 22

23 EDI er fra start automatisk sat op til at knytte et stylesheet til XML dokumentet og så anvende Windows Open til at vise statusrapporten iht. stylesheet et. Fælles temporær mappe Temporærere filers minimum levetid Her kan evt. angives en fælles temporær mappe til placering af temporære/midlertidige filer. Mappen skal være tilgængelig for alle de servere/klienter der kører Naddon EDI. Hvis ikke der angives en fælles temporær mappe, vil temporære filer typisk blive dannet lokalt på de forskellige servere/klienter der kører Naddon EDI. Normalt vil det virke fint, men specielt i et 3-Tier miljø kan der opstå forvirring og/eller problemer med placeringen af filerne når f.eks. en temporær statusrapport dannes af serveren, men skal vises på klienten af et eksternt program. I sådanne tilfælde anbefales det at anvende en fælles temporær mappe. Nogle af de temporære filer, der dannes af Naddon EDI kan ikke slettes umiddelbart efter de er dannet. Det gælder eksempelvis når Naddon EDI skal vise indholdet af en OIOXML-fil på skærmen og den pågældende OIOXML-fil indeholder et indscannet dokument (en billedefil). Så vil billedet (en TIF fil) blive trukket ud af OIOXML-filen og gemt som en temporær fil og det er så denne fil der vises på skærmen. Naddon EDI kan i dette tilfælde ikke slette den temporære med det samme fil fordi brugeren kan bruge/kigge på det viste billede i ubestemt tid, mens man arbejder videre i Naddon EDI. Det temporære filer der ikke slettes automatisk af Naddon EDI med det samem, kan slettes senere med funktionen Slet temporære EDI filer (se beskrivelsen af menuen Handlinger). Man alternativt sætte Job-køen (Microsoft Dynamics NAV standard funktionalitet) op til at kalde codeunit EDI Temp Files Process med jævne mellemrum. Uanset hvilken, af ovenstående, metoder man vælger til at rydde op i de temporære EDI filer, vil der kun blive slette filer, der er dannet/oprettet tidligeren end dags dato/tid minus den levedtid der angives i dette felt. Side 23

24 Rammen FTP / Figur 3.5 (Afdelinger EDI Opsætning EDI opsætning) Felt Beskrivelse Standard FTP- Serverkode Standard kode ing Codeunit ID ing Codeunit navn Afsend-fra kode Hvis man angiver en FTP-Serverkode her, vil det være den, der anvendes som Fil overførselskode på alle udvekslingsaftaler med Fil overførselstypen FTP med mindre man på den enkelte aftale overstyrer dette, ved at angive en FTP-serverkode på selve udvekslingsaftalen. Hvis man angiver en kode her, vil det være den der anvendes som Fil overførselskode på alle udvekslingsaftaler med Fil overførselstypen med mindre man på den enkelte aftale overstyrer dette, ved at angive en kode på selve udvekslingsaftalen. Den codeunit, der anvendes til fysisk at afsende s fra Naddon EDI køen (EDI poster med status I kø ). Der er bl.a. udviklet codeunits til afsendelse via Outlook og SMTP. Den pågældende mail-klient (Outlook/SMTP) skal være tilgængelig på alle de servere/klienter der fysisk afsender fra Naddon EDI. Viser navnet på den codeunit der står angivet i feltet ing Codeunit ID. Hvis den valgte ing Codeunit bruger en mail-klient, der understøtter dynamisk afsender (det gør SMTP men ikke Side 24

25 Outlook), så kan man i dette felt angive en kode. Den E- mail adresse der tilhører koden vil så stå som afsender på de , der sendes fra Naddon EDI. kø behandling Når der genereres en fra Naddon EDI lægges den i princippet altid i kø d.v.s den oprettes som en EDI post med status I kø. Hvis man i feltet kø behandling vælger Med det samme vil en blive sendt i samme øjeblik den oprettes i køen altså reelt ingen kø (eller central afsendelse). Hvis man derimod vælger Senere efterlades E- mailposten med status I kø. I så fald skal der sættes en post op i opgavekøen (ikke en del af Naddon EDI, men et modul i standard NAV) som behandler de EDI poster der ligger I kø. Der findes en codeunit EDI Queue Process, der behandler/afsender EDI poster I kø, som kan kaldes fra opgavekø-posten. Menuen Handlinger Under menuen Handlinger findes følgende menupunkter: 1. Opdatér EDI Rolle (opsætning) Rollen der står angvet i feltet EDI Rolle (opsætning) vil blive opdateret med de relevante rettigheder. Denne funktion kan kaldes til en hver tid uanset om man har slået en automatiske rolle-opdatering til eller ej. 2. Opdatér EDI Rolle (bruger) Rollen der står angvet i feltet EDI Rolle (beuger) vil blive opdateret med de relevante rettigheder. Denne funktion kan kaldes til en hver tid uanset om man har slået en automatiske rolle-opdatering til eller ej. 3. Slet temporære EDI filer Sletter alle temporære filer dannet af Naddon EDI i den temporære filemappe. Sletningen tager højde for feltet Temporære filers minimum levetid (læs mere i beskrivelsen af dette felt). Eksterne programmer Eksterne programmer indeholder en opsætning af hvordan forskellige eksterne programmer skal kaldes og med hvilke parametre. Naddon EDI opretter automatisk de mest gængse/nødvendige eksterne programmer. Side 25

26 Figur 3.6 (Afdelinger EDI Opsætning EDI eksterne programmer) Felt Beskrivelse Kode Beskrivelse Eksekveringsmetode Hvert eksternt program skal have en unik kode. Her angives en beskrivelse af det eksterne program. Den overordnede metode der skal anvendes til kald af det eksterne program. Auto : Naddon EDI vælger metoden ud fra kriterier som operativsystem, C/SIDE-version og parametre. Shell( p1 p2 ), Shell( p1. p2 ), Shell( Cmd /c p1 ) : Varianter af kald via C/AL SHELL kommandoen. Bør anvendes mindst muligt da SHELL-kommandoen ikke understøttes af de nyere version af NAV. Hyperlink: Kald via C/AL funktionen HYPERLINK WSHShell.Run : Kald via metoden Run på COM-objektet 'Windows Script Host Object Model'.WshShell MSShell.Open : Kald via metoden Open på COM-objektet Side 26

27 'Microsoft Shell Controls And Automation'.Shell MSShell.Explore : Kald via metoden Explore på COM-objektet 'Microsoft Shell Controls And Automation'.Shell Codeunit: Kald via en codeunit i NAV hvilket muliggør specialkodet og komplekse (hooked) kald af eksterne programmer. Codeunit ID Hvis eksekveringsmetoden er Codeunit kan man her angive den pågældende codeunit. Codeunit navn Eksekvering via batchfil Eksekvering på Service Tier Programfil Parametre Viser navnet på den codeunit der er angivet i Codeunit ID. Af forskellige årsager (rettigheder, antal parametre el. lign.) kan det være nødvendigt at skrive program-kaldet inkl. parametre ned i en batch-fil og så kalde batch-filen i stedet for at kalde programmet direkte. I en 3-Tier løsning er det ikke alle typer af kald til eksterne programmer der giver mening, hvis de udføres på Service-Tier (server-niveau). For eksempel giver det ikke mening at åbne en tekstfil med notepad, hvis det sker (vises) på serveren og ikke på klienten i så fald kan man være uheldig at lave kald der gør at serveren står og venter på at brugeren træffer et valg, men da dialogen foregår på serveren er der ingen bruger til at interagerer med. Hvis man ikke angiver noget i dette felt, vil Naddon EDI selv vurdere om det pågældende kald er tilladt på service-tieren. Hvis ikke det er tilladt, afbrydes der med en fejl på klienten inden kaldet udføres. Ved at angive noget i dette felt kan man overstyre Naddon EDI s logik og fast angive om det pågældende kald er tilladt eller ej på service-tieren. Afhængig af eksekveringsmetoden kan her angives det program der skal kaldes. Der kan anvendes environment-variabler (eks. %WINDIR%) Afhængig af eksekveringsmetoden kan her angives de(n) parametre til det kald der skal udføres. Der kan anvendes environment-variabler (eks. %TEMP%). Udover de gængse evironment-variabler der er defineret i operativsystemet bliver der også stillet nogle pseudo-evironment-variabler til rådighed: %EXTFILE% - filnavnet (inkl. sti) på den fil det evt. indgår i kaldet. Hvis man f.eks. på en udvekslingsaftale vælger en af de filer der er blevet udvekslet og trykker på vis fil-indhold, så vil %EXTFILE% indeholde det pågældende filnavn. %EXTFILEPATH% - filstien som indgår i %EXTFILE% %EXTFILE% I dette felt kan man, udelukkende i test-øjemed, angive indholdet af %EXTFILE% og derved se hvordan programfil, parametre og Side 27

28 C/AL koden vil komme til at se ud iht. den øvrige opsætning. %EXTBATCHFILE% %EXTECHOFILE% Batchfil indhold Hvis man har valgt Eksekvering via batchfil kan man her, i testøjemed, angive navnet på den batchfil der dannes. Hvis man har valgt Eksekvering via batchfil kan man her, i testøjemed, angive navnet på den tekstfil som echo et (svaret/resultatet) fra eksekveringen af batch-filen skrives i. Hvis man har valgt Eksekvering via batchfil, vil der her blive vist indholdet af batchfilen. Under menuen Proces er det muligt at teste kaldet til det eksterne program (med de valgte testparametre) ved at klikke på knappen Test. FTP Servere FTP Server opsætning bruges til at oprette en eller flere FTP Servere. En FTP server kan tilknyttes en udvekslingsaftale, så de filer der skal udveksles automatisk kan uploades/downloades på FTP serveren. Figur 3.7 (Afdelinger EDI Opsætning FTP servere) Felt Beskrivelse Kode Beskrivelse Klient Session ID Hver FTP server skal have en unik kode. Her angives en beskrivelse af FTP serveren/opkoblingen. Afhængigt af hvilket eksternt FTP program der anvendes, kan man i det pågældende program oprette en session som indeholder nogle af de samme oplysninger som i FTP-Server opsætningen. Hvis man opretter en sådan Session i det eksterne program, Side 28

29 så kan man her angive sessionens ID. Et program som f.eks. WinSCP anvender sessioner. Hvis der ikke angives et sessions-id og FTP programmet kræver et, så anvendes feltet Kode i stedet for. Server Type Server URL Brugernavn Adgangskode Download-mappe Temporært upload-filnavn Serverens type (protokol) eks. FTP eller SFTP. FTP serverens URL adresse Brugernavnet (login-navn) på FTP serveren. Adgangskode (password) på FTP serveren. Den mappe på FTP-serveren hvor filer skal importeres/hentes fra Et midlertidigt filnavn der anvendes under upload og som efterfølgende (når filen er 100% overført) omdøbes til det endelige filnavn. Det midlertidige filnavn bør indeholde %1, hvilket vil blive erstattet med det endelige filnavn og derved sikre at også det midlertidige filnavn er unikt. Eks: En fil der uploades hedder faktura123.xml. Som temporært upload-filnavn står angivet %1.tmp. Filen vil derfor blive uploaded som faktura123.xml.tmp og derefter blive omdøbt til faktura123.xml Upload-mappe Script program kode Gem script i loggen Den mappe på FTP-serveren hvor filer skal exporteres/overføres til Afhængigt af hvilken FTP-klient der anvendes til kommunikation med FTP serveren (afhænger af den codeunit der vælges som indlednings-/afslutningobjekt på udvekslingsaftalen) udføres FTP kommandoerne via en script-fil. Hvis udførslen sker via et script skal man her angive det eksterne program, der skal udføre/afvikle scriptet. Windows standard FTP og WinSCP anvender scripts. Hvis man i stedet anvender ChilKat FTP undgår man afvikling via script, idet Naddon EDI kommunikerer direkte med ChilKat FTP komponenten. For hver udveksling dannes der et nyt FTP-Script (hvis FTPklienten anvender scripting se beskrivelsen af feltet Script program kode ). Hvis man sætter flueben i feltet her, så vil scriptet blive skrevet ind i loggen på udvekslingsaftalen. Dette kan være en hjælp i forbindelse med fejlsøgning. Side 29

30 adresser adresse opsætningen bruges til at oprette en eller flere adresser. En adresse kan tilknyttes en udvekslingsaftale, så de filer der skal udlæses automatisk sendes til en adresse. adresser kan også bruges til notificering (afsendelse af statusrapport i forbindelse med udveksling) Figur 3.8 (Afdelinger EDI Opsætning adresser) Felt Beskrivelse Kode Kilde Kildenr. Emne Hver adresse skal have en unik kode. Hvis den pågældende adresse allerede findes/vedligeholdes et andet sted i NAV (på en kunde, leverandør, kontakt eller sælger/indkøber) kan man her angive hvor. Hvis man har angivet en kilde til den pågældende adresse kan man her angive hvilken kunde, leverandør, kontakt eller sælger/indkøber adressen står på. Hvis der findes/angives et kildenr., vil kildens adresse vises i dette felt. Hvis ikke der findes/angives et kildenr. med den pågældende adresse skal man i stedet skrive den i dette felt. ens emne (subject). Afhængig af hvilken type der afsendes kan man bruge %1, %2, %3 parametre i feltet (se beskrivelsen af feltet Tekst ). Side 30

31 Tekst ens Tekst (brødtekst). Afhængigt af hvilken type der afsendes kan man bruge %1, %2, %3 parametre i feltet. Ved udlæsning af EDI filer (eks. PDF fakturaer), som sendes til en adresse, vil %1 indeholde filnavnet. Ved notificering ( ing af statusrapport v/udveksling) vil %1 indeholde udvekslingsnummeret, %2 vil indeholde status (Ok,Kritisk) og %3 vil en kort statusbeskrivelse. 1 ) Se den generelle Webhjælp Naddon EDI Ordbog og terminologi for at få en uddybning af dette ord/begreb. Se alle de generelle Webhjælp-dokumenter under Naddon EDI Opsætning for at få information om de mere overordnede funktioner i Naddon EDI. Side 31

32 4. Mapning Generelt om mapning i Naddon EDI Mapning betyder i Naddon EDI sammenhæng, at der konverteres/oversættes mellem et internt og et eksternt nummer/kode. Et nummer er enten et kundenr., leverandørnr., finanskontonr. eller varenr. Et internt nummer er det nummer, der anvendes som entydig reference internt i virksomheden. Et eksternt nummer er det nummer, der anvendes som entydig reference af den eksterne part (kunden/leverandøren) Under en udlæsning skal de interne numre således oversættes/mappes til eksterne numre og omvendt, under en indlæsning skal de eksterne numre oversættes/mappes til interne numre. NAVI PARTNER KURSUS Hvis den eksterne part anvender de samme entydige numre til at referere til f.eks. varer, som man anvender internt i virksomheden er mapningen unødvendig. Eksempel på mapning i forbindelse med en udlæsning af en faktura: FAKTURA I SYSTEMET MAPNING FAKTURA-FIL TIL KUNDEN Internt Eksternt Kundenr Fakt. til nr Kundenr. 123 Fakt. til nr. 100 Figur 4.1 Diagram Under udveksling af salgsdokumenter, kan Naddon EDI lave mapning på følgende felter: 1. Kundenr. på dokumenthovedet 2. Leveringsadressekode på dokumenthovedet 3. Faktureringsnr. på dokumenthovedet 4. Finanskontonr. på dokumentlinierne mapningen kan være relateret til kunden 5. Varenr. på dokumentlinierne mapningen kan være relateret til kunden Under udveksling af købsdokumenter, kan Naddon EDI lave mapning på følgende felter: 1. Leverandørnr. på dokumenthovedet 2. Bestillingsadressekode på dokumenthovedet 3. Faktureringsnr. på dokumenthovedet 4. Kundenr. på dokumenthovedet 5. Leveringsadressekode på dokumenthovedet 6. Finanskontonr. på dokumentlinierne mapningen kan være relateret til leverandøren 7. Varenr. på dokumentlinierne mapningen kan være relateret til leverandøren Da mapningen af salgsdokumenter og købsdokumenter i princippet er ens, med undtagelse af at der er tale om kunder på den ene side og leverandører på den anden, så vil der i Naddon EDI refereres hertil under ét. F.eks. er der på et udvekslingsdokument et felt der hedder Kunde/Lev.nr. som Side 32

33 indeholder hhv. kundenr. eller leverandørnr. afhængigt af om udvekslingsdokumentet er et salgs- eller købsdokument. Tilsvarende vil der her i hjælpeteksten ofte anvendes betegnelsen kunde/leverandør, der skal opfattes om en reference til enten kunde eller leverandør afhængig af, om man i en given situation arbejder med salg- eller køb. I Naddon EDI findes der generelle tabeller til opsætning af disse mapninger. Naddon EDI tager også højde for, at opsætningen af disse mapninger kan ligge i standard tabeller/felter. F.eks. kan det være, at man udfylder feltet Leverandørens varenr. på varekortet eller i tabellen Vareleverandører. Endelig kan det være at mapningen skal foretages via en helt tredje tabel f.eks.en stregkode-tabel i et andenparts modul eller en specialudvikling. I sidstnævnte tilfælde skal der laves et specielt mapningsobjekt, som varetager den specielle del af mapningen, og anvender standard mapningen til de øvrige typer mapninger. Naddon EDI er meget fleksibel og kan sættes op til at håndtere disse forskellige situationer. Den ene mapningsmetode udelukker ikke nødvendigvis en anden. Hvis Naddon EDI ikke finder oplysningerne det ene sted, vil der blive søgt efter oplysningerne et andet sted. Men det er helt afhængig af opsætningen i Naddon EDI på udvekslingsaftalen. Man kan endda slå mapningen helt fra i Naddon EDI, hvis det er mest hensigtsmæssigt for en given udveksling. Læs mere om denne opsætning i hjælpeteksten til udvekslingsaftalen. Et internt nummer (f.eks. et varenr.) kan mappes til et ubegrænset antal eksterne numre på samme kunde/leverandør. Dette kan f.eks. være nødvendigt, hvis en detailvare købt hos en grossist løbende får nyt EAN nr., fordi grossisten køber varen af forskellige leverandører alt efter pris, og fordi man på detailniveau betragter det som det samme produkt uanset leverandøren. En anden årsag kunne være at den eksterne part forventer/leverer mere end én type af nummer (flere referencer) til samme varer. Hvis man angiver flere eksterne nummer til ét internt nummer kan det eventuelt specificeres som værende et EAN nr., TUN nr. eller lign., for at udvekslingsobjektet kan skelne imellem dem. Mapningen af varenumre kan styres på variant-niveau og/eller enhedskode. Vedligeholdelsen af mapningerne kan foretages direkte i mapningstabellerne. Afhængig af opsætning kan vedligeholdelsen (tilføjelsen af nye mapning) også ske efterhånden, som der kommer nye eksterne numre ind på udvekslingsdokumenterne. Når brugeren første gang indtaster det korrekte interne nummer på udvekslingsdokumentet bliver der automatisk oprettet en mapning i mapningstabellen, som så virker fremover. Kundenr. og Leverandørnr. - Mapning Kundenr. mapning bruges ved udveksling af salgsdokumenter, mens leverandørnr. mapning anvendes ved udveksling af købsdokumenter, men ellers virker det efter samme princip. For hvert internt nummer kan der oprettes ét eller flere eksterne numre. Derfor beskrives den kunderelaterede formular og den leverandørrelaterede formular under et. Side 33

34 Figur 4.2 (Afdelinger - EDI Opsætning Mapning Kundenr.mapning) Figur 4.3 (Afdelinger - EDI Opsætning Mapning Leverandørnr.mapning) Felt Beskrivelse Internt nummer Det interne kunde/leverandørnr. Side 34

35 Navn Ekstern felttype Eksternt nummer Viser navnet på den pågældende kunde/leverandør. Her kan der eventuelt angives, hvilken type af nummer det eksterne nummer er. Hvis der angives en type, vil Naddon EDI begrænse brugen af den pågældende mapning i de tilfælde, hvor der forventes en bestemt type. Eksempelvis vil der ved indlæsning af en EDIFACT købsfaktura typisk være anvendt et EAN nr. til indentificering af den pågældende leverandør. Naddon EDI vil derfor kun anvende de mapninger der har ekstern felttype (blank) eller EAN og ikke f.eks. CVR. Det eksterne kunde/leverandørnr. Ét internt nummer kan godt mappes til flere eksterne numre. Det kan være nødvendigt ved indlæsning af dokumenter, hvis afsender ikke bruger det samme referencenr. hver gang. Aktiv Dobbelt mapning Her kan angives om den pågældende mapning skal regnes med under mapning mellem intern/eksterne værdier. Man kan vælge at deaktivere en mapning som alternativ til at slette den, hvorved man får en historik over tidligere anvendte numre. Hvis et eksternt nummer er angivet/mappet til mere end ét internt nummer, vil der være vist et advarselstegn i denne kolonne. Naddon EDI tillader dobbelt mapning, da det kan være relevant for udgående udvekslinger. Finans-/varenr. mapning pr. kunde/leverandør For hver kunde/leverandør kan der oprettes en særskilt mapning mellem interne og eksterne finans og varenumre. Finans-/varenr. mapning pr. kunde bruges ved udveksling af salgsdokumenter, mens finans-/varenr. mapning per leverandør anvendes ved udveksling af købsdokumenter, men ellers virker det efter samme princip. Derfor beskrives den kunderelaterede formular og den leverandø-relaterede formular under et. Side 35

36 Figur 4.4 (Afdelinger - EDI Opsætning Mapning Finans-/Varenr.mapning pr. kunde) Figur 4.5 (Afdelinger - EDI Opsætning Mapning Finans-/Varenr.mapning pr. leverandør) For hvert internt finans-/varenr. kan der oprettes ét eller flere eksterne numre. Side 36

37 Et internt finanskontonr. kan godt mappes til et nummer der eksternt opfattes som et varenr. og omvendt. Under Relaterede oplysninger kan man under Leverandør finde menupunktet Vis kun dem med mapning, som gør at listen i øverste del af siden kun viser de kunder/leverandører, hvortil der er oprettet mapning af finans-/varenumre. Felt Beskrivelse Nummer De interne kunde/leverandørnumre. Når man stiller markøren på en given kunde/leverandør i øverste del af siden, vil den nederste del af siden indeholde de mapninger af finans-/varenumre, der er tilknyttet den pågældende kunde/leverandør. Navn Mapning Intern type Internt nummer Intern variantkode Intern enhedskode Beskrivelse Ekstern felttype Eksternt nummer Eksternt nummer er et filter Viser navnet på den pågældende kunde/leverandør. Viser med et flueben om der er oprettet en/flere mapning af finans-/varenumre til den pågældende kunde/leverandør. Her angives om det interne nummer er et finanskontonr. eller et varenr. Det interne finans-/varenr. For varenumre kan der mappes på variantkode niveau (forskellige eksterne numre mappes til sammme varenr. men forskellige variantkoder). For varenumre kan der mappes på enhedskode niveau. (forskellige eksterne numre mappes til sammme varenr. men forskellige enhedskoder). Viser den interne beskrivelse af finanskontoen / varen. Her kan der eventuelt angives, hvilken type af nummer det eksterne nummer er. Det eksterne finans-/varenummer. Hvis mange eksterne numre skal mappes til det samme interne nummer kan man angive et filter i Eksternt nummer og alle de eksterne numre, der falder inden for filteret, vil så blive mappet til det interne nummer. Hvis for eksempel man modtager en elektronisk faktura fra et teleselskab, hvor beløbet er udspecificeret på hvert telefonnr/abonnement og forskellige afgiftstyper alt sammen med forskellige eksterne numre, men internt ønsker man at kontere det hele på én finanskonto, så kan man i Eksternt nummer angive * (en stjerne i et NAV-filter betyder alle) og dermed mappes alle de eksterne numre på Side 37

38 samme interne nummer. Aktiv Dobbelt mapning Her kan angives om den pågældende mapning skal regnes med under mapning mellem intern/eksterne værdier. Man kan vælge at deaktivere en mapning som alternativ til at slette den, hvorved man får en historik over tidligere anvendte numre. Hvis et eksternt nummer er angivet/mappet til mere end ét internt nummer, på den pågældende kunde/leverandør, vil der være vist et advarselstegn i denne kolonne. Naddon EDI tillader dobbelt mapning, da det her kan være relevant for uddgående udvekslinger. Finanskontonr. og varenr. mapning For hver finans-/varenr. kan der oprettes en/flere mapninger til et/flere eksterne finans-/varenumre typisk et for hver kunde/leverandør. Det er nøjagtigt de samme mapninger, som man kan se/oprette under finans-/varenr. pr. kunde/leverandør men indgangsvinklen er her det enkelte finans-/varenr. i stedet for den enkelte kunde/leverandør. Finans-/varenr. mapning fungerer efter samme princip. Derfor beskrives den finansrelaterede formular og den varerelaterede formular under et. Figur 4.6 (Afdelinger - EDI Opsætning Mapning Finanskontonr. mapning) Side 38

39 Figur 4.7 (Afdelinger - EDI Opsætning Mapning Varenr. mapning) For hvert internt finans-/varenr. kan der oprettes ét eller flere eksterne numre. Et internt finanskontonr. kan godt mappes til et nummer der eksternt opfattes som et varenr. og omvendt. Under Relaterede oplysninger kan man under vare finde menupunktet Vis kun dem med mapning, som gør at listen i øverste del af siden kun viser de finanskonti/varer, hvortil der er oprettet mapning. Felt Beskrivelse Internt nummer De interne finans-/varenumre. Når man stiller markøren på et givet finans-/varenr. i øverste del af siden, vil den nederste del af siden indeholde de kunder/leverandører hvortil der er oprettet mapninger for det pågældende finans-/varenr. Beskrivelse Mapning Kunde/Leverandør Viser navnet på det pågældende finans-/varenr. Viser med et flueben om der er oprettet en/flere mapning af det pågældende finans-/varenr. Her angives om mapningen skal gælde for kunder eller leverandører. Side 39

40 Kunde/Leverandørnr. Navn Intern variantkode Intern enhedskode Ekstern felttype Her kan angives en specifik kunde eller leverandør som mapningen skal gælde for. Viser navnet på den pågældende kunde/leverandør. For varenumre kan der mappes på variantkode niveau (forskellige eksterne numre mappes til samme varenr. men forskellige variantkoder). For varenumre kan der mappes på enhedskode niveau. (forskellige eksterne numre mappes til samme varenr. men forskellige enhedskoder). Her kan der eventuelt angives, hvilken type af nummer det eksterne nummer er. Eksternt nummer Eksternt nummer er et filter Aktiv Dobbelt mapning Det eksterne finans-/varenummer. Hvis mange eksterne numre skal mappes til det samme interne nummer, kan man angive et filter i Eksternt nummer, og alle de eksterne numre der falder inden for filteret, vil så blive mappet til det interne nummer. Hvis for eksempel man modtager en elektronisk faktura fra et teleselskab, hvor beløbet er udspecificeret på hvert telefonnr/abonnement og forskellige afgiftstyper alt sammen med forskellige eksterne numre, men internt ønsker man at kontere det hele på én finanskonto, så kan man i Eksternt nummer angive * (en stjerne i et NAV-filter betyder alle) og dermed mappes alle de eksterne numre på samme interne nummer. Her kan angives om den pågældende mapning skal regnes med under mapning mellem intern/eksterne værdier. Man kan vælge at deaktivere en mapning som alternativ til at slette den, hvorved man får en historik over tidligere anvendte numre. Hvis et eksternt nummer er angivet/mappet til mere end ét internt nummer, på den pågældende kunde/leverandør, vil der være vist et advarselstegn i denne kolonne. Naddon EDI tillader dobbelt mapning, da det kan være relevant for udgående udvekslinger. Se Webhjælpen Generelt om mapning i Naddon EDI for at få yderligere information. 1 ) Se den generelle Webhjælp Naddon EDI Ordbog og terminologi for at få en uddybning af dette ord/begreb. Se alle de generelle Webhjælp-dokumenter under Naddon EDI Opsætning for at få information om de mere overordnede funktioner i Naddon EDI. Side 40

41 5. Udveksling Hver gang der startes en ny udveksling i Naddon EDI bliver den tildelt et unikt udvekslingsnummer. For hver udveksling kan der køres en eller flere udvekslingsaftaler. Normalt køres der kun én udvekslingsaftale under hver udveksling nemlig når man står på en given udvekslingsaftale og trykker på Kør. For hver udvekslingsaftale kan der blive ind-/udlæst én eller flere filer. Hver fil kan indeholde ét eller flere dokumenter (afhænger bl.a. af filformatet om der kan sendes flere dokumenter, f.eks. fakturaer, i samme fil til en EDI modtager). For hver udvekslingsaftale, fil og dokument der behandles/ind-/udlæses under en udveksling, bliver der dannet en udvekslingspost med det pågældende udvekslingsnr., en type (udveksling, aftale, fil, dokument) og yderligere information der bruges som historik og sporing af de fil/dokumenter der blev ind-/udlæst. De forskellige typer af udvekslingsposter indgår i et hierarki på følgende måde: Udveksling Aftale 1 Fil 1 Dokument 1 Dokument 2 Fil 2 Dokument 3 Aftale 2 Figur 5.1 Diagram Under en udveksling bliver der også dannet logposter. Logposter er tekstbeskrivelser af aktiviteter/status/fejl under udvekslings-forløbet. Logposterne har relation til udvekslingsposterne. Det betyder, at når en eller flere logpost(er) på et underliggende niveau i udvekslingspost-hierakiet, er registreret som værende kritisk, så afspejler det sig på alle de overliggende niveauer. Hvis f.eks. der er indlæst en købsfaktura med et eksternt varenr. som ikke kan mappes til et internt varenr., så vil der udover at der dannes en kritisk logpost (som kan ses på det indlæste udvekslingsdokument), også blive markeret på de overliggende udvekslingsposter for dokumentet, filen, aftalen og udvekslingen, at de er kritiske. På indgående udvekslinger og afhængig af årsagen til den kritiske fejl, vil markeringen som kritisk på overligggende niveauer automatisk forsvinde efterhånden som fejlen(e) udbedres på udvekslingsdokumentet. Side 41

42 Udvekslingsoversigt Figur 5.2 (Afdelinger EDI Oversigt udvekslinger) eller (Rollecenter start Udvekslinger) Den øverste del af formularen viser alle de udvekslinger, der er foretaget. Hvis formularen åbnes fra hovedmenuen, vil alle udvekslinger på tværs af alle udvekslingsaftaler blive vist. Hvis formularen åbnes fra en given udvekslingsaftale, vil det kun være udvekslinger for den udvekslingsaftale der vises. Den nederste del af formularen viser de log-poster og fil/dokument-poster der er blevet dannet i forbindelse med den udveksling som markøren står på i den øverste del af vinduet. Menuen Handlinger Under menuen Handlinger findes følgende væsentlige menupunkter: 4. Funktioner Ny udveksling Viser en oversigt over alle aftaler. Fra denne oversigt kan man køre en/flere aftaler (dvs. en ny udveksling). 5. WebHjælp Kalder WebHjælp der relaterer sig til Udvekslinger. Menuen Rapporter Under menuen Rapporter er det muligt at udskrive en statusrapport. Rapporten Danner/viser en samlet statusrapport for udvekslingen i et HTML dokument, der evt. kan es eller udskrives. Side 42

43 Udvekslingsoversigt øverste del Figur 5.3 (Afdelinger EDI Oversigt udvekslinger) eller (Rollecenter start Udvekslinger) Felt Bemærkning Kritisk Udvekslingsnr. Dato Tid Beskrivelse Viser om der er nogle kritiske fejl på de underliggende niveauer i udvekslingspost hierakiet. Unikt nummer for udvekslingen Den dato hvor udvekslingsposten blev dannet Det tidspunkt hvor udvekslingsposten blev dannet Beskrivelse af det udvekslingsposten repræsenterer Udvekslingsoversigt Log Figur 5.4 (Afdelinger EDI Oversigt udvekslinger) eller (Rollecenter start Udvekslinger) Side 43

44 Felt Bemærkning Kritisk Dato Tid Tekst Detaljerede poster Vis detaljerede poster En logpost kan f.eks. være kritisk, hvis der er opstået en fejl under udvekslingen som kræver manuel indgriben for det videre forløb. Den dato hvor logposten blev dannet Det tidspunkt hvor logposten blev dannet Beskrivelse af aktivitet/status/fejl under udvekslings-forløbet Viser om der findes underliggende/detaljerede logposter tilhørende logposten. Et eksempel på detaljerede poster er, hvis man anvender FTP funktionaliteten i Naddon EDI modulet. FTP danner sin egen log/tekstfil, som Naddon EDI modulet læser ind i log en som en enkelt linje, med FTP-log/teksten som underliggende (detaljerede) poster. Det er kun for overskuelighedens skyld at de vises sådan. Her kan man angive hvor vidt de detaljerede poster skal være synlige/vises i loggen. Udvekslingsoversigt Filer/Dokumenter Figur 5.5 (Afdelinger EDI Oversigt udvekslinger) eller (Rollecenter start Udvekslinger) Felt Bemærkning Kritisk Beskrivelse Eksternt udvekslings ID Viser om der er nogle kritiske fejl på dette eller de underliggende niveauer i udvekslingspost hierakiet. Beskrivelse af det udvekslingsposten repræsenterer Et unikt nummer der refererer til den pågældende udveksling/fil. Feltet anvendes i forbindelse med udvekslingskvitteringer og er nærmere beskrevet i kapitlet herom. Side 44

45 Beskednr. Gen-ind-/udlæses Et unikt nummer der refererer til dokumentet. Feltet anvendes i forbindelse med udvekslingskvitteringer og er nærmere beskrevet i kapitlet herom. På udgående udvekslinger kan man vælge at sætte et eller flere af de udlæste dokumenter til genudlæsning. I praksis betyder det at markeringen på dokumentet (at det er blevet udlæst) fjernes. Derved vil dokumentet blive taget med (udlæst) sammen med eventuelt andre nye dokumenter næste gang udvekslingsaftalen køres. På indgående udvekslinger kan man vælge at sætte en eller flere filer til gen-indlæsning. I praksisi betyder det at filen flyttes fra backup-mappen over i indlæsnings-mappen (de mapper der er angivet på udvekslingsaftalen). Derved vil de blive taget med (indlæst) sammen med eventuelt andre nye filer næste gang udvekslingsaftalen køres. Kvitteringsstatus Hvis der er dannet/indlæst en kvittering vedrørende filen/dokumentet, vil status blive vist her. Læs evt. mere om udvekslingskvitteringer i kapitlet herom. Afhængigt af om man står på en udvekslingspost, der repræsenterer en udvekslingsaftale, fil eller et dokument, vil man under menuen Handlinger på rammen Filer/Dokument have mulighed for at tilgå forskellige menupunkter. Knappen Handlinger Aftale på rammen Filer og Dokumenter Under Handlinger - Aftale findes følgende menupunkter: 1. Vis aftale Viser den pågældende udvekslingsaftale. 2. Gen-indlæs fil(er) Sætter alle filerne under aftalen til gen-indlæsning. Læs beskrivelsen af feltet Gen-ind-/udlæses 3. Annullér gen-indlæsning af fil(er) Annullerer gen-indlæsningen af alle filerne under aftalen. Læs beskrivelsen af feltet Gen-ind-/udlæses 4. Gen-udlæs dokument(er) Sætter alle dokumenterne under aftalen til gen-udlæsning. Læs beskrivelsen af feltet Gen-ind-/udlæses 5. Annullér gen-udlæsning af dokument(er) Annullerer gen-indlæsningen af alle dokumenterne under aftalen. Læs beskrivelsen af feltet Gen-ind-/udlæses Knappen Handlinger Fil på rammen Filer og Dokumenter Under Handlinger - Fil findes følgende menupunkter: Side 45

46 1. Åbn filmappen Åbner mappen, hvor filen er placeret 2. Vis fil-indhold Viser indholdet af filen 3. Redigér fil-indhold Viser, til redigering, indholdet af filen 4. Gen-udlæs dokument(er) Sætter alle dokumenterne under filen til gen-udlæsning. Læs beskrivelsen af feltet Gen-ind-/udlæses 5. Annullér gen-udlæsning af dokument(er) Annullerer gen-indlæsningen af alle dokumenterne under filen. Læs beskrivelsen af feltet Gen-ind-/udlæses Knappen Handlinger Dokument på rammen Filer og Dokumenter Under Handlinger - Dokument findes følgende menupunkter: 1. Vis dokument Viser dokumentet. For indlæste salgs-/købsdokumenter kan det enten være et udvekslingsdokument, et ej bogført dokument (eks. en købsfaktura) eller et bogført dokument (eks. en bogført købsfaktura) det afhænger af hvor langt dokumentet er nået i arbejdsgangen. 2. Gen-udlæs dokument Læs beskrivelsen af feltet Gen-ind-/udlæses 6. Annullér gen-udlæsning Læs beskrivelsen af feltet Gen-ind-/udlæses poster Figur 5.6 (Afdelinger EDI Oversigt poster) eller (Rollecenter start poster) Alle der sendes fra Naddon EDI bliver registreret som en post. Ud over at poster giver en historik over afsendte , kan posterne også anvendes som kø (afhænger af database-versionen og adgang/opsætning til Microsoft Dynamics NAV opgavekø) så den fysiske afsendelse af foretages central/samlet/senere af en server i stedet for at afsendelsen sker pr. klient. Side 46

47 Felt Bemærkning Oprettet den Oprettet kl. Status Dato og tid for oprettelse/dannelse af en Status for fysisk afsendelse af . Status kan være: I kø: en ligger i kø og afventer at en kørsel (centralt på en server via et job i opgavekøen) afsender den fysisk. Sendt: en er fysisk afsendt Fejl: Der er opstået fejl under den fysiske afsendelse af en. kode Til-adresse Emne Tekst Vedhæftet fil Udvekslingsnr. Udvekslingsaftalenr. Den kode der evt. blev brugt til at angive modtager/emne/tekst m.m. Modtagerens adresse ens emne (subjekt) ens tekst (brødtekst) Eventuelt vedhæftet filnavn Det udvekslingsnr. hvorunder en blev dannet. Den udvekslingsaftale hvorunder en evt. blev dannet. Udvekslingsfilnr. Det filnr. (står på udvekslingsposterne) som evt. er relateret til E- mailen. Sendt den Sendt kl. Fejlmeddelelse Løbenr. Dato og tid for den fysiske afsendelse af en. Hvis status er Fejl kan der evt. stå en fejlmeddelelse her. Postens entydigeløbenr. 1 ) Se den generelle Webhjælp Naddon EDI Ordbog og terminologi for at få en uddybning af dette ord/begreb. Se alle de generelle Webhjælp-dokumenter under Naddon EDI Opsætning for at få information om de mere overordnede funktioner i Naddon EDI. Side 47

48 6. Udvekslingsaftale Udvekslingsaftale På en udvekslingsaftale defineres hvilke data der skal udveksles, hvor de skal udveksles og for hvilke(n) debitor(er) / leverandør(er) aftalen gælder. En udvekslingsaftale kan køres, hvorved den faktiske ind-/udlæsning foretages. NAVI PARTNER KURSUS Figur 6.1 (Afdeling EDI Udveksling Udviklingsaftale) eller (Rolelcenter start Udvekslingsaftaler) I topmenuen kan man tilgå menupunkterne Handlinger, Relaterede oplysninger og Rapporter, der alle indeholder menupunkter i relation til den enkelte aftale. Under Handlinger i topmenuen har man under menupunktet Funktion tilgang til nedenstående funktioner: 1. Kopiér aftale Ved oprettelse af en ny aftale kan man kopiere opsætningen fra en anden aftale. 2. Send notification(er) (gen)udsender notficationer for den seneste udveksling på aftalen. Under Relaterede oplysninger i topmenuen har man under menupunktet Aftale tilgang til nedenstående funktioner: 1. Kunder / Leverandører Her kan tilknytte kunder / leverandører til aftalen. 2. Udvekslinger Her kan man se alle de udvekslinger der er lavet gennem tiden på aftalen. Under Rapporter i topmenuen kan man vælge menupunktet Status rapport Side 48

49 1. Status rapport Danner/viser en status rapport for den seneste udveksling på aftalen. Den detaljerede vejledning til disse menupunkter findes tilknyttet de formularer der kaldes i menuen. I handlingsruden lige under topmenuen har man mulighed for at køre/afvikle aftalen samt at tilgå WebHjælp eller få vist filer fra fil-mappen. Knappen Kør i handlingsruden Proces starter en udveksling (indlæsning / udlæsning / kørsel). Rammen Generelt Figur 6.2 (Afdeling EDI Udveksling Udviklingsaftale) eller (Rollecenter start Udvekslingsaftaler) Felt Bemærkning Nummer Beskrivelse Indgående/Udgående Entydigt nummer/kode på aftalen. Navn/Beskrivelse af aftalen Overordnet findes der følgende aftaletyper: Indgående: Indlæsning/Import af data Udgående: Udlæsning/Eksport af data Kørsel: Behandling af interne eller eksterne før/efter indlæsning / udlæsning. Salg/Køb Eksternt aftalenr. Angiver om det er en udveksling af dokumenter/data på salgssiden og dermed en aftale/udveksling med debitorer eller om det er på købssiden og dermed en aftale/udveksling med kreditor. Nogle filformater (eks. EDIFACT) indeholder oplysninger om hvilken aftale (mellem EDI partnerne) filen hører under. Hvis ikke der angives noget i dette felt, vil indholdet i feltet Nummer blive brugt som aftalenr. i fílen. Aktiv En aftale skal være aktiv, for at den kan køres. Hvis man har mange aftaler oprettet i systemet er det med dette felt nemt at deaktivere aftaler, der f.eks er under Side 49

50 opbygning eller midlertidigt på standby, så disse ikke ved en fejl tages med i en samlet udveksling, der kan omfatte mange aftaler. Under aftestning Nogle filformater (eks. EDIFACT 1- formater) understøtter, at man kan indikere overfor modtageren, at filen er en testfil. De standard udvekslingsobjekter, der er lavet til Naddon EDI til EDIFACT 1- formater, tager højde for dette felt. Feltet Under aftestning findes flere steder i systemet på forskellige niveauer: EDI Opsætningen Her kan angives helt overordnet om Naddon EDI er under aftestning. Udvekslingsaftalen Her kan angives overordnet for aftalen om udvekslinger til alle de tilknyttede kunder/leverandører er under aftestning. Hvis feltet på EDI opsætningen er vinget af er det det styrende og så er det underordnet hvad der står på aftalen. Aftale kunde/leverandører Her kan angives for den enkelte kunde/leverandør om udvekslinger på aftalen er under aftestning. Hvis feltet på EDI opsætningen eller aftalen er vinget af er det det styrende og så er det underordnet hvad der står på den enkelte kunde/leverandør. Seneste udvekslingsnr. Hver udveksling får tildelt et unikt fortløbende nummer. Dette felt viser det seneste udvekslingsnr., som denne aftale har været kørt under. Side 50

51 Rammen Objekter Figur 6.3 (Afdeling EDI Udveksling Udviklingsaftale) eller (Rollecenter start Udvekslingsaftaler) Felt Bemærkning Indledningsobjekt Indledningsobjektet er et objekt, der kaldes inden selve udvekslingen påbegyndes. Objekttypen kan være Rapport, Dataport eller Codeunit. Under objektnummeret vises navnet på det pågældende objekt. Et standard Naddon EDI objekt, der kan anvendes som Indledningsobjekt, er codeunit EDI ChilKat FTP overførsel. Hvis dette objekt er sat som indledningsobjekt, vil det hente (downloade) filer fra den pågældende FTP Server (angivet via filoverførselskoden på udvekslingsaftalen). Filerne der hentes vil blive lagt i den Fil-mappe, der er angivet på udvekslingsaftalen. Tilsvarende kan man bruge/udvikle andre objekter, der laver noget som indledning til den egentlige indlæsning. Udvekslingsobjekt Udvekslingsobjektet er det objekt der rent faktisk indlæser, udlæser eller behandler data afhængig af om aftalen er hhv. af typen indgående, udgående eller kørsel. Objekttypen kan være Report, Dataport eller Codeunit. Der er udviklet en række standard udvekslingsobjekter til Naddon EDI, men da der findes et hav af forskellige filformater, og det ikke er altid at standarden overholdes 100%, er det ofte nødvendigt at lave en tilrettet udgave af én af standarderne i Side 51

52 Naddon EDI eller lave et helt nyt udvekslingsobjekt. Naddon EDI er forberedt på denne situation ved, at man herfra kan kalde et andet udvekslingsobjekt end standarden. Mapningsobjekt Mapningsobjektet er det objekt, der foretager mapningen mellem interne og eksterne felt-værdier. Mapningsobjektet skal være af objekttypen Codeunit. Standard objektet i Naddon EDI er codeunit , som kan foretage mapning af kunde/leverandør, finans, varenumre mm. i henhold til de standardfelter/tabeller der findes. Hvis der er behov for en speciel mapning (f.eks. fordi man har et specielt felt på varekortet, der indeholder et EAN nr, - el. lign), så kan man udvikle et specielt mapningsobjekt, som varetager denne mapning, men i øvrigt kalder standard mapningen for alle andre typer mapninger. Fordelen herved er at der ikke rettes i standard Naddon EDI objekterne - og samtidig genanvendes standard-koden i det omfang, det er muligt. Valideringsobjekt Det objekt der kontrollerer de mest elementære felter på et indlæst dokument, inden det overføres fra kladden (et udvekslingsdokument) til det rigtige dokument (eks. en købsfaktura). Hvis valideringen finder fejl noteres disse i loggen på udvekslingsdokumentet, og overførslen til det rigtige dokument vil ikke kunne foretages før disse fejl er rettet. Valideringsobjektet er kun relevant, hvis aftalen er indgående. Til Naddon EDI medfølger der et standard valideringsobjekt, som tager højde for de elementære standard-felter. Hvis man ønsker, at Naddon EDI skal lave yderligere/færre/anderledes valideringer, er der åbnet for, at man kan udvikle et alternativt valideringsobjekt og angive det her. Et specialudviklet valideringsobjekt kan sagtens kalde nogle/alle valideringerne i Naddon EDI s standard valideringsobjekt, således at man ikke skal udvikle dette igen. Normalt er Naddon EDI s standard validering tilstrækkelig. Felterne vil default være udfyldt med Naddon EDI s standardobjekt, hvis aftalen er indgående. Objekttypen kan være Report, Dataport eller Codeunit. Under objektnummeret vises navnet på det pågældende objekt. Overførselsobjekt Overførselsobjektet er det objekt, der overfører dokumenter mellem kladden (et udvekslingsdokument) og det rigtige dokument (eks. en købsfaktura). Til Naddon EDI medfølger der et standard overførselsobjekt til Side 52

53 indgående aftaler. Hvis man ønsker, at Naddon EDI skal overføre dokumenter anderledes, kan man kan udvikle et alternativt overførselsobjekt og angive det her. Et specialudviklet overførselsobjekt kan sagtens kalde nogle/alle overførslerne i Naddon EDI s standard overførselsobjekt, således at man ikke skal udvikle dette igen. På udgående aftaler er der normalt ikke angivet et overførselsobjekt, da der i Naddon EDI er lagt op til, at udvekslingsobjektet skal kunne have mest mulig kontrol over denne proces, så denne funktionalitet ligger tilgængelig, så udvekslingsobjektet kan anvende den efter behov. Hvis man alligevel angiver et overførselsobjekt på en udgående aftale, vil dette objekt blive kaldt lige inden udvekslingsobjektet. Normalt er Naddon EDI s standard indgående og udgående overførsel tilstrækkelig. Felterne vil default være udfyldt med Naddon EDI s standardobjekt, hvis aftalen er indgående. Objekttypen kan være Report, Dataport eller Codeunit. Under objektnummeret vises navnet på det pågældende objekt. Afslutningsobjekt 1 og 2 Afslutningsobjektet er et objekt, der kaldes efter selve udvekslingen er afsluttet. Objekttypen kan være Report, Dataport eller Codeunit. Et standard Naddon EDI objekt, der kan anvendes som Afslutningobjekt, er codeunit EDI ChilKat FTP overførsel. Hvis dette objekt er sat som Afslutningsobjekt på en udgående udveksling, vil det overføre (uploade) de udlæste filer til den pågældende FTP Server (angivet via fil-overførselskoden på udvekslingsaftalen). Tilsvarende kan man bruge/udvikle andre codeunits til at udføre noget som afslutning på en udveksling. Det er muligt at angive op til 2 afslutningsobjekter. Side 53

54 Rammen Filer Figur 6.4 (Afdeling EDI Udveksling Udviklingsaftale) eller (Rollecenter start Udvekslingsaftaler) Felt Bemærkning Fil-mappe Fil-mappen er referencen til det drev og den mappe hvor: - Filerne ligger, der skal indlæses, hvis aftalen er indgående - Filerne bliver udlæst til, hvis aftalen er udgående. - Filerne ligger der evt. skal behandles, hvis aftalen er en kørsel Øverst i handlingsruden kan man via menupunktet Vis filer i filmappen få vist de filer, der ligger i mappen og som ligger inden for den eventuelt indtastede fil-maske (se nedenfor). Fil-maske Fil-masken er et filter, der afgrænser en indlæsning (evt. kørsel) til kun at indlæse/behandle de filer, der falder indenfor filteret. Feltet er kun relevant for indlæsninger og evt. kørsler. Backup fil-mappe Backup fil-mappen er referencen til det drev og den mappe, hvor filerne bliver flyttet til under en indlæsning (evt. kørsel). Feltet er mest relevant for indlæsninger og evt. kørsler. For udlæsninger gælder det, at feltet bliver tilgængeligt, hvis man har angivet et afslutningsobjekt. Menupunktet Vis filer i backup-mappen i handlingsruden viser de filer der ligger i mappen. For udlæsninger gælder det, at menupunktret kun er aktivt, hvis man har angivet et afslutningsobjekt. Backuptagning Backuptagning angiver, hvorvidt/hvordan Naddon EDI skal tage backup af filen under en indlæsning. Backuptagning kan sættes til følgende: Efter indlæsning: Filen indlæses af udvekslingsobjektet fra mappen angivet i filmappen, hvorefter den flyttes til mappen angivet i backup filmappe af Naddon EDI. Denne metode sikrer, at kun de filer der er blevet indlæst, vil blive Side 54

55 flyttet til backup fil-mappen. Dette er standard-metoden. Før indlæsning: Filen flyttes til mappen angivet i backup fil-mappe af Naddon EDI, hvorefter den indlæses af udvekslingsobjektet. Denne metode sikrer at filen, der indlæses, ikke er åbent af et andet program inden det indlæses. Styres af udvekslingsobjektet: Naddon EDI lader udvekslingsobjektet afgøre hvorvidt/hvordan der tages backup. Feltet er kun relevant for indlæsninger og evt. kørsler. Fil overførselstype Fil overførselskode Vis fil program Redigér fil program Hvis overførslen af filer til/fra den eksterne EDI partner skal varetages af Naddon EDI, skal der her angives, om det skal foregå via eller FTP. Afhængig af valget i Fil overførselstype skal man her angive en kode eller FTP server kode. Selve overførslen foretages af det objekt man angiver som indlednings-/afslutningsobjekt på aftalen. Feltet er default nedarvet fra det tilsvarende felt på EDI Opsætningen. Feltet skal kun udfyldes med en anden værdi, hvis visning af filer relateret til udvekslingsaftalen skal ske med et andet eksternt program, end det der er angivet i EDI Opsætningen. Feltet er default nedarvet fra det tilsvarende felt på EDI Opsætningen. Feltet skal kun udfyldes med en anden værdi, hvis redigering af filer relateret til udvekslingsaftalen skal ske med et andet eksternt program, end det der er angivet i EDI Opsætningen. Rammen Indgående Felterne på rammen er kun relevante for indgående udvekslingsaftaler. Figur 6.5 (Afdeling EDI Udveksling Udviklingsaftale) eller (Rollecenter start Udvekslingsaftaler) Side 55

56 Felt Bemærkning Validér efter indlæsning Når udvekslingsobjektet har indlæst et dokument i kladden (som et udvekslingsdokument), vil Naddon EDI efterfølgende automatisk kalde valideringsobjektet, hvis dette felt er vinget af. Valideringen kan alternativt og til enhver tid kaldes manuelt fra det enkelte udvekslingsdokument. Feltet er default vinget af og er kun relevant på indgående aftaler. Validér aftaletilknytning Man har mulighed for at tilknytte en eller flere kunder / leverandører til en aftale. På en udgående aftale er det et krav, at man tilknytter de kunder / leverandører, der skal udlæses dokumenter til. På en indgående aftale er det kun nødvendigt, hvis man vinger dette felt af. Fordelen ved at vinge dette felt af er, at man så kan få valideringen til at undersøge om den kunde / leverandør, som har afsendt filen, også er tilknyttet aftalen. Hvis kunden / leverandøren ikke er tilknyttet aftalen, bliver dokumentet stadig indlæst i kladden (som et udvekslingsdokument), men der bliver noteret i loggen på udvekslingsdokumentet, at kunden / leverandøren ikke er tilknyttet aftalen. Et eksempel på anvendelse heraf er, hvis man modtager dokumenter (eks. ordrer) fra en række afdelinger i en kædeorganisation. Når organisationen udvider med en ny afdeling og denne afdeling afgiver ordrer, så vil denne ordrefil typisk komme fra hovedafdelingen og/eller ligne de andre afdelingers ordrer/filer. Ved at slå valideringen af aftaletilknytningen til kan man opfange/bremse disse nye dokumenter. Herefter kan man så manuelt tage stilling til hvad der skal ske med dokumentet fremover. Feltet er kun relevant på indgående aftaler. Ved negativ bilagstotal Når udvekslingsobjektet har indlæst et dokument i kladden (som et udvekslingsdokument), vil Naddon EDI efterfølgende automatisk undersøge om bilagstotalen er negativ og eventuel korrigere dette. Nogle filformater / fil-leverandører understøtter ikke på tilstrækkeligt struktureret vis kreditnotaer eller negative fakturaer. Naddon EDI har derfor denne indbyggede funktionalitet der kan vende fortegnet på sådanne dokumenter. Feltet kan sættes til: Blankt: Side 56

57 Der checkes / korrigeres ikke for negativ bilagstotal. Vend fortegn på linier: Naddon EDI finder ud af om den negative bilagstotal er forårsaget af en/flere linier med negativt antal eller en/flere linier med negativ pris og vender herefter fortegnet på alle linierne på dokumentet. Vend fortegn og skift bilagstype: Samme som Vend fortegn på linier men med den tilføjelse at den indlæste bilagstype ændres fra faktura til kreditnota eller omvendt. Overfør efter indlæsning Når et udvekslingsdokument er indlæst og valideret (uden fejl), kan det overføres til et rigtigt dokument (eks. en købsfaktura) Hvis dette felt er vinget af, vil denne overførsel automatisk ske i forbindelse med indlæsningen, hvis altså dokumentet blev valideret fejlfrit. Overførslen kan alternativt kaldes manuelt fra det enkelte udvekslingsdokument i forbindelse med, at man kalder valideringen. Feltet er default ikke vinget af, da det kan være en fordel, under en opstartsfase eller som ekstra kontrol, at kunne se alle de udvekslingsdokumenter der er indlæst uanset om de kan valideres eller ej. Senere kan man så slå den automatiske overførsel til, så man under udvekslingsdokumenter kun ser de dokumenter, der blev fejlmeldt under valideringen. Nulstil udv.nr. v/overførsel Udvekslingsnummeret bliver gemt på alle de salgs- /købsdokumenter der ind-/udlæses. Hvis et indlæst dokument senere skal udlæses igen (en kundes ordre indlæses som en salgsordre og skal derefter udlæses som en ordrebekræftelse) er det nødtvendigt at nulstille udvekslingsnummeret på det indlæste dokument ellers vil det ikke blivet taget med under udlæsningen. Indgående udvekslingsdokumenter skal efter overførsel Her kan man angive, hvad der skal ske med indlæste udvekslingsdokumenter når de overføres til et rigtigt dokument. Feltet kan sættes til: Blankt: Det afgøres af opsætning i det tilsvarende felt i EDI opsætningen. Slettes: Udvekslingsdokumentet slettes Side 57

58 Arkiveres: Udvekslingsdokumnetet gemmes under Arkiverede udvekslingsdokumenter Linjer kan overføres til et eksisterende bilag Når man overfører et indgående udvekslingsdokument fra Naddon EDI modulet til et standard dokument/bilag (eks. en salgsordre), så oprettes der normalt et helt nyt bilag. Det nye bilag vil få det bilagsnr., der står på udvekslingsdokumentet i feltet bilagsnr. (hvis det er blankt udtrækkes der et nyt nr. fra nummerserien til den aktuelle bilagstype). Hvis man sætter flueben i feltet Linjer kan overføres til et eksisterende bilag så tillader overførslen, at man kan angive et eksisterende bilagsnr. på udvekslingsdokumentet, hvorved det kun er linjerne fra udvekslingsdokumentet der overføres (tilføjes) til det eksisterende bilag. Et eksempel kunne være, at man har en salgsordre, hvor der løbende bliver tilføjet flere linjer på efterhånden, som kunden bestiller flere varer eller får udført flere opgaver på samme ordre. Bemærk: Når man overfører til et eksisterende bilag ignoreres oplysningerne på udvekslingshovedet. Logfør negative kvitteringer Ved indlæsning af kvitteringsfiler gemmes kvitteringsstatus på det enkelte kvitteringsdokument. Hvis der indlæses en kvittering med negativ status betyder det ikke, at der er opstået fejl under indlæsning af kvitteringendokumentet, men at der er en fejl i forbindelse med den udveksling, der kvitteres for. Derfor vil der som udgangspunkt heller ikke blive skrevet en kritisk fejl i loggen på udvekslingen af kvitteringen. Et flueben i dette felt gør, at der vil blive skrevet en kritisk fejl i loggen på udvekslingen af kvitteringen, hvis der kvitteres negativt. Rammen Udgående Felterne på rammen er kun relevante for udgående aftaler. Figur 6.6 (Afdeling EDI Udveksling Udviklingsaftale) eller (Rollecenter start Udvekslingsaftaler) Side 58

59 Felt Bemærkning Udlæs tilbud Udlæs ordrer Udlæs fakturaer Udlæs kreditnotaer Udlæs rammeordrer Udlæs bogførte leverancer Udlæs bogførte fakturaer Udlæs bogførte kr. notaer Udlæs bogf.returvaremodt. På en udgående aftale kan man vinge af, hvilke typer af dokumenter man vil have med i udlæsningen. Når udvekslingsobjektet skal finde de dokumenter der skal med i udlæsningen, kan det rekvirere dem via Naddon EDI modulet, som så overfører de dokumenter af valgte type(r), og som opfylder de øvrige kriterier i Naddon EDI modulet, til udvekslingsobjektet. Rammen Mapning Figur 6.7 (Afdeling EDI Udveksling Udviklingsaftale) eller (Rollecenter start Udvekslingsaftaler) Felt Bemærkning Mapning af kunde/lev.nr. Mapning af faktureringsnr. Mapning af best. adr. kode Mapning af køb t/kundenr. Mapning af lev. adr. kode Mapning af finansnr. Mapning af varenr. Naddon EDI indeholder mapningstabeller, hvor man kan angive konverteringen/oversættelsen mellem interne og eksterne numre. Det er ikke altid nødvendigt med en sådan mapning. Det afhænger bl.a. af aftalen imellem afsender/modtager af data. Nogle mapninger ligger måske allerede i nogle eksisterende tabeller i systemet og det vil derfor være dobbeltarbejde at skulle vedligeholde dem 2 steder. I Naddon EDI er det derfor muligt, at angive i hvor høj grad modulet skal varetage mapningen via standard/naddon EDI tabellerne, og hvordan modulet skal reagere, hvis ikke der findes en mapning i standard/naddon EDI tabellerne. Hvordan Naddon EDI skal håndtere mapningen kan sættes op uafhængigt for hvert af felterne: Kunde/lev.nr. Det kunde / leverandørnr. der står på rammen generelt på et dokument. Side 59

60 Faktureringnr. Det kunde / leverandørnr. der står på rammen fakturering på et dokument. Bestillingsadressekode Den adressekode, der står på rammen generelt på et købsdokument. Køb til kundenr. Det kundenr. der står på rammen levering på et købsdokument. Leveringsadressekode Den adressekode der står på rammen levering på et dokument. Finansnr. De numre der står på linier med typen Finans på et dokument. Varenr. De numre der står på linier med typen Vare på et dokument. Mapningsreglen kan sættes til følgende: Ja eller fejlmeld Hvis ikke der findes en mapning i standard Naddon EDI tabellerne, så fejlmeldes dette i loggen og dokumentet bliver overført. Ja hvis muligt Hvis ikke der findes en mapning i standard Naddon EDI tabellerne, så overlades mapningen til andetsteds (typisk udvekslingsobjektet). Måske er mapningen slet ikke et krav, men dog en fordel hvis den er mulig. Ja eller Intern=Ekstern. Hvis ikke der findes en mapning i standard Naddon EDI tabellerne, så sættes det interne og eksterne felt til det samme. Nej Naddon EDI undlader helt at lave opslag i mapningstabellerne. Mapningen overlades til andetsteds (typisk udvekslingsobjektet). På indgående aftaler vil valideringen af dokumentet stadig fejlmelde, uanset hvad man har angivet i ovenstående felter, hvis ikke de nødvendige interne numre er korrekt udfyldt (mappet). Rammen Notificering For hver udveksling er der en tilhørende statusrapport. Med notificering kan man automatisk sende en med statusrapporten til en eller flere modtagere under visse betingelser. Side 60

61 Figur 6.8 (Afdeling EDI Udveksling Udviklingsaftale) eller (Rollecenter start Udvekslingsaftaler) Felt Bemærkning Modtager 1, 2 og 3 Betingelse 1, 2 og 3 Der kan angives op til 3 modtagere. Hvis der er flere end 3, der skal notificeres, kan man evt. via udsendelse gennem Outlook sende til en mail-gruppe. adressen på koden skal så bare være mail-gruppen i stedet for en konkret adresse. For hver modtager kan der sættes en betingelse for, om vedkommende skal notificeres. Feltet kan have følgende værdier: Blank: Modtageren notificeres uanset om der er opstået kritiske fejl eller ej under udvekslingen. Status=Ok: Modtageren notificeres, hvis udvekslingen forløb uden kritiske fejl. Det kan evt. være notificering af en medarbejder i økonomiafdelingen, der skal viderebehandle de indlæste dokumenter. Status=Fejl: Modtageren notificeres, hvis der opstod kritiske fejl under udvekslingen. Det kan evt. være notificering af en EDI-ansvarlig, der skal forsøge at udbedre fejlen. Side 61

62 Rammerne Log & Filer/Dokumenter Figur 6.9 (Afdeling EDI Udveksling Udviklingsaftale) eller (Rollecenter start Udvekslingsaftaler) Hver gang man kører en udveksling, bliver der dannet log-poster og filer/dokumenter-historik. Disse poster og historik kan ses nederst i billedet på udvekslingsaftalen men kun for den senest kørte udveksling. Hvis man vil se poster/historik for tidligere udvekslinger,kan man som tidligere beskrevet, se dem under menupunktet Udvekslinger. En nærmere beskrivelse af log og filer/dokumenter kan ses i Webhjælpen til Udvekslinger. Aftale kunder/leverandører Når man har oprettet en udvekslingsaftale, kan man tilknytte hhv. kunde(r) eller leverandør(er) til aftalen afhængigt af, om det er en udveksling af salgs- eller købsdokumenter. På udgående udvekslingsaftaler (udlæsninger) er det som udgangspunkt et krav, at man tilknytter kunder/leverandører, da det er disse tilknytninger, der styrer hvilke kunders/leverandørers dokumenter der udlæses. Hvis det udvekslingsobjekt, der anvendes på aftalen, er specialudviklet til at hente denne information på anden måde, så kan tilknytningen af kunder/leverandører undlades. På indgående udvekslingsaftaler (indlæsninger) er det kun nødvendigt at tilknytte kunder/leverandører, hvis man på udvekslingsaftalen har slået valideringen af aftaletilknytning til. Hvis dette er tilfældet vil de dokumenter fra kunder/leverandører, som ikke er tilknyttet aftalen, eller som ikke falder ind under kriterierne angivet på tilknytningen, blive fejlmeldt i loggen. Side 62

63 Figur 6.10 (Afdeling EDI Udveksling Udviklingsaftale Relaterede oplysninger Aftale Kunder/leverandører) eller (Rollecenter start Udvekslingsaftaler - Relaterede oplysninger Aftale Kunder/leverandører) Felt Bemærkning Kunde/Leverandør Kunde/Leverandørnr. Mapning oprettet Tilknyttet som Her angives om det er en kunde eller en leverandør der skal tilknyttes aftalen. Her angives nummeret på kunden/leverandøren Viser om der er oprettet en mapning til det pågældende kunde/leverandørnr. i Naddon EDI s standard mapningstabel. Her angives om det kunde/leverandørnr., der er angivet, er en: Generel kunde/levererandør: Det kunde/leverandørnr. der står på fanen Generelt på dokumentet. Faktureringskunde/leverandør: Det kunde/leverandørnr. der faktureres til/fra og som står på fanen Fakturering på dokumentet. Naddon EDI bruger denne information til at finde de dokumenter, der skal tages med under en udlæsning. Hvis f.eks. man har en række kunder, der alle faktureres til det samme faktureringsnr., og som alle hører ind under aftalen, så er det ikke nødvendigt at tilknytte hver eneste kunde til aftalen man kan nøjes med at tilknytte faktureringskunden. Dette gør også at mapningen af finans-/varenumre kun skal sættes op på faktureringskunden. Aftale startdato Her kan man eventuelt angive en start- og/eller slutdato for, Side 63

64 Aftale slutdato hvornår kunden/leverandøren skal være tilknyttet udvekslingsaftalen. Når man kører en udveksling vil de kunder/leverandører, hvor dags dato falder uden for afgrænsningen blive ignoreret af Naddon EDI. Dvs. de opfattes som om de ikke er tilknyttet aftalen. Eksempel: Man indgår en aftale med en kunde om at fakturere dem elektronisk. Kunden regner først med at være klar til at modtage elektroniske fakturaer pr. den første i næste måned. Så sætter man Aftale startdato til den første i næste måned. Først fra denne dato vil en udveksling foretaget på den pågældende aftale begynde at generere filer til kunden. Bogført startdato Bogført slutdato Bogført slutdato formel Her kan man eventuelt angive en start- og/eller slutdato for bogføringsdatoen på dokumenterne der udveksles. En udgående udveksling vil kun medtage de dokumenter, hvor bogføringsdatoen er inden for denne afgrænsning. En indgående udveksling vil under valideringen fejlmelde et dokument i loggen, hvis bogføringsdatoen ikke er inden for afgrænsningen. Eksempel: Man indgår en aftale med en eksisterende kunde om at fakturere dem elektronisk i stedet for på papir som hidtil. Men alle de fakturaer som kunden allerede har fået på papir (bogføringsdato til og med i går), skal de ikke have igen, så derfor sættes Bogført startdato til dags dato. Da man nogle gange bogfører fakturaer ud i fremtiden (bogføringsdato er senere end dags dato), vil man sikre sig, at der ikke bliver udlæst mere end 1 uge frem i tiden fra dags dato. I stedet for at rette feltet Bogført slutdato hver gang man skal lave en udveksling, kan man sætte Bogført slutdato formel til 1U, hvorved Bogført slutdato løbende beregnes som 1 uge fra dags dato. Se venligst beskrivelsen af funktionen Markér gamle dokumenter som værende udvekslet længere nede i denne tekst. Eksternt aftalenr. Mapning af kunde/lev.nr. Mapning af faktureringsnr. Mapning af Best..adr. kode Mapning af Køb til kundenr. Mapning af Lev.adr. kode Mapning af finansnr. For hver kunde/leverandør, der er tilknyttet aftalen, kan man overstyre det eksterne aftalenummer, der er angivet på udvekslingsaftalen. Disse felter har samme funktion som de tilsvarende felter på selve udvekslingsaftalen. Som udgangspunkt er felternes indhold nedarvet fra udvekslingsaftalen, hvilket indikeres ved at feltet er nedtonet/gråt. Man har her muligheden for, at overstyre de mapningsregler der er sat op på selve udvekslingsaftalen, hvis en eller flere af dem afviger for den Side 64

65 Mapning af varenr. pågældende kunde/leverandør. Se hjælpen til de tilsvarende felter på udvekslingsaftalen for at få yderligere information. Anvend finans/varenr. mapning Anvend finans/varenr. mapning fra kunde/lev. nr. Fil overførselstype Fil overførselskode Under aftestning Hvis man har oprettet en mapning af finans/varenr. og tilknyttet dem én kunde/leverandør., men ønsker at disse mapninger også skal gælde for en anden kunde/leverandør, kan man på linjen for denne kunde/leverandør angive fra hvilken kunde/leverandør mapningen skal genbruges. Man kan godt gå på tværs af kunde og leverandør dvs. hvis man f.eks. har oprettet en samhandelspartner som både leverandør og kunde, så kan man nøjes med at opsætte/vedligeholde mapningen af finans/varenumre på f.eks. leverandøren og så genanvende mapningen på kunden. For hver kunde/leverandør, der er tilknyttet aftalen, kan man overstyre den fil overførselstype, der er angivet på udvekslingsaftalen. For hver kunde/leverandør, der er tilknyttet aftalen, kan man overstyre den fil overførselskode, der er angivet på udvekslingsaftalen. Nogle filformater (eks. EDIFACT 1- formater) understøtter, at man kan indikere overfor modtageren, at filen er en testfil. De standard udvekslingsobjekter, der er lavet til Naddon EDI til EDIFACT 1- formater, tager højde for dette felt. Feltet Under aftestning findes flere steder i systemet på forskellige niveauer: EDI Opsætningen: Her kan angives helt overordnet om Naddon EDI er under aftestning. Udvekslingsaftalen: Her kan angives overordnet for aftalen, om udvekslinger til alle de tilknyttede kunder/leverandører er under aftestning. Hvis feltet på EDI opsætningen er vinget af, er det det styrende, og så er det underordnet hvad der står på aftalen. Aftale kunde/leverandører: Her kan angives for den enkelte kunde/leverandør, om udvekslinger på aftalen er under aftestning. Hvis feltet på EDI opsætningen eller aftalen er vinget af, er det det styrende, og så er det underordnet hvad der står på den enkelte kunde/leverandør. Under Relaterede oplysninger findes funktionen Mapning med følgende menupunkter: 1. Kunde/Leverandørnr. Side 65

66 Her kan man se/redigere mapninger af det pågældende kunde/leverandørnr. 2. Finans/Varenr. Her kan man se/redigere mapninger af finans/varenumre for kunden/leverandøren Den detaljerede vejledning til disse menupunkter findes tilknyttet de formularer der kaldes i menuen. Under Handlinger finder man under Funktion menupunktet Markér gamle dokumenter som værende udvekslet. Hvis man har angivet noget i Bogført startdato, fordi alle dokumenter med en tidligere bogføringsdato fremover skal udelades ved udlæsninger, så er det af performancehensyn en god idé at køre denne funktion for at markere alle kundens/leverandørens gamle dokumenter som værende udvekslet allerede. Herefter skal Naddon EDI ikke gennemlæse alle de gamle dokumenter hver gang der søges efter dokumenter til udlæsning. Selve markeringen består i, at feltet udvekslingsnr. på de gamle dokumenter bliver udfyldt med den værdi der er angivet i Naddon EDI opsætningen i feltet Udvekslingsnr. på gamle dokumenter. Det er ikke så vigtigt hvad der står men mere at der står noget. Hvis der ligger dokumenter før Bogført startdato som allerede er blevet udvekslet af Naddon EDI og dermed har fået påskrevet et rigtigt udvekslingsnr., vil de beholde dette. Udvekslingsaftale oversigt Udvekslingsaftalen giver et overblik over alle de aftaler der er oprettet i Naddon EDI. Figur 6.11 (Afdelinger EDI Udvekslingsaftaler) eller (Rollecenter start Udvekslingsaftaler) De enkelte udvekslingsaftaler kan køres direkte fra oversigten. Hvis man har oprettet flere udvekslingsaftaler i Naddon EDI, kan man også køre flere/alle udvekslingsaftaler på én gang under ét udvekslingsnr. Det gøres ved at man først udpeger (blå-markerer) de udvekslingsaftaler der skal køres og derefter trykker på Kør. Naddon EDI vil så starte én ny udveksling og køre hver enkelt udvekslingsaftale under samme udvekslingsnr. Se hjælpeteksten til udvekslingsaftalen for at få en beskrivelse af de enkelte felter i billedet. 1 ) Se den generelle Webhjælp Naddon EDI Ordbog og terminologi for at få en uddybning af dette ord/begreb. Se alle de generelle Webhjælp-dokumenter under Naddon EDI Opsætning for at få information om de mere overordnede funktioner i Naddon EDI. Side 66

67 7. Udvekslingsdokument Udvekslingsdokument Et udvekslingsdokument er en kladde/repræsentation af et rigtigt dokument (f.eks. en salgsfaktura eller en købsordre). Under en indgående udveksling, indlæses dokumenterne i EDI-filerne som udvekslingsdokumenter. Hvis der er fejl på dokumentet kan man se/rette i udvekslingsdokumentet inden det overføres til et rigtigt dokument. Figur 7.1 (Afdelinger EDI Udvekslingsdokumenter) eller (Rollecenter Udvekslingsdokumenter) Udvekslingsdokumentet indeholder alle standard-felter fra/til det rigtige dokument plus nogle ekstra Naddon EDI felter. De felter, der har samme navn som på standard-dokumentet, vil ikke blive beskrevet yderligere i denne hjælpetekst, da der henvises til hjælpeteksten på standard-dokumentet. Det skal dog nævnes, at de fleste af disse felter på et udvekslingsdokument er rene kladde-felter, hvilket betyder, at der ikke er nogen kontrol eller funktionalitet tilknyttet feltet. Naddon EDI indeholder kun funktionalitet til validering af de allermest grundlæggende felter, da der er lagt op til at den endelige validering foretages på det rigtige dokument. Naddon EDI felterne er beskrevet længere nede i denne tekst. Et indlæst udvekslingsdokument vil typisk have mange blanke felter i forhold til et rigtigt dokument. Det er fordi felterne på udvekslingsdokumentet viser de data der blevet indlæst fra filen. De fleste blanke felter vil blive udfyldt automatisk når udvekslingsdokumentet overføres til et rigtigt dokument. F.eks. er mange af Side 67

68 adresse-felterne ofte tomme på udvekslingsdokumentet, men de vil blive udfyldt på det rigtige dokument, hvis bare kundenr. og faktureringsnr. er udfyldt på udvekslingsdokumentet. Siden med udvekslingsdokumentet er opbygget med hoved/linjer og rammer, som ligner et rigtig standarddokument mest muligt, hvilket gør det mere genkendeligt og lettere at gå til. I bunden af siden er der, i forhold til et standard-dokument, tilføjet en liste over de log-linjer, som Naddon EDI har registreret på udvekslingsdokumentet. På rammen Linjer kan man via menuknappen Handlinger finde følgende menupunkter: 1. Linje Finans/Varenr. mapning 1 Siden med mapningen 1 af det finans-/varenr., der står på de aktuelle linje. Hvis nummeret er tomt vises alle mapninger 1 til kunden/leverandøren. 2. Dimensioner Her kan man se de dimensioner, der måtte være tilknyttet den linje man står på. I topmenuen kan man under Relaterede oplysninger finde menupunktet Dokument. Herunder findes nedenstående menupunktet: 1. Kunde/Lev.nr. mapning 1 Viser formularen med mapningen 1 af det kunde-/leverandørnr., der står på dokument-hovedet. 2. Finans/Varenr. mapning 1 Viser formularen med alle mapninger 1 af finans-/varenumre til kunden/leverandøren. 3. Dimensioner Her kan man se de dimensioner der måtte være tilknyttet dokumentet. I topmenuen kan man under Relaterede oplysninger finde menupunktet Fil. Herunder findes nedenstående menupunktet: 1. Åbn fil-mappe Åbner mappen med den fil hvorfra dokumentet blev indlæst. 2. Vis fil-indhold Viser indholdet af den fil hvorfra dokumentet blev indlæst. 3. Redigér fil-indhold Viser, til redigering, indholdet af den fil hvorfra dokumentet blev indlæst. I topmenuen kan man under Handlinger finde menupunktet Funktion. Herunder findes nedenstående menupunktet: 1. Validér Efter at et indgående dokument er blevet indlæst, skal det valideres af Naddon EDI inden det kan blive overført til et rigtigt dokument. Under valideringen kontrolleres de mest grundlæggende felter på dokumentet. Hvis der er fejl på dokumentet vil valideringen skrive disse i loggen på dokumentet.herefter er det op til brugeren at rette fejlen(e) og validere dokumentet igen.på udvekslingsaftalen 1 kan man angive, hvorvidt de indgående dokumenter skal valideres automatisk i forbindelse med indlæsningen, så eventuelle fejl ligger klar i loggen når brugeren første gang går ind på udvekslingsdokumentet. 2. Validér og overfør Samme som punktet Validér ovenfor, men med den tilføjelse at udvekslingsdokumentet overføres til det rigtige dokument, hvis valideringen forløber fejlfri. Side 68

69 Rammen Generelt Figur 7.2 (Afdelinger EDI Udvekslingsdokumenter) eller (Rollecenter Udvekslingsdokumenter) Felt Bemærkning Udvekslingsdokumentnr. Dette er et unikt nummer, der tildeles hvert udvekslingsdokument, på tværs af køb/salg og bilagstype. Udvekslingsdokumentnr. må ikke forveksles med bilagsnr., som er det ordinære dokumentnr. Salg/Køb Bilagstype Kunde/Leverandørnr. Salg/Køb angiver om dokumentet tilhører salgsmodulet eller købsmodulet. Bilagstypen (ordre, faktura ) på det dokument der er indlæst. Afhængigt af om dokumentet er et salgs- eller købsdokument, vil dette felt være hhv. kundenr. eller leverandørnr. Under indlæsningen af dokumentet, vil dette felt automatisk blive udfyldt, hvis følgende er opfyldt: Der er indlæst noget i feltet Eksternt kunde/lev.nr.. Der er oprettet en mapning 1 mellem det eksterne og det interne nummer. Der på udvekslingsaftalen er sat op, at der skal udføres en validering af dokumentet i forbindelse med indlæsningen. Hvis der ikke i forvejen er lavet en mapning 1 til det eksterne Side 69

70 nummer, skal man manuelt angive det interne nummer. Ekstern kunde/lev. felttype Felttypen på det eksterne kunde/lev.nr. angiver, om det der står i Eksternt kunde/lev. nr. er f.eks. et EAN nr., et DUNS nr. eller noget tredje. Feltet hjælper bl.a. Naddon EDI til at optimere mapningen, så der f.eks ikke søges i telefonnr., hvis feltet er et EAN nr. Hvis det er uvist hvilken felttype der er tale om, kan det altid sættes til blankt. Eksternt kunde/lev. nr. Det nummer på kunden/leverandøren, der anvendes af den eksterne EDI partner. Rammen Fakturering Figur 7.3 (Afdelinger EDI Udvekslingsdokumenter) eller (Rollecenter Udvekslingsdokumenter) Felt Bemærkning Faktureringsnr. Afhængigt af om dokumentet er et salgs- eller købsdokument, vil dette felt være hhv. faktureringskundenr. eller faktureringsleverandørnr. Under indlæsningen af dokumentet, vil dette felt automatisk blive udfyldt, hvis følgende er opfyldt: Der er indlæst noget i feltet Eksternt faktureringsnr.. Der er oprettet en mapning 1 mellem det eksterne og det interne nummer. Der er på udvekslingsaftalen sat op, at der skal udføres en Side 70

71 validering af dokumentet i forbindelse med indlæsningen. Hvis der ikke i forvejen er lavet en mapning 1 til det eksterne nummer, skal man manuelt angive det interne nummer. Hvis der på udvekslingsaftalen er sat op, at der skal laves en automatisk mapning 1 af Faktureringsnr., vil der første gang man indtaster det interne nummer, blive oprettet en mapning 1 mellem det interne og eksterne nummer. Ekstern faktureringsfelttype Felttypen på det eksterne faktureringsnr. Angiver, om det der står i Ekstern faktureringsnr. er f.eks. et EAN nr., et DUNS nr. eller noget tredje. Feltet hjælper bl.a. Naddon EDI til at optimere mapningen, så der f.eks ikke søges i telefonnr., hvis feltet er et EAN nr. Hvis det er uvist, hvilken felttype der er tale om, kan det altid sættes til blankt. Eksternt faktureringsnr. Det nummer på faktureringskunden/leverandøren, der anvendes af den eksterne EDI partner. Rammen Levering Figur 7.4 (Afdelinger EDI Udvekslingsdokumenter) eller (Rollecenter Udvekslingsdokumenter) Felt Bemærkning Leveringsadressekode Kundens leveringsadressekode. På købsdokumenter er det en lev.adressekode knyttet til køb Side 71

72 Ekstern lev. adr. felttype Ekstern lev. adressekode til kundenr. Felttypen på den eksterne lev. adr.. angiver, om det der står i Ekstern lev. adressekode, er f.eks. et EAN nr., et DUNS nr. eller noget tredje. Feltet hjælper bl.a. Naddon EDI til at optimere mapningen, så der f.eks ikke søges i telefonnr., hvis feltet er et EAN nr. Hvis det er uvist, hvilken felttype der er tale om, kan det altid sættes til blankt. Den eksterne lev. adressekode er det nummer, der anvendes af den eksterne EDI-partner. Bestillingsadressekode Ekstern købsadr. felttype Ekstern købsadressekode Leverandørens bestillingsadressekode. På salgsdokumenter er disse felter irrelevante, Felttypen på den eksterne købsadressekode angiver, om det f.eks. er et EAN nr. Hvis det er uvist, hvilken felttype der er tale om, kan det altid sættes til blankt. Den eksterne købsadressekode er det nummer der anvendes af den eksterne EDI-partner. Køb til kundenr. Ekstern køb til k.nr. felttype Eksternt køb til kundenr. Kundenr. der er relateret til købsdokumentet. På salgsdokumenter er disse felter irrelevante, Felttypen på det eksterne kundenr. angiver, om det f.eks. er et EAN nr. Hvis det er uvist, hvilken felttype der er tale om, kan det altid sættes til blankt. Det eksterne kundenr er det nummer der anvendes af den eksterne EDI-partner. Rammen Udveksling Figur 7.5 (Afdelinger EDI Udvekslingsdokumenter) eller (Rollecenter Udvekslingsdokumenter) Side 72

73 Felt Bemærkning Indgående/Udgående Feltet fortæller om udvekslingsdokumentet er enten: Indgående: Dokumentet er dannet ud fra eksterne oplysninger under en indlæsning. Udgående: Dokumentet er dannet ud fra et internt/ rigtigt dokument som led i en udlæsning. Denne type vil typisk kun eksistere midlertidigt under en udlæsning, og vil derfor ikke kunne ses efterfølgende. Udvekslingsnr. Udvekslingsdato Udvekslingstid Udvekslingsaftalenr. Eksternt udveksl. aftalenr. Udvekslingsfilnavn Vores afsender/modtager kode Hver gang der startes en ny udveksling, bliver denne tildelt et unikt fortløbende udvekslingsnr. Alle de dokumenter, der bliver behandlet (indlæst/udlæst) under udvekslingen, vil blive påført dette udvekslingsnr. Dato og tidspunkt for hvornår udvekslingen (eks. indlæsningen) af udvekslingsdokumentet blev foretaget/kørt. Den udvekslingsaftale der ved kørsel, forårsagede at udvekslingsdokumentet blev dannet. Eks. en indgående udvekslingsaftale der har tilknyttet et udveklingsobjekt, som indlæser en ordre (udvekslingsdokumentet). Nogle filformater understøtter information om, hvilken aftale (mellem EDI parterne) filen er udvekslet under. På indgående udvekslingsdokumenter, der er blevet indlæst fra en fil, vil filnavnet stå her til sporingsformål. Den kode (eks. et EAN-lokationsnr.) der er anvendt i filen som reference til os d.v.s jeres firma. Udvekslingsdokument - linjer Linjerne på et udvekslingsdokument indeholder de samme felter som et standard dokument plus nogle ekstra Naddon EDI felter vedrørende udvekslingen. Dette er beskrevet nærmere i starten af denne tekst. Herunder er kun beskrevet de felter der er specielle (eller har speciel funktionalitet) for Naddon EDI. Figur 7.6 (Afdelinger EDI Udvekslingsdokumenter) eller (Rollecenter Udvekslingsdokumenter) Side 73

74 Felt Bemærkning Nummer Tekstkode, finanskontonr., varenr. Under en indlæsningen af dokumentet, vil dette felt automatisk blive udfyldt, hvis følgende er opfyldt: Der er indlæst noget i feltet Eksternt nummer. Der er oprettet en mapning 1 mellem det eksterne og det interne nummer. Der er på udvekslingsaftalen sat op, at der skal udføres en validering af dokumentet i forbindelse med indlæsningen. Hvis der ikke i forvejen er lavet en mapning 1 til det eksterne nummer, skal man manuelt angive det interne nummer. Hvis der på udvekslingsaftalen er sat op, at der skal laves en automatisk mapning 1 af finans/varenr., vil der første gang man indtaster det interne nummer, blive oprettet en mapning 1 mellem det interne og eksterne nummer. Eksternt varenr. felttype Felttypen på det eksterne varenr. angiver, om det der står i Eksternt nummer, er f.eks. et EAN nr., et TUN nr. eller noget tredje. Feltet hjælper bl.a. Naddon EDI til at optimere mapningen, så der f.eks ikke søges i TUN-numre, hvis feltet er et EAN nr. Hvis det er uvist, hvilken felttype der er tale om, kan det altid sættes til blankt. Eksternt nummer Det eksterne nummer er det finans/varenr., der er kendt af den eksterne EDI-partner d.v.s kunden eller leverandøren (afhængig af om det er et salgs- eller købsdokument). Se evt. hjælpen til feltet Nummer. Udvekslingsdokument log Loggen på et udvekslingsdokument viser de fejl/beskeder, der er blevet noteret på udvekslingsdokumentet af Naddon EDI under indlæsningen og valideringen. Hvis der er fejl i loggen skal brugerne manuelt udbedre disse og efterfølgende validere og overføre dokumentet til et standard dokument (se under menuen Handlinger og menupunktet Funktion ). Når man har udbedret en fejl på et udvekslingsdokument og kører valideringen igen, vil log-posten for denne fejl forsvinde. En typisk fejl kan være, at der ikke er lavet en mapning fra et eksternt varenr. til et internt varenr., som det er tilfældet i skærmbilledet nedenfor. Hvis der er blevet indlæst flere dokumenter, hvor den samme mapningen-fejl optræder på, så er det kun nødvendigt at rette fejlen på ét dokument (oprette Side 74

75 mapningen én gang), hvorefter den tilsvarende log-post på de øvrige dokumenter vil forsvinde når de valideres. Figur 7.7 (Afdelinger EDI Udvekslingsdokumenter) eller (Rollecenter Udvekslingsdokumenter) Felt Bemærkning Kritisk Når en logning/fejl er kritisk betyder det typisk, at udvekslingsdokumentet ikke kan valideres, før fejlen er udbedret. Ellers er det typisk en meddelelse, om noget man bør være opmærksom på, men ikke nødvendigvis skal tage aktion på. Hvis der er én eller flere kritiske fejl på et udvekslingsdokument, vil dette afspejles med en markering i kolonnen Kritisk på de overordnede niveauer: I loggen på udvekslingsaftalen I Fil/Dokument-listen på udvekslingsaftalen I loggen på udvekslingen I Fil/Dokument-listen på udvekslingen. Når man har udbedret alle kritiske fejl på et dokument, vil det blive afspejlet på Fil/Dokument-listen på de overordnede niveauer, ved at markeringen i kolonne Kritisk forsvinder. Når man har udbedret alle kritiske fejl på alle de dokumenter der indlæst under en udveksling på en udvekslingsaftale, vil det blive afspejlet på loggen på udvekslingsaftalen, ved at markeringen i kolonne Kritisk forsvinder. Når man har udbedret alle kritiske fejl på alle de dokumenter der indlæst under en udveksling, vil det blive afspejlet på loggen udvekslingen, ved at markeringen i kolonne Kritisk forsvinder. Kort sagt betyder dette, at man helt oppe på det mest overordnede niveau, nemt kan se, om der er nogle fejl længere nede, som man skal udbedre. Det er specielt en fordel, hvis Side 75

76 man udveksler et stort antal dokumenter. Tekst Tilknyttet linjenr. Tilknyttet feltnavn Ekstern felt-indhold Selve fejlbeskrivelse/meddelelsen. Hvis en log-post er relateret til et felt på en af dokumentlinjerne, vil det pågældende linjenr. stå her. Navnet på det felt på dokumenthovedet/linjen, der er relateret til log-posten. Det eksterne felt-indhold, der er indlæst fra en fil, og som har forårsaget log-posten, vil stå her. I de fleste tilfælde vil den eksterne værdi også blive sat ind i det respektive felt på udvekslingsdokumentet selvom felt-værdien er ukendt/ugyldig. Men der kan forekomme tilfælde, hvor den eksterne felt-værdi er af en helt anden type eller længere end feltet på udvekslingsdokumentet, og så vil feltet på udvekslingsdokumentet være tomt, mens den eksterne værdi stadig kan aflæses her. 1 ) Se den generelle Webhjælp Naddon EDI Ordbog og terminologi for at få en uddybning af dette ord/begreb. Se alle de generelle Webhjælp-dokumenter under Naddon EDI Opsætning for at få information om de mere overordnede funktioner i Naddon Side 76

77 8. Udvekslingskvittering Generelt om kvittering for udveksling Modtageren af en EDI-fil kan kvittere for modtagelsen ved at sende en kvitteringsfil tilbage til afsenderen af EDI-filen. Hvis der er en VANS leverandør involveret (et mellemled mellem EDI afsender og modtager), kan denne også sende en kvitteringsfil retur. Overførslen af kvitteringsfil mellem EDI-partnerne foregår normalt gennem de samme kanaler (typisk overførsel til/fra en FTP server) som de EDI-filer der kvitteres for bare i den modsatte retning En kvittering kan være positiv eller negativ. En kvittering fra en VANS-leverandør vil være en positiv eller negativ kvitteringen for, om en fil er gyldig (og dermed sendt videre til modtageren). En kvittering fra modtageren kan både være en kvittering for filen, men den samme kvittering kan også indeholde kvitteringer for hvert enkelt dokument i filen. En udvekslingskvittering kan derfor være en kombination af positive/negative kvitteringer. Ligesom der findes forskellige filformater til udvekslings af salgs-/købsdokumenter, så findes der også forskellige filformater til udveksling af kvitteringsfiler. Med Naddon EDI er det som standard muligt at udveksle kvitteringsfiler i formaterne EDIFACT/CONTRL og XML/XCONTRL. For at der kan kvitteres for modtagelsen af en EDI-fil, er det nødvendigt, at EDI-filens filformat kan bære nogle entydige referencer til filen og hvert dokument i filen. Naddon EDI sørger som standard for at udlæsningen af EDIFACT og OIOXML dokumentfiler indeholder sådanne referencer. Hvis VANS-leverandøren eller EDI-modtageren vælger at sende kvitteringsfiler tilbage, så er det disse unikke referencenumre, som Naddon EDI bruger til at finde ud af hvilke EDI-filer/dokumenter kvitterngen vedrører (det der kvitteres for). Udvekslingen af kvitteringer foregår ved at oprette en udvekslingsaftale på samme måde som ved udveksling af andre EDI-filer. Udvekslingskvittering En udvekslingskvittering minder på mange områder et udvekslingsdokument. Det har et hoved, linjer og log. Kvitteringshovedet indeholder oplysninger om afsender/modtager af kvitteringen og afsender/modtager af den EDI-fil, som kvitteringen vedrører. Kvitteringslinjerne indeholder oplysninger om de enkelte dokumenter i den EDI-fil som kvitteringen vedrører. Loggen indeholder fejl, der er opstået under indlæsningen og/eller valideringen af kvitteringen. Valideringen af en udvekslingskvittering omfatter i hovedtræk mapningen af afsender/modtager ID s og matchning af de unikke fil/dokument referencer op mod tidligere udlæste filer/dokumenter (dem som kvitteringen vedrører). Det er forskelligt, hvad man kalder de unikke referencer til filer/dokumenter, der ligger i en kvittering det afhænger bl.a. af filformatet. På en udvekslingskvittering i Naddon EDI er feltet eksternt udvekslings ID (eller Vedr. eksternt udvekslings ID ) den unikke reference til filen. Feltet besked nr. (eller Vedr. besked nr. ) er den unikke reference til dokumentet. Side 77

78 Figur 8.1 (Afdelinger EDI udveksling Udvekslingskvitteringer) eller (Rollecenter Udvekslingskvitteringer) På rammen linje finder man under knappen Handlinger menupunktet Linje, der indeholder nedenstående funtkionalitet: 1. Vis vedrørte dokument Viser det dokument der refereres til i feltet vedr. beskednr. I topmenuen kan man under Relaterede oplysninger finde menupunktet Kvittering, der indeholder nedenstående funtkionalitet: 1. Vis vedrørte udveksling Viser den udveksling/fil som kvitteringen refererer til i feltet Vedr. eksternt udvekslings ID. I topmenuen kan man under Relaterede oplysninger finde menupunktet Fil, der har undermenupunkterne Kvitteringsfil og Vedrørte fil Under Kvitteringsfil findes følgende menupunkter: 1. Åbn fil-mappe Åbner mappen med den fil hvorfra kvitteringsdokumentet blev indlæst. 2. Vis fil-indhold Viser indholdet af den fil hvorfra kvitteringsdokumentet blev indlæst. 3. Redigér fil-indhold Viser, til redigering, indholdet af den fil hvorfra kvitteringsdokumentet blev indlæst. Side 78

79 Under Kvitteringsfil findes følgende menupunkter: 1. Åbn fil-mappe Åbner mappen med den fil der kvitteres for. 2. Vis fil-indhold Viser indholdet af den fil der kvitteres for. 3. Redigér fil-indhold Viser, til redigering, indholdet af den fil der kvitteres for. I topmenuen kan man under Handlinger finde menupunktet Funktion, der har nedenstående funktionalitet: 1. Validér Validerer (se beskrivelse tidl. I dette dok.) og skriver evt. fejl i loggen. Rammen Generelt Figur 8.2 (Afdelinger EDI udveksling Udvekslingskvitteringer) eller (Rollecenter Udvekslingskvitteringer) Felt Bemærkning Nummer. Indgående/Udgående Dette er et unikt nummer der tildeles hver udvekslingskvittering. En indgående kvittering er en, der er indlæst/modtaget som kvittering for en tidligere udlæst EDI-fil. En udgående kvittering er en, der kan oprettes og udlæses som kvittering for en tidligere indlæst EDI-fil. Kvitteringsafsender ID Entydig reference (typisk et EAN-lokationsnr.) til afsenderen af kvitteringen. Det kan være en VANS-leverandør eller modtageren af den oprindelige EDI-fil. Side 79

80 Kvitteringsmodtager ID Kvittering til/fra kunde/leverandør Kvittering til/fra kunde/leverandørnr. Kvittering til/fra adressekode Kvitteringsdato Kvitteringstid Kvitteringsstatus Entydig reference (typisk et EAN-lokationsnr.) til modtageren af kvitteringen. Ud fra Kvitteringsafsender ID (på indgående kvit.) eller Kvitteringsmodtager ID (på udgående kvit.) vil Naddon EDI under valideringen af kvitteringen forsøge at mappe til et internt kunde/leverandørnr. og evt. adressekode. Dato og tid for kvitteringsdannelsen iht. afsender Kvitteringens status på hovedniveau (kan afvige for hver linje) Feltet kan stå til følgende værdier: Neutral: Naddon EDI sætter status til Neutral, hvis ikke der er angivet nogen status i den indlæste kvitteringsfil. VANS Negativ: VANS-leverandøren har kvitteret negativt. Hvis der medfølger en kvitteringsbeskrivelse vil den blive oprettet som en linje på udvekslingskvitteringen. VANS Positiv: VANS-leverandøren har kvitteret positivt Negativ: EDI modtageren har kvitteret negativt for filen som helhed. Positiv: EDI modtageren har kvitteret positivt for filen som helhed. Vedr. afsender ID Vedr. modtager ID Vedr. kunde/leverandør Vedr. kunde/leverandørnr. Vedr. adressekode Vedr. eksternt udvekslings ID Entydig reference (typisk et EAN-lokationsnr.) til afsenderen af den oprindelige EDI-fil. Dette vil typisk være den samme som kvitteringsmodtageren. Entydig reference (typisk et EAN-lokationsnr.) til modtageren af den oprindelige EDI-fil. Dette vil typisk være den samme som kvitteringsafsenderen med mindre kvitteringen kommer fra en VANS-leverandør. Ud fra Vedr. modtager ID (på indgående kvit.) eller Vedr. afsender ID (på udgående kvit.) vil Naddon EDI under valideringen af kvitteringen forsøge at mappe til et internt kunde/leverandørnr. og evt. adressekode. En unik reference til den oprindelige udveksling/fil der kvitteres for. Side 80

81 Vedr. udvekslingsnr. Ud fra Vedr. eksternt udvekslings ID vil Naddon EDI forsøge at vise det oprindelige udvekslingsnr. som kvitteringen vedrører. Udvekslingskvittering - linjer Linjerne på en udvekslingskvittering kan være tekst og/eller status på/referencer til de enkelte dokumenter, som indgår i filen der kvitteres for. Figur 8.3 (Afdelinger EDI udveksling Udvekslingskvitteringer) eller (Rollecenter Udvekslingskvitteringer) Felt Bemærkning Type Kvitteringsstatus Angiver om linjen er tekst (evt. en fejlbeskrivelse på en negativ kvittering) eller en reference til et dokument. Kvitteringens status for linjen Feltet kan stå til følgende værdier: Neutral: Naddon EDI sætter status til Neutral, hvis ikke der er angivet nogen status i den indlæste kvitteringsfil. VANS Negativ: VANS-leverandøren har kvitteret negativt. VANS Positiv: VANS-leverandøren har kvitteret positivt Negativ: EDI modtageren har kvitteret negativt for dokumentet. Positiv: EDI modtageren har kvitteret positivt for dokumentet. Kvitteringsbeskrivelse Vedr. beskednr. Vedr. beskrivelse Kvitteringsafsenderens beskrivelse Unik reference til dokumentet i den oprindelige EDI-fil der kvitteres for. Ud fra Vedr. beskednr. vil Naddon EDI forsøge at finde det oprindelige dokument og vise en beskrivende referencetekst Side 81

82 Udvekslingskvittering - log Loggen på en udvekslingskvittering viser de fejl/beskeder, der er blevet noteret på udvekslingskvitteringen af Naddon EDI under indlæsningen og valideringen. Hvis der er fejl i loggen skal/kan brugerne manuelt udbedre disse og efterfølgende re-validere kvitteringen. Når man har udbedret en fejl på et udvekslingskvittering og kører valideringen igen, vil log-posten for denne fejl forsvinde. En typisk fejl kan være, at der ikke er lavet en mapning fra et eksternt afsender/modtager ID til et internt kunde/leverandørnr. Hvis der er blevet indlæst flere kvitteringer, hvor den samme mapnings-fejl optræder på, så er det kun nødvendigt at rette fejlen på ét dokument (oprette mapningen én gang), hvorefter den tilsvarende log-post på de øvrige kvitteringer vil forsvinde når de valideres. Figur 8.4 (Afdelinger EDI udveksling Udvekslingskvitteringer) eller (Rollecenter Udvekslingskvitteringer) Felt Bemærkning Kritisk Når en logning/fejl er kritisk betyder det typisk, at udvekslingskvittering ikke kan valideres, før fejlen er udbedret. Ellers er det typisk en meddelelse, om noget man bør være opmærksom på, men ikke nødvendigvis skal tage aktion på. Hvis der er én eller flere kritiske fejl på en udvekslingskvittering, vil dette afspejles med en markering i kolonnen Kritisk, på de overordnede niveauer: I loggen på udvekslingsaftalen I Fil/Dokument-listen på udvekslingsaftalen I loggen på udvekslingen I Fil/Dokument-listen på udvekslingen. Når man har udbedret alle kritiske fejl på et dokument, vil det blive afspejlet på Fil/Dokument-listen på de overordnede niveauer, ved at markeringen i kolonne Kritisk forsvinder. Når man har udbedret alle kritiske fejl på alle de dokumenter der indlæst under en udveksling på en udvekslingsaftale, vil det blive afspejlet på loggen på udvekslingsaftalen, ved at markeringen i kolonne Kritisk forsvinder. Når man har udbedret alle kritiske fejl på alle de dokumenter Side 82

83 der indlæst under en udveksling, vil det blive afspejlet på loggen udvekslingen, ved at markeringen i kolonne Kritisk forsvinder. Kort sagt betyder dette, at man helt oppe på det mest overordnede niveau nemt kan se, om der er nogle fejl længere nede, som man skal udbedre. Det er specielt en fordel, hvis man udveksler et stort antal dokumenter. Det er vigtigt at skelne mellem kritiske fejl i loggen og negativ kvitteringsstatus. Kritiske fejl betyder at Naddon EDI stødte ind i et problem under valideringen af kvitterigen. En negativ kvitteringsstatus betyder at afsenderen af kvitteringen stødte ind i et problem under modtagelsen/valideringen af den oprindelige EDI-fil eller dokument. Tekst Tilknyttet linjenr. Tilknyttet feltnavn Ekstern felt-indhold Selve fejlbeskrivelse/meddelelsen. Hvis en log-post er relateret til et felt på en af kvitteringslinjerne, vil det pågældende linjenr. stå her. Navnet på det felt på kvitteringsnthovedet/linjen, der er relateret til log-posten. Det eksterne felt-indhold, der er indlæst fra en fil, og som har forårsaget log-posten, vil stå her. I de fleste tilfælde vil den eksterne værdi også blive sat ind i det respektive felt på udvekslingsdokumentet selvom felt-værdien er ukendt/ugyldig. Men der kan forekomme tilfælde, hvor den eksterne felt-værdi er af en helt anden type eller længere end feltet på udvekslingsdokumentet, og så vil feltet på udvekslingsdokumentet være tomt, mens den eksterne værdi stadig kan aflæses her. 1 ) Se den generelle Webhjælp Naddon EDI Ordbog og terminologi for at få en uddybning af dette ord/begreb. Se alle de generelle Webhjælp-dokumenter under Naddon EDI Opsætning for at få information om de mere overordnede funktioner i Naddon EDI. Side 83

84 Side 84

85 Side 85

86 Side 86