EDI. Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Klassisk. Side 1. Copyright: Naddon version

Transkript

1 EDI Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Klassisk Side 1

2 Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf kursus@naddon.dk Udgivelsesdato Side 2

3 Indhold 1. Indledning... 5 Generelt... 5 Forudsætninger... 5 Skærmbilleder... 5 Naddon produkter Generelt... 6 Introduktion for brugeren... 6 Introduktion for udvikleren... 6 Naddon EDI udvekslingsdiagram... 8 Naddon EDI Ordbog og terminologi... 9 Naddon EDI hovedmenuen Opsætning Naddon EDI Opsætning Fanebladet Generelt Fanebladet Nummerering Fanebladet Mapning Fanebladet Eksterne programmer Fanebladet FTP / Fanebladet Version Eksterne programmer FTP Servere adresser Mapning Generelt om mapning i Naddon EDI Kundenr. og Leverandørnr. - Mapning Finans-/varenr. mapning pr. kunde/leverandør Finanskontonr. og varenr. mapning Udveksling Udvekslingsoversigt Knappen Udveksling Udvekslingsoversigt øverste del Udvekslingsoversigt Log Udvekslingsoversigt Filer/Dokumenter Knappen Aftale Knappen Fil Knappen Dokument Side 3

4 poster Udvekslingsaftale Udvekslingsaftale Fanebladet Generelt Fanebladet Objekter Fanebladet Filer Fanebladet Indgående Fanebladet Udgående Fanebladet Mapning Fanebladet Notificering Fanebladene Log & Filer/Dokumenter Aftale kunder/leverandører Udvekslingsaftale oversigt Udvekslingsdokument Udvekslingsdokument Fanebladet Fakturering Fanebladet Fakturering Fanebladet Levering Fanebladet Udveksling Udvekslingsdokument linjer Udvekslingsdokument - log Udvekslingskvittering Generelt om kvittering for udveksling Udvekslingskvittering Fanebladet Generelt Udvekslingskvittering - linjer Udvekslingskvittering - log Side 4

5 1. Indledning Generelt Naddon EDI er en funktionalitetsudvidelse til Microsoft Dynamics NAV og er en integration mellem Microsoft Dynamics NAV og Electronic Data Interchange (EDI). Naddon EDI integrerer virksomehdens elektroniske udvekslinger af købs- og salgsdokumenter (ordrer, fakturaer, kreditnotaer og lignende) mellem leverandører og kunder. Kursusmaterialet gennemgår - udover opsætning - de forskellige dokumenter og hvordan skærmbillederne skal læses: Forudsætninger For at benytte EDI forudsættes adgang til Microsoft Dynamics NAV samt standard windows funktionalitet. Typisk udveksles dokumenter i EDIFACT og XML formater. Det forudsættes at læseren af dette kursusmateriale er øvet Microsoft Dynamics NAV. Skærmbilleder Under hvert skærmbillede er menustien angivet. Fra Microsoft Dynamics NAV vil man via knappen Hjælp (F1) kunne se de respektive kapitler i dette kursushæfte, såfremt webhjælp er slået til (se kapitel 2). Naddon produkter På hjemmesiden kan du læse om dette og øvrige produkter i Naddon serien. Side 5

6 2. Generelt Introduktion for brugeren Naddon EDI modulet giver brugeren følgende muligheder/fordele: 1. Alle ind-/udlæsninger af salgs-/købsdokumenter kan samles under én brugerflade 2. Dokumenter kan indlæses i kladdeform selvom der evt. mangler opsætning/mapning af stamdata (eks. kunde/lev.nr. og finans/varenr.). Herved undgår man at skulle genindlæse (og evt. redigere) filerne, hvis der bare er tale om manglende opsætning. 3. Indlæste dokumenter vises i et billede, der er opbygget med hoved/linier ligesom standard dokumenter (ordrer, fakturaer ), hvilket gør dem meget tilgængeligt og genkendelige. NAVI PARTNER KURSUS 4. Indlæste dokumenter bliver valideret (de mest grundlæggende felter) inden de kan overføres til standard dokumenter. 5. Indlæste dokumenter kan redigeres/rettes i vid udstrækning inden de overføres til standard dokumenter. 6. Avanceret logning (log-poster og fil-/dokumentposter) af ind-/udlæsninger giver den nødvendige historik og dokumentation til at spore ind-/udlæste filer og dokumenter. 7. Gen-ind/udlæsning af filer og dokumenter styres på simpel og overskuelig måde inde fra programmet. Det er f.eks. ikke nødvendigt at flytte rundt på filer i stifinderen for at få dem genindlæst. 8. Mulighed for automatisk udveksling af filer til/fra FTP og SFTP server(e). Udvekslingen af filer via FTP/SFTP foregår som en integreret del af udvekslingskørslen i Naddon EDI inklusiv logning / fejlhåndtering. Herved undgår man at skulle køre et eksternt program (den traditionelle løsning) for at overføre til/fra FTP/SFTP servere. 9. Mulighed for automatisk afsendelse af filer via Stor overskuelighed på alle niveauer, der gør det nemt at se/finde/rette de fejl (typisk manglende mapning) der måtte være på indlæste dokumenter. Efterhånden som fejlene udbedres afspejles det på overliggende niveauer. Introduktion for udvikleren Naddon EDI modulet giver udvikleren af import/eksport funktioner følgende fordele: 1. Med relativt få tilretninger i et ind-/udlæsningsobjekt får man automatisk al funktionalitet som logning, mapning, fejlhåndtering og filhåndtering (på OS-niveau) foræret af Naddon EDI modulet. 2. Selvom Naddon EDI er lavet med hovedvægt på udveksling af dokumenter, så kan andre typer af udvekslinger (f.eks. stamdata, prislister o.l.) også integreres med Naddon EDI for at opnå en samlet/ens brugerflade og få fordelen af den indbyggede log og fil-historik. 3. Naddon EDI modulet er lavet så lidt styrende som muligt. Det vil sige, at når først Naddon EDI modulet har kaldt et ind-/udlæsningsobjektet (typisk en rapport), så er det helt op til udvikleren af denne rapport at afgøre i hvor høj grad objektet skal gøre brug af de funktioner der ligger i Naddon EDI modulet. Side 6

7 4. Naddon EDI modulet er lavet relativt åbent. Det vil sige at koden flere steder er delt op i mange del-funktioner, som kan kaldes efter behov. Hvis for eksempel en overordnet funktion ikke lige gør helt som man har brug for, så skulle det være relativt enkelt at lave sin egen funktion, der kalder de samme del-funktioner med de(n) variation(er) der er behov for. 5. Naddon EDI modulet indeholder et ekstra lag mellem standard dokument-tabellerne og ind- /udlæsningsobjektet. Det ekstra lag består et udvekslingsdokument (hoved-/linietabeller) og tilhørende funktionalitet. Når man udvikler et ind-/udlæsningsobjekt skal man kun lave kode op mod disse tabeller selvom man f.eks. både vil udlæse bogførte fakturaer og kreditnotaer. 6. Som udgangspunkt skal en indlæsning kun udfylde (uden kald af validate) de felter på udvekslingsdokumentet, der måtte være tilgængelig i filen. Valideringen foregår først efterfølgende og håndteres automatisk af Naddon EDI modulet. 7. Hvis man som udvikler ønsker at udvide/ændre den indgående valideringen og/eller overførsel, har man mulighed for at gøre dette fuldt eller delvist helt uden at rette i Naddon EDI modulet. På udvekslingsaftalen angiver man sit special-udviklede validerings-/overførselsobjekt. De(t) objekt(er) kan så evt. kalde de del-funktioner der ligger i EDI standard-valideringen der er genanvendelige. 8. Naddon EDI modulet gør at de fleste almindelige ind-/udlæsninger af dokumenter kan laves med relativt lidt kode ude i selve ind-/udlæsningsobjektet. Ideen er at objektet i videst muligt omfang kun skal håndtere de ting der er fil/kunde/leverandør specifikke. 9. Det er hensigten at man som udvikler, i vid udstrækning, skal kunne tilføje nye ind-/udlæsninger uden at skulle rette i Naddon EDI modulets objekter. 10. Naddon EDI modulet er relativt enkelt at kode-implementere, idet der kun er lavet rettelser i hovedmenuen og tilføjet nogle felter/nøgler på salgs- og købsdokument tabellerne. 11. Der er i skrivende stund lavet versioner af Naddon EDI til 4.00 SP3, 5.00, 5.00 SP1, 2009 og 2009 SP1 (classic og RTC). 12. I Naddon EDI modulet skal betegnelsen EDI opfattes som en hel generel betegnelse for udveksling af salgs- og købsdokumenter. Det skal ikke forstås som værende en begrænsning/fokusering på EDIFACT-filformatet. Side 7

8 Naddon EDI udvekslingsdiagram Nedenstående diagram viser overordnet, hvordan Naddon EDI udveksler dokumenter. Figur Salgstilbud Salgsordre Mapning 1 OIOXML Faktura- /Kreditnota indlæsningsobjekt. Salgsfaktura Salgskreditnota Bogført salgsleverance Bogført salgsfaktura Bogført salgskreditnota Købsrekvisition Udvekslingsdokument 1 Logning Fil og dokument poster HANCOM Faktura- /Kreditnota udlæsningsobjekt. Andre Kunde- /Leverandør-/Filspecifikke ind-/udlæsningsobjekter. Købsordre Købsfaktura Købskreditnota (Ekstern) filudveksling. Bogført købsmodtagelse Bogført købsfaktura Bogført købskreditnota FTP / SFTP Server Figur 2.1 Udvekslingsdiagram Til venstre er der alle de forskellige dokumenttyper, der kan udveksles med standard Naddon EDI. Til højre er der nogle eksempler på udvekslingsobjekter, der enten udlæser til eller indlæser fra et eller andet filformat. Der er lavet nogle standard udvekslingsobjekter til Naddon EDI, men en af grundidéerne i modulet er at man kan udvikle andre efter behov. Kernen af Naddon EDI er uafhængig af filformatet. I midten er der så kernefunktionen i selve Naddon EDI, nemlig at skabe bindeled mellem de mange forskellige dokumenttyper og de mange forskellige filformater. Udvekslingsdokumentet er Naddon EDI s repræsentation af et hvilket som helst ind/udgående dokument. Alle dokumenter ryger gennem et udvekslingsdokument under en udveksling. Mapningen sørger for at konvertere mellem interne og eksterne numre. Loggen opfanger status og fejl under en udveksling. Fil og dokumentposter dannes som historik og til sporingsformål. Side 8

9 Nederst til højre ses den sekundære udveksling af filer (til/fra FTP/ ), som også kan varetages af Naddon EDI. Med sekundær udveksling menes der den fysiske overførsel af filer mellem virksomheden og EDI samhandelspartneren, hvorimod den primære udveksling (i forrige afsnit benævnt som kernefunktionen Naddon EDI) i hovedtræk består i konverteringen mellem interne og eksterne data og dataformater. Naddon EDI Ordbog og terminologi Ord / begreb Uddybning EDI (EDIFACT / HANCOM) EDI er en forkortelse af Electronic Data Interchange. (Dansk : Elektronisk Data Udveksling) Ifølge Dansk Standard er definitionen på EDI: "Elektronisk overførsel af strukturerede data i aftalte meddelelsesstandarder fra et IT-system til et andet ITsystem." Der findes et utal af disse datastrukturer (filformater) i mere eller mindre standardiserede former. Et af de mere velkendte er EDIFACT-filformatet. Misvisende er det at dette filformat kaldes EDI-filformatet, da det er et filformat ligesom alle andre filformater og derfor ikke mere EDI end et hvilket som helst andet filformat. En mere korrekt betegnelse for dette filformat er EDIFACT eller HANCOM filformatet. (HANCOM er baseret på EDIFACT og er det mest anvendte i Danmark). I Naddon EDI skal begrebet EDI forstås som den generelle DS definition, da Naddon EDI ikke er låst fast på EDIFACTfilformatet, men er åbent for alle formater. Når det er sagt skal det også siges at EDIFACT/HANCOM filformatet er det filformat der pt. anvendes af de fleste Naddon EDI brugere. Men der er f.eks. også lavet udveksling i OIOXML-filformatet til Naddon EDI modulet. Og der som sagt åbent for at der kan laves integration til mange andre filformater. Mapning Udveksling Mapning er konverteringen/oversættelsen mellem interne og eksterne numre. Det kan i Naddon EDI være kunde- /leverandør-/finans- eller varenumre. Hvis man f.eks. skal udlæse en salgsfaktura til en kunde, så skal de interne varenumre på fakturaen konverteres til et eksterne nummer i filen som kunden kan bruge (typisk et EAN nummer). En udveksling i Naddon EDI dækker over en udveksling af data i databasen til/fra et eksternt medie (typisk en fil). En udveksling kan dække over en kørsel af en til flere Side 9

10 udvekslingsaftaler. Hver gang der igangsættes en udveksling i Naddon EDI tildeles denne et unikt fortløbende nummer (et udvekslingsnr.). Alle de dokumenter, der måtte indgå i udvekslingen bliver stemplet med dette nummer. Udvekslingsaftale Udvekslingsdokument På en udvekslingsaftale defineres hvilke data der skal udveksles, hvor de skal udveksles og for hvilke(n) debitor(er) / leverandør(er) aftalen gælder. En udvekslingsaftale kan køres, hvorved den faktiske ind-/udlæsning foretages. Ét udvekslingsdokument repræsenterer ét rigtigt dokument (f.eks. en salgsfaktura eller en købsordre). Under en udgående udveksling bliver alle dokumenter (uanset type) overført til et udvekslingsdokument, som så udlæses af udvekslingsobjektet. Dette er ikke noget brugeren mærker til. Under en indgående udveksling derimod, bruges udvekslingsdokumentet som en kladde, hvor de indlæste dokumenter havner i første omgang. Hvis der er fejl på dokumentet kan brugeren se/rettet i udvekslingsdokumentet inden det overføres til et rigtigt dokument. FTP og SFTP FTP står for File Transfer Protocol og er den oftest anvendte metode til at overføre filer via internettet. Typisk vil VANS leverandører og/eller EDI samhandelspartnere have en FTPserver, hvor man kan overføre filer til (uploade) og/eller hente fra (downloade). SFTP eller sftp er en udbygning af FTP, hvor S et står for Secure. Denne type overførsel er mere sikker (krypteret), men kan kun anvendes, hvis VANS leverandøren/ samhandels-partneren understøtter det. Side 10

11 Naddon EDI hovedmenuen Figur 2.2 EDI menu Menupunkt Bemærkning Udvekslingsaftale Udvekslingsdokument Udvekslingskvittering På en udvekslingsaftale defineres hvordan udveksling af data skal foregå. Om det er en ind eller udlæsning, hvilket filformat der anvendes, hvor filerne placeres, mapning mellem interne/eksterne værdier, hvem der udveksles data med og meget mere. En udvekslingsaftale kan køres, hvorved den faktiske ind-/udlæsning foretages. Et udvekslingsdokument er et kladde-dokument, der repræsenterer ét salgs-/købsdokument (eks. en købsfaktura). I nogle tilfælde sender modtageren af en EDI-fil en kvitteringsfil tilbage. En kvitteringsfil kan ind/udlæses med Naddon EDI. En udvekslingskvittering indeholder informationer om hvorvidt filen og evt. de enkelte Side 11

12 dokumenter i filen er indlæst/valideret korrekt af modtageren eller om de er blevet afvist og eventuelt hvorfor. Udvekslinger Arkiveret udvekslingsdokument Alle Salg/køb bilag Logposter Én udveksling er en registrering af en faktisk foretaget indog/eller udlæsning af data. Én udveksling er én kørsel af én eller flere udvekslingsaftaler. Man kan vælge at indlæste udvekslingsdokumenter skal arkiveres (i stedet for at slettes) når de overføres til et rigtige salgs/købs-dokument. Et oversigtsvindue med alle salg/køb bilag. Loggen i hovedmenuen viser alle log-poster i Naddon EDI modulet på tværs af udvekslinger/aftaler/dokumenter. poster s der sendes fra Naddon EDI registreres som en E- mailpost. poster indeholder også eventuelle i kø. EDI Opsætning Eksterne programmer FTP Servere adresser Mapning Generel opsætning af Naddon EDI Opsætning af eksterne programmer der kaldes fra Naddon EDI. Opsætning af FTP og SFTP servere til fil-udveksling Opsætning af adresser til fil-afsendelse Opsætning af mapning (oversætning/konvertering) mellem interne og eksterne debitor-,leverandør-,finans- og varenumre. Se hjælpen til de enkelte menupunkter for en mere detaljeret beskrivelse. Side 12

13 3. Opsætning Naddon EDI Opsætning Naddon EDI opsætningen er den helt overordnede opsætning af Naddon EDI modulet. Fanebladet Generelt Figur 3.1 EDI Opsætning EDI Opsætning Felt Beskrivelse Vores afsender/modtager kode Den kode der entydigt identificerer dit firma overfor alle de andre EDI-partnere. Typisk angives der her et EAN-lokationsnummeret der er et 13-cifret nummer. GS1 Danmark varetager tildelingen af EAN-lokationsnumre, således at der på verdensplan ikke findes 2 virksomheder med samme EAN-lokationsnummer. EAN-lokationsnummeret anvendes bl.a. ved udveksling i EDIFACT-filformater. Der kan oprettes flere numre i det kartotek der hører tilfeltet. Det er for at tillade indlæsning af EDI filer med andre modtagernumre. Eksempelvis hvis man på et kædehovedkontor ønsker at indlæse EDI filer for alle butikkerne, som har hver deres EAN-lokationsnr. Ved udlæsning anvendes som udgangspunkt altid det EANlokationsnr. der står angivet i EDI-opsætningen. Under aftestning Nogle filformater (eks. EDIFACT 1- formater) understøtter at man kan indikere overfor modtageren at filen er en testfil. De standard udvekslingsobjekter der er lavet til Naddon EDI til Side 13

14 EDIFACT 1- formater tager højde for dette felt. Feltet Under aftestning findes flere steder i systemet på forskellige niveauer: 1. EDI Opsætningen Her kan angives helt overordnet om Naddon EDI er under aftestning. 2. Udvekslingsaftalen Her kan angives overordnet for aftalen om udvekslinger til alle de tilknyttede kunder/leverandører er under aftestning. Hvis feltet på EDI opsætningen er vinget af er det underordnet hvad der står på aftalen. 3. Aftale kunde/leverandører Her kan angives for den enkelte kunde/leverandør om udvekslinger på aftalen er under aftestning. Hvis feltet på EDI opsætningen eller aftalen er vinget af er det underordnet hvad der står på den enkelte kunde/leverandør. Slet ej overførte udvekslingsdokumenter v/sletning af udvekslingspost Under en indlæsning af dokumenter, bliver disse oprettet som udvekslingsdokumenter, indtil de enten overføres til et rigtigt dokument eller bliver slettet. For hvert dokument der oprettes bliver der også oprettet en udvekslingspost, som bl.a. kan ses på aftalen i under Filer/Dokumenter. Hvis man sletter en udvekslingspost vil det ofte, men ikke nødvendigvis altid, være mest logisk også at slette det tilhørende udvekslingsdokument, hvis altså det ikke allerede er blevet overført/slettet. I Naddon EDI kan man derfor i dette felt vælge følgende: 1. Spørg først Hvis der findes et tilhørende udvekslingsdokument, spørges der altid først om dette skal slettes. 2. Ja Udvekslingsdokumentet slettes konsekvent altid. 3. Nej Udvekslingsdokumentet slettes konsekvent aldrig. Indgående udvekslingsdokumenter skal efter overførsel Seneste udvekslingsnr. datoformel Når et indgående udvekslingsdokument er valideret og bliver overført til et rigtigt dokument (eks. en købsfaktura) kan man her vælge om udvekslingsdokumentet skal slettes eller arkiveres. I EDI Rollecenteret (kun relevant i den rollebaserede klient) er posterne/datagrundlaget for nogle af køerne (papirstakkene - eks. Seneste udvekslinger) begrænset på datoen tilbage i tid. Skæringsdatoen beregnes ud fra dags dato og denne datoformel. Aktivér Webhjælp Dette felt skal vinges af før det er muligt at anvende webhjælp. Side 14

15 Årsagen er at man skal acceptere at Naddon registrerer nogle informationer for hvert kald til webhjælp. Hvilke informationer det drejer sig om kan man se i det vindue, hvor man skal bekræfte aktiveringen. EDI Rolle (opsætning) Automatisk rolleopdatering (opsætning) EDI Rolle (bruger) Automatisk rolleopdatering (bruger) Den rolle (brugeradgang/sikkerhed) der indeholder rettighederne (adgang til Naddon EDI objekter) der er nødvendige for at kunne bruge og administrerer Naddon EDI. Naddon EDI opretter som udgangspunkt en særskilt rolle til dette formål og de relevante brugere skal så have tildelt denne rolle. Hvis den automatiske rolle-opdatering er slået til vil Naddon EDI løbende opdatere rollen med de nødvendige rettigheder hver gang Naddon EDI opdateres til en nyere version. Alternativt kan man til en hver tid bruge funktionen Opdatér til at opdatere rollen. Den rolle (brugeradgang/sikkerhed) der indeholder rettighederne (adgang til Naddon EDI objekter) der er nødvendige for at kunne bruge (men ikke administrere) Naddon EDI. Naddon EDI opretter som udgangspunkt en særskilt rolle til dette formål og de relevante brugere skal så have tildelt denne rolle. Hvis den automatiske rolle-opdatering er slået til vil Naddon EDI løbende opdatere rollen med de nødvendige rettigheder hver gang Naddon EDI opdateres til en nyere version. Alternativt kan man til en hver tid bruge funktionen Opdatér til at opdatere rollen. Fanebladet Nummerering Figur 3.2 EDI Opsætning EDI Opsætning Side 15

16 Felt Beskrivelse Udveksling nummerserie Udvekslingsaftale nummerserie Udvekslingsdok. Nummerserie Kvittering nummerserie Global nummerserie Udvekslingsnr. på gamle dok. Hver udveksling bliver tildelt et unikt fortløbende nummer, som trækkes fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Hvis man undlader at angive et nummer, når man opretter en ny udvekslingsaftale, trækkes der et nummer fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Hvert udvekslingsdokument bliver tildelt et unikt fortløbende nummer, som trækkes fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Hver udvekslingskvittering bliver tildelt et unikt fortløbende nummer, som trækkes fra denne nummerserie. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. Denne nummerserie anvendes af Naddon EDI og kan anvendes af udvekslingsobjekter til at udtrække et unikt nummer på tværs af alle udvekslinger/aftaler/objekter o.l. F.eks. anvender HANCOM 1 udlæsningen denne nummerserie til at generere et unikt meddelelsesnummer. Naddon EDI opretter automatisk en nummerserie første gang modulet tages i brug. I vinduet, hvor man tilknytter kunder/leverandører til en udgående aftale, kan man af performance-hensyn køre en kørsel, der markerer alle gamle dokumenter som værende udvekslet. Det udvekslingsnummer som angives her, er det der bliver sat på alle de gamle dokumenter. Se hjælpen til vinduet, hvor man tilknytter kunder/leverandører til en aftale for yderligere information. Side 16

17 Fanebladet Mapning Figur 3.3 EDI Opsætning EDI Opsætning Felt Beskrivelse Autom. mapning af kunde/lev.nr. Autom. mapning af fin./varenr. Advar ved EANcheckcifferfejl Når man på et udvekslingsdokument udfylder enten det interne eller eksterne kunde/leverandørnummer manuelt (fordi der ikke findes en mapning 1 til dette), kan Naddon EDI automatisk oprette en mapning 1 mellem det interne og eksterne nummer i standard Naddon EDI mapningstabellen. Når man på et udvekslingsdokument udfylder enten det interne eller eksterne finans-/varenummer manuelt (fordi der ikke findes en mapning 1 til dette), kan Naddon EDI automatisk oprette en mapning 1 mellem det interne og eksterne nummer i standard Naddon EDI mapningstabellen. Hvis dette felt er vinget af, vil der de steder i Naddon EDI, hvor man angiver et EAN-nummer, blive foretaget en checkcifferkontrol. Side 17

18 Fanebladet Eksterne programmer Figur 3.4 EDI Opsætning EDI Opsætning Felt Beskrivelse Standard åbn filmappe program Standard vis fil program Standard redigér fil program Vis Statusrapport program Fælles temporær mappe Det program der anvendes til åbning af filmappe (hvis man f.eks. ønsker at se, hvilke filer der ligger i en folder). Naddon EDI er fra start automatisk sat op til at anvende Windows stifinderen. Det program der som standard (med mindre noget andet er angivet på udvekslingsaftalen) anvendes til at vise indholdet af en fil. Naddon EDI er fra start automatisk sat op til at anvende Windows Open (svarer til at man dobbeltklikker på filen). Det program der som standard (med mindre noget andet er angivet på udvekslingsaftalen) anvendes til at vise indholdet af en fil. Naddon EDI er fra start automatisk sat op til at anvende Windows Open (svarer til at man dobbeltklikker på filen) Det program der anvendes til visning af en Naddon EDI statusrapport. Statusrapporten er et XML dokument og Naddon EDI er fra start automatisk sat op til at knytte et stylesheet til XML dokumentet og så anvende Windows Open til at vise statusrapporten iht. stylesheet et. Her kan evt. angives en fælles temporær mappe til placering af temporære/midlertidige filer. Mappen skal være tilgængelig for alle de servere/klienter der kører Naddon EDI. Hvis ikke der angives en fælles temporær mappe, vil temporære filer typisk blive dannet lokalt på de forskellige servere/klienter der kører Side 18

19 Naddon EDI. Normalt vil det virke fint, men specielt i et 3-Tier miljø kan der opstå forvirring og/eller problemer med placeringen af filerne når f.eks. en temporær statusrapport dannes af serveren, men skal vises på klienten af et eksternt program. I sådanne tilfælde anbefales det at anvende en fælles temporær mappe. Fanebladet FTP / Figur 3.5 EDI Opsætning EDI Opsætning Felt Beskrivelse Standard FTP- Serverkode Standard kode ing Codeunit ID Hvis man angiver en FTP-Serverkode her, vil det være den, der anvendes som Fil overførselskode på alle udvekslingsaftaler med Fil overførselstypen FTP med mindre man på den enkelte aftale overstyrer dette, ved at angive en FTP-serverkode på selve udvekslingsaftalen. Hvis man angiver en kode her, vil det være den der anvendes som Fil overførselskode på alle udvekslingsaftaler med Fil overførselstypen med mindre man på den enkelte aftale overstyrer dette, ved at angive en kode på selve udvekslingsaftalen. Den codeunit, der anvendes til fysisk at afsende s fra Naddon EDI køen (EDI poster med status I kø ). Der er bl.a. udviklet codeunits til afsendelse via Outlook og SMTP. Den pågældende mail-klient (Outlook/SMTP) skal være Side 19

20 tilgængelig på alle de servere/klienter der fysisk afsender fra Naddon EDI. ing Codeunit navn Afsend-fra kode kø behandling Viser navnet på den codeunit der står angivet i feltet ing Codeunit ID. Hvis den valgte ing Codeunit bruger en mail-klient, der understøtter dynamisk afsender (det gør SMTP men ikke Outlook), så kan man i dette felt angive en kode. Den E- mail adresse der tilhører koden vil så stå som afsender på de , der sendes fra Naddon EDI. Når der genereres en fra Naddon EDI lægges den i princippet altid i kø d.v.s den oprettes som en EDI post med status I kø. Hvis man i feltet kø behandling vælger Med det samme vil en blive sendt i samme øjeblik den oprettes i køen altså reelt ingen kø (eller central afsendelse). Hvis man derimod vælger Senere efterlades E- mailposten med status I kø. I så fald skal der sættes en post op i opgavekøen (ikke en del af Naddon EDI, men et modul i standard NAV) som behandler de EDI poster der ligger I kø. Der findes en codeunit EDI Queue Process, der behandler/afsender EDI poster I kø, som kan kaldes fra opgavekø-posten. Fanebladet Version Figur 3.6 EDI Opsætning EDI Opsætning Side 20

21 Felt Beskrivelse C/SIDE-version Basis-version Naddon Core-version Naddon EDI-version Naddon EDI Data-version Programmets C/SIDE version. C/AL basis-versionen (også kaldet database-versionen) med objekt-version i parantes Naddon Core version med objekt-version i parantes Naddon EDI versionen med objekt/landespec. versioner i parantes Naddon EDI dataversionen. Når Naddon EDI opdateres til en nyere version, vil modulet om nødvendigt automatisk lave en opdatering af de modulrelaterede data. Dataversionen kan ikke forventes at følge Naddon EDI versionen, da ikke alle Naddon EDI opdateringer kræver en dataopdatering. Eksterne programmer Eksterne programmer indeholder en opsætning af hvordan forskellige eksterne programmer skal kaldes og med hvilke parametre. Naddon EDI opretter automatisk de mest gængse/nødvendige eksterne programmer. Side 21

22 Figur 3.7 EDI Opsætning Eksterne programmer Felt Beskrivelse Kode Beskrivelse Eksekveringsmetode Hvert Eksternt program skal have en unik kode. Her angives en beskrivelse af det eksterne program. Den overordnede metode der skal anvendes til kald af det eksterne program. Auto : Naddon EDI vælger metoden ud fra kriterier som operativsystem, C/SIDE-version og parametre. Shell( p1 p2 ), Shell( p1. p2 ), Shell( Cmd /c p1 ) : Varianter af kald via C/AL SHELL kommandoen. Bør anvendes mindst muligt da SHELL-kommandoen ikke understøttes af de nyere version af NAV. Hyperlink: Kald via C/AL funktionen HYPERLINK WSHShell.Run : Kald via metoden Run på COM-objektet 'Windows Script Host Object Model'.WshShell MSShell.Open : Kald via metoden Open på COM-objektet 'Microsoft Shell Controls And Automation'.Shell MSShell.Explore : Kald via metoden Explore på COM-objektet Side 22

23 'Microsoft Shell Controls And Automation'.Shell Codeunit: Kald via en codeunit i NAV hvilket muliggør specialkodet og komplekse (hooked) kald af eksterne programmer. Codeunit ID Hvis Eksekveringsmetoden er Codeunit kan man her angive den pågældende codeunit. Codeunit navn Eksekvering via batchfil Eksekvering på Service Tier Programfil Parametre Viser navnet på den codeunit der er angivet i Codeunit ID. Af forskellige årsager (rettigheder, antal parametre el. lign.) kan det være nødvendigt at skrive program-kaldet inkl. parametre ned i en batch-fil og så kalde batch-filen i stedet for at kalde programmet direkte. I en 3-Tier løsning er det ikke alle type af kald til eksterne programmer der giver mening, hvis de udføres på Service-Tier (server-niveau). For eksempel giver det ikke mening at åbne en tekstfil med notepad, hvis det sker (vises) på serveren og ikke på klienten i så fald kan man være uheldig at lave kald der gør at serveren står og venter på at brugeren træffer et valg, men da dialogen foregår på serveren er der ingen bruger til at interagerer med. Hvis man ikke angiver noget i dette felt, vil Naddon EDI selv vurdere om det pågældende kald er tilladt på service-tieren. Hvis ikke det er tilladt, afbrydes der med en fejl på klienten inden kaldet udføres. Ved at angive noget i dette felt kan man overstyre Naddon EDI s logik og fast angive om det pågældende kald er tilladt eller ej på service-tieren. Afhængig af eksekveringsmetoden kan her angives det program der skal kaldes. Der kan anvendes environment-variabler (eks. %WINDIR%) Afhængig af eksekveringsmetoden kan her angives de(n) parametre til det kald der skal udføres. Der kan anvendes environment-variabler (eks. %TEMP%). Udover de gængse evironment-variabler der er defineret i operativsystemet bliver der også stillet nogle pseudo-evironment-variabler til rådighed: %EXTFILE% - filnavnet (inkl. sti) på den fil det evt. indgår i kaldet. Hvis man f.eks. på en udvekslingsaftale vælger en af de filer der er blevet udvekslet og trykker på vis fil-indhold, så vil %EXTFILE% indeholde det pågældende filnavn. %EXTFILEPATH% - filstien som indgår i %EXTFILE% %EXTFILE% %EXTBATCHFILE% I dette felt kan man, udelukkende i test-øjemed, angive indholdet af %EXTFILE% og derved se hvordan programfil, parametre og C/AL koden vil komme til at se ud iht. den øvrige opsætning. Hvis man har valgt Eksekvering via batchfil kan man her, i test- Side 23

24 øjemed, angive navnet på den batchfil der dannes. %EXTECHOFILE% Batchfil indhold Hvis man har valgt Eksekvering via batchfil kan man her, i testøjemed, angive navnet på den tekstfil som echo et (svaret/resultatet) fra eksekveringen af batch-filen skrives i. Hvis man har valgt Eksekvering via batchfil, vil der her blive vist indholdet af batchfilen. Under knappen Program findes følgende menupunkter: 1. Oversigt Viser en oversigt over alle de eksterne programmer i Naddon EDI. Med knappen Test er det muligt at udføre kaldet af det eksterne program, med de valgte testparametre. FTP Servere FTP Server opsætning bruges til at oprette en eller flere FTP Servere. En FTP server kan tilknyttes en udvekslingsaftale, så de filer der skal udveksles automatisk kan uploades/downloades på FTP serveren. Figur 3.8 EDI Opsætning FTP Servere Felt Beskrivelse Kode Beskrivelse Klient Session ID Hver FTP server skal have en unik kode. Her angives en beskrivelse af FTP serveren/opkoblingen. Afhængigt af hvilket eksternt FTP program der anvendes, kan man i det pågældende program oprette en session som indeholder nogle af de samme oplysninger som i FTP-Server Side 24

25 opsætningen. Hvis man opretter en sådan Session i det eksterne program, så kan man her angive sessionens ID. Et program som f.eks. WinSCP anvender sessioner. Hvis der ikke angives et sessions-id og FTP programmet kræver et, så anvendes feltet Kode i stedet for. Server Type Server URL Brugernavn Adgangskode Upload mappe Temporært upload-filnavn Serverens type (protokol) eks. FTP eller SFTP. FTP serverens URL adresse Brugernavnet (login-navn) på FTP serveren. Adgangskode (password) på FTP serveren. Den mappe på FTP-serveren hvor filer skal exporteres/overføres til Et midlertidigt filnavn der anvendes under upload og som efterfølgende (når filen er 100% overført) omdøbes til det endelige filnavn. Det midlertidige filnavn bør indeholde %1, hvilket vil blive erstattet med det endelige filnavn og derved sikre at også det midlertidige filnavn er unikt. Eks: En fil der uploades hedder faktura123.xml. Som temporært upload-filnavn står angivet %1.tmp. Filen vil derfor blive uploaded som faktura123.xml.tmp og derefter blive omdøbt til faktura123.xml Download mappe Script program kode Gem script i loggen Den mappe på FTP-serveren hvor filer skal importeres/hentes fra Afhængigt af hvilken FTP-klient der anvendes til kommunikation med FTP serveren (afhænger af den codeunit der vælges som indlednings-/afslutningobjekt på udvekslingsaftalen) udføres FTP kommandoerne via en script-fil. Hvis udførslen sker via et script skal man her angive det eksterne program, der skal udføre/afvikle scriptet. Windows standard FTP og WinSCP anvender scripts. Hvis man i stedet anvender ChilKat FTP undgår man afvikling via script, idet Naddon EDI kommunikerer direkte med ChilKat FTP komponenten. For hver udveksling dannes der et nyt FTP-Script (hvis FTPklienten anvender scripting se beskrivelsen af feltet Script program kode ). Hvis man sætter flueben i feltet her, så vil scriptet blive skrevet ind i loggen på udvekslingsaftalen. Dette kan være en hjælp i forbindelse med fejlsøgning. Side 25

26 adresser adresse opsætningen bruges til at oprette en eller flere adresser. En adresse kan tilknyttes en udvekslingsaftale, så de filer der skal udlæses automatisk sendes til en adresse. adresser kan også bruges til notificering (afsendelse af statusrapport i forbindelse med udveksling) Figur 3.9 EDI Opsætning adresser Felt Beskrivelse Kode Kilde Kildenr. Emne Tekst Hver adresse skal have en unik kode. Hvis den pågældende adresse allerede findes/vedligeholdes et andet sted i NAV (på en kunde, leverandør, kontakt eller sælger/indkøber) kan man her angive hvor. Hvis man har angivet en kilde til den pågældende adresse kan man her angive hvilken kunde, leverandør, kontakt eller sælger/indkøber adressen står på. Hvis der findes/angives et kildenr., vil kildens adresse vises i dette felt. Hvis ikke der findes/angives et kildenr. med den pågældende adresse skal man i stedet skrive den i dette felt. ens emne (subject). Afhængigt af hvilken type der afsendes kan man bruge %1, %2, %3 parametre i feltet (se beskrivelsen af feltet Tekst ). ens Tekst (brødtekst). Afhængig af hvilken type der afsendes kan man bruge %1, %2, %3 parametre i feltet. Ved udlæsning af EDI filer (eks. PDF fakturaer), som sendes til en adresse, vil %1 indeholde filnavnet. Side 26

27 Ved notificering ( ing af statusrapport v/udveksling) vil %1 indeholde udvekslingsnummeret, %2 vil indeholde status (Ok,Kritisk) og %3 vil en kort statusbeskrivelse. 1 ) Se den generelle Webhjælp Naddon EDI Ordbog og terminologi for at få en uddybning af dette ord/begreb. Se alle de generelle Webhjælp-dokumenter under Naddon EDI Opsætning for at få information om de mere overordnede funktioner i Naddon EDI. Side 27

28 4. Mapning Generelt om mapning i Naddon EDI Mapning betyder i Naddon EDI sammenhæng, at der konverteres/oversættes mellem et internt og et eksternt nummer/kode. Et nummer er enten et kundenr., leverandørnr., finanskontonr. eller varenr. Et internt nummer er det nummer, der anvendes som entydig reference internt i virksomheden. Et eksternt nummer er det nummer, der anvendes som entydig reference af den eksterne part (kunden/leverandøren) Under en udlæsning skal de interne numre således oversættes/mappes til eksterne numre og omvendt, under en indlæsning skal de eksterne numre oversættes/mappes til interne numre. NAVI PARTNER KURSUS Hvis den eksterne part anvender de samme entydige numre til at referere til f.eks. varer, som man anvender internt i virksomheden er mapningen unødvendig. Eksempel på mapning i forbindelse med en udlæsning af en faktura: FAKTURA I SYSTEMET MAPNING FAKTURA-FIL TIL KUNDEN Internt Eksternt Kundenr Fakt. til nr Kundenr. 123 Fakt. til nr. 100 Figur 4.1 Mapning Under udveksling af salgsdokumenter, kan Naddon EDI lave mapning på følgende felter: 1. Kundenr. på dokumenthovedet 2. Leveringsadressekode på dokumenthovedet 3. Faktureringsnr. på dokumenthovedet 4. Finanskontonr. på dokumentlinierne mapningen kan være relateret til kunden 5. Varenr. på dokumentlinierne mapningen kan være relateret til kunden Under udveksling af købsdokumenter, kan Naddon EDI lave mapning på følgende felter: 1. Leverandørnr. på dokumenthovedet 2. Bestillingsadressekode på dokumenthovedet 3. Faktureringsnr. på dokumenthovedet 4. Kundenr. på dokumenthovedet 5. Leveringsadressekode på dokumenthovedet 6. Finanskontonr. på dokumentlinierne mapningen kan være relateret til leverandøren 7. Varenr. på dokumentlinierne mapningen kan være relateret til leverandøren Da mapningen af salgsdokumenter og købsdokumenter i princippet er ens, med undtagelse af at der er tale om kunder på den ene side og leverandører på den anden, så vil der i Naddon EDI refereres hertil under ét. F.eks. er der på et udvekslingsdokument et felt der hedder Kunde/Lev.nr. som Side 28

29 indeholder hhv. kundenr. eller leverandørnr. afhængigt af om udvekslingsdokumentet er et salgs- eller købsdokument. Tilsvarende vil der her i hjælpeteksten ofte anvendes betegnelsen kunde/leverandør, der skal opfattes om en reference til enten kunde eller leverandør afhængig af, om man i en given situation arbejder med salg- eller køb. I Naddon EDI findes der generelle tabeller til opsætning af disse mapninger. Naddon EDI tager også højde for, at opsætningen af disse mapninger kan ligge i standard tabeller/felter. F.eks. kan det være, at man udfylder feltet Leverandørens varenr. på varekortet eller i tabellen Vareleverandører. Endelig kan det være at mapningen skal foretages via en helt tredje tabel f.eks.en stregkode-tabel i et andenparts modul eller en specialudvikling. I sidstnævnte tilfælde skal der laves et specielt mapningsobjekt, som varetager den specielle del af mapningen, og anvender standard mapningen til de øvrige typer mapninger. Naddon EDI er meget fleksibel og kan sættes op til at håndtere disse forskellige situationer. Den ene mapningsmetode udelukker ikke nødvendigvis en anden. Hvis Naddon EDI ikke finder oplysningerne det ene sted, vil der blive søgt efter oplysningerne et andet sted. Men det er helt afhængig af opsætningen i Naddon EDI på udvekslingsaftalen. Man kan endda slå mapningen helt fra i Naddon EDI, hvis det er mest hensigtsmæssigt for en given udveksling. Læs mere om denne opsætning i hjælpeteksten til udvekslingsaftalen. Et internt nummer (f.eks. et varenr.) kan mappes til et ubegrænset antal eksterne numre på samme kunde/leverandør. Dette kan f.eks. være nødvendigt, hvis en detailvare købt hos en grossist løbende får nyt EAN nr., fordi grossisten køber varen af forskellige leverandører alt efter pris, og fordi man på detailniveau betragter det som det samme produkt uanset leverandøren. En anden årsag kunne være at den eksterne part forventer/leverer mere end én type af nummer (flere referencer) til samme varer. Hvis man angiver flere eksterne nummer til ét internt nummer kan det eventuelt specificeres som værende et EAN nr., TUN nr. eller lign., for at udvekslingsobjektet kan skelne imellem dem. Mapningen af varenumre kan styres på variant-niveau og/eller enhedskode. Vedligeholdelsen af mapningerne kan foretages direkte i mapningstabellerne. Afhængig af opsætning kan vedligeholdelsen (tilføjelsen af nye mapning) også ske efterhånden, som der kommer nye eksterne numre ind på udvekslingsdokumenterne. Når brugeren første gang indtaster det korrekte interne nummer på udvekslingsdokumentet bliver der automatisk oprettet en mapning i mapningstabellen, som så virker fremover. Side 29

30 Kundenr. og Leverandørnr. - Mapning Kundenr. mapning bruges ved udveksling af salgsdokumenter, mens leverandørnr. mapning anvendes ved udveksling af købsdokumenter, men ellers virker det efter samme princip. For hvert internt nummer kan der oprettes ét eller flere eksterne numre. Derfor beskrives den kunderelaterede formular og den leverandørrelaterede formular under et. Figur 4.2 EDI Opsætning Mapning Kundenr. Figur 4.3 EDI Opsætning Mapning Leverandørnr. Felt Beskrivelse Internt nummer Navn Ekstern felttype Det interne kunde/leverandørnr. Viser navnet på den pågældende kunde/leverandør. Her kan der eventuelt angives, hvilken type af nummer det eksterne nummer er. Hvis der angives en type, vil Naddon EDI begrænse brugen af den pågældende mapning i de tilfælde, hvor der forventes en bestemt type. Eksempelvis vil der ved indlæsning af en EDIFACT købsfaktura typisk være anvendt et EAN nr. til indentificering af den pågældende leverandør. Naddon EDI vil derfor kun anvende de mapninger der har ekstern felttype (blank) eller EAN og ikke f.eks. CVR. Side 30

31 Eksternt nummer Det eksterne kunde/leverandørnr. Ét internt nummer kan godt mappes til flere eksterne numre. Det kan være nødvendigt ved indlæsning af dokumenter, hvis afsender ikke bruger det samme referencenr. hver gang. Aktiv Dobbelt mapning Her kan angives om den pågældende mapning skal regnes med under mapning mellem intern/eksterne værdier. Man kan vælge at deaktivere en mapning som alternativ til at slette den, hvorved man får en historik over tidligere anvendte numre. Hvis et eksternt nummer er angivet/mappet til mere end ét internt nummer, vil der være vist et advarselstegn i denne kolonne. Naddon EDI tillader dobbelt mapning, da det kan være relevant for udgående udvekslinger. Finans-/varenr. mapning pr. kunde/leverandør For hver kunde/leverandør kan der oprettes en særskilt mapning mellem interne og eksterne finans og varenumre. Finans-/varenr. mapning pr. kunde bruges ved udveksling af salgsdokumenter, mens finans-/varenr. mapning per leverandør anvendes ved udveksling af købsdokumenter, men ellers virker det efter samme princip. Derfor beskrives den kunderelaterede formular og den leverandørrelaterede formular under et. Figur 4.4 EDI Opsætning Mapning Finans-/Varenr. pr kunde Side 31

32 Figur 4.5 EDI Opsætning Mapning Finans-/Varenr. pr leverandør For hvert internt finans-/varenr. kan der oprettes ét eller flere eksterne numre. Et internt finanskontonr. kan godt mappes til et nummer der eksternt opfattes som et varenr. og omvendt. Under knappen Kunde / Leverandør i bunden af formularen er der et menupunkt Vis kun dem med mapning, som gør at listen i venstre side af fomularen kun viser de kunder/leverandører, hvortil der er oprettet mapning af finans-/varenumre. Felt Beskrivelse Nummer De interne kunde/leverandørnumre. Når man stiller markøren på en given kunde/leverandør i venstre del af formularen, vil den højre del af formularen indeholde de mapninger af finans-/varenumre, der er tilknyttet den pågældende kunde/leverandør. Navn Mapning Intern type Internt nummer Intern variantkode Intern enhedskode Viser navnet på den pågældende kunde/leverandør. Viser med et flueben om der er oprettet en/flere mapning af finans-/varenumre til den pågældende kunde/leverandør. Her angives om det interne nummer er et finanskontonr. eller et varenr. Det interne finans-/varenr. For varenumre kan der mappes på variantkode niveau (forskellige eksterne numre mappes til sammme varenr. men forskellige variantkoder). For varenumre kan der mappes på enhedskode niveau. (forskellige eksterne numre mappes til sammme varenr. men forskellige enhedskoder). Side 32

33 Beskrivelse Ekstern felttype Eksternt nummer Eksternt nummer er et filter Aktiv Dobbelt mapning Viser den interne beskrivelse af finanskontoen / varen. Her kan der eventuelt angives, hvilken type af nummer det eksterne nummer er. Det eksterne finans-/varenummer. Hvis mange eksterne numre skal mappes til det samme interne nummer kan man angive et filter i Eksternt nummer og alle de eksterne numre, der falder inden for filteret, vil så blive mappet til det interne nummer. Hvis for eksempel man modtager en elektronisk faktura fra et teleselskab, hvor beløbet er udspecificeret på hvert telefonnr/abonnement og forskellige afgiftstyper alt sammen med forskellige eksterne numre, men internt ønsker man at kontere det hele på én finanskonto, så kan man i Eksternt nummer angive * (en stjerne i et NAV-filter betyder alle) og dermed mappes alle de eksterne numre på samme interne nummer. Her kan angives om den pågældende mapning skal regnes med under mapning mellem intern/eksterne værdier. Man kan vælge at deaktivere en mapning som alternativ til at slette den, hvorved man får en historik over tidligere anvendte numre. Hvis et eksternt nummer er angivet/mappet til mere end ét internt nummer, på den pågældende kunde/leverandør, vil der være vist et advarselstegn i denne kolonne. Naddon EDI tillader dobbelt mapning, da det her kan være relevant for uddgående udvekslinger. Finanskontonr. og varenr. mapning For hver finans-/varenr. kan der oprettes en/flere mapninger til et/flere eksterne finans-/varenumre typisk et for hver kunde/leverandør. Det er nøjagtigt de samme mapninger, som man kan se/oprette under finans-/varenr. pr. kunde/leverandør men indgangsvinklen er her det enkelte finans-/varenr. i stedet for den enkelte kunde/leverandør. Finans-/varenr. mapning fungerer efter samme princip. Derfor beskrives den finansrelaterede formular og den varerelaterede formular under et. Side 33

34 Figur 4.6 EDI Opsætning Mapning Finanskontonr. Figur 4.7 EDI Opsætning Mapning Varenr. For hvert internt finans-/varenr. kan der oprettes ét eller flere eksterne numre. Et internt finanskontonr. kan godt mappes til et nummer der eksternt opfattes som et varenr. og omvendt. Under knappen Konto / Vare i bunden af formularen er der et menupunkt Vis kun dem med mapning, som gør at listen i venstre side af fomularen kun viser de finanskonti/varer, hvortil der er oprettet mapning. Felt Beskrivelse Internt nummer De interne finans-/varenumre. Når man stiller markøren på et givet finans-/varenr. i venstre del Side 34

35 af formularen, vil den højre del af formularen indeholde de kunder/leverandører hvortil der er oprettet mapninger for det pågældende finans-/varenr. Beskrivelse Mapning Kunde/Leverandør Kunde/Leverandørnr. Navn Intern variantkode Intern enhedskode Ekstern felttype Viser navnet på det pågældende finans-/varenr. Viser med et flueben om der er oprettet en/flere mapning af det pågældende finans-/varenr. Her angives om mapningen skal gælde for kunder eller leverandører. Her kan angives en specifik kunde eller leverandør som mapningen skal gælde for. Viser navnet på den pågældende kunde/leverandør. For varenumre kan der mappes på variantkode niveau (forskellige eksterne numre mappes til samme varenr. men forskellige variantkoder). For varenumre kan der mappes på enhedskode niveau. (forskellige eksterne numre mappes til samme varenr. men forskellige enhedskoder). Her kan der eventuelt angives, hvilken type af nummer det eksterne nummer er. Eksternt nummer Eksternt nummer er et filter Aktiv Dobbelt mapning Det eksterne finans-/varenummer. Hvis mange eksterne numre skal mappes til det samme interne nummer, kan man angive et filter i Eksternt nummer, og alle de eksterne numre der falder inden for filteret vil så blive mappet til det interne nummer. Hvis for eksempel man modtager en elektronisk faktura fra et teleselskab, hvor beløbet er udspecificeret på hvert telefonnr/abonnement og forskellige afgiftstyper alt sammen med forskellige eksterne numre, men internt ønsker man at kontere det hele på én finanskonto, så kan man i Eksternt nummer angive * (en stjerne i et NAV-filter betyder alle) og dermed mappes alle de eksterne numre på samme interne nummer. Her kan angives om den pågældende mapning skal regnes med under mapning mellem intern/eksterne værdier. Man kan vælge at deaktivere en mapning som alternativ til at slette den, hvorved man får en historik over tidligere anvendte numre. Hvis et eksternt nummer er angivet/mappet til mere end ét internt nummer, på den pågældende kunde/leverandør, vil der være vist et advarselstegn i denne kolonne. Naddon EDI tillader dobbelt mapning, da det kan være relevant Side 35

36 for udgående udvekslinger. Se Webhjælpen Generelt om mapning i Naddon EDI for at få yderligere information. 1 ) Se den generelle Webhjælp Naddon EDI Ordbog og terminologi for at få en uddybning af dette ord/begreb. Se alle de generelle Webhjælp-dokumenter under Naddon EDI Opsætning for at få information om de mere overordnede funktioner i Naddon EDI. Side 36

37 5. Udveksling Hver gang der startes en ny udveksling i Naddon EDI bliver den tildelt et unikt udvekslingsnummer. For hver udveksling kan der køres en eller flere udvekslingsaftaler. Normalt køres der kun én udvekslingsaftale under hver udveksling nemlig når man står på en given udvekslingsaftale og trykker på kør. For hver udvekslingsaftale kan der blive ind-/udlæst én eller flere filer. Og hver fil kan indeholde én eller flere dokumenter (afhænger bl.a. af filformatet om der kan sendes flere dokumenter, f.eks. fakturaer, i samme fil til en EDI modtager). For hver udvekslingsaftale, fil og dokument der behandles/ind-/udlæses under en udveksling bliver der dannet en udvekslingspost med det pågældende udvekslingsnr., en type (udveksling, aftale, fil, dokument) og yderligere information der bruges som historik og sporing af de fil/dokumenter der blev ind-/udlæst. De forskellige typer af udvekslingsposter indgår i et hierarki på følgende måde: Udveksling Aftale 1 Fil 1 Dokument 1 Dokument 2 Fil 2 Dokument 3 Aftale 2 Figur 5.1 Hierarki for udvekslingsposter Under en udveksling bliver der også dannet logposter. Logposter er tekstbeskrivelser af aktiviteter/status/fejl under udvekslings-forløbet. Logposterne har relation til udvekslingsposterne. Det betyder at når en eller flere logpost(er) på et underliggende niveau, i udvekslingspost-hierakiet, er registreret som værende kritisk så afspejler det sig på alle de overliggende niveauer. Hvis f.eks. der er indlæst en købsfaktura med et eksternt varenr. som ikke kan mappes til et internt varenr., så vil der, udover at der dannes en kritisk logpost (som kan ses på det indlæste udvekslingsdokument), også blive markeret på de overliggende udvekslingsposter for dokumentet, filen, aftalen og udvekslingen at de er kritiske. På indgående udvekslinger og afhængig af årsagen til den kritiske fejl, vil markeringen som kritisk på overligggende niveauer automatisk forsvinde efterhånden som fejlen(e) udbedres på udvekslingsdokumentet. Side 37