Udbudsbetingelser. vedr. Udbud ved Annoncering

Transkript

1 Udbudsbetingelser vedr. Udbud ved Annoncering Vedrørende levering af drikkevarer, udskænknings- og salgsudstyr til Landsstævne 2013 i Esbjerg fra den 4. juli til 7. juli 2013 November 2012 Side: 1

2 Indhold 1. Indledning Opgavens omfang Drikkevarer - salg Drikkevarer hjælpere og aktører Udskænknings- og salgsudstyr Salgsrelaterede artikler Andet Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Alternative tilbud Konsortier Udbyders forbehold Tilbudsgiver forbehold Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Drikkevarer salg Drikkevarer hjælpere og aktører Salgsrelaterede artikler Central lagerfunktion Co-promotion Uddannelse/træning Opstilling, support og nedtagning Slutrengøring... 9 Side: 2

3 3.9 Transport Priser mv Prisoplysning Rabatter Aktivitetsbidrag POS Udskænknings- og salgsudstyr, samt support Bilag 1: Virksomhedsoplysninger Bilag 2: Erklæring om ubetalt, forfalden gæld Bilag 3: Referenceliste Bilag 4: Tidsplan Bilag 5: Tjekliste Bilag 6: Salgslokationer drikkevarer Side: 3

4 1. Indledning Esbjerg Kommune skal i perioden juli 2013 være værtsby for DGI & DDS Landsstævne 2013 (L2013). Der skal i forbindelse med L2013 etableres en række salgssteder i festtelte, eventområder, aktivitetsområder mv. På disse salgssteder skal der bl.a. sælges et udvalg af drikkevarer Opgavens omfang Opgaven består i levering af drikkevarer, samt udskænknings- og salgsudstyr til L2013 Det forventede antal salgssteder fremgår af bilag 6. Der tages forbehold for ændringer Drikkevarer - salg Udbuddet vedrører indkøb af drikkevarer med henblik på salg i form af: Fadøl (fustager og tanke) Sodavand (½l. og 1½l. flasker) Kildevand (½l. flasker) Cider (fustager) Drikkevarer hjælpere og aktører Drikkevarer til hjælpere og aktører i form af: Pilsner (dåser) Sodavand (dåser) Kildevand (dåser) Cider (dåser) Udskænknings- og salgsudstyr Tilbudsgiver skal stille med nødvendige salgsudstyr, faciliteter mv. i form af: Udskænkningsvogne. Salgstelte. Fadølsanlæg. Multiskænker. Køleskabe. Tankanlæg. Rulle- og stilladsbarer. Kølecontainere/trailere til hovedlager. Køletrailere til decentrale salgssteder. Lagerkontor (eks. skurvogn). Hegn til afskærmning af lagerfunktioner Salgsrelaterede artikler Udbuddet vedrører indkøb af diverse forbrugsvarer i form af eksempelvis co2, krus, kander mv Andet Det er tilbudsgivers ansvar, at gældende lovgivning omkring hygiejne og egenkontrol på fødevareområdet overholdes. Side: 4

5 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Tilbudslovens afsnit 2, lov nr. 572 af 6. juni 2007, om annonceringspligt for offentlige kontrakter om varer og tjenesteydelser, hvis værdi overstiger kr. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal stiles til Landsstævnesekretariatet i Esbjerg, Nørregade 25, 6700 Esbjerg og sendes pr. mail til stjul@esbjergkommune.dk. Se hertil bilag 5 Tjekliste. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til stjul@esbjergkommune.dk, med emnet: Spørgsmål udbud vedrørende levering drikkevarer, udskænknings- og salgsudstyr senest den 4. januar Spørgsmål fremsendt inden ovenstående frist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 arbejdsdage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på Esbjerg Kommunes hjemmeside på adressen Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud udbud vedrørende levering af drikkevarer, udskænknings- og salgsudstyr. Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den 18. januar 2013 kl på følgende mailadresse: stjul@esbjergkommune.dk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den 1. marts Side: 5

6 2.9 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e) Udbyders forbehold De anførte antal er forventede antal med baggrund i erfaringer fra tidligere gennemførte landsstævner, hvorfor der kan forekomme ændringer i såvel antal og opstillingssteder Tilbudsgiver forbehold Forbehold accepteres ikke, og vil således medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets pkt. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold kan undgås Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Personlige forhold Virksomhedsoplysninger, anvend bilag 1. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), anvend bilag 2. Økonomisk og finansiel kapacitet I muligt omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens seneste afsluttede og reviderede regnskab. Teknisk kapacitet Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner, anvend bilag 3. Der skal afgives minimum 3 referencer. Side: 6

7 2.14 Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Pris 60%. Ved bedømmelsen af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser. Alle forhold i forbindelse med varetagelsen af opgaven skal være indregnet i tilbuddet. Tilbuddet skal afgives i danske kroner ekskl. moms. Kvalitet 40%. Vurderes ud fra forhold som tekniske løsninger, support, tilbudsgivers erfaring og organisering. 3. Kravspecifikation I efterfølgende er der fortaget antagelser, hvad angår antal deltagere og besøgende. 3.1 Drikkevarer salg Landsstævnet estimeres i perioden fra den 4. til 7. juli dagligt at have deltagere og besøgende. Gryden/Festområde forventes at have besøgende pr. dag (primært aften). Blue Water Arena forventes til festarrangementer at have besøgende pr. dag + deltagere (torsdag til søndag). I forbindelse med opvisninger fredag og lørdag forventes besøgende i dagtimerne. Udbudsgiver afregnes efter aktuelt forbrug, og tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af tilbud angive regler for opgørelse af vareforbrug på de enkelte produkter. 3.2 Drikkevarer hjælpere og aktører Landsstævnet estimeres i perioden fra den 4. til 7. juli dagligt at have ca frivillige hjælpere og aktører engageret i og omkring salgsboderne. Udbudsgiver afregnes efter aktuelt forbrug, og tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af tilbud angive regler for opgørelse af vareforbrug på de enkelte produkter. 3.3 Salgsrelaterede artikler Udbuddet vedrører indkøb af forbrugsvarer i relation til de under pkt og beskrevne produkter. Udbudsgiver afregnes efter aktuelt forbrug, og tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af tilbud angive regler for opgørelse af vareforbrug på de enkelte produkter. Side: 7

8 3.4 Central lagerfunktion Tilbudsgiver er forpligtet til at forestå driften af en central lagerfunktion under landsstævnet. Lagerfunktionen skal varetage følgende: Lagerfaciliteter til opbevaring af egne salgsvare og salgsrelaterede artikler, samt eksterne salgsvare i form af vin og shots. Modtage bestillinger fra salgslokationer. Distribution/udlevering til salgslokationer (jf. bestillinger og automatisk opfyldningsrutine). Styre indgående/udgående lager til og fra de enkelte salgsenheder. Systematik og et hensigtsmæssigt flow i forbindelse med lagerhåndtering under Landsstævnet, herunder sikre at der ikke forekommer out of stock på de enkelte artikler. Opgørelse af vareforbrug for de enkelte salgsteder skal meddeles den centrale kassefunktion senest kl den efterfølgende dag. Tilbudsgiver skal beskrive og skitsere oplæg til lagerfunktion i forbindelse med afgivelse af tilbud. Herunder pladskrav og angive behov for strøm/amp. I forbindelse indgåelse af kontrakt skal der indarbejdes et regelsæt for håndtering af leverandør relateret out of stock på salgstederne, som er direkte årsag til salgsstop. Herunder leverandør kompensation for tabt omsætning på salgsstederne. 3.5 Co-promotion Leverandør af drikkevarer indgår aftale med chips underleverandør omkring sampling af salt/chillinødder på alle salgssteder, hvor der sælges fadøl mv. under L2013. Leverandøren sikrer, at det i aftalen med chips underleverandør fremgår: Underleverandør stiller det nødvendige antal vareprøver til rådighed for sampling under L2013. Aktivitetsbidrag fra underleverandør til L2013. Af tilbuddet skal det fremgå, hvilken chips underleverandør der er valgt. Hvilket produkt der vil blive samplet og angivelse af markedsføringsbidragets størrelse. 3.6 Uddannelse/træning Tilbudsgiver skal endvidere ved evt. kontrakttildeling sikre at: Udbudsgivers personale introduceres til produkterne. Udbudsgivers personale introduceres til teknikker for mersalg. Udbudsgivers personale introduceres til hygiejne og egenkontrol. Konkurrence blandt salgslokationer (med angivelse af kvalitative parameter og præmiering) Bestillings- og leveringsrutiner implementeres. Det skal i forbindelse med afgivelse af tilbud vedlægges en beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver vil kunne dække ovennævnte behov for konsulentbistand via personligt fremmøde og telefon. Ved indgåelse af kontrakt forpligter tilbudsgiver sig til at deltage i detailplanlægningen af den del af L2013, der vedrører etablering og drift af salgslokationerne. Side: 8

9 3.7 Opstilling, support og nedtagning Opstilling og nedtagning af udskænknings- og salgsudstyr, samt support under L2013 skal være inkluderet i de tilbudte priser, rabatter og aktivitetsbidrag. Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver sikrer: Forberedelse og opstilling forud for Landsstævnets start. Generel Support under Landsstævnet. Afrydning og oprydning efter Landsstævnet. Udskænknings- og salgsudstyr sættes op i henhold til kort og køreplan, der sendes til ordremodtager senest 14 dage før L2013. Hvad angår afmærkning af materiellets placering de enkelte steder henvises til de påtænkte steder salgslokationer jf. bilag 6 (pr. dec. 2012). Afhentning af materiellet må tidligst påbegyndes mandag den 8. juli 2013 kl Slutrengøring Med henblik på at imødegå evt. tvister om rengøringsniveau ved aflevering, er slutrengøring af udskænknings- og salgsudstyr leverandørens ansvar, og skal være inkluderet i de tilbudte priser, rabatter og aktivitetsbidrag. 3.9 Transport Transport skal være inkluderet i de tilbudte priser, rabatter og aktivitetsbidrag. 4. Priser mv. 4.1 Prisoplysning Tilbudspriser på de under pkt. 1 anførte drikkevarer ønskes opgivet som bruttopriser pr. liter i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. evt. øvrige afgifter (told, afgifter m.v.). Tilbudspriser på de under pkt. 1 salgsrelaterede artikler ønskes opgivet som bruttopriser pr. stk. i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. evt. øvrige afgifter (told, afgifter mv.). 4.2 Rabatter Rabatter på de under pkt. 1 anførte drikkevarer ønskes opgivet pr. liter i danske kroner, ekskl. moms. Rabatter på de under pkt. 1 anførte salgsrelaterede artikler ønskes opgivet pr. stk. i danske kroner, ekskl. moms. 4.3 Aktivitetsbidrag Aktivitetsbidrag til L2013 opgives i danske kroner ekskl. moms. Side: 9

10 4.4 POS Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af tilbud anføre, hvilke POS materialer der stilles til rådighed for landsstævnet det værende eksempelvis: Prisskilte Parasoller Dekoration af festtelte Bannere til hegn ved egne lagerfaciliteter T-shirts med leverandørlogo og landsstævnelogo (t-shirts med forskellige farver til teltleder, områdeleder, udskænkning og salg) og landsstævnelogo. Den samlede værdi af POS materiale opgives i danske kroner ekskl. moms 4.5 Udskænknings- og salgsudstyr, samt support. Tilbudsgiver skal anføre værdien af udskænknings- og salgsudstyr, samt og support (før, under og efter) som stilles til rådighed i forbindelse med afviklingen af L2013. Værdien opgives i danske kroner ekskl. moms. Side: 10

11 Bilag 1: Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR nr. Bank Revisor Selskabsmodel og ejerforhold Grundlagt Virksomhedsform Ejerkreds Forsikringsselskab Navn på tegningsberettigede Kontaktperson i forbindelse med udbuddet mail og telefonnummer Det bekræftes, at udbuddet vedstås indtil 1. marts 2013 Dato og underskift Side: 11

12 Bilag 2: Erklæring om ubetalt, forfalden gæld Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Virksomhedens navn og adresse Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Dato og underskrift Side: 12

13 Bilag 3: Referenceliste I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference, og der SKAL angives minimum 3 referencer. Udbyder har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående. I feltet beskrivelse af leverancen skal det angives, hvilken ydelse der er tale om fordelt pr. reference. Firmanavn Kontaktperson Navn og tlf.nr. Omsætning År xx År xx År xx Beskrivelse af leverancen Øvrige bemærkninger Side: 13

14 Bilag 4: Tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse 17. december 2012 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål 4. januar 2013 Sidste frist for udsendelse af svar 11. januar 2013 Sidste frist for modtagelse af tilbud 18. januar 2013 kl Tilbudsvurdering uge 4/2013 Forventet beslutning om leverandørvalg uge 5/2013 Side: 14

15 Bilag 5: Tjekliste Nedenstående materiale bedes vedlagt i nævnte rækkefølge: Tilbudsgivers indledning og eventuelle beskrivelse af tilbuddet og sig selv. Bilag 1 Seneste reviderede regnskab Bilag 2 Bilag 3 Det specificerede tilbud Evt. andet Såfremt der er tale om et konsortium afleveres ovenstående for alle deltagere. Side: 15

16 Bilag 6: Salgslokationer drikkevarer Festområde - Gryden Salgssted Festtelt Gryden Beskrivelse Telt størrelse ca m2 Attraktiv underholdningspakke torsdag, fredag og lørdag aften. Tidsrum kl til Sortiment: Fadøl, kildevand, sodavand og cider. Festtelt Plænen Telt størrelse ca m2 Attraktiv underholdningspakke torsdag, fredag og lørdag aften. Tidsrum kl til Sortiment: Fadøl, kildevand, sodavand og cider. Festtelt Højskoleplænen Telt størrelse ca m2 Attraktiv underholdningspakke torsdag, fredag og lørdag aften. Tidsrum kl til Sortiment: Fadøl, kildevand, sodavand og cider. Festtelt Dans og Musik Telt størrelse ca. 400 m2 Attraktiv underholdningspakke torsdag, fredag og lørdag aften. Torsdag: kl til Fredag lørdag: kl til Sortiment: Fadøl, kildevand, sodavand og cider. Hvis salg fra udskænkningsvogn, skal den have en størrelse, så der kan sælges kaffe/te. Festtelt Højskoletelt Telt størrelse ca. 500 m2 Attraktiv underholdningspakke torsdag, fredag og lørdag aften. Torsdag: kl til Fredag lørdag: kl til Sortiment: Fadøl, kildevand, sodavand og cider. Hvis salg fra udskænkningsvogn, skal den have en størrelse, så der kan sælges kaffe/te. Side: 16

17 Udskænkningsvogn/telt Gryden Salgsvogn + lager/køletrailer. Torsdag: kl til Fredag lørdag: kl til Udskænkningsvogn/telt Plænen Salgsvogn + lager/køletrailer. Torsdag: kl til Fredag lørdag: kl til Udskænkningsvogn/telt Højskole Plænen Salgsvogn + lager/køletrailer. Torsdag: kl til Fredag lørdag: kl til Tilbudsgiver skal beskrive og skitsere hvert salgsområde som er nævnt under dette punkt, i forbindelse med afgivelse af tilbud. I beskrivelsen og skitser skal følgende fremgå: Oplæg til udskænknings og salgshåndtering på hvert salgssted. Oplæg til decentral lagerhåndtering på hvert salgssted. Angive behov for strøm/amp. pr. salgsted. Angive behov for evt. tilslutning af vand/afløb pr. salgssted. Side: 17

18 Blue Water Arena Blue Water Arena Barer med fadølsanlæg og køleskab Lager/køletrailer. Torsdag: Åbningsfest kl til Fredag: Opvisninger kl til og show fra kl til Lørdag: Opvisninger kl til og show fra kl til Søndag: Afslutning kl til Tilbudsgiver skal beskrive og skitsere salgsområder i forbindelse med afgivelse af tilbud. I beskrivelsen og skitser skal følgende fremgå: Oplæg til udskænknings og salgshåndtering på hvert salgssted. Oplæg til decentral lagerhåndtering ved salgslokationen. Angive behov for strøm/amp. pr. salgsted Angive behov for evt. tilslutning af vand/afløb pr. salgssted. Efterskoletelt Telt efterskoler Stilladsbar i teltet + lager/køletrailer. Torsdag og lørdag aften. Ca. 1½-2 timers salg. Sortiment: Kildevand og sodavand. Tilbudsgiver skal beskrive og skitsere salgsområde i forbindelse med afgivelse af tilbud. I beskrivelsen og skitser skal følgende fremgå: Oplæg til udskænknings og salgshåndtering på salgssted Oplæg til decentral lagerhåndtering på salgssted. Angive behov for strøm/amp. pr. salgsted Angive behov for evt. tilslutning af vand/afløb pr. salgssted. Side: 18

19 Decentrale salgssteder Guldager Salgsvogn + lager/køletrailer. Fredag lørdag kl til Skytter/måde Salgsvogn + lager/køletrailer, eller 4 meter bar i skytteteltet. Torsdag lørdag kl til Havnen/Beach Volleyball Salgsvogn + lager/køletrailer. Fredag lørdag kl til Petanque Salgsvogn + lager/køletrailer. Fredag lørdag kl til Træningsbaner Salgsvogn + lager/køletrailer. Fredag lørdag kl til Fodboldbaner (deponi) Salgsvogn + lager/køletrailer. Fredag lørdag kl til På alle decentrale salgssteder skal salgsenheden have en størrelse der kan håndtere salg af eksterne produkter i form af kaffe/te og is. Tilbudsgiver skal beskrive og skitsere hvert salgsområde som er nævnt under dette punkt, i forbindelse med afgivelse af tilbud. I beskrivelsen og skitser skal følgende fremgå: Oplæg til udskænknings og salgshåndtering på hvert salgssted Oplæg til decentral lagerhåndtering på hvert salgssted. Angive behov for strøm/amp. pr. salgsted Angive behov for evt. tilslutning af vand/afløb pr. salgssted. Side: 19