ProcesOgAktivitetsDesign BrugerBorgerInvolvering VANDKULTURHUS

Transkript

1 Indledende bemærkninger I forbindelse med forberedelserne og udarbejdelsen af byggeprogram og udbudsmateriale skal der foregå en bruger-borger-involvering af potentielle brugere af det kommende vandkulturhus. Formål og mål 1 Det primære formål med involveringen er, at give brugere af kommunens nuværende svømmehaller og eventuelt nye brugere af vandkulturhuset mulighed for, at fremsætte opmærksomhedspunkter, behov og ønsker til et nyt anlæg. Sekundært er det dog også formålet, at invitere brugerne til at give input til visionerne for et nyt vandkulturhus. Målet er, at videregive brugernes bidrag til projektets byggerådgivere, og indarbejde bidragene i den videre projektering, i det omfang de kan imødekommes og det er muligt. - Og for i sidste ende, at sikre høj brugertilfredshed 1, anvendelsesgrad, gennemstrømning og omsætning. Sted, dato og tidsramme Brugerinvolveringen kommer til at foregå som parallelle aktiviteter målrettet forskellige brugergrupper i perioden januar til februar Nogle af aktiviteterne vil være åbne/tilgængelige for alle. Andre aktiviteter vil være målrettet og lukkede for bestemte brugergrupper/brugere, foreninger, klubber m.fl. 05. januar xx. februar Aktivitet sammen med Ungdomsskolens iværksættere 11. januar 12. februar Aktiviteter med brugergrupper,foreninger,klubber,m.fl. 11. januar 21. februar Aktivitet på hjemmesiden 11. januar 21. februar Aktivitet på Facebook 06. februar 12. februar Aktivitet i Børnekulturhuset 13. februar 28. februar Aktivitet på NæstvedBibliotekerne xx. februar xx. februar xx. februar Forløbet rundes af med et stormøde, hvor teknisk rådgiver (COWI) samler op og giver en fagprofessionel tilbagemelding til de involverede. 1 Herunder at kommunale brugere kan indfri serviceniveau, sikre resultaterne/effekten af sine aktiviteter

2 Tilbagemeldingen skal give deltagerne en indsigt i det videre forløb, og hvordan prioriteringerne fremadrettet vil foregå, og signalere at de løsninger der findes skal imødekomme flest mulige behov/ønsker. Tilbagemeldingen gives også i en skriftlig form til de, der i perioden har bidraget. Deltagergruppe og antal deltagere 2 I alt forventer projektledelsen, at xx brugergrupper/brugere, foreninger, klubber m.fl. deltager i aktiviteterne. Dertil kommer et ukendt antal potentielle brugere som via de åbne aktiviteter lader sig involvere. Vi har, med de åbne aktiviteter, et håb om at fange : Borgere (potentielle brugere) i alle aldre og forskellige som de nu er via facebook og hjemmeside, på biblioteket og i Storcentret Børnefamilier (og bedsteforældre) i Børnekulturhuset. Kendte, men ikke organiserede brugere som f.eks. morgensvømmerne Til de lukkede aktiviteter inviteres: Turistorganisationer som repræsentant for turister, besøgende ( kl ) Klubber og foreninger for ældre ( kl ) Handicapklubber og foreninger ( ) Svømmeklubber ( ) Andre vandsportsklubber ( ) Brugergrupper, der har et andet primært fællesskab med bruger svømmehallerne ( ) Øvrige idrætsklubber/-foreninger ) Repræsentanter for børnefamilier (skolebestyrelser/forældrebestyrelser) ( ) Morgensvømmere ( eller kl ) Kommunale virksomheder (kommunale brugere borgere med særlige behov) ( kl ) Ansatte i eksisterende svømmehaller ( kl ) [ ] Formand for Kulturudvalget Linda Frederiksen og Teknisk Rådgiver Birgitte Heeris følger alle aktiviteterne. Aktivitetsbeskrivelser Der er foreslået en række forskellige aktiviteter, som på hver deres måde skal fange brugerne. For de åbne aktiviteter er et væsentligt succeskriterium, at der arbejdes på det dragende, motiverende blikfang, der vækker lysten og initiativet til bidrage med det man måtte have af ønsker/visioner for et vandkulturhus. For de lukkede aktiviteter er de

3 væsentligste succeskriterier, at de med aktiviteten føler sig inddraget, og er konstruktive reflekterende i forhold til egne behov op ønsker. De åbne aktiviteter annonceres på hjemmeside og facebook, og der hvorfra aktiviteten foregår. Brugergrupper, foreninger, klubber m.fl. inviteres personligt til de lukkede aktiviteter. Alle bidrag samles i del-rapporter. 3 Aktiviteterne vil være af forskellig karakter, men skal alle understøtte aktivitetsdesignets formål og mål. Alle aktiviteter vil i en given grad balancerer mellem at give de involverede mulighed for at byde ind med opmærksomhedspunkter, behov og ønsker og give de involverede viden om vilkår og forudsætninger for et kommende vandkulturhus. Hver aktivitet er beskrevet herunder. AKTIVITET PÅ HJEMMESIDE Udover den generelle løbende orientering om projektet på Næstved Kommunes hjemmeside (inkl. spørgsmål-svar-elementet), vil der i en afgrænset periode fra januar til februar blive lagt et link, som hjemmesidebesøgende kan aktiverer, og hvor de kan skrive deres opmærksomhedspunkter, behov og ønsker til et nyt anlæg (hvorfor vil man komme der, hvilke typer af aktiviteter ville man komme der for). Alle input kan nemt samles i en del-rapport. Praktikken bag gennemførelsen er den samme som ved eksempelvis spørgeskemaundersøgelser. Center for Kultur og Borgerservice har ansvaret for den generelle og løbende orientering. Henriette Hemmingsen har sammen med projektleder (Mette Thiim) og Elisabeth Bruun ansvar for at få forberedt spørgerammen. Derudover, at opsætte survey og link samt samle inputtene. [Spørgeramme]. AKTIVITET PÅ FACEBOOK Udover den generelle og løbende sociale medie dialog på Facebook vil et tilsvarende link, som på hjemmesiden, også blive lagt på Facebook. Elisabeth Bruun har ansvaret for at følge den generelle og løbende dialog på Facebook. Henriette Hemmingsen har sammen med projektleder (Mette Thiim) og Elisabeth Bruun ansvar for at få forberedt spørgerammen. Derudover, at opsætte survey og link samt samle inputtene. [Spørgeramme]. AKTIVITET I BØRNEKULTURHUSET

4 Sammen med en skoleklasse på 4. / 5. klassetrin på Holmegaardskolen i Fensmark og kunstneren Bibi Jørgensen bygges en ønskebrønd, som har et dragende og motiverende blikfang, der skal få børn og voksne til at bidrage med deres ønsker og visioner for det kommende vandkulturhus i Næstved. Ønskebrønden bygges op omkring et solidt havebassin og beklædes med bøger og udsmykkede papkasser over temaet vand. I bassinet placeres et springvand og det vil have en dybde og et omfang der kan rumme alles ønsker, som vil være placeret inde i klare plastflasker og endelig kan lægges i brønden. 4 Brønden forsøges bygget i samlemoduler, så den er til at flytte til andre steder. Den skabende aktivitet finder sted i uge 6 og brønden vil være placeret på Biblioteket i Næstved i hele uge 7 som er skolernes vinterferie og måske også i uge 8, hvis den ikke kan flyttes. Projektledelse får overrakt ønskerne i uge 8. AKTIVITET PÅ BIBLIOTEKET Sammen med en skoleklasse på 4. / 5. klassetrin på Holmegaardskolen i Fensmark og kunstneren Bibi Jørgensen bygges en ønskebrønd, som har et dragende og motiverende blikfang, der skal få børn og voksne til at bidrage med deres ønsker og visioner for det kommende vandkulturhus i Næstved. Ønskebrønden bygges op omkring et solidt havebassin og beklædes med bøger og udsmykkede papkasser over temaet vand. I bassinet placeres et springvand og det vil have en dybde og et omfang der kan rumme alles ønsker, som vil være placeret inde i klare plastflasker og endelig kan lægges i brønden. Brønden forsøges bygget i samlemoduler, så den er til at flytte til andre steder. Den skabende aktivitet finder sted i uge 6 og brønden vil være placeret på Biblioteket i Næstved i hele uge 7 som er skolernes vinterferie og måske også i uge 8, hvis den ikke kan flyttes. Projektledelse får overrakt ønskerne i uge 8. AKTIVITET I STORCENTRET [Afventer aktivitetsbeskrivelse] [Evt. mobil/flytbar brønd] Aktiviteten nedprioriteres pga. af den stramme tidsplan.

5 AKTIVITET I EKSISTERENDE SVØMMEHALLER [Afventer aktivitetsbeskrivelse] [Evt. mobil/flytbar brønd] Aktiviteten nedprioriteres pga. af den stramme tidsplan. 5 AKTIVITET SAMMEN MED IVÆRKSÆTTERNE PÅ UNGDOMSSKOLEN Et iværksætterhold på Ungdomsskolen har gjort det til et projekt, at pege på involveringsmetoder, der kan være målrettet de unge mellem 16 og 30 år. Men derudover også - og måske særligt - involveringsmetode(r), der er målrettet en række snævrere, og klarere del-målgrupper inden for aldersgruppen, som samtidigt kan være signifikante og værdifulde for et nyt vandkulturhus. Ungdomsskolen har ansvaret for iværksætter-holdets projektløsning. Henriette Hemmingsen deltager i iværksætternes anbefalede involvering af målgruppen. [Projektaftale]. [Projektidé; Biografaften]. AKTIVITETER MED BRUGERGRUPPER, FORENINGER, KLUBBER, M.FL. Brugerne inviteres i mindre klynger til et 1½ times møde. Alle møder vil blive faciliteret efter følgende dagsorden. 1. Check In, slentrende forventningsafstemning og håndslag på formålet med mødet 10 min. 2. Visioner for vandkulturhuset på egne og husets vegne (stemninger, indretninger, aktiviteter, etc.) 25 min. 3. Opmærksomhedspunkter (lære af andres fejl) 15 min. 4. Behov og ønsker (bearbejdning; sortering i need og nice to have samt prioritering / førstevalg / vigtigst) 30 min. 5. Check Out og kort om det, der sker herefter 10 min. De inviterede brugergrupper, foreninger, klubber, m.fl. opfordres til at have forberedt en oversigt over behov og ønsker.

6 Henriette Hemmingsen har sammen med medarbejdere fra Center for Kultur og Borgerservice ansvaret for forberedelserne og gennemførelsen samt opsamlingen af alle møde-aktiviteterne. [Udkast til invitationer]. [Invitationsplan]. [Mødematerialer]. Involverede aktivitetsfacilitatorer Teknisk Rådgiver Birgitte Heeris, COWI. Chefkonsulent Henriette Hemmingsen, Team Borger og Udvikling, Center for Strategi og Innovation. 6 Pressekoordinator Elisabeth Bruun, Team Kommunikation, Center for Strategi og Innovation. Teamchef (Børn og Unge) Marlene Hansen, NæstvedBibliotekerne. Børnekulturkonsulent Lis Olsen, Børnekulturhuset, Center for Kultur og Borgerservice. Hold 1, Iværksætterne, Ungdomsskolen. Rullende to do liste (før, under og efter) Nr. Beskrivelse Hvem Start Slut Status Afgrænset og præcis navngivning af aktivitet Person/Team Dato Dato 1. Udkast til design skrives Henriette Aktivitetsaftale med Børnekulturhuset bekræftes og beskrives Lis Aktivitetsaftale med Biblioteket bekræftes og beskrives Malene Aktivitetsaftale i eksisterende svømmehaller bekræftes og beskrives 5. Aktivitetsaftale med Storcentret bekræftes og beskrives Mette Aktivitetsaftale med Iværksætterne bekræftes og beskrives Henriette

7 7. Udkast til spørgeramme (arbejdsmøde) Henriette Mette Elisabeth Opsætning og aktivering af spørgeramme Henriette Opsamling på input fra hjemmeside- og facebookaktivitet 10. Invitation af brugergrupper, foreninger, klubber, m.fl. 11. Tilrettelæggelse og gennemførelse af aktiviteter med brugergrupper, foreninger, klubber, m.fl. 12. Opsamling på aktiviteten med brugergrupper, foreninger, klubber, m.fl. Henriette Henriette Henriette Henriette Forberedelse og gennemførelse af aktivitet i Børnekulturhus og på NæstvedBibliotekerne 14. Opsamling på input fra aktivitet i Børnekulturhus og på NæstvedBibliotekerne Lis Malene Lis Malene Kommunikationsstrategi for hele perioden Elisabeth Overdragelse af delrapporter for alle aktiviteter til teknisk byggerådgiver Henriette Program for afrundende stormøde Birgitte Tiltag prioriteret Tiltag i gang Tiltag udført /afsluttet Tiltag evalueret

8 8