Referat fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 15. december 2015 kl

Transkript

1 Albertslund Boligselskab 4. januar 2016 Referat fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 15. december 2015 kl Deltagere: Karl Neumann, Per Mogensen, Hans Holm, Kirsten Mogensen, Majbritt Brander, Birthe Lauridsen, Kurt Andersen, Hans Erik Sølby, John Christiansen, 1. suppleant Jannie Poulsen, Claus Heje (Albertslund Kommune) Michael Sørensen (Medarbejderrepræsentant) Adm.: Simon Tornø Olesen under punkt 2 4, Lisa Fomsgaard Nielsen, Tina Jepsen Dagsorden 0. Godkendelse af dagsordenen Godkendelse af referat fra sidste møde Budgetkontrol herunder oversigt over tillægsydelser, dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Opfølgning på budgetkontrol for afdelingerne Etagehusene - Afvikling af lån fra dispositionsfonden Økonomisk status på helhedsplanerne Etagehusene - Renovering af badeværelse Vængerne Oprettelse af MgO byggesag samt anden afhjælpning Samlet tilstandsvurdering for afdelingerne på Damgårdsarealet Troldnøddegården BBR arealer af boliger Kirsebærgården Udskiftning af køkken og legeplads Rimbuen Udskiftning af køkken m.m. i fælleshus Syd - Ansøgning om dækning af huslejetab i 7 boliger Ændret beløbsgrænse for den kollektive råderet i afd Rimbuen Præsentation af nye værktøjer fra Driftsafdelingen: skabelon for vedligeholdelsesreglement, skabelon for husorden, råderetskatalog og servicekoncept Eventuelt... 22

2 Til drøftelse og beslutning 0. Godkendelse af dagsordenen Punkt 8 og punkt 14 udsættes til næste møde. Dagsordenen blev herefter godkendt. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender dagsordenen 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Birthe Lauridsen havde følgende kommentarer til referatet: På mødet den 1. december nævnte Birthe Lauridsen, at der var flere projekter på oversigten med den økonomiske analyse for Etagehusene, der ikke var godkendt i afdelingen, herunder ombygning af parterreboliger og isolering. Med hensyn til isolering overvejer afdelingen en anden løsning. Ombygningen syntes afdelingsbestyrelsen koster for mange penge. Bestyrelsen drøftelse beslutningen om udskydelse af projekter. Birthe oplyste, at afdelingen har fået oplyst, at byggeregnskabet ikke bliver behandlet i kommunalbestyrelsen på mødet i december, og at afdelingen derfor er bekymret for, at der derfor vil gå længere tid, end de 3-4 måneder Lisa Fomsgaard Nielsen nævnte. Birthe udtrykte bekymring for, om det bliver dyrere for afdelingen, at udskyde alle projekterne. Lisa orienterede om, at administrationen stadig har en forventning om, at der er en afklaring inden sommeren Birthe Lauridsen havde ikke opfattet, at det på sidste møde blev besluttet, at de øvrige projekter skulle afvente den økonomiske analyse. Der var i bestyrelsen enighed om, at det blev besluttet på sidste møde, at de øvrige projekter skulle afvente den økonomiske analyse. Det blev derfor ført til referat, at Birthe Lauridsen stemte nej til beslutningen. Referatet blev godkendt med ovennævnte rettelser. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender referat fra den 1. december 2015 Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

3 2. Budgetkontrol herunder oversigt over tillægsydelser, dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Simon Tornø Olesen gennemgik budgetkontrol, oversigt over tillægsydelser, dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt. Tillægsydelser: Der blev spurgt til tillægsydelser for Etagehusene og Syd. Administrationen vender tilbage med svar til afdelingerne. Der mangler at blive bogført tillægsydelse for udarbejdelse af regnskab for fællesarealet i afd Kapitaloversigt Der var en drøftelse af udgiften til negativ renteudgifter. Birthe Lauridsen mente ikke, at det er rimeligt, at de afdelinger, der ikke tidligere har modtaget del i overskuddet, når der har været en positiv renteindtægt, skal være med til at betale renteudgiften. Det blev foreslået, at når udgiften kendes, betales udgiften af arbejdskapitalen, da afdelingerne ikke har budgetteret med renteudgiften. Bestyrelsen tog budgetkontrol, oversigt over tillægsydelser, dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager den fremlagte budgetkontrol til efterretning. - at bestyrelsen tager den fremlagte opgørelse af tillægsydelser, dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt til efterretning. Beskrivelse Budgetkontrol pr. 31. september 2015 viser et estimeret overskud for året på kr. Da der kun er gået 9 måneder af året, kan der forekomme forhold som vil ændre resultatet senere på året. For detaljer henvises til vedlagte bilag Kommentarer til AB budgetkontrol pr. 31. september Bilag - Budgetkontrol pr. 31. september Kommentarer til budgetkontrol pr. 31. september Opgørelse af tillægsydelser, dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret Albertslund Boligselskab, pr. 31. september Dispositionsfondsudvikling , Albertslund Boligselskab, 31. september Kapitalrapportering pr. 30. september Forklaring til dispositionsfond, trækningsret, arbejdskapital og kapitalforvaltning pr. 31. september Forventet trækningsret pr. 31.december Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

4 3. Opfølgning på budgetkontrol for afdelingerne Bestyrelsen tog opfølgning på budgetkontroller for afdelingerne til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Gennemgang af budgetkontrol pr. 30. september 2015, AB Alle budgetkontroller pr. 30. september er udarbejdet. 3 af dem er gennemgået med afdelingsbestyrelserne, imens der er aftalt møde for yderligere 2 afdelinger. I de resterende foretages der ikke en gennemgang af budgetkontrollen med administrationen. Budgetkontrollerne er i disse tilfælde i stedet fremsendt pr. mail til afdelingsbestyrelserne Nedenfor er datoerne vist for de enkelte afdelinger. Afdeling Gennemgået Bemærkninger Afd Solhusene Forventes start december Udsendt på mail Afd Syd Forventes start december Udsendt på mail Afd Vest 21. oktober 2015 Afd Etagehusene 2. november 2015 Afd Nord 4. november 2015 Afd Kirsebærgården Sendt på mail 26. oktober Afd Blommegården Sendt på mail 26. oktober Afd Troldnøddegården 13. oktober 2015 Afd Capellavænget 26. oktober 2015 Sent til Per Mogensen Afd Miravænget Sendt på mail 2. november Afd Rigelvænget Sendt på mail 26. oktober Afd Eskebuen Sendt på mail 26. oktober Afd Rimbuen Sendt på mail 26. oktober Afd Oldbuen Sendt på mail 26. oktober 4. Etagehusene - Afvikling af lån fra dispositionsfonden Birthe Lauridsen bad om, at administrationen inden den 1. februar påviser, at gælden ikke er betalt af i 05, 06 og 07, da det ifølge Birthe, fremgår i regnskaberne for afdelingen at beløbet er tilbagebetalt. Bestyrelsen besluttede, at administrationen vender tilbage med svar til afdelingen. Såfremt beløbet ikke er tilbagebetalt, fastholdes lånet som et rente- og afdragsfrit lån, indtil der kommer en afklaring på afdelingens økonomi. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

5 Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender, at lånet fastholdes som et rente- og afdragsfrit lån, indtil der kommer en afklaring af afdelingens økonomi Beskrivelse På AB s organisationsbestyrelsesmøde den 27. marts 2000 blev det besluttet at reservere et beløb på kr. til afdeling 3704, Etagehusene. Beløbet skulle senere udmøntes i et 10 årigt rente- og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden til dækning af akkumuleret underskud, reservation af prioritetsydelser og tilgodehavende hos lejere. Efterfølgende besluttede bestyrelsen på møde den 1. oktober 2001, at der ydes et 10 årigt rente- og afdragsfrit lån til Etagehusene på kr. Lånet skulle anvendes til underskudsdækning ( kr.) og til istandsættelse ved fraflytning ( kr.), da afdelingens henlæggelser ikke blev vurderet tilstrækkelige. Restbeløbet på kr. er aldrig blevet udbetalt, og blev i 2011 regnskabet flyttet fra disponeret beløb i dispositionsfonden til disponibelt beløb. I forbindelse med lånets etablering blev der ikke taget stilling til ydelsesprofilen på tilbagebetalingen af lånet. I 2011 skulle afdelingen påbegynde afviklingen af lånet. Det er imidlertid ikke sket og der er heller ikke taget stilling til afviklingsprofilen. Afdelingen har været gennem en større helhedsplan med tilhørende driftsstøtte. Huslejen udgør pr. 1. januar kr. pr. m 2. Pt. er der en række ønsker til fysiske tiltag i afdelingen. Disse tiltag er indarbejdet i en fremskrivning af afdelingens økonomi, der blev behandlet på mødet den 1. december. Heri er også indregnet afviklingen af ovenstående mellemværende, idet det er forudsat, at afviklingen sker over 30 år. Ydelsen på et sådant lån vil være ca kr. årligt. Da der er mange usikkerhedsfaktorer i fremskrivningen af Etagehusenes økonomi, indstilles det, at lånet opretholdes som et rente- og afdragsfrit lån, indtil der er kommet en afklaring af afdelingens økonomi. 5. Økonomisk status på helhedsplanerne Lisa Fomsgaard Nielsen gennemgik økonomisk status på helhedsplanerne, der blev taget til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Bilag Økonomisk status over Helhedsplaner i organisationen Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

6 6. Etagehusene - Renovering af badeværelse Lisa Fomsgaard Nielsen gennemgik forslag om renovering af badeværelser i Etagehusene. Administrationen mener ikke, at der er nok likvide midler i afdelingen til, at det er muligt at låne af egne midler. Administrationen anbefaler derfor, at bestyrelsen ikke godkender forslaget om renovering af badeværelser, men i stedet afventer den endelige økonomiske afklaring i forbindelse med den økonomise analyse. Birthe Lauridsen var uenig i administrationens vurdering og gav udtryk for, at der er faktuelle fejl i budgettet, samt at en del af de økonomiske problemer i afdelingen bunder i, at afdelingen betaler 5,25 mill. for et projekt, der var vedtaget at skulle koste ca. 3 mill. Derudover oplyste Birthe Lauridsen, at der for nogle år siden har været tilfælde med brud på faldstammen i afdelingen. Derudover har et badeværelsesudvalgsmedlem i forrige uge fremlagt en anden metode for afdelingen, der ifølge det oplyste, er ca. 30 % billigere, og med en levetid på 50 år. Afdelingsbestyrelsen ønsker at undersøge dette nærmere og drøfte det igen på mødet i februar. Lisa Fomsgaard Nielsen supplerede med, at administrationen gerne vil høre mere om den alternative løsning. Bestyrelsen drøftede forslaget og besluttede, at forslaget om renovering af badeværelser afventer en afklaring af den økonomiske analyse for Etagehusene. Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter forslaget om renovering af badeværelser, finansieret delvis med lån af egne midler, fra afdelingsbestyrelsen i AB afd Etagehusene Beskrivelse AB afd Etagehusene har på beboermødet besluttet at gennemføre en renovering af ét bad pr. lejlighed, undtaget er dog ældreboligerne, der fik renoveret badeværelser i forbindelse med helhedsplanen. Finansieringen blev vedtaget at skulle ske delvis med lån af egne midler samt realkreditlån. Badeværelsernes byggetekniske tilstand Badeværelsernes stand er blevet undersøgt at tnt arkitekter a/s og rådgivende ingeniører Holmsgaard a/s. De vurderes at være nedslidte og at have uhensigtsmæssige løsninger, men vurderes at kunne opretholde en tilfredsstilende byggeteknisk standard, hvis de løbende vedligeholdes i mindst op til 10 år. Der er især to områder i fokus: Fliser på bad er sat op på malet beton. Nogle steder har de løsnet sig, og er blevet løbende skiftet. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

7 Faldstammerne er indstøbt i en betonskakt på badeværelset. Det er ikke en almindelig løsning, da de ikke er tilgængelige for vedligehold eller udskiftning. Indtil videre er der i afdelingen endnu ikke opstået brud på faldstammer, udskiftet faldstammer, relinet faldstammer eller lignende endnu, så vidt ejendomskontoret eller administrationen er orienteret. Der er et sted, hvor afløb fra køkken og ud til faldstammen i skakten på badet har oplevet brud, men ikke på selve den indstøbte faldstamme i beton skakten på bad. I mail af 24. august 2015 bekræfter Holmsgaard ingeniører, at man løbende kan se faldstammernes tilstand an og så fore/reline (faldstammen påføres en ny tæt belægning indvendigt i rørene), hvis det bliver akut nødvendigt enkelte steder og ellers afvente og udskifte i en evt. kommende helhedsplan i for eksempel år 2023/2024. I mail af 14. august 2015 vurderer tnt arkitekter at det (er) ikke akut at faldstammerne udskiftes eller relines nu, men kan godt holdes under opsyn og så udbedre der, hvor der sker skader. Og så kan der søges en ny helhedsplan hvor alle skiftes på en gang i eller hvornår det kommer til hos LBF. Økonomi og ressourcer Økonomien i renoveringsforslaget Den af afdelingsmødets vedtagne løsning, er budgetteret til at udgøre 37,682 mio. kr. for det samlede projekt, hvilket svarer til ,- kr. pr. bad. Herfra friholdes ældreboligerne for huslejestigning, da huslejestigningen som følge af renovering af deres bad allerede er udmøntet. Projektet ønskes udført som et forbedringsarbejde og finansieret ved at optage et lån på 17 mio. kr. af egne midler som et 30-årigt lån til 0 % i rente og de resterende 20,682 mio. kr. som et 30-årigt realkreditlån. Dette vil medføre en huslejestigning på 9,87 % pr. år. Derudover blev det vedtaget også at tilbyde en tilvalgspakke som egen råderet til ,- kr. Afdelingens finansieringsmodel Afdelingens forslag om at låne på 17 mio. kr. af egne midler, baserede sig på at afdelingen forventede at der vil blive likvide midler til rådighed ved afslutningen af helhedsplanen. Det er administrationens vurdering, at dette ikke er muligt. Helhedsplanen er underfinansieret med 62 mio. kr., som pt. finansieres med hhv. 39 mio. kr. i byggelån, 8,3 mio. kr. på mellemregningskontoen med organisationen og de resterende 14,7 mio. kr. finansieres pt. af henlæggelserne fra kt Når byggeregnskabet er godkendt forventer vi hjemtagelse af realkredit på de 62 mio. kr. Heraf skal 39 mio. kr. anvendes til indfrielse af byggelån og 8,3 mio. kr. anvendes til udligning af mellemregningskontoen. Hermed vil de resterende 14,7 mio. kr. være likvide på kt Det skal bemærkes, at ca. 3,6 mio. kr. vedrører B-ordning, indvendig vedligeholdelse, lejeledighed og fraflytning. Der vil således ca. være 11 mio. tilbage i likvide Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

8 midler på kt. 401 hvoraf det planlagte forbrug i 2016 er estimeret til 7,4 mio. kr., dvs. 3,6 mio. kr. i likvide midler. Tillægger man årets henlæggelser på 2,6 mio. kr., vil der således være en saldo ved udgangen af 2016 på 6,2 mio. kr. Fastholder man løsningen med lån af egne midler, vil der derfor være en negativ mellemregning med boligorganisationen. Generelt om lån af egne midler For at kunne låne af egne midler, kræves der fuld sikkerhed for de pågældende henlagte midler på anden vis i låneperioden, således at alle henlæggelser altid er likvide og tilgængelige ved akut behov. Sikkerheden kan skaffes enten ved, at boligorganisationen garanterer for midlerne, eller ved at organisationen etablerer en bankgaranti, eller en kassekredit (et lån) på beløbet. Administrationen henleder opmærksomheden på, at forrentningen af lånet af egne midler, er en intern postering i afdelingen, som ikke har huslejekonsekvens, da posten både er en indtægt og en udgift på resultatopgørelsen. Lån af egne midler betyder derimod, at afdelingen mister renteindtægt, da der vil ske en reduktion i de indestående midler på mellemregningskontoen med boligorganisationen. Dog er renten for tiden 0 %, så der vil pt. ikke være nogen renteindtægt, men renten vil efter al sandsynlighed ændre sig indenfor den 30-årige afskrivningsperiode. Hvis man vælger muligheden med lån af egne midler, for at minimere renteudgifterne i projektet, gør administrationen opmærksom på, at denne finansieringsform også har økonomiske konsekvens for afdelingen. Projektøkonomien for renovering af badeværelser med lån af egne midler, fremstår isoleret set mindre omfattende end ved realkreditbelåning, men den endelige huslejeudgift vil blive afhængig af den tabte forrentning af mellemregningskontoen. Økonomien vil være fast i hele perioden på de 30 år, såfremt man vælger en realkreditbelåning, mens den vil være varierende, såfremt man vælger lån af egne midler. Administrationen gør opmærksom på, at afdelingsbestyrelsen forud for beboermødet blev orienteret om de genereller forhold vedrørende lån af egne midler. Lovgrundlag: Vejledning om drift af Almene Boliger Vurdering: Administrationen anbefaler ikke at låne af egne midler, da afdelingens likvide midler er begrænsede og da egne midler bør være likvide og tilgængelige til almen vedligehold. Administrationen tager rådgivernes vurdering af badeværelsernes stand til efterretning og anbefaler således at, der udarbejdes en opfølgende helhedsplan, hvorunder renovering af badeværelser udføres. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

9 Bilag: 1) Indkaldelse til beboermøde, som blev uddelt til beboerne som beslutningsgrundlag forud for beboermødet. 2) Scenarierne A1 og A2 og 3) Scenarierne B1 og B2 - i alt 4 budgetark der beskriver de samlede økonomier bag de fire scenarier A1, A2, B1 og B2, som afdelingsbestyrelsen fik af administrationen forud for beboermødet. Scenarierne B1 og B2 var tilgængelige for beboerne forud for beboermødet. 4) Økonomiske nøgletal, udleveret til afdelingsbestyrelsen forud for beboermødet, der beskriver nøgletallene i de fire scenarier A1, A2, B1 og B2 på et enkelt ark samt den indholdsmæssige forskel på scenarierne. Denne er ikke uddelt til beboerne. 7. Vængerne Oprettelse af MgO byggesag samt anden afhjælpning Bestyrelsen godkendte tilskud fra dispositionsfonden på kr. med den bemærkning, at udgifterne vil blive forsøgt indarbejdet i de støtteberettigede udgifter, såfremt der opnås støtte fra Landsbyggefonden. Byggeskade, MgO - plader Afd Capellavænget Afd Miravænget Afd Rigelvænget Indstilling: Administrationen indstiller: - at organisationsbestyrelsen godkender oplæg til handlingsplan vedrørende udskiftning af MgO plader i Capellavænget, Miravænget og Rigelvænget, herunder at Landsbyggefonden ansøges om støtte - at bestyrelsen godkender tilskud fra dispositionsfonden på kr., idet udgifter dog vil blive forsøgt indarbejdet i de støtteberettigede udgifter, såfremt der opnås støtte fra Landsbyggefonden. Baggrund De tre facaderenoverings projekter i henholdsvis Capellavænget, Miravænget og Rigelvænget blev afleveret i december På det tidspunkt var der ingen viden om, at der skulle være problemer med den anvendte vindspærreplade. I marts 2015 orienterede Byggeskadefonden om, at der på flere byggerier og renoveringer er observeret problemer med opfugtning af vindspærre fremstillet af plader, der indeholder Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

10 magnesiumklorid og magnesiumoxid. Pladerne er ofte betegnet som MgO-plader og er markedsført under forskellige navne. Af det afleverede kvalitetssikringsmateriale fremgik det, at der i byggesagen er brugt en vindspærreplade ved navn Powerboard, som er på byggeskadefondens liste over magnesiumholdige vindspærreplader. BYG foretog efterfølgende i samarbejde med driften en destruktiv undersøgelse af konstruktionen. Der blev registrerede følgende: I Miravængets konstruktion med en facadebeklædning af eternit er der konstateret opfugtede plader og udtrængning af salt med magnesiumklorid, som løber ned på zink inddækningerne. I Capellavænget og Rigelvænget, hvor der er monteret en skiferbeklædning sidder MgOpladen bag en vindpap. Her er der ikke registreret synlig udtrængning af salt. Forholdende har på nuværende tidspunkt ikke været besigtiget af ekstern rådgiver. Byggeskadefonden har i september 2015 offentliggjort deres undersøgelsesrapport vedr. brugen af MgO i det danske klima. Jf. Hovedkonklusionen er ret klar: MgO-plader er uegnet til anvendelse som vindspærre under danske klimaforhold. Pladerne skal derfor udskiftes. Facaderenoveringssagen i Vængerne er ikke omfattet af skadesdækning fra Byggeskadefonden, da sagen er opstartet inden etableringen af den frivillige ordning om skadesdækning fra Byggeskadefonden. Det er derfor bygherrens eget ansvar/valg hvornår man vil skifte pladerne. Administrationen har rettet henvendelse til Landsbyggefonden med forespørgsel om muligheder for at opnå renoveringsstøtte til udskiftning af MgO pladerne. Landsbyggefonden har opfordret til, at der oprettes støtteansøgninger. Oplæg til handlingsplan Fase 1: Administrationen vælger en rådgiver til at: - registrere projektets omfang - programmere projekteringsydelsen - udarbejdelse af en tidsplan - udarbejdelse af budget = totaløkonomi. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

11 1. Økonomisk ramme (fase 1): Håndværkerudgifter Evt. destruktive undersøgelser Teknikerudgifter Registrering, programmering, budget Evt. særundersøgelser Øvrige udgifter BO-VEST opstart (fase 1) Samlet fase Finansieringen af projektet fastlægges og godkendes, når der forligger et budget fra rådgiver. Administrationen opretter renoveringsstøtte ansøgninger i Landsbyggefonden. Der oprettes en sag pr. afdeling. Udgifterne til fase 1, kr., forslås finansieret af tilskud fra dispositionsfonden, så sagen kan igangsættes. Dog vil udgiften forsøges indarbejdet i de støtteberettigede udgifter, hvis der opnås renoveringsstøtte fra Landsbyggefonden. Fase 2: Indeholder projektering udbud og udførelse. Fase 2 igangsættes når finansieringen er fastlagt og godkendt. Andre byggearbejder i afdelingen Det er hensigten at den resterende mangleudbedring efter facade- og vinduesrenoveringen lægges ind under denne sag. Grundet entreprenørens konkurs, som der tidligere har været orienteret om, har vi forsat udestående mangler registreret ved 1-årseftersynet. Som en del af MgO udskiftningen vurderes det, at mangelafhjælpningen vil udgøre en lille del af den samlede økonomi. Vurdering: Administrationen vurderer at ansøgningen kan imødekommes ud fra en betragtning om, at MgO problemet skal løses. Koblingen til den udestående mangleafhjælpning anses for hensigtsmæssig, da vi opnår et samlet udbud og udførelse, samt en rådgiver til at koordinere og igangsætte alle arbejderne 8. Samlet tilstandsvurdering for afdelingerne på Damgårdsarealet Punktet udsættes til det har været behandlet på et nirådsmøde. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

12 Samlet tilstandsvurdering for: Afd Kirsebærgården Afd Blommegården Afd Troldnøddegården Afd Capellavænget Afd Miravænget Afd Rigelvænget Afd Eskebuen Afd Rimbuen Afd Oldbuen Indstilling Administrationen indstiller: - at organisationsbestyrelsen godkender oplæg til handlingsplan vedrørende en samlet Tilstandsvurdering for de ni afdelinger - at bestyrelsen behandler nedenstående ansøgning til dispositionsfonden om finansiering på kr. Baggrund De ni afdelinger er alle opført i slutningen af 1980erne. Større vedligeholdelsesarbejder må derfor forventes i løbet af de næste 10 år. Bygningerne er fra samme tidsperiode, de har derfor ens konstruktioner og derved ens vedligeholdsmæssige udfordringer. Da det er 9 selvstændige afdelinger, igangsættes der i øjeblikket mindre individuelle renoveringsprojekter. Formål Formålet med at få et samlet rapport, er at den efterfølgende kan bruges som beslutningsgrundlag for, hvilke renoveringsprojekter, der kan/skal igangsættes i de enkelte afdelinger. Med et samlet overblik over det fremtidige renoveringsbehov får administrationen mulighed for at ind tænke følgende parremetre i den fremtidige vedligeholdelsesstrategi. Hvilke projekter kan det betale sig at udføre i fællesskab mellem afdelingerne Ligger der en synergieffekt/besparelser i samlede entreprisepakker Er der sammenlignelige løsningsforslag Hvornår giver det mening med fællesrådgivning Kan man opnå færre udbud PPV (langtidsplaner) tager udgangspunkt i et fælles grundlag Der udarbejdes en samlet vedligeholdelsesstrategi der er til gavn for den fælles drift Projektomfang Jf. Udbudsbrev til rådgiver, Rådgiverydelser udbud Økonomi BO-VEST vurdering af udgifter er følgende: Håndværkerudgifter: Eventuelle destruktive undersøgelser Rådgiverhonorar: Jf. ydelsesbeskrivelse Kr Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

13 Thermografering Samlede udgifter ekskl. Moms Kr Øvrige udgifter: Byggesagshonorar til BO-VEST: Ydelses beskrivelse, udbud, igangsætning af rådgiver, Varsling, fremskaffelse af tilgængeligt materiale. Administrationen vurdering iht Energimærkningsrapport Langtidsplaner Råderetssager Tryk af tegninger, kopi Totalbudget, opstart inkl. moms Kr Ansøgning til dispositionsfonden Der ansøges om, at finansieringens ramme på kr. dækkes af dispositionsfonden. Med tilskuddet forventes de samlede totaludgifter at være dækket. Når de konkrete tilbudspriser foreligger, justeres budgettet. Tidplan 2. Foreløbig tidsplan (2015): Udbud rådgivning uge Orientering / godkendelse AB bestyrelse Ansøgning til dispositionsfonden uge 49 Kontrakt med rådgiver dec.15 Udførelse jan.-feb.16 Færdig rapport medio april Udbud Lov nr. 338 af 18. maj 2005 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren med de ændringer, der følger af lov nr. 572 af 6. juni Priser indhentes som underhåndsbud uden licitation, da det forventede rådgiverhonorar ligger under kr. ex. moms. Tilbudsgivere: Gaihede A/S Torkil Laursen A/S + en ekstra Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

14 Vurdering: Administrationen vurderer at ansøgningen kan imødekommes ud fra en betragtning om, at renoveringsbehovet vil stige de kommende år og der derfor er brug for en samlet vedligeholdelsesstrategi for de ni afdelinger. Bilag: Udbudsdokument til rådgiver, Rådgiverydelser udbud Troldnøddegården BBR arealer af boliger Bestyrelsen godkendte ansøgningen om, at der foretages en ny BBR opmåling af alle boliger i afdelingen indenfor en økonomisk ramme på kr. Indstilling: Det indstilles: - at bestyrelsen godkender, at der foretages en ny BBR opmåling af alle boliger i afdelingen. Opmålingen foretages af en landinspektør indenfor en økonomisk ramme på kr. Beskrivelse Efter en drøftelse med FU og en efterfølgende høring blandt den øvrige bestyrelse, er der gennemført opmåling af Troldnøddegården 30 inden for en økonomisk ramme på kr. betalt af dispositionsfoden. Baggrunden var en konkret klage fra beboeren. Troldnøddegården 30 er i BBR registreret til 94 m 2. I BO-VESTs administrative system er boligen registreret til 84 m 2. Landinspektøren har opmålt boligen til 82 m 2.i henhold til BBR regler. Landinspektøren har foretaget enkelte stikprøver af andre boliger. Også her viser sig uoverensstemmelse mellem BBR og det, der er registreret i BO-VESTs system. Der er tilsyneladende ikke nogen systematisk afvigelse, der måske kunne forklare, at der oprindelig er anvendt f.eks. fordeling af fælleshus på alle boliger. Det skal bemærkes, at de registrerede arealer i såvel BBR som i BO-VESTs systemer er overtaget fra AB s tidligere administration. Der er ikke overblik over, om ændringer i BBR vil medføre behov for ny fastsættelse af huslejefordeling mellem de enkelte boligtyper. Det er derfor administrationens vurdering, at BBR for Troldnøddegården 30 ikke ændres, før der er overblik over de samlede konsekvenser, herunder, hvilke andre boligtyper det vil være nødvendigt at foretage ændring i BBR for. Det antages, at der kan findes tilsvarende afvigelser i de andre afdelinger på Damgårdsarealet. Det foreslås derfor, at opmåling af Troldnøddegården sker som et pilotprojekt, hvorefter det vurderes nærmere, hvilke konsekvenser der skal tages. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

15 Økonomi og ressourcer Landinspektøren har oplyst, at det vil koste ca kr. at få foretaget opmåling af alle boliger. Hertil kommer ca. 10 timer i administration. Den samlede økonomiske ramme er således kr. der foreslås afholdt af dispositionsfonden. Tidsplan Opmåling kan foreligge indenfor ca. fire uger efter beslutning. 10. Kirsebærgården Udskiftning af køkken og legeplads Bestyrelsen godkendte ansøgning om køkkenudskiftning i fælleshus til en samlet sum på kr., men afviste ansøgning om udskiftning af legeplads, da dette burde have været indarbejdet i afdelingens PPV planer. Indstilling: Administrationen indstiller - at bestyrelsen behandler ansøgning til dispositionsfonden fra Kirsebærgården om køkkenudskiftning i fælleshus og udskiftning af legeplads til en samlet finansiering på ,50 kr. Beskrivelse Afdelingen søger om dækning af udgifter til udskiftning af køkkenet i fælleshus og udskiftning af legeplads, da begge dele trænger gevaldigt. Legepladsen er ved et tidligere eftersyn blevet gjort opmærksom på, at en større renovering var nødvendig. Et nedsat legepladsudvalg har kigget på det, og udvalget vurderer, at en udskiftning vil være at foretrække. I behandlingen vægter bestyrelsen nedenstående værdier og kriterier - AB har en solidarisk tilgang til at løse problemstillinger i de enkelte boligafdelinger. - AB bevilliger støtte til formål, der ikke kan løftes af den enkelte afdeling alene. - AB bevilliger støtte til langsigtede formål. - AB er opmærksomme på, at alle afdelinger i et vist omfang skal tilgodeses over en årrække. Økonomi og ressourcer Omkring køkken er indhentet flere tilbud fra HTH og Vordingborg. Priserne er meget ens og det forventes at udgøre en samlet sum på kr ,00. Afdelingen vil i den nærmeste fremtid vælge køkkenleverandøren, men ønsker en bevilling på et rammebeløb. Til legeplads er der indhentet et tilbud fra Indu på kr ,50. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

16 Hvilken type bevilling søges der om: Afdelingen søger om et enkeltstående tilskud. Tidsplan: Hurtigst muligt efter eventuel godkendelse. Vurdering: Der er hverken henlagt midler til køkkenudskiftning eller til udskiftning af legeplads. Det vil blive indarbejdet i fremtidige PPV-planer i forhold til levetiden på det installerede udstyr og maskiner. Afdelingen henvendte sig i 2014 til organisationsbestyrelsen, da man var utilfreds med at skulle dække udgifterne i forbindelse med, at der havde været udført mangelfulde syn af boligerne. Afdelingen afholdt selv de forøgede udgifter, men har nu behov for økonomisk støtte til ovenstående arbejder. Bilag Brev fra organisationsbestyrelsen af vedlægges. 11. Rimbuen Udskiftning af køkken m.m. i fælleshus Bestyrelsen godkendte ansøgning om køkkenudskiftning i fælleshus til en samlet sum på kr ,06, men afviste ansøgning om udskiftning af gulv, da dette arbejde burde have været indarbejdet i afdelingens PPV planer. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen behandler ansøgning til dispositionsfonden fra Rimbuen om køkkenudskiftning m.m. i fælleshus. til en samlet finansiering på kr. Beskrivelse Afdelingen søger om dækning af udgifter til udskiftning af køkkenet i fælleshus, da det trænger. Samtidig ønsker afdelingen at slibe gulv og trappe, og udskifte kokosmåtte i entreen med fliser, således at fælleshuset fremstår helt ny renoveret. I behandlingen vægter bestyrelsen nedenstående værdier og kriterier - AB har en solidarisk tilgang til at løse problemstillinger i de enkelte boligafdelinger. - AB bevilliger støtte til formål, der ikke kan løftes af den enkelte afdeling alene. - AB bevilliger støtte til langsigtede formål. - AB er opmærksomme på, at alle afdelinger i et vist omfang skal tilgodeses over en årrække.) Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

17 Økonomi og ressourcer Der er indhentet tilbud fra Vordingborg Køkkenet. Tilbud vedlægges. Køkken til en samlet sum på kr ,06. Gulvene forventes at koste ca. kr ,- så det samlede beløb der søges om er kr Hvilken type bevilling søges er om: Der ansøges om et enkeltstående tilskud. Tidsplan Hurtigst muligt efter eventuel godkendelse. Vurdering Der er ikke henlagt midler til køkkenudskiftning. Årsagen til, at der ikke er henlagte midler til dette er uvis, men det vil blive indarbejdet i fremtidige PPV-planer i forhold til levetiden på de installerede dele og maskiner. 12. Syd - Ansøgning om dækning af huslejetab i 7 boliger Bestyrelsen godkendte genansøgning om dækning af huslejetabet i de 7 boliger, der står tomme pga. skimmelsvamp og råd i Syd. Indstilling: Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender genansøgning om, at dispositionsfonden dækker huslejetabet i forbindelse med, at 7 boliger står tomme pga. skimmelsvamp og råd i AB Syd. Beskrivelse Bestyrelsen godkendte på organisationsbestyrelsesmødet den 5. december 2012 og den 13. marts 2013, at dispositionsfonden dækker huslejetabet i forbindelse med, at der står boliger tomme pga. skimmelsvamp i AB Syd. Ansøgningen blev godkendt for et år, hvorefter der skulle genansøges på ny. Siden sidste ansøgning er der kommet 2 boliger mere, der står tomme, hvori der i den ene bolig har været et utæt fjernvarmerør udenfor boligen, der har resulteret i, at der er sendt damp ind i krybekælderen, der har beskadiget trægulvet i hele boligen, i sådan en grad, at det er råddent, og beboeren er blevet permanent genhuset. Den anden bolig er ramt af skimmelsvamp i sådan en grad, at beboerne er blevet permanent genhuset og begge boliger står derfor tomme. Det vil være en betydelig udgift for afdelingen, hvis de 7 lejemål skal istandsættes, før afdelingens renovering. En total istandsættelse af alle boligerne vil løbe op på ca. kr. 2-2,5 millioner kr. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

18 Vurdering Det vurderes derfor fortsat, at det er mere hensigtsmæssigt, at boligerne først bliver renoveret i forbindelse med helhedsplanen. Der ansøges derfor om, at dispositionsfonden vil dække huslejetabet på de 7 boliger, der står tomme. Det koster ca kr. årligt i huslejetab. 13. Ændret beløbsgrænse for den kollektive råderet i afd Rimbuen Bestyrelsen drøftede ændring af beløbsgrænse for den kollektive råderet i afd Rimbuen. Bestyrelsen bad administrationen undersøge, om organisationsbestyrelsen har kompetence til at overrule afdelingernes beslutning om, at køkken og bad skal afskrives over 20 år. Punktet udsættes til næste møde. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen godkender: - At der fremadrettet i Rimbuen under den kollektive råderet kan foretages forbedringer af hhv. køkken og bad op til det til enhver tid gældende maksimale beløb for den individuelle råderet i henhold til loven (Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v., kap. 18, 87 stk. 5-6 (i 2015 kr ,00)). - At der dog højest kan anvendes 70 % af maksimalbeløbet (i 2015 kr ,10) på køkkenmodernisering - At der højest kan anvendes 50 % af maksimalbeløbet (i 2015 kr ,50) på badeværelsesmodernisering. Beskrivelse På sidste bestyrelsesmøde blev punktet udsat, da bestyrelsen ønskede at kende huslejekonsekvensen og hvor lang løbetid forbedringen løber over. På Rimbuens afdelingsmøde den 22. september besluttede mødet, at hæve grænsen til det enhver tid gældende maksimale beløb for den individuelle råderet i henhold til loven, men at der højst kan anvendes 70 % af maksimalbeløbet til køkkenmodernisering og 50 % af maksimalbeløbet på badeværelsesmodernisering. Økonomi og ressourcer: Nedenunder er der en oversigt over eksempler på lånebeløb / månedlig huslejeforhøjelse pga. forbedring. Lånet er baseret på et realkreditlån med en bankrente på 4,5 % p.a. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

19 Afdelingen har besluttet at både køkken- og badeværelsesmoderniseringer afdrages over huslejen over 20 år. Lånebeløb Månedligt afdrag Lånebeløb incl. renteudgifter Kr ,00 767,87 kr./md. Hovedstol kr ,73 Kr ,00 695,91 kr./md. Hovedstol kr ,44 Kr ,00 632,65 kr./md. Hovedstol kr ,85 Kr ,00 569,38 kr./md. Hovedstol kr ,27 Kr ,10 537,51 kr./md. Hovedstol kr ,41 Kr ,00 442,85 kr./md. Hovedstol kr ,10 Kr ,50 383,93 kr./md. Hovedstol kr ,86 Kr ,00 316,32 kr./md. Hovedstol kr ,93 Kr ,00 189,79 kr./md. Hovedstol kr ,76 Lovgrundlag: Almenboliglovens 37b. Bilag: Referat af Rimbuens budgetmøde den 22. september Præsentation af nye værktøjer fra Driftsafdelingen: skabelon for vedligeholdelsesreglement, skabelon for husorden, råderetskatalog og servicekoncept Udsættes til næste møde. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager præsentationen af skabelon for vedligeholdelsesreglement, skabelon for husorden, råderetskatalog og servicekoncept til efterretning Beskrivelse Driftsafdelingen har de seneste 2 år, i samarbejde med flere ejendomskontorer og Kommunikationsteamet, udviklet en række skabeloner, der skal hjælpe afdelingsbestyrelsen med at udarbejde vedligeholdelsesreglementer, husordener mv., så de opfylder lovens krav. Der er desuden udarbejdet et forslag til servicekoncept, som skal ses som et hjælpeværktøj til at fastsætte, hvilket niveau for service, der ønskes i afdelingen. Materialet blev den 2. september præsenteret for BO-VESTs bestyrelse, der roste det og bad om, at de tre organisationsbestyrelser fik den samme præsentation. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

20 Udviklingsarbejdet blev igangsat for at opfylde et ønske fra flere afdelingsbestyrelser om at få redskaber til at håndtere det daglige arbejde med at fastsætte kvalitetsniveau, overholde lovens krav til husorden mv. Men det understreges, at skabelonerne og konceptet er et tilbud til afdelingerne. De kan vælge at anvende andre modeller - så længe lovgivningen overholdes. Materialet omfatter: - Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement, afdelinger med A-ordning Hæftet informerer om vedligeholdelsesstandarden i afdelingen, herunder hvad reglerne er, når man flytter ind i sin bolig, og når man flytter fra sin bolig. Helt konkret skrives ind på side 10, hvilken tilstand den nye beboer skal forvente at finde sin bolig i, og om der er særlige krav til vedligeholdelsen i form af farver, metoder, materialer o.a. Fra side 11 og frem findes detaljer om vedligeholdelsen af de enkelte dele af boligen (lofter, gulve, skabe osv.). Det er hensigten, at ejedomskontoret og afdelingsbestyrelsen krydser reglerne af i felterne, og at det hele godkendes på afdelingsmødet. - Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement, afdelinger med B-ordning Det samme som ovenfor. - Husordensskabelon Hæftet skal ses som en model og inspirationsliste til, hvad en husorden kan omfatte. De emner, der typisk indgår i en husorden, er listet alfabetisk og illustreret med et lille ikon, så læseren hurtigt kan se, hvad det handler om, Det er tanken, at afdelingsbestyrelsen vælger emner fra listen og måske tilføjer andre, evt. bytter om på rækkefølgen, indtil husordenen bliver afdelingens egen. Kommunikationsafdelingen kan være behjælpelig med at tilpasse husordenen og færdiggøre den i det nye layout, når alle valg er truffet (det vil være en tillægsydelse). - Råderetskatalog Hæftet skal ses som en hjælp til både beboerne og ejendomskontoret. Det indeholder oplysninger om, hvad råderet er, hvad reglerne er i afdelingen, hvordan en råderetssag gribes an. Listerne bagest afkrydses og godkendes af afdelingsmødet, så det af hæftet fremgår, hvad der er muligt på råderetsområdet, og hvordan procedurerne er. - Servicekoncept Servicekonceptet er et hjælpeværktøj i dialogen mellem afdelingsbestyrelse og ejendomskontoret om, hvordan serviceniveauet i afdelingen skal være. Samtidig kan det være med til at skabe overblik over de mange opgaver i afdelingen. Det er tanken, at punkterne i hæftet gennemgås, og at der justeres på de punkter, hvor der er behov for ændring. Nogle afdelinger vil mene, at alt kører som det skal, og at der ikke er Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

21 grund til at gå ned i detaljer omkring udførelsen af arbejdet, mens andre måske vil finde det nyttigt at ændre på fordelingen af arbejdstiden. Det vil være muligt at udfylde skemaerne digitalt. Jeannette Pagh Schüler gennemgår materialet på mødet og giver desuden en status på, hvordan det ser ud i de forskellige afdelinger med vedligeholdelsesreglementer osv. Økonomi og ressourcer Antal medarbejdertimer: timer Lovgrundlag - Afdelingens serviceniveau udarbejdes i samarbejde med afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret, men et servicekoncept er ikke et lovkrav. - En husorden vedtages af afdelingsmødet. Det er et lovkrav, at en afdeling har en husorden, jf. Almenlejeloven Vedligeholdelsesordning og -reglement med tilhørende vedligeholdelsesstandard er lovpligtigt og besluttes af afdelingsmødet, jf. Almenlejeloven 25 stk Ved udvendig råderet skal udarbejdes et råderetskatalog. Det er lovpligtigt og besluttes af afdelingsmødet og efterfølgende af organisationsbestyrelsen, jf. Almenlejeloven 82 stk. 1, 2 og 3. Strategirelevans Det er et led i at opnå sikker og ordentlig drift, at der er skabeloner til rådighed på centrale driftsområder. Vurdering De nye skabeloner vil lette afdelingsbestyrelsen i arbejdet med at fastsætte et serviceniveau og med at overholde lovgivningens bestemmelser i relation til afdelingens drift. Medarbejderne i afdelingen vil med skabelonerne blive lettet i arbejdet med flyttesyn, klagesager og den generelle vedligeholdelse, og medarbejderne i Driftsafdelingen vil med skabelonerne blive lettet i arbejdet med behandling af råderetssager. Beboerne vil opnå den fordel, at det vil være nemmere for dem at få overblik over, hvilke forandringer og forbedringer de har ret til at udføre i boligen, hvordan deres bolig skal vedligeholdes i boperioden, samt hvordan den skal modtages ved indflytning og afleveres ved fraflytning. Bilag Bilagerne er tidligere uddelt. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december

22 - Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement A-Ordning - Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement B-Ordning - Husordensskabelon - Råderetskatalog - Servicekoncept Bilagene er eksempler, hvordan skabelonerne vil se ud i en AB-afdeling. Den enkelte publikation vil blive tilpasset til den aktuelle afdeling med navn og logo. Det samlede materiale vil kunne ses på bestyrelsesmødet. 15. Eventuelt Majbritt Brander meldte afbud til møderne den 13. april og 7. december. Det undersøges, om mødet kan flyttes til en anden dato. Birthe Lauridsen udleverede indkaldelse til ekstraordinært beboermøde i Etagehusene den 13. januar 2016, hvor afdelingsbestyrelsen ønsker, at organisationsbestyrelsen deltager og forklarer beboerne, hvorfor organisationsbestyrelsen har besluttet, at igangsættelse og beslutning af projekterne afventer en afklaring af den økonomiske analyse. Karl Neuman, Hans Holm og Kurt Andersen kan godt deltage i mødet i Etagehusene. Hvis der er andre bestyrelsesmedlemmer, der kan deltage, skal de være velkommen. Hans Erik Sølby efterlyste, hvad AB s holdning er til flytningepolitikken. Referat fra ekstraordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 15. december