Tillykke med KOMPAS for Windows SQL v3.0! (herefter nævnt som WinKompas SQL)

Transkript

1 Tillykke med KOMPAS for Windows SQL v3.0! (herefter nævnt som WinKompas SQL) WinKompas SQL er et brugervenligt og logisk program til total økonomisk og administrativ styring. WinKompas SQL er et 100% dansk udviklet program, der giver dig optimale muligheder for individuelt at tilpasse det til netop din virksomhed. WinKompas SQL byder på markedets mest avancerede muligheder for tilpasning og skræddersyning til specielle behov. Der er kun få, særdeles kostbare, konkurrerende produkter på markedet, der kan byde på tilsvarende faciliteter og muligheder. WinKompas SQL er med alle moduler fuldt integreret, d.v.s. at alle data i modulerne overføres automatisk. Dette har en række fordele, man er bl.a. fri for at indtaste de samme oplysninger flere gange, hvilket sparer tid og mindsker fejlmulighederne. WinKompas SQL anvender den meget driftssikre og absolut hurtige Microsoft 2000 SQL- Server, hvilket har betydning for fleksibilitet, åbne standarder og dataudveksling. WinKompas SQL giver dig ingen økonomiske chok, når dine edb-behov øges. WinKompas SQL er en fremtidssikring, den alternative løsning, hvor brugervenlighed og service er nøgleord. WinKompas SQL er højkvalitet med topydelse. HOTLINE HJÆLP til WinKompas SQL. Køb HOTLINE HJÆLP og ring til vores supportafdeling, der vil være behjælpelig med dine problemer i programmet. Landsdækkende forhandlernet, kurser og anden service sikrer dig endvidere råd, hjælp og vejledning. Kort sagt - tryghed i dit daglige arbejde. OPDATERINGSSERVICE Opdateringsservice er en abonnementsordning, der vil sikre dig, at du altid vil modtage sidste ny version af WinKompas SQL med diverse forbedringer, eller du kan selv løbende hente sidste nye version fra vores hjemmeside NYHEDER Læs om nyheder i WinKompas SQL på vores hjemmeside SIDE 1

2 MANUALEN Manualen til WinKompas SQL er delt op i en ekstern manual og en intern manual: Den eksterne manual (som du læser i nu) indeholder: Installationsvejledning, Opstart / Registrering, Programstruktur, samt daglig håndtering af modulerne Finans, Debitor / Ordre, Kreditor / Indkøb, Lager, Projekt og Systemopsætning. Desuden er der et eksempel på en Standardkontoplan. I den eksterne manual er hovedvægten lagt på, at beskrive mulighederne i WinKompas SQL. Sammen med den eksterne manual finder du 2 appendiks: Appendiks 1 - Anvendelse af standardopsætning Appendiks 2 - Anvendelse af egen opsætning. Den interne manual (den elektroniske del) indeholder: Detaljeret information om håndteringen af systemets dele. Den interne manual kan hentes frem, når programmet kører ved brug af <F1>-tasten, men der kan også søges gennem menupunktet Hjælp. Ved at bruge den interne manual (F1-tasten), vil du overalt i programmet, få en mere detaljeret guide til programmet. Denne manual samt den interne manual kan til enhver tid og uden varsel gøres til genstand for ændringer. Eventuelle ændringer må ikke opfattes som forpligtende for FK-DATA A/S. FK-DATA A/S påtager sig intet ansvar for problemer, som er opstået på grund af fejl eller mangler i denne manual. Dette gælder også såfremt, der er uoverensstemmelser mellem manual og program. Denne manual og det i denne manual beskrevne programmel leveres under licens, og må udelukkende anvendes og kopieres i henhold til de medfølgende licensbetingelser. Licensbetingelserne skal accepteres i forbindelse med installationen af WinKompas SQL, og kan udskrives til printer i forbindelse hermed. Overtrædelse heraf vil medføre retsforfølgelse. VI ØNSKER DIG EN RIGTIG GOD FORNØJELSE MED PROGRAMMET! FK-DATA A/S, TLF SIDE 2

3 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING...7 INSTALLATION...9 MINIMUMSKRAV TIL COMPUTERE OG STYRESYSTEM...9 PROGRAMPAKKE...9 INSTALLATIONSMULIGHEDER...10 INSTALLATION PÅ SERVER ELLER ENKELT BRUGER...11 INSTALLATION PÅ EN KLIENT (NETVÆRK)...14 FØRSTE PROGRAMSTART...15 PRINTERINSTALLATION...16 OPSTART / REGISTRERING...17 LICENSREGISTRERING...20 ADGANGSKODE / PASSWORD...21 OPRETTELSE AF KODEORD (PASSWORD)...21 REGNSKABSOPSÆTNING...22 EGEN KONTOPLAN BENYTTES...24 PROGRAMSTRUKTUR...27 ADGANGSKODE...27 HOVEDMENU...27 MENULINIEN...28 VÆRKTØJSLINEN...28 OUTLOOK BAR...28 MENUFUNKTIONER...30 FILER...30 REDIGER...31 KLADDER...31 KARTOTEKER...32 UDSKRIFTER...32 KØRSLER...32 VÆRKTØJ...33 OPSÆTNING...34 VINDUE...34 HJÆLP...34 GENVEJSTASTER...35 IKONER I VÆRKTØJSLINIEN...35 FUNKTIONSTASTER...38 GENVEJSTASTER MED ANVENDELSE AF MUS...40 BRUG AF GENERELLE FUNKTIONER...42 VINDUER GENERELT...45 BRUG AF TASTATUR...46 FINANS...49 OPSÆTNING AF FINANS...49 STANDARDKONTOPLAN BENYTTES...50 EGEN KONTOPLAN BENYTTES...52 FINANSKONTOPLAN (KARTOTEK)...54 OPRETTELSE AF FINANSKONTO...54 FANEBLADE I FINANSKARTOTEKET...56 KNAPFUNKTIONER I FINANSKARTOTEKET...60 REGNSKAB- OG MOMSPERIODER...66 SIDE 3

4 DAGLIG BOGFØRING...68 BOGFØRING I KASSEKLADDE...69 PRIMOTAL...71 INDLÆG PRIMOTAL FOR REGNSKABSÅRET...71 INDLÆG ULTIMOTAL SOM POSTER I REGNSKABSÅRET...72 FELTBESKRIVELSE AF FINANSKLADDEN...73 FELTER I FINANSKLADDEN...73 KNAPFUNKTIONER I FINANSKLADDEN...77 OPRET / TILFØJ NY KLADDE...79 GENUDSKRIV KLADDE (ARKIVKLADDE)...82 FINANSUDSKRIFTER...83 FINANSKØRSLER...86 STANDARDKONTOPLAN...91 DEBITOR / ORDRE...95 DEBITORER...95 DEBITORKARTOTEKET...95 OPRETTELSE AF DEBITOR...96 FANEBLADE I DEBITORKARTOTEKET...98 KNAPFUNKTIONER I DEBITORKARTOTEKET DEBITORKLADDEN BRUG AF DEBITORKLADDEN FELTER I DEBITORKLADDEN KNAPFUNKTIONER I DEBITORKLADDEN DEBITORUDSKRIFTER DEBITORKØRSLER RABAT- OG PRISLISTESYSTEM FAST SLUTRABAT PÅ DEBITOR PROCENTVIS RABAT TIL ENKELTDEBITOR PROCENTVIS RABAT TIL DEBITORKATEGORI PRISLISTER ORDRE (SALG) ARBEJDSGANG I ORDRE ORDREKARTOTEKET OPRET EN SALGSORDRE FUNKTIONER DER KAN BRUGES VED SALGSFAKTURERING: FANEBLADE I ORDREKARTOTEKET KNAPFUNKTIONER I ORDREKARTOTEKET IKONER TIL BRUG I ORDREKARTOTEKET ORDRETOTALER ORDRE / SALGSFAKTURERING ORDRER KONTANT FAKTURA ABONNEMENT FAKTURA FELTER PÅ ORDRELINIEN (SALGSORDRE) DAN ORDRE UD FRA ARKIVEREDE ORDRE DAN KREDITNOTA UD FRA ARKIVEREDE ORDRE GENUDSKRIV FAKTURA ORDREKLADDE BRUG AF ORDREKLADDEN KNAPFUNKTIONER I ORDREKLADDEN FELTER I ORDREKLADDEN ORDREUDSKRIFTER ORDREKØRSLER ORDREKOMPONENTER ELLER RELATIONER MELLEM ORDRE-SYSTEMET OG BOGFØRING 183 MOMSEN ORDRETOTALPOSTER SIDE 4

5 DEN KOMPLETTE BOGFØRING KREDITOR / INDKØB KREDITORER KREDITORKARTOTEKET OPRETTELSE AF KREDITOR FANEBLADE I KREDITORKARTOTEKET KNAPFUNKTIONER I KREDITORKARTOTEKET KREDITORKLADDEN BRUG AF KREDITORKLADDEN FELTER I KREDITORKLADDEN KNAPFUNKTIONER I KREDITORKLADDEN KREDITORUDSKRIFTER KREDITORKØRSLER INDKØB INDKØBSKARTOTEKET OPRET EN INDKØBSORDRE FUNKTIONER DER KAN BRUGES VED INDKØBSORDRE: FANEBLADE I INDKØBSKARTOTEKET KNAPFUNKTIONER I INDKØBSKARTOTEKET IKONER TIL BRUG I INDKØBSKARTOTEKET INDKØBSTOTALER INDKØBSKARTOTEKETS HÅNDTERING DIREKTE REGISTRERING REGISTRERING I FLERE TEMPI DAN INDKØBSORDRE UD FRA ARKIVERET ORDRE DAN KREDITNOTA UD FRA ARKIVERET INDKØBSORDRE INDKØBSUDSKRIFTER INDKØBSKØRSLER LAGER LAGERKARTOTEK OPRET EN VARE/YDELSE FANEBLADE I LAGERKARTOTEKET FELTER SOM KUN OPDATERES VED BOGFØRING: KNAPFUNKTIONER I LAGERKARTOTEKET LAGERKLADDEN BRUG AF LAGERKLADDEN FELTER I LAGERKLADDEN KNAPFUNKTIONER I LAGERKLADDEN LAGERPOSTERINGER I FINANS LAGEROPTÆLLINGSKLADDE BRUG AF LAGEROPTÆLLINGSKLADDE FELTER I LAGEROPTÆLLINGSKLADDEN KNAPFUNKTIONER I LAGEROPTÆLLINGSKLADDEN LAGERUDSKRIFTER LAGERKØRSLER PROJEKT PROJEKTKARTOTEK OPRET ET PROJEKT FUNKTIONER DER KAN BRUGES I PROJEKTKARTOTEKET: FANEBLADE I PROJEKTKARTOTEKET KNAPFUNKTIONER I PROJEKTKARTOTEKET FELTER PÅ PROJEKTLINIEN MEDARBEJDER KARTOTEK OPRET MEDARBEJDER (PROJEKT) FUNKTIONER TIL BRUG I MEDARBEJDERKARTOTEKET: SIDE 5

6 FANEBLADE I MEDARBEJDERKARTOTEKET KNAPFUNKTIONER I MEDARBEJDERKARTOTEKET PROJEKTKLADDE BRUG AF PROJEKTKLADDEN KNAPFUNKTIONER I PROJEKTKLADDEN FELTER I PROJEKTKLADDEN SYSTEM / OPSÆTNING MOMSFORFALD OPSÆTNING BOGFØRINGSGRUPPER MOMS HANDEL DIMENSIONER DIVERSE SYSTEMOPSÆTNING FINANS DEBITORER KREDITOR LAGER SALG INDKØB GENERELT DATABASE HÅNDTERING OPRET ET NYT REGNSKAB KOPIÉR DATA FRA EKSISTERENDE REGNSKABER REDIGER FIRMAOPLYSNINGER SLET ET REGNSKAB ANDRE FUNKTIONER SERVER ADMINISTRATION SERVER DATABASER AFSLUT IKONER FAKTURATILPASNING / CRYSTAL REPORT CRYSTAL REPORT ÆNDRING AF FONT OG SKRIFTSTØRRELSE INDSÆT NYT FELT ELLER TEGN LINIER OG BOKSE APPENDIKS ANVENDELSE AF STANDARDOPSÆTNING APPENDIKS ANVENDELSE AF EGEN OPSÆTNING STIKORDSREGISTER SIDE 6

7 INDLEDNING Denne håndbog Kom godt i gang til WinKompas SQL er udarbejdet for at give brugeren en nem og overskuelig gennemgang af de vigtigste funktioner i WinKompas SQL. WinKompas SQL er et økonomisystem med mange integrerede faciliteter og funktioner. Denne håndbog Kom godt i gang til WinKompas SQL vil give brugeren en hjælp til at overskue systemets opbygning i funktioner og menuer. Kom godt i gang til WinKompas SQL er ikke en komplet manual, men en beskrivelse af de programtilpasninger, som er nødvendige for at komme i gang uden problemer, samt en hurtig og overskuelig vejledning i daglig brug af programmet. Håndbogen er samtidig et supplement til programmets interne manual, som giver en mere detaljeret hjælp på skærmen til den funktion, man er i gang med. Kapitler Installation beskriver de tekniske krav WinKompas SQL stiller til hardware og systemsoftware, samt hjælper dig igennem installationen. Opstart / Registrering hjælper dig igennem oprettelse af regnskab samt registrering af licenskoder. Programstruktur beskriver WinKompas SQL menuer, skærm-billeder og de generelle genvejstaster. Finans beskriver den daglige registrering og bogføring i kassekladden, og der gennemgås de punkter som minimum skal være defineret inden programmet kan tages i brug. Standardkontoplan viser den medfølgende standardkontoplan. Se afsnittet om Regnskabsopsætning under kapitlet Finans vedrørende fravalg af standardkontoplan. Debitor / Ordre beskriver den daglige registrering, fakturering og bogføring i en kort overskuelig form, samt hvordan der faktureres via ordremodulet. Kreditor / Indkøb beskriver hvordan du opretter kreditorer / indkøbsordre, registrere indkøb via indkøbsmodulet, samt vedligeholdelse af disse. Lager beskriver hvordan der oprettes varer samt vedligeholdelse af varelageret. Projekt beskriver hvordan der oprettes projekter, registrering og direkte fakturering af forbrugt tid og materialer, samt budgetopfølgning med kalkulationer. System / Opsætning fortæller om de enkelte programmodulers opsætning, samt systemparametrenes opsætning. SIDE 7

8 Appendiks 1 giver en kort vejledning til, hvordan man kommer i gang med WinKompas SQL med valg af standard kontoplan. Appendiks 2 giver en kort vejledning til, hvordan man kommer i gang med WinKompas SQL, men uden standard kontoplan. Stikordsregister en hurtig gennemvej i manualen. Menupunkter som ikke kan findes i indholdsfortegnelsen, kan du søge efter i stikordsregisteret der sidder bagerst i manualen. SIDE 8

9 INSTALLATION For at kunne installere WinKompas SQL, skal følgende minimumskrav være opfyldt: Minimumskrav til computere og styresystem (Windows versioner) NT-Server 256 MB ram, dog anbefales 512 eller gerne mere. Explorer versionen på server og terminaler skal minimum være version 5.0. Der anbefales at bruge Windows 2000 Professionel til alle installationer. Denne Windows version kører efter vor erfaring godt og sikkert. På enkelt eller Per-To-Per (netværk) skal som minimum bruges Windows 2000 eller Windows XP. CD-rom drev og Mus WinKompas SQL bliver installeret med Microsoft SQL 2000 Desktop Engine, hvis ikke andet ønskes. Vi anbefaler, at man har et af følgende Windows systemer: Windows 2000 => minimum 256 MB ram. 800 Mzh. Windows XP => minimum 256 ram. 1 Ghz. Programpakke Ved levering af WinKompas SQL medfølger følgende: CD-ROM med WinKompas SQL Registreringskoder til WinKompas SQL Registreringskort + diverse brugerinformationer Håndbogen Kom godt i gang til WinKompas SQL SIDE 9

10 Installationsmuligheder På de næste sider har vi beskrevet 2 forskellige muligheder for installation af WinKompas SQL. 1. Installation på Server eller Enkeltbruger 2. Installation på en Klient (netværk) Generelt for hvilken type installation du vælger, så vil der inden selve installationen af WinKompas SQL, fremkomme et vindue med vores licensbetingelser, som skal accepteres først. Hvis du ikke accepterer disse, kan installationen ikke foretages. Licensbetingelserne ligger på CD-rom en som en MS-Word-fil: Licensbetingelser.rtf og kan udskrives via MS-Word eller fra WinKompas kataloget, hvor den vil blive lagt i forbindelse med installationen. SIDE 10

11 Installation på Server eller Enkelt bruger Indsæt CD-rom med WinKompas SQL i cd-rom drevet. Installationsprogrammet starter normalt automatisk. Hvis installationen ikke starter automatisk, startes denne via menuen START og vælg KØR. Vælg filen Kompas3Setup.exe på cd-rom. Du ser derefter dette installationsbillede: Igangsæt installationen af WinKompas SQL ved at klikke på knappen Næste. Følg vejledningen på skærmen, og fortsæt med at trykke på knappen Næste. Der vil fremkomme skærmbillede (Destinationsmappe): SIDE 11

12 Programmet bliver installeret på C:\programmer\fk-data\WinKompas3\ Her finder du også dine udskrifter i mappen Reports Dine data finder du i: C:\programmer\fk-data\WinKompas3\MSSQL$Winkompas\Data Klik på knappen Næste for at fortsætte installationen. SIDE 12

13 Hvis Microsoft SQL Server findes, indtastes dennes servernavn. Denne adgangs-kode er standard fk-data, og koden kan ikke ændres. Ønskes anden adgangskode til MSDE/SQL Server, skal der installeres en Microsoft SQL Server først. Klik endnu engang på Næste, og herfra køres installationsprogrammet færdig. Når installation af WinKompas SQL er færdig, ligger der et ikon på skrivebordet, til opstart af programmet. SIDE 13

14 Installation på en klient (netværk) Indsæt CD-rom med WinKompas SQL i cd-rom drevet. Installationsprogrammet starter automatisk. Hvis installationen ikke starter automatisk, startes denne via menuen START og vælg KØR. Vælg filen Kompas3Setup.exe på cd-rom. Følg installationsvejledningen fra punktet Installation på Server eller Enkelt bruger, indtil du kommer til følgende skærmbillede: Ved Installationstype skal feltet Klient være markeret. I feltet Navn på Server SQL skal servernavnet indtastes. Hvis Microsoft SQL Server findes, indtastes dennes servernavn. Der er i feltet SQL Server adgangskode for bruger SA (System Administrator) angivet en adgangskode. Denne adgangskode er standard fk-data, og koden kan normalt ikke ændres. Ønskes en anden adgangskode til MSDE/SQL Server, skal der installeres en Microsoft SQL Server først. Ved Server installationsmappe angives det rigtige drev (bogstav) til netværket. Der kan klikkes på knappen Gennemse for at søge. F.eks.: F:\Programmer\ FK-Data\ Winkompas3 SIDE 14

15 Programmet bliver installeret på: C:\programmer\fkdata\WinKompas3\ De fælles Data er placeret på Server1 i mappen: F: \ Programmer \ FK-Data\ Winkompas3 \MSQL$WINKOMPAS \ Data De fælles Rapporter er placeret på Server1 i mappen: F: \ Programmer \ FK-Data\ Winkompas 3\ Reports Klik på knappen Næste herfra køres installationsprogrammet færdig. Når installation af WinKompas SQL er færdig, ligger der et ikon på skrivebordet, til opstart af programmet. Første programstart Efter afslutning af installationen startes WinKompas SQL via den valgte programgruppe der er valgt under installationen, eller via den oprettede ikon på skrivebordet. Bemærk: Der er kommet et nyt ikon på Start linie til højre, som fortæller at SQL-server kører. SQL-serveren skal altid kører når WinKompas SQL benyttes. Har du problemer med andre programmer, kan SQL-server stoppes ved at dobbeltklikke på ikonet og stoppe SQL-server. Indtast SYS som bruger-id, og tast forbi feltet Password med <Enter>, hvilke starter og åbner det installerede WinKompas SQL. Herefter skal licenskoderne og brugernavn registreres, før der kan arbejdes i det rigtige regnskab. Registrering af licenskoder og brugernavn, er beskrevet i afsnittet Opstart / Registrering. SIDE 15

16 Printerinstallation WinKompas SQL arbejder fuldt integreret med Windows, hvorfor eventuelle nye printere skal installeres i Windows via Start / Indstillinger / Printere. Hvis nødvendigt, benyt den interne hjælp i Windows! Tast <F1> for at hente den interne Hjælp og support frem. NB! Husk at der skal værre mindst en printer installeret før WinKompas SQL kan vise en udskrift. SIDE 16

17 OPSTART / REGISTRERING Når du har installeret WinKompas SQL, og starter programmet op, vil den fremkomme med denne meddelelse, at der ikke er nogen databaser i WinKompas SQL. Ved programlevering er der ikke oprettet nogen regnskaber, dette skal du selv foretage. Tast OK og Database Manageren aktiveres, således nedenstående billede af Databaseopsætning fremkommer. I Databaseopsætningen kan du oprette og vedligeholde regnskaber, og kopiere data fra et regnskab til et andet. Nedenstående beskriver, hvordan du opretter dit regnskab. Klik på knappen Tilføj for at oprette nyt regnskab. Herved fremkommer nedenstående Databaseopsætningsvindue: SIDE 17

18 Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, telefonnr., bank- og girokonti, e- mail adresse m.m. Som minimum udfyldes feltet Firma under Firmaoplysninger. Du flytter til næste felt ved at trykke på tasten <Enter>, <TAB> eller ved at klikke på feltet med musen. Du flytter et felt tilbage ved at trykke på <Shift+Tab>, eller ved at klikke på feltet med musen. Ved feltet Postnr. har du følgende muligheder: - Klikke på udfor Postnr. og der fremkommer et vindue med mulighed for at søge efter postnummer. - Eller indtaste Postnummeret og trykke på <TAB>, så fremkommer bynavnet automatisk. SIDE 18

19 Feltet SQL Server der også ligger under Databaseinformation, foreslår servernavnet, men hvis der findes flere SQL server installeret i et udtræk, kan der peges på disse server ved at angive servernavnet. Feltet Database under Databaseinformation, udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig. Ved at klikke på udfor Database henter systemet en eksisterende database. Felterne Database placering og Standard placering der også ligger under Databaseinformation, udfyldes automatisk, men kan også bestemmes af dig ved at der klikkes på den lille firkant til højre. Når du har indtastet firmanavnet og de øvrige oplysninger, skal du klikke på knappen OK. Klik derefter OK når meddelelsen Database er kompatibel fremkommer og luk databasevinduet helt ned. SIDE 19

20 Licensregistrering Efter oprettelse af regnskab, skal du indtaste de nødvendige registrerings-koder, der medfølger ved køb af programmet. Licensregistreringen foretages under menuen Hjælp / Registrering. Klik på menupunktet Hjælp og derefter på Registrering. Bemærk: At registreringen kun kan foretages af bruger SYS. Registreringskoderne skal nu indtastes i den åbnede skærm-formular. Indtast Firmanavn samt koderne for Serienr., Licens Id, Brugere og Posteringer. Efter indtastning af oplysningerne skal programmet forlades og genstartes. Herefter kører programmet som en komplet version. Efter indtastning klikkes der på Afslut eller på <Ctrl+F4>, og registrerings-punktet kan forlades. SIDE 20

21 Adgangskode / Password Ønsker du at beskytte dine data mod udefra kommende, kan du indtaste et password. Bemærk: Hvis password glemmes, er der INGEN hjælp at hente, da ingen kan dekryptere kodeordet, så Pas på og HUSK dit password, hvis du vælger at få password til programmet. Du kan selv oprette din adgangskode i systemet. Dette kan du læse om i næste afsnit Oprettelse af kodeord. Ved opstart af programmet er der ikke noget kodeord, dette har du mulighed for at oprette nu. Oprettelse af kodeord (password) Under menuen Filer findes menupunktet Ændre kodeord, vælg denne funktion og et vindue til ændring / oprettelse af kodeord vises: Hvis der ikke er oprettet et kodeord, trykkes <Enter> i feltet til Gammelt kodeord. Indtast det kodeord du ønsker i feltet Nyt #1, og indtast det igen i felt Nyt #2 som bekræftelse. Klik på Ok og dit nye kodeord er oprettet. Det er også i dette menupunkt Filer / Ændre kodeord, at du kan ændre et allerede oprettet kodeord. Fremgangsmåden er den samme, når der oprettes kodeord, dog skal det gamle kodeord indtastes i feltet Gammelt. SIDE 21

22 Regnskabsopsætning Nu har du oprettet et nyt regnskab, som ikke indeholder nogen data, men før du kan komme i gang med at oprette kontoplan, debitorer, kreditorer osv., skal det nyoprettede regnskab gøres aktivt med en regnskabsperiode og momsterminer. Dette sker ved at klikke på Filer / Vælg firma og klik på dit firmanavn eller du kan klikke på Vælg firma hvor der peges på det nye regnskab. Derved fremkommer følgende skærmbillede: Her anføres dine regnskabs- og momsperiode. Hvis standardkontoplan ønskes, lades afmærkningen stå. Vælges standardkontoplanen ikke, kan den oprettes fra starten af, eller kopieres fra et andet regnskab, du har derved mulighed for at kunne benytte din egen kontoplan. Du kan læse mere om benyttelse af egen kontoplan i kapitlet FINANS. SIDE 22

23 Til Brug standard opsætning anbefaler vi at du lader afmærkningen stå, således du får standardopsætningen med, ellers skal du selv foretage al opsætning af systemet, eks. bilagserienr., betalingsbetingelser, kilder etc. Der anføres Regnskabsårets startsdato. De ønskede antal måneder, som regnskabet skal dække. Momsperiode kan vælges som månedsvis, kvartårlig eller halvårsvis angivelse, samt naturligvis som Ikke moms registreret virksomhed. Klik derefter på knappen Fortsæt, og nedenstående meddelelse fremkommer: Klik på knappen OK for godkendelse af de valgte datoer. Nu er dine regnskabs- og momsperiode oprettet. Du kan læse mere i afsnittet Regnskaberog Momsperioder i kapitlet FINANS. Har du valgt at bruge Standard kontoplanen, er Finansmodulet nu klar til brug, men ønskes der yderligere opdeling på afdelinger eller andre dimensioner, skal disse oprettes under Opsætning / Opsætning / Dimensioner, der henvises til afsnittet Dimensioner i kapitlet FINANS. Herefter kan du fortsætte med at oprette kartoteker i Debitor, Kreditor og Lager. Har du fravalgt Standard kontoplanen, fortsætter du til næste afsnit om Egen kontoplan. SIDE 23

24 Egen kontoplan benyttes Hvis man ikke ønsker at benytte den medfølgende standardkontoplan, og i stedet vil benytte sin egen kontoplan, skal den efterfølgende procedure følges. Udover nedenstående gennemgang henvises til Appendiks 2, der punktvis beskriver, hvordan regnskabet gøres klart til bogføring. Start WinKompas SQL og åben med bruger SYS. Opret nyt regnskab under menupunktet Værktøj, og vælg derefter Databaseopsætning. Klik på Tilføj, herefter fremkommer skærmbilledet med databaseopsætning. Udfyld de relevante felter, såsom firmanavn, adresse, bank og girokonti, adresse m.m. Programmet vil automatisk tildele regnskabet et filnavn ud fra det valgte regnskabsnavn. Klik på knappen Ok for at oprette regnskabet. Klik igen på Ok når meddelelse Databasen er kompatibel fremkommer og luk databasevinduet. Vælg regnskab under Filer / Vælg firma / Vælg firma, og klik på det nye regnskab. Da regnskabet er nyt, vil systemet herefter vise et vindue med regnskabsopsætning: SIDE 24

25 Kontroller at afkrydsningsfeltet for Brug standard kontoplan ikke er markeret. Der vil fremkomme et vindue med en meddelelse om Advarsel om at Standard kontoplanen fravælges, klik på Ok til dette. Anfør regnskabsårets begyndelsesdato, momsafregningstermin og momsperiodens startdato. Klik på knappen Fortsæt, og derefter på Ok for de valgte datoer. Herefter skal de ønskede kartoteker oprettes, Finanskontoplan, Debitorer, Kreditorer o.s.v. Det er ikke nødvendigt at oprette alle kartoteker, men kun dem man ønsker at benytte. F.eks. Finans, Debitor og Lager. SIDE 25

26 SIDE 26

27 Adgangskode PROGRAMSTRUKTUR Når du starter WinKompas SQL, åbnes dette skærmbillede, som ved indtastning af adgangsoplysninger, giver dig adgang til alle programmets moduler og faciliteter. Brugernavn: Angiv dit brugernavn. Ved første opstart bruges 'SYS' Kodeord: Du skal selv oprette dit kodeord i systemet. Første gang du ønsker adgang til systemet, har du ikke noget kodeord, og skal derfor trykke <Enter> i feltet. Når programmet er startet, kan du oprette dit kodeord. Du kan læse om oprettelse af kodeord i afsnittet Opstart / Registrering Oprettelse af kodeord/password. Hovedmenu Når programmet er startet og login er foretaget, vises systemets Hoved-vindue (når du lukker dette vindue, lukker du programmet). Dette vindue indeholder systemets Menulinie, en Værktøjslinie og en Outlook Bar. SIDE 27

28 Menulinien Indeholder menuer til systemets forskellige funktioner. Disse beskrives i afsnittet om Menufunktioner. Værktøjslinen Indeholder ikoner (genvejstaster) til at aktivere forskellige funktioner i WinKompas SQL, uden først at skulle vælge den menu, hvori funktionen findes. Ikonerne i værktøjslinien beskrives i afsnittet om Genvejstaster. Outlook Bar Som noget nyt indenfor økonomiprogrammer har WinKompas SQL en Outlook Bar, som ses i venstre side af hovedmenuen. Her er det muligt med et enkelt klik med musen på de vandrette bjælker, at få adgang til de daglige funktioner i en enkel og overskuelig form. Outlook Baren indeholder hurtig adgang til kladder, salgs- og indkøbsordre kartotekerne. Der er Outlook Bar til Finans, Debitor/Ordre, Kreditor/Indkøb, Lager og System. Indholdet i Outlook Baren kan flyttes ved at trække punkterne med musen til et andet punkt i Outlook Baren. Under mappen Favoritter er det muligt at samle egne favoritter. Det er også muligt, at trække ikoner fra Windows skrivebord ind i Outlook Baren og herfra åbne andre programmer en nemmere genvej til andre programmer, mens man står i WinKompas SQL. Det er muligt at vælge om Outlook Baren skal være aktivt i Hovedmenuen, eller fravælges. Dette gøres under menupunktet Vindue, hvor feltet Outlook Bar markeres med flueben hvis det skal være aktivt. For at åbne en menu kan man klikke med musen på det pågældende menupunkt eller benytte genvejstaster via tastaturet. Se afsnittet om Genvejstaster. SIDE 28

29 υ Integration med MS-Office MS-Integration til WinKompas SQL (programfilen OffInt.exe), der følger med programmet (ligger i kataloget Winkompas), kan trækkes til Outlook Baren. Menupunktet ligger også under Værktøj / MS Office Integration. Programmet giver mulighed for, på en nem og let måde at overføre data til MS-Excel, bl.a. kontokort, posteringslister, momsrapport, saldobalance m.m. Du bestemmer selv kontointerval, datointerval m.m., og dataene overføres med det samme. SIDE 29

30 Menufunktioner I hovedkartotekerne er der mulighed for at aktivere følgende menuer, blot ved at højreklikke på musen: Filer Ved at klikke på Filer eller taste <Alt+F>, fremkommer følgende menu: I denne menu kan der skiftes imellem de oprettede firmaregnskaber. Nye regnskaber oprettes under menupunktet Værktøj / Databaseopsætning. Der kan vælges en anden bruger med andre adgangsrettigheder. Kodeord kan ændres, og man får mulighed for at åbne Windows Kontrolpanel, hvis der opstår behov for at ændre på standard-indstillingerne. Skærmopsætning kan indstilles og gemmes under brugernavn for hver enkelt bruger, afhængig af brugerens arbejdsopgaver. Her kan man benytte programmets Import / Eksport faciliteter. Det er også under Filer, man afslutter programmet ved Afslut. SIDE 30

31 Rediger Ved at klikke på Rediger eller taste <Alt+R>, fremkommer følgende menu: Denne menu viser de faste redigeringsmuligheder og de dertil knyttede genvejstaster. F.eks. <Ctrl+N> for at oprette en ny konto. Disse genvejstaster er ens i alle moduler. Rediger-menuen kan aktiveres fra alle hovedkartoteker ved højreklik på musen. Derudover kan man aktivere den interne hjælp ved at taste <F1>. Udover de allerede nævnte genvejstaster findes der i programmet en del andre genveje, som det er godt at have kendskab til. Kladder Ved at klikke på Kladder eller taste <Alt+D>, fremkommer følgende menu: I denne menu vælger man den kladde, man ønsker at arbejde med. Systemet indeholder en kladdemenu for hoved-modulerne, hvor man foretager den daglige registrering. Bemærk: At der her også er mulighed for at genudskrive bogførte kladder (Arkivkladder). Eksempel på en kladde: Finanskladde Der kan oprettes uendeligt antal kladder i hvert modul. Dette foretages under menupunktet Kladder og vælg ønskede modul, klik derefter på knappen Tilføj. SIDE 31

32 Kartoteker Ved at klikke på Kartoteker eller taste <Alt+K>, fremkommer følgende menu: Kartotekerne benyttes til flere formål. Udover oprettelse og vedligeholdelse af finanskontoplan og kartoteker, er det også muligt her, at kunne vise en række forskellige oplysninger for den enkelte konto på skærmen. Der kan vises periodebevægelser, saldi, posteringer med zoom-funktion og automatisk ompostering, genudskrivning af faktura, salgsstatistikker m.m. Endvidere er det også muligt at oprette projektstyring. Udskrifter Ved at klikke på Udskrifter eller taste <Alt+U>, fremkommer følgende menu: WinKompas SQL leveres med en lang række fast definerede udskrifter. Disse udskrifter kan inden udskrivning afgrænses på adskillige parametre. F.eks. kontointerval, datointerval, vælge sortering, printer og bakkevalg. Udskrifterne kan vises på skærm, herfra sendes via i forskellige formater eller der kan udskrives direkte til printer. Kørsler Ved at klikke på Kørsler eller taste <Alt+S>, fremkommer følgende menu: De periodiske rutiner som ikke foretages dagligt, er samlet under dette menupunkt. Finanskørsler Her foretages kørsler af budgetter, sammenlægning af flere regnskaber (konsolidér regnskaber), samt vedligeholdelse af finans- og momsperioder. Oprettelse af nyt finansår. SIDE 32