Strukturelle effektiviseringer - Socialudvalget - April 2013 Økonomiudvalget har anmodet om disse forslag.

Transkript

1 Strukturelle effektiviseringer - Socialudvalget - April 2013 Økonomiudvalget har anmodet om disse forslag. Nr. Strukturelle Effektiviseringsforslag - Socialudvalget [Hele kr.] Etablering År År År År Tildelinger og køb af ydelser på handicapområderne a Optimering af voksenhandicapområdet: Organisatorisk b Optimering af voksenhandicapområdet: Anlæg Forslag i alt

2 FORSLAG NR 1 INVESTERINGS OG EFFEKTIVISERINGS PROJEKTER - BUDGET 2014 TILDELING OG KØB AF YDELSER PÅ DET SOCIALE OMRÅDE Kvalitetsudvikling af tildelinger - tværgående projekt på tværs af Børne- og Familieafdelingen, Ungeenheden, og Myndighedsenheden. Nærværende forslag til projekt handler om at arbejde tværgående med præcisering i.f.t. kompensationsprincipper, mindsteindgrebsprincippet og tættere opfølgning, således det sikres, at borgerne får præcist den støtte, der kompenserer for deres funktionstab. PROBLEMSTILLING, KONTEKST SAMT POLITISK OG STRATEGISK FORANKRING Projektets baggrund og formål Ringsted Kommune har på det sociale område fordelt myndighedsansvaret på 3 områder: Børne- og Familieafdelingen i Børne- og kulturforvaltningen, der har myndighedsansvaret for børn i alderen 0 til 15/16 år og deres familier. Ungeenheden, der er et afsnit i Jobcenteret under Sundhedsforvaltningen, der har myndighedsansvaret for unge fra 15/16 år til og med 24 år Myndighedsenheden i Voksen-/ældreafdelingen Sundhedsforvaltningen, har myndighedsopgaverne fra borgerne fylder 25 år Der samarbejdes naturligvis i det daglige på tværs af disse områder, ikke mindst i forhold til når en borger overgår fra at tilhøre en aldersgruppe til en anden, og derfor skal skifte myndighed. Der er også andre snitflader - fx er der familier, der har børn i flere aldersgrupper, hvor for der skal tages stilling til om Børn- og familie, eller Ungeenheden skal have myndighedsansvaret, også i.f.t. hjælpemidler er der overlap, da myndighedsansvaret herfor er tillagt Myndighedsenheden uafhængigt af borgerens alder Der har imidlertid hidtil ikke været gennemført en systematisk kvalitetsudviklingsproces på tværs af disse eneheder, der sikrer en ensartet tilgang til serviceniveau, tilbudsvalg, opfølgning, mv. Erfaringsmæssigt vil serviceniveauet ikke udvikle sig ensartet, medmindre der sættes særskilt og løbende fokus på tildelingsniveauet og sagsbehandlingen. Fraværet af dennes ensartethed er problematisk på flere måder: I forhold til borgernes ligebehandling, ændringer i serviceniveau ved overgang fra en myndighed til en anden, og generelt i.f.t. borgernes retsstilling. Også økonomisk vurderes det at være problematisk. Således vil den kompetenceudvikling og løbende sparring, der følger af fast fokus på tildelingsniveauet og sagsbehandlingen understøtte medarbejdernes afgørelser, også når de er mere restriktive. Der er dokumentation for, at forudsætningen for at afgørelser præcist kompenserer borgerne for deres funktionstab og følger et fastlagt serviceniveau er, at afgørelserne løbende er genstand for drøftelse. I tillæg hertil er serviceniveauet på det sociale område i Ringsted ikke særligt præcist beskrevet og slet ikke med et fælles sprog på tværs af myndighederne. Første trin i det projekt, der foreslås her, vil derfor være at få fastlagt serviceniveauet på det sociale område i et fællessprog på tværs af enheder (kvalitetsstandarder) og med stor inddragelse af ledere og medarbejdere. I tæt tilknytning hertil rummer projektet også fælles og tværgående kompetenceudvikling for alle sagsbehandlere på det sociale område 25 medarbejdere i alt, således der etableres et fælles fagligt fundament, der kan understøtte udmøntningen af et ensartet serviceniveau på et fagligt grundlag. For at fasholde serviceniveauet, sikre et optimalt samarbejde og understøtte fortsat organisatorisk læring, indeholder projektet også udvikling og implementering af optimale arbejdsgange (værdiskabende processer, evt. lean). Som en del af projektet indgår videre sagsgennemgange, da eksisterende sager vil skulle gennemgås for at sikre at afgørelserne er i overensstemmelse med det fastlagte serviceniveau, eller evt. tilpasses. Videre bør priserne for de tilbud, der vælges adresseres direkte. Dette kan i en minimumsmodel ske ved at der udarbejdes et tilbudskatalog over gode og prismæssigt forsvarlige tilbud, sådant et katalog kan suppleres med kontraktforhandlinger med leverandørerne og evt. i deciderede rammeudbud. 2

3 Projektet er således fokuseret på kvalitetsudvikling af myndighedsfunktionerne med fokus på borgeren og helhed i indsatsen. Projektet indeholder ikke udover det beskrevne - vedr. tilbudsvalg og prisfastsættelse -en ændring af samspillet mellem myndighed og udfører. Hvilke interessenter/medarbejdere der påvirker og påvirkes af problemstillingen/løsningen På nuværende tidspunkt kan der ikke præcis bydes på hvor mange brugere, der bliver berørt af ændrede afgørelser i alt er der 1350 bruger på det sociale område (Børn- og familie har i alt 750 brugere tilknyttet, 300 brugere er tilknyttet Ungeenheden og 300 brugere er tilknyttet Myndighedsenheden). Borgerne vil samlet set får forbedret deres retssikkerhed gennem projektet gennem en mere præcis tildeling nogle borger vil opleve de får nedsat deres serviceniveau, andre at det forøges. På medarbejdersiden vil alle ca. 25 myndighedsmedarbejdere skulle til at arbejde efter nye standarder og skulle indgå aktivt i projektet der forventes at strække sig over 2-3 år. Endeligt vil en række leverandører blive påvirket af ny tilbudsvalg og ændret indkøbstilgang Beslutnings- eller lovgrundlag som ligger til grund for projektet I 2011 blev lov om retssikkerhed og administration på det sociale område og lov om social service ændret i.f.t. handleansvaret for borgere i andre kommuner. Formålet med lovændringen var, at skabe sammenhæng mellem visitationskompetence og finansieringsansvar på det specialiserede socialområde. Udgangspunktet er, at den kommune, der betaler, samtidig har visitationskompetencen. Lovændringen har også medført, at Kommunen fik overdraget handleforpligtelsen i sager, hvor borgere fra Ringsted Kommune før lovens ikrafttræden har fået ophold uden for kommunen. Dermed er det muliggjort, at ændre tildelingen af ydelser for alle Ringsted borgere Kobling til eksisterende strategier og målsætninger Projektet understøtter i høj grad hovedsporet Omsorgskommunen Ringsted i Ringsted Kommunes vision. De to førte elementer i dette hovedspor er således: Fokusere den kommunale omsorg på dem, der har størst behov Levere gode, fagligt solide og værdige ydelser tæt på borgerne med fokus på livskvalitet i alle aldre gerne gennem hjælp til selvhjælp Projektets forretningsmæssige værdi (Cost/Benefit) Med ovennævnte lovændring er det muligt, at ændre tildelingen til borgerne på baggrund af en fornyet konkret og individuel vurdering. Projektet har udover at opnå en økonomisk gevinst i høj grad også til formål, at sikre at borgerne får præcist den hjælp de har behov for og ret til, samt at mindske de tværsektorielle overgange mellem de 3 myndighedsenheder. Med andre ord indeholder projektet en styrkelse af borgenres retssikkerhed For at opnå både den økonomiske effekt og kvalitetsudviklingen af sagsbehandlingen indeholder projektet opgraderinger af såvel kompetencer som sagsgange. Projektet vil så ledes både være med til at styrke fagligheden og professionalisere sagsbehandlingen. Endeligt vil der også ske en opgradering af valg og køb af tilbud. Således indgår det i projektet, at sikre at tilbudsvalget altid er det rigtige til den rigtige pris. Økonomisk skønnes der mulighed for - med en gradvis indfasning over nogle år - at opnå reduktioner af dispositionsrammerne på 2-5 % på de 3 myndighedsområder i alt på sigt en reduktion på 4-10 mio.kr.: Børn- og familie, med et budget på 72 mio.kr. Ungeenheden, med et budget på 66 mio.kr. Voksenområdet (Myndighedsenheden), med et budget på 74 mio.kr. For at opnå disse fordele vil der skulle fortages en række investeringer: Projektledelse. Projektet har et omfang både i form af antal involverede medarbejdere, budgetstørrelse og tidsperspektiv som gør der er behov for selvstændig projektledelse. Dertil kommer dets tværgående karakter. Samlet set vurderes der derfor at være behov for at opmande med en fultidsprojektleder i hele projektets løbetid. Projektlederen vil skulle have faglige forudsætninger for, at kunne indgå i projektets gennemførelse. 3

4 Projektet og projektlederen tænkes understøttet af en tværgående styregruppegruppe, der udover myndighedsrepræsentanter også vil inkludere interne udførerrepræsentanter Kompetenceudvikling. Som nævnt indgår det som en integreret del af projektet alle sagsbehandlere på det sociale område gennemgår et fælles og tværgående kompetenceudviklingsforløb. Forløbet tænkes gennemført som skræddersyede in-house forløb med eksterne undervisere Ekstern bistand. Udover den eksterne undervisningsbistand vil der formentligt skulle indhyres anden bistand til bl.a. at bistå med udvikling af nye arbejdsgange Projektdeltagelse. Medarbejdernes inddragelse i projektet andrager et omfang, så det ikke kan håndteres uden vikar/afløser inddragelse. Der vil så vidt muligt blive arbejdet med afløsning i form af jobrotationsprojekter, men uagtet vil der skulle afsættes midler til aflønning, også givet forskellen på aflønningen af en socialrådgiver/- formidler og rotationskompensationen. ØKONOMI Etableringsår 2014 Drift 2014 Drift 2015 Drift 2016 Drift 2017 Kapitaliserbare gevinster (i kr.) A Nedsat bevillingsniveau I alt Øvrige etableringsomkostninger (i kr.) A Projektledelse B Kompetenceudvikling og anden ekstern bistand D Afløsning i.f.m projektdeltagelse I alt Netto gevinst I alt Personalemæssige konsekvenser (netto effekten i årsværk) ½ 4

5 FORSLAG NR 2A OPTIMERING AF VOKSENHANDICAPOMRÅDET Tabel 1: Forslagets samlede økonomiske konsekvenser Økonomiske konsekvenser 1000 kr PL Forslag Bevilling og funktion Driftseffektivisering Brutto driftsbesparelse Sammenlægning af Åmarken med Voksenhandicapområdet og optimering af det samlede område Sammenlægning af Glad Mad og Rikova Personalemæssige konsekvenser (årsværk) Sammenlægning af Åmarken med Voksenhandicapområdet og optimering af det samlede område 1 1,5 2 2 Note: Økonomistaben er ansvarlig for, at opdatere PL- reguleringen til 2014 niveau. Effektivisering/Omstillingsforslag angives med positivt fortegn. Beskrivelse af forslaget Baggrund og motivation for, at forslaget stilles Fra 2012 blev store dele af voksenhandicapområdet samlet. Det vurderes, at der fortsat er potentiale i at sammenlægge og optimere tilbud på voksenområdet. Forslagets indhold Åmarken, Rikova og Glad Mad har hver for sig selvstændige referencer udenfor voksenområdet. Ud fra et indholdsmæssigt og økonomisk synspunkt giver det god mening at integrere STU-tilbuddet Åmarken (under Ådalskolen) med voksenhandicapområdet. Således rummer dette tilbud en helt særlig målgruppe, hvor plejen omfangsmæssigt fylder mere end uddannelsestilbuddet. Der vil naturligvis skulle sættes fokus på fastholdelse af fokus på uddannelsesaspektet. Modsat vurderes der at kunne opnås en betydelig synergi både økonomisk og fagligt ved at integrere tilbuddet med de øvrige tilbud under voksenhandicapområdet. En fusionering af tilbuddet vil også lette borgernes overgang fra STU-tilbuddet til de efterfølgende tilbud. Voksenhandicapområdet blev sammenlagt ved årsskiftet 2011/2012, og der er siden taget flere initiativer til optimering af driften. Der vurderes dog fortsat at være et potentiale i yderligere optimeringer og anvendelse af personalegrupper på tværs af tilbud, ikke mindst ved at integrere et enkeltmandstilbud yderligere i den samlede drift. Generelt vil personalet skulle arbejde mere på tværs af enhederne og dermed reducere behovet for afløsning. Det vurderes videre, at Rikova (under Jobcenteret) og Glad Mad (under Sundhed og frivillighed) med fordel kan opnå synergieffekter i samarbejdet, hvis der skabes en tættere relation til voksenhandicapområdet. Dette samarbejde vil understøtte, såvel ensartetheden såvel som forskellen i målgrupperne for de to tilbud. Endvidere vil forslaget medføre en fortsat stor fokusering af arbejdsmarkedsorientering i tilbuddene, hvilket er i overenstemmelse med den nye Fleks- og førtidspensionsreform. Det vurderes, at den nye samlede enhed vil være mere slagkraftig og derfor kunne lave tilbud fx om arbejdsprøvning, som ellers vil skulle købes hos andre leverandører. Disse tilbud vil kunne tilbydes uden øget normering, og derfor nedsætte betalingen til andre leverandører, Forslagets økonomi Besparelsen forventes at blive opnået gennem en reduktion af personaleafløsningen i tilbuddene på voksenhandicapområdet. Da ca. haldelen af tilbuddene er belagt med andre kommuners borgere, har Ringsted Kommune kun halvdelen af gevinsten, og beløbene i ovennævnte tabel, er derfor nettobeløb (m.a.o. i driften er besparelsen den dobbelte af det angivne). I.f.t. Rikova og Glad Mad forventes gevinsten hentet ved, at den fusionerede enhed løser 5

6 flere opgaver, der ellers vil skulle købes hos andre leverandører, samt gennem mersalg af produkter. Forslagets personalemæssige konsekvenser Det vurderes, at forslaget kan gennemføres uden afskedigelser, men gennem nedsat afløserforbrug og evt. naturlig afgang Forslagets forventede effekt Se personalemæssige konsekvenser og konsekvenser for serviceniveauet Afledte effekter på andre forslag og/ eller bevillingsområder Generelt vil der ikke være afledte konsekvenser, dog med den undtagelse, at den nye sammenlagte enhed Glad Mad og Rikova vil skulle løse flere opgaver på arbejdsmarkedsområdet, og derfor nedsætte forbruget herpå. Implementering af forslaget Implementeringen af forslaget vil blive iværksat umiddelbart efter evt. vedtagelse og vil blive gennemført ledelsesmæssigt tæt på driften. Effekterne forventes at indtræde henover året 2014, langt overvejende gennem nedsættelse af afløserforbruget. Forslagets konsekvenser for serviceniveauet Forslaget forventes at kunne gennemføres uden påvirkning af det vedtagne serviceniveau. Reduktionen vil i nogle tilfælde indebære en reduktion af antallet af samtidige personaler til den enkelte bruger, idet disse brugere har mere end 1/1 en personalekontakt. Ligger forslaget eventuelt i forlængelse af eksisterende politikker, kvalitetskontrakter, målsætninger m.v. Nøgletal og benchmarking Ringsted Kommune vurderes at ligge gennemsnitligt. 6

7 FORSLAG NR 2B OPTIMERING AF VOKSENHANDICAPOMRÅDET EFFEKTIVISERINGSFORSLAG/OMSTILLINGSFORSLAG Forslagsstiller Nummer Forslag Bevilling Styringsområde (politikområde) Sundhedsforvaltningen 2b (strukturelle effektiviseringer) Optimering af voksenhandicapområdet: Anlæg Social og psykiatri Social og psykiatri Tabel 1: Forslagets samlede økonomiske konsekvenser Økonomiske konsekvenser 1000 kr PL Forslag Bevilling og funktion Driftseffektivisering Stordrift personale (netto) Netto driftseffektivisering i alt Implementerings-/driftsomkostninger Anlægsinvestering: Etablering af nye tilbud Anlægsinvestering: Afvikling af restgæld Vibevej Flytteomkostninger mv Implementerings-/driftsomkostninge r i alt Samlede nettoændringer Personalemæssige konsekvenser (årsværk) Reduktion grundet samling af tilbud Note: Økonomistaben er ansvarlig for, at opdatere PL-reguleringen til 2014 niveau. Effektivisering/Omstillingsforslag angives med positivt fortegn. Beskrivelse af forslaget Baggrund og motivation for, at forslaget stilles Fra 2012 blev store dele af voksenhandicapområdet samlet. En mere vidtgående tilgang er, at samle alle tilbud på det bredere voksenhandicapområde fysisk på en adresse. Derved styrkes den faglige bæredygtighed, tilpasningsmuligheder ift. efterspørgsel samt mulighederne for drifts- og bygningsoptimeringer. Forslagets indhold Forslaget indeholder en mere vidtgående strukturel tilgang til optimeringer af voksenhandicapområdet, hvor tilbuddene ikke kun samles organisatorisk, men også fysisk. I øjeblikket er det allerede samlede voksenhandicapområde fordelt på 6 spredte adresser. Botilbuddet på en adresse, 3 bofællesskaber på forskellige adresser, værkstedet Regnbuen og centerdelen af Støtte- og aktivitetscenteret på yderligere to adresser. Dertil kommer at værkstedet Rikova, STU-tilbuddet Åmarken, Glad Mad og Klub Svanen også er beliggende på selvstændige adresser. Det vurderes, at en fysisk samling af de fleste af tilbuddene vil styrke den faglige bæredygtighed, forøge mulighederne for fleksible tilpasninger ift. fremtidig efterspørgsler, styrke mulighederne for driftsmæssige optimeringer og optimeringer af bygningsanvendelsen. Med Bo- og servicecenteret som omdrejningspunkt vurderes det således driftsmæssigtoptimalt, at samle bofællesskaberne, Regnbuen, Rikova og Åmarken på Bengerds Allé. Centerdelen af Støtte- og aktivitetscenteret foreslås som nævnt i et andet budgetforslag 7

8 overført til Klub Svanen på Klub Svanens adresse Glad Mad vil fortsat skulle have Knud Lavard Centret som omdrejningspunkt, men nogle af de nuværende pladsproblemer kan løses ved at flytte aktiviteterne til den nye samlede enhed på Bengerds Allé. Dermed reduceres antallet af adresser fra de nuværende 9 til 3. Forslagets økonomi Økonomien i forslaget falder i to hoveddele: 1. Et anlægsbehov til etablering af 23 bofælleskabsboliger og værkstedsfaciliteter til Regnbuen og Rikova samt lokaler til Åmarken på Bengerds Allé anslås at andrage 58,3 mio. kr. Dertil kommer af afvikling af restgæld på ca. 12 mio. kr. i et bofællesskab med 15 boliger på Vibevej. Restgælden er med de planlagte afdrag afviklet i Ift. de øvrige bofællesskaber på Kaserneparkvej og Kongensgade med 4 boliger hver, vil de blot skulle overgå til at være almene boliger/almene ældreboliger, uden omkostninger herved. Der vil være omkostninger forbundet med støtte til beboernes flytning og boligstøttelån samt flytning af kommunens indbo anslået 1 mio. kr. Modsat vil bofællesskabet Vibevej, lokalerne til Åmarken og værkstederne Rikova og Regnbuen kunne afhændes. Det er ikke undersøgt en evt. salgspris, men den seneste samlede offentlige ejendomsvurdering for alle 4 ejendomme udgør 69,1 mio. kr. De samlede anlægs- og indfrielsesudgifter vil således udgøre ca. 70,3 mio.kr., uden modregning for evt. salgsindtægter. Der er i forslaget ikke medtaget udgifter til evt. køb af grundstykke. Ligeledes er der ikke taget stilling til udgifter ifm. evt. køb af inventar samt udgifter til indretning af værkstedsfaciliteter. 2. Der vil være en anslået optimeringsmulighed ved en fysisk sammenlægning på i størrelsesordnen 1 mio. kr. for Ringsteds vedkommende. Bemærk i den forbindelse at andre kommuner også gør brug af tilbuddene og den samlede optimering derfor er ca. det dobbelte. Forslagets personalemæssige konsekvenser Optimeringen vil primært være i arbejdsløn og vil derfor indebære en reduktion på i størrelsesordnen 4 årsværk. Forslagets forventede effekt Forslaget indebærer flytning af beboere og medarbejdere. Modsat vil der være væsentlige fordele i den fremtidssikring, der ligger i en sammenhængende bygningsmasse, der både sikrer større faglig bæredygtighed, perfekte muligheder for tilpasning af tilbud til efterspørgsel og løbende driftsoptimeringer. Afledte effekter på andre forslag og/ eller bevillingsområder Ingen Implementering af forslaget Forslaget har en lang implementeringshorisont idet det både indebærer projektering og bygning af nye bygninger. Der må således påregnes en implementeringstid på minimum 1 til 2 år. Forslagets konsekvenser for serviceniveauet I udgangspunktet ændres serviceniveauet ikke. Samlingen af tilbuddene vil imidlertid medføre en større faglig bæredygtighed, der vil komme ikke mindst de svagere beboere til gode. Dertil kommer, at transporttiden mellem boliger og værkstedtilbud nedsættes. Modsat vil en samling af tilbuddene kunne opleves som ghettoiserende. Det vil derfor være afgørende at 8

9 arkitekturen og omgivelserne udformes, så der undgås et institutionslignende udtryk, ligesom LEV bør inddrages i deres egenskab af deres boligorganisation for Bo- og servicecentret. Samlet budget for området Det samlede driftsbudget til området er på 44,3 mio.kr. 9