Oversigt over forslag til IT-investeringspuljen, Effektiviseringsforslag samt forslag til strukturelleeffektiviseringer

Transkript

1

2

3 Oversigt over forslag til ITinvesteringspuljen, Effektiviseringsforslag samt forslag til strukturelleeffektiviseringer 3

4 4

5 ITinvesteringspuljen (For at komme hen til et forslag, skal man trykke ctrl og trykke på det ønskede forslag) Økonomiudvalget (1000. kr. ) Nr. Forslag ØK IT1 ITarkitektur ØK IT2 Ny didital kommunikationsplan for Ringsted Kommune ØKIT3 Konsolidering af ITsystemer (Social og Sundhedsparaplyen) ØKIT4 Sammenlægning af Borgerservice og Bibliotek samt optimering af digitale processer i Ringsted Kommune Forslag i alt Strukturelle effektiviseringsforslag Økonomiudvalget (1000. kr. ) Nr. Forslag ØK ST1 Konsolidering af IT & Indkøb ØK ST2 Indkøbsbesparelse bedre udnyttelse af indkøbsaftalerne ØK ST3 Reimplementering af digital post ØK ST4 Tjenestebiler (OBS alternativ ØKST4B forslag med mindre provenu) ØK ST5 Konsolidering af ITsystemer ØK ST6 Administrativ organisationsændring Forslag i alt Børne og Undervisningsudvalget samt Socialudvalget (1000. kr. ) Nr. Forslag BUU/SU ST1 Tildelinger og køb af ydelser på handicapområderne Forslag i alt Ældreudvalget (1000. kr. ) Nr. Forslag ÆU ST1 Kortlægning af madproduktion Forslag i alt Strukturelle forslag i alt

6 Effektiviseringsforslag Økonomiudvalget (1000. kr. ) Type Nr. Forslag 2014 Effektivisering Servicereduktion Omstilling ØKUE1 Fælles uddannelse 300 X ØKUE2 ITudviklingspulje 500 X ØKUE3 Restbeløb tilbagebetaling af underskud X ØKUE4 Lægeerklæring og tolke 300 X Forslag i alt Serviceudgifter der skal omstilles for Klima og Miljøudvalget (1000. kr. ) Type Nr. Forslag 2014 Effektivisering Servicereduktion Omstilling KMU1 Bekæmpelse af bjørneklo 50 X KMU2 Driftsoptimering på renhold og vedligeholdelse af grønne områder 100 X KMU3 Skærpet administration af frøgræsmarker 70 X KMU4 Brug af nye ukrudtbekæmpelsesmetoder 50 X KMU5 Skærpet kontrol af ledningsarbejde 300 X KMU6 Hjemtagelse af opgaver eller totalt udbud på Vej & Park området 0 X KMU7 Driftsoptimering af vejbelysning 250 X Forslag i alt 820 Serviceudgifter der skal omstilles for 547 Plan og Boligudvalget (1.000 kr. ) Type Nr. Forslag 2014 Effektivisering Servicereduktion Omstilling PBUE1 Borgerinddragelse Digitalisering ifm. Lokal og kommuneplaner 30 X X PBUE2 Omlægning af serviceaftaler/alarmer i samarbejde med Brandvæsenet. 100 PBUE3 Budgetregulering på ydelsesstøtte 32 X PBUE4 Nedsættelse af budgettet for udvendig vedligeholdelse 384 X Forslag i alt 546 Serviceudgifter der skal omstilles for 387 Børne og Undervisningsudvalget (1.000 kr.) Type Nr. Forslag 2014 Effektivisering Servicereduktion Omstilling BUUE1 Nedlæggelse af modersmålsundervisning 325 X 6

7 BUUE2 Nedlæggelse af 15 timers tilbud for tosprogede på dagtilbudsområdet 62 X BUUE3 Nedlæggelse af 30 timers tilbud for tosprogede på dagtilbudsområdet 200 X BUUE4 Nedlægge tosprogskonsulent funktionen 230 X BUUE5 Afskaffe Itsuperbrugerordning på dagtilbudsområdet 250 X BUUE6 Besparelse i Sundhedstjenesten som følge af faldende børnetal 240 X BUUE7 Lavere pris for undervisning i Skole og Familiehuset 200 X BUUE8 Merindtægter for elever fra andre kommuner X BUUE9 Besparelse UPPR nedsættelse af bistand til dagtilbud og skoler 300 X BUUE10 Stigning i SFOtakst X BUUE11 Afskaffe busordning til tandpleje 120 X BUUE12 Ændret aktivitetsregulering for specialiserede tilbud 270 X BUUE13 Besparelse Fair 400 X BUUE14 Reducerede udgifter på forebyggelsesområdet. Børn og Unge. 300 X BUUE15 Besparelse på fællesvikarpulje på dagtilbudsområdet 400 X BUUE16 Besparelse på beløb til vikarer på skoleområdet 400 X BUUE17 Reduktion af støttemidler til dagtilbudsområdet 300 X BUUE18 Barselsbesøg svarende til Sundhedsstyrelsens anbefalinger 200 Forslag i alt Serviceudgifter der skal omstilles for Socialudvalget (1000. kr. ) Type Nr. Forslag 2014 Effektivisering Servicereduktion Omstilling SUE1 Støtte og aktivitetscenter Ændring af åbent aktivitets og samværstilbud * 380 X X SUE2 Budgettilpasninger ungeenheden færre anbragte X Forslag i alt Serviceudgifter der skal omstilles for Ældreudvalget (1000. kr. ) Type Nr. Forslag 2014 Effektivisering Servicereduktion Omstilling ÆUE1 Nedsættelse af puljen til glad Mad* 600 X ÆUE2 Ortved Nedjustering af budgettet 140 X ÆUE3 Knud Lavard Centret Reduktion af vikardækning ved ferie og sygdom i aftenvagten 320 X 7

8 ÆUE4 Knud Lavard Centret Reduktion af rengøring på fællesarealer 140 X ÆUE5 Solbakken Personalenednormering i daghjemmet Oasen 290 X ÆUE6 Hjemmeplejen Sygeplejeklinik 50 X Forslag i alt Serviceudgifter der skal omstilles for Arbejdsmarkedsudvalget (1000. kr. ) Type Nr. Forslag 2014 Effektivisering Servicereduktion Omstilling AMUE1 Befordringsgodtgørelse til kontanthjælpsmodtagere 100 X AMUE2 Rikova: Reduktion pga. mindreforbrug 55 X Forslag i alt 155 Serviceudgifter der skal omstilles for 116 Kultur og Trivselsudvalget (1.000 kr.) Type Nr. Forslag 2014 Effektivisering Servicereduktion Omstilling KTUE1 Ringsted Sportscenter Fjernelse af familiebilletter 20 X KTUE2 Besparelse på frivilligområdet 12 X KTUE3 Fjerne tilskud til Jazzklub 8 X KTUE4 Reduktion af bibliotekets arrangementskonto 75 X KTUE5 Reduktion på indkøb af nye udlånsmaterialer 60 X KTUE6 Fjernelse af tilskud til Sommersjov (FOR) 30 X KTUE7 Reduktion af tilskud til aftenskoleundervisning 10 X KTUE8 Opsigelse af abonnement på 10 X KTUE9 Nedsættelse af medlemstilskud 15 X KTUE10 Besparelse af aktiviteter og inventar i Kulturhuset 10 X KTUE11 Besparelse på efteruddannelse til medarbejdere i Kulturskolen 10 X KTUE12 Nedlæggelse af bogbus 270 X Forslag i alt 530 Serviceudgifter der skal omstilles for 348 Effektiviseringsforslag i alt Serviceudgifter der skal omstilles for i alt

9 ITinvesteringspuljen FORSLAG ØK IT1 INDSTILLING MED BUSINESS CASE OM PROJEKT: ITARKITEKTUR I paradigmeskiftet fra de mangeårige KMD programmet, til de nye fællesejede KOMBIT systemer, er det nødvendigt for kommunen at kende den sammenhæng som systemerne skal indgå i det er nødvendigt at kende ITarkitekturen. INDSTILLING OG BESLUTNING IT & Indkøbschefen indstiller at, Der igangsættes et 2 årigt arkitekturprojekt som klarlægger kommunens ITarkitektur 1. De nødvendige nye snitflader kravspecificeres og udbydes 2. Arkitekturprojektet etableres i samarbejde med Sorø Kommune 3. Projektet finansieres gennem ITinvesteringspuljen med 0,75 mio. i 2014 og 2015 PROBLEMSTILLING SAMT POLITISK OG STRATEGISK FORANKRING Siden årtusindeskiftet er antallet af IT services (programmer) voldsomt forøget i Ringsted Kommune. Før år 2000 var der ca. 200 services, mens der i dag er ca Kompleksiteten er samtidig steget kraftigt, da disse systemer udover at skulle supporteres og driftes, også for en stor dels vedkommende er indbyrdes forbundne og er afhængige af hindanden. Denne kompleksitet gør, at det er næsten umuligt at overskue hvordan den enkelte service fungerer. Derfor indkøbes der ofte nye services, hvor man i praksis kunne have brugt noget eksisterende. Den absolut største udfordring er når de nuværende KMD monopol ITsystemer over de næste 10 år skal udskiftes til nye fællesoffentlige KOMBIT systemer. Hvert af de 16 KMD systemer har et meget stort antal tilslutninger, kaldet integrationer, til andre systemer. Det er vigtigt at disse integrationer fungerer efter at et nyt KOMBIT system er idriftsat. Beskrivelsen af systemerne og integrationerne, kaldet ITarkitekturen, findes ikke i Ringsted Kommune. KOMBIT har givet udtryk for at der kan spares op imod 25% af den nuværende KMD udgift når alle KMD systemerne er udskiftet med KOMBIT systemer. Men de nye KOMBIT systemer vil formodentlig ikke kunne integreres i Ringsted Kommunes ITmiljø uden en dokumenteres ITarkitektur. Det vil også være svært at konsolidere andre ITsystemer uden en veldokumenteret arkitektur. LØSNINGSBESKRIVELSE For at lave en gennemgribende analyse af ITarkitekturen, kræves der ressourcer med både dyb teknisk indsigt og ITprocesindsigt. Sorø Kommune har igennem en længere periode haft fokus på arkitektursammenhænge. I særdeleshed det forestående paradigmeskifte hvor KMD systemer skiftes til KOMBIT systemer har haft fokus. Sorø 9

10 Kommune er partnerkommune med KOMBIT. I partnerskabet hjælper KOMBIT Sorø Kommune med at finde den rette metode til at implementere de nye KOMBIT systemer. I denne proces har man i Sorø Kommune opdaget at, uden en ITarkitekturbeskrivelse, er det ikke muligt at sikre en succesfuld implementering af nye systemer. Ringsted Kommune står i samme situation. Hverken Ringsted eller Sorø kommune råder over kompetencer, som kan analysere og dokumentere ITarkitektur. Kan man så ikke optimere og konsolidere før den komplette ITarkitektur er dokumenteret? Jo bestemt! I takt med at konsolideringsmuligheder opdages, så kan de implementeres. Der er derfor tale om en proces med et stort potentiale mens det er i gang. Bl.a. vi klarlægningen af indkøb af data (CPR, CVR, osv.) betyde at data vil kunne genbruges og dermed ikke skal købes på ny til hvert system. Ringsted Kommune køber i dag, stort set, et nyt datasæt til hvert system der er i drift. Sorø Kommune har tilbudt Ringsted Kommune at deltage i et fælles projekt, hvor ITarkitekturen i begge kommuner analyseres og dokumenteres over en 2årig periode. Løsningen består i at der projektansættes 2 personer i 2 år. Den ene er en højt specialiseret ITarkitekt og den anden har speciale i at kravspecificere og udbyde ITløsninger og snitflader. Det vurderes at det pga. jobmarkedet er muligt at projektansætte denne type specialister nu. ØKONOMI Mio. kr. (Pris og Lønregulering(P/L) for bevillingsåret) Estimatsikkerhed i pct. Omkostninger Anlægsinvesteringer total Driftsomkostninger total 0,8 0,8 Omkostninger total 0,8 0,8 Gevinster Anlægsgevinster total Overførselsgevinster total Driftsgevinster total Gevinster total Samlet nettoændring/årlig indtjening total (Gevinst minus omkostning) Internt ressourceforbrug i projektet Årsværk 1,0 1,0 Omkostning (i mio. kr.) Personalemæssige konsekvenser (Angives i årsværk. Økonomisk sum indregnes i gevinst ovenfor. Reduktioner angives med minus) Udgifterne afholdes gennem ITinvesteringspuljen. 10

11 Sorø bidrager med samme beløb til projektet i begge år. Lønnen for en ITarkitekt anslås til at være ca. 1 mio. kr. årligt. Lønnen for en udbudsspecialist på ITområdet vurderes til at være ca. 0,6 mio. kr. årligt. Det interne årsværk som skal afsættes, er en del af den nuværende ITdrift/digitalisering. Den mulige effektivisering er beskrevet i tilhørende Effektiviseringsforslag konsolidering af ITsystemer GEVINSTER Gevinst Hvordan opnås gevinsten Ansvarlig for opfølgning Forventet afslutningsdato ITArkitektur Analyse og dokumentation IT & Indkøb 31/ Konsolidering af ITsystemer Antallet af ITsystemer som kan IT & Indkøb 31/ sammenlægges eller afvikles Datakonsolidering Nødvendige fællesdata IT & Indkøb 31/ indkøbes færre gange Hvordan måles gevinsten RISICI Fastholdelse af projektansat ITarkitekt. Da specialisten projektansættes kan denne tænkes at vælge et fast job i stedet. Ringsted/Sorø anser dog ikke dette for sandsynligt, da selve opgaven vurderes til at være meget attraktiv. Samlet risikovurdering (sæt ét kryds) Høj risiko Middel risiko Lav risiko X VIDERE PROCES Sorø Kommune er parat til at igangsætte projektet og de har finansiering i Det vil være muligt at påbegynde projektet i oktober 2013, hvor Sorø ansættes og betaler for de nødvendige ressourcer. Ringsted Kommune deltager så fra ITarkitekturen og dokumentationen af denne, har stor betydning for om de nye KOMBIT systemer kan tages i brug. Derfor skal denne være på plads, når de første nye systemer kommer ultimo Der betales for flere dobbelte systemer og især for dobbelt indkøb af data. Jo hurtigere projektet igangsættes, vil disse fejl opdages og der vil kunne opnås økonomiske gevinster. De økonomiske gevinster er beskrevet i Effektiviseringsforslag konsolidering af ITsystemer. 11

12 ITINVESTERINGSPULJEN FORSLAG ØKIT2 NY DIGITAL KOMMUNIKATIONSPLATFORM FOR RINGSTED KOMMUNE INDSTILLING MED BUSINESS CASE OM PROJEKT NY DIGITAL KOMMUNIKATIONSPLATFORM FOR RINGSTED KOMMUNE MED UNDERPROJEKTERNE NY DESIGNPROFIL, NYT INTRANET OG NY HJEMMESIDE INDSTILLING OG BESLUTNING Erhvervs og Kommunikationssekretariatet samt ITIndkøbsstaben indstiller, at der udarbejdes: 1. Ny designprofil for Ringsted Kommune, herunder digitale skabeloner for breve, foldere mv. samt design for ny hjemmeside og nyt intranet og informationsarkitektur for disse 2. Nyt intranet for Ringsted Kommune i fælleskommunal open sourceløsning 3. Ny hjemmeside for Ringsted Kommune i fælleskommunal open sourceløsning 4. PROBLEMSTILLING SAMT POLITISK OG STRATEGISK FORANKRING Ringsted Kommune har i dag en hjemmeside og et intranet, som er etableret på to forskellige teknologiske platforme i hhv og Digitaliseringsmæssigt tvinges kommunerne i stigende grad (bl.a. i form af Det Udvidede Totalbalanceprincip) til at vende borgerne til at benytte digitale selvbetjeningsløsninger. Ligeledes skal kommunikation mellem kommune og borgerne fra år 2015 foregå digitalt. Kommunikationsmæssigt er der siden kommunens eksisterende hjemmeside blev udviklet og etableret i 2006/2007 kommet mange nye muligheder for at kommunikere med borgerne via fx sociale medier, og der er kommet mange nye platforme (tablets, smart phones mv.), og borgerne forventer i stigende grad, at kommunerne er til stede på disse medier eller indtænker disse i deres kommunikationskanaler og platforme, og dette er vanskeligt i de eksisterende løsninger i Ringsted Kommune i dag. Kommunerne har hidtil ofte udviklet selvstændige hjemmesider/intranet med forskellige eksterne leverandører og på forskellige teknologiske platforme groft sagt har der hidtil eksisteret 98 forskellige kommunale hjemmeside/intranetløsninger. I forsommeren 2012 har en række kommuner herunder Ringsted Kommune etableret det mellemkommunale hjemmesidefællesskab OS2, hvor kommunerne samarbejder om at udvikle webløsninger (hjemmesider og intranet) og dermed fremadrettet udvikle fx en standardkommunehjemmeside, som hver enkelt kommune så kan tilpasse netop deres behov. Det betyder, at kommunerne i stigende grad selv (og sammen med de øvrige kommuner i OS2fællesskabet) får ansvaret for at udvikle og drive deres hjemmeside/intranet og i mindre grad bliver mindre afhængige af eksterne ydelser på området. LØSNINGSBESKRIVELSE For at forbedre muligheden for at kunne leve op til de fællesoffentlige digitaliseringsstrategier, for at lette det administrative arbejde på tværs af intranet og hjemmeside, og for at skabe nye muligheder for at kommunikere med borgerne foreslås det derfor, at Ringsted Kommune i løbet af 2013 og 2014 udvikler og overgår til et nyt intranet og en ny hjemmeside i en fælleskommunal open sourceløsning. 12

13 Projektet består af tre dele: 1. Ny designprofil for Ringsted Kommune, herunder digitale skabeloner for breve, foldere mv. samt design for ny hjemmeside og nyt intranet og informationsarkitektur for disse som skal være færdig og endelig besluttet i oktober 2013 således, at kommunen fra 1. januar 2014 når der fx sendes breve, mails mv. gør dette i den nye designprofil 2. Nyt intranet for Ringsted Kommune i fælleskommunal open sourceløsning, som skal være i drift den 1. januar 2014 og dermed kan understøtte eventuel ny organisation 3. Ny hjemmeside for Ringsted Kommune i fælleskommunal open sourceløsning, som skal være i drift 1. september 2014 Hovedmålene for det samlede projekt er: Ny hjemmeside o Mere selvbetjening færre betjeninger ansigttilansigt o Direkte sagsindsigt til borgerne o Bedre og mere målrettet information til borgerne klar prioritering af information til relevante målgrupper o Bedre dialogmuligheder o Bedre/tidssvarende branding/markedsføring af Ringsted Kommune Nyt intranet o Flere digitaliserede arbejdsgange (intern selvbetjening) og mindre papir o Bedre understøttelse af tværgående samarbejder o Nemmere og mere åben kommunikationskanal for intern kommunikation Nyt design o Bedre/tidssvarende branding/markedsføring af Ringsted Kommune o Bedre og overskuelig opbygning af hjemmeside/intranet o Nemmere intern produktion af tryksager mv. Ringsted Kommunes digitaliseringsgruppe er styregruppe for projekt ny digital kommunikationsplatform. Projektejere er cheferne for Erhvervs og Kommunikationssekretariatet samt ITog Indkøbsstaben. Projektledere er konsulenter i Erhvervs og Kommunikationssekretariatet samt ITog Indkøbsstaben. Projekt og arbejdsarbejdsgrupper nedsættes for hvert af de tre delprojekter med inddragelse af relevante fagpersoner fra administrationen. ØKONOMI Grundlæggende handler projektet om at overgå fra to eksternt udvikle og eksternt drevne systemer på hjemmeside og intranet til ét internt drevet og udviklet system. Det økonomiske rationale i projektet skal findes i, at kommunen dermed på sigt vil: 13

14 Få én teknisk platform, som er udviklet på en gratis platform og at udviklingsomkostningerne til hjemmeside/intranet løbende deles med de øvrige kommuner i OS2hjemmesidefællesskabet Få én teknisk platform, som alle kommunens afdelinger og institutioner SKAL bruge og dermed nedbringe forbruget af ekstern bistand til hjemmesideudvikling og drift Få en hjemmeside, som kan fungere som platform for stadigt flere digitale selvbetjeningsløsninger, som reducerer forbruget af administrative ressourcer Mio. kr. (Pris og Lønregulering(P/L) for bevillingsåret) Estimatsikkerhed i pct. Omkostninger Anlægsinvesteringer total Driftsomkostninger total Omkostninger total 0,9 0,9 Gevinster Anlægsgevinster total Overførselsgevinster total Driftsgevinster total Gevinster total 0,4 0,9 1,1 Samlet nettoændring/årlig indtjening total (Gevinst minus omkostning) 0,9 0,5 0,9 1,1 Internt ressourceforbrug i projektet Årsværk Omkostning (i mio. kr.) Personalemæssige konsekvenser (Angives i årsværk. Økonomisk sum indregnes i gevinst ovenfor. Reduktioner angives med minus) Omkostningerne til projektet i 2013 på kroner kan afholdes af de overførte midler fra 2012 på ITinvesteringspuljen. Omkostningerne i 2014 søges afholdt af ITinvesteringspuljen. GEVINSTER Ved fuld implementering er gevinsterne i 2016 er gevinsterne følgende: Gevinst Hvordan opnås gevinsten Ansvarlig for opfølgning Forventet afslutningsdato Digitalisering af interne arbejdsgange omkring indberetning af kørsel, ferie, sygdom mv. Mål i alt 9 digitaliserede arbejdsgange. Besparelsen hentes ved en samlet reduktion af administrationsmidler i kommunen Licens til eksisterende platforme (Sitecore/Sharepoint) bortfalder ved brug af gratis open source platform Alle institutioner SKAL anvende ny fælleskommunal løsning til hjemmeside. Ingen indkøb af eksterne leverancer vedr. hjemmeside på institutions og afdelingsniveau. Derved reduceres udgifterne til eksterne platforme og udviklings og driftstimer. Primært kulturelle institutioner, som i dag har selvstændige løsninger Ny digital designskabelon skal reducere eksterne indkøb af ydelser til opsætning af fx foldere, plakater mv. Skal anvendes af alle afdelinger og institutioner. Besparelsen hentes IT/indkøbsstaben samt HRstaben. IT/indkøbsstaben IT/Indkøbsstaben Erhvervs og Kommunikationssekretariatet 2016 er fuld gevinst opnået og varig Fuld implementeret i 2015 Fuldt implementeret i 2015 Fuldt implementeret i 2014 Hvordan måles gevinsten 14

15 ved generel reduktion af administrationsmidler i kommunen Ingen kommunale annoncer i lokalavis som følge af, at der oprettes bedre annonceringsmulighed på ny hjemmeside/facebook. Besparelsen hentes ved reduktion af borger og brugerinddragelseskontoen (borgerinformationskontoen) Erhvervs og Kommunikationssekretariatet Fuldt implementeret i 2014 Mere selvbetjening færre ansigttilansigt betjeninger Ny hjemmeside er nødvendig for at realisere besparelser på de såkaldte digitale bølge2 projekter, hvor kommunerne tvinges til digitalisering af arbejdsgange ift. borgerne IT/Indkøbsstaben Fuldt implementeret i 2015 RISICI Under udarbejdelse LEDELSESPRIORITERING Under udarbejdelse VIDERE PROCES Under udarbejdelse 15

16 ITINVESTERINGSPULJEN Forslagsstiller Nummer Forslag Bevilling Styringsområde (politikområde) Staben ØKIT3 Konsolidering af ITsystemer (Social og Sundhedsparaplyen) Sundhed, Børn og Unge Tabel 1: Forslagets samlede økonomiske konsekvenser Økonomiske konsekvenser 1000 kr PL Forslag Bevilling og funktion Driftseffektivisering Brutto driftsbesparelse Driftsomkostninger ved ny løsning afledt drift (varig driftsudgift) Netto driftseffektivisering i alt Implementering/driftsomkostninger Anlægsinvestering Driftsudgifter til implementering Implementering/driftsomkostninger i alt Samlet nettoændring Samlet driftsændring Samlet anlægsudgifter 800 Personalemæssige konsekvenser (årsværk) Note: Økonomistaben er ansvarlig for, at opdatere PL reguleringen til 2014 niveau. Effektivisering/Omstillingsforslag angives med positivt fortegn. Beskrivelse af forslaget Baggrund og motivation for, at forslaget stilles Ringsted kommune har i de senere år anskaffet forskellige ITsystemer som anvendes til dokumentation og arbejdstilrettelæggelse. Parallelt hermed kommer der i forhold til fællesoffentlige og fælleskommunale initiativer til dokumentation og metoder, hvilket stille krav til anskaffelse af yderligere nye systemer (specielt understøttelse af børne unge området og ældre området, DUBU og DHUV). Der udvikles i øjeblikket særskilte ITløsninger i KOMBIT regi, som Ringsted kommune kan vælge at tilkøbe. Et andet alternativ er, at samle data og metoder i en systemsammenhæng. Flere leverandører (eks. CSC og KMD) tilbyder en sådan sammenhæng i løsningen. Fordelen ved at have en systemsammenhæng, er at data ligger ét sted og at oplysninger om borgere således ikke skal hentes/sendes/indtastes i flere forskellige IT systemer. Der vil 16

17 således blive skabt en mere enkel ITinfrastruktur og brugeradministration vil kunne håndteres centralt. Ydermere vil der på sigt være en økonomisk fordel ved at samle systemerne. Systemsammenhængen betyder ikke at det er nøjagtigt det samme system en børn og unge sagsbehandler og en voksensagsbehandler benytter i det daglige, men at de data som de oparbejder og behandler lander i samme system, som ligger under deres fagsystem I forhold til borger sagsbehandling, sikres at alle data vil være tilgængelige for sagsbehandleren. Med et centralt tværgående system vil der kunne skabes en reel enhedsforvaltning, da borgerens data automatisk vil følge fra barn til ung og videre til voksen. Dette vil kunne skabe sammenhængskraft på tværs af forvaltninger og centre. Ulempen er, at det fælles system ikke vil have den samme faglige tilpasning til de forskellige fagligheder, som autonome og individuelle systemer kan have. Forslagets indhold Nærværende effektiviseringsforslag omhandler beskrivelse og businesscase i forhold til konsolidering af it systemer. Berørte systemer/områder: Social på voksenområdet (IT understøttelse af DHUV udredningsmetoden) Social på børne og ungeområdet (IT understøttelse af DUBU udredningsmetoden). Dette system vil kunne træde i stedet for KOMBITs DUBU system Effektmåling metode og system til styring af informationer om borgere, dels på Myndighedsdelen samt på Bostedsdelen Hjælpemidler System til Bosteder Omsorgssystemet Adgang til sagsbehandling fra mobile enheder (PDA, PAD mv.) Borgeres adgang til egen sag Forslagets økonomi En del af de berørte systemer findes i dag ikke i Ringsted Kommune. Systemer som f.eks. DUBU, DHUV, sikker kommunikation med mobile enheder, hjælpemiddelsystem samt borgeres adgang til egen sag, skal anskaffes. Særligt DUBU og DHUV skal pga. lovkrav anskaffes og implementeres. Som udgangspunkt vil der derfor skulle investeres i disse systemer, som vil have en væsentlig merudgift for Ringsted Kommune. Ved at skabe en systemsammenhæng, hvor der gennem effektivt indkøb sikres en programsuite, som vil kunne indgå i sammenhængen, vil de nye systemer kunne indkøbes inden for den nuværende økonomi. I praksis vil de nye systemer kunne anskaffes udgiftsneutralt. Forslagets personalemæssige konsekvenser Ingen forslagets forventede effekt Da systemerne anskaffes på samme datagrundlag, vil der kunne skabes et reelt grundlag for en 17

18 tværgående enhedsforvaltning. afledte effekter på andre forslag og/ eller bevillingsområder Implementering af forslaget Overgang til ét fælles system, er en kompleks opgave. Nogle dele af området håndteres på nuværende tidspunkt i ITsystemer og andre dele af området skal digitaliseres fra bunden. Dette betyder, at implementering af et fælles ITsystem skal implementeres trinvist i samarbejde med faglige medarbejdere i de respektive områder. Skitse til plan: Børne/unge området: Efterår Der er lovkrav om, at Ringsted kommune skal dokumentere jf. DUBU udredningsmetoden. Bosted system: Efterår Handicap og Misbrugsområdet har brug for system til dokumentation af det daglige arbejde. Social på ældreområdet: forår 2014, omlægning i forhold til DHUV metoden, som pt. kan understøttes vha. nuværende IT system. Hjælpemidler: Efterår 2014, Ringsted kommune skal i forhold til udbudsreglerne undersøge markedet for leverandører. Inden en endelig projekt/implementeringsplan kan fastlægges, så vil det være nødvendigt med en endnu dybere analyse af det samlede område. Forslagets konsekvenser for serviceniveauet Da alle oplysninger omkring en borger, som har været sagsbehandlet, vil være tilstede uden at skulle oprettes på ny, vil der kunne skabes en mere sammenhængende borgerbetjening og myndighedsbehandling. F.eks. ved borgerskift fra børn og unge til ungeenhed. Ligger forslaget eventuelt i forlængelse af eksisterende politikker, kvalitetskontrakter, målsætninger m.v. Nøgletal og benchmarking Samlet budget for området Samlet årligt budget for hele området er (2012 beløb): 2,1 mio. kr. 18

19 ITINVESTERINGSPULJEN Forslagsstiller Nummer Forslag Bevilling Styringsområde (politikområde) Borgerservice samt IT og Indkøbsstaben ØKIT4 Sammenlægning af Borgerservice og Biblioteket samt optimering af digitale processer i Ringsted kommune Angiv den bevilling som udvidelsesforslaget vedrører Angiv det styringsområde (politikområde) som forslaget vedrører Tabel 1: Forslagets samlede økonomiske konsekvenser Økonomiske konsekvenser 1000 kr PL Forslag Bevilling og funktion Driftseffektivisering Brutto driftsbesparelse Driftsomkostninger ved ny løsning afledt drift (varig driftsudgift) Netto driftseffektivisering i alt Implementering/driftsomkostninger Anlægsinvestering Driftsudgifter til implementering Implementering/driftsomkostninger i alt Samlet nettoændring Samlet driftsændring Samlet anlægsudgifter Personalemæssige konsekvenser (årsværk) Note: Økonomistaben er ansvarlig for, at opdatere PL reguleringen til 2014 niveau. Effektivisering/Omstillingsforslag angives med positivt fortegn. Beskrivelse af forslaget Digitaliseringspotentialet i Ringsted kommune kan effektiviseres dels ved en sammenlægning af Borgerservice og Biblioteket og dels ved en optimering af anvendelsen af digitale arbejdsgange for medarbejdere og anvendelse af selvbetjeningsløsninger for borgere. Hvis effekten skal imødekommes, er det nødvendigt at der arbejde intensivt dels på de interne arbejdsgange samt med en påvirkning af Ringsted kommunes borgere. For at opnå mest mulig effekt, skal Borgerservice tænkes på tværs af organisationen. Baggrund og motivation for, at forslaget stilles Forslaget stilles idet der er et forventet potentiale i at sammenlægge borgernære opgaver det sted hvor borgerne er. Ligeledes forventes der, at der ved effektivisering af arbejdsgange samt udnyttelse af bedre 19

20 arbejdsgange kan opnås en langsigtet besparelse i ressourcer samtidig med at borgerne får den nødvendige hjælp til digital selvbetjening. Forslagets indhold Forslaget omfatter følgende: Sammenlægning af Borgerservice og Bibliotek Effektivisering af digitale arbejdsgange, således at medarbejderne arbejder mere effektivt vha. optimerede processer Udnyttelse af Bølge projekterne således at selvbetjeningsløsninger bliver en attraktiv kanal for borgerne Forslagets økonomi Forslaget er sammensat således, at der i år 2014 og 2015 afsættes midler til indsatser for at fremme digitaliserings og effektiviseringsprocesser i den kommunale forvaltning, herunder arbejde med at fremme brugen af selvbetjeningsløsninger. På baggrund af disse tiltag vil der med i start i 2014 og i de efterfølgende år kunne effektiviseringer. Forslagets personalemæssige konsekvenser Effektiviseringen vil ske i form af personalebesparelser set bredt i forhold til Borgerbetjening med videre. Afledte effekter på andre forslag og/ eller bevillingsområder Forslaget skal ses i sammenhæng med effektiviseringsforslaget omkring ny kommunikationsplatform, og anlægsforslaget vedr. sammenlægningen af Borgerservice og Bibliotek samt øvrige digitaliseringstiltag. Implementering af forslaget Der vil blive udarbejdet særskilt projektplan for forløbet. Forslagets konsekvenser for serviceniveauet På sigt vil ændringer i forhold til en mere digital borgerbetjening have indvirkning på serviceniveauet i form af forbedrede, hurtigere og nemmere adgang til kommunale serviceydelser. I første ombæring vil der dog kunne imødeses en reduktion af den oplevede servicekvalitet. Det er således vigtigt, at projektet også følges op af kommunikation til Ringsted kommunes borgere. Ligger forslaget eventuelt i forlængelse af eksisterende politikker, kvalitetskontrakter, målsætninger m.v. Forslaget ligger i forlængelse af nationale og lokale digitaliseringsstrategier. 20