PROJEKTINDSTILLING til Omstilling-, innovations- og kompetenceudviklingspuljen

Transkript

1 Omstillings-, innovations- og kompetenceudviklingspuljen Skanderborg Kommune Adelgade Skanderborg PROJEKTINDSTILLING til Omstilling-, innovations- og kompetenceudviklingspuljen 1. Titel Digitale løsninger for alle - Ældre og digitalpostkasse - Digital Post skolekonkurrence - Responsiv hjemmeside som en del af Kanalstrategien 2. Ansøger Jørn Prætorius Økonomi Adelgade Skanderborg Kontaktpersoner: Kenni Sørensen og Jesper Imhof Rosendahl 3. Det ansøgte beløb Responsivt design af hjemmesiden Skanderborg.dk Konsulent timer Hardware Software Møder Driftsudgifter Skolekampagne Materialer til hver enkelt skole: 18 x kr Præmie beløb: 1 x kr Pr. tilmeldt: 8 kr. (budget ved 50 % tilmelding) Driftsudgifter Ældre og digitalpostkasse Særlige etableringsomkostninger - 2 computere, 2 skriveborde, 2 mobiltelefoner, 2 headsets Duka pc plus Ipads -oprettelse af demo-rum Frivillige dage - forplejning/evt. oplægsholder forplejning ved møder Rejseudgifter (km-penge) lønudgifter, 11 mdr af 5 timer om ugen Annoncering af projektet Diverse / uforudsete udg Driftsudgifter Udgifter i alt

2 4. Baggrunden for projektet Som et led i en udvikling, hvor kommunikationen mellem borger og kommune bliver mere og mere digital, mødes vi med en udfordring om en digital parathed som kræver vores opmærksomhed. For ud over at kommunikere digitalt med kommunen, skal borgerne også i langt større grad have muligheden for at være selvhjulpet på de digitale løsninger, vi som offentlig myndighed stiller til rådighed, for at opfylde egne målsætninger. I den forbindelse er der blevet identificeret tre foreløbige indsatsområder, som hurtigt og effektivt, vil kunne gøre en forskel overfor borgerne og som tager udgangspunkt i de forskellige behov. 1. Skoledistrikt kampagne for obligatorisk Digital Post pr. 1. nov Mere differentieret adgang til skanderborg.dk og selvbetjeningsløsningerne. 3. Hjælp it udfordrede borger i gruppen plus 65 årige. Skanderborg Kommune står derfor overfor en udfordring, vi skal have flere borgere tilmeldt Digital Post, samt sørge for, at dem som skal selv også har løsningerne til rådighed på de platforme de måtte ønske Kommunen skal være til stede hvor borgerne er, med løsninger som kan motivere både den it stærke borger til at ville selv, samt gør det muligt for den it svage borger at kunne selv. På den baggrund må Skanderborg Kommune sammen med de øvrige relevante aktører gøre en aktiv indsats for at fremme anvendelsen af de digitale løsninger indenfor de tre områder. 5. Formål Overordnet formål er, at alle borgere i Skanderborg kommune er informeret om, at man pr. 1. nov overgår til Digital Post gældende for alle personer over 15 år. Projektet har derfor som formål at: - informere om - hjælpe med og - sørge for adgang til både Digital Post og de digitale selvbetjeningsløsninger. Projektets formål er at sikre, at Skanderborg kommune har de rigtige løsninger som sikre den digitale kommunikation mellem borger og kommune. Dette gælder både for digital selvbetjening og for Digital Post. Projektet har derfor også en meget bred målgruppe, da det reelt henvender sig til alle borgere over 15 år, som pr. 1. nov tilmeldes Digital Post. Skoledistrikt kampagne for obligatorisk Digital Post pr. 1. nov. 201 Skolekampagnen er designet efter kommune 3,0 tanken og ideen med kampagnen er, at lokalsamfundene mødes i en konkurrence om at støtte deres skole. På den måde skabes en identitet omkring Digital Post og særligt budskabet om, at man ved at tilmelde sig Digital Post, direkte støtter sin lokale skole økonomisk. Hjælp it udfordrede borger i gruppen plus 65 årige Da ikke alle borger er IT vante, har projektet også det formål, at alle borgerne over 65 år, skal afklares i forhold til hvad der er den rette løsning for den enkelte. Det være sig i forhold til faktisk at komme i gang ved computeren og få NemID osv., her under også spørgsmål og fritagelse, læseadgang, eller hvis borgeren vil gøre brug af muligheden for at give fuldmagt. Der skal således ikke være en eneste borger over 65 år, der er i tvivl om hvad lovgivningen og den deraf kommende omstilling til digital postkasse kommer til at betyde for dem. Mere differentieret adgang til skanderborg.dk og selvbetjeningsløsningerne Et af selvbetjeningen i Skanderborgs bærende elementer er hjemmesiden, Skanderborg.dk. Men dennes nuværende form er ikke klar til de moderne mobileenheder. For at blive tilgængelig på alle

3 platforme hvad enten det er mobiltelefoner, tablets eller pc er, skal hjemmesiden have et nyt og fleksibelt design også kaldet responsivt. Ved at opgradere designet vil alle borgere kunne tilgå hjemmesiden og de løsninger som stilles til rådighed via den uanset hvor de befinder sig. 6. Nyhedsværdi På de 3 områder der er i projektet er der tale om nyskabende elementer. Projektet spreder sig med skolekampagnen helt ud i alle hjørner af kommunen og giver enhver borger et incitament til at støtte op om skolen ved at tilmelde sig Digital Post. Dermed kommer Skanderborg kommune ikke i en situation hvor borgerne ikke er blevet informeret om Digital Post. Samtidig skaber kampagnen dialog og opmærksomhed i lokalområdet på digitalisering og selvbetjening, og opfordre til nabohjælp. For målgruppen plus 65 årige, kommer kommunen ikke i en situation omkring opstart af digital postkasse, hvor nogle af borgerne i målgruppen står tilbage uden at være blevet afklaret. Vi får på den måde sikret en god omstillingsproces for de it-usikre borgere over 65, og oplyst de borgere der kan, om hvordan de kommer i gang eller hvor de kan få hjælp til at komme i gang med digitalpostkasse. En ny responsiv hjemmeside giver alle adgang til digitale selvbetjeningsløsninger fra Skanderborg kommune. Dermed løftes forpligtelsen om, at alle der kan selv, skal selv alle har adgang til Skanderborg.dk uanset hvilket IT udstyr de er trygge ved at anvende.

4 7. Tids- og aktivitetsplan November december 2013 Projektafstemning mellem Ældre- og Handicap Fagsekretariatet og biblioteks og Borgerservice staben. Januar 2014 Projektopstart Opstart af to seniorjobbere Liste generering af de borgere tilbuddet retter sig imod. Februar 2014 Opkvalificering af de to seniorjobber i forhold til autorisation af straks-nem-id oprettelse. Afstemning og arbejdsopstart med de frivillige it-tilbud til Ældre ( herunder Ældresagens tilbud og datastuerne) Intro til DUKA pc. (Ældre-venlige computere) Opstart af rundringning til de 1685 borgere der allerede er på nem-id og e-boks med vejledning til hvordan de tilmelder sig digitalpostkasse gennem e-boks og vejledning på at lave indstilling så borgeren får enten mail eller sms ved ny post i e-boks. Marts 2014 Kickstart på bibliotekerne Derefter fast ugentlig åbningstid på 5 timer på hvert af de 4 biblioteker. Fra. 1. marts kan man søge om fritagelse fra Digital Post Oprettelse af demo-rum på bibliotekerne, udbygget med ipads og DUKA-pc er. Skolekampagne start Varetagelse af fritagelser til Digital Post start April 2014 Første frivillig dag afholdes d. 10. april. Skolekampagne slut Maj 2014 Afklaring med Plejehjem og Plejedistrikter omkring besøg på eks. Plejehjem osv. Juni 2014 Besøg på alle Plejehjem i Ry og Skanderborg Juli 2014 August 2014

5 Fortsat opkald til borger på listen af 1685 borgere. Besøg på alle Plejehjem i Hørning og Galten Andet frivillige arrangement. September 2014 Informations brev til borgere endnu ikke tilmeldt Digital Post Oktober 2014 November - December 2014 Projektet afsluttes. 8. Projektorganisation Projektejer er: Jørn Prætorius Projektleder er: Jesper Imhof Rosendahl Ældre og digitalpostkasse: Projektgruppen består af Hanne Gaardsted, Benedicte M. Jensen og Jane Salby Jensen Digital Post skolekonkurrence: Projektgruppen består af Kenni Sørensen, Karsten Karlsen og Jesper Imhof Rosendahl Responsiv hjemmeside som en del af Kanalstrategien: Stig Rohde Andersen; Kenni Sørensen og Jesper Imhof Rosendahl Der er sat følgende referencegruppe: Jørgen Bartholdy Vibeke Breuerbach Hanne Gaardsted Benedicte M. Jensen Jane Salby Morten Hulkær Kristensen 9. Økonomi og budget Forholdet mellem de planlagte indsatser og de forventede gevinster, skal ses i det store perspektiv. Projektet løfter borgernes IT niveau og gør det muligt for borgerne at kunne selv via løsninger på Skanderborg.dk. Ikke blot her og nu, men også som en del en holdningsændring for fremtiden, kan man selv, skal man selv. Investeringerne i Digital Post tilmeldingen og en forøgelse i adgangs mulighederne til selvbetjeningsløsningerne vil fra dag 1 nedsætte omkostningerne til kommunikation mellem borger og kommune. Den efterfølgende effekt er, at belastningen af kommunes medarbejdere nedsættes og der frigives ressourcer til at hjælpe dem der har brug for det.

6 Samtidig understøtter initiativerne de to politiske forandringer for 2014 Mere digital selvbetjening og øget digitalisering ved decentrale aktiviteter. 10. Evaluering Der bliver fuldt op på indsatsten hver 1 måned, når der generes nye borgerlister af de borgere der fortsat ikke er på digital-postkasse. Disse lister fungere som målestok på om indsatsen fungere og om mål opfyldelsen er realistisk, og om der evt. skal tilføjes en ekstra seniorjobber i forbindelse med at der påbegyndes Plejehjems besøg. 11. Risikovurdering Digital Post: Borgerne tilmeldes pr. 1. nov. > risiko for at nogle personer ikke har hørt om det > de får ikke læst deres post og evt. deadlines overskrides. Borgerne er i tvivl om hvordan de skal svare på henvendelser fra kommunen > de får ikke svaret i rette tid Kommunens medarbejdere fortsætter med at sende fysisk post. Ikke alle skoler ønsker at deltage i skolekampagnen. De ældre: Enkelte ældre har stadig tvivl og er usikre på den nye måde at sende og modtage post fra det offentlige. Kommunikationen mellem de ældre og kommunen ske med for lange mellem rum og den ældre glemmer hvordan man gør. Responsiv hjemmeside: Hjemmesiden er kun 100% tilgængelig på PC og Mac -> hjemmesiden følger ikke det brugsmønster borgere har og selvbetjeningsløsningerne bruges ikke nok. I alle tilfælde kan ovennævnte risici få en negativ konsekvens for opnåelse af projektets mål, da de forventede effektiviseringer ikke opnås. Der vil bl.a. være risiko for længere sagsbehandlingstider, mere belastning af kommunens frontline medarbejdere og komplikationer/ konsekvenser i forbindelse med ikke overholdte deadlines.