Tema 1 Budget - Tværfaglighed, indhold og budgetkommentarer

Transkript

1 1 Tema 1 Budget - Tværfaglighed, indhold og budgetkommentarer Emner - gruppearbejde: 1. Hvad skal det tværfaglige budget indeholde 2. Budgetbemærkninger (erklæringer, målsætninger, nøgletal, forudsætninger mv.) (to grupper) 3. Tværfaglighed 4. Ø90 budget (tværfagligt) hvilke dele fungerer bedst 5. Hvilke udviklingsområder skal prioriteres i budgettet: Kommentarer formiddag og tema 1 Ad 2.0 Budget og budgetopfølgning - bedre udnyttelse af teknikken Frakobling af beregning (hastighed) kan skabe forvirring i processen. Man skal have mange indtastninger, før det giver værdi at slå beregningen fra. En angiver oplevelse af, at man efterfølgende er nødt til at beregne 2 gange, for at beregningen virker igen. Hvorfor kan der kun flyttes fra alternativ 0? Det er teknisk begrundet, funktionaliteten kan forholdsvis enkelt løses i budgettet, så det budget der er markeret til opfølgning, er det der læses op i regnskabet Der var ikke stor interesse for webinar om Budgetopfølgning på resultat. Evt. noget om konteringsdelen af en resultatopfølgning. Ad 3.0 Præsentation af det nye månedsbudget Kvartaltmæssig likviditetsbudget har stort set ikke været brugt. Stor spørgelyst til, hvordan de nye udskrifter kan udskrives i dag og ingen protester mod at det gamle likviditetsbudget lukkes til sommer. Ad 4.0 Tema 1: Budget - Tværfaglighed, indhold og budgetkommentarer - Budgettets indhold og udarbejdelse hos Gefion Gefion bruger ikke teksteditoren i Ø90, da de ikke mener, den er god nok. De bruger bestemte nøgletal som hjælp til at sætte mål for landmanden. Det kunne f.eks. være en svineproducent, der skal reducere foderomkostningerne med 30 kr. pr. gris. Så laves en handleplan med deadlines, som er nem at følge op på. Til kalkuler bruger de regneark, da de heller ikke her mener, at Ø90 er godt nok. Budgettet fra Ø90 bruges som bilag. Lands-foderkalkulerne er ikke gode nok til svin, de er lavet til kvæg. Man er uenig i konteringen og det tager for lang tid at rette i budgettet. Overførsel fra kvæg til budgettet anvendes øvrige kalkuler mv. laves i regneark. De vil ikke tage editoren i Ø90 i brug, før den har samme kvalitet som Word. - Hvordan håndteres data overført fra Kvæg og Mark i budgettet hos SAGRO? SAGRO bruger konsekvent overførsel af data til budgettet fra fagområder, men supplerer ligeledes med Excel og Word. DB bliver da det samme i mark / kvæg som i budgettet. Jordbeholdninger beregnet inde i budgetåret rettes altid og bør fjernes. Udbyttet / intern oms placeres altid i sep.

2 2 Gruppearbejde 1. Hvad skal det tværfaglige budget indeholde Planche gruppe 1: Resultat- og likviditetsbudget Saldoliste Afstemningsliste Excel-/Word-beretning Hvilke Ø90-udskrifter anvendes Månedsopstilling vi er ikke helt skarpe på hvad sådan en opstilling kan Vi har ikke lagt mærke til muligheden for månedsopstilling.. Månedopstilligen er god til landmanden... Det er min efaring at, bankfolk som spørger efter mange tal, det er også dem som ikke forstår sammenhængen.. Dødeligheden i stk. skal ikke fremgå i en udskrift bankfolk går helt i selvsving..! Selve balanceudskriften bruges, af flere medlemmer i gruppen.. Savner en bedre version af Editoren, den skal som minimum svare til Word Der skal automatisk overføres nøgletal/bedriftsoplysninger til Editoren.. Bruger saldoudskriften.. Anvender udelukkende Resultat og Likviditetsbudget udskrift.. Bruger ikke den eksterne udskrift. Øvrige bemærkninger: Kolonneopsætning med Regnskab, Budget og Opfølgning virker godt.. bruger ikke beregningsmuligheden +/ - Ved I/S konstruktion.. kolonneopsætningen med I/S i en, Far i en anden og Søn i den sidste. Beregning af nøgletal skal foregå på sammen måde i Årsrapport og budget.. de skal kunne sammenlignes.. De ting man kan beregne i regnskabet skal også kunne beregnes i budgettet.. Flere i gruppen oplever at der skal gøres mere ud af beskrivelsen og formidlingen ud til landmanden.. Alle oplysninger findes..hvorfor kan der ikke bare beregnes nogle nøgletal i budgettet.. Stedbudgetter viker dårligt når der udskrives fordobles antallet af f.eks. køer Burger aldrig stedbudgetter.. Det er træls at det ikke er samme layout i budget og Årsrapport.. Der skal være en bedre sammenhæng mellem det der er beregnet i Årsrapporten og det man forventede i budgettet.. Man skal kunne sammenligne det budgettrede med regnskabet.. Tværfagligt budget bruges meget af alle medvirkende Hvilke udskrifter suppleres der med? Udskriften fra Ø90 og Word flettes sammen med en Pdfeditor Udskriften afleveres som en pakke, så der ikke byttes om på noget Vi bruger vores egne regneark til lager og Word til beskrivelse Vi går først og fremmest ud fra hvad landmanden kan bruge.. og så laver vi det han bedst forstår.. Der er meget fokus på hvad landmanden kan bruge.. Finansregneark som anvendes til overblik over finansieringen, som derefter tastes ind i Ø90.. anvender ikke balancen i Ø90

3 3 Ledelsesberetningen anvendes, men selve beskrivelsen laves i Word og flettes ind.. Øvrige bemærkninger: Det er et problem når kvæg ændre på et eller andet.. så passer budgettet ikke mere, opfølgningen er forkert.. Der er et problem med svineprogrammet bruger derfor ikke overførsel til budgettet Mark kalkulerne.. der er et problem med forbruget af kemi, alt for optimistisk..egne kalkuler i stedet

4 4 2. Budgetbemærkninger (erklæringer, målsætninger, nøgletal, forudsætninger mv.) - Hvad skal være med?! - Hvordan udarbejder I kommentarsættet i Ø90, regneark? - Er bemærkninger og ledelseserklæringer landmandens? Gruppe 2 a: Planche Gruppe 2 a Konklusion resume Virksomhedsbeskrivelse Forudsætninger Nøgletal Ø90 som bilag Udarbejdes i Word, Excel Ledelseserklæring Landmanden Anvendt budgetpraksis Assistance Ønsker til budget: Produktionsoversigt (som årsrapporten) Nøgletal/følsomhed Konsolidering Finansieringsoverblik Lagermodul/Beholdning Kommentarer gruppe 2 a: Bemærkningerne er et resumé af budgettet. Tallene fra budgettet er bilag til dette! Nogle steder er dette resumé et krav fra banken Konklusion laves af landmanden en følge af assistanceerklæringen nogen gør det for landmanden nogen gør det ikke men lærer landmanden op heri Editoren i Ø90 er træls at skrive i bruger derfor Excel til beregninger Brugerne skal vælge nøgletal, forudsætninger mv. i stedet for at alle bruger ressourcer på at beregne disse Konsolidering er kommet i regnskab bør derfor findes økonomistyring Grafik Kassekredit klippes manuelt fra budgettet og placeres i Word-budgetkommentarer Fokusområder - I budgetkommentarerne skal der lægges op til handlinger det er måske det væsentligste! Ønsker Produktionsoversigt i en fane i budgettet med 5-rsopstilling med regnskab og budget Nøgletal skal beregnes Når budgettet selv beregner eller laver grafik da biliver behovet for tekst-skrivning lille

5 5 Gruppe 2. b Generelt indlæses ikke fra mark og svin, men mere udbredt fra kvæg Der bruges egne regneark og analyseværktøjer. Ø90-budget bruges som bilag til egne analyser og kommentarer. Ingen eller meget sjælden brug af bemærkninger og kommentarer i Ø90. En budgetberetning indeholder: Beskrivelse Forudsætninger Nøgletal Nulpunkter Supplerende forbehold til budgettet afstemninger etc. Brug af farmtalonline og kalkuler er en nødløsning i sjældne tilfælde.

6 6 3. Tværfaglighed - hvordan udnyttes data fra kvæg (DMS) og mark (Plante IT) - Bruger I kalkulerne - - Hvad er udfordringerne? Planche gruppe 3 Dms Efterbetaling x 2 Tilbageholdt efterbetaling Logistiktillæg Beholdninger og intern overførsel Daka 4429 Mark Aktivering 1. halvår Kommentarer fra gruppe 3 De fleste (der samarbejder med et kvægkontor) får overført produktionsbudget fra DMS og udnytter data fuldt ud (hele DB mælk og foderforbrug). Der er gode erfaringer med overførsel fra kvæg og der skal kun tilrettes få steder efter en overførsel. DMS er blevet bedre til at håndtere sæsonkælvning. Data direkte fra MarkOnline bruges mindre (men bruges) og i de fleste tilfælde tastet/hentes de nødvendige data fra mark-, gødnings- og sprøjteplan. XL (egen) bruges også som udgangspunkt i svine- og plantebudgetter. Prognosepriserne kommer fra FTO og egne (lokale) prisforventninger. Værdien af overførsel fra fagområde vægtes efter hvor megen der skal tilrettes efter en overførsel. Aktivering af jordbeholdninger. Landskalkulerne i produktionsbudgettet bruges kun, hvis der ikke er noget anden data at hente/ tage udgangspunkt i på ejendommen. I flere tilfælde bruges egen XL ark til at lave det hurtige budget. Landmændene forstår ikke/ kan ikke forholde sig til opbygningen i landskalkulen. Niveauet i landskalkulerne kræver megen tilretning til ejendomsniveau. Omkostninger til planteværn og foder er for lavt i landskalkulerne. Den faglige sammenhæng mellem svinekalkulerne bør tjekkes, mangler? En bedre DB oversigt for kalkulerne/ anden opstilling. For planteværns vedkommende er omkostningerne i landskalkulen beregnet ud fra en normal og gennemsnitlig sprøjteplan med gængse midler og med de priser, der forventes at være på sprøjtemidler. Omkostninger til planteværn er delt i omkostninger til ukrudt, sygdom, skadedyr mv. Der er i kalkulerne for 2017 sket en større justering af tildelt planteværn samt antallet af sprøjtninger i forhold til kalkulen for Kalkulerne i FTO bruges af banker (kreditgiver) og derfor bør niveauet i kalkulerne være opnåelig for den gennemsnitlige landmand.

7 7 Kommentarer fra gruppe 1 a.: Kalkuler overført fra mark og især kvæg fungerer fint men Efterbehandling af periodiseringer og lager bør foregå i Ø90 og ikke i regneark Jordbeholdning beregnet i budgetåret er generende i budgetopfølgningen og slettes derfor altid manuelt i budgettet. Landskalkulerne er for perfekte / generelle Der er regionale forskelle og man laver derfor egne kreds-kalkuler i Excel Landmandens egen kalkule skal tage hensyn til hans forhold Derfor er det uheldigt at at bankerne bruger Farmtal Online som målestok

8 8 4. Ø90 budget (tværfagligt) hvilke dele fungerer bedst - Bordet rundt: Produkt hhv. udarbejdelse Planche gruppe 4 Kvæg fungerer bedst Den tekniske gevinst ved svin og planter er ikke stor Det tværfaglige kommer ikke af, at der bliver tastet tal ind i Ø90 Kommentarer gruppe 4 Oplæg fra plante og kvæg skal altid rettes til. Sletter altid grovfoder, der kommer fra kvæg for det er ikke korrekt. En lægger det ind i oktober i stedet for. Oplæg fra plante er oftest standartpriser, en af de andre indskyder at det skal man tale med planterådgiveren om det er ikke Ø90 (det er også blevet bedre fordi der har være fælles fokus) Generelt synes programmet at være lidt for ufleksibelt ift. tværfaglighed med tanke på at det der efterfølgende må flyttes i fagafdelingernes oplæg. Det burde kunne klares automatisk. Tværfaglighed kommer ikke af systemet men ligger udenfor. Økologer med omlægningstilskud er der heller ikke for godt styr på. Men det er også noget der skal ordnes mellem driftsøkonom og plantekonsulent. Det er uklart for driftsøkonomen hvor meget bøvl plantekonsulenten har med at få sit op-læg til at passe til Ø90 Måske skal der lige såvel fokus på Mark-Online, er det i stand til at levere det der er behov for i Ø90? En femfører at de ikke synes der er meget sparet ved at taste planteoplæg, frem for at over-føre. Det er næsten lige så besværligt og så har man for lidt føling med det hvis det er over-ført. Der kommer for meget fod med over. Logistiktillæg mælk fordeles i korrekt måned i DMS jf. kvægkonsulent så hvorfor kommer det forkert i Ø90 så? Oplæg fra svin er bedst når der er tale om større ændringer. På nudrift er det lettere at lave oplægget selv. Dog er der generelt også for lidt samarbejde med svinekonsulenten det er dog selvfølgelig ikke Ø90 skyld. vi er for dårlige til at koble dem på. Hvis fejlrettelser kunne gennemføres så er der dog generelt tilfredshed med systemet. Det er de små irriterende fejl der ikke rettes der irriterer mest. Hos det gl. HFLC har man i flere år brugt speeddating hvor man har mødtes fagrådgiver og driftsøkonom uden kunden og aftalt praktik som leveringstid for oplæg, fokus i kommende år osv. Det har fungeret godt. Man booker bare hinanden. Især mellem plante og drifts-økonomi har det fungeret godt.

9 5. Hvilke udviklingsområder skal prioriteres i budgettet: - Budgetindhold (udskrifter): tag evt. udgangspunkt i de udskrifter i supplerer budgettet med fx nøgletals analyser. - Udarbejdelse: Hvilke beregninger eller genbrug/kopiering af tal fra andre områder savnes (fx lager-budget eller prissimulering) 9 Planche gruppe 5 Intern omsætning er svært gennemskueligt/at forklare Definition af en resultatopfølgning Hvor langt skal vi gå? Kolonneopsætning i opfølgningen Driftsgrensopfølgning I stedbudgetter F11 i alle steder Få vist hele budgettet uden forventninger Samme nøgletal som i budgettet/forventet resultat Mulighed for at summe anlægskartotek Kommentarer Gruppe 5 Intern omsætning samme modpost som i efterpostering skal kunne kopieres over og have samme funktion som i intern omsætning. For mange gældsposter, der ikke kan regnes efter. Det bruges der meget tid på. Hvis der er en afstemningsfejl på , skal det fremgå, hvor den stammer fra. Løsgældsposter slettes ikke Pris på en ko hvorfor kan man ikke skrive hele tal? Man kan sælge 12.5 gris Det giver en dårligere læsekvalitet, når der ikke rundes af i ovenstående tilfælde Koncernoverblik (f.eks. I/S eller større landbrug) det kunne være rart, hvis man kunne lave det samme på Budget Alle laver regneark ved siden af Ø90 Benchmarking på budget ønskes ikke, men gerne på det realiserede (Rasmus. LHN) Driftsgrensfordeling på Budget Udlæsning fra Budget til Excel Indlæsning fra Excel til Budget Anlægskartotek skal beregne renter og afdrag gældssiden ligesom aktivsiden Lån og låneoversigter hvilke oplysninger giver kreditorerne SEGES bør bearbejde Nordea m.fl. til at lave noget bedre. Fortryd-knap i Ø90 (Ctrl+z virker nogle steder, men har man trykket Enter, er det for sent) Mulighed for at se logningshistorik hvem har lavet hvad Lagermodul eller foderkonti skal selv beregne ultimo. Med månedsopstilling er man nødt til at have en ultimobeholdning pr. måned. Automatisk beregning af de klassiske nøgletal Det tager al for lang tid og er alt for besværligt at lave selv de mindste tekstrettelser. Der blev erfaringsudvekslet på, hvordan man håndterer tilbageløb. Man undgår ikke at lave rettelser flere steder, når der er et tilbageløb. Det giver ikke mening at kopiere status ind fra Årsrapporten. Det er ligegyldigt både for Budget og Budgetopfølgning, og det er alt for omkostningstungt at rette det. Knud mente dog ikke, at det er noget problem de gør det konsekvent, dog ikke for to køer. Generelt blev det fremhævet, at kalkulerne i FTO er for optimistiske, og at landmanden derfor bliver mødt med urimelige krav i banken. Desuden er der væsentlig prisforskel mellem øst og vest. Forslag: Afstemningsskema til dagen udsendes på forhånd, så man kan afstemme med sin afdeling (Tove Kristensen, Landbo Syd)

10 10 Kommentarer Gruppe 1 Vi tager udgangspunkt i det kreditgiver efterspøger: Resultatopfølgning og likviditet efterspørges oftes.. Bankfolk er især interesserede i de forudsætninger som ligger til grund for budgettet.. Statestik på budgetterne.. Sammenligningstal Nulpunktet skal kunne sammenlignes på tværs af årerne.. Kreditverden efterspørger ikke nøgletal, de laver deres egne beregninger Lagerark: Vi har alle et regneark, hvorfor bruge ressourcer på at udvikle et til Ø90?? Nøgletal skal være sammenlignlige og skal beregnes på den samme måde i Årsrapport og budget.. Vi skal passe på med et meget detaljeret budget..det bliver for langt.. landmanden gider det ikke Øvrige bemærkninger: Det er meget vigtigt med en handlingsplan på fokusområder i budgettet.. Kreditgiverne vil meget gerne have at landmanden har taget ejerskab til budgettet.. Ved et møde er det landmanden som skal føre ordet, det er kun tekniske ting som konsulenten skal bidrage med.. Landmanden vil gerne betale for kritik fra konsulenten.. Meget få banker efterspøger internomsætning.. Sæt en landmålerstok i siden af siloen, som beskriver det budgetterede foder forbrug. Budgettet er det bedste bud Husk det, det er ikke meningen at det skal ramme fuldstændigt på decimalerne.. Fokuserer på sammenhængen mellem Årsrapporten og budgettet, og ikke om det stemmer fuldstændig, for det gør det aldrig.. Jo mere detaljeret budgettet bliver, jo flere fejl kan der blive stillet spørgsmål ved Udarbejdelse: Hvilke beregninger eller genbrug/kopriering af tal fra andre områder savnes (fx lager-budget eller prissimulering) Wordskabelon som kan være en bruttoliste, som kan redigeres Kommentarer Gruppe 4 Driftsgrene i budgettet kan være smart f.eks. på kap omk. det kan også bruge på nystar-tede ejendomme om det er helt hen i vejret. Måske kan man også holde op imod sidste år eller BM til andre budgetter eller nøgletal Det vil være dejligt at få nøgletal med i budgettet på samme måde som i årsrapporten. Udlæsning til Excel vil være en god ting at kunne Få styr på at når besætning, tilgodehavender og gæld opdateres med årsrapporten så opdateres alle ultimo hver måned. Det er træls som det er nu. - Herudover vil det være dejligt hvis alle diverse gældsposter kunne vælges at blive slået sammen f.eks. alt under kr. eller kr. Spor i budgettet, hvem har lavet hvad og kommentarer hvorfor er det nu lige der er ændret begrundelse En mulighed for at vende tilbage til forrige tal hvis man sletter ved en fejl. F7 virker ikke i fordelingspanelet.