Det innovative indkøbsprojektsamarbejde

Transkript

1 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde Side 1

2 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning Et innovativt indkøbsprojekt Det innovative DNA: At integrere innovation i indkøbsproceduren DE FIRE PERSPEKTIVER Proces Organisering Ressourcer Kompetencer FASEBESKRIVELSER Operationalisering Dialog Udbud BILAG Medicin case: Metoder og leverancer Side 2

3 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde INDLEDNING NOPII står for Nordjysk Platform for Innovative Indkøb. NOPII projektet er startet op som et tværkommunalt projekt med støtte fra Den Europæiske regionalfond. Projektets formål har været at udvikle en model/ny praksis for en fremtidig tværkommunal platform for innovative indkøb indenfor sundheds-, ældre- og handicapområderne i Nordjylland. Det gennemførte medicin-projekt er defineret af en forudbestemt støtteperiode, som afgrænser sig til og med udarbejdelse af udbudsmaterialet. Dvs. at aktiviteter, der naturligt følger i forlængelse heraf, som indkøb og implementering, ikke er en del af det gennemførte projekt og disse faser er derfor ikke uddybet i denne beskrivelse. NOPII projektet har løbet i perioden september 2013 til december 2014, hvor modeludviklingen er sket på baggrund af gennemførelsen af et tværkommunalt innovativt indkøbsprojekt, der udmunder i et funktionsudbud på løsninger, der kan højne borgeres selvstændige medicin-mestring, samt reducere omkostninger relateret til den kommunale medicinhåndtering og højne den sundhedsfaglige kvalitet. Denne del af modelbeskrivelsen, har fokus på den praktiske udførsel af et tværkommunalt innovativt indkøbsprojekt. Målgruppen for beskrivelsen er kommunale medarbejdere, der skal indgå i et sådan projekt og har behov for at få en dybere indsigt i, hvordan det gribes an. Samtidig er beskrivelsen relevant for kommunale ledere, der gerne vil have et mere indgående indblik i, hvad et innovativt indkøbsprojekt indebærer af aktiviteter, ressourcer og kompetencer mm. at gennemføre. Model beskrivelsen er opbygget således, at den indledes med en principiel beskrivelse af, hvordan man skal forstå den innovative indkøbsproces i forhold til den traditionelle indkøbsproces samt en introduktion til den metodiske tilgang, der ligger til grund for systematikken i den innovative proces. Herefter er belyser beskrivelsen 4 forskellige perspektiver, der fra hver deres optik giver et billede af et innovativt indkøbsprojekt; Procesperspektivet, organiseringsperspektivet, kompetenceperspektivet og ressourceperspektivet Endelig følger en uddybende beskrivelse af hver enkelt fase og aktiviteterne i denne, hvilket suppleres med konkrete eksempler på værktøjer og leverancer fra medicin projektet. Beskrivelsen er udarbejdet af Copenhagen Living Lab i samarbejde med de deltagende Nordjyske kommuner i NOPII. God læselyst! Side 3

4 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde ET INNOVATIVT INDKØBSPROJEKT ET INNOVATIVT INDKØBSPROJEKT I et innovativt indkøbsprojekt, er der stor fokus på at skabe det rigtige grundlag for et indkøb. Indkøbsbehovet betragtes som en anledning til at undersøge og tænke sig grundigt om, i forhold til at tilpasse indkøbet i forhold til udviklingen af den kommunale forretning. Til forskel fra et almindeligt indkøbsprojekt, ligger der derfor i et innovativt indkøbsprojekt et større arbejde forud for udarbejdelsen af det egentlige udbudsmateriale. Dette betyder også, at der i denne typer projekter, er behov for andre kompetencer, end dem der normalt indgår i et indkøbsprojekt, samtidig med et behov for et tættere tværfagligt sammenspil mellem kompetencerne. Illustrationen nedenfor, beskriver i simplificeret form den innovative indkøbsproces sammenlignet med den almindelige indkøbsproces. Traditionel indkøbsproces Vi har brug for nye brandbiler UDBUD PÅ BRANDBILER EKSEMPEL PÅ KRAV: Kan køre hurtigst. Kan have flest brandmænd ombord. Mindst mulig pris! Indkøb af de bedste og billigste brandbiler! UDGANGSPUNKT FOR UDBUD FORMULERING AF UDBUD RESULTAT MERE EFFEKTIVITET! Mere (af det samme) for pengene. Innovativ indkøbsproces Vi har brug for nye brandbiler! Hvad er egentlig problemerne, vi skal have løst og hvordan løses de bedst?? Borgeroplevelse? Hvordan oplever du brand håndtering? Hvad er vigtigt for dig??? Omkostninger? Hvad koster vores eksisterende løsninger/service? Tid, ressourcer? Vi leder efter løsninger, så vi kan opnå disse effekter Udbyder?! Vi foreslår denne løsning. Den skaber den ønskede effekt FUNKTIONS UDBUD PÅ Løsninger, der sikrer borgeres sikkerhed ved brand EKS. PÅ FUNKTIONS KRAV: Maksimere borgerens følelse af tryghed Minimere mulighed for at branden udvikler sig Minimere omkostninger til slukning af brande Øget kvalitet for borgerne! Minimering af offentlige omkostninger! Øget vækst i erhvervslivet! Flere mulige og radikalt forbedrende løsninger fx: -Brandalarmer -Brandhæmmende byggematerialer UDGANGSPUNKT FOR UDBUD GRUNDLAG FOR UDBUD: BORGERBEHOV OG ØKONOMISK BASELINE Leverandører OFFENTLIG-PRIVAT DIALOGPROCES MED UDGANGSPUNKT I ØNSKET EFFEKT FORMULERING AF UDBUD -Brandslukningsudstyr i hjemmene -Brandbiler RESULTAT Side 4

5 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde Det innovative DNA: AT INTEGRERE INNOVATION I INDKØBSPROCEDUREN NOPII DNA MODELLEN SYSTEMATIKKEN BAG INNOVATION Før vi går i gang med at beskrive hvordan man mere detaljeret griber et innovativ indkøbsprojekt an, introduceres først den metodemæssige tankegang, der ligger bag. Innovative indkøb handler grundlæggende om at integrere innovation i indkøbsproceduren, så man får mere værdifulde løsninger for de penge, der købes ind for. NOPII DNA modellen visualiserer den metodemæssige tilgang, der anvendes som grundlag for at implementere innovationshøjde i indkøbsprocessen. Det er denne metode, der binder NOPII s strategiske prioriteringsarbejde sammen med indkøbsprojekternes udførelse. Tværkommunal målsætning og vision EFFEKT Indkøbsprojekt fokusområde EFFEKT PROBLEM Dialoggrundlag EFFEKT PROBLEM Udbudsmuligheder PRIORITERING OPERATIONALISERING DIALOG UDBUD EFFEKT MULIGHEDER Indkøb Metoden bygger på en effektdrevet tilgang, der sikrer, at der gennem hele processen holdes fokus på at de effekter, det ønskes at opnå. Metoden tilbyder en særlig systematik, der styrer processen fra et abstrakt niveau af en effektforståelse til en mere og mere konkret beskrivelse af den opgave, det ønskes at en løsning skal opfylde. Konkretiseringen foregår ved, at man arbejder itterativt mellem fastsættelse af EFFEKT og udfoldning af de PROBLEMER og MULIGHEDER, der relaterer sig til denne. Dette gøres i faser, således at der fremkommer en leverance ved hver fases afslutning, som sætter retning for den næste fases indhold. På den måde sikres, at man kontinuerligt folder løsningsrummet ud og skaber plads til innovation hele vejen igennem processen samtidig med at der holdes fokus på retning og træfsikkerhed i det endelige indkøb. PROBLEM PROBLEM MULIGHEDER MULIGHEDER MULIGHEDER Side 5

6 DE FIRE PERSPEKTIVER Side 6

7 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DE FIRE PERSPEKTIVER For at beskrive den innovative indkøbsproces, må denne anskues fra 4 forskellige perspektiver -Procesperspektivet: Hvilke faser og aktiviteter, skal gennemføres? -Organiseringsperspektivet: Hvordan organiserer man sig tværkommunalt? -Ressourceperspektivet: Hvor mange ressourcer, skal i spil og hvornår? -Kompetenceperspektivet: Hvilke kompetencer er der behov for og hvornår? Den følgende del af modelbeskrivelsen er opdelt ud fra disse fire perspektiver og danner baggrund for den efterfølgende beskrivelse af de enkelte faser i et innovativt indkøbsprojekt. Side 7

8 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DEN INNOVATIVE INDKØBSPROCES BESKRIVELSE - PROCES PROCES Et innovativt indkøbsprojekt tager udgangspunkt i en indledende strategiske prioritering. Den indledende strategiske prioritering er i NOPII adskilt som en særskilt aktivitet og organisation, da denne kan danne grundlag for, ikke bare innovative indkøbsprojekter, men også andre typer af tværkommunale innovative indsatser. Aktiviteter i denne indledende prioritering af fokus ligger under NOPII sekretariatets opgaver og vil derfor ikke blive beskrevet yderligere i denne del af modellen men det vil antages at et sådan fokus findes som udgangspunkt. Så hvad ligger der af faser og aktiviteter i et innovativt indkøbsprojekt? Som nævnt indledningsvist, er der i et innovativt indkøbsprojekt stor fokus på at få skabt det rigtige grundlag for et indkøb. Et innovativt indkøbs projekt, indledes således med to faser; Operationaliserings- og Dialogfasen, der alene omhandler udarbejdelse af et grundlag for for udbuddet/indkøbet. Noget man ikke traditionelt bruger så meget tid på i indkøbsfunktionen. Disse faser har til formål at identificere mulige strategiske indkøbs-/udbudspotentialer, som projektet kan forfølge og dermed påbegynde det egentlige udbudsarbejde. Et almindeligt direkte indkøb, der kan foretages under udbudsgrænsen eller under eksisterende indkøbsaftale. Relevant hvis der er identificeret eksisterende løsninger på markedet, der direkte kan gå ind og løse de udfordringer projektet adresserer. Et funktionsudbud, hvor der efterspørges en effekt og lader det op til tilbudsgiver at specificere løsningen. Relevant hvor der ses forskelligartede løsninger på markedet, der er mere eller mindre klar til levering og vil sikre sig innovationshøjde i indkøbet. Et OPI samarbejde, hvor der ikke er identificeret løsninger, der i tilstrækkelig grad kan svare på de efterspurgte udfordringer, men der er identificeret muligheder og motivation blandt tilbudsgivere til at indgå i udviklingsforløb. På følgende side er faser og aktiviteter for nedenstående model uddybet. Strategisk fokus De strategiske indkøb-/udbudspotentialer, kan herefter rumme forskellige retninger og det kan vælges at medtage en eller flere retninger i projektets videreførelse: Grundlag for strategiske indkøbs-/udbudspotentialer DIREKTE INDKØB FUNKTIONS UDBUD OPI SAMARBEJDE Side 8

9 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DEN INNOVATIVE INDKØBSPROCES - PROCES STRATEGISK PROJEKFOKUS INNOVATIVT INDKØBSPROJEKT 3. Direkte indkøb 4. Implementering Beregne potentiale og evaluere Indkøbe Oplære og indkøre Evaluere effekt 0. Strategisk prioritering 1. Operationalisering 2. Dialog 3. Udbud 4. Indkøb 5. Implementering Kortlægge borgerbehov, praksis og økonomisk baseline samt indlede markedsresearch Udarbejde potentielle funktionskrav Udvikle dialogværktøj og formidle behov Indsigt i muligheder Analysere strategisk udbudsretninger Beregne potentiale Udarbejd e funktionsudbud Gennem -føre udbud Evaluer e og indkøbe Oplære og indkøre Evaluere effekt 3. OPI-projekt 4. Samarbejdsaftale 5. Udvikling 6. Udbud 7. Indkøb 8. Implementering Beregne potentiale Udarbejde udbud for OPIsamarbejd e Gennem -føre udbud Evaluer e og indgå aftale Udvikle, teste og udarbejde løsning Udarbejde funktionsudbud Gennem -føre udbud Evaluere og indkøbe Oplære og indkøre Evalue re effekt Illustration: Fase og aktivitetsoversigt for et innovativt indkøbsprojekt. De stiplede linjer angiver faser og aktiviteter, der ikke er gennemført og afprøvet i NOPII projektet. Side 9

10 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DEN INNOVATIVE INDKØBSPROCES ORGANISERING ORGANISERING Nærværende figur, illustrerer hvordan det anbefales at organisere sig tværkommunalt for at gennemføre et innovativt indkøbsprojekt. NOPII tværkommunal styregruppe Som styrende organ, sidder den tværkommunale NOPII styregruppe. Dette er den samme styregruppe, som etableres i det strategiske NOPII samarbejde. Tværkommunal projektleder Innovationsprocesleder Til at lede projektet er der dels behov for en tværkommunal projektleder rolle, der tager sig af koordinering, fremdrift og styring i den tværkommunale kontekst. Desuden er der behov for en innovationsprocesleder, der kan lede den innovative proces og udarbejde samlede analyser og leverancer. Kommunale projektkoordinatorer For at skabe gennemgående forankring i de enkelte kommuner, skal der i hver deltagende kommune udpeges en kommunal projektkoordinator. Projektkoordinatorerne kan enten selv indgå i de 3 underliggende arbejdsgrupper, der må etableres eller de kan udpege andre ressourcer til dette. Arbejdsgrupperne aktiveres i forhold til projektets fremdrift. NOPII tværkommunal analysegruppe NOPII tværkommunal dialoggruppe NOPII tværkommunal udbudsgruppe Illustration Organisationsdiagram for tværkommunalt innovativt indkøbsprojekt Side 10

11 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DEN INNOVATIVE INDKØBSPROCES RESSOURCER RESSOURCER Effektiviseringspotentialet i det tværkommunale innovative indkøbsprojektsamarbejde, ligger i den måde man organiserer sig i forhold til at løse de arbejdsopgaver, der indgår i projektet. I og med der er flere kommuner, der deltager i at løse projektet, kan man udnytte at enkelte ressourcer kan udføre opgaver på tværs af kommunerne således at ikke hver kommune, skal lave det samme. På følgende side er det i illustrationen beskrevet, hvordan det anbefales at fordele og udnytte ressourcer tværkommunalt i forhold til de enkelte arbejdsopgaver i projektet. Der er her taget udgangspunkt i et projekt med en kompleksitet og omfang lignende medicin projektet med 7 deltagende kommuner. Ressourcebehovet i et tværkommunalt innovativt indkøbsprojekt afhænger af projektets kompleksitet og omfang og hvor mange kommuner, der deltager i projektet. Det afhænger også af, hvor tæt på den enkelte opgave, hver enkelt kommune gerne vil være. Fx kan der i nogle tilfælde være så stor forskel på kommunernes varetagelse af et område, så det føles mest trygt for kommunen at have en ressource med helt tæt på afdækningen af området, hvor det i andre tilfælde vil være okay at et område beskrives af ressourcer fra enkelte kommuner. Side 11

12 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DEN INNOVATIVE INDKØBSPROCES - RESSOURCER 1. Operationalisering 2. Dialog 3. Udbud Styregruppe Udvalgte repræsentanter fra DAS Social og DAS Sundhed, der varetager tværkommunale strategiske beslutninger Projektledelse 1 tværkommunal ressource engagerer og kommunikerer tværkommunalt og varetager tidsstyring Innovations procesledelse 1 (evt. ekstern) ressource designer og formidler procesforløb og arbejdsopgaver. Indsamler leverancer fra arbejdspakker og udarbejder analyser Kommunal projektkoordinering 1 ressource fra hver kommune engagerer og kommunikerer mellem projekt og kommune. Kan også indgå direkte i relevante arbejdsgrupper. Analysegruppe Borgerbehov og praksis kortlægning Undersøgelsesdesign, metode, og analyse udføres af 1 central ressource med antropologisk ekspertise. Hjælp til rekrutteringsaktiviteter og evt. undersøgelsesaktiviteter udføres af kommunale ressourcer fra udvalgte kommuner. (ofte 2 forskellige kommuner, afhængig af undersøgelsens design). Hver kommune skal afsætte ressourcer til at indsamle- og bidrage med viden om praksis. Økonomisk baseline kortlægning Tværkommunal koordinering og analyse af den økonomiske baseline undersøgelse, varetages af ressourcer fra 1-2 kommuner med eller med adgang til økonomikompetencer. Øvrige kommuner stiller med ressourcer, der leverer data til disse. Dialoggruppe Dialog aktiviteter udføres af minimum 1 repræsentant fra hver analysegruppe med gode kompetencer i formidling. (2 fra borgerbehov og praksis) Der skal yderligere indgå en indkøbsfaglig/juridisk ekspertise i gruppen. Kommunerne kan stille med yderligere ressourcer, hvis det ønskes at deltage tættere i dialogen. Udbudsgruppe Borgerbehov, praksis og funktionskrav Beskrivelse og specificering af funktionskrav udarbejdes af 1-2 repræsentanter fra dialoggruppen med indsigt i udførte undersøgelser fra tidligere, med kvalificering af relevante fagkompetencer fra en eller flere kommuner. Gruppen supporteres af min. 1 central juridisk kompetence. Business case Udarbejdes af ressourcer fra 1-2 kommuner (med eller med adgang til økonomikompetencer) der fra de foregående grupper, har indsigt i den udarbejdede økonomiske baseline. Øvrige kommuner stiller med ressourcer til at indhente relevant data. Markedskortlægning Udviklings-/velfærdsteknologiske kompetencer fra 1-2 kommuner koordinerer kortlægning og videns-indsamling om marked. Øvrige kommuner stiller med ressourcer, der leverer data til disse. Juridisk udbudsmateriale 1 central juridisk kompetence indfører juridiske elementer i udbudsmateriale og samler til endeligt udbud med sparring fra repræsentanter fra de øvrige arbejdsgrupper Side 12

13 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DEN INNOVATIVE INDKØBSPROCES - KOMPETENCER KOMPETENCER Et innovativt indkøbsprojekt skaber behov for en anden type kompetencer end de, der indgår i et traditionelt indkøbsprojekt. Der skal udføres en anden type opgaver end i et traditionelt indkøbsprojekt og der skal samarbejdes på tværs i nye relationer. Et innovativt indkøbsprojekt, går på mange måder ind og lægger sig på tværs af den normale kommunale driftsorganisation, for at kunne tilvejebringe de rette indsigter og resultater. Til forskel fra, at man traditionelt har kunnet gennemføre et indkøb næsten udelukkende med kompetencer fra indkøbsafdelingen, så er der i de to første faser af et innovativt indkøbsprojekt, overvejende behov for analytiske kompetencer og først når projektet, bevæger sig ind i at udforme et decideret udbud, vil de traditionelle indkøbsfunktioner få en større rolle. Indtil dette bliver normal procedure vil der derfor være et stort behov for tæt guidning og eventuel uddannelse, i forhold til at indgå i innovative indkøbsprojekter både med hensyn til metoder og tilgange men også i forhold til at få de tværfaglige snitflader til mødes på en optimal måde. Som eksempel, kan der forekomme udfordringer i at få den udforskende, analytiske tilgang smeltet sammen med den juridiske rammesætning. De fleste af de nødvendige kompetencer er i dag at finde internt i kommuner og det handler primært om at få indført en procedure for de nye aktiviteter. Dog er der særlige kompetencer som fx kompetencer i antropologi, innovations-processer og jura, der kræver en særlig fagprofessionalisme, som man ikke kan lære på kort tid. Findes disse ikke internt, kan der enten tænkes i at ansætte kompetencer af denne art eller at samarbejde med eksterne kompetencer. Modelbeskrivelsen her, vil som sagt omhandle faserne, gennemført i læringsprojektet om medicinhåndtering. Illustrationen på næste side, beskriver således en oversigt over faser, aktiviteter og i forhold til disse, hvilke kompetencer, der bør indgå i et sådan forløb - og hvornår. Side 13

14 K O M P E T E N C E R A K T I V I T E T E R FASER Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DEN INNOVATIVE INDKØBSPROCES - KOMPETENCER 1. Operationalisering 2. Dialog 3. Udbud Kortlægge borgerbehov, praksis og økonomisk baseline samt indlede markedsresearch Udarbejde potentielle funktionskrav Udvikle dialogværktøj og formidle behov Få indsigt i muligheder Analysere strategisk udbudsetninger Beregne potentiale Udarbejde Funktionsudbud Tværkommunal projektledelse Innovationsledelse Kommunal projektkoordinering Etnografisk metode Økonomisk analyse Markedsundersøgelse Dialog kompetencer, omhandlende: Borgerbehov Praksis/systemer Økonomi Udbudspraksis/jura Udbudspraksis/jura Økonomisk analyse Praksis-udviklingskompetence Borgebehov Illustration: Proces- og kompetence model for et tværkommunalt innovativt indkøbsprojekt. Til og med udbudsfasen. Side 14

15 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DEN INNOVATIVE INDKØBSPROCES - KOMPETENCER Kompetencer for de deltagende ressourcer i et innovativt indkøbsprojekt, kan uddybes således: Tværkommunal projektleder skal: Være vidende om den innovative indkøbsprocessen Besidde stærke projektleder kompetencer Kunne sikre fremdrift, engagere og motivere tværkommunale ressourcer Kunne navigere i tværkommunal organisationsstruktur og politiske landskab Kunne varetage projektøkonomi Innovations procesleder skal: Have indgående kompetencer i - og kunne lede og udføre den innovative indkøbsproces Kunne navigere innovationsprocessen igennem komplekse problemstillinger og beskrive projektets retning og handlingsplaner for projektets deltagere kontinuerligt. Kunne designe undersøgelser og udføre løbende analyse, der danner grundlag for projekternes strategiske retning (undtaget etnografiske). Kommunale projektkoordinatorer skal: Være vidende om den innovative indkøbsproces Kunne engagere tværfagligt i kommunen Kunne sikre forankring i kommunen på alle niveauer Arbejdsgruppedeltager skal: Være vidende om den innovative indkøbsproces Være specialister i deres fagkompetence og kunne integrere denne i opgaver i den innovative indkøbsproces. Side 15

16 FASEBESKRIVELSER Side 16

17 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde FASE BESKRIVELSER FOR ET INNOVATIVT INDKØBSPROJEKT FOKUS: MEDICIN HÅNDTERING FOKUSOMRÅDE Udgangspunktet for et innovativt indkøbsprojekt er det fokusområde og indledende projektbeskrivelse, som udformes i NOPII sekretariatet. En kort opsummering af et sådan grundlag kan se ud som nærværende eksempel fra medicin projektet. Se følgende værktøjer, metoder og leverancer: Bilag 0.0: Eksempel på rekrutteringskriterier PROBLEM: Der er store offentlige omkostninger forbundet med medicinhåndtering. Det kan opleves som en indgriben i borgerens hverdagsliv, at skulle have hjælp til medicinhåndtering. MULIGHEDER Det er et område, hvor der ikke er indkøbt hjælpemidler i dag, men vi ved der findes meget på markedet, som kunne være relevant og der er meget udvikling i gang. EFFEKT FASEBESKRIVELSER For at dykke dybere ned i, hvordan man rent praktisk griber aktiviteterne an i et innovativt indkøbsprojekt, følger på de næste sider en uddybende beskrivelse af faserne: 1.Operationalisering 2.Dialog 3.Udbud Hver fase beskrives indledningsvist i overordnede linjer. Herefter følger en oversigt over, hvilke aktiviteter, der skal foretages af hvem og hvornår. Endelig beskrives mere uddybende, hvordan aktiviteterne skal gribes an og hvilke metoder, der kan anvendes, hvilket suppleres af eksempler på metoder og leverancer, der er at finde under bilag. En løsning, der kunne øge antallet af borgere, der kan blive selvhjulpne til at klare egen medicin vil både reducere offentlige omkostninger og øge livskvaliteten for den enkelte borgere. Det vil samtidig stimulere til erhvervsmæssig vækst. En sekundær effekt: reducere forekomsten af utilsigtede hændelser (UTH) Økonomisk potentiale: omkring 70 mio. kr. Primære effektmål: At reducere antallet af hjemmehjælpsbesøg alene til medicin. At reducere tid ved besøg. At øge borgeres egenkontrol og selvbestemmelse Sekundære effektmål: At reducere UTH er og dermed reducere den sundhedsskadelige effekt af disse på borgerne. At forebygge indlæggelser og/eller genindlæggelser Side 17

18 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde OPERATIONALISERING: OVERORDNET BESKRIVELSE Formål Operationaliseringsfasen har til formål at skabe en dybere forståelse for den formulerede problemstilling og dermed et grundlag for en kvalificeret dialog med tilbudsgivere om løsningsmuligheder. Indhold og aktiviteter Fasen indeholder en række undersøgelser med hvert deres fokus. Borgerbehov: Det er undersøgelsen af borgernes oplevelse, der danner grundlag for forståelsen af det perspektiv en problemstilling skal forstås i. Her anvendes etnografiske metoder, for at skabe en dybdegående indsigt i forskellige mennesker oplevelse af en særlig situation og dermed afdække forskellige virkeligheder. Praksisforståelse: En forståelse for praksis relateret til det givne fokusområde, udarbejdes for at forstå den virkelighed en løsning, må skrive sig ind i. Økonomi: En økonomisk baseline udarbejdes, således at man får et overblik over omfang og omkostninger, relateret til et given fokusområde. Dette giver et vurderingsgrundlag i forhold til nye løsninger og giver leverandører et indblik i potentiale og økonomisk ramme. Marked: En indledende markedsresearch foretages som forberedelse til efterfølgende fase, således der er dannet et overblik over eksisterende løsninger ikke mindst for at kunne undgå at bruge tid på løsninger, der ikke lever op til opstillede krav. Analyserne oversættes til en række potentielle funktionskrav, der formidler de effekter og resultater, kommunerne ønsker at en ny løsning skal imødekomme. Leverancer Operationaliseringsfasens består af en række leverancer i form af resultaterne fra undersøgelserne og de potentielle funktionskrav og endelig en præsentation af resultaterne både internt til kommunerne og eksternt til interesserede tilbudsgivere på et åbent informationsmøde. OPMÆRKSOMHEDER! Glem hvad du tror du ved! Operationaliseringsfasen er en fase, hvor de opfattelser, man indledningsvist har haft om et område, må lægges væk til fordel for en undersøgende og nysgerrig tilgang. Det er essentielt i undersøgelse af borgerbehov og praksis at man er åben for nye erkendelser. Tillid til objektivitet! For at sikre tværkommunal tillid til resultaterne og for at undgå evt. bias i forhold til at skulle undersøge sig selv særligt i forhold til undersøgelse af borgerbehov,, er det vigtigt med objektivitet i disse undersøgelser. Det kan derfor anbefales at de kvalitative undersøgelser varetages af ikke-interne kommunale ressourcer. Den forståelse, der skabes her, danner det vigtigste grundlag for perspektivet for det fremadrettede løsningsrum. Tålmodighed! Det kan være en kompleks og tidskrævende proces at få skabt overblik og struktur på undersøgelserne, særligt i en tværkommunal kontekst hvor forskelligheder hersker. Der må derfor skabes tålmodighed og accept af, at fasen ikke giver svar på løsningen, men at det man opnår, er en større forståelse for behov. Side 18

19 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde OPERATIONALISERING: AKTIVITETER OG LEVERANCER Aktiviteter Leverancer Styregruppe Beslutte afgrænsning Tværkommunal NOPII Projektleder Engagere tværkommunale ressourcer Kommunikere afgrænsning tværkommunalt Engagere tværkommunale ressourcer Innovations procesleder Planlægge og formidle fase aktiviteter Udarbejde oplæg for valg af afgrænsning Designe for organisering af undersøgelsesaktiviteter Analysere og definere potentielle funktionskrav Samlet analyse og potentielle funktionskrav Kommunal projekt koordinator Engagere kommunale ressourcer Engagere kommunale ressourcer Analysegruppe Borgerbehov og praksis kortlægning Planlægge indledende research fx fokusgruppe interviews Beskrive indledende forståelse af problemstillinger Udarbejde undersøgelsesdesign Rekruttere informanter Udføre etnografisk undersøgelse og analyse Borgerperspektiv og borgerprofiler samt indsigt i praksis Økonomisk baseline Designe for baselineundersøgelse Indhente økonomisk data og analysere Tværkommunal økonomisk baseline Kommunal NOPII Markedskortlægning projektkoordinator Designe for undersøgelse af marked Indhente viden om løsningsmuligheder på markedet og kategorisere Kortlægning af eksisterende løsninger Side 19

20 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde OPERATIONALISERING: METODER UNDERSØGELSE AF BORGERBEHOV OG PRAKSIS For at designe behovs- og praksisundersøgelsen, kræver det at der udarbejdes en indledende præcisering af fokusområdets afgrænsning, så alle kommuner er enige om, hvor stregerne slås i forhold til, hvad der ligger indenfor og udenfor fokusområdet. Her er det særligt vigtigt med opmærksomhed på kommunernes forskellige stukturer og betegnelser, som kan skabe forvirring om en ensartet forståelse. Behovs- og praksis undersøgelsens første aktiviteter, vil derfor som ofte bestå af nogle undersøgelsesaktiviteter, der på en hurtig måde får skabt en bredt og tilstrækkeligt dybdegående indsigt i fokusområdet, til at kunne danne et overblik over helheden og hvilke kriterier, der tegner forskellighederne. Dette kunne evt. være en række fokusgruppe interviews. Med udgangspunkt i afgrænsningen og præcisering af et undersøgelsesspørgsmål, skal den egentlige behovsundersøgelse designes; Hvem skal undersøges, hvor skal undersøgelsen foretages, hvilke metoder skal tages i anvendelse og hvilke spørgsmål skal stilles? De etnografiske, kvalitative metoder, sikrer en dybdegående forståelse af borgernes oplevelse og bringer projektet bag ordene og umiddelbare antagelser. Etnografisk metode giver os muligheden for at afdække hvordan noget opleves, føles, mærkes, huskes og fortælles. Etnografisk metode giver os mulighed for at fortælle virkeligheden fra brugerens perspektiv Etnografisk metode giver os mulighed for at opnå en bredere og dybere indsigt i - og forståelse af- en problemstilling. Etnografisk metode giver os mulighed for at skabe løsninger og services, der møder brugerens behov. Hvad er svært? Hvordan føles det? Hvad gør du så? Hvad søger du at opnå? Barrierer/ udfordringer Brugeroplevelsen Egenmestring s-strategier Brugerbehov Med den etnografiske metoder, undersøges borgernes oplevelse fra forskellige perspektiver, for at afdække forskellige typer af indsigter. Side 20

21 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde OPERATIONALISERING: METODER Der findes mange forskellige måder at designe en etnografisk behovsundersøgelse på og de forskellige metoder anvendes afhængig af undersøgelsesområdets natur. Det kræver derfor etnografiske fagkompetencer at udarbejde det specifikke undersøgelsesdesign, der passer til netop det område, der ønskes undersøgt. Da der er tale om en kvalitativ dybdegående tilgang, er der ikke behov for at tale med mange mennesker, men i højere grad med mennesker, der er meget forskellige. Dette gør, at det ofte ikke er nødvendigt at undersøge borgere i alle deltagende kommuner, men i højere grad at fokusere på forskellighederne, for at få et tilstrækkeligt indblik i variationen af oplevelser. Måske er det nok at medtage 1-2 kommuner i undersøgelsen af borgerbehov. Praksiskortlægningen kan have en lidt anden karakter, da den primært har til formål at kortlægge de praksis forskelligheder, der findes kommunerne imellem. Her vil det ofte være vigtigt, at alle kommuner i projektet involveres og bidrager med data fra egen kommune. Med en antropologisk kompetence til at designe undersøgelsen af borgerbehov og praksis, er der yderligere behov for ressourcer til at rekruttere de rette borgere og medarbejdere, der hvor undersøgelsen skal finde sted. Udførelsen af selve undersøgelsen (fx interviews), kan med fordel udføres af en antropolog, men det er også muligt at klæde ikke-antropologer til at være udførende ved hjælp af en detaljeret undersøgelses- og interviewguide, udarbejdet af en antropolog. Det endelige analysearbejde, kræver antropologiske kompetencer og denne vil samle data fra undersøgelsen og udarbejde den endelige samlede beskrivelse af borgerbehov, profiler og praksiskortlægning, der ligger til grund for udarbejdelsen af de potentielle funktionskrav. Se følgende værktøjer, metoder og leverancer: Bilag 1.0: Eksempel på rekrutteringskriterier Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borgerbehovsundersøgelse Bilag 1.2: Eksempel på interviewguide, gruppeinterview med fagprofessionelle Bilag 1.3: Eksempel på undersøgelsesguide til praksiskortlægning Bilag 1.4: Eksempel indsigt i borgeroplevelse Bilag 1.5: Eksempel på egenmestringsprofiler Bilag 1.6: Eksempel på kortlagt praksis Side 21

22 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde OPERATIONALISERING: METODER DEN ØKONOMISKE BASELINE For at give kommuner og leverandører et kvalificeret udgangspunkt for at vurdere det økonomiske aspekt og potentialet for nye løsningsmuligheder, udarbejdes en økonomisk baseline. En sådan undersøgelse kræver en forhåndsforståelse af fokusområdets natur, så det kan skabes et overblik over, hvilke direkte og indirekte poster, der relaterer sig til området. En forståelse, der dannes på baggrund af den indledende afgrænsning af fokusområdet i fasen. For at afdække den eksisterende økonomi relateret til fokusområdet, kan man undersøge følgende: Hvor mange borgere drejer det sig om? Kan de evt. deles op i underkategorier? Hvilke aktiviteter relaterer sig til fokusområdet? Og hvad er omfanget og økonomien af disse? Hvilke direkte udgifter, relaterer sig til fokusområdet? Det anbefales, at der udpeges tovholdere for den tværkommunale arbejdsgruppe i form af en økonomikompetence fra 1-2 kommuner (alt efter projektets omfang og tværkommunal deltagelse), som får ansvar for at beskrive, de overordnede økonomiske poster og forudsætninger for dataindsamlingen. Alle øvrige kommuner bidrager ud fra dette med data fra hver kommune. Arbejdsgruppens tovholdere samler og analyserer på data fra de respektive kommuner, og er ansvarlige for udarbejdelse af den endelige leverance i form af en tværkommunale økonomiske baseline for det givne område. Se følgende værktøjer, metoder og leverancer: Bilag 1.7: Eksempel på undersøgelsesdesign af økonomi Bilag 1.8: Eksempel på økonomisk baseline Data kan søges indhentet via kommunernes pleje- og omsorgssystemer eller andre økonomisystemer. I nogle tilfælde kan det også være nødvendigt at basere tal på stikprøver, hvis ikke der findes dokumentation Da kommuner ofte har forskellige måder at opgøre deres økonomi på, og nogle kommuner, kan have svært ved at skille økonomiske poster i tilstrækkelig detaljeret grad, kan det være nødvendigt evt. at bruge andre kommuners fordelingsnøgler, til at skabe et helhedsbillede. Den økonomiske baseline, vil aldrig være et endegyldigt billede af økonomien, men den har til formål at give et overordnet billede. Der vil altid være forbehold og kriterier, som kan være vigtige at nævne i forbindelse med præsentation af tallene. Side 22

23 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde OPERATIONALISERING: METODER INDLEDENDE MARKEDSRESEARCH Den indledende markedsresearch, handler om at skabe et indledende overblik over, hvilke forskellige tilbudsgivere og løsningsmuligheder, der findes som relaterer sig til den problemstilling, der undersøges i operationaliseringsfasen. Målet er ikke at finde specifikke løsninger som svar, men at skabe et overblik over mulighedernes spænd og dermed også at kunne skære de muligheder fra, som man tidligt kan se, ikke vil svare tilstrækkeligt på de behov, der efterspørges. Dermed undgås det at bruge unødig tid på at have dialog med leverandører af disse løsninger, når projektet bevæger sig ind i den næste fase; Dialog fasen. Samtidig har man også forberedt afsøgningsarbejdet i Dialog fasen, hvor det handler om, at få budskabet om et kommende udbud ud til så mange relevante leverandører som muligt. MOBILISÉRBARE RESSOURCER Civile ressourcer fx naboer Social økonomisk virksomhed OFFENTLIG Metode Medarbejdere Teknologi (produkt) BORGER Teknologi(produkt) Pårørende /relationel støtte Policy-programmer MOBILISÉRBARE RESSOURCER Det er vigtigt i markedsafsøgningen at tænke så bredt som muligt, da løsningen kan være at finde hos leverandører, der ikke hidtil har beskæftiget sig med området. Det kan også meget vel være løsninger, der ikke endnu er udviklet. Man kan fx forestille sig en bolsje-pakke fabrik, der sidder inde med viden, der kan udvikle et nyt koncept for at dosere piller. Metode Service Som sidestående model viser, kan der være mange muligheder, hvis der tænkes i alt fra teknologi til services og hvis man sætter sig ud over tanken, at det kun er det offentlige, der kan være skaber af velfærdsydelser - og tænker aktivering af alternative ressourcer, eksempelvis pårørende til borgerne. Markedsresearchen kan udføres af 1-2 tovholdere fra en eller flere kommuner, der designer undersøgelsens form og koordinerer indsamling af viden fra de øvrig kommuner. Resultatet vil dermed danne grundlag for den videre markedsdialog i Dialogfasen. PRIVATE Se følgende værktøjer, metoder og leverancer: Bilag 1.9: Eksempel på undersøgelsesdesign af markedskortlægning Bilag 1.10: Eksempel på markedskortlægning Side 23

24 Frihedsgraden for leverandører øges Det innovative indkøbsprojektsamarbejde OPERATIONALISERING: METODER POTENTIELLE FUNKTIONSKRAV For at gøre det mere håndgribeligt for mulige tilbudsgivere at forstå, hvad det er kommunerne efterspørger, oversættes indsigter der er fremkommet i fasens undersøgelser til nogle mere konkrete krav. Til forskel fra traditionelle udbudsformer defineres ikke specifikke krav til leverancens form og hvordan der skal leveres, men i stedet beskrives krav til effekter og resultater, som det forventes en ny løsning skal kunne tilvejebringe. (se nærværende illustration) Med denne tilgang er det målet at skabe en øget innovationshøjde i løsningsudviklingen, idet der skabes rum for, at tilbudsgivere kan definere hvordan en løsning skal udformes og dermed udnytte deres viden og kreativitet uden begrænsninger. På dette tidspunkt i projektet, defineres kravene stadig som potentielle funktionskrav Kravene er et udgangspunkt for dialog og kan stadig blive tilpasset som følge af dialogen med tilbudsgivere i den kommende fase fx tilfælde af at en tilbudsgiver præsentere effekter, som kommunen ikke havde medtænkt og som vil kunne udgøre en væsentlig konkurrence parameter i et endeligt udbudsmateriale. Funktionskrav fremkommer som resultatet af en analyse af fasens undersøgelsesresultater. Der skabes et overblik over identificerede udfordringer, barrierer - samt ønsker til fremtiden og med udgangspunkt i disse, kan man begynde at kategorisere og definere krav til effekter og resultater. Dette vil ofte være en opgave, der udføres af innovationsproces lederen. Se følgende værktøjer, metoder og leverancer: Bilag 1.11: Eksempel på potentielle funktionskrav Resultat og effektorienterede krav Definerer hvilket overordnet formål en given leverance eller tjeneste skal indfri. Tilrettelæggelse af opgaven og løsningens form er overladt til leverandøren Leverancebaserede krav Definerer specifikt den leverance som vil skabe det ønskede resultat. Metodebaserede krav Definerer specifikt hvordan den ønskede leverance skal leveres. Side 24

25 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde OPERATIONALISERING: KOMMUNIKATION OG PRÆSENTATIONER KOMMUNIKATION OG PRÆSENTATIONER Det er vigtigt med en kontinuerlig information om projektets fremdrift gennem hele projektet både internt og eksternt, evt. igennem nyhedsbreve eller lign. I Operationaliseringsfasen er der to særlige steder at få kommunikeret bredt, hvorfor disse anbefales markeret med samlede tværkommunale arrangementer. Det anbefales at fasen indledes med et tværkommunalt Kick off møde, som har til formål at skabe grobund for en bred forankring af projektet i alle de deltagende kommuner. PÅ kick off mødet præsenteres projektets fokusområde og ønskede effekter, samt projektets design og organisering. Der inviteres bredt i kommunerne til dette møde og det er hver kommunal projektkoordinators opgave at sørge for at få de rette interessenter med fra egen kommune. På Kick off mødet har deltagere mulighed for at stille spørgsmål og komme input til projektet og få et billede af, hvornår eventuelle ressourcer skal involveres. Som afslutning på fasen, afholdes der igen et tværkommunalt Præsentationsmøde. Dette møde har til formål at præsentere resultaterne af de tværkommunale undersøgelser gennemført i fasen. Igen inviteres bredt i kommunerne her er det særligt vigtigt også at huske erhvervsafdelingerne, da næste skridt handler om at få involveret erhvervslivet i projektet. Tilhørere har her mulighed for at få indsigt i resultaterne og det eventuelt nye perspektiv på området og de kan stilles spørgsmål og komme med input. Se følgende værktøjer, metoder og leverancer: Bilag 1.12: Eksempel på kommunikationsplaner Bilag 1.13: Eksempel på nyhedsbrev Bilag 1.14: Eksempel på invitation til Præsentationsmøde Kick off møde Tværkommunal præsentation af prioriteret fokusområde og projektgrundlag. Deltagere: Relevante kommunale ledere samt et bredt udsnit af kommunale interessenter. 1. Operationalisering Præsentationsmøde Undersøgelsesresultater Tværkommunal præsentation af resultatet af undersøgelser i operationaliseringsfasen. Deltagere: Relevante kommunale ledere samt et bredt udsnit af kommunale interessenter. Husk erhvervsafdelingen Side 25

26 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DIALOG: OVERORDNET BESKRIVELSE Formål Dialogfasen har til formål at skabe indsigt i, hvilke løsningsmuligheder, der findes til at svare på kommunernes behov, for dermed at kunne identificere mulige strategiske udbudspotentialer. Indhold og aktiviteter Med udgangspunkt i en forståelse af behov i de indledende undersøgelser skal der udarbejdes et oplæg, der kan inspirere tilbudsgivere til at præsentere innovative løsninger og som kan sætte en ramme for den dialog der skal foregå mellem kommunerne og tilbudsgivere. Til dette formål udarbejdes et dialogværktøj, der præsenterer de tilvejebragte indsigter og krav sammen med en række konkrete spørgsmål som det ønskes, tilbudsgivere skal forholde sig til. Formidling til tilbudsgivere, sker gennem afholdelse af et åbent Informationsmøde, for alle interesserede leverandører. Dette Informationsmøde har alene til formål at klæde tilbudsgivere bedst muligt på i forhold til at forstå kommunernes udfordringer og efterspørgsel. Tilbudsgivere har ikke mulighed for at præsentere løsninger i denne sammenhæng. Efter denne seance afholdes individuelle dialogmøder, med de tilbudsgivere, der efter Informationsmødet, mener de har noget interessant at tilbyde kommunerne. Tilbudsgivere skal forberede præsentationer af deres løsningsforlag i henhold til dialogværktøjet. Slutteligt samles viden fra dialogen i et markedskatalog og der foretages en analyse af mulige udbudspotentialer. Leverancer Mulige strategiske udbudspotentialer, der udpeger en eller flere retninger som projektet kan fortsætte i. OPMÆRKSOMHEDER! Styr dialogen! Det er vigtigt at holde en stram styring af dialogen mellem kommunerne, tilbudsgivere og andre interessenter. Derfor anbefales det at have stor fokus på styring og forventningsafstemning i forhold til dialogens indhold. I denne fase mødes mange forskellige dagsordner, da det begynder at blive mere konkret. Kommunerne skal holde tungen lige i munden i forhold til, hvad der kan diskuteres hvornår og afgrænse dialogen, så der holdes fokus. Respekt for konkurrence!! At samle tilbudsgivere, er også at samle konkurrenter. Det anbefales at sikre at salgsaktiviteter kan udføres som individuelle seancer eksempelvis som individuelle dialogmøder. Understreg vigtigheden af forberedelse! For at få et værdifuldt resultat ud af dialogen med mulige tilbudsgivere, så er det vigtigt at have fokusi på at tydeliggøre, forventninger til forberedelse til dialogmøderne. Dialogværktøjet er med til at understøtte dette. Rette kompetencer i dialogen! For at sikre kvalitet i dialogen, er det vigtigt at både kommunerne og tilbudsgivere stiller med de rette kompetencer i dialogen. For kommunernes vedkommende, skal der kunne svares på uddybende spørgsmål i relation til de efterspurgte behov for tilbudsgivere, er udviklingskompetencer centrale i forhold til at kunne tænke i nye baner. Gør det tydeligt, hvornår hvilke kompetencer er efterspurgt! Side 26

27 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DIALOG: AKTIVITETER OG LEVERANCER Aktiviteter Leverancer Styregruppe Beslutte strategisk udbudsretnin g Tværkommunal NOPII Projektleder Koordinere etablering af tværkommunalt Præsentationsmøde Koordinere formidling til eksterne interessenter Koordinere dialogmøder med leverandører Innovationsprocesleder Udvikle dialogværktøj Analysere identificere strategiske udbudsretninger Dialogværktøj og strategiske udbudspotentialer Kommunal projekt koordinator Engagere ressourcer til dialoggruppe Dialoggruppe Formidle projekt indsigt internt til interessenter i kommunen Formidle projekt indsigt eksternt til tilbudsgivere Dialog med tilbudsgivere få indsigt i muligheder Kvalificere udbudsstrategiske retninger Side 27

28 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DIALOG: METODER UDARBEJDELSE AF DIALOGVÆRKTØJ I dialogfasen, dannes der en fælles tværkommunal og tværfaglig arbejdsgruppe, der har til opgave at formidle kommunens efterspørgsel og føre dialog med tilbudsgivere igennem fasen. Det er derfor vigtigt at denne gruppe repræsentere indgående viden om fokusområdet og indsigterne frembragt i den forrige fase. Kommuner Leverandør Som grundlag, skal der udarbejdes et dialogværktøj, som kan sætte rammen for dialogen med tilbudsgivere. For at få mest muligt ud af dialogen er forarbejdet både fra kommunernes og tilbudsgiveres side essentiel. Dialogværkøjet skal sikre, at der tales om det rigtige, men også at der tales om det på den rigtige måde. Det vil sige at dialogværktøjet skal formidle, hvad kommunerne gerne vil opnå og tilbudsgivere, skal ud fra dette have mulighed for at beskrive, hvordan deres løsning vil kunne bidrage til dette. Det er vigtigt, at der i dialogen skabes fokus på elementerne fra de indledende undersøgelser altså at der er dialog omkring hvordan en løsning forholder sig til borgernes perspektiv, praksis/systemperspektivet og det økonomiske perspektiv og at der fokuseres på løsningens effekter og resultater. Innovationsproceslederen, vil være ansvarlig for at udforme dialogværktøjet med kvalificering og input fra dialoggruppen. Formidle kommunernes efterspørgsel med udgangspunkt i borgernes behov. Få indsigt i hvilke løsningsmuligheder, der findes blandt leverandører. Få input til at tilpasse krav til fremtidigt udbudsmateriale DIALOG VÆRKTØJ Få indsigt i borgernes og kommunernes behov En ramme at argumentere/ præsentere mulige løsninger i. En mulighed for at komme med input, der kan påvirke et fremtidigt udbudsmateriale Se følgende værktøjer, metoder og leverancer: Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj Side 28

29 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DIALOG: METODER INFORMATIONSMØDE Informationsmødet har til formål at formidle kommunernes behov og sikre at tilbudsgivere får den bedst mulige forståelse for, hvad der forventes af en fremtidig løsning. Mødet afholdes af dialoggruppen, som står for at præsentere og svare på uddybende spørgsmål fra tilbudsgivere. Der skal udarbejdes en indbydelse til Informationsmødet, hvor der inviteres så bredt som muligt med henblik på at få kontakt til så mange tilbudsgivere som muligt. Her skal erhvervsafdelingerne i kommunerne på banen og desuden kan det anbefales at anvende både danske og udenlandske informationskanaler. I indbydelsen er det vigtigt at skabe en klar forventningsafstemning for mødet. Gør det klart, at det er et informationsmøde og ikke et salgsmøde! Gør det også tydeligt, at det særligt er udviklings- og innovationsvarlige, som indbydelsen henvender sig til. På mødet præsenteres kommunens indsigter fra de indledende undersøgelser om borgerbehov og praksis samt den økonomiske baseline og tilbudsgivere introduceres til de konkrete spørgsmål i dialogværktøjet, kommunerne ønsker svar på til dialogmøderne. Indtil denne tilgang, er blevet mere gængs, anbefales det desuden, at sætte fokus på at introducere den innovative indkøbsproces og hvordan denne tilgang adskiller sig fra traditionelle udbudstilgange. Det vil for mange tilbudsgivere repræsentere en ny måde at skulle arbejde sammen med kommunerne på. Det er i denne forbindelse særlig vigtigt at skabe forståelse for: 1)Hvordan kommunerne gerne vil tale med tilbudsgiver; At kommunerne efterspørger effekter og resultater, og det er op til tilbudsgivere at komme med svar på, hvordan disse kan tilvejebringes 2)Hvornår tales om hvad; At det er delt op, således at først skal tilbudsgivere forstå kommunernes behov og derefter er der på dialogmøderne mulighed for at for individuel tid med kommunerne og præsentere løsninger. Se følgende værktøjer, metoder og leverancer: Bilag 2.1: Eksempel på indbydelse til Informationsmøde Bilag 2.2: Eksempel på informationskanaler Kommunerne efterspørger en effekt og lader det op til tilbudsgivere at finde den bedste måde at løse det på. Skabe forståelse for krav Få indsigt i løsninger Analysere og identificere udbudsmuligheder Information s møde Dialogmøder Udbudspotentiale r Side 29

30 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DIALOG: METODER DIALOGMØDER Til dialogmøderne er det tilbudsgivers tur til at tage ordet og præsentere mulige løsninger. Dialogmøderne struktureres omkring dialogværktøjet. Både ved Informationsmødet og ved tilmelding til dialogmøder, kan tilbudsgiver informeres om vigtigheden af at forberede sig i henhold til dette materiale. Dialogmøderne faciliteres igen af dialoggruppen. Dialogmøderne afholdes individuelt, således hver tilbudsgiver kan præsentere sit løsningsforslag, uden at bekymre sig om konkurrenter. Der kan afsættes omkring 1-1,5 time til hvert møde. Det kan være en god idé at strukturere mødet, således der afsættes tid dels til præsentation af løsningens specifikationer og dels til at tale om løsningens effekter. Projektet har nu bevæget sig ind på det indkøbsjuridiske område og der må tages højde for visse forhold fx: Ligebehandlingsprincippet: Det er vigtig under dialogmøderne, at behandle tilbudsgivere ligeværdigt og sikre de får adgang til den samme information. Dette kan evt. gøres ved at der tages referat af møderne, som tilbudsgivere kan bede om indsigt i. Ønsker tilbudsgiver at de og deres løsning skal holdes fortroligt Er tilbudsgiver interesseret i samarbejde med andre og ønskes det, at kommunerne skal videregive deres oplysninger, hvis relevant. Præsentationerne fra dialogmøderne samles op i et markedskatalog, som giver et overblik over de forskellige muligheder. Se følgende værktøjer, metoder og leverancer: Bilag 2.3 Eksempel på markedskatalog Side 30

31 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde DIALOG: METODER IDENTIFICERING AF STRATEGISKE UDBUDSPOTENTIALER Den endelige leverance af dialogfasen er en identificering af de strategiske udbudspotentialer. De strategiske udbudspotentialer beskriver, hvilke muligheder der ses på markedet og hvilken strategi, der må tages i anvendelse for at udnytte disse. Der kan overordnet skelsnes mellem tre strategier, der differentierer sig i forhold til potentiale og tidshorisont: Potentielle funktionskrav Potentiale STRATEGISKE UDBUDSPOTENTIALER Mulige løsninger Et almindeligt direkte indkøb, der kan foretages under udbudsgrænsen eller under eksisterende indkøbsaftale. Relevant hvis der er identificeret eksisterende løsninger på markedet, der direkte kan gå ind og løse de udfordringer projektet adresserer. Et funktionsudbud, hvor der efterspørges en effekt og lader det op til tilbudsgiver at specificere løsningen. Relevant hvor der ses forskelligartede løsninger på markedet, der er mere eller mindre klar til levering og vil sikre sig innovationshøjde i indkøbet. Et OPI samarbejde, hvor der ikke er identificeret løsninger, der i tilstrækkelig grad kan svare på de efterspurgte udfordringer, men der er identificeret muligheder og motivation blandt tilbudsgivere til at indgå i udviklingsforløb. Funktionsudbud Direkte indkøb/alm indeligt udbud OPI projekt Tidshorisont Der kan være grundlag for at forfølge en eller flere strategier videre i projektet. Det vil være den innovative procesleder, der udfører analysen som dernæst kvalificeres af dialoggruppen. Beslutningen om, hvilken strategi, der skal forfølges ligger hos styregruppen. Se følgende værktøjer, metoder og leverancer: Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer Side 31

32 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde UDBUD: OVERORDNET BESKRIVELSE Formål Udbudsfasen har til formål at samle undersøgelser og indsigter fra de foregående faser i et konkret udbud, som tilbudsgivere kan svare på. Leverancer Annoncering af tværkommunalt udbudsmateriale Indhold og aktiviteter I denne fase handler det om at blive meget tydelig og konkret i kommunikationen med tilbudsgivere og få indarbejdet det, der ønskes at opnå med et udbud, i en juridisk ramme. Xxx OPMÆRKSOMHEDER! Der skal formes en udbudsarbejdsgruppe, som kan stå for udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Arbejdsgruppen skal varetage følgende opgaver: Beskrive opgavens omfang (og afgrænsning) Beskrive målgruppens karakteristik og forskelligheder Beskrive businesscase. Beskrive funktionskrav og evalueringskriterier Beskrive rammer og vilkår for tilbudsgivning og samarbejde I denne fase, er det vigtigt at beskrivelser kvalificeres med relevant fagekspertise og der inddrages juridiske-/indkøbs-kompetencer, til at sikre at udbuddet bliver anvendeligt og juridisk korrekt. Side 32

33 Det innovative indkøbsprojektsamarbejde UDBUD: AKTIVITETER OG LEVERANCER Aktiviteter Leverancer Styregruppe Tværkommunal NOPII Projektleder Innovationsprocesleder xxx Kommunal projekt koordinator Udbudsgruppe xxx xxx xxx xxx xxx Kommunal NOPII projektkoordinator Side 33 xx

34 - Dosispakket Dosispakket Det innovative indkøbsprojektsamarbejde UDBUD: METODER + Fysisk - Mentalt +Mentalt - Fysisk - Mentalt - Fysisk Personale Dosering Påmindelse/over blik Oplukning/indtag else Side 34

35 BILAG Medicin casen: Værktøjer, metoder og leverancer Side 35

36 Bilag 0.0: eksempel på PRØV-Modellen POTENTIALE: POTENTIALET VED AT LØSE PROBLEMET -Hvor stort er potentialet ved at løse problemet: -Kommunale omkostninger? -Borgernes livskvalitet? -Erhvervsmæssig vækst? 100% Hjælpemidler: 30 mio. Plejeressourcer 80 mio. REALISERBARHED: -Hvor store er mulighederne for, at der udvikles nye løsninger blandt leverandører? -I hvor høj grad er der modenhed/parathed i organisationen til at effektuere eventuelle ændringer som følge af nye løsning? - Indkøbsbudget størrelse? 50% Fokusområde 1 40 mio. Fokusområde mio. Fokus område 3 70 mio. ØKONOMI -På hvilken måde influerer problemet borgernes livskvalitet? -På hvilken måde influerer problemet offentlige ressourcer? 0% -Hvor store omkostninger knytter sig til problemet? - Tid, ressourcer, arbejdsskader - Afledte omkostninger VIGTIGHED: -Hvorfor er det relevant? -Hvor mange borgere berører problemet? -Hvordan vil problemet udvikle sig? 0% 50% Økonomisk omfang: Størrelse på cirkel Vigtighed: Farve på cirkel (fra grøn til rød) Potentiale: Placering y-akse Realiserbarhed: Placering x-akse 100 % REALISERBARHED Side 36

37 Bilag 1.0: eksempel på rekrutteringskriterier Kriterier Aalborg: Bogstaver (a,b,c,d,e,f,g) Jammerbugt: Tal (1,2,3,4,5,6,7) Hjælp til dispensering og påmindelse Hjælp til medicingivning Bruger af spykofarmaka (til psykiske lidelser) Bruger af smertemedicin Bevægeapparat dysfunktion Kognitions dysfunktion Bor på landet Mand Kvinde Bor sammen Bor alene Side 37

38 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Interviewguide borger behovsundersøgelse Side 38

39 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse SPØRGSMÅL OM MEDICIN TIL BORGERE 1.Vil du ikke starte med at fortælle lidt om dig selv? (hvor gammel er du, hvor længe har du boet her osv.) 2.Hvornår får du hjælp til at tage din medicin? 3.Hvad får du hjælp til? (spørg ind til hele processen fra bestilling, levering, dosering, at huske- og at tage medicinen, opbevaring og bortskaffelse) 4.Ved du hvilken medicin du får og hvor meget? 5.Hvordan foregår det? 6.Hvem eller hvad hjælper dig? (pårørende?) 7.Vil du vise mig, hvordan du gør og hvad hjælperen gør? (følg med personen derhen og tag fotos af processen.) 8.Hjælper du til? Hvordan? 9.Gør du selv noget, for at huske at tage din medicin? 10.Gør du selv noget for at være sikker på, at det er det rigtige antal og type? 11.Hvordan oplever du de situationer/at få hjælp? 12. Hvornår begyndte du at få brug for hjælp til medicin hvad var det, der blev svært at klare? 13. Hvad er det sværeste ved at tage medicinen selv (både mht. at skulle administrere og tage medicinen)? 14.Hvordan har du det med at skulle tage medicin/hvilke tanker gør du dig om det? 15. Er der forskel på hvor svært/nemt det er i løbet af dagen? 16.Får du hjælp til noget, du godt kan selv? Hvad? 17. Hvad ville du allerhelst gerne kunne selv? 18. Har du været ude for at skulle tage hjem, for at få din medicin? Er medicinen med dig? Er det nogen gange medicinen, der styrer hvor du er? 19. Hvad foregår der ellers i forbindelse med at du får hjælp til medicinen? 20. Hvad får du ellers hjælp til i løbet af dagen? 21.Hvad bekymrer dig i forhold til hvis du selv skulle tage medicinen? 22.Hvis alt var muligt, hvordan ville du så foretrække at få din medicin? 23. Hvordan har du det med ny teknologi som fx mobiltelefoner og computere? Har du nogen af delene? Side 39

40 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Noteskabelon Side 40

41 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Navn Alder Kognitiv/fysisk funktionsnedsættelse? Familiesituation (gift/alene, børn) Medicinforbrug; antal præparater, typer Hjælp til (variable), antal besøg Portræt af informanten Side 41

42 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Om informanten Baggrund [kort introduktion til informanten, (tidligere) beskæftigelse/uddannelse, helbredssituation] [livsindstilling/personlige karakteristika] Dagligdagen en typisk dag [en typisk dag] [beskæftigelse/hobbier, sociale aktiviteter] Side 42

43 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Medicinhåndtering Informantens rutiner/vaner omkring medicinhåndtering Informantens rutiner/vaner omkring medicinhåndtering Overskrift Billedtekst Overskrift Billedtekst Sigende citat eller beskrivelse/kommentarer Side 43

44 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Medicinhåndtering [Rutiner/vaner omkring medicinen; hvordan tages medicinen, hvor, hvornår ] [Oplevelser omkring medicin-indtag] [Opfattelser vedr. medicin-indtag] [udfordringer informanten møder i relation til medicinhåndtering?] [usikkerheder] Side 44

45 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Hjælp til medicinhåndtering [Forskellige roller i medicinhåndtering? (hvem hjælper (prof./familie) med hvad, hvor ofte, hvordan ] [Hvordan oplever informanten det at være afhængig af hjælp til medicin?] [Udfordringer informanten oplever i relation til at modtage modtage hjælp] [Forestillinger om god/dårlig hjælp] [Oplevelser af god/dårlig hjælp] Side 45

46 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Rutiner (medicin & hjælp) Rutine-beskrivelse Morgen Middag Kl Piller for X Kl Besøg af eftermiddag Aften Nat Side 46

47 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Udfordringer Udfordringer informanten møder vedr. medicinhåndtering og/eller hjælp Udfordringer informanten møder vedr. medicinhåndtering og/eller hjælp Overskrift Billedtekst Sigende citat eller beskrivelse/kommentarer Overskrift Billedtekst Side 47

48 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Opbevaring Hvor/hvordan opbevarer informanten sin medicin Hvor/hvordan opbevarer informanten sin medicin Overskrift Billedtekst Overskrift Billedtekst Sigende citat eller beskrivelse/kommentarer Side 48

49 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Påmindelse / remindere Hvordan påmindes informanten (evt. redskaber, remindere, der bruges) Hvordan påmindes informanten (evt. redskaber, remindere, der bruges) Overskrift Billedtekst Overskrift Billedtekst Sigende citat eller beskrivelse/kommentarer Side 49

50 Bilag 1.1: Eksempel på interviewguide, borger behovsundersøgelse Ny teknologi - Muligheder for/betydning af ny teknologi [drømme og ønsker i relation til indretning af medicinindtag og hjælp] [modtagelighed over for teknologisk løsninger, redskaber] Side 50

51 Bilag 1.2: Eksempel på interviewguide, gruppeinterview med fagprofessionelle Interviewguide gruppeinterview med fagprofessionelle Side 51

52 Bilag 1.2: Eksempel på interviewguide, gruppeinterview med fagprofessionelle Medicinens rejse Modtagelse Pakkes væk /opbevares Påmindelse Givning/ indtagning Bestilling Hvad Hvor/Hvor ofte Hvem: er involveret Dosering Bortskaffelse Beskriv medicinens rejse; fra (bestilling, modtagelse) dosering, administration, påmindelse, givning og indtagning, til opbevaring og bortskaffelse. Tid Side 52

53 Bilag 1.2: Eksempel på interviewguide, gruppeinterview med fagprofessionelle Medicinaktivitet Medicinaktivitet: Fx dosering Evt. uddybet (punkter fra rejse ) Beskrivelse Foto Overskrift Billedtekst Sigende citat eller beskrivelse/kommentarer Foto Overskrift Billedtekst Side 53

54 Bilag 1.3: Eksempel på undersøgelsesguide til praksiskortlægning Instruktion Der skal udfyldes et skema for henholdsvis en: Sosuhjælper Sosu assistent Sygeplejerske Pædagog Enten foretager I selv interviewet eller I finder én i Jeres kommune, der kan gøre det. Evt. print ud på A3 og noter i hånden og skrive derefter ind på computeren. Lad Jer ikke begrænse af skemaets størrelse. Det er primært end struktur for hvordan i skal spørge. Alle felter skal så vidt muligt udfyldes. Hvis den interviewede ikke udfører nogle opgaver under nogle af hovedaktiviteterne, så skriver du det eller anfører hvem de beskriver, der udføre opgaven. Skemaerne skal sendes tilbage til senest den 3. marts. Spørgsmål så giv endelig lyd! Side 54

55 Bilag 1.3: Eksempel på undersøgelsesguide til praksiskortlægning Praksis-kortlægning Fagprofessionel xxx Bestilling Modtagelse Dosering Påmindelse Givning Opbevaring Bortskaffelse Hvilke opgaver udfører du under hovedaktiviteterne? Hvordan udføres opgaverne? (beskriv detaljeret) Hvem deltager i opgaverne? (både dig selv og andre aktører) Hvilke værktøjer anvender du? Hvor udføres opgaverne? (det kan være flere mulige steder) Forslag til forbedringer? Side 55

56 Bilag 1.4: Eksempel på indsigt i borgeoplevelse Barrierer og udfordringer Visitation Anskaffelse Dosering Opbevaring Fremfinding/ påmindelse Indtagelse og kontrol Oprydning og klargøring Borgeren ved ikke hvad han/hun fejler og hvorfor han/hun får medicin Det er utrygt selv at skulle have hele ansvaret. Man kan frygte at begå fejl(tage forkert dosis eller helt glemme at tage medicinen.) Fejl kan medføre smerter og i værste tilfælde føre til indlæggelse. Almen praksis, sygehus og smerteklinik taler ikke sammen Det er fysisk umuligt at afhente medicinen Det er forvirrende at medicinen både kan være dosispakket, i blisterpakninger og i bøtter/glas. Præparaterne skifter ofte navne og udseende Det er svært at kende - og genkende- pillernes størrelse, form og farve fra hinanden Dosis kan ændre sig (og medicinlisten er måske ikke blevet opdateret) Antallet af piller kan være uoverskuelig Det er svært at se Det er svært at ramme de små rum i doseringsæsken med nedsat fingermotorik Medicinen opbevares utilgængeligt for borgeren, evt. i aflåst boks eller i et skab, borgeren ikke kan nå fra sin kørestol Pillerne er faldet ud af æsken og ud i tasken (ude af huset) Det er svært at skrue låget af pilleglasset Det er svært at trykke pillerne ud af blisterpakningen Det er svært at åbne dosispakkerne Det er svært at hælde pillerne ud af æsken Det er svært at se om det er det rigtige Det er svært at høre alarmen Det er svært at have overblik over hele dagens piller, når det er dosispakket Man kan komme til at blande pillerne for hele dagen sammen Man kan komme til at tage piller, der er doseret til en anden ugedag Det er svært at huske Det er vigtigt, at pillerne tages på eksakte tidspunkter Side 56

57 Bilag 1.4: Eksempel på indsigt i borgeoplevelse Tematikker og citater Visitation Anskaffelse Dosering Opbevaring Fremfinding/ påmindelse Indtagelse og kontrol Oprydning og klargøring Ja, det jeg allerhelst gerne ville kunne selv, ja det var nok, at kunne tage min frakke og gå en lang tur. Selvfølgelig klare det herhjemme og hvis vi kunne det, så ville vi slet ikke have nogen her [hjælpere]. - Signe, 74 år Når de har pakket sådan en æske med de der 7 dage, der er i sådan en æske, så kigger jeg den selv lige efter. Passer det, at der er de piller i hvert rum, som der skal være. Sådan at vi har styr på det. Jens, 67 år Autonomi og kompetence Tryghed Jeg bekymrer mig, om jeg er koncentreret nok om at hælde den op. At det er det rigtige. Det har noget med klokkeslettet at gøre, og så at jeg ikke skal til at rode selv med de poser. Så er jeg helt sikker på, at jeg får den taget. - Simon, 63 år Overblik og om systemer der ikke taler sammen Jeg oplever det som utrolig positivt. Simpelthen. Så også al den hjælp, jeg får. Nu den unge dame, som står der, det er en fornøjelse at få besøg. Hans, 83 år Jeg tager dem, jeg får. Jeg får for skøre knogler og for Hvad får jeg. Hvad er det, det hedder. Depression. -Karen, 89 Det er et mærkeligt system. Jeg gør altid det, at når jeg bliver indlagt, så tager jeg min medicin med hjemmefra, men det vil de sgu ikke altid bruge. De vil bruge deres eget og så kan jeg tage de der ruller med mig hjem igen og så får jeg jo lige pludselig et lager af ruller. -Jens, 67 Måske, hvis det bare var at rulle dem ud fra et glas, så kunne jeg måske godt selv. Signe, 74 år Jeg kan ikke få dem ud af hylstret og kan ikke få dem doseret op. Det kan jeg ikke. Jeg kan kun bruge fingerspidserne. Maren, 85 år Fysisk greb om pillerne Det er dét, jeg ikke ved, du. Jeg kan ikke sortere dem ud. Jeg har prøvet at snakke om det, men hvis du fortalte mig dén er détså vil jeg glemme det i morgen. Hans, 83 år Kognitivt styr på pillerne Side 57

58 Bilag 1.5: Eksempel på egenmestringsprofiler Side 58

59 Bilag 1.5: Eksempel på egenmestringsprofiler Distancerende Ressourcesvag Mentalt udfordret Fralæggelse af kontrol Konfronterende/ Proaktiv Ressourcestærk Fysisk udfordret Forsøg på at bevare eller øge graden af kontrol Den passive Den socialt afhængige Den udadvendte Den dygtige borger Tingene er, som de er. Med en anden løsning, tror jeg godt, jeg ville kunne klare det selv, men jeg har ikke lyst til at undvære hjælpernes besøg. Det irriterer mig, at jeg skal vente hjemme på at hjælperne kommer. Hvis alt var muligt, så ville jeg hellere klare det selv. Side 59

60 Bilag 1.5: Eksempel på egenmestringsprofiler Den passive Tingene er, som de er. Dorit er 75 år og bor alene i en plejebolig. Dorit lider af begyndende demens og er desuden svagtseende. Dorit har ikke noget familie tilbage og hun ser ikke længere sine venner. Dorit modtager besøg af Hjemmeplejen, når hun skal tage sin medicin og når hun hver 14. dag skal have gjort rent. Det første Dorit gør hver morgen er at tænde for TVet. Hun tilbringer det meste af dagen i lænestolen, hvor hun ser TV eller kigger ud af vinduet. Det sker også, at hun tager sig en lur i stolen. Dorit ved ikke helt, hvorfor hun får medicin og hvad de forskellige piller skal gøre godt for. Men når Hjemmeplejen siger, at hun skal tage dem, så gør hun selvfølgelig det. Dorits medicin bliver opbevaret i en aflåst box, som Dorit ikke selv har nøglen til. Hvorfor, ved Dorit heller ikke. På et tidspunkt blev Dorit indlagt på sygehuset, fordi hun blev dårlig, og siden da, har hun modtaget hjælp til at klare sin medicin. Dorit fortæller, at hun før hun fik hjælp, havde svært ved at se, hvad der stod på pilleæsken, så det skete ind imellem at hun kom til at bytte om på ugedagene. Det skete også, at hun helt glemte at tage dem. Side 60

61 Bilag 1.5: Eksempel på egenmestringsprofiler Den socialt afhængige Med en anden løsning, tror jeg godt, jeg ville kunne klare det selv, men jeg har ikke lyst til at undvære hjælpernes besøg. Erik er 67 år, kørestolsbruger og sengeliggende 20 timer i døgnet. Erik bor alene og får hjælp af Hjemmeplejen 5 gange dagligt. Efter en hjerneblødning er Erik lam i venstre side og har desuden sidenhen fået fjernet den ene hofte. Han får hjælp til stort set alting, og ser sjældent andre mennesker end hjælperne. I de få timer Erik kan sidde oppe, nyder han at sidde i haven og kigge på fuglene. Erik synes, det er hyggeligt når hjælperen kommer. Han har derfor ikke noget ønske om at kunne klare mere selv, selvom han godt tror, at han ville kunne klare medicinen selv med en anden løsning. Allerhelst ville Erik bare gerne, at hjælperen ville ringe og give besked, når hun er forsinket, så han ikke behøver bekymre sig for, om hun mon har glemt ham. Side 61

62 Bilag 1.5: Eksempel på egenmestringsprofiler Den udadvendte Det irriterer mig, at jeg skal vente hjemme på at hjælperne kommer. Mona er 82 år og bor i egen lejlighed. Mona har tidligere haft en blodprop i hjernen, der har medført både fysiske og kognitive funktionsnedsættelser. På trods af dette lever Mona et aktivt, socialt liv. Mona får besøg af Hjemmeplejen 3 gange dagligt. Mona har en tavle til at hænge i stuen, hvorpå hun skriver op, hvad hun skal huske. Tavlen er bare et værktøj, i et større genoptræningsprogram, som Mona følger. Hun kan mærke små fremskridt, og håber at hun en dag vil kunne klare medicinen selv. Mona har intet at indvende om hjælperne, de er søde og passer deres arbejde, men det er forstyrrende, at skulle være hjemme, når hjælperne kommer og det begrænser Mona i at leve det sociale liv, hun gerne vil have. Mona lever et aktivt liv, hvor hun ofte får besøg og også selv tager på besøg hos andre. Hun deltager i arrangementer i det lokale ældrecenter og får ofte besøg af børnebørnene. Side 62

63 Bilag 1.5: Eksempel på egenmestringsprofiler Den dygtige borger Hvis alt var muligt, så ville jeg hellere klare det selv. Oluf er 79 år og bor alene. Han er tidligere fodboldtræner og besøger -og får ofte besøg- af familie, venner og tidligere spillere på det hold, han har trænet. Oluf har gennemgået en behandling for lungekræft og bliver i dag behandlet for følgerne af sygdommen og bivirkningerne ved behandlingen. Efter Oluf blev syg har livet ændret sig radikalt. Alt hvad han foretager sig indebærer nu en eller anden form for træning, for Oluf vil blive lige så god, hvis ikke bedre end før sygdommen. Oluf sætter stor pris på den hjælp han har fået -og stadig får, men allerhelst vil han klare sig selv. Målet er først at blive uafhængig af hjælp, dernæst at blive uafhængig af at skulle tage medicinen. Derfor cykler Oluf hver dag lange ture på motionscyklen og går op og ned af trapperne i sin opgang. Oluf har et stort netværk både venner og familie, der hjælper ham og støtter ham. Oluf finder selv på hjælpemidler, såsom æggeure, der minder ham på at tage medicinen og indkøber selv særlige tupperware bøtter, så han undgår at medicinen falder ud i tasken, når han er ude af huset på besøg hos andre. Side 63

64 Bilag 1.6: Eksempel på kortlægning af praksis Medicinopgavens 7 procestrin Visitation Anskaffelse Dosering Opbevaring Fremfinding/ påmindelse Indtagelse og kontrol Oprydning og klargøring Udfordringerne/bar rierene er blevet for store eller for mange til at borgeren kan klare medicinen selv, derfor bliver borgeren visiteret til at modtage hjælp til medicin. Almen praksis, sygehus eller smerteklinik ordinerer medicin SSA, sygeplejerske, borger eller pårørende afhenter medicin på apotek eller plejehjem og bringer det til borgeren SSA eller sygeplejerske doserer i borgerens hjem - til 14 dage Eller Borgeren kommer til sundhedsklinik og får doseret sin medicin Den doserede medicin og evt. overskydende piller i glas/blister opbevares i borgerens hjem Medicinen kan også opbevares på en sundhedsklinik SSA/SSH klipper evt. dosispakkerne op eller hælder pillerne ud af medicinæsken SSA/SSH giver medicinen eller påminder borgeren om at indtage sin medicin. SSA/SSH ser i nogle tilfælde på mens borgeren indtager sin medicin (f.eks. psykiatriske borgere) SSA/SSH pakker pilleæsken væk igen, låser evt. medicinen inde. SSA/SSH tjekker om pilleæsken er tom under oprydningen Borgeren eller SSA/SSH stiller i nogle tilfælde pillerne frem til næste medicinindtag Side 64

65 Bilag 1.6: Eksempel på kortlægning af praksis Til hvert procestrin knytter sig en række aktører: Til hvert procestrin knytter sig et sted: Til hvert procestrin knytter sig en række udfordringer og potentialer (klinik dækker over alle offentlige institutioner, som knytter sig til medicinhåndtering herunder plejehjem, smerteklinik, døgninstitution mv.) Udfordring Potentiale Side 65

66 Bilag 1.6: Eksempel på kortlægning af praksis Side 66

67 Bilag 1.6: Eksempel på kortlægning af praksis Side 67

68 Bilag 1.6: Eksempel på kortlægning af praksis Side 68

69 Bilag 1.6: Eksempel på kortlægning af praksis Side 69

70 Bilag 1.6: Eksempel på kortlægning af praksis Side 70

71 Bilag 1.6: Eksempel på kortlægning af praksis Side 71

72 Bilag 1.6: Eksempel på kortlægning af praksis Side 72

73 Bilag 1.6: Eksempel på kortlægning af praksis Side 73

74 Bilag 1.7: Eksempel på undersøgelsesdesign af økonomi Side 74

75 Bilag 1.8: Eksempel på økonomisk baseline 7 kommuners opgørelse af økonomi relateret til medicin håndtering Emne I alt Antal indbyggere Antal borgere, der modtager hjælp til medicin Antal besøg hos borgerne i ugen borgere borgere besøg Antal leverede timer i ugen timer Samlede udgifter i ugen Samlede udgifter om året 3 mio. kr. 156 mio. kr. Udgifter pr. borger om året kr. Antal utilsigtede hændelser i UTH er Side 75

76 Bilag 1.9: Eksempel på undersøgelsesdesign af markedskortlægning Side 76

77 Bilag 1.10: Eksempel på markedskortlægning Side 77

78 Bilag 1.11: Eksempel på potentielle funktionskrav For at borgeren kan opnå en succesfuld proces med medicinen, må følgende funktioner mestres AT FORSTÅ HVORFOR Funktionerne mestres, hvis der kan opnås følgende resultater i forhold til hver enkel funktionsområde Øge en koordineret kommunikation til borger fra almen praksis, sygehus og smerteklinik Øge mulighed for at overskue sygdomskompleks og tilhørende medicinforbrug De effekter, der søges at opnå for borgerne er: Skabe indsigt og overblik Det overordnede effektmål for borgere, der er afhængige af hjælp til medicin AT FÅ FAT I MEDICINEN Øge tilgængeligheden i medicinens placering Minimere barrierer for afhentning af medicinen AT HÅNDTERE MEDICIN OG INDPAKNING Øge indpakningens tilpasning til transport Øge tilgængeligheden i medicin indpakning trods nedsat fingermotorik Fysisk greb om pillerne Øge muligheden for at håndtere medicin trods nedsat fingermotorik AT HUSKE DET TIL TIDEN Øge muligheden for at indtage medicinen til tiden øge chancen for at huske både ude og hjemme Øge muligheden for at identificere medicin, trods nedsat syn Minimere forvirring over forskellige indpakningsforme (dosis, blister, bøtter og glas) Minimere oplevelsen af uoverskuelighed ved store dosis Kognitivt styr på pillerne Øge borgernes livskvalitet Fra medicin håndtering til medicin-mestring AT SIKRE DET ER DET RIGTIGE Øge muligheden for at bevare dagligt overblik over medicinen Reducere risiko for at komme til at blande flere dosis sammen Øge genkendeligheden ift. navne, udseende, farve, mængder, størrelser. Øge sikkerhed for at medicinlister er opdateret Side 78 AT FORBLIVE AKTIV AT FORBLIVE FORBUNDET TIL ANDRE Øge muligheden for kontrol over hele eller dele af processen Øge eller opretholde samme grad af egen-mestring Øge muligheden for at aktivere netværk Sikre autonomi og kompetence Skabe social tryghed

79 Bilag 1.11: Eksempel på potentielle funktionskrav For at skabe et succesfuldt ydelsestiilbud til borgerne, må følgende funktioner tilgodeses Funktionerne tilgodeses, hvis der kan opnås følgende resultater i forhold til hver enkel funktionsområde De effekter, der søges at opnå for systemet, er: Det overordnede effektmål for systemet i relation til medicinydelser REDUCERE OMKOSTNINGER Øge antallet af borgere, der kan blive selvhjulpne Reducere kørselsomkostninger Frigive arbejdstid til andre opgaver Reducere forekomsten af tillægsydelser Minimere omkostninger og øge sundhedsfaglig kvalitet HØJNE SUNDHEDSFAGLIG KVALITET Reducere misforståelser og manglende kommunikation Reducere forekomsten af indlæggelser og genindlæggelser Fra medicin håndtering til medicinmestring Reducere forekomsten af utilsigtede hændelser (UTH er) Side 79

80 Bilag 1.12: Eksempel på kommunikationsplan Kommunikationsplan Indkøbsprojekt formidling Project NOPII Com.manager CA Last updated Nr. Type I relation til indkøbs-projektet Hvem/navn Hvem er målgruppe for kommunikationen Kontaktperson Navn og kontaktoplysninger på kontaktperson(er) hos interessenten Hvad Hvad er budskabet? Hvor Mediet eller stedet hvor kommunikationen skal foregå Hvordan På hvilken måde, dialog, møde, mail, pressemeddelelse etc. Hvilken effekt Hvornår Ansvarlig Hvad vil vi opnå at interessenten Specificer ift. faser/milepæle Hvem i projektgruppen er gør som følge af kommunikationen? i projektet samt deadline for ansvarlig for, det sker? udførelsen 1 medarbejder Sygeplejersker, SSA - Arbejdsgruppen for medicinhåndtering Ulrik Appel (innovationsenheden), Helen Kæsel (sygeplejechef) og Kirsten Damgaard (udviklingssygeplejeske) Orientering og inddragelse i arbejdsprocesser, da velfærdsteknologiske løsinger går ind og ændrer på arbejdsgange. 2 kunde Pårørende Repræsentanter af pårørende til borgere, hvor løsningen skal Velfærdsteknologiske løsninger forringer ikke serviceniveauet, implementeres. Aalborg Kommune men ændrer måden hvorpå har kun pårørenderåd på serviceydelser leveres på. plejehjemmene. Visitationen vil være behjælpelig her (se nedenfor). Dialogen skal tages på mail eller møder og mail møder Indkalde til et lukket dialog eller møder evt. spørgeskema pårørendemøde, hvor der vil informeres, orienteres og tages imod feedback ift. de pårørendes tanker. Eller noget lignende fokusgruppeinterviews for pårørende til de borgere, der er blevet interviewet. Medarbejderne skal bakke op om nye arbejdsgange og processer. De skal være en erfarings- og videnkilde ift. implementer. Pårørende skal bidrage med information ift. brugen af løsningen, men også informeres så der opleves tryghed ift. ændringerne. De skal idndrages i analysefasen ift. undersøgelse af nuværende arbejdsprocesser. På samme tid skal de høres i funktionsbeskrivelsen ift. udbuddet og være en udøvende del af implementeringsfasen. Pårørende inddrages inden implementeringen. Kan også være en del af borgernærundersøgelse i analysefasen, hvor de kan inddrages omkring funktionsdelen af løsningen. Projektlederen i de respektive kommuner Projektlederen. 3 kunde Myndighed Myndighedsafdelingen. Visitationen er bindeleddet til borgerne. Myndighedschef Ove Gerhard Jensen. ogjaeh@aalborg.dk 4 borgere borgere Dit blad. Karin Gjørtz. KAGaeh@aalborg.dk Samme budskab som til pårørende. Borgerne skal høres ifm. borgerundersøgelsen, men også mail Myndighedsafdelingen skal visitere til ydelsen. orienteres og informeres omkring resultaterne efterfølgende. Derudover er det vigtigt, at ændringen i leveringen af serviceydelsen som et resultat af indførelsen af løsningen. Orrientere om ændringer Via mail notits i blad Videreformidler information til borgerne. Myndighed inddrages inden implementering. Når implementeringen skal opstarte Projektlederen. Projektlederen i de respektive kommuner 5 samarbejdspartner Ældre-/Seniorrådet De fleste sager sendes til høring eller orientering i Ældre- /Seniorrådet. Sundheds- og Ældrechefen deltager, og har et status punkt på mødet, hvor der kan tages forskellige ting med. Pia Therkildsen. THE-aeh@aalborg.dk Det er vigtigt at holde Ældre- /Seniorrådet orienteret omkring de ændringer en løsning vil betyde for borgeren ift. området i spil. De skal sikres at serviceniveauet ikke ændres trods en ændring i arbejdsgange. På møder i Ældre-/Seniorrådet møder Det er vigtigt at rådet bakker op om ændringerne, da de er målgruppens stemme. Orienteringen skal dermed også sikre, at de forstår planerne, formålet og virkningerne ved implementeringen. Rådet inddrages når der er konkrete planer, beregninger og beskrivelser af konsekvenserne. Projektlederen i de respektive kommuner 6 myndighed Ældre- og Handicapudvalget Lone Kruse. lkj-aeh@aalborg.dk 7 Leverandør Aalborg Erhvervskontor Biomed Finn Allan Larsen. FAL@aalborg.dk Skal indformeres, da de tager beslutning ift. ændrede arbejdsgange samt de påvirkninger serviceydelsen evt. vil have på kommunen. Det er relevant at signalere, at Via hjemmeside, Aalborg Kommune arbejder på en pressemeddelser og igennem ny måde ift. indkøb. Det er mere Erhvervsafdelingen. strategisk, og man ligger på til et Via mail møder Udvalget skal orienteres. Udvalget inddrages når den konkrette funktionsbeskrivelse, de økonomiske beregninger samt de konkrette løsninger er på plads. De skal tage beslutning inden implementering. Pressemeddelelser, dialog og møder Erhvervskontoret skal være med til at sprede budskabet ift. det lokale erhvervsliv, og skabe kontakt når virksomheder virker Erhvervskontoret skal inddrages som en samarbejdspartner ift. dialogen med markedet. Her Projektlederen Projektlederen i de respektive kommuner Side 80

81 Bilag 1.12: Eksempel på kommunikationsplan Kommunikationsplan Indkøbsprojekt formidling Project NOPII Com.manager EHO Last updated Nr. Type Hvem/navn Kontaktperson Hvad Hvor Hvordan Hvilken effekt Hvornår Ansvarlig I relation til indkøbsprojektet kommunikationen kontaktperson(er) hos kommunikationen skal foregå møde, mail, gør som følge af samt deadline for udførelsen ansvarlig for, det sker? Hvem er målgruppe for Navn og kontaktoplysninger på Hvad er budskabet? Mediet eller stedet hvor På hvilken måde, dialog, Hvad vil vi opnå at interessenten Specificer ift. faser/milepæle i projektet Hvem i projektgruppen er interessenten pressemeddelelse etc. kommunikationen? 1 medarbejder Sygeplejersker, SSA FTR ved DSR Dorthe Phil Orientering og inddragelse i Dialogen skal tages på MED møder Medarbejderne skal bakke op om De skal idndrages i analysefasen ift. Projektlederen i de dopi@thisted.dk Område-MED for arbejdsprocesser, da møder nye arbejdsgange og processer. undersøgelse af nuværende respektive kommuner sundhed og ældre + medarbejder velfærdsteknologiske løsinger går De skal være en erfarings- og arbejdsprocesser. På samme tid skal de FTR fra SL Birthe Østergaard ind og ændrer på arbejdsgange. videnkilde ift. implementer. høres i funktionsbeskrivelsen ift. Nielsen bini@thisted.dk fra udbuddet og være en udøvende del af Område-MED på psykiatri og implementeringsfasen. handicap 2 kunde Pårørende Repræsentanter af pårørende til Velfærdsteknologiske løsninger Indkalde til et lukket dialog eller møder evt. Pårørende skal bidrage med Pårørende inddrages inden Personen der laver borgere, hvor løsningen skal forringer ikke serviceniveauet, pårørendemøde, hvor der vil spørgeskema information ift. brugen af implementeringen. Kan også være en del borgerundersøgelsen implementeres. men ændrer måden hvorpå informeres, orienteres og tages løsningen, men også informeres af borgernærundersøgelse i analysefasen, Visitationen vil være behjælpelig serviceydelser leveres på. imod feedback ift. de pårørendes så der opleves tryghed ift. hvor de kan inddrages omkring her (se nedenfor). tanker. Eller noget lignende ændringerne. funktionsdelen af løsningen. fokusgruppeinterviews for pårørende til de borgere, der er blevet interviewet. 3 kunde Borgere Visitationen er bindeleddet til Samme budskab som til Borgerne skal høres ifm. interview, pressemeddelse Borgerne skal føle sig trygge ved Borgerne inddrages i Personen der laver borgerne; Bente Frøkjær Nielsen pårørende. borgerundersøgelsen, men også og/eller mail den nye løsning og på samme tid borgerundersøgelsen under analysefasen, borgerundersøgelsen samt bfni@thiste.dk eller Charlotte orienteres og informeres omkring informeret, så de ikke bliver men også igen være en vigtig brik ift. projektlederen. Andersen chan@thisted.dk resultaterne efterfølgende. overraskede. implementering. Derudover er det vigtigt, at ændringen i leveringen af serviceydelsen som et resultat af indførelsen af løsningen. 4 myndighed Social- og Sager til SSU går via dagsorden som Skal informeres, da de skal tage På SSU møder. møder SSU skal være med til at ændre SSU inddrages når der er konkrete Projektlederen i de Sundhedsudvalget bliver sammensat af Sonja beslutning ift. ændrede tankegangen ift. brug af funktionsbeskrivelser, økonomiske respektive kommuner Christensen sc@thisted.dk. arbejdsgange i leveringen af hjælpemidler. De skal informeres, beregninger og konkret løsning på plads. Formanden er Peter Sørensen serviceydelser samt de så de kan se, at det vil give Dvs. de skal tage beslutning inden pets@thisted.dk påvirkninger det evt. vil have på mening at visitere til et implementering kan igangsættes. kvalitetsstandarder i kommunen. hjælpemiddel for at løse en udfordring frem for at visitere mere tid. 5 myndighed Økonomiudvalget Sager på dagsordnen bliver dannet Øk. Udvalget skal inddrages, På øk. Udvalgsmøder møder Øk. Udvalget er myndigheden der Øk. Udvalget inddrages når der er Projektlederen i de i ledelsessekretatiatet. Formand er høres og tage beslutning omkring skal bevillge midler til konkrete planer, økonomiske respektive kommuner Borgmester Lene Kjeldgaard Jensen indkøb af en løsning. Det er dem, investeringer. På samme tid er beregninger, konkret løsning på plads. lekj@thisted.dk der skal give bevillingen til det også dem, der skal tage investeringen. stilling ift. omrokkering af midler fra personaleomkostninger til hjælpemiddelomkostninger. De er myndigheden, der styrer den overordnede indkøbspolitik. 6 samarbejdspartner Ældre-/Seniorrådet De fleste sager sendes til høring Det er vigtigt at holde Ældre- På møder i Ældre-/Seniorrådet møder Det er vigtigt at rådet bakker op Rådet inddrages når der er konkrete Projektlederen i de eller orientering i Ældre- /Seniorrådet orienteret omkring om ændringerne, da de er planer, beregninger og beskrivelser af respektive kommuner /Seniorrådet. Sundheds- og de ændringer en løsning vil målgruppens stemme. konsekvenserne. Ældrechefen deltager, og har et betyde for borgeren ift. området i Orienteringen skal dermed også status punkt på mødet, hvor der spil. De skal sikres at sikre, at de forstår planerne, kan tages forskellige ting med. serviceniveauet ikke ændres formålet og virkningerne ved trods en ændring i arbejdsgange. implementeringen. 7 samarbejdspartner Handicaprådet Samme procedure som ovenfor " " " " " " hvor det er Handicap- og Psykiatrichefen, der er med på møderne. 8 myndighed Kommunalbestyrelsen Endelige afgørelser bliver foretaget Sager der påvirker flere områder På kommunalbestyrelsesmøder møder Kommunalbestyrelsen skal Komunalbestyrelsen inddrages når der er Projektlederen i de i kommunalbestyrelsen, hvor sager skal endelig godkendes i godkende endelig bevilling til konkrete planer, beregninger og respektive kommuner fremstilles på dagsorden, der bliver kommunalbestyrelsen,. investering, ændrede beskrivelser af konsekvenserne. lavet i ledelelsessekretariatet. arbejdsgange og at indkøb kan foregå organisatorisk med påvirkelse af flere områder. Derudover skal de se en fordel ved indkøbet samt en sammenhæng med den overordnede indkøbspolitik. 9 Leverandør Thy Erhvervsforum Kommunens kobling til det lokale Det er relevant at signalere, at Via hjemmeside, Pressemeddelelser, dialog Thy Erhvervsforum skal være med Thy Erhvervsforum skal inddrages som en Projektlederen i de erhvervsliv. Direktør Martin Hoxer, Thisted Kommune arbejder på en pressemeddelser og igennem og møder til at sprede budskabet ift. det samarbejdspartner ift. dialogen med respektive kommuner ny måde ift. indkøb. Det er mere Erhvervsafdelingen. lokale erhvervsliv, og skabe markedet. Her kan det være de har nogle strategisk, og man ligger på til et kontakt når virksomheder virker input til hvordan dialogen kan tage form. samarbejde med leverandører interessede. De skulle gerne blive omkring udarbejdelse af løsninger interesseret i at hjælpe ift. til udfordringer. Altså en anden identificering af mulige måde, hvor virksomheder og samarbejdspartnere inden for kommunen investere i forløbet. forskellige områder. 10 Kompetence til Indkøbskoordinator Susanne Jeppesen, sbj@thisted.dk, Oprette samarbejde ift. Pr. telefon eller mail som dialog Indkøb skal være informeret Vigtigt at have dem med fra starten, så Projektlederen i de projektgruppen indkøbsprojektet samt udarbejde indledende. Evt. et møde for løbende omkring projektet, allerede når fokusområde er valgt og respektive kommuner aftale ift. kompetencer der er uddybelse bidrage med deres kompetencer projektet sættes i gang. nødvendige for gennemførelse. og være med i det endelige udbud. 11 Kompetence til Erhvervskonsulent Peter Brandt Larsen, Oprette samarbejde ift. Pr. telefon eller mail som dialog Erhvervsafdelingen skal være Informeres ved igangsættelse af Projektlederen i de projektgruppen pbl@thisted.dk, inddragelse af leverandører, indledende. Evt. et møde for med ift. bindeleddet og viden til projektet, så et samarbejde oprettes respektive kommuner hjælp hertil samt inspiration til, uddybelse markedet. Deres input kan være herom. hvordan det bedst kan lade sig relevante lige fra starten. gøre. Side 81

82 Bilag 1.12: Eksempel på kommunikationsplan Kommunikationsplan Indkøbsprojekt formidling Project NOPII Com.manager LPE Last updated Nr. Type Hvem/navn I relation til Hvem er målgruppe for indkøbs-projektet kommunikationen Kontaktperson Navn og kontaktoplysninger på kontaktperson(er) hos interessenten Hvad Hvad er budskabet? Hvor Mediet eller stedet hvor kommunikationen skal foregå Hvordan På hvilken måde, dialog, møde, mail, pressemeddelelse etc. Hvilken effekt Hvornår Ansvarlig Hvad vil vi opnå at interessenten Specificer ift. faser/milepæle Hvem i projektgruppen er gør som følge af kommunikationen? i projektet samt deadline for ansvarlig for, det sker? udførelsen 1 medarbejder Sygeplejersker, SSA For ældreområdet vil det være hjemmeplejeledere og FTR for Orientering og inddragelse i arbejdsprocesser, da Dialogen skal tages på MED møder sygeplejen og FOA, der orienteres. I velfærdsteknologiske løsinger går Psykiatri og handicap området ind og ændrer på arbejdsgange. indrages Udviklingsleder Jytte Birk med Afdelingscehf Britta Brun- Schmidt me dpå CC 2 kunde Pårørende Hjemmeplejelederne og evt. visitationen er behjælpelige med at identifisere de pårørende til de berørte borgere Velfærdsteknologiske løsninger forringer ikke serviceniveauet, men ændrer måden hvorpå serviceydelser leveres på. Har en høj sikkerhed driftsmæssigt. møder Både mundtlig og skriftlig Face to face møder, stormøder, pjece/folder Pårørende skal vær emed til at kommunikation om de nye tiltag bakke om om de nye tiltag og sikre at det fungere i hjemmet.. Samt sekundært "sprede det gode rygte.." Medarbejderne skal bakke op om De skal idndrages i Projektlederen nye arbejdsgange og processer. analysefasen ift. De skal være en erfarings- og undersøgelse af nuværende videnkilde ift. implementer. arbejdsprocesser. På samme tid skal de høres i funktionsbeskrivelsen ift. udbuddet og være en udøvende del af implementeringsfasen. Pårørende inddrages inden implementeringen. Kan også være en del af borgernærundersøgelse i analysefasen, hvor de kan inddrages omkring funktionsdelen af løsningen. Personen der laver borgerundersøgelsen, projektlederen 3 kunde Borgere Visitationen og de enkelte medarbejdere der kommer i hjemmene 4 myndighed Myndighedsafdelingen Leder Birgit Kærgaard/ Chefgruppen i sundhedsforvaltningen Samme budskab som til pårørende. Informeres om projektets endelige målgruppe og løsning 5 myndighed Sundhedsudvalget Forvaltningschef Dorthe Jende Indførsel af velfærdteknologi kan gi frihed til borgern - orienteringssag Borgerne høres i forb. m. møde m. borgeren - Skriftiftlige borgerundersøgelse..af dette henvendelser..borgeren skal også laves en opsummering til brug for revisisteres i forhold til nuværende infor lokalt i alle kommuner sundhedsydelser Chefgruppemøde om onsdagen PP præsentation Ledelsesmæssig fornakring og dermed commitment til løsning og proces Sundhedsudvalgtmøde Deltagelse på udvalgsmøde En accept af løsningen, tiltaget og den favre nye verden, hvor totalomkostnings begrebet sætte i spil ve daktuelle vareindkøb Borgerne skal føle sig trygge ved Borgerne inddrages i projektlederen den nye løsning og på samme tid borgerundersøgelsen under informeret. Vigtigt at så vidt analysefasen, men også igen mulig at fastholde være en vigtig brik ift. borgertilfredsheden. implementering. snarest Projektlederen i de respektive kommuner Sundhedsudvalget orienteres Forvaltningschef og efter aftale med Projektlederen chefgruppen 6 samarbejdspartner Ældrerådet Forvaltningschef Dorthe Jende, Afdelingschef for Plje & Seniorservice Thomas Palner 7 samarbejdspartner Handicaprådet Samme procedure som ovenfor hvor det er Handicap- og Psykiatrichefen, der er med på møderne. 8 myndighed Forvaltningschefgruppen Henrik kruse sammen me dkommunaldirektør 9 Leverandør Vesthimmerlands erhvervsråd Orienteringssag mhp accept af en Ældrerådmøde evt. formøde med PP præsentation Det er vigtigt at rådet bakker op Rådet inddrages når der er Projektlederen i anden tilgang til borgeren uden formanden nødvendigvis en om ændringerne, da de er målgruppens stemme. konkrete planer, beregninger og beskrivelser af serviceforringelse Orienteringen skal dermed også konsekvenserne. sikre, at de forstår planerne, formålet og virkningerne ved implementeringen. " " " " " " Orientering samt afgørelse om behov for behandling i byråd også afgørelse om hvem der endeligt skal godkende bevilling til investering, ændrede arbejdsgange og at indkøb kan foregå organisatorisk med påvirkelse af flere områder. Derudover skal de se en fordel ved indkøbet samt en sammenhæng med den overordnede indkøbspolitik. inddrages når der er Projektleder og konkrete planer, beregninger forvaltningschef og beskrivelser af konsekvenserne. Side 82

83 Bilag 1.12: Eksempel på kommunikationsplan Nr. Type I relation til indkøbs-projektet Hvem/navn Hvem er målgruppe for kommunikationen 1 medarbejder Sygeplejersker, SSA, SSH Kontaktperson Navn og kontaktoplysninger på kontaktperson(er) hos interessenten Centerchef og sekretær 2 kunde Pårørende Repræsentanter af pårørende til borgere, hvor løsningen skal implementeres. Visitationen vil være behjælpelig her (se nedenfor). Hvad Hvad er budskabet? Orientering og inddragelse i arbejdsprocesser, da velfærdsteknologiske løsinger går ind og ændrer på arbejdsgange. Velfærdsteknologiske løsninger forringer ikke serviceniveauet, men ændrer måden hvorpå serviceydelser leveres på. Hvor Mediet eller stedet hvor kommunikationen skal foregå Hvordan På hvilken måde, dialog, møde, mail, pressemeddelelse etc. Hvilken effekt Hvornår Hvad vil vi opnå at interessenten Specificer ift. faser/milepæle i gør som følge af projektet samt deadline for kommunikationen? udførelsen Dialogen skal tages på MED møder møder Medarbejderne skal bakke op om nye arbejdsgange og processer. De skal være en erfarings- og videnkilde ift. implementer. I sammenhæng med den kontakt, der Infobrev fulgt op af dialog med det i forvejen er med pårørende. omsorgspersonale, som i forvejen har kontakt med borger og pårørende. Pårørende skal bidrage med information ift. brugen af løsningen, men også informeres så der opleves tryghed ift. ændringerne. De skal idndrages i analysefasen ift. undersøgelse af nuværende arbejdsprocesser. På samme tid skal de høres i funktionsbeskrivelsen ift. udbuddet og være en udøvende del af implementeringsfasen. Ansvarlig Hvem i projektgruppen er ansvarlig for, det sker? Projektlederen i de respektive kommuner Pårørende inddrages inden De personer, som i implementeringen. Kan også være forvejen har kontakt med en del af borgernærundersøgelse i borger og pårørende. analysefasen, hvor de kan inddrages omkring funktionsdelen af løsningen. 3 kunde Borgere Visitationen og de omsorgspersoner, som i forvejen har kontakt med borger. 4 Politikkere Socialudvalget og Sundhedsudvalget Direktør og centerchefgruppe for Sundhed, Ældre og handicap. Samme budskab som til pårørende. Skal informeres, da de skal tage beslutning ift. ændrede arbejdsgange i leveringen af serviceydelser samt de påvirkninger det evt. vil have på kvalitetsstandarder i kommunen. Borgerne skal høres ifm. borgerundersøgelsen, men også orienteres og informeres omkring resultaterne efterfølgende. Derudover er det vigtigt, at ændringen i leveringen af serviceydelsen som et resultat af indførelsen af løsningen. infobrev fulgt op af dialog med det omsorgspersonale, som i forvejen har kontakt med borger Borgerne skal føle sig trygge ved Borgerne inddrages i den nye løsning og på samme tid borgerundersøgelsen under informeret, så de ikke bliver analysefasen, men også igen være overraskede. en vigtig brik ift. implementering. På SUU og SOU møder. møder SOU og SUU skal være med til at SSU inddrages når der er konkrete ændre tankegangen ift. brug af funktionsbeskrivelser, økonomiske hjælpemidler. De skal informeres, beregninger og konkret løsning på så de kan se, at det vil give mening at visitere til et hjælpemiddel for at løse en plads. Dvs. de skal tage beslutning inden implementering kan igangsættes. udfordring frem for at visitere mere tid. Personen der laver borgerundersøgelsen samt projektlederen. Projektlederen i de respektive kommuner 5 Politikkere Økonomiudvalget På øk. Udvalgsmøder møder Øk. Udvalget er myndigheden der Øk. Udvalget inddrages når der er Projektlederen i de skal bevillge midler til investeringer. På samme tid er det også dem, der skal tage stilling ift. omrokkering af midler fra personaleomkostninger til hjælpemiddelomkostninger. De er myndigheden, der styrer den overordnede indkøbspolitik. konkrete planer, økonomiske beregninger, konkret løsning på plads. respektive kommuner 6 Ældrerådet og handicaprådet Ældrerådet og Handicaprådet 7 medarbejder Medarbejder i administrationen De fleste sager sendes til høring eller orientering i Ældrerådet og Handicaprådet. Centerchef og sekretær 8 Leverandør Erhvervshus Nord Kommunens kobling til det lokale erhvervsliv. Konsulsent Karen Bagge-Nielsen Det er vigtigt at holde Ældrerådet og På møder i Ældrerådet og handicaprådet orienteret omkring de Handicaprådet ændringer en løsning vil betyde for borgeren ift. området i spil. De skal sikres at serviceniveauet ikke ændres trods en ændring i arbejdsgange. Medarbejderne skal vide at der laves om på procedurerne og sagsgangen. møder CenterMED i social- og CenterMED sundhedsmyndighed og CenterMED i økonomi (indkøb) Det er relevant at signalere, at Via hjemmeside, pressemeddelser og Frederikshavn Kommune arbejder på en ny igennem Erhvervshus Nord. måde ift. indkøb. Det er mere strategisk, og man ligger på til et samarbejde med leverandører omkring udarbejdelse af løsninger til udfordringer. Altså en anden måde, hvor virksomheder og kommunen investere i forløbet. Derudover er det vigtigt at erhvervslivet bliver bekendt med at kommunerne søger nye løsninger, så de kan se ideen i at forretningsudvikle til dette område. Det er vigtigt at rådet bakker op om ændringerne, da de er målgruppens stemme. Orienteringen skal dermed også sikre, at de forstår planerne, formålet og virkningerne ved implementeringen. Medarbejderne skal bakke op om nye arbejdsgange og processer. De skal være en erfarings- og videnkilde ift. implementer. Pressemeddelelser, dialog og møder Erhvervshus Nord skal være med til at sprede budskabet ift. det lokale erhvervsliv, og skabe kontakt når virksomheder virker interessede. De skulle gerne blive interesseret i at hjælpe ift. identificering af mulige samarbejdspartnere inden for forskellige områder. Rådet inddrages når der er konkrete planer, beregninger og beskrivelser af konsekvenserne og når projektet sendes til beslutning i SOU og SUU. Erhvervshus Nord skal inddrages som en samarbejdspartner ift. dialogen med markedet. Her kan det være de har nogle input til hvordan dialogen kan tage form. Projektlederen i de respektive kommuner Projektlederen i de respektive kommuner Projektlederen i de respektive kommuner Side 83

84 Bilag 1.12: Eksempel på kommunikationsplan NOPI I Kom m unikation I nteressentanalyse I ndkøbsprojekt f orm idlin g Positionering af interessenter Nødvendig for gennemførsel Leverandører Lille indflydelse Ældre Råd Handicap Råd Gidsler Eksterne Sundheds udvalg Hjemme- Ressourcer og sygepleje Grå Andre eminencer projekter Vækstforum MED- Fællesudv.alg Hjemmeog sygepleje Klynger Erhvervs råd Stor indflydelse Ikke nødvendig for gennemførsel Gidsler: Skal informeres Stormøder Undervisning Indhente info via skemaer eller interview Ressourceperson: Skal involveres Interview Møder Workshops I arbejdsgruppe Ekst ern int eressent : Skal orienteres Nyhedsbreve Skabe et godt image Ikke nødvendig/lille indflydelse Grå em inence: Skal høres Interview Møder Referencegruppe deltager Side 84

85 Bilag 1.13: Eksempel på nyhedsbrev Side 85

86 Bilag 1.14: Eksempel på invitation til Præsentationsmøde Side 86

87 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj Dialogværktøj Medicin-mestring Side 87

88 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj Dialogværktøj en guide Dialogværktøjet er: -et arbejdsredskab, for dig, der skal forberede dig på et dialogmøde. -en spørgeguide, som kommunerne vil føre dialogen efter. I dialogværktøjet finder du: -de spørgsmål, du, som leverandør, skal forholde dig til og forberede dig på at svare på -de potentielle funktionskrav -egenmestringsprofilerne -den økonomiske baseline Dialogmøderne, vil omhandle besvarelse af de efterfølgende spørgsmål. Du kan finde mere viden om kravene og stille yderligere spørgsmål til kommunerne på: Du finder mere baggrundsviden om NOPII projektet på Side 88

89 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj DIALOGVÆRKTØJ Hvordan forholder en løsning sig til: -Potentielle funktionskrav -Egenmestringsprofiler -Økonomisk baseline En løsning skal ikke kunne leve op til alle krav. Kravene er ikke prioriteret. Det er potentielle funktionskrav. Side 89

90 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj For at borgeren kan opnå en succesfuld proces med medicinen, må følgende funktioner mestres AT FORSTÅ HVORFOR Funktionerne mestres, hvis der kan opnås følgende resultater i forhold til hver enkel funktionsområde Øge en koordineret kommunikation til borger fra almen praksis, sygehus og smerteklinik Øge mulighed for at overskue sygdomskompleks og tilhørende medicinforbrug De effekter, der søges at opnå for borgerne er: Skabe indsigt og overblik Det overordnede effektmål for borgere, der er afhængige af hjælp til medicin AT FÅ FAT I MEDICINEN Øge tilgængeligheden i medicinens placering Minimere barrierer for afhentning af medicinen AT HÅNDTERE MEDICIN OG INDPAKNING Øge indpakningens tilpasning til transport Øge tilgængeligheden i medicin indpakning trods nedsat fingermotorik Fysisk greb om pillerne Øge muligheden for at håndtere medicin trods nedsat fingermotorik AT HUSKE DET TIL TIDEN Øge muligheden for at indtage medicinen til tiden øge chancen for at huske både ude og hjemme Øge muligheden for at identificere medicin, trods nedsat syn Minimere forvirring over forskellige indpakningsforme (dosis, blister, bøtter og glas) Minimere oplevelsen af uoverskuelighed ved store dosis Kognitivt styr på pillerne Øge borgernes livskvalitet Fra medicin håndtering til medicin-mestring AT SIKRE DET ER DET RIGTIGE Øge muligheden for at bevare dagligt overblik over medicinen Reducere risiko for at komme til at blande flere dosis sammen Øge genkendeligheden ift. navne, udseende, farve, mængder, størrelser. Øge sikkerhed for at medicinlister er opdateret Side 90 AT FORBLIVE AKTIV AT FORBLIVE FORBUNDET TIL ANDRE Øge muligheden for kontrol over hele eller dele af processen Øge eller opretholde samme grad af egen-mestring Øge muligheden for at aktivere netværk Sikre autonomi og kompetence Skabe social tryghed

91 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj MULIGHEDSBESKRIVELSE - OPLEVET KVALITET FOR BORGERE Spørgsmål Svar Noter Hvilke af de efterspurgte funktionskrav til effekter vil borgerne særligt opleve, ved brug af løsningen og hvordan? Er der andre afledte effekter, borgerne vil opleve ved brug af løsningen? Hvilke funktionskrav til resultater, adresserer løsningen og hvordan? Er der yderligere resultater borgerne vil opleve? Side 91

92 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj For at skabe et succesfuldt ydelsestiilbud til borgerne, må følgende funktioner tilgodeses Funktionerne tilgodeses, hvis der kan opnås følgende resultater i forhold til hver enkel funktionsområde De effekter, der søges at opnå for systemet, er: Det overordnede effektmål for systemet i relation til medicinydelser REDUCERE OMKOSTNINGER Øge antallet af borgere, der kan blive selvhjulpne Reducere kørselsomkostninger Frigive arbejdstid til andre opgaver Reducere forekomsten af tillægsydelser Minimere omkostninger og øge sundhedsfaglig kvalitet HØJNE SUNDHEDSFAGLIG KVALITET Reducere misforståelser og manglende kommunikation Reducere forekomsten af indlæggelser og genindlæggelser Fra medicin håndtering til medicinmestring Reducere forekomsten af utilsigtede hændelser (UTH er) Side 92

93 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj MULIGHEDSBESKRIVELSE - SYSTEM EFFEKT Spørgsmål Svar Noter Hvilke af de efterspurgte effekter for systemet, vil kommunerne opleve med løsningen? Hvilke andre effekter vil løsningen skabe for systemet? Hvilke funktionskrav til resultater adresserer løsningen og hvordan? Er der yderligere resultater kommunerne vil kunne få? Side 93

94 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj Egenmestringsprofiler Tingene er, som de er. Med en anden løsning, tror jeg godt, jeg ville kunne klare det selv, men jeg har ikke lyst til at undvære hjælpernes besøg. Det irriterer mig, at jeg skal vente hjemme på at hjælperne kommer. Hvis alt var muligt, så ville jeg hellere klare det selv. Side 94

95 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj MULIGHEDSBESKRIVELSE - EGENMESTRINGSPROFILER Spørgsmål Svar Noter -Hvilke egenmestringsprofiler, henvender løsningen sig særligt til? -Den passive -Den socialt afhængige -Den udadvendte -Den dygtige Hvorfor/hvordan? Side 95

96 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj Samlet økonomisk baseline opgjort på 7 kommuner Emne Antal indbyggere Antal borgere, der modtager hjælp til medicin Antal besøg hos borgerne i ugen I alt borgere borgere besøg Antal leverede timer i ugen timer Samlede udgifter i ugen Samlede udgifter om året 3 mio. kr. 156 mio. kr. Udgifter pr. borger om året kr. Antal utilsigtede hændelser i UTH er Side 96

97 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj MULIGHEDSBESKRIVELSE - ØKONOMISK BASELINE Spørgsmål Svar Noter Ca. pris for løsningen borger/år? Yderligere omkostninger for kommunerne? Hvilke økonomiske effekter vil kommunerne opnå med løsningen? Hvilke andre afledte effekter vil kommunerne opnå med løsningen? Efter hvor mange år vil kommunerne opleve en økonomisk positiv effekt? Side 97

98 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj MULIGHEDSBESKRIVELSE - LØSNINGENS SPECIFIKATIONER Spørgsmål Svar Noter Hvordan fungerer løsningen i brug? (beskriv et kort brugsscenarie suppler gerne med billeder/video) Hvilke muligheder er der for individuel tilpasning? Hvornår kan løsningen leveres? Er der planer om videreudvikling af løsningen? Hvad vil løsningen kræve af oplæring og er det en service, der følger med? Hvilke andre forudsætninger, er der for at løsningen kan anvendes? Side 98

99 Bilag 2.0: Eksempel på dialogværktøj Praktik om dialog og møder Dialogmøder den 10. og 11. juni Hvor: Sundhedens Hus, Fyrkildevej 7, 9220 Aalborg Øst Tilmelding på mail: Side 99

100 Bilag 2.1: Eksempel på indbydelse til Informationsmøde INVITATION Har I fremtidens løsning eller idéer til medicin-mestring? 7 nordjyske kommuner er gået sammen om at gennemføre et innovativt indkøbsprojekt omkring medicin-mestring i en ny samarbejdsplatform kaldet NOPII. Projektet udmunder i et tværkommunalt funktionsudbud ved udgangen af Kommunerne leder efter nye innovative løsninger, der kan nedbringe de enorme udgifter, der i dag bruges på hjælp til medicinhåndtering til borgere i eget hjem. I de 7 nordjyske kommuner er der sammenlagt omkring borgere, der modtager hjælp til medicinhåndtering. Der er udarbejdet en økonomisk baseline, der viser, at de offentlige omkostninger til medicinhåndtering årligt ligger i omegnen af 150 mio. kr. for de 7 kommuner tilsammen. Projektets behovsanalyse peger på det store potentiale, der ligger i at fokusere på medicin-mestring fremfor medicinhåndtering. Konkret betyder det, at borgeren skal have de bedst mulige vilkår for at kunne mestre pillerne selv med en oplevelse af, at det er trygt og sikkert selv at håndtere sin medicin. En ny løsning skal således bidrage til at borgeren kan føle sig kompetent til at overskue og håndtere sin egen medicin og dermed blive mere selvhjulpen. INFORMATIONSMØDE Vi ser et stort potentiale i vores problemstilling. Derfor vil vi gerne invitere interesserede virksomheder til et informationsmøde, hvor vi vil formidle de udfordringer, kommunerne står overfor og efterspørger løsninger til. Vi afholder derfor et informationsmøde for virksomhederne og deres innovations- og udviklingsansvarlige. Mødet afholdes den 19. maj kl i Nordkraft, Teglgårdsplads 1, 9000 Aalborg. Tilmelding senest 12. maj til intern projektleder Charlotte S. Jensen: chsj@vesthimmerland.dk DIALOGMØDE Der vil blive afholdt individuelle dialogmøder i uge 23/24, hvor interesserede virksomheder har mulighed for at præsentere og have dialog om konkrete eller mulige fremtidige løsninger med udgangspunkt i kommunernes præsenterede behov. Nærmere detaljer om dialogmøderne offentliggøres på informationsmødet. Med venlig hilsen NOPII NOrdjysk Platform for Innovative Indkøb NOPII er et projektsamarbejde mellem Rebild Kommune, Frederikshavns Kommune, Hjørring Kommune, Aalborg Kommune, Jammerbugt kommune, Thisted Kommune og Vesthimmerlands Kommune. NOPII projektet støttes af Den Europæiske fond for Regional udvikling Nærmere information om projektet findes på hjemmesiden Nopii.vesthimmerland.dk Side 100

101 Bilag 2.2: Eksempel på kommunikationskanaler Eksterne medier: Processio, Dagens Medicin, Wellfare Tech Interne medier: Kommunernes hjemmesider Direkte mail til 9 leverandører Side 101

102 Bilag 2.3: Eksempel på markedskatalog NOPII Markedskatalog juni 2014 Side 102

103 Bilag 2.3: Eksempel på markedskatalog Beskrivelse (se vedhæftet præsentation) Pille karrusel, hvor piller doseres af plejepersonale i de små rum i karussellen. Der kan doseres i flere rum, hvis rummene er for små. Afgiver alarm som påmindelse til borgeren om at tage sine piller. 28 daglige alarmer. Alarmen afstilles ved at karussellen vendes og pillerne hældes ud. Der findes en tipper der kan hjælpe gigtramte. Kan transporteres (men der er risiko for at pillerne vandrer fra rum til rum). Kan kobles på sms og Display viser klokken og tidspunkt for medicin Overvågning of indstillinger kan administreres via hjemmeside. Pris Dispenser: kr. ex. Moms (den dyreste med GSM) Yderligere omkostninger: sim kort, batterier Indhold hemmeligholdt Vurdering positivt Fint med påmindelse og afstemt dosis til de borgere, der kan få gavn af det Vurdering negativt Det er en stor dispenser at tage med i tasken og den er ikke optimal i forhold til transport. Den er ikke nem at dosere pillerne i for plejepersonalet og der er ikke forebygget mod fejl i dosering. Dosis kan ikke tilrettes automatisk Kontakt: Astrid Leisner & Søn Web: Telefon: Levering Klar til levering importeres fra leverandør i Sverige Indhold hemmeligholdt Test/erfaringer Bliver anvendt i Kolding Kommune Side 103

104 Bilag 2.3: Eksempel på markedskatalog Beskrivelse Pilleopbevaring med tilhørende app. Kan tilgodese piller og dosisruller Meget enkel ingen automatik (er dermed ikke et medicinsk udstyr) Hjælpere kan se om medicinen er taget via app opkobling. Kan aflåses Der findes 3 niveauer af app løsninger: Stand alone 1-1 løsning løsning (med cloud) Kan kobles op på FMK: Der er bygget en software ovenpå Opentele (silver Bullit) Nemt for KMD eller andre at gå ind og tage data fra dosecan. (Vil dog gerne at det er kommunerne, der går til KMD) Pris Dåse inkl. 3 års abonnement: Indhold hemmeligholdt 5000 kr. (1700 kr./året) Levering Der er investering på Indhold vej. Klar til hemmeligholdt levering i 4. kvartal af 2014 Test/erfaringer Test i København og Gentofte Indhold 8 stk. hemmeligholdt På plejehjem og beskyttet bolig Forudsætninger integrering med FMK kræver samarbejde med kommunerne Vurdering positivt Kan både anvendes til dosisruller og løse piller Man kan tage låget af og transport bliver nemmere Vurdering negativt Den er ikke nem at dosere pillerne i for plejepersonalet i kassetterne og der er ikke forebygget mod fejl i dosering. Dosis kan ikke tilrettes automatisk Kontakt: Dosesystem Aps, Jesper Ko Web: Telefon: Indhold hemmeligholdt Side 104

105 Bilag 2.3: Eksempel på markedskatalog Beskrivelse (se vedhæftet præsentation) Påminder og doserer de rette dosispakker til rette tid med lyd og lys. I Holland er dispenseren koblet op via GPRS til fælles portal. Portalen får information fra tredjepart og kommunikerer med dispenseren Dispenseren får information om ugeplan for dispensering fra centralt system, så den kan planlægge påmindelse. Doseringspakker bliver åbnet via maskinen. Indhold hemmeligholdt Man bekræfter at man har taget medicinen med fingeren, hånden eller albuen. Hvis ikke bekræftet får plejer besked. Hvis man kontakter portalen, kan man få overført påmindelsen til en app (det kan også sættes op i maskinen) Hvis man skal på weekend, kan man trykke poser ud på forhånd til forbrug i weekenden. Der kan indsamles data om brugere, der kan indgå i kommunens dokumentation Pris 5675 kr. Ex moms. Baseret for at man betaler for at have tilgang til systemet (man betaler ikke for dispenser) Opstarts omkostninger pr kommune: kr. ex. Moms Inkluderer uddannelse af personale, udarbejdelse af protokoller, etablering af kommunikations struktur. Indhold hemmeligholdt Levering Leverance vil foregå via Phillips Danmark i dag anvendes kun i Holland. Tilpasning må forventes. APP til smartphone er udviklet og tilgængelig på dansk Forudsætninger Mobildækning, Hver plejer skal have en tablet med SIM-kort, smartphone eller GSM telefon. Alternativt et Call Center Udvikling Hardware udvikles løbende herunder integration af måling af vitale parametre puls, vægt, iltmætning mm. På softwaresiden pågår udvikling af analyseværktøje til udarbejdelse af dokumentation, supplerende sms.reminder service til brugerens telefon, integration af alarm til dedikerede medlemmer af plejegruppen Vurdering positivt Støtter i at borgeren selvstændigt kan overskue medicin dosering og huske hvornår. Der er taget højde for svage hænder i afstilling af alarm Mulighed for at overvåge idet plejepersonale får besked, hvis ikke alarmen afstilles. Mulighed for at opsamle data om borgere evt. til dokumentation. Vurdering negativt Kan kun håndtere dosis-pakket medicin ikke fleksibelt og minimere målgruppe Indhold hemmeligholdt Hvis man skal ud af huset, skal man trykke poser ud på forhånd og overføre påmindelse til app. Det kræver mere overblik! Test/erfaringer Apparatur og system er CE-mærket og sælges i dag bl.a. I Holland Anvendes i Holland Kontakt: Philips Danmark A/S/Innospence (samarbejde mellem de to firmaer) Web: Indhold hemmeligholdt Telefon: Side 105

106 Bilag 2.3: Eksempel på markedskatalog Beskrivelse (se vedhæftet præsentation) Med udgangspunkt i den samme pille karrusel som fra Astrid Leisner & Søn (dog uden opkobling med sms) > et koncept for dosering af pillerne i karussellens bakke Konceptet er et apparatur, hvor man ved at veje pillerne kan sikre at det er det rigtige antal, der doseres (man skal veje hver enkel pille først, for at definere vægt). Den rigtige fordeling af pillerne sikres ved at, hver bakke har en personlig stregkode, som scannes så man kan identificeres borgeren. Procesprogrammet i apparaturet, finder via borgerens EPJ indtil data i FMK og ved her ud fra, hvilken aktuel dosis, der skal doseres. Man skanner medicin og dernæst anvendes en plast-skabelon, der lægges over kassetten, og sikrer at kun de relevante huller er ledige, for manuel placering af den rette medicin i de rette huller. Der skal således være en plast-skabelon til hver tænkelig doseringskombination. Pris Indhold hemmeligholdt Karrusel ex. moms ca. 400 kr. (uden sms opkobling/sim kort) Doseringsapparatur? Levering Pille karrusellen importeres fra Sverige. Vurdering positivt God idé at forsøge at få mere sikkerhed for kvalitet ind i doseringsopgaven. Der er tænkt en kobling med FMK Vurdering negativt Det virker ikke som den mest effektive eller smarte måde at løse doseringsopgaven på. Det vil formentlig ikke tage mindre tid og der virker lidt uoverskueligt med de mange skabeloner, der skal holdes styr på. Test/erfaringer - Kontakt: Scanbit A/S Web: Telefon: Indhold hemmeligholdt Doseringsapparaturet skal udvikles Forudsætninger Der kræves stregkoder i FMK Udvikling Konceptet er på idéstadie og leverandør anmoder om at kommunerne (NOPII) investerer i udviklingsomkostninger og stiller kompetencer til den tekniske udvikling til rådighed. Leverandør er ikke i besiddelse af dette. Side 106

107 Bilag 2.3: Eksempel på markedskatalog Beskrivelse (se vedhæftet præsentation) BuddyBoard Care er et koncept, der skal udvikles BuddyBoard Care består af en række digitale enheder (10,1 tablets) med 3g-forbindelse. Enhederne indeholder informationer om den enkelte borgers medicin og behandlingsforløb således at borgeren kan administrere sin egen medicinering. BuddyBoard Care hjælper borgeren til at gennemskue, hvilken medicin der skal tages ved at bruge tabletten til at scanne medicin emballagen (den originale) BuddyBoard Care hjælper med en alarm til at minde borgeren om at tage medicinen på det rette tidspunkt. Har man ikke bekræfter at man har taget sin medicin gives besked til plejepersonale BuddyBoard Care vil kunne tilbyde supplerende viden om, hvad borgeren kan gøre for at forbedre sin sygdomssituation. Desuden tilbydes et digitalt forum, hvor borgeren kan skabe kontakt til andre i lignende situation og skabe social støttende netværk via video/chat.. Igennem BuddyBoard Care kan der Indhold også skabes hemmeligholdt video kontakt til plejer BuddyBoard Care anbefaler at man bruger eksisterende løsninger på markedet, for at gøre medicin emballage mere tilgængelig. Fx pilleglas åbnere Pris 4800 kr./borger/året Levering Forventes udviklingstid på ca. 1 år Forudsætninger En online service, bemandet af plejere. Vurdering positivt Det vil helt overflødiggøre doseringsopgaven for plejepersonalet for nogle borgere Det er kompetence opbyggende og gør ikke borgerne svagere. Meget mobil løsning Vurdering negativt Det kræver at man er motiveret og tør håndtere medicinen så selvstændigt Test/erfaringer -Ingen endnu Kontakt: Bunker 43 Web: Telefon: Indhold hemmeligholdt Side 107

108 Bilag 2.3: Eksempel på markedskatalog Beskrivelse (se vedhæftet præsentation) Koncept idé: Tanken med løsningen er at støtte i visitationsprocessen og klæde borgeren på til at kunne håndtere sin egen medicin. Bygger på information fra Medicin.dk. Understøtte visitationen og belyse problemstillinger ved borgerens medicin som kan indgå i vurderingen af borgerens muligheder for mestring eller hvilken type sundhedsfaglig kompetence, der er påkræve. Visuelt medicinkort som værktøj for medarbejdere: Risikosituationslægemidler Instruktionsfilm Kan tabeltten deles, knuses eller opblandes i væske Substitutionsmuligheder med foto af medicinen og tabletter og kaplers størrelser Andre typer pakningsmuligheder Uddannelse af borgere: Tabletløsning med film og info, Indhold der fx hemmeligholdt fortæller hvad man kan læse hvor på medicinæskerne, Hvordan man skal bruge en inhalator, Evt. økonomi og sundhedstilskud Dosering Pris Tabletløsning eller på mobiltelefon, der viser hvilken medicin, jeg skal tage. Baseret på visuelt medicinkort. Videreudviklet under Lev Vel projektet. Forskellige typer af reminder systemer er testet i Lev Vel projektet kunne evt. være et armbånd, der vibrerer og er koblet op på oversigten. Der skal være en integration til FMK eller EOJ systemer. Individuelt tilpasset efter funktionsniveau. Der skal være mulighed for at se, hvordan præparatet også kan se ud/være navngivet Eksempel: Licenspris 2000 kr./borger Levering 1-2 år Forudsætninger - Udvikling - Vurdering positivt Mulighed for opkvalificering af medarbejdere og højnelse af sundhedsfaglig kvalitet Borgerens kompetenceniveau hæves. Vurdering negativt Ligge måske udenfor scope som kommunernes indkøb Test/erfaringer -xxx Kontakt: Dansk Lægemiddel information A/S Web: Telefon: Indhold hemmeligholdt Side 108

109 Bilag 2.3: Eksempel på markedskatalog Beskrivelse Koncept idé på app til medicin påmindelse. Bygger videre på en app., udviklet til at påminde om at tage p-piller. Handler grundlæggende om at digitalisere kontakten mellem apotek, borger og læge og dermed kan familie, hjemmeplejen, kommunen også integreres. Løsningen vil give et overblik over om fru Jensen husker at tage sine piller. Et slags dokumentations-/informations-/logistiksystem med borgeren som den centrale bruger: Features: Intelligent pillehusker med sociale features (det er ofte pårørende, der er mest bekymret for om medicinen bliver taget de udgør en ressource i denne løsning. App otek Receptværktøj Bivirkningsværktøj Patient & Family empowerment Indhold hemmeligholdt Videokommunikation med relevante aktører Backend: Pris Realtime medicintracking Responsiv adfærdsagoritme Eget lokationsnummer Videokommunikationsmodul Komplet indbygget logistik-, produktkatalog, samt ordrehåndteringssystem, der kan integreres med hjælpemiddelcentraler, apoteker mv. Levering Løsningen skal udvikles, hvilket der lægges op til, kræver investering fra kommunernes side. Platform findes allerede med Min P-pille app en. Anslået ½ års udvikling. Indhold hemmeligholdt Forudsætninger Oplæring Vurdering positivt Gøre borgeren til omdrejningspunktet for alle services og integrerer forskellige systemer. Aktiverer ressourcer, som familie og venner omkring borgeren Vurdering negativt Lægger meget ansvar på borgeren og familie Afhjælper ikke udfordringer med at dosere og overskue forskellige pilletyper Indhold hemmeligholdt Test/erfaringer -Ingen endnu Kontakt: Imram Rashid (praktiserende læge) Web: Min p-pille app: Når det er sat i system. 4800/borger pr år (noget skal formentlig være egenbetaling fra borgeren) Telefon: Indhold hemmeligholdt Side 109

110 Bilag 2.3: Eksempel på markedskatalog Beskrivelse (se vedhæftet præsentation) 2 firmaer LT automation og Intelligent systems er gået sammen og har udviklet en koncept-idé for en pakkerobot + speciallavede doseringsmagasiner + dispenser hos borgeren + fleksibel doseringsmetode. Firmaerne er specialister i robotteknologi og intelligente systemer. Løsning: En serve henter oplysninger fra FMK og sender til pakkecentral. Her sorteres og pakkes medicinen med pakkerobot i kassetter. Medicin transporteres fra centrallager til lokallager i den enkelte kommune. Her håndterer sygeplejerske (eller andet plejepersonale) medicinen og tager den med ud til borgeren og sætter kassetten i borgerens dispenser. Denne dosering kan omsorteres, idet dispenser hele tiden opdateres ud fra FMK og bliver først endelig doseret, når borgeren skal tage sin medicin. Sygeplejersken tager overskydende medicin med tilbage til omsortering. Dispenseren påminder borgeren om hvornår medicinen skal tages. Dispenser sender besked til server, hvis ikke det bekræftes at medicinen tages. Pris 68 mio. kr. /året Årlig udgift pr borger over 3år ved 8200 borgere: kr. Pris pr borger ved afskrivning over 3 år og 8200 borgere ca kr./året Levering mdr. udviklingstid Forudsætninger Indhold hemmeligholdt Vil kræve oplæring og service support tilbydes. Oplæring af superbrugere, service og vedligeholdelsesaftale samt 24/7 teknisk support i hotline er inkluderet i estimatet. Vil kræve et central apotek eller logistik-/distributionscenter, hvor medicinen pakkes. Vurdering positivt Stor besparelse og kvalitetsløft i doseringsprocesserne. Stor fleksibilitet i forhold til reguleringer i FMK. Vurdering negativt Dispenserens interaktion med borgeren skal udvikles kan man tage dispenseren med sig? Kan det lade sig gøre med central lager med medicin? Test/erfaringer -Ingen endnu Kontakt: LT automation/intelligent systems Web: Telefon: Indhold hemmeligholdt Side 110

111 Bilag 2.3: Eksempel på markedskatalog Beskrivelse (se vedhæftet præsentation) Løsningen er en total udlicitering af hjemmeplejens medicinhåndteringsopgaver med en telmedicnisk løsning, der bygger på den eksisterende karrusel til dosering og påmindelse. Et koncept, hvor der er lavet indledende aftale med et apotek om at ville varetage dosering i karruseller. Pris Prisen tager udgangspunkt i et evt. udbud såfremt Nordic Life Care skulle færdiggøre udbuddet i dag. Ca. Kr ,00 pr. borger ved borgere inkl. alt. Svarende til ca. 10 % besparelse i forhold til kommunernes økonomiske baseline. (Nordic Life Care står 100 % for medicin mestringen hos borgerne) Indhold hemmeligholdt Prisen i et evt. udbud kan reduceres med yderligere ca % (afhængig af arbejdsgang) Batterier til medicin dispenser, sender samt batterier til Reach+ Batterier 1,5 volt medicindispenser kr. 2,82 pr. stk. skiftes en gang om året eller efter behov Sender Reach + Kr. 495,00 holder i 5-7 År eller ca tryk Batteripakke Reach + (6volt) Kr. 139,00 holder til ca. 2 år. Nordic Life Care skifter batterier samt sendere når vi modtager batteri eller sender fejl fra Medicin dispenser eller Reach + Ekstra indmad kr. 150,00 udover de som er med i aftalen Derudover er der ingen driftsomkostninger Udvikling I samarbejde med vores samarbejdspartnere arbejder Nordic Life Care løbende på telemedicin, på en sådan måde at vores kunder kan skabe en uafhængig, tryg og fri tilværelse til deres borgere i kommunen, som samtidig skaber Indhold et godt hemmeligholdt arbejdsmiljø for hjemmeplejen i dagligdagen. Eks. for at opnå den størst mulige reducering i UTH i kommunerne, skal medicinen pakkes i medicindispenseren, af et dosis apotek, dette kræver en udvikling af en robot indsats der funktionelt passer samen Indhold med hemmeligholdt nuværende løsning på dosis apoteket. Dette kræver godkendelser fra apoteker kæden samt sundhedsstyrelsen om håndteringen af dosis medicin samt side dosis, derudover er der speciel medicin som ikke må pakkes i medicin dispenser som skal direkte fra emballage til mund. Levering Telemedicin kan leveres nu. Dog skal vi gøre opmærksom på at der skal indkøbes komponenter til produktion af 8200 af hver enhed hvilket naturligvis først vil blive indkøbt ved kontraktens indgåelse. Installation vil udføres i henhold til godkendt implementeringsplan fra begge parter. Forudsætninger Indhold hemmeligholdt I Nordic Life Care ser det som en naturlig del af en kontrakt at alle parter herunder borger og personale får en grundig oplæring i telemedicin, og vil naturligvis være en del af kontrakten. Vurdering positivt Interessant med en telemedicinsk løsning og samarbejde med apoteker. Vurdering negativt Det kræver stadig en del godkendelser Hvor stor en kvalitetsforbedring, vil borgeren opleve? Test/erfaringer Ingen endnu Kontakt: Nordic Life Care/Tyne tec. Ltd Web: Telefon: Indhold hemmeligholdt Side 111

112 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer Potentiale - Livskvalitet - Sundhedsfaglig kvalitet - Omkostninger IMPROVE B. Udbud på løsninger der reducerer behovet for hjælp: Rette kompetencer og ressourcer til rette behov Funktionsudbud på kompetence opbyggende og ressourcemobillieserende løsninger, der kan styrke egenmestrings-kompetencer hos de stærkeste borgere, og forebygger at de kommer ind i hjemmeplejens system og opbygge kompetencer hos medarbejdere. INNOVATE C. Udbud på udvikling af en helt ny medicin service: Fra apotek til borger Funktionsudbud på OPI projekter, der har til formål at optimere og forbedre hele medicinhåndteringsprocessen og binde doseringsløsninger sammen med løsninger til påmindelse og medicin-tagning, individuelt tilpasset egenmestringsprofilerne, A. Udbud på løsninger, der supporterer hjælp og øge kvaliteten: Rette medicin til rette tid Funktionsudbud/indkøb af eksisterende løsninger, der kan gøre borgere, med lettere fysiske og kognitive udfordringer, selvhjulpne i forhold til selvstændigt at mestre at huske -og at tage sin medicin i og uden for hjemmet. Side 112 OPERATE IMPROVE Tid/realiserbarhed

113 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer Potentiale - Livskvalitet - Sundhedsfaglig kvalitet - Omkostninger IMPROVE B. Udbud på løsninger der reducerer behovet for hjælp: Rette kompetencer og ressourcer til rette behov Funktionsudbud på kompetence opbyggende og ressourcemobillieserende løsninger, der kan styrke egenmestrings-kompetencer hos de stærkeste borgere, og forebygger at de kommer ind i hjemmeplejens system og opbygge kompetencer hos medarbejdere. INNOVATE C. Udbud på udvikling af en helt ny medicin service: Fra apotek til borger Funktionsudbud på OPI projekter, der har til formål at optimere og forbedre hele medicinhåndteringsprocessen og binde doseringsløsninger sammen med løsninger til påmindelse og medicin-tagning, individuelt tilpasset egenmestringsprofilerne, A. Udbud på løsninger, der supporterer hjælp og øge kvaliteten: Rette medicin til rette tid Funktionsudbud/indkøb af eksisterende løsninger, der kan gøre borgere, med lettere fysiske og kognitive udfordringer, selvhjulpne i forhold til selvstændigt at mestre at huske -og at tage sin medicin i og uden for hjemmet. Side 113 OPERATE IMPROVE Tid/realiserbarhed

114 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer A. Rette medicin til rette tid Løsningsmuligheder Løsninger kan være helt simple medicindispensere, der minder borgeren om at tage medicinen til rette tid og doserer den rette mængde/type medicin. Andre har mere avancerede funktioner, der fx kan tilbyde online logning, så det kan overvåges og dokumenteres om medicinen tages samt videokommunikationsmuligheder ved behov for hjælp. Prisen varierer naturligvis derefter. Der er set priser fra 400 kr./borger. til kr./borger/år. (Hertil kommer følge-omkostninger i form af simkort, evt. vagtcentral og kommunal system-administration.) Løsningerne findes markedet - de mere avancerede løsninger, kræver mindre tilpasnings-/udviklingsaktiviteter. Funktioner Dispenser med smskobling + logningsmulighed Dispenser med smskobling + logningsmulighed + videokommunikation Dispenser med sms-kobling Indhold hemmeligholdt Dispenser Pris Side 114

115 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer A. Rette medicin til rette tid Medicinopgavens 7 procestrin set fra borgerens perspektiv Visitation Anskaffelse Dosering Opbevaring Fremfinding/ påmindelse Indtagelse og kontrol Oprydning og klargøring Bestilling Levering & modtagelse Dosering Opbevaring Påmindelse Givning Bortskaffelse Medicinopgavens 7 procestrin set fra systemets perspektiv Antal borgere borgere Udgifter pr. borger om året kr. Den passive borger Den socialt afhængige borger Den udadvendte borger Den dygtige borger Heraf udgifter pr. borger om året til dosering Heraf udgifter pr. borger om året til påmindelse og givning kr kr. Antal utilsigtede hændelser i UTH er Side 115

116 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer A. Rette medicin til rette tid Problemstillinger og forventede effekter Borgere med fysisk og kognitive udfordringer, har svært ved at overskue og huske samt fysisk håndtere medicinen. Øge fysisk greb om og kognitivt styr på pillerne Øge trygheden for at få den rette medicin til rette tid Mange samtidige opmærksomheder for plejepersonalet ved besøg og mangel på støtte, øger risiko for utilsigtede hændelser (UTH er) Reducere forekomsten af utilsigtede hændelse (UTH er) Reducere omkostninger ved indlæggelser/genindlæggelser Afhængighed af hjælp, begrænser borgernes oplevelse af autonomi og selvhjulpenhedsgrad. Øge eller bevare autonomi og selvhjulpenhedsgrad Øge frihed fra hjemmet Øge frihed til selv at bestemme sengetider Hjælp til medicinhåndtering sætter uhensigtsmæssig struktur for hjemmeplejens planlægning. Øge muligheden for optimal anvendelse af plejeressourcer Øge muligheden for fleksibel tilrettelæggelse af kørelister og mødetider Hjælp til medicinen nødvendiggør besøg hos borgeren Reducere kørselsomkostninger Frigive arbejdstid (til andre opgaver) Reducere forekomsten af tillægsydelser Øge rationalet og fokus på andre egenmestringspotentialer (redde seng/tømme postkasse) Hjælpen til borgeren er tilrettelagt ud fra plejeplaner og ikke behovet for hjælp Øge tilgængeligheden til hjælp, når behovet opstår Minimere risiko for at problemer vokser som følge af ventetid. Øge tryghed og egenmestringsmotivation Side 116

117 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer Potentiale - Livskvalitet - Sundhedsfaglig kvalitet - Omkostninger IMPROVE B. Udbud på løsninger der reducerer behovet for hjælp: Rette kompetencer og ressourcer til rette behov Funktionsudbud på kompetence opbyggende og ressourcemobilieserende løsninger, der kan styrke egenmestrings-kompetencer hos de stærkeste borgere, og forebygger at de kommer ind i hjemmeplejens system og opbygge kompetencer hos medarbejdere. INNOVATE C. Udbud på udvikling af en helt ny medicin service: Fra apotek til borger Funktionsudbud på OPI projekter, der har til formål at optimere og forbedre hele medicinhåndteringsprocessen og binde doseringsløsninger sammen med løsninger til påmindelse og medicin-tagning, individuelt tilpasset egenmestringsprofilerne, A. Udbud på løsninger, der supporterer hjælp og øge kvaliteten: Rette medicin til rette tid Funktionsudbud/indkøb af eksisterende løsninger, der kan gøre borgere, med lettere fysiske og kognitive udfordringer, selvhjulpne i forhold til selvstændigt at mestre at huske -og at tage sin medicin i og uden for hjemmet. Side 117 OPERATE IMPROVE Tid/realiserbarhed

118 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer B. Rette kompetencer og ressourcer til rette behov Løsningsmuligheder Løsningerne i dette område, er designet med henblik på at klæde borgerne, de pårørende og medarbejderne bedre på til at kunne mestre at håndtere medicin. Det er løsningerne, der fx er koblet op på en vidensdatabase, som Medicin.dk og som gør denne viden let tilgængelig for brugerne. Brugerne bliver således klædt på i forhold til at kunne kende medicinen (selv om den har skiftet navn eller udseende) vide mere om bivirkninger osv. Løsningerne er mobile og nemme for brugerne at tage med rundt. Samtidig har disse løsningerne funktioner, der støtter borgeren med de lette kognitive udfordringer som at huske at tage den medicinen på det rigtige tidspunkt. En løsning involverer de pårørende i dette, ved at give disse en mulighed for at følge med i om medicinen bliver taget, og kan dermed give en hjælpende påmindelse, hvis det skulle glippe. Løsningerne er på konceptniveau, men vil kunne udvikles indenfor horisont af et funktionsudbud. Pris niveau kr/borge/år Indhold hemmeligholdt Side 118

119 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer B. Rette kompetencer og ressourcer til rette behov Medicinopgavens 7 procestrin set fra borgerens perspektiv Visitation Anskaffelse Dosering Opbevaring Fremfinding/ påmindelse Indtagelse og kontrol Oprydning og klargøring Bestilling Levering & modtagelse Dosering Opbevaring Påmindelse Givning Bortskaffelse Forebygge at borgere kommer ind i plejesystemet og sikrer opretholdelse/forbedring af kompetencer Medicinopgavens 7 procestrin set fra systemets perspektiv Antal borgere Udgifter pr. borger om året borgere kr. Den passive borger Den socialt afhængige borger Den udadvendte borger Den dygtige borger Heraf udgifter pr. borger om året til dosering Heraf udgifter pr. borger om året til påmindelse og givning kr kr. Antal utilsigtede hændelser i UTH er Side 119

120 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer B. Rette kompetencer og ressourcer til rette behov Problemstillinger/muligheder og forventede effekter Borgere med lettere kognitive udfordringer, har svært ved at overskue og huske at tage deres medicin, der skifter udseende og navn. Øge trygheden for at få den rette medicin til rette tid Øge muligheden for at have kognitivt styr på pillerne Øge borgerens viden om medicin og dens virkning Fremtidens borgere vil i højere grad tage ansvar, være vidende og informationssøgende og vil ikke føle sig tilgodeset med hjælpemidler, der ikke støtter op om mulighed for at kunne dette. Øge eller bevare autonomi og selvhjulpenhedsgrad. Øge mulighed for at borgeren kan medvirke til at forbedre sin sygdomssituation og medicinering. Der er politisk fokus på et nyt velfærdsparadigme - og en udvikling i borgernes krav, der sætter borgeren i fokus og gør disse til medskabere og medejere af fremtidens velfærdsløsninger. Øge borgerens mulighed for at tilpasse hjælpen, så de kan blive ved at leve netop det liv, der er meningsfyldt for dem. Øge mulighed for at mobilisere ressourcer omkring borgeren, der Reducere antallet af borgere, der kommer ind i plejesystemet Medicineringsbehovet bliver mere komplekst, og der stilles stadig større krav til personalets kompetencer Øge personalets kompetencer omkring medicin Borgere og personale oplever store udfordringer ved manglende sammenhæng mellem systemer Øge sammenhæng mellem kommunale og regionale omsorgssystemer Side 120

121 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer B. Rette kompetencer og ressourcer til rette behov Problemstillinger/muligheder og forventede effekter Hjælp til medicinen nødvendiggør besøg hos borgeren og tid til dosering Frigive arbejdstid (til andre opgaver) Reducere kørselsomkostninger Reducere forekomsten af tillægsydelser Øge rationalet og fokus på andre egenmestringspotentialer (redde seng/tømme postkasse) Mange samtidige opmærksomheder for plejepersonalet ved besøg og mangel på støtte, øger risiko for utilsigtede hændelser (UTH er) Reducere forekomsten af utilsigtede hændelse (UTH er) Reducere omkostninger ved indlæggelser/genindlæggelser Hjælp til medicinhåndtering sætter uhensigtsmæssig struktur for hjemmeplejens planlægning. Øge muligheden for optimal anvendelse af plejeressourcer Øge muligheden for fleksibel tilrettelæggelse af kørelister og mødetider Hjælpen til borgeren er tilrettelagt ud fra plejeplaner og ikke behovet for hjælp Øge tilgængeligheden til hjælp, når behovet opstår Minimere risiko for at problemer vokser som følge af ventetid. Øge tryghed og egenmestringsmotivation Side 121

122 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer Potentiale - Livskvalitet - Sundhedsfaglig kvalitet - Omkostninger IMPROVE B. Udbud på løsninger der reducerer behovet for hjælp: Rette kompetencer og ressourcer til rette behov Funktionsudbud på kompetence opbyggende og ressourcemobilieserende løsninger, der kan styrke egenmestrings-kompetencer hos de stærkeste borgere, og forebygger at de kommer ind i hjemmeplejens system og opbygge kompetencer hos medarbejdere. INNOVATE C. Udbud på udvikling af en helt ny medicin service: Fra apotek til borger Funktionsudbud på OPI projekter, der har til formål at optimere og forbedre hele medicinhåndteringsprocessen og binde doseringsløsninger sammen med løsninger til påmindelse og medicin-tagning, individuelt tilpasset egenmestringsprofilerne, A. Udbud på løsninger, der supporterer hjælp og øge kvaliteten: Rette medicin til rette tid Funktionsudbud/indkøb af eksisterende løsninger, der kan gøre borgere, med lettere fysiske og kognitive udfordringer, selvhjulpne i forhold til selvstændigt at mestre at huske -og at tage sin medicin i og uden for hjemmet. Side 122 OPERATE IMPROVE Tid/realiserbarhed

123 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer C. Fra apotek til borger Løsningsmuligheder Løsningerne på dette område tilbyder en helt ny medicin service. Løsningerne set, tager forskellige afsæt og man kunne forestille sig endnu flere ville opstå ved et udbud. Der er løsninger der tager udgangspunkt i automatisk dosering via en robot, som hurtigt og sikkert kan fordele medicin i dertil indrettede dispenseringsmaskiner. Desuden med en opkobling til FMK, således at doseringen kan ændres og tilpasses løbende hos borgeren. Indhold hemmeligholdt Der var også en løsning, der tog udgangspunkt i et samarbejde med et apotek, som var villige til at dosere direkte i dispenseringsmaskiner. Et af disse løsningskoncepter var udviklet på baggrund af NOPII s oplæg til Informationsmødet, derfor er det rimeligt at tro, at andre koncepter også vil kunne udvikles for at realisere dette potentiale. Pris niveau er for tidligt at vurdere. Side 123

124 Bilag 2.4: Eksempel på analyse af strategiske udbudspotentialer C. Fra apotek til borger Medicinopgavens 7 procestrin set fra borgerens perspektiv Visitation Anskaffelse Dosering Opbevaring Fremfinding/ påmindelse Indtagelse og kontrol Oprydning og klargøring Bestilling Levering & modtagelse Dosering Opbevaring Påmindelse Givning Bortskaffelse Medicinopgavens 7 procestrin set fra systemets perspektiv Antal borgere borgere Udgifter pr. borger om året kr. Den passive borger Den socialt afhængige borger Den udadvendte borger En individuelt tilpasset løsning, der tilgodeser individuelle borgerbehov Den dygtige borger Heraf udgifter pr. borger om året til dosering Heraf udgifter pr. borger om året til påmindelse og givning Antal utilsigtede hændelser i kr kr UTH er Side 124