www.nyidanmark.dk Digitaliseringsstrategi 2010-2013 Juni 2010
1
Indhold Kapitel 1 - Om strategien 2 1.1 Ledelsesresumé 2 1.2 Læsevejledning 4 1.3 Sammenhæng med tidligere strategier 5 1.4 Erfaringer og læringspunkter fra det hidtidige arbejde med digitalisering 5 Kapitel 2 - Tendenser og udfordringer 8 2.1 Regeringsgrundlaget 8 2.2 edag3 8 2.3 Fælles standarder og tværoffentligt samarbejde 8 2.4 Statens It 9 2.5 Professionalisering af arbejdet med it-projekter i Staten 9 2.6 Grøn it 10 2.7 Gebyrer på udlændingeområdet 10 2.8 Informationssikkerhed 10 Kapitel 3 Ministerområdets mål 12 3.1 Ministerområdets overordnede forretningsmål 12 3.2 Vision, mission og værdier for digitaliseringsarbejdet 13 Kapitel 4 - Forretningsområder og målsætninger 14 4.1 Asyl 14 4.2 Besøg 15 4.3 Ophold 15 4.4 Integration 16 4.5 Statsborgerskab 16 4.6 Administration 16 Kapitel 5 - Indsatsområder og handlingsplan 18 5.1 Kundevendt fokus 18 5.2 Samarbejdspartnere 19 5.3 Internationale forpligtelser 19 5.4 Internt 19 5.5 Identitetshåndtering 20 5.6 Strategiens handlingsplan 20 Kapitel 6 - Styringsmodel og organisering 26 6.1 Digitaliseringsafdelingens organisering 26 6.2 Styringsmodel for digitaliseringsindsatsen 27 6.3 Programstyring 28 6.4 Arkitektur 28 6.5 It-udviklingsprojekter 29 6.6 Styring og prioritering af it-vedligehold og -drift 29 6.7 Indkøbs- og leverandørstyringsstrategi 30 6.8 Samarbejdet med andre myndigheder og organisationer 30 2
1
Kapitel 1 - Om strategien Ministerområdet har i en årrække arbejdet med en koncernfælles tilgang til digital udvikling af kundebetjening, interne arbejdsgange og samarbejdsflader til andre myndigheder på udlændinge- og integrationsområdet. Arbejdet er sket sideløbende med den generelle udvikling i retning af øget anvendelse af digitale løsninger i den offentlige sektor. Vi vil fortsætte vores arbejde, udnytte mulighederne og møde de udfordringer, der fortsat er indeholdt i arbejdet med udvikling af digital forvaltning. Dette er ministerområdets tredje digitaliseringsstrategi. Den dækker indsatsområder og projekter for årene 2010-13. Digitaliseringsstrategien omhandler såvel tekniske som mere organisatorisk prægede udviklingsinitiativer. Disse retter sig blandt andet mod at matche og påvirke de igangværende tendenser mod øget centralisering af drift og udvikling af it i Staten, at leve op til Danmarks internationale forpligtelser i EU, og at ministerområdet kan levere sit bidrag til at udvikle og effektivisere den offentlige sektor gennem digitalisering. Aktualiseret af udfordringerne omkring dansk økonomi og de offentlige finanser, er der i ministerområdets strategi lagt særlig vægt på projekter og løsninger som bidrager med kontante effekter. 1.1 Ledelsesresumé Der er for ministerområdet udarbejdet en ambitiøs strategi for de kommende fire år. Strategien beskriver den digitale understøttelse af ministerområdets forretningsmæssige målsætninger. Digitaliseringsstrategien tager højde for de væsentligste udfordringer i ministerområdets rammebetingelser, herunder oprettelse af Statens It og andre centraliseringstendenser af betydning for it-området, samt krav om at digitalisering skal levere et væsentligt bidrag til effektivisering af den statslige sektor. Videre forholder strategien sig til særlige forretningsmæssige betingelser ved strategiperiodens start, herunder udsving i antallet af asylansøgere, stigende sagsomfang, de ændrede regler på visumområdet, understøttelse af gebyrfinansiering og samarbejdet med andre statslige myndigheder om rekruttering af kvalificeret arbejdskraft fra udlandet. På det tværoffentlige område imødekommer strategien målsætningerne i det nuværende regeringsgrundlag om, at der gives en samlet digital adgang til myndighedsdanmark via Nem- Log-in og borger.dk, og at kommunikationen med borgere og virksomheder skal foregå via dokumentboks, som planlagt med edag3. Digitaliseringsstrategien identificerer fem indsatsområder. 2
Figur 1: Digitaliseringsstrategiens fem indsatsområder Samarbejdspartnere Internt Kundevendt fokus Internationale forpligtigelser Indsatsområderne har fokus på ministerområdets væsentligste interessenter: Kunder, Samarministerområdets sagsbehand- bejdspartnere samt medarbejderne og de Interne processer i ling. Samtidig er betydningenen af det internationale område stigende, hvorfor det også er ud- indehol- der en samlet tilgang til håndtering af biografiske-, biometriske- samt andre identitetsoplys- peget som indsatsområde. Det femte og sidste indsatsområde, Identitetshåndtering, ninger med relevans for sagsbehandling og håndtering af ministerområdets s samlede kundegruppe. Digitaliseringsstrategiens fokus på tre interessentgrupper afspejler de særlige forretnings- mæssige betingelser, som er til stede på udlændinge- og integrationsområdet. I forhold til kunderne skal der etableres et løft i det oplevede serviceniveau ved en forbedring af sagsbehandlingstiderne og en effektiv og målrettet kommunikation. Digitalt betyder det blandt anmuligheden for at det udbredelse af digitale services, herunder elektroniske ansøgninger og følge status på egen sag ved login. I forlængelse heraf ligger et fokus på nye digitale komministerområdets kunder. I relation til samarbejdspartnere er udlændinge- og integrationsområdet karakteriseret ved en sagsbehandling, der involverer en række aktører. Dette stiller krav til et tæt samarbej- munikationskanaler, herunder ved oplysninger og undervisning af de, så kunderne oplever én samlet adgang til myndighedsdanmark. Digitalt betyder dette, at der vil blive gjort en aktiv indsats for at skabe enighed om rammerne for udveksling af data og it-understøttede sagsbehandlingsprocesser på tværs af myndigheder. Fokus er primært på direkte integration mellem de forskellige myndigheders sagsbehandlingssystemer. 3
Internt vil ministerområdet fortsat understøtte en smidig, ubureaukratisk og effektiv sagsbedigitalt at automatisere arbejdsgange, ved en fortsat udvikling af det koncernfælles ESDH, ved at tilvejebringe rele- handling, med et højt kvalitetsmæssigt niveau. Dette skal ske ved vant styringsinformation og ved udvidede muligheder for en mere målrettet kontrol med det formål at understøtte en effektiv sagsbehandling. Videre vil vi i stingende grad søge at koor- dinere udrulningen af digital understøttelse med den strømligning af ministerområdets arden løbende implementering af Lean. Det internationale område har stigende forretningsmæssig betydning, og der vil løbende ske implementering af løsninger med snitflader til samarbejdet i EU og Schengen. Det omfatter bejdsgange, der varetages i tilknytning til de forpligtigelser ministerområdet har på fælleseuropæisk niveau på eksempelvis visumomimplementering af opholdskort med biometriske oplysninger samt løbende aktiviteter i internationalt regi, herunder kommende forpligtelser i forbindelse med det danske EU- rådet, formandskab i 2012. Det sidste indsatsområde, identitetshåndtering, er af afgørende betydning for udlændingefor sagsbehandlingen, at der foretages en korrekt fastlæggelse området, hvor det er vigtigt af identiteter samt fastholdelse og vedligehold af denne over tid. Endvidere er identitets- håndtering en vigtig del af fundamentet for samarbejdet med andre myndigheder. Indsatsommed andre nationale og inter- rådet forudsætter således et tæt samarbejde og koordination nationale myndigheder. 1.2 Læsevejledning Digitaliseringsstrategien er opdelt i seks kapitler: Figur 2: Digitaliseringsstrategiens seks kapitler Kapitel 1 Om strategien Kapitel 6 Styringsmodel og organisering Kapitel 2 Tendenser og udfordringer Digitaliseringsstrategien 2010-2013 Kapitel 5 Indsatsområder og handlingsplan Kapitel 4 Forretningsområder og målsætninger Kapitel 3 Ministerområdets mål 4
Kapitel 1 - Om ministerområdets strategi. Indeholder ledelsesresumé, introduktion til digitaliseringsstrategien, læsevejledning, beskrivelse af sammenhæng til ministerområdets tidligere digitaliseringsstrategier, opsamling af erfaringer fra det hidtidige arbejde, som kan udnyttes fremadrettet. Kapitel 2 - Tendenser og udfordringer. Beskrivelse af udviklingstræk af relevans for den fireårige strategiperiode. Det omhandler blandt andet regeringsgrundlagets anbefalinger vedrørende digitalisering, arbejdet med fællesoffentlige standarder, edag3, Statens It, krav til informationssikkerhed, grøn it og gebyrer på udlændingeområdet. Kapitel 3 - Ministerområdets mål. Der redegøres for sammenhængen mellem ministerområdets overordnede vision, mission og forretningsmål og arbejdet med digitalisering i strategiperioden. Kapitel 4 - Forretningsområder og målsætninger. Beskrivelse af ministerområdets overordnede forretningsområder og de udfordringer, der knytter sig hertil i de kommende års digitaliseringsindsats. Kapitel 5 - Indsatsområder og handlingsplan. Gennemgang af strategiens fem indsatsområder og de underliggende projekter, som er indeholdt i den medfølgende handlingsplan. Kapitel 6 - Styringsmodel og organisering. Beskrivelse af organiseringen af ministerområdets Digitaliseringsafdeling. Gennemgang af den ansvars- og styringsmodel som danner ramme for gennemførelsen af, og samarbejdet om, digitaliseringsstrategien og -handlingsplanen. 1.3 Sammenhæng med tidligere strategier Ministerområdet vedtog i 2004 sin første digitaliseringsstrategi. I den forbindelse blev en koncernfælles it-udviklingsafdeling etableret, og grundstenen til modning af ministerområdets udvikling og indførelse af større it-løsninger blev lagt. I 2007 blev ministerområdets anden digitaliseringsstrategi vedtaget. Fokus var her særligt på udrulning af Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering (ESDH) og udvikling af et nyt identitetsregister for udlændinge, som omdrejningspunkt for videre udvikling af ministerområdets it-understøttelse. Strategien indeholdt samtidig en beslutning om at sammenlægge al it-drift i ministerområdet i én enhed, i sammenhæng med den eksisterende it-udviklingsafdeling og i princippet forberede sig til en mulig outsourcingsituation. Endelig blev det besluttet at foretage modernisering af en række eksisterende it-fagsystemer og komponenter, som grundlag for at kunne bygge ovenpå med nye systemer. Denne tredje strategi overlapper den tidligere med ét år. Igangværende initiativer videreføres og danner grundlag for nye projekter. Strategien adresserer således i sammenhæng EUog lovgivningsprojekter, videreførte projekter fra den tidligere strategi og nye projekter, som er blevet prioriteret af ministerområdets ledelse indenfor den finansieringsramme, som er besluttet. 1.4 Erfaringer og læringspunkter fra det hidtidige arbejde med digitalisering Opsamling af de væsentligste erfaringer fra ministerområdets hidtidige arbejde med it og digitalisering peger på følgende fremadrettede forbedringspunkter: 5
Digitalisering skal tænkes bredt. Planerne for digitalisering skal sammentænke alle elementer af it-udviklingsprojekter og forretningsområder af relevans for ministerområdet. Ministerområdets digitaliseringsstrategi skal således både adressere krav stillet med ny lovgivning og EU-forordninger på udlændinge- og integrationsområdet, samt de initiativer ministerområdet sideløbende iværksætter, for at kunne levere optimal borgerbetjening og effektiv sagsbehandling. Vugge-til-grav tankegang. Der skal sikres den rette balance mellem udvikling, vedligehold og drift af it-fagsystemer og almindelig daglig drift af medarbejdernes it-arbejdspladser for at undgå fremtidige efterslæb på især vedligehold. It skal tænkes som en integreret del af ministerområdets kerneforretning. It og digitalisering er ikke længere blot en støttefunktion, men skal tænkes som en integreret del af ministerområdets arbejde. Ministerområdets it-organisation skal være en aktiv medspiller i forhold til planlægning og udvikling af ministerområdets politikområder, bl.a. ved identifikation af forslag og løsninger til digital understøttelse tidligt i forberedelsen af administrative og lovgivningsmæssige initiativer. Stadig professionalisering af it og digitalisering. Ministerområdet har gennem de seneste år sikret en stadig mere stabil it-driftssituation gennem konsolidering af tekniske driftsplatforme, indførelse af en projektmodel for it-udvikling, og standardprocesser for it-drift, vedligehold og brugerhåndtering. Ministerområdet ønsker at fortsætte denne positive udvikling. Dette har relevans i forhold til ministerområdets overdragelse af it-driftsopgaver og personale til Statens It fra 1. januar 2010, og som en del af ministerområdets målsætning om at påvirke og deltage i arbejdet med principperne for digitalisering på tværs af staten. Positive erfaringer med løbende porteføljestyring. Ministerområdet har gode erfaringer med den porteføljestyring og ledelsesrapportering, der allerede i dag udføres i forhold til ministerområdets it-projektportefølje og -ressourcer. Ministerområdet ønsker at videreudvikle og yderligere professionalisere sig i disse discipliner, herunder koble den løbende porteføljestyring sammen med en årlig revision og eventuel omprioritering af den samlede it-projektportefølje. Stadig fokus på udvikling og effektivisering af leverandørsamarbejdet. Der anvendes overvejende ekstern udviklingsbistand til den tekniske implementering af ministerområdets it-fagsystemer. Ministerområdet arbejder ud fra en flerleverandørstrategi og en målsætning om fortsat at professionalisere sin leverandørstrategi. For at imødegå at reglerne vedrørende udbud og kontrakter bliver stadigt mere ressourcetunge at administrere, er det valgt at gennemføre et samlet rammeudbud af itkonsulentydelser. Udbuddet forventes at give mere fordelagtige timepriser. Digitaliseringsstrategien som målrettet redskab til kommunikation. Digitaliseringsstrategien skal kunne fungere som grundlag for kommunikation om formålet med ministerområdets digitaliseringsplaner til alle relevante målgrupper. 6
7
Kapitel 2 - Tendenser og udfordringer En række rammebetingelser i ministerområdets omverden er med til at sætte dagsordenen for ministerområdets digitaliseringsplaner. Kapitel 2 indeholder en gennemgang af de aktuelt vigtigste statslige politikudmeldinger, udviklingstendenser og udfordringer. 2.1 Regeringsgrundlaget Regeringen vil fortsat fremme udvikling og brug af ny teknologi samt nye arbejdsformer, så Danmark fortsat kan have en international førerposition på digitaliseringsområdet. Det er en målsætning, at digitalisering skal gøre det lettere for borgerne at være i kontakt med det offentlige. Derfor skal det offentlige levere sammenhængende digitale løsninger, som skaber merværdi for borgerne og bidrager til at frigøre ressourcer til velfærdsopgaver gennem effektivisering. Digital kommunikation mellem det offentlige og virksomhederne skal udbredes til alle relevante områder, og al skriftlig kommunikation mellem virksomhederne og det offentlige skal foregå digitalt. Tilsvarende skal borgerne tilbydes mulighed for digital kommunikation med det offentlige senest i 2012. Ministerområdet arbejder indenfor rammerne af disse målsætninger og forventer at kunne leve op til de udmeldte krav. 2.2 edag3 Initiativet edag3 er næste skridt på vejen mod at indfri regeringens målsætning om, at al relevant kommunikation skal foregå digitalt i 2012. Konkret skal følgende tre målsætninger være opfyldt den 1. november 2010: 1. Visuel integration af ministeriernes selvbetjeningsløsninger i den fællesoffentlige portal borger.dk 2. Der skal anvendes NemLog-in i de selvbetjeningsløsninger som det offentlige tilbyder (ny digital signatur) 3. Det skal være muligt for borgere og virksomheder at bruge dokumentboks til kommunikation med det offentlige Ministerområdet vil honorere kravene i edag3 og har igangsat en række aktiviteter for at leve op til målsætningerne. Det sker blandt andet ved at tænke den nødvendige funktionalitet ind i de planlagte itløsninger. 2.3 Fælles standarder og tværoffentligt samarbejde Fra den 1. januar 2008 blev det obligatorisk for alle offentlige myndigheder at anvende en række åbne standarder i nye it-løsninger. Dette omfatter syv sæt af standarder for blandt andet dataudveksling, dokumenter, sikkerhed og tilgængelighed. Disse standarder anvendes i al nyudvikling. 8
Det tværoffentlige referencearbejde i Videnskabsministeriet omfatter en række videns- og teknologi-områder, der vil være centrale i strategiperioden. Ministerområdet vil derfor læne sig op af de erfaringer og den viden, der opsamles her, samtidig med at ministerområdet aktivt vil bidrage til og påvirke udviklingen i det tværoffentlige samarbejde. 2.4 Statens It Som en del af regeringens bestræbelser på at effektivisere den offentlige sektor er Statens It etableret. Det sker ved at samle it-driften for en række ministerområder, herunder dette ministerområde, som pr. 1. januar 2010 har overdraget en stor del af it-driftsopgaver og personale til Statens It. Opgaverne omhandler almindelig drift af medarbejdernes itarbejdspladser samt drift og support af it-fagsystemer. Ansvaret for egenudviklede fagapplikationer - både support og videreudvikling - ligger fortsat hos de enkelte ministerområder. Samarbejdet med Statens It stiller krav til ministerområderne, som fremadrettet skal købe it-driftsydelser efter generelle principper for leverandørstyring, leverandøraftaler og afregning. Der er således behov for en udvikling og professionalisering af organiseringen og de gensidige samarbejdsrelationer. Blandt andet vil brugerbetjeningen blive håndteret af en central Service Desk hos Statens It, som bliver brugernes nye kontaktpunkt, ligesom det overordnet er målet at harmonisere it-anvendelsen på tværs af de involverede myndigheder. Sigtet hermed er at skabe grundlag for en mulig udvidelse af deltagerkredsen af ministerområder. En udvidelse planlægges gennemført fra 2012. En yderligere udfordring, som skal håndteres, er etablering af et setup for implementering og idriftsættelse af nye itfagsystemer, som udvikles i regi af de enkelte ministerområder. 2.5 Professionalisering af arbejdet med it-projekter i Staten Regeringen har, på baggrund af anbefalinger fra en tværministeriel arbejdsgruppe, besluttet at gennemføre en række initiativer vedrørende bedre styring af statslige it-projekter. Tilknyttet arbejdsgruppen har været en rådgivergruppe bestående af personer med erfaring fra gennemførelse af større it-projekter og andre udviklingsprojekter. Der peges på 14 initiativer kategoriseret i tre indsatsområder: Kompetenceløft og fælles metoder på tværs af de statslige it-organisationer Fokus på risikofyldte it-projekter Bedre samarbejde med leverandører og rådgivere Anbefalingerne lægger op til, at der etableres et Ministeriernes Projektkontor i Statens It, som skal udvikle og arbejde med en ny fælles projektmodel tilknyttet en fælles kompetenceudviklingsmodel. Arbejdet med denne model vil blive fulgt tæt og medfører et øget fokus på fortsat professionalisering af projektledere i ministerområdets Digitaliseringsafdeling. Endvidere anbefales det, at der oprettes et statsligt it-projektråd, som skal vurdere større projekters risikoprofiler, foretage kvantitative risikovurderinger og eventuelt anbefale eksterne reviews. Ministerområdet vil være klar til at imødekomme de nye krav, ligesom nye processer vil blive etableret for at håndtere dette. I forlængelse af rapportens anbefalinger vil ministerområdet i sit arbejde tilstræbe følgende: Mindre omfattende kravspecifikationer, løbende evaluering af leverandører og bedre anvendelse af de muligheder, der ligger inden for rammerne af EU s udbudsregler. Initiativerne 9
vil fremadrettet præge forberedelserne af nye digitaliseringsprojekter og sigter blandt andet på at tilvejebringe mere agile projekt- og udviklingsmetoder. Repræsentanter fra ministerområdet har været involveret i arbejdet med rapporten og vil fortsat gøre en aktiv indsats for at blive involveret i den videre udvikling og professionalisering af it-projektarbejdet i staten. 2.6 Grøn it Grøn it omfatter både udvikling, produktion, anvendelse og bortskaffelse af it, og omhandler en fokuseret indsats for at nedbringe strømforbruget og CO 2 -udledningen. En indsats som både er miljøvenlig og økonomisk rentabel. Efter overdragelsen af it-drift til Statens It, vil ministerområdet, ud fra principperne bag grøn it, stille krav til leverede services, påvirke til en grønnere medarbejderadfærd og tænke i innovativ brug af teknologi som eksempelvis øget brug af digitale serviceløsninger, videokonferencer m.v. 2.7 Gebyrer på udlændingeområdet I medfør af aftalen mellem regeringen og Dansk Folkeparti om genopretning af dansk økonomi fra maj 2010 indføres omkostningsdækkende gebyrer for ansøgninger, klager på familiesammenføringsområdet, samt på studie- og erhvervsområdet i 2011. Endvidere skal der ses på mulighederne for brugerbetaling på tolkeområdet. Ministerområdet vil i strategiperioden sikre it-understøttelse af processerne for brugerbetaling, betaling af gebyrer samt tilbagebetalinger med det formål at opnå de mest effektive og brugervenlige arbejdsgange. 2.8 Informationssikkerhed Den centralt udmeldte standard DS 484 har dannet grundlag for ministerområdets arbejde med standardisering og dokumentation af informations- og it-sikkerhed. Regeringen har besluttet, at statslige institutioner skal skifte til en ny standard, ISO 27001, formentlig i 2013. Ministerområdet vil i sit arbejde med it-sikkerhed sikre, at vi også kan leve op til den nye standard. Ministerområdet er afhængigt af, at it-systemerne fungerer sikkert og effektivt. Sikkerheden i informationer og informationssystemer er af stor betydning for den daglige drift. Dette gælder såvel den interne sikkerhed i forhold til ministerområdets medarbejdere som den borger- og virksomhedsrettede sikkerhed. Som nævnt er hovedparten af ministerområdets it-drift fra januar 2010 flyttet til Statens It og hermed også en delmængde af ministerområdets sikkerhedsopgaver. Det betyder, at ministerområdets fremadrettede it-sikkerhedsopgave primært fokuseres omkring ministerområdets forretningsapplikationer, hvor ansvar for udvikling og vedligehold bevares. Målet med ministerområdets informationssikkerhedsarbejde er at beskytte informationer og informationssystemer, uafhængigt af hvor disse måtte forefindes, oparbejdes eller drives. Der vil blive gennemført de nødvendige aktiviteter for at sikre fortrolighed (adgangsstyring), integritet (data er korrekte og pålidelige) og tilgængelighed (fokus på systemers oppetid). Dette sker ved løbende at opdatere og følge op på ministerområdets informationssikkerhedspolitik. 10
For ministerområdets it-sikkerhed vil der i den aktuelle strategiperiode være særligt fokus på den digitale sikkerhed og på såkaldt privathed (på engelsk privacy ), idet ministerområdet i stort omfang håndterer personhenførbare data. I den forbindelse er det vigtigt, at borgere og virksomheder kan have tillid til de services, ministerområdet stiller til rådighed. 11
Kapitel 3 Ministerområdets mål Digitaliseringsstrategien understøtter de strategiske mål for koncernens overordnede forretningsudvikling på udlændinge- og integrationsområdet. I dette kapitel præsenteres disse overordnede forretningsmål i sammenhæng med de strategiske pejlemærker for ministerområdets digitaliseringsindsats. 3.1 Ministerområdets overordnede forretningsmål Digitaliseringsstrategien har til formål at understøtte og realisere de overordnede strategier, der er udarbejdet på ministerområdet. Disse er udarbejdet for at sikre, at ministerområdet har en klare sigtelinjer for ministerområdets udvikling samt en klar profil i forhold til omverden. Både Udlændingeservice og Integrationsministeriet har udarbejdet sådanne strategier: Mission og vision 2009 (Integrationsministeriet) Fortællingen om Udlændingeservice (revideres årligt) Ledelsesfortællingen 2009 (Udlændingeservice) Ministerområdet har endvidere forskellige strategier og handlingsplaner dækkende mere specifikke emneområder. Nogle er generelle og tværgående, andre retter sig mod mere afgrænsede aktiviteter eller specifikke politikområder. Den konkrete udmøntning af strategierne finder sted i de handlingsplaner, der er udviklet separat for de enkelte organisationer. Handlingsplanerne opdateres løbende og indeholder en samlet oversigt over projekter i henholdsvis Integrationsministeriet og Udlændingeservice. Den samlede styring af ministerområdet finder sted i Integrationsministeriet, der har udarbejdet følgende pejlemærker for, hvordan den interne organisering kan understøtte målsætningerne på forretningsområderne. Vision Tager hånd om indvandringen Fremmer fællesskabet Medvirker til vækst Mission Vi vil være kendt for at: Sikre en smidigere og hurtigere adgang for udlændinge til Danmark Give alle mulighed for aktivt medborgerskab Arbejde for ligeværdighed og fællesskab Arbejde åbent, professionelt og med respekt for alle Være en udviklende, effektiv og velfungerende arbejdsplads Værdier Respekt og ligeværdighed Service og åbenhed Innovation og professionalisme 12
Ministerområdets overordnede målsætninger retter sig blandet andet mod at sikre, at der skabes en smidig og ubureaukratisk sagsbehandling på udlændinge- og integrationsområdet, og at der er fokus på ministerområdets centrale rolle i at sikre, at der kommer kvalificeret arbejdskraft til Danmark. Ministerområdet vil fremme fællesskabet ved at sikre, at udlændinge, der kommer til Danmark, får et arbejde og indgår i samfundslivet på lige fod med andre i Danmark. Herudover har der de senere år været fokus på en serviceorientering af kundebetjeningen, ikke mindst i Udlændingeservice, hvor dette har været et centralt omdrejningspunkt for forretningsudviklingen og de mange sager, som behandles her. Serviceorienteringen skal sikre, at der sættes klare og realistiske mål for egen sagsbehandling, at der sker implementering af Lean som et vigtigt princip for det daglige arbejde, ligesom der er målrettet fokus på god ledelse. 3.2 Vision, mission og værdier for digitaliseringsarbejdet I forlængelse af ministerområdets overordnede målsætninger er her formuleret en vision, mission og værdier for arbejdet med digitalisering. Vision for digitaliseringsarbejdet: Vi skaber forretningsværdi gennem digitalisering Mission for digitaliseringsarbejdet: Vi fortsætter arbejdet med at tilbyde vores kunder digital service og adgang til egen sag Vi videreudvikler og styrker vores samarbejde omkring digitalisering med de øvrige myndigheder og interessenter på udlændinge- og integrationsområdet Vi fortsætter arbejdet med at udvikle Digitaliseringsafdelingen og resten af ministerområdet til at være blandt de førende indenfor det offentlige som en professionel og attraktiv digital arbejdsplads Vi bidrager, i samarbejde med LEAN og ministeriets udvikling af kontrolindsatsen, til digitalt at sikre en effektiv, ubureaukratisk og smidig sagsbehandling Vi indgår i, påvirker og lever op til de internationale forpligtelser, som har indflydelse på ministerområdets it-understøttelse Værdier for digitaliseringsarbejdet: Vores løsninger matcher brugernes behov og er intuitivt forståelige Innovative digitaliseringsprojekter forudsætter involvering og bidrag fra alle interessenter Digitalisering er et centralt omdrejningspunkt i politikformuleringen på ministerområdets ressort Det skal være spændende og fagligt udviklende at arbejde med digitalisering Digitaliseringsafdelingens vision, mission og værdier er styrende i forhold til tilrettelæggelse af arbejdet med it-udvikling og -vedligehold, herunder ikke mindst i forhold til samspillet med resten af koncernen. 13
Kapitel 4 - Forretningsområder og målsætninger Ministerområdet varetager en række opgaver på seks overordnede forretningsområder. En forståelse af disse forretningsområder og -opgaver er et væsentligt udgangspunkt for at kunne foretage de rette afgrænsninger af løsninger og indsatser på digitaliseringsområdet, og er dermed nøglen til en effektiv it-understøttelse. Figur 3: Ministerområdets ets seks overordnede forretningsområder Asyl Besøg Ophold Integration Statsborgerskab Administration 4.1 Asyl Asylområdet er karakteriseret ved en oftest længerevarende sagsbehandling og forholdsvis komplekse forretningsprocesser involverende en række såvel interne som eksterne aktører. Sagsbehandlingen på asylområdet varetages af Udlændingeservice, mens en række praktiske opgaver vedrørende indkvartering med videre er placeret hos eksterne operatører herunder Dansk Røde Kors. Afslag på asyl ankes automatisk til behandling i Flygtningenævnet. Endelig er det ministerområdets departement, der behandler ansøgninger om humanitær opholdstilladelse. Varetagelsen af den enkelte sag på asylområdet er omkostningstung, hvilket medfører et stort fokus på effektivitet i sagsbehandlingen. Ministerområdet har derfor udarbejdet en asylhandlingsplan med en række initiativer til afkortning af sagsbehandlingstiden, yderligere aktualiseret af en stigning i antallet af asylansøgninger. Ministerområdet t understøtter sagsbehandlingen på asylområdet med såvel interne sagsbe- handlingssystemer som en række webbaserede samarbejdsløsninger via Udlændinge Informations Portalen (UIP). Digitaliseringshandlingsplanen på asylområdet er ambitiøs. Kernesagsbehandlingen på asylområdet omlægges til fuldt elektroniske sagsgange ved tilpasning af koncernens ESDH- løsning, der også i et vist omfang skal kunne anvendes af ministerområdets nærmeste samar- bejdspartnere. Samarbejdspartnerløsninger på Dublin-området og indkvarteringsområdet skal moderniseres med henblik på effektiv drift og administration samt anvendelse af nye snitfla- der. På dette fundament skal der etableres en mere målrettet og fleksibel Business Intelligence samt tilbydes nye automatiseringer og integrationer til eksterne registre. 14
4.2 Besøg Hvis man som udlænding ønsker at besøge Danmark for en kort periode, og samtidig er statsborger i et visumpligtigt land, skal man have et visum. Ansøgning om visum indgives via repræsentationer i udlandet, hvor en stor andel af sagerne behandles. Repræsentationerne kan dog ikke meddele afslag, ligesom også mere komplicerede sager forelægges for Udlændingeservice. Afslag på visum kan påklages til ministerområdets departement. Herudover varetager politiet indrejsekontrol og kan i visse tilfælde også udstede visum. Som noget nyt er der gennemført en lettere adgang til forretningsbesøg, hvor danske virksomheder digitalt kan blive forhåndsgodkendt til at modtage visumpligtige udlændinge i forretningsøjemed. Der er på besøgsområdet tale om en stor og stigende sagsmængde og en centralisering af it-løsningerne på EU-plan kombineret med en løbende skærpelse af fælles servicemål for sagsbehandlingstider på tværs af Schengenlandene. Digitaliseringshandlingsplanen centrerer sig om effektiv gennemførelse af en række integrationsprojekter til fælles EU-løsninger på besøgsområdet. Det drejer sig primært om det fælleseuropæiske visumsystem, C-VIS, samt VIS-Mail til understøttelse af det konsulære samarbejde, og introduktionen af et fælles Visumkodeks med henblik på fælles retningslinjer og serviceniveauer på tværs af landene. Endvidere skal der integreres til den nye udgave af Schengen Informations Systemet (SIS II). I forlængelse heraf deltager ministerområdet i forarbejdet til et forventet Indrejse-/Udrejse-system med det formål at sikre EU s ydre grænser. Der vil samtidig være et særskilt fokus på bedre muligheder for digital service over for ansøgere og deres danske referencer på besøgsområdet. 4.3 Ophold Opholdsområdet omfatter den sagsbehandling, der knytter sig til ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse i Danmark med henblik på eksempelvis studier, arbejde, praktik, familiesammenføring eller et au pair ophold. Førstegangssagsbehandlingen samt behandling af ansøgninger om forlængelse foregår i Udlændingeservice, og Integrationsministeriets departement står for klagesagsbehandlingen. EU borgere, der flytter til Danmark, skal ikke ansøge om en opholdstilladelse, men anmode om registrering hos en Statsforvaltning, hvis de ønsker at tage ophold i Danmark længere end 3 måneder. På erhvervsområdet er der etableret særordninger og forhåndsgodkendelsesordninger for at styrke Danmarks evne til at tiltrække højtkvalificeret arbejdskraft. På familiesammenføringsområdet er der løbende lovændringer, senest med den kommende introduktion af en indvandringsprøve. Der er et udbredt samarbejde med andre danske myndigheder på opholdsområdet, herunder politiet, statsforvaltningerne og kommunerne. Ministerområdet har valgt at opgradere de mange sagsområder på opholdsområdet med elektronisk sagsbehandling og en mere målrettet og tidstro Business Intelligence. Der udvikles endvidere i strategiperioden et helt nyt grundlag for vilkårskontrol på baggrund af samkøring af en række offentlige registre. Kunderne vil få mulighed for at oprette en digital profil med henblik på digital service og adgang til egen sag. Endelig vil der i kraft af fælleseuropæisk lovgivning skulle introduceres et nyt opholdskort indeholdende digital biometri i form af fingeraftryk og ansigtsfoto. 15