Releasenote til Jobcenter Planner Vejledning ti pr. l Superbrugere 23. april 2012 i HP Helpdesk Version: 1.0 Oprettet af Kirsten Vestergaard Oprettet den 23. april 2012 Godkendt af Erik Hove Godkendt den 23. april 2012
Den 23. april 2012 vil der være foretaget følgende ændringer i Jobcenter Planner: 1. GENERELT I PLANNER... 3 1.1 TIMEOUT... 3 1.2 IKON, DER ANGIVER AT EN AFTALE ER GENTAGET... 3 1.3 OVERFØRSEL AF SAMTALER OPRETTET I ET KOMMUNALT IT-SYSTEM... 3 2. ADMINISTRATION... 3 2.1 OPRETTELSE AF VEJLEDER... 3 2.2 NAVNGIVNING AF SAMTALESKABELONER... 6 2.3 SLETNING AF SAMTALETYPEVARIANTER... 6 3. INDKALDELSER... 6 3.1 UDVIDELSE AF INDKALDELSESSKABELONEN... 6 3.2 ANSVARLIG VEJLEDER FREMHÆVES... 8 3.3 AFRAPPORTERINGSTID VAR MERE END DE FORVENTEDE 10 MINUTTER... 9 3.4 INDKALDELSE AF INAKTIVE UDREJSTE... 9 3.5 MØDESTED PÅ INDKALDELSEN...10 4. HÅNDTERING AF INDKALDELSE MV... 10 4.1 AFHOLDELSESFRIST OVERSKREDET... 10 4.2 MARKERING FOR OVERSKREDET INDKALDELSESFRIST... 10 4.3 ÆNDRINGER PÅ NOTATER... 10 4.4 KALENDERMARKERING AF VEJLEDER, DER IKKE KAN INDKALDES TIL... 10 4.5 REVISIONSLOG OG VISNING AF VEJLEDEROPSLAG... 11 4.6 NYE FELTER PÅ BORGERKORT... 11 Side 2/11
1. Generelt i Planner Ad 1.1 Timeout I produktion sker der meget hurtigt en timeout til stor gene i det daglige arbejde. Vores itleverandør har meddelt, at timeout nu er sat til kun at ske efter 2 timer, hvor der ikke har været arbejdet i modulet. Ad 1.2 Ikon, der angiver at en aftale er gentaget Kalenderen i Planner vil fremover vise, hvis en Outlook-aftale er en gentaget aftale. Det vises med følgende ikon: Ad 1.3 Overførsel af samtaler oprettet i et kommunalt it-system I forbindelse med at samtaler/møder, indkaldt fra et kommunalt system, kan overføres til Jobcenter Planner, er der opstået en fejl i forhold til visning af samtalerne i Planner. I overførslen fra det kommunale system til Planner følger der ikke et teamnavn med. Det betød derfor, at samtalen/mødet i Jobcenter Planner blev placeret på øverste teamniveau, hvor der ikke findes vejledere. Dette medførte, at man ikke kan søge borgeren frem via kalenderen men udelukkende via samtaledetaljer. Fremover vil Jobcenter Planner ved modtagelse af samtaler/møder indkaldt i de kommunale itsystemer placere samtalen i det team, som vejlederen, der skal afholde mødet, tilhører. Er vejlederen med i flere team, vælges det første team (alfabetisk), som medarbejderen tilhører. 2. Administration Ad 2.1 Oprettelse af vejleder Under oprettelse af vejledere er der sket følgende ændringer: Blanktegn fjernes automatisk ved oprettelse af vejleder Fanebladet Arbejdstid er blevet delt i følgende to fanebalde: o Arbejdstid o Pause og det er muligt at kopiere data Blanktegn Ved oprettelse af vejledere har det vist sig, at såfremt der ved vejlederens navn ubevidst blev sat et blanktegn før og/eller efter navnet, gav det senere problemer, når der skulle arbejdes med vejlederen i Jobcenter Planner. Jobcenter Planner vil fremover automatisk slette eventuelle blanktegn. Arbejdstid: I fanebladet Arbejdstid er registreringen af pauser fjernet. Side 3/11
Rådighedstid kan påføres på flere måder: Manuel indtastning af rådighedstid: Rådighedstiden indtastes manuelt for hver dag i ugen. Kopier tiderne fra mandag til alle dage: Da mange vejledere har den samme rådighedstid de fleste af ugens dage, kan man nøjes med at indtaste rådighedstiden for mandag og derefter kopiere denne rådighedstid til ugens øvrige dage ved at klikke på knappen Udfør jf. ovenstående billede. Er rådighedstiden en enkelt dag anderledes, kan denne dag efterfølgende rettes til. Kopier fra en anden vejleder: Hvis vejlederen har samme rådighedstid, som en anden vejleder i jobcentret, kan man finde denne vejleder via drop-down-listen Kopier fra nuværende vejleder. Når drop-down-listen er åbnet, kan vejlederen søges frem ved at begynde at skrive navnet på vejlederen. Når vejlederen er valgt udfyldes rådighedstiden automatisk med denne vejleders rådighedstid. Er rådighedstiden en enkelt dag anderledes, kan denne dag efterfølgende rettes til. Pauser: Pauser skal nu registreres i et selvstændigt faneblad: Side 4/11
Pauser kan påføres på flere måder: Manuel indtastning af pauser: Vælg den ugedag i drop-down-listen Vælg ugedag, hvor der skal registreres en pause. Klik på knappen Tilføj pause, hvorefter der vises felter til indtastning af en pause på denne ugedag: Skal der indtastes mere end en pause på en dag, klikkes igen på knappen Tilføj pause, og der åbnes endnu et indtastningsfelt. Når pauserne for ugedagen er indtastet, vælges næste ugedag, der skal indtastes pauser for Side 5/11
etc. Kopier tiderne fra mandag til alle dage: Da mange vejledere har de(n) samme pauser de fleste af ugens dage, kan man nøjes med at indtaste pauser for mandag og derefter kopiere disse pauser til ugens øvrige dage ved at klikke på knappen Udfør jf. ovenstående billede. Er pauserne en enkelt dag anderledes, kan denne dag efterfølgende rettes til. Kopier fra en anden vejleder: Hvis vejlederen har samme pauser, som en anden vejleder i jobcentret, kan man finde denne vejleder via drop-down-listen Kopier fra vejleder. Når drop-down-listen er åbnet, kan vejlederen søges frem ved at begynde at skrive navnet på vejlederen. Når vejlederen er valgt vises ugens pauser automatisk med denne vejleders registrerede pauser. Er pauserne en enkelt dag anderledes, kan denne dag efterfølgende rettes til. Ad 2.2 Navngivning af samtaleskabeloner Da nogle samtaleskabeloner får meget lange navne, deler de sig i 2 linjer i drop-down-listen ved indkaldelser. Dette gør listen uoverskuelig. Drop-down-listen er derfor gjort bredere. Ad 2.3 Sletning af samtaletypevarianter Det har været muligt at slette samtaletypevarianter, hvor der var knyttet brevvarianter til. Det betød, at selv om samtaletypevarianten var slettet, kunne man fortsat under samtaletyper se de oprettede brevvarianter og hvilke samtaletypevarianter, de var tilknyttet. Dette var dog lidt spøgelsesagtigt, da samtaletypevarianterne ikke eksisterede mere. Fremover kan man ikke slette samtaletypevarianter før end man har slettet de tilknyttede brevvarianter. 3. Indkaldelser Ad 3.1 Udvidelse af indkaldelsesskabelonen Indkaldelsesskabeloner er blevet tilført flere oplysninger, så de harmonerer med de inddateringsmuligheder der findes i de 2 første trin af indkaldelsesprocessen. Indkaldelsesskabelonen er blevet delt i 3 faner: Detaljer Beskeder Online booking Side 6/11
Under fanen Detaljer jf. ovenstående - er der tilføjet følgende nye felter: Samtaletypevariant valgfri Uddybelse af mødeform hvis der er valgt Fællesmøde som mødeform, skal der efterfølgende vælges kapacitet Mødelokale- valgfrit Sagsbehandlere valgfrit Tid til afrapportering feltet er fortsat låst, men i en kommende release vil det blive åbnet med mulighed for, at man selv kan angive den ønskede tid. Indstillinger for frist for afholdelse Her skal i skabelonen vælges blandt de værdier, der findes i indkaldelsens Trin 2: Side 7/11
Fordeling i kalender denne er nu sat op på samme måde som i indkaldelsens Trin 1 - obligatorisk: I fanen Beskeder indskrives den supplerende tekst til brevene, men der kan nu også indskrives en besked til vejlederen, der sendes til vejlederens mail: Data i fanen Online booking er obligatorisk og skal udfyldes: Ad 3.2 Ansvarlig vejleder fremhæves Den ansvarlige vejleder, som også er den, der står som underskriver af brevene, vil fremover være markeret med fed i: Samtaledetaljer Side 8/11
Opfølgningslisten Ad 3.3 Afrapporteringstid var mere end de forventede 10 minutter Planner er sat til automatisk at indlægge 10 minutter mellem møderne til afrapportering. Det har imidlertid vist sig, at Planner i slutningen af et møde lagde 2 X 10 minutter ind. Dette er nu rettet, så der kun regnes med 10 minutter. Ad 3.4 Indkaldelse af inaktive udrejste Det vil fremover være muligt at kunne indkalde borgere, der er CPR-inaktive med årsagen Udrejst. Side 9/11
Ad 3.5 Mødested på indkaldelsen Når der til et mød registreres et mødelokale, der har en adresse påført, skal denne adresse fremgå af indkaldelsen, som det sted borgeren skal møde. Ved en fejl blev teamets adresse altid opgivet som mødested. Denne fejl er nu rettet og mødelokalets adresse opgives. Hvis ikke der er registreret en adresse på mødelokalet angives teamets adresse. 4. Håndtering af indkaldelse mv. Ad 4.1 Afholdelsesfrist overskredet Hvis man indkaldte en person uden at angive afholdelsesfrist blev borgeren i deltagerlisten vist med oplysningen "Frist for afholdelse overskredet". Denne fejl er rettet, og der vises ingen afholdelsesfrist i deltagerlisten. Ad 4.2 Markering for overskredet indkaldelsesfrist Når en indkaldelse er foretaget, skal samtalen i kalenderen markeres med: Når indkaldelsesfristen er overskredet Når indkaldelsesfristen endnu ikke er overskredet. Disse ikoner er ikke altid blevet vist korrekt. Denne fejl er nu rettet. Ad 4.3 Ændringer på Notater Når et notat åbnes, vil der fremover være følgende ændringer: Den vejleder, der har oprettet notatet, vil stå med navns nævnelse frem for tidligere med certifikatnummer. Selve notatfeltet vil være større, så man får vist mest muligt af teksten. Ad 4.4 Kalendermarkering af vejleder, der ikke kan indkaldes til Når en vejleder oprettes, markeres denne for, om der kan ske indkaldelser til vejlederen eller ej. Baggrunden for at oprette en vejleder, der ikke kan indkaldes til, er, at denne kan være en ekstra ressource, når/hvis der kommer fravær hos en anden vejleder. I den situation kan man via kalenderen trække indkaldte møder over til den ekstra vejleder. Selv om vejlederen figurerer i kalenderen, er det ikke ensbetydende med, at alle samtaler kan overflyttes til denne. Vejlederen vil derfor fremover være markeret med et informationsikon ud for navnet. En mouse-over vil fortælle, hvad dette ikon betyder: Side 10/11
Ad 4.5 Revisionslog og visning af vejlederopslag Hver gang en vejleder foretog opslag på en indkaldt samtale/møde lagde der sig i revisionsloggen en række for hver af de indkaldte personer om, at vejlederen havde foretaget opslag. Det betød dermed, at der ved indkaldte møder kunne blive vist rigtig mange linjer med oplysning om, at mødebookingen var tilgået af vejlederen. Dette betød, at revisionsloggen var vanskelig at læse. Oplysningen om, at vejlederen har tilgået mødeindkaldelsen, vises nu kun i revisionsloggen, der findes under Administration. Ad 4.6 Nye felter på borgerkort På borgerkortet er der blevet tilføjet følgende 2 felter: Adressekode: Feltet til adressekode vil give oplysning om fx beskyttet adresse. Feltet vil derfor ofte være tomt Kontaktgruppe: Feltet viser den kontaktgruppe, som borgeren er registreret i DFDG Side 11/11