Analyse af ledelsesunderstøttelse og organisering af Frit Valg-området i Aalborg Kommune Forslag til ny organisationsmodel fra styregruppen
Baggrund I forbindelse med analysen af ledelsesunderstøttelse i hjemmeplejen besluttede Forvaltningsledelsen (FL) på deres møde den 6. februar 2018, at de tre modeller der var udarbejdet i Implements analyse ikke gav tilstrækkeligt svar og løsninger på de udfordringer, der fremgik af analysen. Samtidig besluttede FL, at en fremtidig organisering af hjemmeplejen bør tage udgangspunkt i følgende fire principper: 1. At en leder i hjemmeplejen maksimalt har 45 medarbejdere, der direkte refererer til vedkommende 2. At der er et entydigt referenceforhold og synlig ledelse for den enkelte medarbejder 3. At der placeres et entydigt decentralt økonomisk og fagligt ansvar ved den enkelte hjemmeplejeleder 4. At hver hjemmeplejegruppe reserverer et fast beløb til varetagelse af administrative opgaver Med udgangspunkt heri er styregruppen bag analysen blevet bedt om at udarbejde et forslag til en fremtidig organisering, der efterlever ovenstående fire principper.
Styregruppens forslag og indstilling Styregruppens forslag: Med udgangspunkt i udfordringsbilledet i Implements analyse samt FL s 4 principper for en fremtidig organisering har styregruppen drøftet, hvordan der kan fastlægges en fremtidig organisering, der sikrer: Styrket ledelse (personaleledelse, faglig ledelse og strategisk ledelse) Styrket planlægning og kørelister (både fagligt og styringsmæssigt) En fremtidig stærk vidensdeling mellem hjemmeplejegrupperne og på tværs Indstilling: Styregruppen indstiller til FL: At nedenstående model for en styrket ledelse af hjemmeplejen gennemføres
Forslag til ny organisering Modellen tager udgangspunkt i den nuværende distriktsstruktur med tre hjemmeplejedistrikter (Nord, Vest og Øst). I hvert distrikt etables fem hjemmeplejegrupper (nuværende model er 3 i Nord, 3 i Vest og 4 i Øst se bilag). Med henblik på at reducere det nuværende uhensigtsmæssigt høje ledelsesspænd forøges antallet af hjemmeplejeledere fra 10 til 15 hjemmeplejeledere. Nat samles under én hjemmeplejeleder i Nord for at sikre helhed, men fortsætter med to indmødesteder for at sikre, at medarbejderne ikke bruger for lang tid på vejtid. Nat er pt. delt mellem Nord og Vest. AK Vikar flyttes fra Nord til Vest, mhp. at sikre ensartede distrikts- og gruppestørrelser. Med henblik på at styrke planlægningsfunktionen og for at sikre en entydig sammenhæng mellem hjemmeplejeområde og planlægningen forøges antallet af planlæggere fra 12 til 15. Der ansættes en administrativ understøttelse i hvert distrikt til at varetage administrative opgaver (som planlæggerne og lederne løser nu). De administrative medarbejderes præcise referenceforhold skal afklares inden sommer, men det skal sikres at den er entydig og at der samtidig sikres et samspil på tværs.
Forslag til ny organisering Frit valg chef Hjemmepleje Nord 5 hjemmeplejeledere og 1 adm. + NAT Vest 5 hjemmepleje-ledere og 1 adm. + AK Vikar Øst 5 hjemmepleje-ledere og 1 adm. Madservice Rengøring Planlæggere Antal ledere og administrative ift. Hjemmeplejen i forhold til aktuelt niveau Funktioner i den nye model Ændring i forhold til d.d. Ledelsesspænd 1 Frit Valgs chef Uændret Ledelse af 17 ledere. 15 hjemmeplejeledere +5 Ledelse af gns. 43 medarbejdere 15 planlæggere +5 Ingen personaleledelse 3 administrative deltidsstillinger (svarende til 2 årsværk) +2 Ingen personaleledelse Ændring i forhold til d.d. + 7-22
Beskrivelse af modellen Tilpasninger i mellem distrikter Nuværende Fremtidig Antal medarbejdere Nord Vest Øst Nord Vest Øst Hjemmeplejegrupperne og planlæg. 189 187 232 190 203 218 AK Vikar 15 15 NAT 8 14 22 I alt 212 201 232 212 218 218 Ledelsesspænd 70,7 67,0 58,0 42,4 43,6 43,6 *) Opgørelsen er fratrukket de medarbejdere (handicaphjælpere) der pr. 1/3 overflyttes til rengøringsenheden. Omregnes det fremtidige ledelsesspænd til årsværk vil det svare til ca. 39 årsværk pr. hjemmeplejeleder Tilpasninger i mellem distrikter Med henblik på at sikre homogene distrikts- og gruppestørrelser vil det være nødvendigt at foretage en række mindre tilpasninger mellem de nuværende distrikter og grupper. Omfanget heraf bør reduceres mest muligt. Yderligere bør tilpasninger baseres på følgende principper: Borgeren skal være i centrum. Derfor skal medarbejdernes indmødesteder være tættest muligt på borgerne. Tilpasninger mellem distrikter bør sker ved at kørelister flytter. Derved følger medarbejderne deres køreliste og dermed borgerne. Tilpasningen bør gennemføres ved størst mulig brug af eksisterende lokaliteter, således at anlægsudgifter holdes på et lavest muligt niveau. Der bør foretages en drøftelse med sygeplejen med henblik på at drøfte størst mulig samkoordinering af distriktsopdelinger.
Beskrivelse af roller i modellen Frit valg chef Hjemmeplejeleder Planlæggerrollen Administrativ rolle Opgaver Strategisk ledelse Ledelse af ledere Sikring af det tværgående samspil inden for frit valg og med samarbejdsparter Overordnet budgetansvar Der skal udarbejdes en specificeret stillingsprofil for hjemmeplejerollen. Heri bør følgende opgaver indgå: Strategisk ledelse Personaleledelse Budgetansvar Vagtplanlægning Faglig ledelse Nye faglige projekter Ledelse på tværs, fælles faglighed Samspil med myndighed og sygeplejen Der skal udarbejdes en specificeret stillingsprofil for planlæggerrollen. Heri bør følgende opgaver indgå: Dagligt budgetmæssigt disponeringsansvar Kørerlister Telefon/dialog med borgerne Samspil med myndighed Der skal udarbejdes en specificeret stillingsprofil for den administrative rolle. Heri bør følgende opgaver indgå: Alle administrative opgaver på tværs af hjemmeplejegrupperne i det enkelte distrikt Øvrige forhold vedr. rollen Frem til den nye organisation træder i kraft sætter Frit Valg chefen fokus på præcisering af egen rolle i den nye organisering Frit valg chefen vil med modellen få et større ledelsesspænd. Frit valg Chefen bør frem til implementeringen af den nye organisering afklare hvilket konkret behov der er for der er for at kunne varetage dette forøgede ledelsesspænd Hjemmeplejelederne bør være tættest muligt på deres medarbejdere for at kunne bedrive nærværende personaleledelse og daglig sparring. Derfor foreslås det, at hjemmeplejelederne får kontor i egen gruppe og har dette som primære arbejdssted. Der er vigtigt, at hjemmeplejelederne samtidig sikrer en tæt koordinering mellem lederne inden for eget distrikt. Dette skal sikre fælles udvikling samt sparring og videndeling på tværs. Derfor foreslås det, at lederne i distriktet mødes to gange ugentligt til distriktsledermøder. I udvalgte af disse møder deltager Frit Valg chefen. Gruppen af hjemmeplejeledere vil skulle fungere som et team og skulle aflaste/dække af for hinanden ved fravær. Det forslås at hver gruppe har egen planlægger. Herved vil planlægningsspændet blive reduceret betydeligt og der vil kunne ske et betydeligt kvalitativt løft af planlægningsarbejdet ifm. udarbejdelse af kørelister. En effektiv og faglig kvalificeret planlægning medtager følgende elementer: Logistik, Planlægningsfaglighed, Sundhedsfaglig viden, Viden om de enkelte borgers plejebehov og adfærd samt Viden om den enkelte medarbejders kompetencer. Disse opgaver kræver lokalt kendskab og daglig gang i hjemmeplejegruppen, men samtidig også faglig sparring og koordinering med planlægningskollegaerne i distriktet. Styregruppen foreslår derfor, at planlæggerne fremadrettet både har arbejdssted i den enkelte gruppe og sammen med de øvrige planlæggere i distriktet. De administrative medarbejderes præcise referenceforhold skal afklares inden sommer, men det skal sikres at den er entydig og at der samtidig sikres et samspil på tværs. Styregruppen anbefaler, at Frit Valg chefen inddrager planlæggerne i en drøftelse af, hvordan en konkret model herfor kan realiseres.
Lokalemæssige konsekvenser Implementeringen af den foreslående organisationsmodel vil medføre en række lokalemæssige ændringsbehov. I relation hertil anbefaler styregruppen: At der i størst muligt omfang tages udgangspunkt i de nuværende lokaler At der snarest nedsættes en planlægningsgruppe, der hurtigt kan afklare lokalemæssige udfordringer At planlægningsgruppen snarligt vender tilbage med et samlet oplæg til lokalemæssige placeringer af de nye grupper, behov for lokalemæssige ændringer samt vurdering af de økonomiske konsekvenser heraf.
Økonomiske konsekvenser De driftsøkonomiske konsekvenser af den foreslåede model vil udgøre: Kategori Beregning i mio. kr. Udgift i mio. kr. 15 hjemmeplejeledere 15*0,55 mio. kr. 8,25 mio. kr. 15 planlæggere 15*0,42 mio. kr. 6,30 mio. kr. 3 administrative (2 årsværk) I alt Merudgift ift. i dag 2*0,42 mio. kr. 0,84 mio. kr. 15,39 mio. kr. 4,84 mio. kr. Jf. Implements rapport anbefales finansieringen af ovenstående merudgift at ske gennem en reduktion af det nuværende forbrug af eksterne vikarer. Det eksterne vikarforbrug vurderes at kunne reduceres gennem: Større overblik i mindre hjemmeplejegrupper, der giver bedre og mere effektiv planlægning og disponering En kvalitetssikring af distriktsopdelingen for at sikre en effektiv og hensigtsmæssig sammenhæng mellem opgaver og geografi, der reducerer køretid i grupperne Styrket personaleledelse og heraf reduceret sygefravær Dele af styregruppen er bekymrede for om den foreslåede finansiering er realistisk og er bekymrede for, at dette kan få negativ betydning for hjemmeplejens medarbejdere.
Ledelsesmæssigt ansvar Det er et ledelsesmæssigt ansvar at sikre vikarforbruget og sygefraværet reduceres.
Tidsplan for implementering Styregruppen foreslår, at implementeringen af den nye organisationsmodel sker gennem følgende tre faser: Fase 0: Godkendelse periode 20.03.18 O-MED Frit Valg (Høring) 20.03.18 AMU-ÆS (Orientering) 27.03.18 Forvaltnings MED (Høring) 03.04.18 FL (Godkendelse) 11.04.18 ÆHU (Orientering) 17.04.18 Ældreråd (Orientering) Fase 1: Planlægningsfasen - Perioden frem til sommerferien I denne fase planlægges den nye organisering, herunder: Detailplanlægning af de nye grupper Afklaring af lokaler Afklaring af flytninger Udarbejdelse af stillingsbeskrivelser Fastlæggelse af målsætningen for den nye organisation Fastlæggelse af fremtidige ledelsesmæssige mødefora Fastlæggelse af den fremtidig arbejdsform hos planlæggerne Opslag af nye stillinger
Tidsplan for implementering Fase 2. Ansættelse og intro af nye ledere og medarbejdere (15/8 1/9) I denne fase sker følgende: Nye hjemmeplejeledere, planlæggere og administrative medarbejdere tiltræder Introforløb for de nye ledere og medarbejdere Fase 3: Opstart af ny organisering (1/9) Ny organisation træder i kraft
BILAG
Bilag Nuværende organisering Frit valg chef Hjemmepleje Nord 3 hjemmeplejeledere Vest 3 hjemmeplejeledere Øst 4 hjemmeplejeledere AK-vikar Madservice Rengøring Planlæggere