Referat for: Ringsted-Sorø Provstiudvalg PU møde 23. februar 2016. Kl. 14.00 Mødested: Den gl. Skole i Benløse Afbud med anmeldt forfald: Hanne Jørgensen. Indkommet 2 nye beslutningssager: Indsat under åbent møde pkt. 19 og under lukket møde pkt. 20 (køb og salg af fast ejendom). Indkommet 2 nye efterretningssager: Indsat under pkt. 26 og 27. Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden 2 Benløse - anlægsaktiviteter 2015 Sag: Benløse - anlægsaktiviteter 2015 (2029) - Benløse Sogn Benløse - anlægsaktiviteter 2015 Benløse Menighedsråd anmoder i vedlagte skrivelse af 25. januar 2016 om, at de anlægsbevillinger på vedlagte skema mærket med x, må slås sammen til et projekt:: Kirkegårdsprojekt anlæg vej/sti. Inger Glerup provstiudvalgsmedlem og medlem af Benløse Menighedsråd erklærede sig for inhabil, og forlod mødet under dette punkt. Godkendt, at anlægsbevillinger slås sammen til et projekt. Provstiudvalget er indforstået i, at beløbet indgår i de frie midler. Menighedsrådet vil samtidig orientere Provstiudvalget om overskud på afsluttende anlægsarbejder, jf vedlagte skema: Styring anlægsaktiviteter 2015. 3 Ansøgning om ekstrabevilling i 5 % puljen Sag: Konfirmandhjælpelærer 2016/17 (2033) - Bringstrup Sogn Ansøgning om ekstrabevilling i 5 % puljen Bringstrup-Sigersted Menighedsråd ansøger i vedlagte skrivelse af 28. januar 2016 om ekstrabevilling på 20.000 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til konfirmandhjælpelærer 2016/17. 4 Fældning af 2 gamle lindetræer Sag: Farendløse Kirkegård - fældning af 2 gamle lindetræer (2028) - Farendløse Sogn Godkendt under forudsætning af kirkegårdskonsulentens godkendelse. Provsten henvender sig til kirkegårdskonsulenten. Fældning af 2 gamle lindetræer Referat,23-02-2016 Side: 1
Mødepunkt Nordrupøster-Farendløse Menighedsråd anmoder i vedlagte skrivelse om tilladelse til at rydde 2 gamle lindetræer på Farendløse Kirkegård. Vi har efterfølgende anmodet menighedsrådet om billedmateriale. Sagen fremsendes til kirkegårdskonsulenten til udtalelse. 5 Forpagtningskontrakt Sag: Gyrstinge Præstegårdsjord - forpagtning (2032) - Gyrstinge Sogn Godkendt og underskrevet. Forpagtningskontrakt Gefion fremsender 26. januar 2016 vedlagte forpagtningskontrakt for Gyrstinge Præstegårdsjord. Gefion har påtegnet kontrakten uden bemærkninger. 6 Ansøgning om tilladelse til at udføre omfangsdræn ved Allindemagle kirke Sag: Allindemagle Kirke - omfangsdræn (2040) - Allindemagle Sogn Ansøgning om tilladelse til at udføre omfangsdræn ved Allindemagle kirke Haraldsted-Allindemagle Menighedsråd ansøger i vedlagte skrivelse modtaget 27. januar 2016 om tilladelse til at udføre omfangsdræn omkring våbenhuset ved Allindemagle Kirke. Provsten orienterede om, at varme, energi og klimakonsulent Poul Klenz Larsen fraråder løsningen. Provsten forspørger menighedsrådet, om de vil tilbagekalde ansøgningen. Det er telefonisk oplyst, at menighedsrådet selv kan finansiere arbejdet. 7 Anmodning om tilladelse til at igangsætte arbejdet med ny handicaprampe i Sct. Bendts Kirke Sag: Sct. Bendts Kirke - handicaprampe (1938) - Ringsted Sogn Knud Birk Iversen provstiudvalgsmedlem og medlem af Ringsted Menighedsråd erklærede sig for inhabil, og forlod mødet under dette punkt. Anmodning om tilladelse til at igangsætte arbejdet med ny handicaprampe i Sct. Bendts Kirke Ringsted Menighedsråd anmoder i vedlagte skrivelse af 9. februar 2016 om tilladelse til at igangsætte arbejdet med ny handicaprampe i Sct. Bendts Kirke - finansieret via forventede ikke anvendte anlægsmidler til varmeprojektet i Sct. Bendts Kirke. Referat,23-02-2016 Side: 2
Mødepunkt Der vedlægges: Bilag 1 licitationsoversigt følgearbejder til varmeprojekt og ny handicaprampe. Bilag 2 Bering Tegnestue - kalkulation efter indhentede tilbud. Provstikontoret kan oplyse, at der til varmeprojektet er afsat 1.875.000 kr. i anlægmidler. Det samlede forbrug til de 2 projekter udgør 1.589.431 kr. = tilbage i anlægsmidler 285.569 kr. 8 Langtidsplanlægningsmøde Ringsted Ligningsområde - Top 10 listen Sag: Langtidsplanlægningsmøde Ringsted Ligningsområde 2016 (2004) Listen prioriteret. Langtidsplanlægningsmøde Ringsted Ligningsområde - Top 10 listen Top 10 listen til drøftelse. 9 Langtidsplanlægningsmøde Sorø Ligningsområde - Top 10 listen Sag: Langtidsplanlægningsmøde Sorø Ligningsområde 2016 (2005) Listen prioriteret. Langtidsplanlægningsmøde Sorø Ligningsområde - Top 10 listen Top 10 listen til drøftelse. 10 Budget 2017 - Ringsted Ligningsområde Sag: Budget 2017 - Ringsted Ligningsområde (2042) Budget 2017 - Ringsted Ligningsområde Provstikontoret fremsender vedlagte oplæg til foreløbig driftsramme - budget 2017 - for Ringsted Ligningsområde. Endvidere vedlægges opgørelse over hjemfaldne gravstedsaftaler før 2007. 11 Budget 2017 - Sorø Ligningsområde Sag: Budget 2017 - Sorø Ligningsområde (2043) Budget 2017 - Sorø Ligningsområde Provstikontoret fremsender vedlagte oplæg til foreløbig driftsramme - budget 2017 - for Sorø Ligningsområde. Referat,23-02-2016 Side: 3
Mødepunkt Endvidere vedlægges opgørelse over hjemfaldne gravstedsaftaler før 2007. 12 PUK-kassen - regnskab 2015 - udkast Sag: PUK-kassen (1160) PUK-kassen - regnskab 2015 - udkast Godkendt og "stemplet": Ringsted-Sorø Provstiudvalg, CVR-nr. 21320005, Regnskab 2015, Afleveret d. 23-02-2016 15:55 Provstikontoret fremsender regnskab 2015 for PUK-kassen (udkast). Regnskabet skal "stemples" på mødet. 13 Studietur til London Sag: Provsten (1183) - Roskilde Stift Studietur til London Provsten anmoder om støtte ca. 5.000 kr. til studietur til London. Provsten erklærede sig for inhabil og forlod mødet under dette punkt. Der vedlægges ansøgning og program. 14 Høring inden udbud af provstirevisionen Sag: Provstirevisionen (2026) - Roskilde Stift Provsten udfærdiger brev til stiftet. Høring inden udbud af provstirevisionen Roskilde Stiftskontor fremsender vedlagte skrivelse af 22. januar 2016 vedrørende udbud af provstirevision i 2016. Stiftet anmoder Provstiudvalget om eventuelle bemærkninger til samarbejdet med den nuværende provstirevisor og til den nuværende kontrakt. Til orientering vedlægges det udfyldet skema: Oversigt over kirkelige kasser i provstiet. 15 Udbud af tilsyn med kirkekalkninger Sag: Kirkekalkninger (2038) Sagen afventer svar fra arkitekten. Udbud af tilsyn med kirkekalkninger Vedlagt provstens mail af 5. februar 2016. 16 Dataarkivet Sag: Dataarkivet (2036) Det fremsendte oplæg godkendt til fremsendelse. Dataarkivet Vedlagt mail af 5. februar 2016 vedrørende DATAARKIVET. Referat,23-02-2016 Side: 4
Mødepunkt 17 Sorø Menighedsråds kommentarer fra mødet d. 28. januar 2016 Sag: Sorø Menighedsråds kommentarer fra mødet d. 28. januar 2016 (2037) - Sorø Sogn Provsten og provstiudvalgsmedlem Poul Nielsen anmoder Sorø Menighedsrådet om at møde menighedsrådet i et menighedsrådsmøde. Sorø Menighedsråds kommentarer fra mødet d. 28. januar 2016 Den 9. februar 2016 har Provstiudvalget modtaget et brev fra Sorø Menighedsråd, idet menighedsrådet beder udvalget meddele sig på hvilke områder, den udtalte kritik er baseret, da den øjeblikkelige usikkerhed hos menighedrådets medlemmer, er præget af forbavselse og uforstående for årsagen til denne pludselige mistro til menighedsrådets dispositioner. 18 Diakonalt hjørne Intet. 19 Ny varmekilde til Kværkeby Kirkes bolig Kirkevej 37 - tilbud Sag: Ny varmekilde til Kværkeby Kirkes bolig Kirkevej 37 (2007) - Kværkeby Sogn Menighedsrådet kan arbejde videre med sagen, og vælger selv varmekilden (energirigtig). Ny varmekilde til Kværkeby Kirkes bolig Kirkevej 37 - tilbud Kværkeby Menighedsråd fremsender med mail af 22. februar 2016 2 indhentede tilbud på gas og 2 tilbud på luft til vand. 20 Køb af Menighedshus På lukket dagsorden Referat,23-02-2016 Side: 5
Orientering 21 Info vedr. varmeforsyning Haraldsted Kirke og Præstegård Sag: Varmeforsyning Haraldsted Kirke og Præstegård (2039) - Haraldsted Sogn Info vedr. varmeforsyning Haraldsted Kirke og Præstegård Haraldsted-Allindemagle Menighedsråd fremsender 4. februar 2016 vedlagte mail, idet der orienteres om varmeforsyning i Haraldsted. Endvidere vedlægges notat af 31. januar 2016 fra varme, energi og klimakonsulent Poul Klenz Larsen. 22 Ruds Vedby - frie midler Sag: Ruds Vedby - frie midler (2041) - Ruds Vedby Sogn Ruds Vedby - frie midler Ruds Vedby Menighedsråd fremsender 20. februar 2016 vedlagte skrivelse vedrørende påtænkt forbrug af frie midler. 23 Ruds Vedby Menighedsråd - kirkegårdsmuren ved Ruds Vedby Kirke Sag: Ruds Vedby - Kirkegårdsmur (1929) - Ruds Vedby Sogn Ruds Vedby Menighedsråd - kirkegårdsmuren ved Ruds Vedby Kirke Vedlagt Ruds Vedby Menighedsråds bemærkninger til Roskilde Stifts skrivelse af 13. januar 2016. Vi fremsender bemærkningerne med bilag til stiftet. 24 Aftaler om assistance og gensidig afløsning Sag: Aftaler om assistance og gensidig afløsning (2034) Aftaler om assistance og gensidig afløsning Vedlagt: Aftale om kordegnes gensidige afløsning under fravær Aftale om assistance med kirkebogsføring 25 Samarbejdsaftale Sag: Kirkesangerstillingen (2030) - Slaglille Sogn Referat,23-02-2016 Side: 6
Orientering Samarbejdsaftale Slaglille-Fjenneslev Menighedsråd og Bjernede Menighedsråd fremsender 4. februar 2016 samarbejdsaftale for den fælles kirkesanger. 26 Bindende stiftsbidrag 2017 - provstifordeling Sag: Stiftsbidrag 2017 (2044) - Roskilde Stift Bilag udleveret på mødet. Bindende stiftsbidrag 2017 - provstifordeling Bindende stiftsbidrag 2017 27 Udlånsrente og indlånsrente for 2017 Sag: Udlånsrente og indlånsrente for 2017 (2045) - Roskilde Stift Bilag udleveret på mødet. Udlånsrente og indlånsrente for 2017 28 Eventuelt Poul Nielsen Provstiudvalgsmedlem og medlem af Stiftsrådet orienterede fra Stiftsrådsmødet den 16. februar 2016. Nyhedsbrev fra mødet kan ses på DAB. 29 Underskrifter Således vedtaget oplæst: Underskrifter: Lars Poulsen Inger Glerup Dorte Nørgaard Poul Otto Nielsen Knud Birk Iversen Referat,23-02-2016 Side: 7
Orientering Hanne Jørgensen Flemming Greve Marianne Agerholm Mødet afsluttet kl. 17.30 Referat,23-02-2016 Side: 8