Referat Ringsted-Sorø Provsti Møder. Efter udsendelse af dagsorden 21. juni 2018 blev der den 22. juni 2018 fremsendt et ekstra beslutningspunkt.

Transkript

1 Referat Ringsted-Sorø Provsti Møder Provstiudvalgsmøde 26. juni 2018 d , 14:00, Deltagere: Kommentarer: Afbud med anmeldt forfald: Henrik Vester Efter udsendelse af dagsorden 21. juni 2018 blev der den 22. juni 2018 fremsendt et ekstra beslutningspunkt. Sagen blev udsendt til Provstiudvalgsmedlemmerne samme dag, og behandlet på Provstiudvalgsmødet under punkt Godkendelse af dagsorden Bilag: 2 - Kværkeby Menighedsråd - Fællesindkøb af elektriske katafalker 5 % puljen 5 % puljen - Kværkeby Mr - fællesindkøb af katafalker ( ) Bilag: SV [EXT] Fællesindkøb af elektriske katafalker Kværkeby Menighedsråd anmoder i vedlagte mail af 8. juni 2018 om beløb fra 5 % puljen til indkøb af katafalk. 3 - Munke Bjergby Kirke - synsrapport Synsrapport - Munke Bjergby Kirke ( ) Bilag: Sender CCF , CCF Munke Bjergby Menighedsråd fremsender vedlagte synsrapport for Munke Bjergby Kirke.

2 Arbejderne kan udføres, når der er budgetmæssig dækning. 4 - Ringsted Menighedsråd - besigtigelsesnotat Sct. Bendts kirke - Klokketårnets tag Sct. Bendts Kirkes klokketårn - renovering ( ) Bilag: Sct. Bendts kirke - Klokketårnets tag, Besigtigelsesnotat Sct. Bendts Kirke (AD), ATT28620 Ringsted Menighedsråd fremsender vedlagte mail af 19. juni 2018 med bilag vedrørende det endelige besigtigelsesnotat med overslag over økonomien - udskiftning af taget på Sct. Bendts Kirkes Klokketårn. Bilag udleveret på sidste møde bedes medbragt - punktet blev udsat, idet der afventedes flere bilag. Den 22. juni 2018 modtaget flere bilag - udsendt til provstiudvalgsmedlemmerne på mail. Provstiudvalgsmedlemmerne Janne Meibom og Knud Birk Iversen og medlemmer af Ringsted Menighedsråd erklærede sig for inhabile, og forlod mødet under dette punkt. Sagen fremsendes til myndighedsgodkendelse. Finansiering: Der ansøges fonde. 5 - Ringsted Kirkegård - mandskabsbygning Myndighedsgodkendelse - Ringsted Mr. - ombygning mandskabsbygning på Ringsted Kirkegård ( ) Bilag: Ringsted kirkegård - ombygning af mandskabsbygningen - myndighedsbehandling, scanner@arkhus.dk_ _132804, Sag Mandskabsskur på Ringsted Kirkegård - Budget, Overslagpris - Mandskabsrum Ringsted kirkegård (ZL), Budget på ombygnig af mandskabsbygning (ZL), Picture (Device Independent Bitmap) Ringsted Menighedsråd fremsender 18. juni 2018 vedlagte sag vedrørende ombygning af mandskabsbygning på Ringsted Kirkegård. Vi har den 19. juni 2018 fremsendt sagen til Roskilde Stift til myndighedsgodkendelse.

3 Provstiudvalgsmedlemmerne Janne Meibom og Knud Birk Iversen og medlemmer af Ringsted Menighedsråd erklærede sig for inhabile, og forlod mødet under dette punkt. Kan indarbejdes i budget 2019 som ønske. 6 - Ringsted Menighedsråd - renovering af sognegården Renovering - Sognegården i Ringsted ( ) Bilag: Renovering af sognegården, Referat af møde torsdag den Ringsted Sognegård, ATT28990 Ringsted Menighedsråd fremsender 19. juni vedlagte notat vedrørende projekt renovering af sognegården herunder overslag over den samlede økonomi. Derudover har menighedsrådet udarbejdet et forslag til etapeopdeling af projektet. Endvidere vil menighedsrådet udarbejde et skitseforslag til den fremtidige indretning, som vil blive fremsendt, når det foreligger. Desuden foreslår menighedsrådet at mødes med Provstiudvalget for drøftelse af projektets videre forløb/realisering. Provstiudvalgsmedlemmerne Janne Meibom og Knud Birk Iversen og medlemmer af Ringsted Menighedsråd erklærede sig for inhabile, og forlod mødet under dette punkt. Provstiudvalget takker for orienteringen. 7 - Ruds Vedby Menighedsråd - ansøgning 5 % puljen - istandsættelse af præstekontor Ansøgning 5 % puljen - Ruds Vedby - istandsættelse præstekontor ( ) Bilag: Ansøgning - istandsættelse af præstekontor, Ringsted-Sorø Provsti præstekontor Ruds Vedby Menighedsråd ansøger i vedlagte skrivelse af 31. maj 2018 om ,75 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til istandsættelse af præstekontoret. 8 - Slaglille - graverfaciliter - garage i præstegården Graverfaciliteter - Slaglille - ombygning af garage i præstegård ( )

4 Bilag: Aktdokument, Til PU Sagen om ombygning af garage er pu`s kompetence, Aktdokument, Til MR Modtagelse af sag anerkendes - Slaglille udvidelse af graverbygning Roskilde Stift fremsender 22. maj 2018 vedlagte skrivelse vedrørende Slaglille - ombygning af graverfaciliteter på kirkegården og om- og tilbygning af garagen i præstegården. Stiftet skal godkende ombygning af graverfaciliteter på kirkegården, jf. vedlagte skrivelse af 22. maj 2018 til Slaglille-Fjenneslev Menighedsråd. Provstiudvalget skal godkende ombygning af tjenesteboligens garage. Provstiudvalgsmedlem Dorte Nørgaard og medlem af Slaglille-Fjenneslev Menighedsråd erklærede sig for inhabil, og forlod mødet under dette punkt. Provstiudvalget har godkendt ombygningen herunder Exner fredning. 9 - Slaglille-Fjenneslev Menighedsråd - ansøgning 5 % puljen - katafalker Ansøgning 5 % -puljen - Slaglille-Fjenneslev MR - katafalker ( ) Bilag: VS Ansøgning katafalker, scan Slaglille-Fjenneslev Menighedsråd ansøger i vedlagte skrivelse af 6. juni 2018 om ,62 kr. inkl. moms fra Provstiudvalgets 5 % pulje til indkøb af 2 stk. el-katafalker. Provstiudvalgsmedlem Dorte Nørgaard og medlem af Slaglille-Fjenneslev Menighedsråd erklærede sig for inhabil, og forlod mødet under dette punkt Slaglille-Fjenneslev Meninghedsråd - ompriotering af tildelte driftsmidler - forsatsvinduer - udviklingsplan Omprioritering budgetdriftsmidler - Slaglille Kirke - forsatsvinduer - udviklingsplan kirkegård ( ) Bilag: ompriotering af tildelte driftsmidler, brev til provsti ang omprioritering af ekstra drift i 2018 Slaglille-Fjenneslev Menighedsråd anmoder i vedlagte skrivelse af 17. maj 2018 om omprioritering af driftsmidler givet til forsatsvinduer Slaglille Kirke (blevet dyrere) og udviklingsplan og digitalt kirkegårdskort Slaglille Kirkegård (blevet billigere).

5 Provstiudvalgsmedlem Dorte Nørgaard og medlem af Slaglille-Fjenneslev Menighedsråd erklærede sig for inhabil, og forlod mødet under dette punkt. Omprioritering af driftsmidler taget til efterretning (godkendt) Stenmagle Menighedsråd - ansøgning om finansiering fra 5%-puljen til sikring af gravsten 5 % puljen - Stenmagle Menighedsråd - sikring af gravsten ( ) Bilag: Ansøgning om finansiering fra 5%-puljen til sikring af gravsten Stenmagle Menighedsråd ansøger i vedlagte mail af 25. maj 2018 om kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til sikring af gravsten. Sagen afventer provstens kontakt til Stenmagle Menighedsråd - herunder mulighed for andre måder at sikre gravsten Tersløse-Skellebjerg-Niløse Menighedsråd - Forpagtningsaftale markjorder knyttet til Niløse Sogn - udbud udskydes 1 år Forpagtningsaftale - markjorder knyttet til Niløse Sogn - udbud udskydes 1 år ( ) Bilag: Forpagtningsaftale vedr. markjorder knyttet til Niløse Sogn Tersløse-Skellebjerg-Niløse Menighedsråd anmoder i vedlagte mail af 7. juni 2018 om at udskyde udbud af forpagtningsaftale for præstegårdsjorden i Niløse i 1 år. Provstiudvalgsmedlem Flemming Greve og medlem af Tersløse-Skellebjerg-Niløse Menighedsråd erklærede sig for inhabil, og forlod mødet under dette punkt Fra BDO revision: PUK-kassen revisionsprotokollat årsregnskab 2017 PUK-kassen - Årsregnskab 2017 ( ) Bilag: PUK-kassen - revisionsprotokollat - årsregnskab 2017, PUK-kassen - revisionsprotokol, PUk-Kassen - revisionspåtegning BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab har den 24. maj 2018 lagt følgende i DATAARKIVET: Revisionsprotokol

6 Revisionspåtegning Underskrevet af de tilstedeværende Skoletjenesten Bilag: Provsten meddeler i mail af 1. juni 2018, at Provstiudvalget nu er klar til at træffe endelig beslutning vedrørende Skoletjenesten Kvist. Præsterne i forhandlingsgruppen har brugt vores mandat til at tilslutte Ringsted-Sorø Provsti i det omfang, som i oplægget hed "den store model". Optagelse sker pr. 1. januar Provstiudvalget godkender indtrædelse i Skoletjenesten den 1. januar Evalueres efter 3 år. Det udtales: Ligeværdig bestyrelse samt beløbsstørrelse. Sagen medtages til Budgetsamrådsmøderne - bestyrelse Dato for Provstiudvalgsmøder 2. halvår 2018 Møder - Provstiudvalget - 2. halvår 2018 ( ) Bilag: Provstiudvalgsmøder 2. halvår 2018 Husk kalender kl Provstiudvalgsmøde/budget heldagsmøde kl Budgetsamrådsmøde Ringsted Ligningsområde kl Budgetsamrådsmøde Sorø Ligningsområde.

7 kl Provstiudvalgsmøde kl Udmelding af drifts- og anlægsrammer kl Provstiudvalgsmøde kl Provstiudvalgsmøde kl Provstiudvalgsmøde Diakonalt hjørne Bilag: Intet Allindemagle Kirke - udbetalt fra 5 % puljen Henvendelse 5 % puljen - Allindemagle Kirke - borebilleangreb ( ) Bilag: Ansøgning om momsrefusion på borebilleopgave, img008, img009, img010, img007, Borebiller momsrefusion PU Vi har den 23. maj 2018 overført ,03 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til Haraldsted-Allindemagle Menighedsråd vedrørende borebiller i Allindemagle Kirke. Beløb på ca ,00 kr. er godkendt af Provstiudvalget i møde den 14. juni Kværkeby Kirke - opsætning af salmebogsreol og opbevaringsskab Mr. henvendelse - Kværkeby Kirke - opsætning af salmebogsreol og opbevaringsskab ( ) Bilag: Opsætning af salmebog reol og opbevarings skab Kværkeby Menighedsråd anmoder i vedlagte mail af 8. juni 2018 om opsætning af salmebogsreol og opbevaringsskab i våbenhuset i Kværkeby Kirke.

8 Vi har 13. juni 2018 sendt sagen til Roskilde Stift Afslutningsafregning Klostermarkskirkens tag Klostermarkskirken - afværgeforanstaltninger - tag ( ) Bilag: Afslutningsafregning vedrørende Klostermarkskirkens tag., KMK tag, ATT64214 Vi har den 22. maj 2018 overført det godkendte restbeløb på ,06 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til Ringsted Menighedsråd vedrørende afværgeforanstaltninger i forbindelse med Klostermarkskirkens tag. Sagen vedlægges Ringsted Menighedsråd mail af 18. maj 2018 bilagt de sidste fakturaer. Der er til sagen godkendt ,25 kr udbetalt ,19 kr udbetalt ,06 kr. I alt 212,910,25 kr. Slutafregning lyder på ,27 kr. = 7.899,02 kr. dyrere en estimeret Ringsted Menighedsråd - Forsøgsskabelon til Forsøgsramme 7 Forsøgsskabelon til Forsøgsramme 7 - Ringsted Mr. ( ) Bilag: Forsøgsskabelon til Forsøgsramme 7, Referat af Ringsted Menighedsråd møde den 12.juni 2018, Organisation Ringsted Sogn - December 2016, Lov om forsøg i Folkekirken, Forsøg nr. 7 - forsøgsskabelon, ATT41301 Vedlagt Ringsteds Menighedsråds fremsendelse til Kirkeministeriet vedrørende forsøgsramme vedrørende organisering af menighedsrådets arbejde - fra roller til ansvar og opgaver Fælleskrematoriet: Godkendelse til deltagelse i forsøgsramme 2 (KM F2.: 8247)

9 Godkendelse til deltagelse i forsøgsramme 2 (KM F2.: 8247) - Fælleskrematoriet ( ) Bilag: Aktdokument, Godkendelses til Fælleskrematoriet af deltagelse under forsøgsramme 2 (2. runde), Skema og vejledning i forbindelse med forsøgsramme 2 og 3 Vedlagt godkendelse af forsøg under 2. Forsøgsramme vedrørende ændret organisering af samarbejder som selvstændig juridisk enhed - bevillingssamarbejde - Kirkeministeriet skrivelse af 30. maj 2018 til Fælleskrematoriet Slaglille-Fjenneslev Menighedsråd - forsatvinduer i Slaglille Kirke - supplement til ansøgning Supplement til ansøgning - Slaglille Kirke - opsætning af forsatsvinduer ( ) Bilag: Slaglille Kirke - Supplement til ansøgning til Roskilde Stift., 4447-TA001_Tegningsliste, 4447-TA101, 4447-TA102, 4447-TA103, 4447-TA104, 4447-TA105, 4447-TA106, 4447-TA700, 4447-TA701, 4447-TA702, 4447-TA703, 4447-TA704, Brev Stiftet Forsatsvinduer 2 Vi har den 21. juni 2018 fremsendt vedlagte til Stiftet - Slaglille Kirke - supplement til ansøgning om opsætning af forsatsvinduer Udmelding af pris- og lønfremskrivning 2019 Budget Kirkeministeriet - pris- og lønindeks for 2019 ( ) Bilag: Til menighedsråd og provstiudvalg - Udmelding af tal for pris- og lønfremskrivning 2019.pdf, Til menighedsråd og provstiudvalg - Udmelding af tal for pris- og lønfremskrivning Eventuelt Bilag:

10 Intet Ringsted Menighedsråd - ansøgning til 5% puljen katafalk Ansøgning 5 % puljen - Ringsted Mr. - katafalk ( ) Bilag: Ansøgning til 5% puljen, ATT64022 Ringsted Menighedsråd ansøger i vedlagte mail af 22. juni 2018 om ,25 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til indkøb af 3 katafalker Underskrifter Bilag: Således vedtaget oplæst: Underskrifter Lars Poulsen Dorte Nørgaard Flemming Greve Henrik Vester Inger Glerup Knud Birk Iversen Poul Otto Nielsen Janne Meibom

11 Mødet afsluttet kl. Oplæst og underskrevet af de tilstedeværende Mødet afsluttet kl Ringsted-Sorø Provsti Møder , 14:00