Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi Godkendt i xx den xx.xx.2010

Digitalisering i Viborg Kommune skal understøtte en helhedsorienteret og effektiv service over for borgere og virksomheder effektivisere de kommunale opgaver skabe attraktive arbejdspladser 2

Forord Viborg Kommune er en foregangskommune, som hele tiden søger nye veje at løse opgaverne på. Med digitaliseringsstrategien lægger kommunen spor til næste trin i udviklingen af den digitale kommune i Viborg-udgaven. Stram økonomistyring, forventninger til bedre service og kampen om arbejdskraften udfordrer konstant den kommunale organisation. Øget digitalisering bliver et af de midler, der kan ændre niveauet for opgaveløsningen. Derfor er digitaliseringsstrategien vigtig. Medarbejdere, der oplever en udfordrende og attraktiv arbejdsplads, hvor faglig udvikling og innovation er i fokus, er en forudsætning for en helhedsorienteret og effektiv kommunal service. Med digitaliseringsstrategien skaber vi grundlaget for at gå nye veje i hverdagen for borgere, virksomheder og medarbejdere. Kommunen vil stille krav til borgerne og virksomhederne om i størst muligt omfang at benytte digitale selvbetjeningsløsninger, f.eks. som banker og Skat allerede gør. Selvbetjeningsløsninger kommer dog ikke i anvendelse af sig selv. Markedsføring af løsningerne, vejledning af og incitamenter for borgerne i anvendelsen og kompetenceudvikling hos medarbejderne er vigtige faktorer for succes. Med disse ord vil jeg ønske alle god læselyst og opfordre til at tage den digitale udfordring op med nysgerrighed og lyst til at bidrage til den fortsatte udvikling af den digitale kommune. Borgmester Søren Pape Poulsen 3

Udfordringer Staten, Kommunernes Landsforening og Danske Regioner har via Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi sat de overordnede rammer for det digitale Danmark. Viborg Kommunes digitaliseringsstrategi skal skabe sammenhæng mellem kommunens vision og de fælleskommunale og fællesoffentlige digitaliseringsstrategier. Digitaliseringsstrategien skal udstikke de lokale rammer, som skal kunne rumme og håndtere de udfordringer kommunen står over for. Udfordringerne med betydning for digitalisering i Viborg Kommune er bl.a.: Kommunen som borgernes primære adgang til det offentlige herunder borger. dk. Økonomi og effektivitet i forhold til regeringens politik og Viborg Kommunes egne effektiviseringstiltag. Kvalitet i og dokumentation for den kommunale service. Rekruttering og fastholdelse af medarbejdere og skabelse af attraktive arbejdspladser. Informationssikkerhed, dvs. oplysningers tilgængelighed, fortrolighed og integritet. It-kompetencer i organisationen udbygge it-kundskaber og viden om digitalisering. At digitalisere arbejdsprocesser og foretage effektmålinger af it-investeringerne. Udbud på større it-systemer. Digitalisering - Erstatte manuelle processer med elektroniske 4

Opbygning af digitaliseringsstrategien Digitaliseringsstrategien er opdelt i fem delstrategier. Delstrategierne har 2012 som tidshorisont i lyset af de fælleskommunale digitaliseringsmål for e2012, og skal udfyldes af mere detaljerede handleplaner. Byrådets og ledelsens fokusområder samt et ændret tempo i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, kan dog medføre, at delstrategiernes mål og prioritering ændres undervejs. Direktionen vil jævnligt - første gang i foråret 2011 - indhente statusrapporter fra de enkelte forvaltningers og stabes arbejde med digitaliseringsstrategien. e2012 Senest i 2012 skal al relevant skriftlig kommunikation mellem virksomheder, borgere og den offentlige sektor kunne foregå digitalt. Globaliseringsrådets e2012 vision 5

Delstrategier Borgere og virksomheder Borgere og virksomheder skal tilbydes en helhedsorienteret og effektiv service via anvendelse af sammenhængende og brugervenlige digitale løsninger. Opgaveløsning Opgaveløsningen skal finde sted på baggrund af en effektiv og driftssikker anvendelse af it og velfærdsteknologi. Medarbejdere Medarbejderne skal understøttes i deres funktioner via effektiv og fleksibel anvendelse af it. It-organisation Viborg Kommune vil udvikle en forretnings-, udviklings- og driftsorienteret it-organisation, som skal sikre realiseringen af digitaliseringsstrategien, herunder opgaver vedr. informationssikkerhed. Ledelse Ledere i Viborg Kommune skal være digitale fyrtårne og tage ansvar for, at kommunen realiserer digitaliseringsstrategien. 6

Borgere og virksomheder Borgere og virksomheder skal tilbydes en helhedsorienteret og effektiv service via anvendelse af sammenhængende og brugervenlige digitale løsninger. Viborg Kommune kommunikerer digitalt med borgere og virksomheder og med størst mulig anvendelse af selvbetjeningsløsninger. Løsningerne skal være let tilgængelige med adgang døgnet rundt. Viborg Kommune prioriterer og implementerer de selvbetjeningsløsninger og automatiserede processer, der har en reel værdi for borgerne og/eller virksomhederne og som repræsenterer en reel effektivisering af kommunens opgaveløsning. Digitale løsninger ses samtidig som et middel til at understøtte regelforenkling. Viborg Kommune lægger vægt på at deltage aktivt i fællesoffentlige tiltag på selvbetjeningsområdet. Viborg Kommune gør det muligt for borgerne at bruge digitale kanaler i e-demokrati. Det sker i form af høringer, offentliggørelser og lignende på internettet. Borgerne og virksomhederne skal have mulighed for digital aktindsigt og på sigt kunne følge egne sager. 7

Opgaveløsning Opgaveløsningen skal finde sted på baggrund af en effektiv og driftssikker anvendelse af it og velfærdsteknologi. 8 Viborg Kommune vil vælge de it-systemer, der understøtter de mest effektive arbejdsprocesser, og som har et klart besparelsespotentiale. Overordnede beslutninger og prioriteringer vedr. strategi, it-arkitektur, it-infrastruktur og projekter er forankret i direktionen. Viborg Kommune vil sikre, at der altid er et målbart økonomisk og/eller servicemæssigt rationale ved investering i it. Dette forudsætter beskrivelser af projektets formål, forudsætninger, rammer og beregning af økonomiske konsekvenser (business case). Digitalisering af sagsgange af rutinemæssig art skal sikre, at der anvendes mindst mulig tid og dermed frigøres ressourcer til andre typer af opgaver. Informationssikkerhed (oplysningers fortrolighed, tilgængelighed, integritet, ægthed og uafviselighed) er afgørende for kommunens virksomhed. Kommunen vil derfor basere sig på fællesoffentlige standarder for informationssikkerhed. Integration mellem it-systemerne skal løbende optimeres. På den måde skabes det bedst mulige overblik over opgaverne og den enkelte borgers sagsbehandling. Digitalisering skal ikke alene opfattes ud fra en administrativ synsvinkel. Digitaliseringsstrategien skal også danne grundlag for anvendelse af løsninger inden for velfærdsteknologi som f.eks. telemedicin og robotteknologi ligesom dialog og kommunikation mellem forældre/ pårørende og skoler/institutioner er væsentlige indsatsområder. Velfærdsteknologi Brugerorienterede teknologier, der forsyner eller assisterer brugerne med én eller flere velfærdydelser og produkter f.eks. telemedicin, robotteknologi og lokaliseringsteknologi (GPS ol.)

Medarbejdere Medarbejderne skal understøttes i deres funktioner via effektiv og fleksibel anvendelse af it. Viborg Kommune ønsker at fremstå som en virksomhed med attraktive arbejdspladser. Medarbejderne skal have skabt råderum til at udføre de opgaver, som gør en forskel. Hermed sikres den bedste service og opgaveløsning samtidig med, at medarbejderen får en reel oplevelse af at være produktiv og kreativ. Digitalisering skal understøtte dette. Vi kommunikerer digitalt med medarbejderne og forventer, at der vedvarende tænkes i nye, digitale muligheder. Medarbejderne har brug for værktøjer og efteruddannelse i it, men der skal i brugen af disse tages hensyn til den enkelte medarbejders forudsætninger. Medarbejdere tilbydes størst mulig fleksibilitet og mobilitet i opgavevaretagelsen, med respekt for den enkeltes ønske om at kunne prioritere og skabe sammenhæng mellem arbejde og fritid. Viborg Kommune vil med en hensigtsmæssig it-anvendelse sikre den nødvendige vidensdeling i organisationen. Dette vil understøtte faglighed og service i de enkelte enheder og institutioner. Viborg Kommune vil gennem fokus på projektledelse og organisatorisk implementering sikre en hensigtsmæssig og kontrolleret indkøring af nye it-løsninger og ændrede arbejdsgange til gavn for arbejdsmiljøet. Via mulighed for anvendelse af f.eks. lokaliseringsteknologier vil Viborg Kommune signalere åbenhed over for respektfuld og omsorgsfuld overvågning i form af f.eks. mobile overfaldsalarmer i bestræbelserne på at kunne tilbyde øget tryghed for medarbejderne i udførelsen af arbejdet. 9

It-organisation Viborg Kommune vil udvikle en forretnings-, udviklings- og driftsorienteret it-organisation, som skal sikre realiseringen af digitaliseringsstrategien, herunder opgaver vedr. informationssikkerhed. 10 Viborg Kommune vil styrke sin organisering og styring af digitaliseringsområdet med det formål at understøtte og realisere digitaliseringsstrategien. It-organisationen skal i denne sammenhæng opfattes som kommunens samlede og tværgående organisering og ledelse af digitaliseringsområdet. Ledelsesmæssigt skal it-organisationen være bredt funderet og have direktion og chefer som aktive aktører. Effektiv og god styring af digitaliseringsområdet er kendetegnet ved de strukturer og processer, der sikrer, at virksomheden fastlægger strategier for it-anvendelsen og som gør, at disse implementeres og løbende justeres og koordineres. (Rambøll Management) Den samlede it-organisation skal have følgende primære fokusområder: It-organisationen skal drifte, vedligeholde, standardisere og optimere kommunens itinfrastruktur og support og sikre, at kommunen har en velfungerende it-platform, samt at brugerne får den aftalte service. I denne sammenhæng skal man forholde sig til den mest hensigtsmæssige placering af opgaven (sourcingstrategi). It-organisationen skal støtte og samarbejde med de faglige enheder om effektiviserings- og implementeringsopgaver vedr. eksisterende og nye it-systemer. It-organisationen skal understøtte en innovativ udvikling af Viborg Kommune via digitale og nye teknologiske muligheder. It-organisationen skal besidde de nødvendige it-faglige og projektmæssige kompetencer i forhold til it-organisationens opgaver.

Ledelse Ledere i Viborg Kommune skal være digitale fyrtårne og tage ansvar for, at kommunen realiserer digitaliseringsstrategien. Digitaliseringsstrategien udgør rammen for styring og udvikling af digitaliseringsområdet og sikrer sammenhæng mellem kommunens vision og de fællesoffentlige it-initiativer. Ledelsen skal bidrage med konkrete digitale handleplaner for at sikre en effektiv anvendelse af it inden for eget område og for kommunen som helhed. Ledere i Viborg Kommune forventes at gå forrest i understøttelse af digitaliseringsstrategien i både ord og handling. Viden om udvikling af den digitale kommune og den digitale lederrolle er væsentlige forudsætninger for at kunne udføre disse opgaver. 11

Digitaliseringsstrategi