Kontraktbilag 08 (præciseret) Retningslinier for Miniudbud Rammekontrakt 02.23 Nærværende bilag er gældende fra 14. september2010. Bilaget erstatter tidligere Kontraktbilag 08 således at tildelinger foretaget på Rammeaftale 02.23 efter den 14. september 2010 skal foretages efter dette bilag Dokument : RK02.23-KB08-Retningslinier for Mini-udbud.doc / version 1.00 Side 1 af 11
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1. Formål... 3 1.2. Sammenhæng til øvrige bilag... 3 2. Direkte tildeling... 4 2.1. Generelt om direkte tildeling... 4 2.2. Generelt om evaluering ved direkte tildeling... 4 2.3. Tildelingskriterium og øvrige kriterier... 5 2.3.1. Pris & Rabat... 5 2.3.2. Kvalitet og Leveringssikkerhed... 5 2.3.3. Sortiment... 6 3. Mini-udbud... 7 3.1. Generelt om evaluering ved Miniudbud... 7 3.2. Tildelingskriterium og øvrigekriterier... 8 3.2.1. Pris & Rabat... 8 3.2.2. Kvalitet og Leveringssikkerhed... 8 3.2.3. Sortiment... 9 3.3. Miniudbudsformer... 10 3.3.1. Simpelt Mini-udbud... 10 3.3.2. Mini-udbud i Trin... 10 3.4. Anvendelse af Leverandørens tilbudte Priser og Rabat, Sortiment samt Kvalitet og Leveringssikkerhed.... 11 Kontraktbilag : 08 - Retningslinier for Mini-udbudtildeling Side 2 af 11
1. Indledning 1.1. Formål Formålet med nærværende bilag er at beskrive de fremgangsmåder kunderne skal anvende i forbindelse med tildeling af leveringsaftaler. Kundens indgåelse af Leveringsaftale vil foregå med anvendelse med Kontraktbilag 13 Leveringsaftaler 1.2. Sammenhæng til øvrige bilag I det følgende er angivet væsentlige sammenhænge til øvrige bilag. Leveringsaftaler, som forudsætter anvendelse af Mini-udbud, er angivet i Kontraktbilag 13. Kontraktbilag : 08 - Retningslinier for Mini-udbudtildeling Side 3 af 11
2. Direkte tildeling 2.1. Generelt om direkte tildeling Kunden både kan og skal anvende direkte tildeling i alle situationer, hvor samtlige betingelser for anskaffelsen er fastlagt ved Rammeaftalen med tilhørende Rammeaftalebilag. Ved direkte tildeling må der ikke ændres i de tekniske krav, priser, takster og øvrige betingelser, der i henhold til selve Rammeaftalen gælder for Leverandørens Produkter og Ydelser. 2.2. Generelt om evaluering ved direkte tildeling Ved tildeling af Leveringsaftale uden genåbning af konkurrencen skal Kunder foretage deres tildeling baggrund af det konkrete behov. Behovet skal opgøres på et sagligt grundlag og ud fra objektive, gennemsigtige og ikke-diskriminerende kriterier. Kunden skal indgå leveringsaftalen med den leverandør, som ud fra Kundens konkrete behov evalueres til at have afgivet det bedste tilbud på rammeaftalen. Kunden skal i den forbindelse anvende nedenstående kriterier, der gælder for Rammeaftalen. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. Kriterier er under punkt 2.3 nedenfor angivet i prioriteret rækkefølge. Kunden skal anvende de i Rammeaftalen definerede procentmæssige vægte af kriterier, og skal ved sin tildeling følge den nedenfor angivne prioriterede rækkefølge. Ud fra det konkrete saglige og objektive behov skal Kunden vægte og vurdere de samme kriterier, som SKI har brugt ved udbuddet af selve Rammeaftalen. Endvidere kan de konkrete behov efter omstændighederne indebære, at et under- eller delkriterium vurderes ens i forhold til samtlige leverandører. I den situation indgår det pågældende kriterium fortsat i den anførte prioriterings rækkefølge, men samtlige leverandører opnår blot samme vurdering i forhold til det pågældende kriterium. Dette kan forekomme, hvor de konkrete behov medfører, at et kriterium ingen relevans har i forhold til Kundens konkrete behov, eller hvor kundens behov er så konkret, at alle leverandører opnår samme vurdering i forhold til det pågældende kriterium. Kontraktbilag : 08 - Retningslinier for Mini-udbudtildeling Side 4 af 11
2.3. Tildelingskriterium og øvrige kriterier Kundens vurdering af tilbuddet i forhold til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud skal ske på grundlag af nedenstående kriterier og relativt blive vægtet som anført, idet prioriteringsrækkefølgen skal fastholdes: o Pris & Rabat: 40% - 60% o Kvalitet og Leveringssikkerhed: 20%-30% o Sortiment: 20%-30% 2.3.1. Pris & Rabat I bedømmelsen af pris indgår følgende kriterier: A. Timepriser vurderet pr. Ydelsesområde (70%) 1. Timepriser for lokale ressourcer pr. ressourceniveau (1 til 7) i henhold til den definerede ressourcemodel (90%). 2. Gennemsnitlige timepriser for ikke-lokale ressourcer pr. ressourceniveau (1 til 7) i henhold til den definerede ressourcemodel (10%) B. Rabat (30%) 1. Volumen rabat (100%) 2.3.2. Kvalitet og Leveringssikkerhed I bedømmelsen af Kvalitet og Leveringssikkerhed indgår følgende kriterier: A. Metoder (20%) Tilbudsgiver beskriver sine metoder og svarer på nedenstående spørgsmål pr. Ydelsesområde. 1. Formål og relevans (50%) 2. Kvalificeringsniveau (50%) B. Referencer (40%) Tilbudsgiver beskriver referencer pr. Ydelsesområde. 1. Kvalitet og relevans i forhold til Ydelsesområdet (100%) C. Ressourceleveringssikkerhed (20%) Leverandørens evne til at leverer ressourcer pr. Ydelsesområde. 1. Leverandørens evne til at stille med ressourcer pr. kompetenceniveau (100%) Kontraktbilag : 08 - Retningslinier for Mini-udbudtildeling Side 5 af 11
D. Leverandørens planer for Forvaltning (20%) 1. Kvalitet og relevans af Præsentation af forvaltningsydelsen (50%) 2. Kvalitet og relevans af Projektplan for implementering af forvaltningsydelsen (50%) 2.3.3. Sortiment I bedømmelsen af Sortiment indgår pr. Ydelsesområde følgende kriterier: A. Systemunderstøttelse (50%) 1. Kvalitet af procesbeskrivelse (20%) 2. Kvalitet af PA-beskivelse (20%) 3. Relevans af PA i forhold til Ydelsesområde (20%) 4. Kvalitet og robusthed af PA-prismodel (40%) B. Standardprogrammel (25%) 1. Relevans af Standardprogrammel i forhold til Ydelsesområde (50%) 2. Kvalitet af beskrivelse af Standardprogrammel (50%) C. Immaterielle Frembringelser (25%) 1. Relevans af Immaterielle Frembringelser i forhold til Ydelsesområde (50%) 2. Kvalitet af beskrivelse af Immaterielle Frembringelser (50%) Kontraktbilag : 08 - Retningslinier for Mini-udbudtildeling Side 6 af 11
3. Miniudbud Kunden skal genåbne konkurrencen ved et Miniudbud, hvis et eller flere af følgende behov er gældende: Behov for bestemt leveringssikkerhed Behov for bonus eller bod Behov for fastpris eller maksimalpris i forhold til elementer, der ellers ville være forbrugsafregnet Den konkrete mængde/værdi overstiger væsentlig det højeste rabattrin på volumenrabatskalaen Behover omfatter ydelser, der ikke er omfattet af de faste vilkår og priser i rammeaftalen (ment tilbudt og medtaget på rammeaftalens sortiment) Ved sådanne anskaffelser under Rammeaftalen skal SKI s Kunder via et Miniudbud bede om en ordrespecifik markedspris på de konkrete enkeltstående eller successive Produkter og Ydelser i relation til det pågældende behov. Et Miniudbud indebærer, at konkurrencen først bliver afgjort efter Kundens modtagelse af tilbud samt efterfølgende tilbudsvurdering. Følgende procedure skal følges: Kunden opgør sit anskaffelsesbehov og anmoder skriftligt på grundlag heraf om at modtage tilbud indenfor en af Kunden fastsat tilstrækkelig tidsfrist. Kunden skal anmode om et løsningsforslag fra alle leverandører på delaftalen, der potentielt er i stand til at levere det der ønskes anskaffet (de "egnede" leverandører). De egnede leverandører er alle de leverandører på delaftalen, som kan levere den ønskede vare eller tjenesteydelse inden for det sortiment, som leverandøren kan levere under delaftalen. 3.1. Generelt om evaluering ved Miniudbud Kunden skal i et Miniudbud foretage en evaluering af rettidigt indkomne konditionsmæssige tilbud, der skal være skriftlige og angive Leverandørens løsningsbeskrivelse samt en konkret ordrespecifik markedspris. Kunden skal anvende de kriterier og procentvise vægtninger af kriterier, som er anført nedenfor i pkt. 3.2. Kontraktbilag : 08 - Retningslinier for Mini-udbudtildeling Side 7 af 11
Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. De således anvendte kriterier skal indbyrdes prioriteres i den rækkefølge, der fremgår nedenfor. 3.2. Tildelingskriterium og øvrige kriterier Kundens vurdering af tilbuddet i forhold til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud skal ske på grundlag af nedenstående kriterier og relativt blive vægtet som anført: o Pris & Rabat: 40% - 60% o Kvalitet og Leveringssikkerhed: 20%-30% o Sortiment: 20%-30% 3.2.1. Pris & Rabat I bedømmelsen af pris indgår følgende kriterier:: A. Timepriser vurderet pr. Ydelsesområde (70%) 1. Timepriser for lokale ressourcer pr. ressourceniveau (1 til 7) i henhold til den definerede ressourcemodel (90%). 2. Gennemsnitlige timepriser for ikke-lokale ressourcer pr. ressourceniveau (1 til 7) i henhold til den definerede ressourcemodel (10%) B. Rabat (30%) 1. Volumen rabat (100%) 3.2.2. Kvalitet og Leveringssikkerhed I bedømmelsen af Kvalitet og Leveringssikkerhed indgår følgende kriterier: A. Metoder (20%) Tilbudsgiver beskriver sine metoder og svarer på nedenstående spørgsmål pr. Ydelsesområde. 1. Formål og relevans (50%) 2. Kvalificeringsniveau (50%) B. Referencer (40%) Tilbudsgiver beskriver referencer pr. Ydelsesområde. 1. Kvalitet og relevans i forhold til Ydelsesområdet (100%) Kontraktbilag : 08 - Retningslinier for Mini-udbudtildeling Side 8 af 11
C. Ressourceleveringssikkerhed (20%) Leverandørens evne til at leverer ressourcer pr. Ydelsesområde. 1. Leverandørens evne til at stille med ressourcer pr. kompetenceniveau (100%) D. Leverandørens planer for Forvaltning (20%) 1. Kvalitet og relevans af Præsentation af forvaltningsydelsen (50%) 2. Kvalitet og relevans af Projektplan for implementering af forvaltningsydelsen (50%) 3.2.3. Sortiment I bedømmelsen af Sortiment indgår pr. Ydelsesområde følgende kriterier: A. Systemunderstøttelse (50%) 1. Kvalitet af procesbeskrivelse (20%) 2. Kvalitet af PA-beskivelse (20%) 3. Relevans af PA i forhold til Ydelsesområde (20%) 4. Kvalitet og robusthed af PA-prismodel (40%) B. Standardprogrammel (25%) 1. Relevans af Standardprogrammel i forhold til Ydelsesområde (50%) 2. Kvalitet af beskrivelse af Standardprogrammel (50%) C. Immaterielle Frembringelser (25%) 1. Relevans af Immaterielle Frembringelser i forhold til Ydelsesområde (50%) 2. Kvalitet af beskrivelse af Immaterielle Frembringelser (50%) Kontraktbilag : 08 - Retningslinier for Mini-udbudtildeling Side 9 af 11
3.3. Miniudbudsformer Kunden kan vælge mellem én af to mini-udbudsformer: Simpelt Mini-udbud Mini-udbud i Trin Mini-udbud i Trin introduceres under denne Rammekontrakt for at muliggøre en effektiv mini-udbudsproces ifm. enkeltstående ordre indenfor Delaftaler med mange tilknyttede Leverandører og/eller hvor den enkeltstående ordre vedrører et begrænset område af Delaftalens ydelsesområde. Udbyder Kunden en større sammenhængende ydelse gennem flere parallelle Mini-udbud på samme delaftale da kan Kunden i sin vurdering af tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud vælge at lade den samlede økonomi indgå. Kunden skal i givet fald i forbindelse med annonceringen af hvert Mini-udbud angive, hvilke parallelle Mini-udbud, som vil indgå i Kundens samlede økonomiske vurdering. 3.3.1. Simpelt Mini-udbud Grundlaget for Mini-udbudet er et af Kunden udfærdiget Mini-udbudsmateriale omfattende krav til den udbudte ydelse, Tildelingskriterier ( samt Leveringsaftale med tilhørende Leveringsaftalebilag. Kunden anmoder på basis af Mini-udbudsmaterialet om et løsningsforslag med en konkret ordrespecifik markedspris fra alle Leverandører, som er tilknyttet relevant Delaftale og Leveranceform under nærværende Rammekontrakt. Kunden vurderer efterfølgende de indkomne tilbud ud fra tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud baseret på Tildelingskriterierne. 3.3.2. Mini-udbud i Trin Mini-udbud i Trin består af række af på hinanden efterfølgende trin, som samlet giver en udvælgelsesproces. For Mini-udbud i Trin gælder: Kunden beskriver i forbindelse med første trin i Mini-udbudet den samlede udvælgelsesproces dvs. rækken af på hinanden følgende trin, tidsplanen herfor samt den tilknyttede evaluerings- og tildelingsproces. Kontraktbilag : 08 - Retningslinier for Mini-udbudtildeling Side 10 af 11
Hvert trin i udvælgelsesprocessen følger samme regelsæt som Simpelt Miniudbud angivet i afsnit 3.3.1 Kunden kan vælge at yde helt eller delvis betaling for Leverandørens omkostninger for deltagelse i et eller flere trin i udvælgelsesprocessen. Det skal i givet fald fremgå af beskrivelsen for den samlede udvælgelsesproces. 3.4. Anvendelse af leverandørens tilbudte priser og rabat, sortiment samt kvalitet og leveringssikkerhed I forbindelse med Mini-udbud skal Leverandøren som minimum tilbyde de vilkår, som Leverandøren har angivet i Kontraktbilag 03. Undtaget herfor er det tilfælde, hvor Kunden specifikt har anmodet Leverandøren om at revurdere sin Modenhed. Kontraktbilag : 08 - Retningslinier for Mini-udbudtildeling Side 11 af 11