Small Business Lav en faktura Denne vejledning gennemgår de ting man normalt skal gøre, når man laver en faktura. Fremgangsmåden kan også anvendes til at oprette Et salgstilbud eller en salgsordre. Inden du starter... Der skal laves følgende indstillinger inden du kan begynde og lave færdige fakturaer, der kan lukkes( afsluttes) og bogføres i regnskabet. Nødvendigt opsæt I Regnskabsmodulet Inden du kan anvende Small Business som faktureringsprogram, skal følgende være oprettet i Regnskabsmodulet: Opret dit eget firma: Klik på Ret/opret markeret herover med rød ring. Klik herefter på Opret firma, markeret herunder med rød ring. 1
Small Business Skriv navnet på dit firma og luk vinduet på det røde kryds. Debitor/Kunde Kunder skal være tilknyttet en debitorgruppe, som bestemmer, hvordan debitorposter bogføres i regnskabet. Indstillinger af debitorgrupper finder du Under Stamdata -> Debitorgrupper. Se herover en opsætning, der understøtter fakturering i Danmark, EU og øvrige udland. Hvis der ønskes faktureret i andre valutaler skal der oprettes debitorgrupper til at understøtte dette. En debitorgruppe skal som minimum indeholde et navn, nummer, tilknyttes en samlekonto i kontoplanen og det skal markeres, hvis kunder i gruppen ikke skal opkræves moms ved fakturering. Skriv i den med * markerede linje for at oprette en ny gruppe. Nødvendigt opsæt Start Faktura modulet op, vælg dit firma på forsiden og åbn Stamdata -> I Fakturamodulet Firmaoplysninger. 2
Small Business Her skriver du de numre du ønsker de næste nye fakturaer og ordrer skal have i systemet. Du skriver hvilken momssats, der ønskes anvendt til faktureringen. Du kan både fakturere vare med og uden moms på samme faktura. Brevhoved 1 og 2 og Tekst på faktura vises på fakturaer, ordrebekræftelser og følgesedler, hvis du markerer det når du skriver dokumenterne på printer. Standard betalingskort er en mulighed for at udskrive fakturaer på fortrykte fakturaer med betalingskort i bunden. Du kan også vælge alene at udskrive en FIK kode på fakturaen. Standard udskrift bestemmer hvilken type nye salgsordrer får, når de oprettes. Her vælges den type, som man normalt ønsker at anvende på en ny ordre. Salgspriser er incl. moms bevirker, at moms ikke vises separat. Vis oplysninger bevirker, at alle debitorer/varer vises, når debitoroversigt og lageroversigt åbnes. Varer / Varenumre Når du laver en faktura, skal du anvende et varenummer på hver varelinje. Du behøver ikke flere varenumre, da du bare kan rette varelinje teksten og prisen på hver varelinje. Et varenummer skal være tilknyttet en varegruppe. Varegruppen bestemmer hvor salg m.v. bliver bogført i regnskabet. Hvis du ønsker at får fordelt virksomhedens omsætning på flere finanskonti, skal du som minimum oprette det samme antal varenumre og varegrupper. Opret de varer / varenumre du vil anvende ved fakturering inde du begynder at lave en faktura. Varegruppe Varer skal være tilknyttet en varegruppe, som bestemmer, hvordan varesalg bogføres i regnskabet. Indstillinger af varegrupper finder du Under Stamdata -> Varegrupper. En varegruppe skal som minimum have et nummer, et navn og der skal gemmes de konti i kontoplanen, hvor varesalg og rabatter ønskes bogført. Der skal også tages stilling til, om der tillægges moms på faktura og om de fakturerede varer skal beholdningsføres. Se mere om de ikke her beskrevne indstillinger på varegrupper under hjælp i programmet. 3
Small Business Der skal angives en konto for varesalg. Hvis du ikke bruger Small Business som regnskabssystem, kan du bare skrive et tilfældigt tal her. Her er f.eks. skrevet 1. Opret faktura Find menupunktet Salg -> Opret ordre. Oplysninger, der gælder For Fakturaen. Tilknyt kunde/ Fakturaadresse Tilknyt Leveringsadresse Hvis du ikke kender kundes kundenummer eller du vil lave en faktura til en ny kunde, dobbeltklik da i kundenummerfeltet, og du får vist en oversigt over dine kunder. Hvis det er en kunde, der ikke findes i programmet, klik da på Opret kunde for at oprette kunden. Når kunden er oprettet kan den vises på oversigten ved at klikke på Vis kunder og når der dobbeltklikkes på den linje kunden vises på, så tilknyttes kunden til fakturaen. På fanebladet Leveringsadresse kan skrives en leveringsadresse til den enkelte faktura. Andre funktioner Tilføj Kontaktperson I feltet Att. kan navnet på en kontaktperson indtastes direkte. Uden moms Ordrenummer Hvis kunden skal faktureres uden tillæg af moms, markeres Uden moms feltet. Hvis en bestående kunde, der tilhører en debitorgruppe, hvor der ikke skal tillægges moms, tilknyttes fakturaen, vil feltet fremtidigt automatisk blive udfyldt. Ordrenummer udfyldes automatisk i henhold til opsat ordrenummer interval. Der tildeles ikke ordrenummer til en faktura, men kun til en ordre. Betingelser faneblad 4
Small Business Datoer på faktura Betalingsdato Ext reference Rekvisition Int. Ref. Valuta Ordredato, leveringsdato og fakturadato tildeles d.d. på en nyoprettet faktura. Datoerne kan ændres enten ved direkte at indtaste datoer eller ved at klikke på linket og vælge dato på kalenderen (MS Access 2007 og nyere). Betalingsdato beregnes i henhold til de registrerede betalingsbetingelser på fakturaen. Datoen kan ændres efterfølgende til en valgfri dato, men hvis fakturadatoen eller betalingsbetingelser efterfølgende ændres, beregnes en ny betalingsdato og feltets værdi ændres til den nye dato. Et felt der udfyldes på den enkelte faktura. Oplysningerne udprintes på faktura. Her indtastes evt. Rekvisitionsnummer, der udprintes på faktura. Er den person, som er tilknyttet den aktuelle kunde. Interne referencer oprettes og redigeres under Stamdata -> Interne referencer Den anvendte valuta styres af den debitorgruppe den valgte kunde er tilknyttet. Betaling Forsendelse Her vælges den betalingsbetingelse, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye fakturaer. Når betalingsbetingelse ændres vil fakturaens forfaldsdato blive ændret i henhold til den valgte betalingsbetingelse. Betalingsbetingelser redigeres under Stamdata -> Betalingsbetingelser Her vælges den forsendelsesmåde, der ønskes anvendt på fakturaen. Forsendelsesmåder oprettes og redigeres under Stamdata -> Forsendelsesmåde. Udskrift Rabat % Her vælges hvilken type dokumnet, der ønskes anvendt. Det kan også her vælges, om den oprettede ordre er en faktura eller det er en kreditnota. Husk at kreditnotaer opettes med positive antal på varelinjerne og positive beløb. Her kan indtastes en rabat %, der anvendes på hele fakturaen. Varelinjer Tilføj varelinje Skriv varenummer i varenummerfeltet på den første linje markeret med * Valg /Søgning Hvis du ikke kender varenummeret eller det er en ny vare du ønsker at oprette, dobbeltklik da på varenummerfeltet og vare/lageroversigten åbnes. Her kan du søge efter varer/ydelser eller du kan oprette nye. Når en ny vare/ydelse er oprettet, kan den fremsøges og vælges til fakturaen. Rediger varelinier Du kan direkte ændre i felterne antal, tekst (incl. Tvungne linjeskift (Ctrl-enter)), pris og rabat%. Hvis du påny indtaster varenummer hentes oplysninger fra varekortet, og evt. ændringer på linjen vil blive overskrevet. 5
Small Business Tekster på faktura På fanebladet Tekst kan man indtaste tekst i to felter, der kan vises på fakturaer. Avance På fanebladet Avance vises beregnede beløb excl.moms. Andre funktionstaster Udskriv Tilbud/ordrebekræftelse/faktura m.v. til skærm eller printer. I forbindelse med denne funktion kan fakturaer afsluttes/lukkes, så de bliver en del af fakturastatistikken og de kan herefter ikke længere ændres. Slet faktura. Når en faktura slettes, fjernes alle kunde og vareoplysninger + tekster fra fakturaen. Da fakturanummeret er taget af systemet kan den ikke fysisk slettes, men den kan lukkes tom. Mere hjælp Dette skriv er en hurtig ikke udtømmende beskrivelse. Få mere hjælp i programmet tryk F1 i programmet Se Kom godt igang med Small Business, søg i supportartikler på www.winfinans.dk, eller kontakt ApS, din forhandler, bogholder eller revisor. Med venlig hilsen Support 6