Referat 2014-05-06, Side 1 af 8 Emne Deltagere Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: 2014-05-13 Kl. 18:38 Bestyrelsen FA09 Gæster Lisbeth Jallbjørn (LJ) Kim Jørgensen (KJ) Frank Hansen (FH) Kjeld Skelmose (KS) Mikael Høyer-Andersen (MHA) Kasper Nørballe (KN) Bjørn Larsen (BL) Lone Lund-Rasmussen (LLR) Jørgen Weng (JW) Punkter Karin Aunsfort (KA) 1. Valg af ordstyrer og referent 1.1 Ordstyrer 1.2 Referent 1.3 Generel information 2. Emner til/fra varmemesteren og administrationen 2.1 Oplæg til nyt varmemesterkontor 2.2 Etablering af ny fordelingsnøgle i samarbejde med Afd. 2 2.3 Udskiftning af vaskebetalingssytem 2.4 Lukket emne 2.5 Lukket emne 2.6 Ingen HPFI relæer 2.7 Vaskemaskine skiftet 2.8 Udskiftning af vaske i vaskeri 2.9 Lukket emne 2.10 Rengøring i vaskerum 2.11 Personlige ejendele i kældergange 2.12 Lukket emne 3. Godkendelse af sidste referat 3.1 Godkendelse af sidste referat 4. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen 4.1 Orientering fra formanden 4.2 Vaskebestillingssystem 5. Projekter 5.1 Helhedsplansprojekt 5.2 Lukket emne 5.3 Brolægning af Lille Torv
2014-05-06, Side 2 af 8 6. Budgetter 6.1 Ingen emner 7. Klagesager 7.1 Ingen emner 8. - 9. Arrangementer 9.1 Beboerskovtur 10. Planlagte møder 10.1 Planlagte møder 11. Eventuelt 11.1 Ingen emner
2014-05-06, Side 3 af 8 Pkt. 1 Pkt. 2 2.1 Pkt. 1.1 Ordstyrer: LJ Pkt. 1.2 Referent: FH Pkt. 1.3 Generel information: Ingen informationer. Emner til/fra Varmemesteren og administrationen Emne: Oplæg til nyt varmemesterkontor Ansvarlig: KS 2014-05-06: Emnet er nu godkendt både i organisationsbestyrelsen samt stemt ind ved ekstraordinært beboermøde. Godkendelse fra kommunen skulle være en formsag. LJ foreslår at istandsættelse af lejemålet påbegyndes med økonomien fra vedligeholdelseskontoen. Bestyrelsen foreslår at der bliver lavet en fjernbetjening af dørtelefonen til lejemålet. Døren til opgangen må ikke bare stå åben. 2014-04-08: KS har gjort opmærksom på, at det ikke er korrekt at Brøndby kommune har godkendt brugen af lejemålet, men blot bekendtgjort at der ikke burde være noget til hindring for, at dette benyttes til formålet. Dog skal emnet først bringes for Byrådet til et byrådsmøde og godkendes her. Kommunen har dertil krævet, at emnet skal tages op til afstemning på et beboermøde i afdelingen. Administrationen har udsendt indkaldelse til beboerne. Indkaldelsen er udsendt, dog med forkert angivet adresse. Der står Brøndbyvænge 6 og det skulle ha været Brøndby Parkvej 6. KS melder at han ikke deltager grundet ferie. Der deltager ikke andre end KJ, hvilket bestyrelsen er utilfredse med i forhold til, at vi ønsker en tilstede som kan svare på spørgsmål omkring økonomi. KS prøver at finde en anden til at møde op til mødet. I forbindelse med hvis forslaget bliver stemt for, vil det betyde enten en huslejestigning, hvis ikke man kan finde pengene andetsteds i budgettet. Bestyrelsen ønsker en udgiftsneutral løsning. 2014-03-17: KJ har holdt møde med afd. 2 og har nævnt muligheden for brug af lejligheden som ejendomsmesterkontor. Afd. 2 har accepteret dette. Brøndby kommune har sagt OK til at lejligheden må benyttes. Der skal dog lige afklares om emnet skal på et beboermøde. KJ indhenter afklaring fra kommunen. KJ giver udtryk for at administrationen holdning er at det er en unødvendig udgift, men mener samtidigt at løsningen har mange positive punkter. Afd. 1 er ligeledes indstillet på at benytte lejligheden. 2014-02-17: Arbejdstilsynet har givet grønt lys (dispensation). Der afventes svar fra kommunen endnu. LJ melder at tidligere omtalte lejemål BRP 6, St. Tv., som har været på banen til brug til nyt varmemesterkontor. Bestyrelsen vil gerne diskutere emnet en gang til med afd. 2. Afd. 1 foreslår at lejemålet benyttes til varmemesterkontor, mødelokale, medarbejdersamtaler samt undervisning. Gammel frokoststue samt omklædning bevares. LJ forespørger KJ om han kan lave statistik på hvor mange beboere som benytter ydertiderne, med henblik på om disse skal nedlægges, hvis ikke de benyttes nok. 2014-01-06: De værktøjer og maskiner der tidligere er indkøbt til fælleskontoret for alle tre afdelinger, tilhører således i et vist omgang også Afd. 1 og Afd. 2, hvorfor Afd. 3 må dække udgifter for, at overtage disse maskiner. Emnet tages næstkommende HB møde. 2014-01-02: KS har lavet et økonomisk overslag på etablering af nyt varmemesterkontor i Afd. 1 s blok 2. Det gamle vaskerullerum er nu nedlagt, og der er malet og ordnet gulv. Administrationen mener ud fra arbejdsmiljøkonsulenten samt udmelding af kommunen, at rummet vil kunne benyttes til administrativt rum, med en dispensation for for lavt loft. Der er indhentet tilbud på indretning af varmemesterkontor i det gamle rullerum på 150.000. Lars (afd. 2) gav udtryk for at arbejdsgangen ikke følger vores ønsker. Administrationen har taget initiativer, som vi ikke har godkendt. KS er enig i at der skal tages fælles beslutninger. Dertil virker økonomien ikke logisk. Vi skal investere i både ny printer, PC samt flytte PC. Hvor i ligger logikken i at Afd. 3 skal beholde disse ting? Kjeld beretter at LL sad næsten fuldtid administrativt. Vi skal forvente at KJ som minimum kommer til at side halvdags med administrativt. Begge afdelinger stiller forventning om han som minimum skal være i marken 50%. Evt. omkostninger er planlagt dækket af driftskontoen fra begge afdelinger. I stedet for den konstellation som administrationen har forelagt bestyrelsen, har vi i fællesskab fundet frem til at der oprettes varmemesterkontor i det gamle rullerum. Flere af de udgifter administrationen fremlagde, er blevet nedlagt, og tilbuddet er derfor gået fra 150.000 til 83.000. Afdelingerne imellem er enige om et maks. beløb på 100.000.
2014-05-06, Side 4 af 8 KS undersøger om dispensation kan hentes ind i sammenhæng med korrekt lyddæmpning for det gamle rullerum, samt oprettelse af nødvendige installationer. Begge afdelinger giver også udtryk for at fordelingen af udgifterne sættes til 50% gældende både for etablering samt drift. Jf. tidligere referat er det angivet til henholdsvis 63/37% (afd. 1/afd. 2). Begge afdelinger ønsker en optælling af antal varmemesterhenvendelser (personligt/telefon) i løbet af en periode, for at belyse nødvendigheden af åbningstider samt varigheden. 2013-11-04: LJ foreslår om der kunne opstilles midlertidigt varmemesterkontor i form af skurvogne, indtil at opgaven fuldføres. Bestyrelsen betragter forslaget som en mulig løsning. 2013-10-22: Afventer samarbejdsmøde med Afd. 2. En mulighed kan være at optage et lejemål til varmemesterkontor og bevare omklædning og kaffestue i kælderrummene i Blok 1. 2.2 2.3 2.4 2.5 Emne: Etablering af ny fordelingsnøgle i samarbejde med Afd. 2 Ansvarlig: Bestyrelsen, Afd. 2, KS 2014-05-06: KS indkalder til møde omkring fordelingen/driftsaftale med afd. 2 snarligt. Der vil også blive kigget på inventar/udstyr. 2014-04-08: Samlede faste udgifter mangler stadig at komme på plads inden emnet kan behandles. 2014-03-17: Når alle udgifter er på plads, mødes KS, afd. 1 og afd. 2 og gennemgår aftalen. 2014-02-17: LJ rykker KS for svar. 2014-01-06: FA09 har lavet et oplæg omkring samdrift mellem Afd. 1 og 2. Bestyrelsens generelle opfattelse af oplægget er et ringe udført dokument, hvor de fleste konstateringer skal rettes til. Ønskede rettelser tages op med Afd. 2 og KS. 2013-11-04: Bestyrelsen har møde med Afd. 2 omkring etablering af samarbejdet 2013-11-18, hvor der tages stilling til strukturen. 2013-10-22: På beboermødet blev det bekendtgjort, at Afd. 3 har opsagt samarbejdet med Afd. 1 og 2 i form af opsigelse af fordelingsnøglen, omhandlende udgifter til bl.a. diverse redskaber og varmemester. Bestyrelsen har arbejdet sammen med Afd. 2 om, at skabe et nyt samarbejde og en ny fordelingsnøgle. Beslutningen om opsigelse af fordelingsnøglen blev besluttet under den tidligere formand Anette Reckendorf's periode, inden hun fraflyttede Afd. 3. I mellemtiden er posten overtaget af Allan Rasmussen, som har indgivet ønske om genoptagelse af samarbejdet. Bestyrelsen har valgt at fortsætte oprettelsen af det nye samarbejde med Afd. 2. Afd. 2 er af samme opfattelse. Besked er givet til Allan Rasmussen. Emne: Udskiftning af vaskebetalingssystem Ansvarlig: KS 2014-05-06: Der er 8 kort tilbage at gøre godt med. KS foreslår at penge til et nyt system sættes i DV planen, således der er afsat penge til at udskifte systemet. 2014-04-08: KJ beretter at han oplever serviceproblemer med Miele, da de ikke svarer tilbage og reagere på forespørgsler. Han beretter også at betalingsboksen har været defekt to gange. KS foreslår at der afsættes 300.000 på DV planen til udskiftning af betalingssystem. Bestyrelsen siger OK til dette. 2014-03-17: KJ har overtaget en sagen fra Mikkel Selander. Bestyrelsen mener at udgiften skal føres ind DV planen. KJ er enig. Hvis systemet går ned inden udskiftningen er klar, må vi tag opgaven op til den tid. Bestyrelsen kigger på de to tilbud administrationen har modtaget og tager stilling til hvilket system vi ønsker. 2014-02-17: KJ præsenterede et tilbud på et nyt vaskebetalingssystem, som skal erstatte vores nuværende, som der ikke kan skaffes reservedele til, samt nye chipkort. Tilbuddet er ikke udbedt af bestyrelsen, og bestyrelsen er ikke blevet gjort bekendt med problemet. Lukket emne Lukket emne
2014-05-06, Side 5 af 8 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 Pkt. 3 3.1 Pkt. 4 4.1 Emne: Ingen HPFI relæer 2014-05-06: KJ har modtaget tilbud på 5300,- pr. blok. Opgaven bedes løst hurtigst muligt. 2014-04-08: Det er samtlige kældre, denne opgave skal udføres i. KJ har bestilt et oversalg inkl. på separat relæ til vaskemaskinerne. 2014-03-17: Der er stadig ikke skiftet relæer i kælderene. KS og KJ ser til dette hurtigst muligt. Emne: Vaskemaskine skiftet 2014-05-06: Emne pågår. 2014-04-08: KJ beretter at udskift af en vaskemaskine har været nødvendigt. KJ foreslår at kigge på andre mærker. Bestyrelsen forespørger prisreferencer til at etablere grundlag ud fra. KJ beretter også at servicekontrakten hos Miele koster 65.000 årligt for alle maskiner. En ny maskine koster ca. 31.000. KS foreslår at der afsættes penge af (100.000 pr. år) i DV planen til udskiftning af maskiner. Bestyrelsen siger OK til dette. Emne: Udskiftning af vaske i vaskeri 2014-05-06: Opgaven er ikke løst endnu, grundet andre opgaver. 2014-04-08: KA nævner at der ikke er blevet ordnet omkring de nye vaske (rep. af huller fra tidligere vaske). Lukket emne Emne: Rengøring i vaskerum 2014-05-06: Bestyrelsen beder ejendomsfunktionærerne være mere opmærksomme på rengøring af vaskerum (bl.a. støvsugning). Emne: Personlige ejendele i kældergange 2014-05-06: Bestyrelsen gør opmærksom på at der stadig opmagasineres personlige ejendele i kældergangene. KJ beretter at han har smidt sedler i postkasser hvor det har været slemt. KJ omdeler breve til lejemålene omkring placering af personlige ejendele, samt skriver personlig skrivelse til beboeren som har en sofa stikkende ud af kælderrum. Lukket emne Godkendelse af sidste referat Emne: Godkendelse af sidste referat Ansvarlig: Bestyrelsen 2014-05-06: Referat godkendt. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen Emne: Orientering fra formanden Ansvarlig: LJ 2014-05-06: Ingen informationer. 4.2 Emne: Vaskebestillingssystem Ansvarlig: Bestyrelsen 2014-05-06: Ingen informationer.
2014-05-06, Side 6 af 8 Pkt. 5 5.1 5.2 5.3 Projekter Emne: Helhedsplansprojekt Ansvarlig: Bestyrelsen & FA09 Opfølgning: Ved løbende nyheder 2014-03-17: Landsbyggefonden har meldt tilbage at vi er accepteret i udvælgelsespuljen. Dette er ikke et tilsagn om at vi er godkendt til støtte, men kun t vi er i betragtning. 2014-01-06: Bestyrelsen vil gerne bede om retningslinjer for hvilke hensigtsmæssigheder der kan tages i forbindelse med udskiftning af fx ældre køkkener. Udsigterne til igangsætning af helhedsplanen er meget langt væk, og nogle køkkener er i så dårlig stand og så gamle at de ikke er brugbare længere. 2013-05-14: Bestyrelsen påtaler at FA09 gerne må have i mente, hvordan vi administrerer vores kælderrum. Hvis der oprettes flere lejemål, hvordan skal fordelingen så foregå. Kunne der evt. laves loftsrum. KN har orienteret LJ om at ansøgningen er indsendt til Landsbyggefonden og vi kan forvente ca. et års svartid. MS vender tilbage til LJ omkring informationsmøde for beboerne i Juni måned. 2013-04-24: Flemming fremviste nyt oplæg til hvordan den nye udformning kunne se ud. Landsbyggefonden støtter ikke udvendige elevatorer, så elevatorer skal derfor bygges ind i opgangene. Det foreløbige økonomiske grundlag og forslag til hvordan blokkene kan ændres, som blev præsenteret i dag, har vi nikket OK til, og disse sendes ind til Landsbyggefonden. Landsbyggefonden skal herefter returnere en tilbagemelding. Vi afventer derfor svar fra FA09, når de modtager svar fra Landsbyggefonden. Der vil blive indkaldt til et informationsmøde for beboerne omkring projektet, så snart alle informationer er på plads. Der er ikke taget konkrete beslutninger omkring projektet på nuværende tidspunkt. Alt foreligger på et fiktivt niveau, og de endelige beslutninger vil ligge hos beboerne, når disse er klar til præsentation. Beboerne vil løbende blive informeret. 2013-03-04: FA09 deltager i næste bestyrelsesmøde, da der er udarbejdet nyt materiale, som skal præsenteres. LJ indkalder til et separat bestyrelsesmøde, hvor kun dette emne behandles 2012-12-10: Emne pågår. 2012-11-06: Vi afventer svar fra Landsbyggefonden, og der kan gå op til et år før end at de vender tilbage. 2012-10-01: Vi har i dag besøg af Kasper Nørballe og Lone Lund fra FA09 og Flemming Dahl fra tnt arkitekter og Henrik Holmsgaard fra Holmsgaard rådgivende ingeniører. Gruppen har prøvet at opsætte et oplæg til hvordan økonomien kunne se ud ved en helhedsplan, og uden helhedsplan for samme opsætning. Formålet er at klarlægge og skabe et overblik over påvirkningen og konsekvenserne ved henholdsvis, at oprette individuelle lån på de opgaver/projekter som afdelingen står over for de næste 10 år fremfor, at udfører en helhedplan med støtte fra Landsbyggefonden. Emnet slås sammen med punkt 5.1 Tage og vinduer som nye projekter og omdøbes til Helhedsplansprojekt. 2012-09-03: Emne pågår. 2012-08-20: Emne pågår. 2012-06-19: Bestyrelsen er blevet præsenteret for muligheden for at få lavet tagetager. Projektet er i forbindelse med Helhedsplanen for, at forbedre muligheden for støtte fra Landsbyggefonden. Tilstede til fremlæggelsen var Kasper Nørballe (forvaltningsdirektør i FA09), Flemming Dahl (TNT arkitekter), og Henrik Holmsgård (Holmsgaard rådgivende enginører). Flemming præsenterede materialet, som består af 4 forslag. Bestyrelsen skal nu gennemse materialet, og mødes igen med FA09 og drøfte det videre forløb. LUKKET EMNE Emne: Brolægning af Lille Torv og MS 2014-05-06: Opgaven er snart overstået, og det ser pænt ud ind til videre. Bestyrelsen beder om tilbud på opretning af den resterende strækning ned forbi butikkerne. Bestyrelsen ligger stadig vægt på at lamperne bliver skiftet. 2014-04-08: Opgaven er ved at blive løst, og det ser fint ud indtil videre. KS mener at opgaven er løst omkring påsketid. KS gør opmærksom på, at hvis vi får lagt store sten til at forhindre at biler kører op på pladsen, vil det komme til at se lidt voldsomt. KS foreslår kassebed langs med BRP frem til banken. Hvad angår lamperne, undersøger KS lige om man kan få to lamper, som lysmæssigt kan svare til tre. Ellers vil det blive fire lamper, grundet de huller, som er boret i forvejen.
2014-05-06, Side 7 af 8 Pkt. 6 6.1 Pkt. 7 7.1 Pkt. 8 Pkt. 9 9.1 2014-03-17: KJ melder at man kigger på den lille trekant, som ikke er belagt. Alle sten vil blive lagt om på pladsen, og underlaget bliver nystampet og niveleret korrekt. Bestyrelsen gør opmærksom på, at kommunen skal erstatte trekantsområdet. KJ følger op på dette. Dertil skal lyset omkring træt laves ordentligt. Der skal monteres tre lamper, som oprindeligt aftalt. 2014-02-17: KJ beretter at KS har bolden. LJ rykker KS for svar samt udredning for hvorfor opgaven ikke er i gang. Bestyrelsen ønsker en tidsplan for opgaven. 2014-01-06: Foreløbig udmelding vedr. sagen omkring opretning af de nylagte fliser, har FA09 fået svar som i store træk falder ud til fordel for os. Vi afventer stadig fuld afklaring. 2013-11-04: Bestyrelsen forespørger om de penge som er afsat til entreprenøren kan benyttes til fortsat arbejde på opgaven. LL har fået tilbud på natursten til opsætning i stedet for pullerter på ca. 6000 incl. moms. 2013-10-22: Det videre forløb/arbejde omkring brolægning foretages af ny entreprenør. Vi snakkede med MS om opsætning af store natursten i stedet for de før valgte pullerter. MS bedes tage dette med i opfølgningen af arbejdet. 2013-09-03: Vi har en forventning om at der bliver lagt fliser i samme udformning som de fliser vi lige har lagt, i det hul/område som der er opstået efter kommunens vejarbejde. Der er stadig ikke opsat ekstra lamper og udskiftet de allerede forkert opsatte lamper. 2013-08-15: MS: afventer nu syn og skøn efter kommunens ændringer på stedet. Behov for opmærksomhed omkring sikring af hele området efter opbygning. Der er fortsat problem med lys - de lovede nye lamper er ikke opsat og pærer sprænger konstant. MS taler med banket om parkering på fortov. 2013-05-14: Pengetransportfirmaet benægter nu alt og vil ikke betale. MS følger op på sagen via advokat. Der bliver også opsat ekstra lamper ved træet. Bestyrelsen påtaler at metalstolperne ved banken ikke er opsat. LL beretter at dette er grundet at fliserne er lagt for højt, og de derved ikke kan monteres. Dette bliver udbedret af firmaet som har lagt fliserne. 2013-04-24: Emne pågår. 2013-03-04: Firmaet som ejer vognen som har ødelagt nogle af fliserne, og der køres nu retssag på firmaet. De lamper som er opsat ved den nye bænk ved træet, er for små og opfylder ikke det krav som blev stillet ved opgavestart. Der blev specificeret, at lamperne skal oplyse træet. Desuden skal der opsættes 3 lamper og ikke kun de to som er opsat. 2013-01-21: Projektet vil blive gennemgået og genoprettet, så snart vejret tillader det. Entreprenøren har godtaget de fejl der er fundet. Der er sket nogle skader på arealet, efter en stor vogn har parkeret på dette. Erstatningskrav er sendt til firmaet, og der afventes svar på tiltale. Der er modtaget tegninger fra kommunen, over ny cykelsti som skal etableres for enden ved arealet ud mod vejen. Der skal opsættes to sidste pullerter, og vi har afventet opsætning af disse end til kommunen har udmeldt. Vi beder nu om at pullerterne bliver opsat. MS videregiver info til LL. 2012-12-10: Emne pågår. 2012-11-06: Projektet står klar til aflevering. Bestyrelsen er dog ikke tilfredse med resultatet. Stenene er lagt skævt, og flere af stenene er allerede flækket. LL mener det er på grund af dårlig udført bund. Bestyrelsen ønsker ikke at arbejdet bliver betalt, før end at fejlene er udrettet. LL tager observationerne med på afleveringsmødet. Budgetter Ingen emner. Klagesager Ingen emner. Ingen titel (benyttes ikke) Arrangementer Emne: Beboerskovtur Ansvarlig: Bestyrelsen 2014-05-06: Bestyrelsen kigger på årets beboerskovtur. Destinationen er endnu ikke bestemt.
2014-05-06, Side 8 af 8 Pkt. 10 10.1 Pkt. 11 11.1 Planlagte møder Emne: Planlagte møder Ansvarlig: Bestyrelsen 2014-05-06 Kl. 17.00 afholdes der bestyrelsesmøde. 2014-05-22 Kl. 18.00 afholdes der hovedbestyrelsesmøde. Eventuelt Ingen emner