Notat Erfaringsopsamling i forbindelse med pilot afprøvning af elektronisk kommunikation ved ambulatoriebesøg Efter implementeringen af elektronisk kommunikation for de lange forløb, er der kommet et stigende ønske om også at kommunikere elektronisk på de korte og ambulante forløb. Nationalt har muligheden for en særlig standard vedr. ambulatorier været drøftet. Det blev konkluderet, at der som udgangspunkt ikke udvikles en standard, da indholdet i kommunikationen har stor variation. Der kan opstartes med korrespondancemeddelelsen (KM), der er en åben standard, i lighed med en mail. Denne kan på sygehusside opsættes med forudbestemt tekst (fraser), således at ikke alt skal tastes hver gang. Erfaringer fra brugen af korrespondancen kan være medvirkende til, at det besluttes at udvikle en national standard for området. Medudgangspunkt i den stigende efterspørgsel har der været en pilot mellem Aalborg Kommune (alle distrikter) og Aalborg Sygehus (3 ambulatorier) med det formål at afprøve og indhente viden om elektronisk kommunikation mellem kommuner og ambulatorier med henblik på videreudbredelse til samtlige ambulatorier og samtlige kommuner. Koncern IT IT Projekt og Portefølje Projektleder Karen von Påhlman Direkte: 25321735 karen.von.paahlman@rn.dk 29. januar 2014 I piloten er afprøvet den elektroniske kommunikation i forbindelse med ambulatorier og herved opnås erfaringer med indhold af meddelelser, meddelelses flow samt afsendelses tidspunkter. Erfaringer fra piloten opsamles og vil indgå i den videreudbredelse samt i arbejdet med at få lavet en aftale om den elektroniske kommunikation inden for ambulatorieområdet. Piloten har løbet fra primo oktober 2013 frem til medio januar 2014, hvor der blev lavet en erfaringsopsamling. Erfaringsopsamling overordnet set: De tekniske muligheder er tilgængelige. Ambulatorierne oplever stor værdi af elektronisk kommunikation, og mange sparede arbejdsgange. Før blev der skrevet et worddokument som blev printet, hentet ved printeren og faxet til kommunen. Nu kan det skrives og sende i et. Ambulatorierne ønsker flere kommuner med. Kommunen oplever, at modtage information samme sted, hvor alt andet information er EOJ, samt sparede arbejdsgange i dokumentation af fx modtagne fax. Det opleves, at opgaven kan afsluttes med det samme, samt at der spares tid. Kommunen kan se en fordel i at flere ambulatorier benytter KM. Erfaringer i forhold til aftaler og organisatoriske rammer
Inden opstart af piloten blev et flowskema aftalt, indeholdende forundersøgelse, besøg og genbesøg i ambulatoriet. Dette har været afprøvet i piloten. Der er i piloten fremkommet en række anbefalinger, der kan bredes ud til hele regionen. Herudover er der i piloten identificeret organisatorisk og aftalemæssige områder, der bør foldes yderligere ud, for at opnå optimale gevinster med den elektroniske kommunikation, eksempelvis at patienter der kunne komme hjem, indlægges natten over for at sikre sygeplejeopgaven varetages. Anbefalinger fra gruppen til det flowskema der var aftalt i piloten: At der ved simple sygeplejeopgaver kan gives besked dagen før, men det ønskes, at der bliver set på muligheden for at give besked samme dag. At kommunikationen kan foregå uden og at der ikke er behov for en bekræftelsesmeddelelses fra kommunen. At indholdet af kommunikation skal være åben, således at den kan tilpasses de enkelte ambulatorier, men evt. aftales mellem parterne. At det skal være muligt at indsende værdier, målinger eller status fra kommunen til sygehuset. Områder der aftalemæssigt bør foldes yderlige ud: Aftaler om information om planlagte besøg i ambulatorier ved forundersøgelser. Aftaler om indhold af meddelelserne for de konkrete ambulatorier Aftaler om korte/ambulante, men komplekse forløb, hvor der er behov for mere end simple sygeplejeopgaver Aftaler om hvornår der kan sendes beskeder til kommunerne, således at der i rette tid kan handles på opgaven. Afdække og aftale hvilke ambulatorier skal indgå. Uddybning af gruppens anbefalinger og erfaringer: Forundersøgelser: Ambulante forundersøgelser har i piloten ikke i tilstrækkeliggrad været afprøvet. Der er i nogle forløb sygeplejehandlinger, der skal gøres i kommunen mellem forundersøgelse og ambulantbesøg. Disse forløb har ikke været omfattet af piloten. Information til sygehuset før ambulantforundersøgelse eller til kommunen efter ambulantforundersøgelse har i piloten ikke været gennemprøvet optimalt. Det vil være visitator, der skal planlægge det behov for hjælp, der vil være efter den korte indlæggelse, der vil formentlig være behov for flere oplysninger. Det bør undersøges yderligere, hvor lang tid i forvejen det giver mening, at kommunerne modtager orienteringen og benytter den til planlægning. Der kunne været orienteres, hvis forundersøgelsen sker to dage før. Flyttes et planlagt besøg skal kommunen orienteres, således at de ikke står med plejen/sygeplejen klar. Dette vil kræve ressourcer. Det vurderes derfor, at dette område skal afdækkes yderligere for at se, hvilke organisatoriske udfordringer og muligheder der er for at planlægge opgaver. Korteforløb: Side 2 af 5
En afdeling i piloten der havde korteindlæggelser. Det blev konkluderet, at hvis der er tale om simple sygeplejeopgaver kan disse overleveres i en KM til de koordinerende sygeplejersker. Beskeder på dette område har været modtaget hos udskrivningsenheden. Ambulatoriebesøg: Ambulatorierne ser store fordele ved brug af KM og ønsker flere kommuner kommer med. Kommunerne ser det som en simpel måde at modtage informationen på. Opfølgning på besøg: Der kan være opfølgende målinger som sygehuset skal have efter en kortindlæggelse eller ambulantbesøg, disse kan sendes til sygehuset i en KM. I ambulatoriet er dette en god metode, da sygeplejersken ikke skal være tilgængelig på telefonen, men kan modtage oplysningerne direkte i systemet. I kommunen oplevedes dette som en god løsning, dog kræver det, at de udførende sygeplejersker går i systemet, hvilket de ikke går i Aalborg Kommune. Information der overleveres. Det har vist sig, at det er tydeligt hvilke oplysninger, der er behov for, da en stor del har været sendt med fax eller der er et veletableret samarbejde mellem parterne. Kommunen oplever, at få de informationer der er behov for uden, at skulle tage kontakt til sygehuset for uddybelse. Fast indhold og strukturerede data på tværs af ambulatorier er blevet drøftet i piloten. Det blev vurderet, at det vil tage længere tid, samt at der ikke er behov for fasteoverskrifter på tværs, men at de kan være retningsgivne for den information der overleveres. Følgende fraser blev drøftet: Behov for start dato og tidspunkt for hjælp Sygepleje/hjemmepleje Hjælp til medicin Øvrige bemærkninger Det blev dog drøftet, at de fraser som sygehuset kan opsætte i KM, kan drøftes mellem parterne som sikkerhed for, at der bliver sendt relevant information. Der udestår en drøftelse af, om der er forløb inden for denne gruppe, der kræver mere end simpel sygepleje forløb, hvor der er behov for at visitationen er inde over og om der her er behov for særlige aftaler for dette område. Svar godkend besked Ved de lange indlæggelser sendes en godkendbesked fra kommune til sygehus inden udskrivelse, med det formål at sikre, at kommunen er klar og har accepteret udskrivelsen. Det har i piloten været drøftet, om der er behov for denne svarbesked i ambulatorieforløb og korte indlæggelser. Det blev aftalt at ude lade beskeden i piloten, da der førhen kun blev sendt en fax uden svar fax eller telefonopkald. Det er en stor opga- Side 3 af 5
ve at tjekke, hvilke patienter der ikke er modtaget en svarbesked på. Der har i piloten været en forventning om at beskeder læses. Det opleves, at kommunikationen kan foregå uden svarbesked. Tidsfrister I det aftalte flow for piloten, blev der aftalt en frist, der hed at sygehuset skulle sende besked dagen før inden kl. 14.00. Tidspunktet blev af gruppen fortsat uden at se på muligheder for at ændre arbejdsgange i kommunen, der kunne give et andet kommunikationsvindue. Ved evalueringen blev denne frist drøftet og vurdering var, at der ved simple sygeplejeopgaver kan gives besked dagen før, men det ønskes, at der bliver set på muligheden for at give besked samme dag. Ambulatorierne, dem der indgå i piloten samt andre ambulatorier, har meddelt, at der er en del patienter, der bliver indlagt natten over, da de ikke kan overholde frister for overlevering af information til kommunen. Fx hvis der under en opperation viser sig, at der er behov for, at den kommunale sygeplejerske tilser et kateder samme aften eller at en øjenpatient alligevel ikke selv kan droppe sit øje og har brug for hjælpe fra den kommunale sygeplejerske. Hvilke ambulatorier kan få gavn af den elektroniske kommunikation Der udestår en drøftelse af om alle ambulatorier skal benytte om elektronisk kommunikation eller om det kun er udvalgte ambulatorier, der skal indgå. Der vil være en opgave i at identificere relevante ambulatorier. Tekniske erfaringer Kommunikationen er flyttet fra fax til KM, indholdet er nogenlunde det samme. Telefonopkald er erstattet med KM og er nu dokumenteret. KM kan benyttes, som standard til denne kommunikation. Der skal være en stringens i de overskrifter, der benyttes i KM, således at kommunen kan udsøge beskeder. Alle KM fra sygehus til kommune, kommer frem til kommunen og så KM vedr. borgere der ikke modtager en ydelse i kommunen. Regionen har udfordringer med nyoprettede beskeder, der kommer fra kommunen, dette løses inden for kort tid. Kommunen kan svare på beskeder modtaget fra sygehuset. Sygehusene ønsker overblik over indkomne beskeder i systemet. Tilgængelig løsning er ved at blive testet. Side 4 af 5
Der har været udfordringer ved brug af skabeloner som standard indhold i KM. Dette er nu aflyst af muligheden for at lave standardindhold direkte i KM på sygehusene. Afsendte beskeder Afdeling Afsendte korrespondancer 01.10.13 23.01.14 Alb. Geriatrisk 800132 109 Alb. Øjen. 800120 39 Alb. Kardiologisk 800103 14 Antal afsendte beskeder er et udtryk for, at det er forskelligt, hvornår ambulatorierne rigtigt kom i gang hvilket kan ses på tallene, hertil kommer, at det kun er del af ambulatoriets patienter, der bor i Aalborg Kommune og derfor er omfattet. Ambulatorierne ser en fordel i, at alle kommuner er med for at få større erfaringer og kendskab til den elektroniske kommunikation. Side 5 af 5
Kommunikationsflow ambulatoriebesøg for pilotprojekt efterår 2013 Forundersøgelse KM - Ambulant Afsendes hvis besøget finder sted indenfor 2. uger. Ændres datoen sendes ny KM KM - Ambulant Afsendes ved behov. Sendes senest dagen før Indhold: Åben: fx: 1. Orientering om behov for hjælp efter ambulant besøg. 2. Orientering om målinger, KRAM tiltag, medicinering mv. forud for besøg i ambulatorium. Dato for besøg og efterfølgende behov. Behov for hjælp forud besøg. Besøg i ambulatorium KM Ambulant KM - Ambulant Afsendes ved behov/aftale Læses ved næste besøg. Sendes senest dagen før. 1. Spørgsmål fx til den efterfølgende kommunale opgave. 2. Indsende status og målinger forud for besøg, mv. Orientere om behov for hjælp. Indhold: Åben: fx Målinger Spørgsmål Indhold: Behov for start dato og tidspunkt for hjælp. Behandlingsplan Sygepleje/hjemmepleje Medicin oplysninger Øvrige bemærkninger KM Ambulant Afsendes efter aftale Læses ved næste besøg. 1. Spørgsmål fx til den efterfølgende kommunale opgave. Indhold: Åben fx Målinger Spørgsmål Besøg i ambulatorium KM - Ambulant Sendes senest dagen før. 2. Indsend af målinger, status på forløb mellem besøg Svar på spørgsmål, samt orientere om behov for hjælp Indhold: Behov for start dato og tidspunkt for hjælp. Behandlingsplan Sygepleje/hjemmepleje Medicin oplysninger Øvrige bemærkninger KM - Sygehus Korrespondancemeddelelsen KM benyttes altid med overskriften ambulant Beskeder afsendes løbende fra sygehuset tidligst muligt og senest dagen før. Beskeder læses på sygehuset i forbindelse med aftale i ambulatorium KM Kommune Telefonen benyttes, hvis der er behov for hjælp samme dag Telefonen benyttes til spørgsmål der skal afklares inden næste besøg evt. som opfølgning/uddybning af afsendte beskeder.