Bestemmelser om udbud og tilbud - BUT Udbud af rammeaftale vedrørende konsulentassistance i forbindelse med VIKING-samarbejde - genudbud December 2017
Dokumentnr. <xx/xxxxx-x> 2 af 9 Indhold <udbudsnummer> INDHOLDSFORTEGNELSE BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT)... 3 1. Alment... 3 2. Orientering... 3 3. Udbud... 3 4. Spørgsmål til udbudsmaterialet... 6 5. Tilbud... 7 6. Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 8
3 af 9 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om den udbudte opgave, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING Ordregiver er Vejdirektoratet. Nærværende udbud omfatter bistand i forbindelse med sekretariatsarbejdet i det danske VIKING sekretariat. Nærmere beskrivelse af opgaverne findes i ydelsesbeskrivelsen der er vedlagt som Bilag 1 til rammeaftalen. Redegørelse for opdeling i delkontrakter iht. udbudsloven, 49 Ydelserne er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration.. Udbuddet er benævnt Udbud af Rammeaftale vedrørende konsulentassistance i forbindelse med VIKING-samarbejdet - genudbud. 3. UDBUD Kontrakten udbydes som en rammeaftale med en leverandør. Tildeling vil herefter ske ved direkte tildeling. Se i øvrigt Udkast til Rammeaftale. Kontrakten forventes at blive indgået primo februar 2018 med ikrafttræden derefter og vil have en varighed på 2 år med mulighed for forlængelse 2 gange af 12 måneder. 3.1 Udbudsform Opgaven udbydes i offentligt udbud i henhold til udbudsloven (EU-udbud). Udbuddet er åbent for alle interesserede tilbudsgivere. Tilbud skal afgives på dansk. 3.2 Kontraktform Kontraktform vil fremgå af aftalerne om de konkrete opgaver. 3.3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende BUT.
4 af 9 De i udkast til rådgiveraftale, afsnit 4, nævnte dokumenter, bortset fra punkt b). Tilbudsliste. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD): Vejledning og xml-fil. Udbudsbekendtgørelse. 3.4 Bedømmelsens faser Bedømmelsen sker i 2 faser: Der sker en udvælgelse, hvor ukonditionsmæssige tilbud og tilbud, som ikke opfylder minimumskrav, jf. afsnit 3.5, forkastes. Der sker en bedømmelse af underkriterierne, som beskrevet i afsnit 3.6. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til de bydende. 3.5 Betingelser for deltagelse 3.5.1 Dokumentation angående udelukkelse/serviceattest Den tilbudsgiver, med hvem bygherren agter at indgå kontrakt, skal forinden kontrakttildeling fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. 135, stk. 1 3, samt 137, stk. 1, nr. 2, i udbudsloven. Dokumentationen skal opfylde kravene i 153. Ovennævnte dokumentation skal ligeledes fremsendes for enheder (underleverandører), som tilbudsgiveren har baseret sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen på med henblik på opfyldelse af minimumskrav og/eller prækvalifikation. 3.5.2 Minimumskrav til egnethed Minimumskrav til egnethed fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. III.1). 3.6 Tildeling 3.6.1 Generelt Kriterium for tildeling er det bedste forhold mellem pris og kvalitet. 3.6.2 Underkriterier Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium A Pris B Kvalitet - Kompetenceprofil
5 af 9 3.6.3 Tildelingsmodel Tildelingsmodellen er af typen prismodeller, og den indebærer, at der for hvert tilbud beregnes en samlet evalueringspris, som er tilbudssummen korrigeret med et fiktivt tillæg eller fradrag for hvert af de kvalitative underkriterier. Disse tillæg/fradrag fastsættes ud fra tilbuddets kvalitet således, at ved middel kvalitet sker der ingen korrektion af tilbudssummen, ved kvalitet over middel gives der et fradrag i tilbudssummen, og ved kvalitet under middel gives der et tillæg til tilbudssummen. Den samlede evalueringspris er fiktiv og kun til brug for evalueringen, og den er således ikke et udtryk for kontraktsummen. Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har opnået den laveste samlede evalueringspris. Kvaliteten af de kvalitative underkriterier bedømmes ud fra følgende karakterskala: Karakter Beskrivelse Fiktivt tillæg til tilbudssum eller fradrag i tilbudssum (kr., ekskl. moms) Underkriterium B 10 Gives for det fremragende tilbud 5 x 260.000 som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 Gives for tilbud med særdeles tilfredsstillende 4 x 260.000 opfyldelse af underkri- teriet 8 Gives for tilbud med meget tilfredsstillende 3 x 260.000 7 Gives for tilbud med god opfyldelse 2 x 260.000 af underkriteriet 6 Gives for tilbud med lidt over middel 260.000 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende 0 4 Gives for tilbud med lidt under middel + 260.000 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende + 2 x 260.000 2 Gives for tilbud med utilfredsstillende + 3 x 260.000 1 Givet for tilbud med meget utilfredsstillende + 4 x 260.000 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) + 5 x 260.000
6 af 9 Underkriterium B: Kvalitet - Kompetenceprofil Ved bedømmelsen af dette underkriterium vil det blive vurderet i hvilket omfang og på hvilket niveau den tilbudte medarbejder, der vil blive allokeret til løsningen af opgaverne under rammeaftalen, har en kompetenceprofil, der understøtter løsningen af de opgaver, der er beskrevet i Bilag 1: Ydelsesbeskrivelse, på et højt niveau. Medarbejderens kompetenceprofil dokumenteres ved vedlæggelsen af: 1) CV for den tilbudte medarbejder indeholdende en oversigt over tidligere erfaringer, herunder en oversigt over de betydeligste tilsvarende, relevante opgaver, som medarbejderen har udført i de seneste 5 år med angivelse af opgavens art, honorar og udførelsesperiode. CV et bør ikke overstige 2 A4 sider. 2) En redegørelse for den tilbudte medarbejders mulighed og forudsætninger for at løse de i Bilag 1: Ydelsesbeskrivelse beskrevne opgaver. Redegørelsen bedes ikke overstige 2 A4 sider. 3.7 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt www.skat.dk http://mst.dk http://at.dk 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4.1 Spørgsmål pr. e-mail Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til udbud@vd.dk med kopi til thwr@vd.dk. Vejdirektoratet vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre rettelsesblade/supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb.
7 af 9 Rettelsesblade/supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Udbudsnummeret skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: Udbud af Rammeaftale vedrørende konsulentassistance i forbindelse med VIKING-samarbejdet genudbud, Spørgsmål vedr. < > 5. TILBUD 5.1 Alternative tilbud Oplysning om alternative tilbud fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. II.2.10. 5.2 Forbehold Opmærksomheden henledes på, at Vejdirektoratet vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at Vejdirektoratet vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 5.3 Aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud afleveres i lukket kuvert/pakke mærket Udbud af Rammeaftale vedrørende konsulentassistance i forbindelse med VIKING-samarbejdet. Mærkat til påklæbning er vedlagt tilbudslisten. Kurverten/pakken påføres afsendernavn, adresse, e-mail adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Tilbud skal afleveres i 1 eksemplarer. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (USB-stik eller andet) som pdf med underskrift. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Carsten Niebuhrs Gade 49 1577 København V
8 af 9 senest på tidspunktet anført på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 5.4 Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud som anført i udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV.2.6. 6. DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet. Såfremt enkelte oplysninger mangler, vil tilbuddet ikke nødvendigvis erklæres ukonditionsmæssigt, men det kan medføre en lavere vurdering af tilbuddet. Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. Kontaktoplysninger: Firmanavn, adresse, kontaktperson og e-mail adresse. Bemyndigelsesdokumentation, hvis flere i forening afgiver tilbud. Bilag vedr. underkriterium B: o CV for den tilbudte medarbejder. CV et bør ikke overstige 2 A4 sider. o En redegørelse for den tilbudte medarbejders mulighed og forudsætninger for at løse de i Bilag 1: Ydelsesbeskrivelse beskrevne opgaver. Redegørelsen bedes ikke overstige 2 A4 sider. Bilag vedr. betingelser for deltagelse: Oplysninger om virksomhedens nettoomsætning for det seneste regnskabsår (revisorpåtegnet eller kopi af årsregnskab). For virksomheder, der har været etableret i mindre end 3 år, fremsendes oplysningerne for så lang en periode som muligt. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes nettoomsætning skal opfylde minimumskravet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse. Referenceliste med opgaver vedrørende administration af EU støttede projekter indenfor transportsektoren, indenfor de seneste 3 år. Referencelisten bør indeholde oplysninger om projektnavn, kontraktform, ordregiver, kontraktsum, udførelsestidspunkt samt beskrivelse af projektet. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal der fremsendes referenceliste for hver virksomhed, idet virksomhedernes samlede referencer skal opfylde minimumskravet.
9 af 9 Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Xml-fil til udfyldelse er vedlagt udbudsmaterialet. Hvis flere i forening afgiver tilbud, skal der udfyldes et separat dokument for hver virksomhed. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal der vedlægges separat dokument for hver af disse enheder. Serviceattest, max. 6 mdr. gammel. Tilbudsgiverne opfordres til at vedlægge serviceattest, da ordregiver ikke må tildele kontrakten, før serviceattesten er modtaget fra vinderen, jf. udbudsloven 151, stk. 1. Opmærksomheden henledes på, at ved bestilling af serviceattest, skal man aktivt bede om dokumentation for forholdene i udbudsloven 135, stk. 1 og 2.
Vejdirektoratet har lokale kontorer i: Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København Find mere information på vejdirektoratet.dk Vejdirektoratet Havnegade 27 1058 København K Telefon 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk