25.05.2015 UDBUDSBETINGELSER (indsæt bekendtgørelsesnr.) EU-udbud vedrørende levering af standardhjælpemidler til Vestegnens Indkøbsforum Offentliggjort: (indsæt dato) Vestegnens Indkøbsforum 2015
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1. Generel beskrivelse af udbuddet... 3 A. Om Vestegnens Indkøbsforum... 3 1.2. Udbudsansvarlig... 3 1.3 Udbuddets omfang... 3 1.4. Optioner... 4 2. Udbudsbetingelser... 5 2.1 Udbudsform... 5 2.2 Formkrav... 5 2.3 Sprog... 5 2.4 Ejendomsret... 5 2.5 Spørgsmål om udbuddet... 6 2.6. Ændringer af udbudsmaterialet... 6 2.7. Tilbudsfrist... 6 2.8. Åbning af de indkomne tilbud... 6 2.9. Vedståelsesfrist for tilbud... 7 2.10 Alternative bud... 7 2.11. Aftalegrundlag... 7 2.12. Konsortier... 7 2.13. Ordregivers forbehold... 7 2.14. Tilbudsgivers forbehold... 7 2.16. Tilbudsgivers omkostninger... 7 2.18. Udvælgelseskriterier... 8 2.19. Tildelingskriterium... 9 2.19.1 Tildelingskriterium... 9 2.19.2 Bedømmelse i forhold til underkriteriet pris... 9 2.19.3 Bedømmelse i forhold andre under- og delkriterier... 9 2.19.4 Identifikation af det økonomisk mest fordelagtige tilbud... 10 2.19.5 Tilbud om rabat... 11 2.19.6 Evaluering... 11 2.19. Afprøvning... 11 2.20. Orientering... 12 Bilag 1. Kontrakten... 13 Bilag 2. Kravspecifikationen... 14 Bilag 3. Tilbudsliste... 15 Bilag 5. Udvælgelse... 17 Bilag 5.1. Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige, konkurs m.v., samt endeligt afsagt dom... 18 Bilag 5.2. Erhvervsansvarsforsikring... 19 Bilag 5.3. Omsætning inden for det udbudte område... 20 Bilag 5.4. Referencer... 21 Bilag 7. Tilbudsbesvarelse... 23 1.1. Tilbudsbrev... 23 Bilag 8. Tjekliste... 24 Side 2 ud af 24
1. Indledning 1.1. Generel beskrivelse af udbuddet Kommunerne i Vestegnens Indkøbsforum og Tårnby Kommune (herefter kaldet VIF) udbyder herved tekniske hjælpemidler til ældre og handicappede. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbsaftaler, offentlige tjenesteydelsesaftaler og offentlige bygge- og anlægsaftaler (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbsaftaler, offentlige tjenesteydelsesaftaler og offentlige bygge- og anlægsaftaler. Udbuddet er bekendtgjort via Mercell i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse indsæt bekendtgørelsesnummer, der kan findes på http://ted.europa.eu. A. Om Vestegnens Indkøbsforum Udbuddet omfatter levering af genbrugshjælpemidler til Vestegnens Indkøbsforum, som består af følgende kommuner: Albertslund Brøndby Glostrup Hvidovre Høje-Taastrup Ishøj Rødovre Vallensbæk Udbuddet omfatter ligeledes levering af tekniske hjælpemidler til Tårnby Kommune. 1.2. Udbudsansvarlig Det er Brøndby Kommune, der er tovholder i forbindelse med selve gennemførelsen af udbuddet. Indtil kontraktskrivning skal al kommunikation vedrørende udbuddet ske gennem udbudsportalen Mercell Danmark. 1.3 Udbuddets omfang Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for udbuddet. VIF udbyder følgende delaftaler: - Delaftale 1. Toiletforhøjer med aftagelige og opklappelige armlæn - Delaftale 2. Armlæn til montering af toilet - Delaftale 3a. Bade- og toiletstol med hjul - Delaftale 3b. Bade- og toiletstol med hjul og hydraulisk sædetilt - Delaftale 3c. Bade- og toiletstol med hjul og elektrisk sædetilt - Delaftale 4. Højdeindstillelig badebænk med fire ben og armlæn Side 3 ud af 24
- Delaftale 5. Toilet-badestol med elektrisk højdeindstilling og hjul - Delaftale 6. Rollator - Delaftale 7. Arbejdsstol med centralbremse VIF tildeler én rammeaftale for hver delaftale, og indgåelse af rammeaftalen vil være på baggrund af rammeaftalen i bilag 1. Samme leverandør kan blive tildelt flere delaftaler. Rammeaftalen varighed er fastsat til 3 år med mulighed for forlængelse i op til 2 x 12 mdr. Kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2), mens ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af kontraktudkastet (bilag 1). Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Det fremtidige forbrug inden for de enkelte produkttyper fremgår af tilbudslisten, bilag 3, og er estimerede mængder baseret på historiske data. Det forventede årlige forbrug i stk. er således alene et estimat, som ikke er bindende for VIF. 1.4. Optioner Ordregiver skal have mulighed for at forlænge kontrakten med op til 2 x 12 mdr. Tilbudsgiver skal tilbyde en optionspris på de produkter, hvor ordregiver anmoder herom. Hver kommune kan vælge om de vil bruge optionen. Optionen træder i kraft i de tilfælde hvor ordregiver anmoder herom. 1.5. Frit Valg De tilbudte hjælpemidler kan være reguleret af den såkaldte frit valgs ordningen. Det indebærer, at borgere med personlige bevillinger frit kan vælge, om borgeren ønsker det af kommunen tilbudte produkt eller et andet produkt, medmindre kommunen kan levere et fuldstændigt identisk produkt med det af borgeren ønskede produkt. Hvis der ønskes et andet produkt, kan det være et af den valgte leverandørs andre produkter (som ikke er omfattet af rammeaftalen), eller det kan være et produkt fra en helt anden leverandør. Hvis der vælges et andet produkt, betaler borgerens kommune andel svarende til prisen for et tilsvarende produkt omfattet af rammeaftalen, mens borgeren betaler en eventuel difference for det valgte produkt. 1.6 Kontraktindgåelse I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af rammeaftalen indgås den i bilag 1 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af en kontraktindgåelse. Efter kontraktindgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivende myndigheder med de valgte tilbudsgivere som individuelle juridiske parter. Side 4 ud af 24
2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet omhandler levering af tekniske hjælpemidler til kommunerne i Vestegnens Indkøbsforum samt Tårnby og gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer (herefter "Udbudsdirektivet"). Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer finder tilsvarende anvendelse. Ordregiver har valgt at gennemføre denne opgave digitalt igennem Mercell Danmark A/S. For at deltage i opgaven kopieres dette link til din internet browser: http://permalink.mercell.com/50660801.aspx Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: Meld din interesse. Såfremt du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S skal du udfylde en registrering af dit firma. Denne registrering er nødvendig for din videre deltagelse og er uden omkostninger. Efter afsendelse af registreringen har du gratis adgang til alle udbudsdokumenter. Du vil modtage login koder til www.mercell.dk indenfor normal arbejdstid og kan derefter afsende dit tilbud/ansøgning Udbuddet gennemføres efter retningslinjerne for offentlige annoncering, hvilket indebærer at alle interesserede virksomheder har mulighed for at afgive tilbud i overensstemmelse med nærværende betingelser. Tildeling vil ske på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud som fastsat og beskrevet i afsnit 2.18. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal uploades via Mercell på dette link: http://permalink.mercell.com/50660801.aspx Tilbud afleveret på anden vis accepteres ikke. Se evt. bilag 9. Tjeklisten for hvilke bilag, der kræves medsendt. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på dansk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms, men inklusiv alle øvrige udgifter (f.eks. miljø-, transport- mv.) 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret. Side 5 ud af 24
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Det udleverede udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er Ordregivers ejendom og skal behandles fortroligt. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende udbudsforretning uden forudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver. 2.5 Spørgsmål om udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation" i Mercell senest den 3. august 2015. Svar fra Ordregiver kan ses under fanen Kommunikation / "Ekstra Info" efter at Ordregiver har publiceret svar. Tilbudsgivere modtager varsel på den angivne e-mail adresse ved profiloprettelse/login på Mercell, når der kommer ændringer/svar på spørgsmål til udbuddet. I øvrigt er det tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret om eventuelle meddelelser og rettelsesblade, der offentliggøres på Mercell hjemmeside. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen kan ikke forventes besvaret. 2.6. Ændringer af udbudsmaterialet Ordregiver vil udsende rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet til alle tilbudsgivere via Mercell. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre ordregiver opmærksom herpå, således at ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem udsendelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen kan ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. 2.7. Tilbudsfrist Tilbuddet skal uploades i Mercell senest den 17. august 2015. Der kan ikke uploades tilbud efter denne frist. Det er tilbudsgivers ansvar at upload af tilbud er sket inden tilbudsfristens udløb. 2.8. Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Side 6 ud af 24
2.9. Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 9 måneder efter tilbudsfristen, til og med den 17. maj 2016. Ordregiver anser ikke en kontrakt for indgået og udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter. 2.10 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.11. Aftalegrundlag Aftale om levering af de af annonceringen omfattede tjenesteydelser indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. 2.12. Konsortier Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. 2.13. Ordregivers forbehold De første 6 måneder af kontraktperioden betragtes som en prøveperiode i hvilken, ordregiver er berettiget til at opsige kontrakten med et skriftligt varsel på 4 uger. Kontrakten er herefter uopsigelig for begge parter, med mindre opsigelsen skyldes misligholdelse eller skyldes væsentlige ændringer i aftalens grundlæggende forudsætninger og ændringen må tilskrives politiske beslutninger, lov-, behov- eller strukturmæssige årsager. 2.14. Tilbudsgivers forbehold Ordregiver forbeholder sig adgang til at afvise tilbud indeholdende forbehold. 2.15. Delaftaler Der kan afgives tilbud på en, flere eller alle udbudte delaftaler. Der kan ikke afgives bud på dele af den enkelte delaftale. 2.16. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen er ordregiver uvedkommende og kan ikke kræves refunderet. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i udbudsforretningen. 2.17. Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal inden kontraktunderskrivelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvor det fremgår at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til artikel 45 stk. 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Side 7 ud af 24
Tilbudsgiver må påregne ca. 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet. 2.18. Udvælgelseskriterier I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven på baggrund af nedenstående oplysninger. Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, betragtes tilbuddet som ikke konditionsmæssigt. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 6.1. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers relevante gyldige erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10 millioner pr. år, bilag 6.2. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, der seneste årsregnskab (2014) I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning inden for det annoncerede område for de seneste tre afsluttede regnskabsår (2012, 2013, 2014), bilag 6.4. Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere positiv egenkapital i gennemsnittet i tre afsluttede regnskabsår. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over leverancer pr. delaftale der er udført i løbet af de sidste tre år (2012, 2013, 2014). Referencelisten skal for hver reference indeholde: a. Delaftale b. Navn på den offentlige myndighed, kontaktperson samt telefonnummer på denne c. Kontraktperiode Det er et mindstekrav, at leverandøren kan påvise min. 2 referencer pr. delaftale. Leverandøren skal udfylde én række pr. delaftale, med angivelse af hvilken delaftale referencen er på, navn på myndigheden (kontaktperson samt telefonnummer), kontraktperioden. VIF henleder opmærksomheden på, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med spørgsmål & svar, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer. Side 8 ud af 24
2.19. Tildelingskriterium 2.19.1 Tildelingskriterium Kontrakten tildeles til den tilbudsgiver som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud bedømt ud fra følgende underkriterier: Vægtning Underkriterium Delkriterier Vægtning af Vurderingsgrundlag delkriterie 50 % Pris Tilbudsskema 50 % Kvalitet Kvalitet 45 % Afprøvning af vareprøver Funktionalitet 45 % Afprøvning af vareprøver Miljø 10 % Vurdering af hjælpemidlets rengøringsvenlighed og genbrugelighed 2.19.2 Bedømmelse i forhold til underkriteriet pris Til brug for bedømmelsen i forhold til underkriteriet pris beregnes en samlet sum for total omsætningen for alle varelinjer for hver delaftale i det i bilag 3 oplyste sortiment. Den samlede sum indgår direkte i identifikationen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. punkt 2.19.4. Der tildeles ikke point for pris. 2.19.3 Bedømmelse i forhold andre under- og delkriterier Ved bedømmelsen i forhold til underkriteriet kvalitet, med delkriterierne Kvalitet og Funktionalitet vurderer VIF disse delkriterier gennem afprøvning af vareprøver. Kvalitet og funktionalitet varierer i vægtning og indhold i de forskellige delaftaler, jf. ovenstående. Underkriterierne vil blive vurderet på baggrund af elementerne, som angivet i kravspecifikationerne i kolonnen Ved afprøvning af produktet eller ved granskning af dokumentationen vil der blive lagt vægt på. Ved bedømmelsen i forhold til underkriteriet miljø lægger VIF vægt på en høj grad af rengøringsvenlighed, og dermed hjælpemidlets genbrugelighed. Ved evalueringen i forhold til de kvalitative underkriterier anvendes en pointskala fra 1-10. Ved bedømmelsen tildeles point på grundlag af VIFs vurdering af den grad eller det omfang, som tilbuddet opfylder, hvad VIF lægger vægt på. Pointskalaen har følgende inddeling for graden af opfyldelse: Point Grad af opfyldelse 1-2 point: Særdeles utilfredsstillende 3-4 point Utilfredsstillende 5-6 point: Tilfredsstillende 7-8 point: Meget tilfredsstillende 9-10 point: Særdeles tilfredsstillende Pointintervallet for hver grad kan bruges til at nuancere bedømmelse. Der tildeles kun hele pointtal. Side 9 ud af 24
Ved bedømmelsen tildeles point på grundlag af VIFs vurdering af den grad eller det omfang, som tilbuddet opfylder, hvad VIF lægger vægt på. Der tildeles point for hvert delkriterium. Ved hvert delkriterium skal tilbudsgiver opnå et minimum af antal point for at kunne gå videre i tildelingen. Opnås dette minimum ikke, går tilbuddet ikke videre i tildelingen. Tilbudsgiveren skal have opnået minimum 50 % af mulige point pr. delkriterium, og minimum 70 % (21 ud af 30 point)af de samlede mulige point for, at gå videre i tildelingen. Modellen for opnåelse af minimumspoint er som følger: Delkriterium Mulige point Minimumsprocent af mulige point der skal opnås Kvalitet 10 50 % 5 Funktionalitet 10 50 % 5 Miljø 10 50 % 5 Samlet mulige point I alt 30 70 % 21 For hver tilbudsgiver beregnes at vægtet samlet pointtal for disse delkriterier. Illustrerende eksempel på beregning af vægtet samlet pointtal for en tilbudsgiver Minimum points der skal opnås Delkriterium Mulige point Opnået point Opnået point i % Kvalitet 10 9 70 % Funktionalitet 10 7 60 % Miljø 10 5 50 % I alt 30 21 70 % 2.19.4 Identifikation af det økonomisk mest fordelagtige tilbud Det økonomisk mest fordelagtige tilbud identificeres ved metoden bedst til prisen. Metoden udtrykker forholdet mellem kvalitet og pris på den måde, at det vægtede samlede pointtal divideres med den beregnede samlede sum for tilbuddet (i kroner) for hver tilbudsgiver. Efter denne metode vægter det kvalitative underkriterium og pris lige meget og dermed hver 50 %, jf. punkt 2.19.1 Den tilbudsgiver, der opnår det højeste resultat af ovennævnte division (kvalitet i point /pris i kroner), anses for at have afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Illustrerende eksempel på beregning af forholdet mellem kvalitet og pris for en tilbudsgiver Vægtet samlet pointtal Samlet sum Resultat (340 point/100.500 kr.)*1.000 (Multiplikation med 1.000 for at undgå 0,003383) 340 point 100.500 kr. 3,383 point/kr. Tilbudsgiver bedes være opmærksom på pkt. 1.8. samt 1.11. i kravspecifikationen. Side 10 ud af 24
Hver delaftale evalueres individuelt, dvs. tilbudsgivere konkurrerer pr. delaftale. Ordregivers samlede karakter er derfor uden betydning for udfaldet af udbuddet. 2.19.5 Tilbud om rabat Tilbudsgiver kan tilbyde VIF en rabat (i procent) for: Tildeling af mere end én delaftale Udnyttelse af de to optioner på forlængelse jf. punkt 1.3 Tilbudsgiver skal oplyse den/de tilbudte rabatter i tilbudsskemaet, og rabatten tages i betragtning ved tildelingen. 2.19.6 Evaluering Pris: Ordregiver evaluerer den samlede kontraktsum pris for tilbudt sammenlagt med den samlede pris for de obligatoriske reservedele fratrukket eventuel tilbudt rabat ved tildeling af flere delydelser og ved udnyttelse af optioner på forlængelse. Det er således den samlede kontraktsum for alle fem mulige kontraktår fratrukket de tilbudte rabatter jf. punkt 2.19.5 der tages i betragtning ved tildelingen. Kvalitet og funktionalitet: VIF vurderer underkriteriet kvalitet og underkriteriet funktionalitet gennem afprøvning af vareprøver. Kvalitet og funktionalitet varierer i vægtning og indhold i de forskellige delaftaler, jf. ovenstående. Underkriterierne vil blive vurderet på baggrund af delkriterierne, som angivet i kravspecifikationerne i kolonnen Ved evalueringen vil der blive lagt vægt på. 2.19. Afprøvning De tilbudsgivere, der efter Ordregivers vurdering er konditionsmæssige, vil få en meddelelse om at levere vareprøver. Af meddelelsesbrevet vil både adresse, dato og klokkeslæt fremgå. Indleverede produkter til kvalitetsevalueringen skal være mærket med firmanavn, delaftalenr., produktbeskrivelse iht. kravspecifikationen samt budnummer, hvis der bydes med flere løsninger. Tilbudsgiver skal beregne at kunne levere ét eksemplar af hvert tilbudt produkt med tilbudt tilbehør den 24. 25. august 2015. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for forsikring af de indleverede produkter. Produkterne skal afhentes igen 28. august 2015. Der vil blive foretaget en fysisk, kvalitativ vurdering af samtlige tilbudte produkter. Afprøvningen vil blive foretaget af en gruppe fagpersoner ud fra en samlet helhedsvurdering af de anførte delkriterier under delaftalerne. Forinden den praktiske afprøvning foretages af fagpersonerne, skal de tilbudsgivere, som har indleveret produkter lave en kort produktorientering om- og samle de indleverede produkter. Produktorienteringen skal ske på den adresse, hvor produkterne er indleveret til kvalitetsvurdering. Tilbudsgiverrepræsentanterne får max. 20 min. til at samle og orientere om produkternes funktionalitet (pr. produkt). Tilbudsgivere gøres opmærksom på, at der ikke må tales om andet end produktets funktionalitet. Ordregiver agter at videofilme præsentationen. Til orienteringsmødet vil 2 fagpersoner og min. 1 udbudskonsulent deltage fra ordregivers side. Under en tilbudsgivers produktorientering vil andre tilbudsgivere ikke have adgang til at være til stede. Det er tilbudsgivers ansvar at de tilbudte produkter lever op til minimumskravene i kravspecifikationen. Ordregiver forbeholder sig ret til at efterprøve om produkterne lever op til kravene. Side 11 ud af 24
2.20. Orientering Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 41 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 35, stk. 4.. Rammeaftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter. Side 12 ud af 24
Bilag 1. Kontrakten Vedlagt som en separat fil. Side 13 ud af 24
Bilag 2. Kravspecifikationen Vedlagt som en separat fil. Side 14 ud af 24
Bilag 3. Tilbudsliste Vedlagt som en separat fil. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. Moms, men inkl. alle øvrige afgifter og omkostninger. Tilbudslisten skal udfyldes og afleveres i excel-format, jf. Bilag 2. Side 15 ud af 24
Bilag 4. Tidsplan Der kan forekomme ændringer. Side 16 ud af 24
Bilag 5. Udvælgelse Udvælgelseskriterierne er ufravigelige - ordregiver opfordrer derfor alle leverandører til at sætte sig nøje ind i udvælgelseskriterierne. Kun de tilbud, der opfylder alle udvælgelseskriterierne, vil blive evalueret med henblik på tildeling af kontrakten (evalueringsprocessen). Bilagene ønskes opdelt i samme rækkefølge som i udbudsbetingelserne. Såfremt der ikke er et fortrykt formular, bedes tilbudsgivere, at navngive dokumentet med det givet titel eks. Bilag 6.2. Erhvervsansvarsforsikring. Fortrykte formularer sendes i udfyldt stand. Side 17 ud af 24
Bilag 5.1. Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige, konkurs m.v., samt endeligt afsagt dom I. Om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. II. Om opfyldelse af Europa Parlamentets Rådets direktiv(udbudsdirektivet) nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004, artikel 45, stk. 1 og 2 Artikel 45, stk. 1 og 2 opstiller følgende kriterier for kvalitativ udvælgelse: Artikel 45 stk. 1: Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver ansøger eller tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) deltagelse i en kriminel organisation. b) bestikkelse. c) svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser. d) hvidvaskning af penge. Artikel 45 stk. 2: Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. c) som ved en retskraftig dom ifølge landets forskrifter er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. g) som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel. Undertegnede erklærer herved på tro og love ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier jævnfør direktiv 2004/18/EF artikel 45, stk. 1 og 2. Erklæringen afgives af nedenstående person, som med sin underskrift bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen på vegne Sælger. Tilbudsgiver Firmanavn Adresse CVR nr. Dato Underskrift af virksomhedens ledelse - anfør også navn med blokbogstaver Side 18 ud af 24
Bilag 5.2. Erhvervsansvarsforsikring Kopi af tilbudsgivers relevante gyldige erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10 millioner pr. år Side 19 ud af 24
Bilag 5.3. Omsætning inden for det udbudte område Oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen Nøgletal Oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning inden for det udbudte område for de seneste tre afsluttede regnskabsår. 2012 2013 2014 Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en samlet omsætning inden for det udbudte område (levering af hjælpemidler) på minimum DKK 3.000.000 i gennemsnit i seneste tre afsluttede regnskabsår. Oplysninger om tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre seneste afsluttede regnskabsår. Virksomhedsnavn: Adresse: CVR nr.: Dato: [navn] [adresse] [CVR nr.] [Dato] Underskrift: [underskrift] Navn med blokbogstaver [navn] Side 20 ud af 24
Bilag 5.4. Referencer Herunder indsættes de i afsnit 2.18 udbedte referencer. Der udfyldes én formular pr. reference (bemærk de fastsatte minimumskrav hertil): Tilbudsgiver [indsæt firmanavn] Delaftale Den offentlige myndighed Kontraktperiode Delaftale [indsæt nr.] Delaftale [indsæt nr.] Delaftale [indsæt nr.] Delaftale [indsæt nr.] Delaftale [indsæt nr.] Delaftale [indsæt nr.] Delaftale [indsæt nr.] Delaftale [indsæt nr.] Delaftale [indsæt nr.] Delaftale [indsæt nr.] Delaftale [indsæt nr.] Navn: Kontaktperson: Tlf.nr.: Navn: Kontaktperson: Tlf.nr.: Navn: Kontaktperson: Tlf.nr.: Navn: Kontaktperson: Tlf.nr.: Navn: Kontaktperson: Tlf.nr.: Navn: Kontaktperson: Tlf.nr.: Navn: Kontaktperson: Tlf.nr.: Navn: Kontaktperson: Tlf.nr.: Navn: Kontaktperson: Tlf.nr.: Navn: Kontaktperson: Tlf.nr.: Navn: Kontaktperson: Tlf.nr.: [indsæt kontraktperiode] [indsæt kontraktperiode] [indsæt kontraktperiode] [indsæt kontraktperiode] [indsæt kontraktperiode] [indsæt kontraktperiode] [indsæt kontraktperiode] [indsæt kontraktperiode] [indsæt kontraktperiode] [indsæt kontraktperiode] [indsæt kontraktperiode] Side 21 ud af 24
Bilag 6. Underleverandører Såfremt tilbudsgiver ønsker at anvende underleverandører skal oplysninger om denne anføres i skemaet herunder: Virksomhedsnavn Underleverandør 1 CVR nr. Adresse Post nr. og by Opgaver som underleverandøren skal udføre Virksomhedsnavn Underleverandør 2 CVR nr. Adresse Post nr. og by Opgaver som underleverandøren skal udføre Side 22 ud af 24
Bilag 7. Tilbudsbesvarelse 1.1. Tilbudsbrev Brøndby Kommune Indkøbsafdelingen Park Allé 160 2605 Brøndby Tilbud på udbud af tekniske hjælpemidler Undertegnede tilbudsgiver tilbyder hermed at levere de beskrevne ydelser som følger: Tilbudsgiver har læst materialet grundigt og accepterer alle specifikationer og mindstekrav som angivet i udbudsdokumenterne uden forbehold Den angivne pris indeholder alle ydelser, nødvendige for at levere de angivne ydelser. Dette tilbud er gældende i 6 måneder fra tilbudsfristen. Vi tilbyder at levere de angivne produkter til de anførte priser som angivet i tilbudslisten: Total tilbudssum i DKK pr. år, jf. Bilag 4 Tilbudsliste. Kontaktperson for dette tilbud er: Underskrift, virksomhedens ledelse Navn (blokbogstaver) Dato [skriv sum] [navn] [adresse] [telefon] [email] [underskrift] [navn] [dato] Side 23 ud af 24
Bilag 8. Tjekliste Har du nu husket det hele? Læs hele udbudsmaterialet grundigt inden udarbejdelse af tilbud. Brug evt. vedhæftet tjekliste her for at se, om dit tilbud indeholder alle oplysningerne. Tjeklisten er kun en service til tilbudsgivers egenkontrol af tilbudsindholdet ift. udbudsmaterialet. Der tages forbehold for eventuelle mangler. Leverer følgende med dit tilbud Bilag Ja Nej Tilbudslisten Bilag 3. Erhvervsansvarsforsikring Bilag 6.2. Forhåndstilsagn om sikkerhedsstillelse Bilag 6.3. Omsætning inden for det udbudte område Bilag 6.4. Referencer Bilag 6.5. Underleverandører Bilag 7 Såfremt tilbudsgiver vedlægger materiale, f.eks. politikker, vejledninger, produktblade mv., skal nedenstående tabel udfyldes. Bilag (navn) Brugsanvisninger på samtlige tilbudte produkter Miljøpolitik generelt Vedrørende punkt/bilag Side 24 ud af 24