Notat Dato 17.08.2017 Journal nr. 0-01-00-5/2015 Reference pjoh/mlwi Instruks for spor D: Praktik/klinik Denne instruks beskriver de overordnede aktiviteter og ansvarsfordelingen i kvalitetssikringsprogrammets spor D, og er gældende for samtlige professionsbacheloruddannelser ved UC SYD. Kvalitetssikring af praktik/klinik Praktik-/kliniksporet handler om kvalitetssikring af organiseringen af praktikforløb og kliniske uddannelsesforløb. Evaluering og bedømmelse af de studerendes læringsudbytte af praktikforløb og kliniske uddannelsesforløb er fastsat i bekendtgørelse og studieordning og indgår ikke i nærværende sammenhæng. Den daglige leder af hver enkelt uddannelse har ansvaret for at opgaven løses. Relevant(e) medarbejder(e) inddrages. Operationel model Alle uddannelser har i 2015 udfyldt et standardiseret spørgeskema (se bilag 1), der sammen med relevante tilknyttede dokumenter udgør den enkelte uddannelses operationelle model for spor D. Uddannelsen skal følge op på det udfyldte spørgeskema mindst en gang årligt. Mål Målet med den operationelle model er: at fastlægge krav/kriterier/standarder der stilles til/kan måle forholdene på praktiksteder/kliniske uddannelsessteder at fastlægge, beskrive og kvalitetssikre formalia omkring studerendes praktik-/klinikophold. Indhold I spørgeskemaet skal der konkret redegøres for: 1. Uddannelsens geografiske placering 2. Dokumenter der beskriver forhold vedrørende praktik/klinik 3. Hvilke aktører der er involveret og hvad deres respektive roller er, dels på uddannelsen, dels på klinik- /praktiksted 4. Hvordan praktisk-/kliniske uddannelsessteder tilvejebringes 5. Hvilke krav/kriterier/standarder uddannelsesstedet stiller til praktikstedet/det kliniske uddannelsessted, herunder fx til virksomhedens/institutionens/afdelingens opgaveportefølje og volumen, ledelsens/personalets/vejlederens uddannelsesbaggrund og erfaring inden for professionen, det fysiske miljø, geografiske placering, tid til vejlednings- og uddannelsesopgaven, relationer til den studerende og dennes deltagelse i uddannelsesrelevante opgaver, tid til/deltagelse i samarbejde med uddannelsen om udvikling og evaluering af praktik/klinik etc. 6. Hvordan og hvor ofte uddannelsen godkender praktikstedet/det kliniske uddannelsessted 7. Hvordan uddannelsen forbereder de studerende på praktik-/kliniske uddannelsesforløb 8. Hvordan uddannelsen fordeler de studerende på praktik-/kliniske uddannelsessteder 9. Hvilke krav/kriterier/standarder der stilles til praktikstedets/det kliniske uddannelsessteds forberedelse af den studerende på forløbet 10. Hvilke krav/kriterier/standard der stilles for praktikstedets/det kliniske uddannelsessteds udfærdigelse af individuel praktik-/uddannelsesplan og proces for uddannelsens godkendelse af planen 11. Hvilke former for interaktion der finder sted mellem praktikstedet/det kliniske uddannelsessted og uddannelsen 12. Hvordan organiseringen af praktik-/kliniske uddannelsesforløb evalueres 13. Hvordan samspillet mellem teori og praksis evalueres 14. Hvordan der følges op på evalueringer og udviklingsaktiviteter 15. Dokumentation, dokumentationsformer og ansvar for løbende opdateringer 16. Uoverensstemmelser og klager. 1 / 6
Fastlæggelse af forhold og formalia Alle uddannelser har udfyldt spørgeskemaet første gang i 2015. Det udfyldte spørgeskema samt de tilknyttede dokumenter og informationer er journaliseret og offentliggjort på BlackBoard i 2015. De enkelte uddannelser følger herefter de turnusser og procedurer, som er beskrevet i den operationelle model. Hvert år inden udgangen af andet kvartal gennemser uddannelserne de oplysninger, der er noteret i den operationelle model og justerer om fornødent de registrerede oplysninger. Ved ændringer journaliseres en ny version ligesom det sikres, at det er de til enhver tid gældende oplysninger der er tilgængelige via Black- Board. Afrapportering Afrapportering sker til institutchefen i kvartals- og årsrapporter i samklang med de frekvenser, der er besluttet for de enkelte processer i hver enkelt uddannelse. I afrapporteringerne gøres specifikt rede for graden af målopfyldelse, mulige årsager til afvigelser, planlagte justeringer/ændringer og for ændringer i hidtidige procedurer. Den daglige leder af hver enkelt uddannelse er ansvarlig for at de planlagte turnusser og procedurer i den operationelle model overholdes, og at de involverede fora/aktører inddrages og høres som beskrevet. 2 / 6
Bilag 1 Spørgeskema 1 Ansvar: Den daglige leder af uddannelsen har ansvaret for at opgaven løses. Relevant(e) medarbejder(e) inddrages. Modellen har to mål: At fastlægge krav/kriterier/standarder der stilles til/kan måle forholdene på praktiksteder/kliniske uddannelsessteder At fastlægge, beskrive og kvalitetssikre formalia omkring studerendes praktik-/klinikophold Evaluering og bedømmelse af de studerendes læringsudbytte af praktik-/kliniske forløb er fastsat i bekendtgørelse og studieordning og indgår ikke i nærværende sammenhæng. I det omfang der findes skemaer, procedurer, praktikhåndbog o.a. vedlægges det som bilag, og der henvises i punkterne nedenfor til konkrete steder i bilagene. I de grå felter nedenfor stilles de konkrete spørgsmål, der skal besvares. Der er desuden til inspiration anført eksempler på, hvilke områder der med fordel kan indtænkes i besvarelsen. Ikke alle eksempler vil være relevante for alle uddannelser, og nogle uddannelser har specifikke forhold, som eksemplerne ikke indfanger, men de skal fremgå af besvarelsen. Uddannelse Skriv her: Ergoterapeutuddannelsen Campus Skriv her: Esbjerg 2 Hvilke dokumenter beskriver forhold vedrørende praktik/klinik? Fx studiehåndbøger, praktikhåndbøger, klinikhåndbøger, informationsmateriale til de forskellige aktører i samarbejdet om praktik/klinik. Skriv her: Der lægges løbende opdaterede praktikrelevante dokumenter på praktikportalen. Det kan være information om praktikbesøg, studieopgaver i praktik, pjece om praktik til studerende mm. Desuden ligger der beskrivelse af praktiksteder i praktikportalen. 3 Hvilke aktører er involveret, hvad er deres roller/ansvar? Fx studieleder, praktikvejleder, praktikkoordinator, klinisk vejleder, afdelingschef etc. hvilke titler/betegnelser benyttes om hvem? På uddannelsen Skriv her: Studieleders rolle og ansvar: Godkendelsesprocedure for kliniske undervisningssteder. Indkalde til samarbejdsmøder med kliniske undervisere og samarbejdsmøder med praktikbærende ledere. Beslutning vedr. afvigelser i studieforløb. Opfølgning på evalueringer. Praktikkoordinators rolle og ansvar: Planlægning af praktikforløb, herunder løbende aftaler om antal praktikpladser i samarbejde med studieadministrativ medarbejder. Information og dialog med studerende. Samarbejde med kliniske undervisere og praktikbærende leder. Studieadministrationens rolle og ansvar: Administrative opgaver vedr. samarbejde med praktiksteder. Opdateret indhold i praktikportalen. Studievejleders rolle og ansvar: Studievejledning i forbindelse med udfordringer i praktikken, herunder studieplaner i forbindelse med afvigelser i studieforløb. På praktikstedet/det kliniske uddannelsessted Skriv her: Praktikbærende leder: Ansvar for at rammer og krav til kliniske undervisning efterleves. Samarbejde med uddannelsen (årligt møde). Kliniske undervisere: Ansvar for tilrettelæggelse af klinisk undervisning, der gør det muligt for de studerende at opnå forventet læringsudbytte ift. studieordning. Samarbejde med uddannelsen. 4 Hvordan skaffes praktiksteder/kliniske uddannelsessteder til veje? Fx: stilles til rådighed af region/nn kommune(r) på baggrund af dimensionering, skaffes af uddannelsen, skaffes af de studerende. Skriv her: Praktikpladser skaffes af uddannelsen. Uddannelsen skal godkende praktikstedet. 3 / 6
5 Hvilke krav/kriterier/standarder stiller st. Hvordan skal forholdene være på praktikstedet/det kliniske uddannelsessted, for at den studerende kan nå sine mål? Hvilke krav/kriterier/standarder er fastlagt i bekendtgørelse og/eller studievejledning? Hvilke krav/kriterier/standarder må uddannelsen stille til fx virksomhedens/institutionens/afdelingens opgaveportefølje og volumen, ledelsens/personalets/vejlederens uddannelsesbaggrund og erfaring inden for professionen, det fysiske miljø, geografiske placering, tid til vejlednings- og uddannelsesopgaven, relationer til den studerende og dennes deltagelse i uddannelsesrelevante opgaver, tid til/deltagelse i samarbejde med uddannelsen om udvikling og evaluering af praktik/klinik etc. Hvor mange og/eller hvilke krav/kriterier/standarder skal være opfyldt, for at praktikstedet/det kliniske uddannelsessted kan godkendes? Kan mindre afvigelser resultere i betinget eller kortere godkendelse end vanligt? Hvis praktikken/klinikken er opdelt i flere forløb, hvordan skelnes der så mellem hvilke praktiksteder/kliniske uddannelsessteder, der kan bruges til hvilke forløb? Skriv her: Ifølge bekendtgørelse om uddannelsen til professionsbachelor i ergoterapi Kapitel 2i Stk. 4. Praktikstedet (det kliniske uddannelsessted) er over for institutionen ansvarlig for gennemførelsen af praktikken (den kliniske uddannelse) i henhold til retningslinjer fastsat af institutionen. Stk. 5. Det er en forudsætning for godkendelse af praktikstedet (det kliniske uddannelsessted), at der er tilknyttet kliniske undervisere, der er ergoterapeuter, og som har pædagogiske kvalifikationer svarende til den kliniske videreuddannelse, der svarer til 1/6 diplomuddannelse. Der indgås en samarbejdsaftale med beskrivelse af praktikstedet og godkendelse for en treårig periode. Samarbejdsaftalen indeholder kriterier for godkendelse. 6 Hvordan og hvor ofte godkender uddannelsen praktikstedet/det kliniske uddannelsessted? Redegør for, hvilke(n) procedure(r), der følges. Hvor længe gælder godkendelsen? Hvordan sikres turnusopfølgning på godkendelser? Hvis et praktiksted/klinisk uddannelsessted er betinget eller godkendt for en kortere periode end vanligt, hvordan understøtter uddannelsen så praktikstedet/det kliniske uddannelsessted? Hvordan godkendes praktiksteder/kliniske uddannelsessteder i udlandet? Skriv her: Godkendelse af praktiksted sker via samarbejdsaftalen for en treårig periode. Kliniske uddannelsessteder i udlandet godkendes i samarbejde med international koordinator og international afdeling. Det forudsættes, at det faglige niveau lever op til internationalt anerkendte kriterier for ergoterapeutuddannelse (svarende til bachelorniveau eller højere). 7 Hvordan forbereder uddannelsen den studerende på praktik-/kliniske uddannelsesforløb? Fx Kollektiv og individuel vejledning, information om rettigheder og pligter, herunder omfanget af produkter/logbog/praktikopgave/andet, indkald til uddannelsesstedet, orientering om adfærd på arbejdspladsen, generel orientering om arbejdstid/mødepligt/ferie/fravær, SU/løn, forsikringsforhold, tavshedspligt, indhentning af børneattest og straffeattest, ejendomsret til produkter, uoverensstemmelser, orientering om læringsmål og bedømmelse, etc. Skriv her: Der gives kollektiv information og vejledning på uddannelsen og individuel vejledning på det kliniske undervisningssted. Praktikkoordinator informerer på uddannelsen. 8 Uddannelsens fordeling af studerende på praktik-/kliniske uddannelsessteder Hvilke kriterier følges ved fordelingen, fx geografiske hensyn, transportforhold, faglige, personlig kemi, etc.? Skriv her: Fordeling sker gennem praktikportalen på baggrund af studerendes ønsker. Der tages særlige hensyn til studerende, der er ene forældre til mindre børn, studerende med funktionsnedsættelser, der kræver særlige forhold. Uddannelsen har aftale med praktiksteder i hele den sydlige del af Jylland, og der tages i udgangspunktet ikke hensyn til geografi. Med accept af studieplads, bekræfter den studerende, at være indstillet på at afvikle den kliniske uddannelse på det sted, uddannelsen tildeler. 9 Krav/kriterier/standard for praktikstedets/det kliniske uddannelsessteds forberedelse af den studerende på forløbet? 4 / 6
Fx introbesøg, velkomstbrev, herunder konkrete oplysninger om arbejdstid/mødepligt/ferie/fravær, SU/løn, forsikringsforhold, tavshedspligt, start- og slutdato, oplysning om vejleder, evt. påklædning/uniform, brug af privat og/eller praktikstedets/det kliniske uddannelsessteds computer og andre arbejdsredskaber, etc. Skriv her: Den studerende informeres overordnet om praktik via bekendtgørelse og studieordning, herunder mødepligt. Derudover er det den studerendes ansvar at kontakte praktikstedet med henblik på aftale om arbejdstid, uniform og registrering i elektroniske kommunikations- og dokumentationssystemer. 10 Krav/kriterier/standard for praktikstedets/det kliniske uddannelsessteds udfærdigelse af individuel praktik-/uddannelsesplan og proces for uddannelsens godkendelse af planen Fx kontaktoplysninger for involverede aktører, start- og slutdato, praktiske arbejdsopgaver, studieopgaver, eksterne relationer til andre aktører, samspil mellem teori og praksis, samspil mellem praktiksted/klinisk uddannelsessted, faglig vejledning, den studerendes personlige mål, etc. Skriv her: Det er et krav for godkendelse af et praktiksted, at der udarbejdes en praktikstedsbeskrivelse. Denne er tilgængelig for studerende i praktikportalen og anvendes af den studerende som informationsmateriale og som forberedelse på forløbet. Med baggrund i praktikstedsbeskrivelsen og semesterbeskrivelsen opstilles personlige mål for praktikken. Praktikforløbet tilrettelægges i overensstemmelse med krav i semesterplanen og der gives faglig vejledning på baggrund af den studerendes opgaver og refleksioner. 11 Interaktion mellem praktiksteder/kliniske uddannelsessteder og uddannelsen Fx praktikintroduktion/-forberedelse og indkald af vejledere på praktikstedet/det kliniske uddannelsessted, uddannelsens praktikvejleders besøg på praktikstedet/det kliniske uddannelsessted undervejs i forløbet, årsmøder, videnforum, konferencer etc. Hvor ofte gennemføres hvilke aktiviteter? Anvendes virtuelle hjælpemidler, fx webinar, skype o.a.? Skriv her: Der afholdes regelmæssige møder mellem praktiksteder og uddannelsen: Hvert år i august afholdes 2 dages fælles arbejdsdage for kliniske undervisere, studieleder, praktikkoordinator og undervisere på uddannelsen. Indhold i disse dage er faglige input samt drøftelser, der bidrager til sammenhæng mellem teori og praktik. Hvert år i februar/marts afholdes 1 heldagsmøde mellem kliniske undervisere, studieleder, praktikkoordinator og et par af underviserne. Her drøftes typisk samarbejde og erfaringer fra de konkrete praktikforløb med henblik på kvalitetssikring. Hvert år i november afholdes et møde mellem praktikbærende ledere, praktikkoordinator og studieledere fra Ergoterapeutuddannelsen og fysioterapeutuddannelsen. Formål med møderne er evaluering og udvikling af samarbejdet om uddannelsen. 4. semester: I sidste halvdel af praktikforløbet på 4. semester foretager underviserne praktikbesøg med formativ evaluering. Den studerende præsenterer en situation med en borger efterfulgt af terapeutiske overvejelser og refleksioner. Der gives feedback fra klinisk underviser og underviser fra uddannelsen. I det efterfølgende teoriforløb arbejder de studerende med evidensbasering i relation til en situation fra praktikken, som munder ud i en posterfremlæggelse på uddannelsen, hvor kliniske undervisere deltager. 12 Evaluering af organisering af praktik-/kliniske uddannelsesforløb Fx praktikstedets/det kliniske uddannelsessteds evaluering og den studerendes evaluering. Har de involverede parter gensidigt fået de informationer, de har behov for i tide, forventningsafstemning, samspillet mellem praktiksted/det kliniske uddannelsessted undervejs i forløbet etc. Skriv her: Praktikforløb evalueres gennem et samarbejde med Region Syd og kommunerne i området (sammen om uddannelsesevaluering). 13 Evaluering af samspil mellem teori og praksis Fx praktikstedets/det kliniske uddannelsessteds evaluering og den studerendes evaluering. Hvordan sikres det, at arbejdsopgaverne i praktikforløbet/det kliniske uddannelsesforløb er tilpasset det teoretiske fundament, den studerende møder frem med? Hvordan sikres det, at den studerende får mulighed for at reflektere og udbygge sit teoretiske fundament på baggrund af de opgaver, der arbejdes med? Hvordan sikres det, at uddannelsen kan trække på de studerendes praktiske erfaringer? Hvordan sikres det, at praktikstedet arbejder på et ajourført teoretisk videngrundlag? 5 / 6
NB Det er ikke evaluering og bedømmelse af de studerendes læringsudbytte af praktik-/kliniske forløb, der spørges til, men de involverede parters opfattelse af forløbets teori-praksis samspil. Skriv her: Der arbejdes med skriftlige refleksioner, der følges op med ugentlig vejledning. Der er i semesterbeskrivelserne beskrevet, hvordan de studerende forventes at arbejde med refleksioner, der forbinder teori med deres praktiske erfaringer. På de faste møder med kliniske undervisere, er der faglige input og forventningsafstemning i forhold til det teoretiske videngrundlag. 14 Hvordan følges op på evalueringer og udviklingsaktiviteter? jf. pkt. 10, 11 og 12 Hvilke fora/aktører tager sig af hvad? Hvordan inddrages erfaringer i kommende planlægning? Skriv her: Det er typisk i de formelle samarbejdsfora mellem uddannelse og praktiksteder, at der følges op. Er der evalueringer, der peger på udfordringer og behov for særlige udviklingsaktiviteter på enkelte praktiksteder, tages det særskilt op med disse. 15 Dokumentation, dokumentationsformer og ansvar for løbende opdateringer, jf. pkt. 2-13 Hvor kan hvem finde hvad? Og hvem sørger for, at det er opdateret? Hvad ligger fx i Itslearning, Internet, intranet, Fics/ESDH, praktikportalen? Skriv her: Dokumenter vedr. praktik findes primært i praktikportalen. Opdatering af dokumenter sker i samarbejde mellem studieleder, praktikkoordinator og studieadministration. 16 Uoverensstemmelser og klager Hvordan løses uoverensstemmelser undervejs i forløbet? Hvad kan der klages over? Hvilke tidsfrister gælder? Hvem stiles klagen til? Skriv her: Udfordringer forbundet med faglige og pædagogiske problemstillinger og uoverensstemmelser undervejs i praktikken løses ved praktikbesøg af praktikkoordinator og/eller studievejleder, ligesom den praktikbærende leder inddrages Klager over f.eks. fagligt niveau eller samarbejde mellem studerende og klinisk underviser rettes til studieleder. I hver enkelt situation vurderes, hvordan der følges op, typisk med dialog med klinisk underviser og praktikbærende leder. Ideelt set formuleres en handleplan for det videre samarbejde og i alvorlige og gentagne tilfælde vil samarbejdet kunne bringes til ophør. 6 / 6