Kravspecifikation i forbindelse med udbud af forsikringsmæglerydelse til Gentofte kommune i henhold til Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven), LBK nr 1410 af 07/12/2007
Indholdsfortegnelse Kapitel 2 - Kravspecifikation... 3 2.1 Aftalens omfang... 3 2.2 Forsikringsmæglerens ydelse... 3 2.2.1 Den daglige drift ca. 80% af opgaven... 3 2.2.2 Øvrige opgaver ca. 20 % af opgaven... 6 2.2.3 OPTION: EU-udbud af forsikring... 7 2.2.4 Særydelser... 7 Kravspecifikation 11 06 2014 Side 2 af 7
Kapitel 2 - Kravspecifikation 2.1 Aftalens omfang Aftalen omfatter forsikringsmæglerydelsen til Gentofte Kommune. En oversigt over kommunens forsikringsprogram fremgår af bilag 4. Kommunen har tidligere haft disse antal skader: 2011: XXX (afventer) 2012: XXX (afventer) 2013: XXX (afventer) Gentofte Kommune har i dag en forsikringsmægler, som arbejder sammen med kommunens forsikringsansvarlige. Ansvaret for sikringen af kommunens værdier ligger hos Økonomiudvalget, jf. 11 i vedtægten for Gentofte Kommune. Økonomiudvalget har delegeret den praktiske udførelse af denne opgave til JURA, idet Gentofte Kommunes værdier stedse skal være forsikret i overensstemmelse med kommunens forsikringspolitik (bilag 5). Den forsikringsansvarlige medarbejder i JURA er pt. Niclas Wildfang Andersen, som har været ansat i Gentofte Kommune 8½ år og har en baggrund som advokat. NWA varetager ved siden af forsikringsområdet også en række andre funktioner. Administration af arbejdsskader er ikke indeholdt i dette udbud. Der ønskes tilbud på levering af forsikringsmæglerydelsen som beskrevet i de efterfølgende afsnit. 2.2 Forsikringsmæglerens ydelse De estimerede procentsatser i punkt 2.2.1 og 2.2.2 er kun vejledende, ligesom arbejdsbyrden kan veksle i perioder. Det er kommunens overordnede forventning, at forsikringsmægleren på vegne af JURA vil sørge for den daglige drift af forsikringsområdet. Herudover bør forsikringsmægleren dog også have et blik på det lange perspektiv og forud for udbud af kommunens forsikringer (hvilket normalt sker hvert 4. år) gøre sig overvejelser om, hvorvidt kommunens forsikringsprofil er den rigtige. Gentofte Kommune har i punkt 2.2.1 og 2.2.2 søgt at beskrive de ydelser, som efter kommunens vurdering er nødvendige for at opnå dette mål. Hvis tilbudsgiver finder, at der ydelser, som ikke er nævnt, men som tilbudsgiver mener, er nødvendige eller hensigtsmæssige for at opnå dette mål, kan tilbudsgiver angive dette, men bør i så fald anvise hvilken merpris denne ydelse indebærer. 2.2.1 Den daglige drift ca. 80% af opgaven 2.2.1.1 Skadesadministration Den daglige skadesadministration bliver i dag håndteret efter nedenstående praksis, der forventes videreført, medmindre den nye forsikringsmægler påviser en mere hensigtsmæssig sagsgang: Efter den nuværende praksis indberetter de enkelte opgaveområder skader elektronisk via forsikringsmæglerens hjemmeside, hvorefter forsikringsmægleren videresender skadesanmeldelsen til forsikringsselskabet. Kravspecifikation 11 06 2014 Side 3 af 7
De enkelte opgaveområder skal i udgangspunktet selv stå for indrapporteringen af skader, og forsikringsmægleren skal forvente at der vil komme telefoniske henvendelser navnlig fra de decentrale institutioner vedrørende forsikringsspørgsmål. Disse henvendelser vil normalt være af rutinemæssig karakter, som tilbudsgiver forventes at kunne besvare selvstændigt eller videreformidle til forsikringsselskabet. Hvis der kommer spørgsmål eller problemstillinger af mere principiel karakter, forventes forsikringsmægleren at orientere/koordinere svaret med kommunens forsikringsansvarlige i JURA. De opgaveområder, der erfaringsmæssigt har mange skader (fx Park og Vej og Gentofte Ejendomme), vil have udpeget én eller flere forsikringsansvarlige, der sørger for anmeldelserne og indsender de oplysninger og besvarer de spørgsmål, som forsikringsselskabet måtte have. Der er enkelte selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Gentofte Kommune, der har valgt at benytte tilbuddet om at de kan tilslutte Gentofte Kommunes forsikringer. Disse skal også kunne få bistand af forsikringsmægleren. Særligt om visse forsikringer: Tings- og ulykkesskader Bygningsskader Ansvarsskader: Det forventes at forsikringsmægleren håndterer forespørgsler fra brugere og forsikringsselskaberne, herunder rådgiver i forbindelse med skadesanmeldelser, fx ved brugerens udarbejdelse af erstatningsopgørelser, deltagelse i møder med forsikringsselskabet o.l. Ved tvister med forsikringsselskabet eller skader over 500.000 kr., skal kommunens forsikringsansvarlige orienteres og/eller inddrages. Det forudsættes i den forbindelse, at tvister, som brugeren og forsikringsmægler ikke selv kan løse, normalt håndteres i fællesskab med kommunens forsikringsansvarlige i JURA. Bygningsskader håndteres af Gentofte Ejendomme 1. Den enkelte bruger rapporterer en skade til Gentofte Ejendomme (uanset om denne er over eller under selvrisikoen), som sørger for anmeldelse af bygningsskaden til forsikringsselskabet. Hvis der i forbindelse med en bygningsskade er sket skade på løsøre, skal brugeren selv sørge for anmeldelse til løsøreforsikringen. Erstatningskrav mod kommunen fra tredjemænd håndteres som udgangspunkt efter samme retningslinjer som tingsskader. Krav over selvrisikoen skal anmeldes af brugeren til forsikringsselskabet. Gentofte Kommune har indgået aftale med Gjensidige om, at Gjensidige også (vederlagsfrit) vurderer erstatningskrav, der ligger under selvrisikoen. Klager vedrørende (forsikringsselskabets) afvisning af dækning for ansvarsskader håndteres normalt af kommunens forsikringsansvarlige, men forsikringsmægleren forventes at stå til rådighed med rådgivning og sparring om sagens løsning. Tings- og ulykkesskader: Skader, som afvises (helt eller delvist) af forsikringsselskabet, og som brugeren mener, er uberettiget, overgår i første omgang til forsikringsmægleren, der derefter skal vurdere om forsikringsselskabets afgørelse er korrekt. Forsikringsmægleren vurderer om skaden straks skal forelægges for kommunens forsikringsansvarlige eller den kan afvente det næstkommende statusmøde. Det vurderes herefter i fællesskab, hvad der videre skal ske. Ansvarsskader: Ved ansvarsskader, hvor tredjemænd har rejst erstatningskrav mod kommunen som forsikringsselskabet har afvist, og hvor tredjemand klager og fastholder kravet, overgår sagen til behandling i kommunens juridiske afdeling - JURA. Forsikringsmægleren skal medvirke med rådgivning og sparring i forbindelse med JURAs behandling af erstatningskravet, men det er ikke et krav at forsikringsmægleren skal foretage en (skriftlig) juridisk vurdering af kravets berettigelse; det står JURA for eller JURA indhenter særlig juridisk bistand. Større skader eller jævnligt forekommende mindre skader hvad enten den kommunens forsikringsansvarlige allerede er involveret eller ej - bør indgå i drøftelserne under kvartalsmøderne med kommunen. 1 Gentofte Ejendomme er en central enhed med ansvar for bygningsdrift, bygge- og anlægsprojekter, vedligehold, energi, arkitektur og landskab samlet under ét. Gentofte Ejendomme har det daglige ansvar for alle kommunens bygninger. Kravspecifikation 11 06 2014 Side 4 af 7
Særligt for arbejdsskader: Gentofte Kommune er selvforsikret på arbejdsskadeområdet, bortset fra en katastrofeforsikring som dækker særligt omkostningsfyldte skadeshændelser hvor mindst 2 medarbejdere kommer til skade ved samme hændelse. Kommunen har pt. en administrationsaftale med Willis. Arbejdsskadeområdet er således ikke omfattet af nærværende udbud. 2.2.1.2 Løbende rådgivning om forsikrings- og policespørgsmål, administration af kommunens forsikringer Forsikringsmægleren skal håndtere de løbende spørgsmål om forsikringer, som måtte opstå i kontraktperioden, herunder: - løbende rådgivning om kommunens forsikringer, herunder bistand til skadesanmeldelser, forespørgsler om forsikringsdækning, administrative og økonomiske forhold, osv. - tilsende en månedlig oversigt over igangværende sager (evt. via log-in til en hjemmeside). - rådgivning om behovet for tegning af supplerende forsikringer ved siden af de almindelige forsikringer tegnet ifm. EU-udbuddet, fx særlige forsikringer ved særskilte arrangementer o.l., samt indhentelse af tilbud på sådanne forsikringer - rådgivning af Gentofte Ejendomme om forsikringsforhold i forbindelse med byggerier, herunder rådgivning af den forsikringsansvarlige i forbindelse med byggeprojekter, samt bistand til indhentning af tilbud på disse forsikringer - forhandlinger med forsikringsselskabet og fornyelse af forsikringer, samt løbende information om forsikringsmarkedet Forsikringsmægleren skal bistå i forbindelse med opdatering af risikooplysninger, løsøreværdier osv., og det forventes at rådgiver kan vejlede (eller henvise til forsikringsselskabet) om den korrekte fremgangsmåde ved opgørelse af risikooplysninger, fx kvadratmetre i bygninger, løsøreværdier mv. Udkonteringer af forsikringspræmier varetages af kommunens centrale økonomifunktion (Økonomi Betaling). Kommunen har i samarbejde med kommunens nuværende forsikringsmægler udarbejdet en folder om kommunens forsikringer og en skadesvejledning, der er tilgængelig for alle kommunens brugere, jf. bilag 4 og 6. Forsikringsmægler forventes løbende at opdatere skadesvejledningen og forsikringsfolderen. Forsikringsmægler forventes endvidere at tage initiativ til udarbejdelse af øvrige manualer, vejledninger og arbejdsbeskrivelser i det omfang det kan forbedre kommunens administrative rutiner og gøre brugerne mere selvhjulpne. Gentofte Kommune forventer at kunne søge bistand alle hverdage mellem kl. 9-15. I dette tidsrum forventes rådgivningen også at kunne ske telefonisk. E-mails forventes som udgangspunkt besvaret indenfor 48 timer. Gentofte Kommune forbeholder sig retten til at godkende evt. udskiftninger i forsikringsmæglerens tilknyttede medarbejdere til Gentofte Kommune. Kravspecifikation 11 06 2014 Side 5 af 7
SPØRGSMÅL: Tilbudsgiver bedes beskrive: - Hvordan tilbudsgiver vil håndtere punkt 2.2.1, samt hvor stort et timeforbrug, der forventes at blive anvendt. - Endvidere ønskes en profilbeskrivelse af de medarbejderes (mæglere, assistenter, specialister m.fl.), der skal indgå i samarbejdet med Gentofte Kommune, herunder en beskrivelse af uddannelse, efteruddannelse, erfaring samt evt. specialisering. - Hvis tilbudsgiver kan tilbyde et elektronisk sagshåndteringssystem, opfordres tilbudsgiver til at vedlægge en beskrivelse af systemets kunnen samt en testadgang til brug for udbuddet. - Forsikringsmægleren skal kunne give kommunen et kvartalsvis overblik over forsikringssagernes status. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan tilbudsgiver vil udføre denne opgave herunder om mulighederne for at håndtere ind- og udbetalinger. 2.2.2 Øvrige opgaver ca. 20 % af opgaven Udover den primære administrative del som beskrevet under punkt 2.2.1 er der yderligere en række forhold, som det forventes at tilbudsgiver bidrager med: - Løbende forslag til forbedringer af kommunens administrative rutiner på forsikringsområdet, herunder bistand til udarbejdelse af forretningsgangsbeskrivelser ved (forsikrings)skader, navnlig mhp. kommunens ejendomme og løsøre. - Forberedelse af og deltagelse i statusmøder med kommunen, hvor der sker en drøftelse af kommunens forsikringssituation, herunder igangværende større skadessager, skadestatistik og evt. behov for iværksættelse af særlige initiativer for at nedbringe antallet og udgifterne til skader. Det forventes desuden at forsikringsmægleren står til rådighed ved kommunens møder med forsikringsselskabet. - Forud for afholdelse af forsikringsudbud (afholdes normalt hvert 4. år) udarbejdes en større rapport (risikoanalyse og ledelsesrapport) om kommunens forsikringsforhold. Rapporten skal kunne danne beslutningsgrundlag for det kommende forsikringsudbud, samt indeholde anbefalinger for det næstkommende forsikringsudbud i det omfang ændringerne ikke kan nås at blive implementer i det kommende forsikringsudbud. - Mulighed for teknisk bistand ved f.eks. komplicerede bygningsskader (herunder også besigtigelser af større skader). Som led i ovennævnte beskrivelse af kommunens nuværende organisering, skal tilbudsgiver også kunne agere sparringspartner overfor kommunens forsikringsansvarlige eller brugere, som kan være spørgsmål om almindelig praksis. SPØRGSMÅL: Tilbudsgiver bedes beskrive, hvorledes tilbudsgiver vil organisere og løse de øvrige opgaver. Herunder ønsker ordregiver at tilbudsgiver skal estimere et timeforbrug. Der opfordres Kravspecifikation 11 06 2014 Side 6 af 7
desuden til at tilbudsgiver beskriver andre forhold, som tilbudsgiver mener kan bidrage positivt til samarbejdet med Gentofte kommune og som ligeledes kan resultere i en omkostningsminimering for kommunen. 2.2.3 OPTION: EU-udbud af forsikring Gentofte Kommune skal foretage et EU-udbud af kommunens forsikringer, som forventes gennemført i efteråret 2015. Kommunens indkøbsafdeling forventes at stå for tovholderrollen, men det ønskes at forsikringsmægleren bidrager væsentligt til processen. Forsikringsmægleren forventes at facilitere den forsikringsfaglige del af udbudsmaterialet, herunder udarbejdelse af kravspecifikation, identifikation af datagrundlag, udarbejdelse af forsikringsprofil, besvarelse af forsikringsfaglige spørgsmål i udbudsprocessen, assistere ved tilbudssammenligning samt assistere med udarbejdelse af beslutningsoplæg. SPØRGSMÅL: Tilbudsgiver bedes beskrive et udbudsforløb for Gentofte Kommune, og hvordan tilbudsgiver forventer at kunne medvirke til processen. Tilbudsgiver skal endvidere beskrive erfaring fra deltagelse i udbud af forsikringer. Desuden bedes tilbudsgiver angive et forventet tidsforbrug fra tilbudsgivers side i forhold til ordregivers udlægning. 2.2.4 Særydelser SPØRGSMÅL: Tilbudsgiver bedes beskrive andre ydelser der vurderes at have relevans for Gentofte Kommune. Tilbudsgiver bedes konkret beskrive hvilke yderligere tiltag tilbudsgiver kan tilbyde i forhold til risikostyringen. Dette kunne f.eks. være besigtigelser i forbindelse med skadeforebyggelse, som ender i en handlingsplan til imødegåelse af skader. Et andet eksempel kunne være uddannelse i skadeforebyggelse e. lign. Kravspecifikation 11 06 2014 Side 7 af 7