Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 22. april 2015. Kl. 17.00 Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Alle var mødt. 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 4 PU mødested 13.05.2105 samt PU-mødedato i juni? Provstiudvalgsmøde 13. maj 2015: PU besluttede at flytte mødet til præstegårdsladen i Halk med start kl. 17.00. Provstiudvalgsmøde 10. juni 2015: Mødedatoen blev ændret til torsdag den 18. juni 2015 kl. 13.00-16.00, Gl. Ha. sognehus. 5 Referat og prioriteringsplan - budgetsamrådsmødet 23. marts 2015 Sag: Budget 2016 (1457) Referat og prioriteringsplan - budgetsamrådsmødet 23. marts 2015 Foreløbige budgettal for drift og anlæg 2016 Provstiudvalget konkluderede, at det havde været et udmærket budgetsamrådsmøde. Prioriteringslisten er efterfølgende blevet opdateret i henhold til menighedsrådenes kommentarer. Flere MR, herunder Gl. Haderslev, Domsognet samt MR på Næsset havde på mødet tilkendegivet ønsket om et møde med PU omkring økonomien. Formanden, domprovsten og Thyra Bohsen vil i fællesskab finde frem til nogle datoer til disse økonomimøder og herefter melde dem ud. 6 PUK 1. kvartalsrapport regnskab 2015 Sag: PUK 2015 (1489) Ingen bemærkninger til kvartalsrapporten. Godkendt. PUK 1. kvartalsrapport regnskab 2015 7 Anmodning om udtalelse til projektmaterialet - udskiftning af blytag Sag: Istandsættelse af Domkirken (1044) - Haderslev Vor Frue Domsogn Provstiudvalget anbefalede projektet og havde ingen kommentarer iøvrigt. Anmodning om udtalelse til projektmaterialet - Referat,22-04-2015 Side: 1
Mødepunkt Anmodning om udtalelse til projektmaterialet - udskiftning af blytag Det samlede tagarbejde er kalkuleret til 14 mio. kr. Projektet er støttet med det fulde beløb via fondsmidler. Endeligt tilsagn om statstilskud fra Kirkeministeriet Udtalelse vedr. blytag fra kgl. bygningsinspektør Niels Vium 8 Udskrift af synsprotokol - indflytningssyn Klostervænget 1 Sag: Syn 2015 (1483) Udskrift af synsprotokol - indflytningssyn Klostervænget 1 Domprovsten orienterede om synet. Provstiudvalget konstaterede, at der ville blive lavet en kontrolmåling for skimmelsvamp om et års tid, samt at der ville komme et yderligere finansieringsbehov på et par hundrede tusinde kroner. 9 Fjelstrup præstegård - syn Sag: Syn 2015 (1483) Synsprotokollen for 2014 til brug for provstesynet i 2015 blev taget til orientering. Fjelstrup præstegård - syn 10 Byggeregnskab - istandsættelse Fjelstrup kirke Sag: Fjelstrup Kirke - nyt blytag på tårn (1183) - Fjelstrup Sogn Byggeregnskab - istandsættelse Fjelstrup kirke Der anmodes om tilladelse til at opsætte forsatsruder. Der anmodes om tilladelse til at indhente priser på blytag på skibets sydside. 11 MR anmoder PU om stillingtagen i sagen - konservatorfaktura - renovering af Fjelstrup kirke Sag: Konservatorfaktura - renovering af Fjelstrup kirke (1488) - Fjelstrup Sogn Provstiudvalget kan anbefale, at man genoptager den del af projektet, der handler om opsætningen af forsatsruder til en pris på 270.000 kr. inkl. moms, idet projektet holder sig indenfor den af PU fastsatte låneramme på max. 6.300.000 kr. Selvom forslaget om forsatsruder er beskrevet i det oprindelige projekt, bør denne del af projektet på ny indsendes til stiftet til godkendelse og orientering om igangsættelse. Provstiudvalget besluttede, at anmodningen om udbedring af blytaget på skibets nordside skal vurderes som en ny sag, som skal behandles separat og anføres på prioriteringslisten. Menighedsrådet kan til dette formål fint få udarbejdet en foreløbig projektbeskrivelse med et øknomisk overslag. PU anbefaler, at der indgås et forlig i sagen med mureren på den mest fordelagtige måde for MR, idet det skønnes at være for omkostningskrævende at gøre andet. MR anmoder PU om stillingtagen i sagen - Referat,22-04-2015 Side: 2
Mødepunkt konservatorfaktura - renovering af Fjelstrup kirke Byggemødereferater - renovering af Fjelstrup kirke Sidste sider i byggemødereferater - renovering Fjelstrup kirke 12 Konsulentrunde i Haderslev Stift 29. og 30. april 2015 - mødelister Sag: Konsulentrunde 2015 (Haderslev Stift) (1410) Gram kirkegård - mandskabsfaciliter og kontorer - mødeindkaldelse 30.04.2015 kl.9: Provstiudvalgsformanden og Arne Rudbeck deltager. Konsulentrunde i Haderslev Stift 29. og 30. april 2015 - mødelister Gram kirkegård - mandskabsfaciliter og kontorer - mødeindk 30.4. kl.9-9.45 SV: Konsulentrunde i Haderslev Stift 29. og 30. april 2015 - mødelister 13 Temamøder om byggeri på DAP'en Sag: Temadag om byggesager (1466) Temamøder om byggeri på DAP'en Provstiudvalget vil hermed gerne opfordre til, at menighedsrådene tilmelder sig temadagen om byggesager den 5. oktober 2015 i Brændkjær Sognehus i Kolding. Tilmeldingsfristen er 14 dage før mødet. Tilmelding til stiftet via DAP'en. VS: Dato for Temadage om byggesager 14 Ansøgning op fældning af Bøgetræ på Vojens Kirkegård Sag: Ansøgning op fældning af Bøgetræ på Vojens Kirkegård (1472) - Vojens Sogn Provstiudvalget godkendte på baggrund af den tilsendte rapport menighedsrådets ansøgning om at fælde et stort bøgetræ på Vojens kirkegård. Ansøgning op fældning af Bøgetræ på Vojens Kirkegård SV: Fældning af bøgetræ på Vojens Kirkegård Re: SV: Fældning af bøgetræ på Vojens Kirkegård Re: SV: Fældning af bøgetræ på Vojens Referat,22-04-2015 Side: 3
Mødepunkt Kirkegård 15 Højrup MR ønsker bortsalg af beboelse og avlsbygninger Højrupvej 1 Sag: Beboelse og avlsbygninger til avlsgården i Højrup Sogn, Højrupvej 1 (1479) - Højrup Sogn Højrup MR ønsker bortsalg af beboelse og avlsbygninger Højrupvej 1 PU anbefalede salget af beboelse og avlsbygninger til avlsgården i Højrup sogn beliggende Højrupvej 1, idet der henvises til cirkulære om fremgangsmåden ved salg af fast ejendom under menighedsrådenes bestyrelse - CIR1H nr. 9138 af den 2. marts 2015. Eventuelt salgsprovenu indbetales til stiftet som kapital tilhørende Højrup sogn. 16 Kirkegårdsvedtægt og udviklingsplan - Højrup kirkegård Sag: Kirkegårdsvedtægt og udviklingsplan - Højrup kirkegård (1480) - Højrup Sogn Kirkegårdsvedtægt og udviklingsplan - Højrup kirkegård Kirkegårdsvedtægt: Provstiudvalget takkede for modtagelsen af kirkegårdsvedtægten, som dog afventer en endelig godkendelse på grund af nogle uklarheder. Kirkegårdsvedtægten godkendes endeligt, efter at den er forhandlet tilrette med domprovsten. Nyindretning af Højrup kirkegård: PU godkendte, at Højrup menighedsråd kan søge faglig bistand til at få udarbejdet en plan med henblik på at opnå en rationaliseringsgevinst for kirkegården. Max. ramme på 40.000 kr., som betales af egne midler. Såfremt Højrup menighedsråd ikke har penge til 3 måneders drift i kirkekassen, kan der ansøges om 5% midler sammen med en økonomisk redegørelse. 17 MR anmoder om godkendelse af kirkegårdsvedtægt Bevtoft Sag: Kirkegårdsvedtægt Bevtoft (1473) - Bevtoft Sogn Provstiudvalget takkede for modtagelsen af kirkegårdsvedtægten, som dog afventer en endelig godkendelse på grund af nogle uklarheder. Kirkegårdsvedtægten godkendes endeligt, efter at den er forhandlet tilrette med domprovsten. MR anmoder om godkendelse af kirkegårdsvedtægt Bevtoft 18 VS: Undersøgelse om særskilt betaling af pårørende vedr. begravelse og bisættelse Sag: Undersøgelse om særskilt betaling af pårørende vedr. begravelse og bisættelse (1481) VS: Undersøgelse om særskilt betaling af pårørende vedr. begravelse og bisættelse 19 Kirkegårdsvedtægt og notat vedr. omlægning af Hammelev kirkegård Sag: Kirkegårdsvedtægt og notat vedr. Kirkegårdsvedtægt: Provstiudvalget takkede for modtagelsen af kirkegårdsvedtægten, som dog afventer en endelig Referat,22-04-2015 Side: 4
Mødepunkt Sag: Kirkegårdsvedtægt og notat vedr. omlægning af Hammelev kirkegård (1482) - Hammelev Sogn Kirkegårdsvedtægt og notat vedr. omlægning af Hammelev kirkegård 20 Brugen af kirkens jorde i 2015 - forpagtningsaftaler / lejeaftaler Sag: Kirkens jorde 2015 - Forpagtnings- og eller lejeaftaler (1487) kirkegårdsvedtægten, som dog afventer en endelig godkendelse på grund af nogle uklarheder. Kirkegårdsvedtægten godkendes endeligt, efter at den er forhandlet tilrette med domprovsten. Notat og udtalelse fra kirkegårdskonsulent Preben Skaarup vedr. omlægning af Hammelev kirkegård: Provstiudvalget godkendte planen for regulering af kirkegården, men beder menighedsrådet om at være opmærksom på yderligere rationliseringsmuligheder hen ad vejen. Der rykkes for svar fra menighedsrådene. En samlet oversigt vil være klar til næste PU-møde. Brugen af kirkens jorde i 2015 - forpagtningsaftaler / lejeaftaler VS: kirkens jorde - udvidet svarfrist frem til 20/4 Oversigt over brug af kirkens jorde i 2015 - forpagtningsaftaler / lejeaftaler (Grøn kirke) 21 MR anmoder om udskiftning af trælåger ved kirkegårdsdiget i Skrydstrup Sag: Udskiftning af trælåger ved kirkegårdsdiget i Skrydstrup (1486) - Skrydstrup Sogn MR anmoder om udskiftning af trælåger ved kirkegårdsdiget i Skrydstrup Skrydstrup Menighedsråd - Tilbud vedr. kirkegårdslåger Dobbeltdøre til kapel: Provstiudvalget tog til efterretning, at menighedsrådet ikke ønsker at gøre brug af tilbudet på renovering af dobbeltdøre i år (2015), hvorfor fornyet henvendelse må ske, når menighedsrådet ønsker at gå i gang med projektet. Renovering/udskiftning af kirkegårdslåger: Provstiudvalget anmoder om at få tilsendt projektbeskrivelse med tegninger/fotografier og yderligere tilbud (der er kun modtaget et), idet projektet skal godkendes af stiftet. Omkostningerne til projektet skal indregnes i næste års budget. 22 Ansøgning fra Domsognets MR til provstiets udviklingspulje Sag: Udviklingspuljen 2015 (1484) Ansøgning fra Domsognets MR til provstiets udviklingspulje Beløb: 50.000 kr. Domprovsten og Ingrid Vilslev var inhabile og forlod mødet under behandling af sagen. Provstiudvalget besluttede at imødekomme ansøgningen og bevilgede 50.000 kr. af udviklingspuljen. Provstiudvalget gjorde opmærksom på, at det var en undtagelsesbevilling, som ikke ville skabe præcedens. Endvidere at provstiudvalget vil se frem til, at pigekoret som tak for beløbet giver et par honorarfrie koncerter i to af domprovstiets kirker som optakt til eller i forlængelse af den planlagte Referat,22-04-2015 Side: 5
Mødepunkt rejse. 23 Ansøgning til provstiudvalgets udviklingsfond Sag: Udviklingspuljen 2015 (1484) Ansøgning til provstiudvalgets udviklingsfond Det blev besluttet, at domprovsten og Lars-Peter Melchiorsen ikke var inhabile i denne sag. "Nordisk Konfirmandledarkonferens": Provstiudvalget bevilgede 6.800,00 kr. til sognepræst Annesofie Munch fra udviklingspuljen til deltagelse i og rejse til Nordisk Konfirmandlederkonferens. Det er en forudsætning for bevillingen, at erfaringer og indsigter videregives til kollegerne i domprovstiet. 24 Eventuelt Der var forud for mødet udsendt forsikringsbidrag for 2016 med bilag over bidragene i sognene i Haderslev Domprovsti, hvor det ses, at der er store forskelle på, hvad de enkelte sogne betaler i forsikringsbidrag. Det gav anledning til en drøftelse af størrelsen af enkelte kirkekassers ligningsbeløb. Referat,22-04-2015 Side: 6
Orientering 25 Regnskabsarkivet Sag: Regnskabsarkivet (1334) - Kirkeministeriet Regnskabsarkivet 26 VS: Fjelstrup Kirke, rapport Sag: Fjelstrup Kirke - renovering (1099) - Fjelstrup Sogn VS: Fjelstrup Kirke, rapport 27 VS: Vonsbæk Kirke, rapport Sag: Vonsbæk kirke - adgangsforhold (1182) - Vonsbæk Sogn VS: Vonsbæk Kirke, rapport 28 Fredningssag nr. 45/2014: Ansøgning om disp. til at opsætte et kreaturhegn og anlægge en servicevej på de fredede arealer sydøst for Starup Kirke til regnvandsbassinet sydøst for kirken Sag: Etablering af regnvandsbassin ved Starup kirke (1165) - Sønder Starup Sogn Fredningssag nr. 45/2014: Ansøgning om disp. til at opsætte et kreaturhegn og anlægge en servicevej på de fredede arealer sydøst for Starup Kirke til regnvandsbassinet sydøst for kirken Sdr. Starup kirkes omgivelser - bassinanlæg m.m. - Erindring om betaling af kirkegårdskonsulentens faktura 29 Moltrup kirke - varmeanlæg - godkendelse Sag: Moltrup kirke - varmeanlæg (1209) - Moltrup Sogn Moltrup kirke - varmeanlæg - godkendelse SV ST: Varmeinstallation i Moltrup kirke Referat,22-04-2015 Side: 7
Orientering 30 Moltrup/Bjerning beholdningseftersyn 10/11-14 Sag: Årsregnskab kirkelige kasser 2014 (1450) Moltrup/Bjerning beholdningseftersyn 10/11-14 31 Haderslev kommune - Lokalplan 10-20 - boligområde ved Thorsvej, Haderslev Sag: Lokalplaner 2014 og 2015 - Haderslev kommune (1253) - Haderslev Stift Haderslev kommune - Lokalplan 10-20 - boligområde ved Thorsvej, Haderslev 32 Hoptrup MR - ikke plads ks.runde tilbydes møde Sag: Hoptrup kirke - Fjernelse af bænke i sydlige sideskib (1435) - Hoptrup Sogn Hoptrup MR - ikke plads ks.runde tilbydes møde 33 Vonsbæk MR - ikke plads ks.runde tilbydes møde Sag: Vonsbæk kirke - fjernelse af bænk bagerst i kirken (1475) - Vonsbæk Sogn Vonsbæk MR - ikke plads ks.runde tilbydes møde 34 Hjerndrup MR - kvittering Sag: Udvendig trappe på Hjerndrup kirkes kirketårn (1469) - Hjerndrup Sogn Hjerndrup MR - kvittering Fwd: SV: sv: Re: sv: Hjerndrup Kirke - arkitektregning på forprojekt Hjerndrup Kirke - arkitektregning på forprojekt 35 Kvartalsrapport 2015-1 Nustrup Sag: Kvartalsrapport kirkekasser 2015-1 (1477) Referat,22-04-2015 Side: 8
Orientering Kvartalsrapport 2015-1 Nustrup Kvartalsrapport 2015-1 Skrydstrup Referat,22-04-2015 Side: 9
Underskrifter vedr. møde d. 22-04-2015 Helge Christian Jacobsen Arne Rudbeck Bent Kronborg Andersen Erik Høgh Ingrid Vilslev Kim Jon Eriksen Lars-Peter Melchiorsen Thyra Margrethe Bohsen Ulla Toft Referat,22-04-2015 Side: 10